Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty vận tải biển Bắc

1.3.4. Phòng kĩ thuật. a. Chức năng: - Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc công ty về quản lý kĩ thuật đội tàu và các phương tiện kĩ thuật do công ty quản lý. - Là phòng trực tiếp quản lý, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm về kĩ thuật, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa, phục vụ khai thác kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. - Là phòng tư vấn cho các đơn vị trực thuộc trong công tác kỹ thuật, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa phục vụ khai thác kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. b. Nhiệm vụ: - Trực tiếp xây dựng các định mức tiêu hao nhiên liệu, vật tư, phụ tùng cho các tàu và ôtô do công ty quản lý; theo dõi định mức nhiên liệu, phụ tùng vật tư, thường xuyên điều chỉnh định mức phù hợp với thực tế sử dụng. - Trực tiếp lập và thực hiện kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng và cung ứng vật tư cho các tàu nhằm bảo đảm đội tàu do công ty quản lý và khai thác hoạt động liên tục, hạn chế tối thiểu các sự cố kỹ thuật cũng như việc lãng phí vật tư, nhiên liệu nhằm kinh doanh có hiệu quả. - Thừa uỷ quyền của Tổng giám đốc công ty trực tiếp quan hệ với các cơ quan đăng kiểm để nhận kế hoạch về tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng, cung ứng cho các tàu theo đúng yêu cầu giữ cấp của đăng kiểm với chi phí tiết kiệm nhất. - Theo dõi đánh giá trình độ kĩ thuật, quản lý kĩ thuật… của đội ngũ thuyền viên trong công ty, cập nhật các kiến thức và quy định mới về tiêu chuẩn kĩ thuật cho đội ngũ thuyền viên để đảm bảo chất lượng, hiệu quả kinh doanh cho đội tàu. - Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc tìm chọn đối tác để kí kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến công tác kỹ thuật, bảo dưỡng, sửa chữa tàu. - Thực hiện và chỉ đạo thuyền viên tàu biển thực hiện Bộ luật quản lý an toàn (ISM) về công tác kĩ thuật. - Nghiên cứu phổ biến và tiếp nhận những tiến bộ khoa học kĩ thuật trong sản xuất; tập hợp , theo dõi các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong các tàu, các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc trong công ty; tham gia các đề nghị bổ xung, thay thế trang thiết bị vật tư phụ tùng theo quy trình công nghệ phù hợp với tiến bộ kĩ thuật tiên tiến. - Tham gia giảng dạy, đào tạo nâng cao trình độ cán bộ kỹ thuật, đội ngũ thuyền viên về quản lý khai thác kỹ thuật. - Tư vấn cho các đơn vị trực thuộc Công ty về công tác kỹ thuật và công nghệ. 1.3.5. Phòng vật tư. a. Chức năng: - Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc về quản lý, sử dụng, cấp phát vật tư, phụ tùng, nhiên liệu… cho đội tàu của công ty theo đúng định mức kỹ thuật. - Là phòng trực tiếp chỉ đạo và quản lý công tác vật tư của đội tàu biển Công ty. - Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Hội đòng quản trị và Tổng giám đốc về công tác đóng mới đội tàu công ty theo đúng dự án đã duyệt. - Là phòng tư vấn cho các đơn vị trực thuộc trong công tác quản lý, cấp phát vật tư và đóng mới. b. Nhiệm vụ: - Về công tác vật tư: Trực tiếp xây dựng nội quy, quy chế, quy trình quản lý, cấp phát nhiên liệu, vật tư, phụ tùng, nhiên liệu… Cho các tàu biển do công ty trực tiếp khai thác quản lý báo cáo cho Tổng giám đốc công ty xem trước khi trình Hội đồng quản trị công ty phê chuẩn. Lập kế hoạch về cung ứng vật tư, phụ tùng, nhiên liệu… cho đội tàu của công ty theo đúng chủng loại, số lượng đảm bảo tiêu chuẩn kĩ thuật. Trực tiếp theo dõi và kiểm tra quản lý vật tư, phụ tùng, nhiên liệu theo định mức quy định. Trực tiếp kiểm tra việc sử dụng vật tư, phụ tùng đã cung cấp cho các tàu; thông qua việc đánh giá, đề xuất các phương án cải tiến trong công tác vật tư đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao. Tìm chọn thị trường cung cấp để tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc kí kết các hợp đồng mua bán vật tư, phụ tùng, nhiên liệu… đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả cho công ty. Theo dõi định mức tiêu hao vật tư, nhiên liệu phối hợp cùng phòng kỹ thuật điều chỉnh định mức phù hợp với thực tế sản xuất của Công ty. Tổ chức cung ứng vật tư, phụ tùng, nhiên liệu đến các tàu theo kế hoạch đã lập; trực tiếp đề xuất giải quyết vật tư, phụ tùng còn tồn đọng hoặc đã qua sử dụng theo định kỳ. Lập báo cáo về cung ứng vật tư, phụ tùng, nhiên liệu theo quy định của nhà nước và theo yêu cầu quản lý của công ty. Tư vấn cho các đơn vị trực thuộc Công ty trong công tác quản lý, cấp phát, sử dụng vật tư. - Về công tác đóng mới: Tham mưu cho Tổng giám đốc về phương án, chủng loại tàu cần đóng và giá thành đóng mới tàu; Chủ động tìm các đối tác cung ứng vật tư, thiết bị, phụ tùng, để tham mưu cho tổng giám đốc công ty và hội đồng quản trị trong công tác đóng mới; Nghiên cứu hồ sơ thiết bị kĩ thuật, công nghệ đóng tàu và có ý kiến tham mưu đảm bảo hợp lý- hiệu quả trong vận hành khai thác tàu; Trực tiếp giám sát, theo dõi thi công trên cơ sở thiết kế đã được duyệt; tổ chức nhiệm thu tàu đóng mới theo quy trình, quy phạm đóng tàu của nhà nước và các cơ quan chức năng có thẩm quyền. 1.3.6. Phòng kinh tế - đầu tư - đối ngoại. a. Chức năng: Làm tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị về: - Công tác kế hoạch, thống kê, đầu tư phát triển của công ty. - Lĩnh vực quan hệ với đối tác bên ngoài, tìm kiếm các nguồn đầu tư trong và ngoài nước phục vụ cho mục đích phát triển của công ty. - Thông qua hoạt động quản lý để hướng dẫn các đơn vị trực thuộc triển khai các công tác nêu trên và chịu trách nhiệm đảm bảo công tác kế hoạch, đầu tư của công ty được thực hiện theo đúng định hướng, chủ trương, chính sách của nhà nước quy định. b. Nhiệm vụ: - Về công tác kế hoạch: Xây dựng, trình duyệt, triển khai các kế hoạch dài hạn và hàng năm của công ty, cụ thể: Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch sản lượng, đầu tư phát triển và lợi nhuận của toàn công ty. Tổng hợp các mặt kế hoạch khác như Tài chính, lao động, tiền lương, kinh doanh tập trung… để hình thành kế hoạch toàn diện của Công ty trình Hội đồng quản trị, Đại hội cổ đông thường niên và các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định. Tổ chức phân khai và giao kế hoạch hang năm cho các đơn vị trực thuộc công ty, theo dõi kiểm tra kết quả, tiến độ thực hiện và bổ sung, điều chỉnh khi cần. Xây dựng kế hoạch phối hợp kinh doanh, đầu tư giữa các đơn vị trực thuộc trên từng lĩnh vực, từng khu vực. Theo dõi việc thự hiện và đề xuất các giải pháp để tăng cường hoạt động này trong công ty. Thực hiện việc đăng ký, thay đổi giấy phép đăng kí hoạt động. - Về công tác thống kê: Tổ chức thống kê, phân tích tổng hợp kết quả thực hiện các mặt hoạt động để lập báo cáo tháng, quý, năm, của Công ty và của các đơn vị trực thuộc theo các quy định hiện hành của nhà nước và các yêu cầu của hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty, cụ thể: + Trực tiếp theo dõi thống kê kết quả thực hiện các kế hoạch mà phòng lập và giao cho các đơn vị trực thuộc. + Tổng hợp kết quả thực hiện các mặt kế hoạch khác( Tài chính, lao động-tiền lương, kinh doanh tập trung…) để lập báo cáo tháng, quý, năm của công ty. + Tính toán, phân tích các chỉ tiêu tổng hợp( thị phần, năng xuất, tài chính…) của từng loại hình kinh doanh và của toàn công ty làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh các giai đoạn sau. - Về công tác đầu tư xây dựng cơ bản: Là đầu mối quản lý hoạt động đầu tư và xây dựng cơ bản của công ty với các nhiệm vụ sau: + Làm tham mưu cho công ty trong việc xét và phê duyệt hoặc trình duyệt các dự án đầu tư. + Làm tham mưu cho thẩm định thiết kế, dự toán, tổ chức đấu thầu, xét và phê duyệt, công nhận kết quả đấu thầu theo phân cấp của Nhà nước. + Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc trong việc lập dự án, tổ chức thực hiện nghiệm thu, bàn giao và quyết toán công trình theo phân cấp. + Tổ chức thống kê, báo cáo về công tác xây dựng cơ bản theo các quy định của Nhà nước. - Về công tác đối ngoại: + Giao dịch và xử lý các mối quan hệ đối ngoại, quản lý thông tin đối ngoại, giải quyết các thủ tục cho đoàn khách quốc tế vào làm việc với công ty. + Xây dựng phương hướng, mục tiêu phát triển hoặc tham gia liên doanh trong tương lai; trực tiếp tham gia vào việc giao dịch, thương thảo và kí các hợp đồng liên doanh, các hợp đồng kinh tế với các đối tác ngoài nước. + Giám sát, hỗ trợ và phân phối với các doanh nghiệp thành viên trong các lĩnh vực quốc tế và kinh doanh. - Về công tác dự án: Thực hiện theo quy định của Tổng công ty hàng hải Việt Nam và các quy định của Nhà nước hiện hành về công tác dự án. 1.3.7. Phòng tài chính - kế toán. a. Chức năng: - Là phòng tham mưu cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong lĩnh vực tài chính, tổ chức công tác kế toán và nghiệp vụ kế toán của toàn công ty đúng chính sách pháp luật quy định. - Thông qua hoạt động quản lý, kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc công ty triển khai thực hiện các công tác nêu trên. - Thực hiện việc nghiên cứu, tham mưu cho lãnh đạo công ty về kinh doanh tài chính, tham gia thị trường chứng khoán, tìm kiếm và huy động vốn trong và ngoài nước để kinh doanh. b. Nhiệm vụ: - Về công tác hạch toán tổng hợp: Lập kế hoạch tài chính hàng năm, tổng hợp kết quả thực hiện các hoạt động của công tác tài chính- kế toán của công ty, cụ thể: Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch huy động vốn, đầu tư tài chính của toàn công ty; Tổng hợp các báo cáo quyết toán của toàn công ty theo quy định của Nhà nước; Theo dõi, báo cáo việc thực hiện kế hoạch tài chính của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty; Tính toán phân tích kết quả thực hiện kế hoạch tài chính- kế táon của toàn công ty. Bảo quản các tài liệu, báo cáo liên quan đến hoạt động tài chính của công ty, cung cấp số liệu, tài liệu cho các cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành; nghiên cứu tổng hợp các kiến nghị của doanh nghiệp trực thuộc trình các kiến nghị về chế độ, chính sách tài chính phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty. - Về công tác hạch toán kinh doanh: Làm tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc chi tiêu văn phòng, quản lý các quỹ tập trung và hạch toán tổng hợp về tài chính của các đơn vị trực thuộc, cụ thể: Thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán đối với việc kinh doanh của văn phòng công ty; Tổ chức theo dõi các nghiệp vụ tài chính và đề xuất với Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc các biện pháp quản lý tài chính đối với Văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc theo đúng chế độ Nhà nước hiện hành. Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các chế độ tài chính- kế toán đối với cán bộ nghiệp vụ và các phòng, ban, đơn vị trực thuộc công ty. Thực hiện việc kiểm tra công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty theo định lỳ và theo các yêu cầu đột xuất. - Về công tác tài chính: Tổ chức huy động vốn, quản lý phần vốn góp của công ty tại các công ty thành viên, công ty cổ phần và liên doanh; tham gia kinh doanh trên thị trường chứng khoán, cụ thể: Thu thập, phân tích các thong tin về hoạt động của thị trường tài chính, tiền tệ trong nước để phục vụ cho công tác chỉ đạo và quản lý tài chính của lãnh đạo công ty và các đơn vị trực thuộc. Trực tiếp dự thảo quy chế quản lý tài chính đối với các đơn vị trực thuộc, báo cáo Tổng giám đốc công ty xem xét trước khi trình Hội đồng quản trị phê chuẩn. Trực tiếp theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý tài chính đối với các đơn vị trực thuộc; Tổ chức phần quản lý vốn góp của công ty ở các công ty TNHH 1 thành viên, công ty cổ phần và liên doanh phù hợp với mô hình tổ chức của công ty và chế độ, chính sách của Nhà nước. Xây dựng phương án trình Hội đồng quản trị công ty, Tổng giám đốc công ty trong việc tham gia kinh doanh thị trường chứng khoán, bao gồm: Đầu tư chúng khoán, phát hành trái phiếu huy động vốn dài hạn cho công ty. Huy động nguồn vốn tạm thời nhàn dỗi của một số đơn vị trực thuộc để bổ sung nguồn vốn cho các đơn vị trực thuộc tạm thời thiếu vốn ngắn hạn bổ sung vốn kinh doanh. Thẩm định phương án kinh doanh của các đơn vị vay vốn. Huy động vốn, điều động tài sản trong nội bộ công ty. 1.3.8. Phòng tổ chức cán bộ - lao động. a. Chức năng: - Là phòng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty trong việc tổ chức thực hiện công tác cán bộ, đào tạo lao động tiền lương. - Thừa lệnh Tổng giám đốc công ty hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các doanh nghiệp thành viên thực hiện chế độ chính sách, quy định của nhà nước và quyết định của Tổng công ty.. trong công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương. - Tham mưu cho Tổng giám đốc công ty trong công tác tuyển dụng, đào tạo cán bộ trong việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh tập trung của toàn công ty. b. Nhiệm vụ: - Về công tác tổ chức - quản lý doanh nghiệp: Tham mưu cho Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị và các cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề sau đây theo điều lệ tổ chức và hoạt động công ty cổ phần vận tải Biển Bắc, cụ thể: Đưa ra phương án, đề án về tổ chức sản xuất, cán bộ cho toàn công ty; Tham gia sửa đổi bổ sung điều lệ của công ty, các công ty THHN, công ty cổ phần; Thảo các quyết định thành lập, tách nhập, giải thể, kết nạp các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty, biên chế bộ máy quản lý điều hành công ty. Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, phát triển và sử dụng đội ngũ cán bộ công ty; Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nhận xét, đánh giá, cho nghỉ chế độ hưu chí, xếp lương các chức danh theo phân cấp của điều lệ công ty. Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc trực tiếp tham gia góp ý với Đảng uỷ cơ sở và Đảng uỷ cấp trên về nhận xét, đánh giá cán bộ Đảng viên; Quản lý danh sách người lao động toàn công ty; hồ sơ gốc, sổ bảo hiểm xã hội của ngưòi lao động. Trực tiếp làm việc với các cơ quan chức năng trong việc giải quyết các chế độ của người lao động bao gồm: BHXH,BHYT, hưu trí theo quy định của luật lao động; giúp việc Tổng giám đốc công ty về công tác tiếp nhận, điều động cán bộ và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc tiếp nhận và điều động cán bộ theo phân cấp; làm thủ tục nhân sự, phục vụ cho công tác cấp hộ chiếu, VISA xuất nhập cảnh cho cán bộ theo đúng quy định của Nhà nước hiện hành. - Về công tác lao động - tiền lương: Tham mưu cho Tổng giám đốc và thừa lệnh Tổng giám đốc công ty xây dựng, trình Hội đồng quản trị công ty duyệt, ban hành các vấn đề sau: + Kế hoạch lao động tiền lương và mức chi phí tiền lương hàng năm của công ty. + Các chức danh, tiêu chuẩn chuyên viên, nhân viên, công nhân kĩ thuật của công ty. + Kế hoạch bảo hộ lao động, các quy phạm về an toàn lao động trong công ty. + Xây dựng thoả ước lao động tập thể của công ty theo quy định của Bộ luật lao động; xây dựng nội quy lao động của công ty. + Theo dõi và tổng hợp về bậc lương cho cán bộ, thuyền viên theo phân cấp của công ty đề nghị Hội đồng nâng bậc lương, xem xét nâng bậc lương theo quy định của nhà nước hiện hành. + Dự thảo trình Tổng giám đốc công ty xem xét các Quy chế và tiền lương và các chế độ đãi ngộ đối với người lao động gồm: Cán bộ quản lý và thuyền viên; thừa lệnh Tổng giám đốc công ty trình Hội đồng quản trị phê duyệt quy chế. + Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động trên cơ sở chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nuớc và quy chế nội bộ đối với các đơn vị trực thuộc công ty. + Thực hiện chế độ báo cáo về lao động - tiền lương theo quy định của nhà nước và quy định của công ty theo phân cấp; Trực tiếp giải quyết công tác xếp hạng doanh nghiệp; Trực tiếp thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng cho CBCNV văn phòng công ty. 1.3.9. Văn phòng Tổng giám đốc công ty. a. Chức năng: - Là phòng nghiệp vụ tổng hợp giúp việc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty, lập kế hoạch công việc của công ty và thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của HĐQT và Tổng giám đốc. - Văn phòng là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, lưu trữ các tài liệu, thong tin, văn bản phục vụ cho công việc của công ty. Là đầu mối quan hệ với các cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc Công ty. - Thực hiện công việc hành chính, quản trị, thi đua khen thưởng, xây dựng nội quy, quy chế của công ty về quản lý phương tiện, thiết bị, tài sản… Bảo vệ chật tự văn phòng công ty, phòng cháy nổ, bão lụt.. b. Nhiệm vụ: - Quản lý hồ sơ về đất, nhà cửa khu vực văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Lập kế hoạch sửa chữa, xây dựng trụ sở văn phòng công ty. - Theo dõi, quản lý tài sản cơ quan, sửa chữa nhà cửa, trụ sở, bổ sung phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng, cấp phát văn phòng phẩm, vật rẻ tiền mau hỏng, thiết bị thông tin liên lạc, điện nước, quản lý điều hành các phương tiện, đáp ứng yêu cầu hoạt động bình thường ổn định của cơ quan. - Dự thảo các quy chế và triển khai thực hiện về bảo quản, bảo dưỡng thiết bị văn phòng, trang thiết bị thông tin, điện nước… báo cáo Tổng giám đốc trước khi trình Hội đồng quản trị phê duyệt. - Tổng hợp trương trình công tác của các phòng nghiệp vụ, lên báo cáo giao ban thường kỳ của công ty. - Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng công ty trong việc tổ chức các phong trao thi đua lao động sản xuất, công tác, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra theo dõi công tác thi đua khen thưởng của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc; Tổng kết phong trào thi đua, tham mưu đề xuất các hình thức khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích theo đề nghị của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc. - Trực tiếp phụ trách và thực hiện công tác hành chính, lưu trữ công văn đi, đến theo quy định hiện hành của nhà nước và các quy định khác theo đặc thù ngành Hàng hải và của công ty; Tiếp nhận và chuyển kịp thời công văn, tài liệu theo quy định tới các bộ phận giải quyết; trực tiếp công chứng, lưu trữ và cấp phát các tài liệu của công ty cho các phong nghiệp vụ và các đơn vị trong nội bộ công ty. - Tổ chức khám chữa bệnh và cấp phát thẻ BHYT, thuốc thông thường cho CBCNV, thuyền viên; Trực tiếp chỉ đạo công tác vệ sinh an toàn môi trường, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh công nghiệp… Thực hiện phòng bệnh và tuyên truyền kế hoạch hoá gia đình trong CBCNV công ty. - Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; thường trực giám sát khách ra vào cơ quan, công tác coi giữ phương tiện đi lại của CBCNV của công ty và của khách trong phạm vi văn phòng công ty. - Tổ chức phòng cháy, chữa cháy thong qua lực lượng bảo vệ cơ quan và tự vệ cơ quan; chủ trì việc tổ chức trương trình, các cuộc họp, đại hội, hội nghị của công ty và phục vụ những công việc khi có yêu cầu của công ty. Phần 2. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty. 2.1. Đặc điểm, tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Công ty áp dụng theo quy định 15. Thực hiện chế độ kế toán thống kê trên cơ sở các chuẩn mực kế toán Việt Nam và những quy định pháp luật hiện hành khác tại Việt nam. Công ty lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt Nam và lưu giữ hồ sơ kế toán theo loại hình hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia. Những hồ sơ này phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và phải đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch của công ty. Công ty sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ dùng trong kế toán. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán Doanh thu, tạm ứng và hoàn tạm ứng Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt và TSCĐ Kế toán công nợ, thuế và tiền lương Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán BHXH kiêm phải thu, phải trả khác Xí nghiệp vận tải thuỷ NOSCO tại Quảng Ninh Trung tâm Xuất nhập khẩu CKD Nhà máy sửa chữa tàu biển NOSCO - VINALINES Trung tâm du lịch Hàng hải Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Xí nghiệp xây dựng Công ty TNHH một thành viên đào tạo và cung ứng nhân lực quốc tế NOSCO Chi nhánh Hải Phòng Thủ quỹ Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty. Tổ chức ghi chép tính toán và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng (nếu có).Xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc (nếu có). Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty. Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Hội đồng quản trị, TGĐ và các Cơ quan hữu trách. Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty. Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán luôn đảm bảo gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả. Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ thu chi và quản lý theo dõi các phần hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải. Kiểm tra giám sát các công việc do kế toán viên thực hiện. Thay mặt Kế toán trưởng xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định. Thay mặt cho Kế toán trưởng, tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. Thay mặt cho Kế toán trưởng, tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. Thay mặt cho Kế toán trưởng, giải thích một số số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị Công ty và các Cơ quan hữu trách khi cần thiết. Kế toán bảo hiểm xã hội kiêm phải thu, phải trả khác. Theo dõi và lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ(nếu có) phải nộp và đã nộp. Theo dõi các khoản có tính chất phi hàng hóa và có tính vãng lai như phải trả tiền phạt, tiền bồi thường cho đơn vị khác, phải trả thu nhập cho các cổ đông, các bên tham gia liên doanh,liên kết. Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Báo cáo mọi tình hình công việc được giao cho Kế toán trưởng và Phó Kế toán trưởng. Các vấn đề liên quan khác chỉ báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty hoặc các bộ phận khác khi có lệnh của Ban Giám đốc (Thông qua Kế toán trưởng về nội dung). Kế toán ngân hàng: Giao dịch với ngân hàng và theo dõi số liệu theo yêu cầu thanh toán. Đối chiếu và cung cấp các chứng từ thanh toán với Kế toán công nợ. Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Kế toán tiền mặt và TSCĐ: Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định (bao gồm các loại thanh toán - tiền mặt, và không dùng tiền mặt và tín dụng). Nhập liệu vào hệ thống, xử lý, theo dõi, quản lý và báo cáo mọi phát sinh, biến động, hiện hữu của vốn bằng tiền trong phạm vi được giao theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của BGĐ. Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng. Thông qua công tác tổng hợp, phát hiện những điểm không phù hợp trong hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ; báo cáo hoặc đề xuất hướng xử lý phù hợp. Theo dõi và lập chứng từ tăng giảm, hiện hữu của TSCĐ, sửa chữa và chi phí sửa chữa TSCĐ trong phạm vi được giao. Tính toán khấu hao theo chế độ hiện hành. Phát hiện tình trạng và mức độ hư hỏng (nếu có) đề xuất mua sắm mới và sửa chữa khi cần thiết. Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất. Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Kế toán công nợ, thuế và tiền lương: Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng. Cùng Kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm, Kế toán thanh toán đối chiếu các khoản công nợ phát sinh. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này. Theo dõi hợp đồng, lập biên bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đã ký kết (nếu cần). Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Lập biên bản đối chiếu cộng nợ khi có yêu cầu (của Ban Giám đốc hoặc Kế toán trưởng) và cuối mỗi niên kỳ kế toán. Cung cấp số liệu tổng hợp hoặc chi tiết phục vụ cho công tác quyết toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng cho các nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra và theo dõi tờ khai thuế GTGT hàng tháng của các đơn vị trực thuộc từ đó lên tờ khai GTGT tổng hợp cho toàn công ty. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định). Theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý qui định, chi tiết theo từng đối tượng. Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối, các hiện tượng nợ đọng, không có khả năng thu hồi báo cáo với Kế toán trưởng và