Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Tuấn Linh

phận kho sẽ nhận hàng, đồng thời phải lập biên bản kiểm kê vật tư để chuẩn bị cho quá trình sản xuất. Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chuyển tiếp của giai đoạn cung ứng và giai đoạn tiêu thụ. Do đặc thù của ngành may nên quy trình công nghệ rất phức tạp bao gồm nhiều công đoạn, tùy theo thiết kế, kiểu dáng mà mỗi sản phẩm có kết cấu khác nhau. Ở đây tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh có quy trình sản xuất sản phẩm như sau: Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất Kho Nguyên phụ liệu Tổ cắt Tổ 1 Tổ 2 Tổ 3 Tổ 4 Tổ 5 Tổ 6 Tổ 7 Tổ 8 Tổ 9 Tổ 10 Tổ hoàn thiện Tổ KCS Tổ Bảo quản Trong đó: -Kho NPL: là nơi cất giữ, bảo quản NPL mua về hay khách hàng gửi đến để gia công. -Tổ Cắt: có nhiệm vụ làm NVL thành các sản phẩm dở dang sau đó chuyển sang tổ may để hoàn thiện các thao tác tiếp theo. -Tổ may: gồm các tổ: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 có nhiệm vụ ghép các bộ phận cắt trước đó thành một sản phẩm. Sau đó chuyển đến công đoạn:là, giặt, tẩy... -Tổ hoàn thiện: thực hiện nhiệm vụ: giặt, tẩy, là.... -Tổ KCS: có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt tiêu chuẩn không trước khi đưa vào kho bảo quản hoặc mang hàng đi bán trực tiếp. -Tổ bảo quản: có chức năng bảo quản, lưu trữ, xuất kho thành phẩm. 1.2.4 Những thuận lợi và khó khăn của công ty 1.2.4.1 Điều kiện thuận lợi - Công ty nằm trên địa bàn Hải Dương, nơi có nguồn nhân lực dồi dào nên vấn đề tuyển dụng lao động là thuận lợi. - Điều kiện kinh tế chính trị ổn định, chính sách kinh tế mở trong thời kỳ đổi mới tạo đà cho sự phát triển và hội nhập vào nền kinh tế thế giới của Công ty. - Đội ngũ cán bộ công nhân viên, người lao động trẻ có khả năng tiếp thu nhanh kỹ thuật sản xuất. - Đội ngũ cán bộ quản lý có chuyên môn, kỹ thuật vững vàng. - Đặc điểm về ngành nghề sản xuất mặt hàng may mặc may mặc cũng đem lại một số thuận lợi cho sự phát triển của Công ty. Vì thực tế cho thấy khi đời sống vật chất tinh thần của mỗi người càng được nâng cao thì nhu cầu may mặc càng trở nên quan trọng. 1.2.4.2 Những khó khăn của Công ty - Đặc điểm về ngành sản xuất cũng gây ra những khó khăn nhất định như: ngành may mặc thường xuyên thay đổi về mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm, thay đổi theo đơn đặt hàng của khách hàng từng nước, nên phải đòi hỏi sự linh hoạt trong kỹ thuật sản xuất, nghiên cứu, sáng tạo mẫu mã. - Do đặc thù của ngành sản xuất hàng may mặc nên số công nhân trong công ty là nữ chiếm tỷ lệ cao 88%. Nên vấn đề về sức khỏe của công nhân, quản lý công làm, công nghỉ cũng gặp nhiều khó khăn nhất định. Thực tế số công nhân trẻ đang ở độ tuổi sinh đẻ nên phải dành nhiều thời gian chăm lo đến đời sống gia đình. - Một số cán bộ công nhân viên trẻ nên còn bị hạn chế về kinh nghiệm. - Tình hình cạnh tranh trên thị trường cả trong và ngoài nước, thiếu thông tin về thị trường và đặc biệt hạn ngạch xuất khẩu được cấp phép ít làm cho việc triển khai và ký hợp đồng gặp nhiều hạn chế. - Đặc biệt từ giữa năm 2008 cho đến nay, thế giới đang lâm vào tình trạng khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên ngành may mặc nói chung cũng như Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh nói riêng cũng bị ảnh hưởng rất nhiều về việc xuất khẩu các sản phẩm ra thị trường thế giới. Đặc biệt khi Mỹ xóa bỏ hạn ngạch cho hàng may mặc Trung Quốc có thể làm xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ bị sụt giảm. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới Thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2002, Công ty đã đạt được một số thành tựu hoạt động kinh doanh đáng kể và đã hoàn thành giai đoạn một của mình (từ năm 2002 – 2008). Giai đoạn hai này, Công ty sẽ mở rộng tiếp quy mô sản xuất kinh doanh, quy mô khách hàng. Cụ thể: Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh thực hiện việc đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, được thực hiện vào khoảng thời gian năm 2009 – 2010. Công ty còn dự định xây dựng cửa hàng phân phối và giới thiệu sản phẩm của mình tới người dân trong huyện Bình Giang. Không những vậy, Công ty sẽ tìm hiểu thị trường trong nước, một thị trường tiềm năng, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng để sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Từ năm 2002 Công ty thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động với tên: Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh thuộc Công ty tư nhân. Vì vậy phương thức quản lý là tập trung vào một cá nhân lãnh đạo, đó là Giám Đốc. Cơ cấu bộ máy của Công ty gọn nhẹ, linh hoạt, có phân cấp rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn, đã tạo điều kiện cho ban Giám Đốc điều hành hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của cả hệ thống. Công ty có 12 phòng ban, trong đó: phòng Giám đốc, phòng Trợ lý giám đốc, phòng Quản lý xưởng là có một người. Còn các phòng ban khác có từ hai đến lăm người trên một phòng. Tất cả các nhân viên trong phòng ban đều có trình độ từ Trung học chuyên nghiệp trở lên (trừ các phòng: phòng bảo vệ, phòng cấp dưỡng, các công nhân trong xưởng sản xuất thì có trình độ phổ thông ). Trong quá trình làm việc Công ty luôn tạo điều kiện cho công nhân viên có nhu cầu học tập để nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Bộ máy quản lý của Công ty gồm một Giám đốc và các phòng ban chức năng được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng và được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh Giám đốc Phó giám đốc Quản lý xưởng Phòng tổ chức hành chính Kho Phòng kế toán Phòng xuất nhập khẩu Phòng bảo vệ Cấp dưỡng Phòng kỹ thuật Phòng cơ điện Xưởng sản xuất Chức năng và quyền hạn Giám Đốc: Là người đứng đầu Công ty, có quyền hạn và trách nhiệm lớn nhất trong Công ty, điều hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh nói chung và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước nói riêng. Đồng thời Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty. Phó Giám Đốc: Là người được Giám đốc tín nhiệm, thay mặt giám đốc phụ trách quản lý và điều hành chung toàn Công ty, cập nhật và báo cáo công việc tới Giám đốc. Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hoặc được ủy quyền. Phó giám đốc trực tiếp phụ trách các phòng: phòng tổ chức hành chính, kho, phòng kế toán, phòng cấp dưỡng,phòng xuất nhập khẩu, phòng bảo vệ. Quản Lý Xưởng: -Là người phụ trách quản lý, điều hành sản xuất hàng hóa, hàng đi, hàng đến trong Công ty. -Là người quản lý trực tiếp các phòng: phòng kỹ thuật, phòng cơ điện và xưởng sản xuất. Phòng tổ chức hành chính: -Phụ trách về tình hình nhân sự trong Công ty. -Phụ trách về các dự án liên quan. Kho: Phụ trách các vấn đề liên quan đến kho, hàng đi, hàng đến. Phòng kế toán: -Có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp thông tin tài chính cũng như phi tài chính để đưa ra các báo cáo tài chính định kỳ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. -Đồng thời bộ phận này còn quản lý công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng tiền và đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách hợp lý và phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. -Phụ trách về tiền lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty. -Văn thư Công ty. Phòng xuất nhập khẩu: Phụ trách về tình hình hàng đi, hàng đến trong Công ty. Phòng bảo vệ: Phụ trách về tình hình an ninh, trật tự trong Công ty. Phụ trách trông coi toàn bộ nhà máy. Cấp dưỡng: Phụ trách vệ sinh toàn bộ nhà máy. Phụ trách cấp dưỡng, ăn ca cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Phòng kỹ thuật: -Có nhiệm vụ chuẩn bị công tác kỹ thuật,mẫu mã, thiết lập quy trình, chia dây chuyền công nhệ. -Kiểm tra kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối cùng nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng tốt các yêu cầu kỹ thuật theo quy định. Phòng cơ điện: -Có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ hệ thống điện trong Công ty. -Phụ trách về tình hình bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sản xuất của Công ty. Xưởng sản xuất: Có chức năng sản xuất sản phẩm theo kế hoạch. Phần II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SX & TM TUẤN LINH 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán Thành lập và đi vào hoạt động tính đến nay mới được 8 năm nên bộ máy kế toán của Công ty vẫn còn rất trẻ, tuổi đời trung bình của nhân viên phòng kế toán chỉ khoảng 25 tuổi. Vì là một công ty với quy mô nhỏ nên nhiều kế toán vào Công ty làm một thời gian rồi họ lại ra xin làm ở các công ty lớn hơn. Vì vậy có thể nói bộ máy kế toán của Công ty vẫn còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm. Thấy được những khó khăn đó, Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho phòng kế toán vừa học vừa làm để trau dồi, nâng cao nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm làm việc. Phòng kế toán của Công ty hiện nay có 5 người, trong đó: 2 người có trình độ đại học, 2 người có trình độ cao đẳng và 1 người có trình độ trung cấp chuyên nghiệp. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, đứng đầu là kế toán trưởng, giúp việc cho kế toán trưởng là 4 kế toán viên, gồm các kế toán: kế toán tổng hợp, kế toán sản xuất, kế toán thanh toán, kế toán kinh doanh. Cụ thể: Phạm Thị Thúy Vân là kế toán trưởng, có trình độ đại học. Nguyễn Thị Hậu phụ trách phần kế toán tổng hợp, có trình độ đại học. Nguyễn Mai Thương phụ trách phần kế toán sản xuất, có trình độ cao đẳng. Vương Thị Thực phụ trách phần kế toán thanh toán, có trình độ cao đẳng. Vũ Thị Yến Chi phụ trách kế toán kinh doanh, có trình độ trung cấp chuyên nghiệp. Nói chung đội ngũ trong phòng kế toán hiện nay rất năng động, nhiệt tình, có trách nhiệm nên tạo điều kiện thuận lợi cho công việc kinh doanh cũng như giúp Giám đốc đưa ra những chiến lược kinh doanh trong thời gian tới. 2.1.2 Đặc điểm mô hình tổ chức kế toán: Dựa trên những đặc điểm riêng của mình, Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh đã xây dựng cho mình một bộ máy kế toán khá phù hợp. Nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán là: cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời, chính xác về tình hình cung ứng, dự trữ tài sản và nguồn hình thành tài sản. Theo dõi và hạch toán chính xác các khoản thu, chi tài chính, thực hiện toàn bộ công tác hạch toán từ việc xử lý chứng từ đến việc lập báo cáo quyết toán, cung cấp số liệu cho các phòng ban liên quan. Và bộ máy kế toán được thế hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán sản xuất Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kinh doanh Trong đó: -Kế Toán Trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, kiểm tra công tác kế toán trong Công ty. Là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho giám đốc Công ty, chịu sự lãnh đạo cho giám đốc Công ty. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành nghiệp vụ kế toán, kiểm tra các bảng biểu, cân đối các khoản thu, chi, quản lý mọi mặt chi phí được hạch toán trên các báo cáo tài chính trình giám đốc duyêt. -Kế Toán Sản Xuất: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất, xác định đối tượng chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành để hướng dẫn các bộ phận có liên quan lập và luân chuyển chứng từ chi phí cho phù hợp với đối tượng hạch toán. Tập hợp, phản ánh giá trị NPL nhập, xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phản ánh số lượng, chất lượng NPL thiếu, thừa. Cuối kỳ, các bộ phận báo cáo, kế toán sản xuất tổng hợp, kiểm tra, xem xét các chỉ tiêu, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh giúp kế toán trưởng lập báo quý tới giám đốc. -Kế Toán Tổng Hợp: Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo giải trình khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước. -Kế Toán Thanh Toán: Quản lý tiền mặt, tiền gửi, thực hiện các nghiệp vụ thu, chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ ( kế toán thanh toán đảm nhận nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng với Công ty, tạm ứng với khách hàng, trả lương công nhân viên, nộp thuế ). -Kế Toán Kinh Doanh: Theo dõi, quản lý, hạch toán tình hình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa và việc thanh toán, tính doanh thu, lãi, lỗ. 2.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.2.1 Đặc điểm chung về chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Hiện nay, Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính. -Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. -Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam và một số ngoại tệ cũng được quy đổi sang VNĐ. -Phương pháp kế toán tài sản cố định: +Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo giá trị trực tiếp. +Phương pháp tính khấu hao được áp dụng theo phương pháp đường thẳng. -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: +Nguyên tắc đánh giá theo thực tế. +Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ. +Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. -Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty 2.2.2.1 Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng trong Công ty đều thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán. -Phần lao động tiền lương: +Bảng chấm công +Bảng thanh toán lương. +Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. -Phần hàng tồn kho: +Phiếu nhập kho, xuất kho. +Thẻ kho. +Biên bản kiểm kê vật tư. -Phần mua hàng thanh toán: +Hóa đơn GTGT +Hóa đơn cước vận chuyển. -Phần tiền tệ: +Phiếu thu, phiếu chi. +Giấy để nghị tạm ứng. +Giấy thanh toán tạm ứng. -Phần tài sản cố định: +Biên bản giao nhận tài sản cố định. +Biên bản thanh lý tài sản cố định. +Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành. +Biên bản đánh giá lại tài sản Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Chứng từ sau khi được lập, tiếp nhận, xử lý thì được chuyển đến kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt. Tiếp đến kế toán phân loại, sắp xếp chứng từ để định khoản và ghi sổ kê toán. Cuối cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ để sử dụng kiểm tra và đối chiếu khi có sai sót. Bên cạnh đó để tránh các hiện tượng gian lận Công ty đã thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Công ty còn sử dụng các chứng từ điện tử cho hoạt động kinh doanh sản xuất tuy nhiên nó vẫn tuân thủ các quy định của pháp luật. 2.2.2.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái để hạch toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên TK 611, TK 631 không dùng, vì 2 TK này chỉ sử dụng cho phương pháp kiểm kê định kỳ. Các tài khoản thuộc đầu tư bất động sản như: TK 217 không dùng. Tài khoản: TK 159, TK 229 Công ty không dùng vì không lập dự phòng.... Hệ thống tài khoản gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đáp ứng được yêu cầu hạch toán của kế toán trong Công ty. Công ty chỉ sử dụng tài khoản cấp 1, cấp 2, qua bảng 2.2 được thể hiện ở phần phụ lục: ( Nếu chưa thể hiện được hết trên tài khoản thì Công ty lấy đích danh tên hàng, cũng như khách hàng khi giao dịch ). 2.2.2.3 Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán Căn cứ để nhập dữ liệu vào máy tính và cập nhật các sổ kế toán là chứng từ kế toán. Ngoài chứng từ kế toán bắt buộc thực hiện theo quy định của Bộ Tài Chính, Công ty sử dụng một hệ thống chứng từ hướng dẫn được vận dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Sổ chi tiết các tài khoản được mở cho từng tài khoản chi tiết và chi tiết cho từng đối tượng liên quan. Công ty sử dụng sổ chi tiết để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự ngày tháng của chứng từ, các nghiệp vụ được tập hợp theo thứ tự tăng dần của số chứng từ. Sổ chi tiết của tất cả các tài khoản được lập theo một mẫu chung. Tùy theo khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm của từng phần hành kế toán mà kế toán phần hành nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào sổ nhật ký chứng từ, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty sẽ được in vào cuối mỗi tháng, sau khi được kế toán trưởng, giám đốc ....ký sẽ được lưu theo quy định. Hiện nay Công ty đang áp dụng sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu, kiểm tra 2.2.2.4 Đặc điểm vận dụng các báo cáo kế toán - Là một doanh nghiệp tư nhân, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, Công ty có trách nhiệm thực hiện báo cáo tài chính phục vụ công tác quản trị cũng như cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ quan tài chính có thẩm quyền. Báo cáo tài chính được thực hiện hàng quý, hàng năm. - Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: +Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01 - DNN ): được thể hiện qua bảng 2.4 tại phần phụ lục. +Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu số B02 - DNN ): được thể hiện qua bảng 2.5 tại phần phụ lục. +Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu số F01-DNN ). +Bảng thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09 - DNN ). - Quy trình báo cáo tài chính tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.6: Quy trình lập báo cáo tài chính BCĐKT BCKQKD Thuyết minh BCTC Bảng cân đối tài khoản Sổ cái các tài khoản Sổ chi tiết các tài khoản Phiếu thu, phiếu chi Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi phát sinh trong tháng, trong quý kế toán ghi các nghiệp vụ đó vào sổ chi tiết các tài khoản ( nghiệp vụ phát sinh ở tài khoản nào thì kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản đó). Từ sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tiếp tục phản ánh vào sổ cái các tài khoản, rồi đến bảng cân đối phát sinh các tài khoản, rồi lần lượt phản ánh lên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, và cuối cùng đến bảng thuyết minh báo cáo tài chính. 2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty. 2.3.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền Do đặc tính riêng của tiền là gọn nhẹ, tần suất giao dịch lớn thường xuyên hàng ngày, hàng giờ nên quy trình luân chuyển chứng từ được kiểm soát chặt chẽ hơn. Chứng từ sử dụng gồm: Phiếu thu, phiếu chi có kèm theo chứng từ gốc, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ... và sổ kế toán: sổ nhật ký thu tiền: ghi nợ Tk 111,112, ghi có TK liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.7: Sơ đồ luân chuyển chứng từ Kế toán trưởng Việc thu chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu lệnh chi Việc thu chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu lệnh chi Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Bước 1: Dựa trên lệnh thu và lệnh chi kế toán lập phiếu thu, phiếu chi, trên phiếu thu, phiếu chi phải có chữ ký của người lập phiếu và người phê duyệt. Bước 2: Kế toán trưởng chuyển phiếu thu, phiếu chi đến kế toán thanh toán để chi tiền. Trước khi chi tiền kế toán thanh toán kiểm tra các thông tin về tính trung thực trên phiếu thu, phiếu chi. Sau đó kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ quỹ kiêm báo cáo các quỹ và nộp báo cáo quỹ kèm chứng từ gốc cho kế toán trưởng. Bước 3: Kế toán trưởng căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ kế toán. Bước 4: Kế toán bảo quản và lưu trữ các chứng từ gốc. 2.3.2 Đặc điểm kế toán NVL Do đặc điểm là doanh nghiệp may mặc nên NVL chủ yếu là các loại vải đa dạng về mẫu mã, quy cách, chất lượng. Do đó quản lý nguyên liệu rất phức tạp, đòi hỏi Công ty phải thiết kế một hệ thống quản lý kho khoa học hợp lý. Các chứng từ sử dụng bao gồm: Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT ), phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 NT ) Hóa đơn GTGT ( Mẫu 01 GTKT-3LL ) Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh là đơn vị sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng là chủ yếu. Với loại hình gia công theo đơn đặt hàng thì toàn bộ NVL do khách hàng đem đến. Vì thế Công ty không tiến hành hạch toán giá trị của NVL đó mà chỉ hạch toán sản lượng NVL mang đến. Với loại hình sản xuất, Công ty tự tổ chức thu mua NVL nên Công ty tiến hành hạch toán theo giá trị phần NVL đó. Giá trị NVL mua vào được tính bằng giá mua cộng phần chi phí thu mua ngay sau khi nhập NVL. Giá trị NVL xuất dùng được tính bằng phương pháp “đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ”. Trong quá trình hạch toán kế toán NVL gồm có các sổ chi tiết, tổng hợp là: Thẻ kho Sổ chi tiết tài khoản. Bảng kê phiếu nhập kho. Bảng kê phiếu xuất kho. Bảng tổng hợp xuất vật tư. ...... NVL nhập kho tại Công ty được thực hiện theo các thủ tục sau: Khi hàng đến kho của Công ty, căn cứ vào hoá đơn và hợp đồng nhận hàng Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư. Ban này tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và phản ánh kết quả vào biên bản giám định vật tư sau đó giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Nếu không đúng số lượng, chất lượng, quy cách ban kiểm nghiệm sẽ lập thêm biên bản yêu cầu giao lại cho đơn vị giải quyết. Phiếu nhập vật liệu chia thành 03 liên: - Liên 01: Lưu tại phòng kinh doanh. - Liên 02: Thủ kho giữ. - Liên 03: Phòng kế toán. NVL xuất kho tại Công ty được thực hiện theo các thủ tục sau: Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu và nhu cầu sản xuất thực tế, các tổ sử dụng vật liệu ghi danh mục vật liệu cần dùng về số lượng, quy cách, phẩm chất, sau đó trình lên phó giám đốc, khi có chữ ký của phó giám đốc thì sẽ viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chia làm 03 liên: - Liên 01: Lưu ở phòng kế toán. - Liên 02: Người lĩnh sử dụng để lấy nguyên vật liệu, sau đó thủ kho giữ. - Liên 03: Phòng kế toán giữ. 2.3.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống kế toán máy Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Visoft Accounting: Từ các chứng từ gốc, kế toán tập hợp các số liệu và phản ánh vào hệ thống phần mềm kế toán. Với việc sử dụng phần mềm kế toán này đã làm giảm bớt khối lượng công việc đi rất nhiều, tạo điều kiện cho nhân viên văn phòng kế toán cập nhật được số liệu hàng tháng một cách đầy đủ hơn. Vào cuối tháng, khi chứng từ đã được tập hợp đưa lên phòng kế toán, kế toán tổ chức hạch toán chứng từ trên phần mềm.Việc sử dụng phần mềm giúp làm gọn nhẹ hệ thống sổ sách, có thể kiểm tra và cập nhật số liệu kế toán theo ngày, tháng, năm. Phần III NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SX & TM TUẤN LINH. 3.1 Những thành tựu đạt được Về hoạt động kinh doanh: Được thành lập từ năm 2002, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đi lên qua các năm. Qua mỗi năm, quy mô về sản xuất cũng như về số lượng công nhân ngày một tăng. Thu nhập bình quân của công nhân khi mới thành lập chỉ đạt 300.000đ/người/tháng nhưng đến nay đã đạt 1200.000đ/người/tháng. Các sản phẩm sản xuất của Công ty cũng ngày càng đa dạng hơn, phong phú hơn. Nói chung, Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh ngày càng phát triển và trong tương lai còn mở rộng thêm quy mô sản xuất cũng như tiếp cận thị trường để thu hút ngày càng nhiều khách hàng tiềm năng. Về tổ chức kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được xử lý tập trung tại phòng kế toán. Hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất đối với công tác kế toán từ kiểm tra xử lý đến cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp lãnh đạo Công ty nắm được tình hình hoạt động một cách nhanh chóng. Các phần hành kế toán được phân công rõ ràng cho từng kế toán viên, có sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành kế toán với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi cũng như phương pháp ghi chép. Về tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán: Công ty hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ và sổ sách hợp lý. Các chứng từ được sử dụng đảm bảo tính thống nhất cả về biểu mẫu và quy trình luân chuyển theo chế độ của nhà nước đã ban hành. Các chứng từ gốc được tập hợp, là căn cứ để lập các bảng kê và là căn cứ có giá trị để ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng thể hiện nhiều ưu điểm như: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ ghi phù hợp với kế toán máy. Các chứng từ ghi sổ ghi sổ kế toán được bảo quản và lưu hồ sơ theo từng tập với các chứng từ gốc, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu, làm tăng tính chính xác cho các thông tin kế toán. Về việc sử dụng phần mềm kế toán: Từ năm 2004, Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp khối lượng công việc của kế toán được thuận lợi và nhanh chóng hơn. Việc tìm và sửa các sai sót cũng nhanh gọn vì số liệu trên các sổ và các báo cáo kế toán đều được xử lý trực tiếp từ các chứng từ gốc. Các sổ sách kế toán được lưu trên máy rất gọn nhẹ, thuận tiện, giảm kinh phí lưu trữ các chứng từ sổ sách như kế toán thủ công. Ngoài ra, việc đặt mật khẩu cho từng người khi sử dụng máy đã tạo tính chính xác, tính bảo mật thông tin Về việc vận dụng các báo cáo kế toán: Ngoài các báo cáo tài chính cuối năm thì kế toán còn lập các báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý nhằm theo dõi và so sánh hiệu quả hoạt động kinh doanh giữa các kỳ. Có thể thấy rằng việc vận dụng linh hoạt các báo cáo kế toán đã giúp Công ty nâng cao tinh thần trách nhiệm của các nhân viên, đồng thời giúp Công ty có chính sách khen thưởng và xử phạt