Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp

n theo quy trình của việc sản xuất nhưng không có giai đoạn sản xuất. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý: Sơ độ bộ máy: Bộ máy quản trị được tổ chức như sau: P.GĐ P.Tổ chức hành chính P. Kế hoạch XNK P.Cung ứng thu mua P.Tài chính kế toán GĐ Nhà máy chế biến tinh bột sắn Đắc Nông Văn phòng đại diện công ty tại TP HCM Văn phòng đại diện công ty tại Đắc Nông Văn phòng đại diện công ty tại miền trung Tây nguyên Văn phòng đại diện công ty tại Móng Cái - Quảng Ninh Sơ đồ 1.2: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Mô hình tổ chức bộ máy: Bộ máy quản trị của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo mô hình này bộ phận chức năng chỉ có quyền tham mưu mà không có quyền ra quyết định đối với bộ phận chỉ huy và các cấp lãnh đạo của tuyến. Tuy rằng ngày nay các trang thiết bị hiện đại như điện thoại, máy fax, máy in giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn. Nhưng nhược điểm của mô hình này là các bộ phận chức năng muốn ký giấy tờ phải được thừa lệnh của giám đốc dưới một mức độ nào đấy vẫn ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động cũng như việc ra quyết định quản trị của toàn doanh nghiệp. Việc bố trí các tuyến thì doanh nghiệp tổ chức theo mô hình địa bàn kinh doanh. Theo mô hình này, các vùng địa dư trở thành cơ sở nền tảng cho việc nhóm các hoạt động của một tổ chức. Doanh nghiệp đã chia hoạt động của mình và thành lập các cơ sở sản xuất kinh doanh ở nhiều vùng địa lý khác nhau của đất nước. Việc này cho phép công ty đáp ứng được yêu cầu của khách hàng theo từng vùng miền và giảm được chi phí vận chuyển. Một cơ cấu theo địa dư cho phép kiểm soát tốt hơn việc thực hiện chức năng riêng biệt của mỗi tuyến. Thêm vào đó bộ phận chức năng của từng tuyến có thể tập trung vào việc phát triển hoạt động của tuyến mà họ tham gia công tác. Vì thế doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế về quy mô trong việc mua và phân phối, giảm bớt những vấn đề phối hợp và thông tin. Theo mô hình này, thị trường của doanh nghiệp không chỉ trên một địa bàn mà là trên các địa bàn khác nhau. Như vậy ưu điểm của mô hình này là có thể đề ra các nhiệm vụ và chương trình sản xuất theo đặc điểm nhu cầu của thị trường cụ thể; có thể tăng hoạt động của các bộ phận chức năng và hướng hoạt động này vào thị trường cụ thể; thuận tiện đào tạo cán bộ quản trị chung, am hiểu từng thị trường. Nhưng mô hình này còn chứa đựng các vấn đề như khó duy trì hoạt động thực tế trên chiều rộng của doanh nghiệp một cách nhất quán; đòi hỏi có nhiều cán bộ quản trị hơn; công việc có thể bị trùng lặp; khó duy trì việc đề ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. . Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Nhằm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các phòng ban của doanh nghiệp được phân nhiệm vụ phù hợp với chức năng của mình. Điều này có thể khắc phục được sự chồng chéo của các quyết định cũng như công việc. Phòng tổ chức hành chính: Phòng này có nhiệm vụ tiếp nhận các chính sách cấp trên để thực hiện trên toàn doanh nghiệp. tổ chức quản lý các hoạt động hành chính, quản lý số lượng công nhân viên hiện tại, đã về hưu, nghỉ ốm thai sản… Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: phòng này có nhiệm vụ dự đoán về thị trường xuất nhập khẩu. Từ đó, phòng này đưa ra kế hoạch về xuất nhập khẩu hàng năm và từng chu kỳ. Phòng này còn có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của thị trường để có biện pháp thay đổi kịp thời kế hoạch cho phù hợp với điều kiện thực tế. Nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu phải am hiểu về thực trạng, nhu cầu của nền kinh tế để tránh những rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu còn thực hiện việc vận chuyển hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu về cảng cũng như chuyển các hàng nhập khẩu đến các cơ sở của công ty. Phòng cung ứng thu mua: Dựa trên kế hoạch do phòng kế hoạch xuất nhập khẩu đặt ra và dựa trên nhu cầu thực tế, đặc biệt dựa trên tình hình tài chính của doanh nghiệp phòng cung ứng thu mua tiến hành thực hiện kế hoạch thu mua của doanh nghiệp. Nhân viên phòng cung ứng cần có những am hiểu sâu sắc về sản phẩm cần mua về chất lượng và thời vụ vì nguyên liệu của doanh nghiệp là nông sản. Ngoài ra họ cần phải nghiên cứu kỹ kế hoạch sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp để kịp thời đáp ứng nhu cầu. Phòng tài chính kế toán: Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các hoạt động của văn phòng công ty. Chịu trách nhiệm kiểm tra xác định tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán; phải kịp thời báo cáo giám đốc các trường hợp chứng từ thanh toán không đảm bảo hợp pháp (kể cả trường hợp giám đốc đã duyệt chi). Lập báo cáo tài chính của văn phòng công ty. Hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán của phòng kế toán các đơn vị trực thuộc. Nhận báo cáo của các đơn vị trực thuộc, kiểm tra, xác định tính đúng đắn của các số liệu báo cáo, tổng hợp lập báo cáo hợp nhất toàn công ty. Phân công cán bộ phòng kế toán- tài chính công ty chuyên trách theo dõi đơn vị trực thuộc; cán bộ được phân công chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra kế toán các đơn vị trực thuộc, đối chiếu công nợ giữa công ty với đơn vị trực thuộc; kịp thời báo cáo kế toán trưởng công ty những khó khăn vướng mắc, những tồn tại về quản lý tài chính và hạch toán kế toán của đơn vị. Nhà máy chế biến tinh bột sắn Đắc Nông: Đắc Nông là địa điểm mà khối lượng nguyên liệu sắn khá lớn. Như vậy việc đặt địa điểm tại đây đã làm giảm lượng chi phí vận chuyển nguyên liệu. Từ đó tăng lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm nông nghiệp- một sản phẩm xuất khẩu nhiều của Việt Nam. Văn phòng đại diện (VPĐD ) công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh: Văn phòng này có nhiệm vụ thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp tại địa bàn phía nam. Đây là một khu vực kinh tế phát triển nhất cả nước và là trung tâm giao lưu thuận lợi với các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Như vậy doanh nghiệp có thể thuận tiện trong việc tìm kiếm khách hàng vì đông bằng sông Cửu Long là thị trường lớn của thiết bị nông nghiệp như máy cày, máy gặt, máy tạo ôxy cho việc nuôi trồng tôm cá, thiết bị sản xuất thức ăn tôm cá... TP HCM cũng có cảng biển thuận tiện cho việc xuất nhập khẩu hàng của doanh nghiệp. VPĐD Đắc Nông: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch xuất khẩu tinh bột sắn do nhà máy chế biến Đắc Nông sản xuất cũng như sản phẩm nông nghiệp trong vùng và thực hiện việc kinh doanh các thiết bị nông nghiệp trên địa bàn VPĐD Miền Trung Tây Nguyên: Thực hiện nhiệm vụ nắm giữ thị trường tại miền trung Tây Nguyên. VPĐD Móng Cái- Quảng Ninh: Văn phòng này có thị trường các tỉnh phía bắc. Móng Cái là cửa khẩu của Quảng Ninh. Điều này sẽ thuận tiện cho việc chuyên trở hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty. Mỗi đơn vị trực thuộc thực hiện kinh doanh dựa trên số vốn mà công ty cấp. Dựa trên nhiệm vụ chung của công ty, mỗi đơn vị trực thuộc cần có biện pháp phù hợp với địa bàn mà mình đóng. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG SỔ SÁCH CHỨNG TỪ Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau: Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, hang tồn kho, xác định kết quả,tiền lương Kế toán phải thu phải tra, tài sản cố định, Kế toán tại các chi nhánh Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của từng người: Các bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kế hoạch chung của công ty. Giữa các bộ phận có sự gắn kết trao đổi với nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trước giám đốc. Hiện tại, công ty chỉ có 4 kế toán thực hiện việc hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ diễn ra trong công ty và công việc đó được thực hiện tại trụ sở công ty. Ngoài ra, tại mỗi văn phòng đại diện cũng có kế toán từ công ty cử xuống. Nhân viên kế toán đều có trình độ đại học trở lên. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong toàn công ty. Thực hiện trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo điều lệ kế toán trưởng ban hành theo nghị định số 26-HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng bộ trưởng. Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môm nghiệp vụ cho cán bộ kế toán trong phòng và phòng kế toán đơn vị trực thuộc; đôn đốc, kiểm tra, xét duyệt báo cáo tài chính các đơn vị trực thuộc. Phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong phòng kế toán-tài chính công ty, chỉ đạo, góp ý cho phụ trách kế toán các đơn vị trực thuộc trong việc phân công công việc cụ thể ở phòng kế toán các đơn vị trực thuộc. Tổ chức học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ, các chính sách chế độ mới cho toàn thể cán bộ kế toán thuộc công ty. Nhân viên kế toán: Họ thực hiện các nhiện vụ riêng biệt do kế toán trưởng giao cho. Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp với nhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồng máy hoạt động liên tục. Kế toán tiền: kế toán tiền mặt:lập, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi cùng những chứng từ có liên quan ví dụ như giấy đề nghị thanh toán, giấy xin tạm ứng lệnh chi tiền…; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ do cơ sở gửi lên; thực hiện việc cập nhật số liệu vào máy tính; thực hiện đối chiếu với thủ quỹ vào cuối ngày; thực hiện kiểm kê tiền và lập bảng kiểm kê quỹ; Kế toán tiền gửi ngân hàng: Cập nhật, lưu trữ chứng từ liên quan đến TGNH; thực hiện lập hợp đồng mở L/C; thực hiện theo dõi chi tiết TGNH theo yêu cầu của việc quản lý. Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ; tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ quy định; lập, luân chuyển lưu trữ chứng từ liên quan đến TSCĐ; thực hiện kiểm tra các chứng từ do cơ sở và nhà máy gửi lên, cập nhật số liệu về TSCĐ vào máy tính; Kế toán vật tư: theo dõi sự biến động, tình hình nhập xuất tồn của các loại vật tư; cập nhật số liệu vật tư vào máy tính; thực hiện lưu trữ tài liệu về vật tư; Kế toán tiền lương nhân viên: Kiểm tra việc tính lương của công nhân viên chức trong công ty và của nhà máy sản xuất theo đúng phương pháp thời gian làm việc thực tế; theo dõi việc trả lương cho cán bộ công nhân viên tại các văn phòng đại diện và nhà máy; theo dõi khoản trích theo lương và việc thanh toán các khoản này cho Nhà nước; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ liên quan đến lao động tại cơ sở; cập nhật số liệu vào máy tính; Kế toán thanh toán: theo dõi việc thanh toán các khoản công nợ; lập kế hoạch thu nợ và trả nợ kịp thời để duy trì khách hàng và đảm bảo uy tín của công ty. Kế toán văn phòng đại diện: thu thập chứng từ hoạt động của cơ sở, kiểm tra độ chính xác và gửi kịp thời chứng từ về trụ sở chính để thực hiện hạch toán. Kế toán nhà máy: Công ty chỉ có một nhà máy chế biến. Nhà máy thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ xảy ra và cuối quý hoặc cuối năm gửi sổ về công ty; kế toán của do công ty cử sẽ thực hiện việc kiểm tra chứng từ, phương pháp hạch toán và hạch toán của kế toán tại nhà máy. Do tại trụ sở công ty chỉ có 4 kế toán gồm cả kế toán trưởng nên mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm các phần hành khác nhau. Khi đã được giao nhiệm vụ kế toán sẽ thực hiện theo yêu cầu của các phần hành. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty: Các chính sách kế toán tài chính chung: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, thông tư hướng dẫn đã ban hành và luật khác có liên quan nhu luật thuế Đối với nguồn vốn: Vốn của công ty được tổng công ty giao quản lý phù hợp với quy mô hoạt động và nhiệm vụ kinh doanh, Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị tổng công ty về việc sử dụng có hiệu quả và đúng mục đích nguồn vốn được giao. Công ty sẽ được tổng công ty cấp vốn bổ sung để tiếp tục phát triển kinh doanh hoặc thực hiện các nhiệm vụ do tổng công ty giao. Công ty còn có quyền bổ sung nguồn vốn từ lợi nhuận sau thuế của mình. Thực hiện đúng chế độ quản lý sử dụng vốn và tài sản theo quy định của Nhà nước. Mua bảo hiểm tài sản theo quy định. Được hạch toán vào chi phí kinh doanh và chi phí hoạt động khác các khoản dự phòng rủi ro như: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho; dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt động tài chính; ngoài nguồn vốn do Tổng công ty cấp, công ty có quyền được huy động vốn từ các nguồn khác nhau. Nêu huy động từ công nhân viên toàn công ty, Giám đốc công ty có thể ủy quyền cho các đơn vị tổ chức huy động theo phương án đã được công ty phê duyệt. Lãi suất huy động vốn thực hiện theo lãi suất thị trường. Riêng trường hợp huy động vốn trực tiếp của cá nhân, tổ chức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thời điểm vay vốn. Chi phí lãi vay huy động vốn hạch toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Công ty không được huy động vốn nước ngoài.Các khoản nợ phải trả là một bộ phận của nguồn vốn kinh doanh mà công ty chiếm dụng hợp pháp, thuộc quyền quản lý, sử dụng của công ty. Nợ phải trả bao gồm: Nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khác; phân theo đối tượng nợ bao gồm nợ ngân sách, nợ cán bộ công nhân viên, nợ khách hàng, nợ ngân hàng, nợ đối tượng khác. Trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về các khoản nợ phải trả phát sinh tại đơn vị mình. Khi các đơn vị trực thuộc có khó khăn, không trả được các món nợ đã đến hạn theo cam kết phải báo cáo ngay cho giám đốc công ty để có biện pháp giải quyết. Các khoản nợ phải trả phải được hạch toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ. Tại thời điểm 31/12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian và thực hiện đối chiếu công nợ với từng khách nợ bằng văn bản. Những khoản nợ phải trả không rõ đối tượng, hoặc có đối tượng nhưng thời gian trên 2 năm không ai đòi cần báo cáo Kế toán trưởng và Giám đốc công ty để xử lý. Quản lý và sử dụng tài sản: Tài sản của doanh nghiệp bao gồm: tài sản lưu động ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu và hàng tồn kho), tài sản cố định ( TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính, các khoản đầu tư dài hạn, XDCB dở dang). Tài sản của doanh nghiệp có thể được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như được cấp, tự bổ sung, hình thành từ nguồn nợ. Tài sản của công ty có thể được sử dụng và quản lý tại văn phòng, tại đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh liên kết. + Đối với tiền mặt: Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất về việc quản lý tiền mặt tồn quỹ trong công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Giám đốc và trước pháp luật về quản lý tiền mặt. Mọi khoản tiền qua quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của người có thâm quyền. Nghiêm cấm việc tám ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đã chi tiền ra khỏi quỹ. Phiếu thu, Phiếu chi phải được vào sổ quỹ và sổ kế toán kịp thời, cuối mỗi ngày Thủ quỹ và kế toán quỹ phải thể hiện được số dư tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu khớp đúng. Không được sử dụng tiền của đơn vị vào mục đích cá nhân hoặc các mục đích khác không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Định kỳ (ít nhất mỗi tháng một lần) hoặc đột xuất phải tiến hành kiểm kê tiền mặt tồn quỹ. Kết quả kiểm kê phải được lập có đủ chữ ký của những người có liên quan. Biên bản kiểm kê phải được lưu giữ trong chứng từ kế toán của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Chênh lệch kiểm kê tiền mặt tồn quỹ được xử lý: Thiếu thủ quỹ phải bồi thường và nộp ngay số tiền thiếu vào quỹ, thừa ghi tăng thu nhập bất thường. + Đối với tiền gửi ngân hàng: Mọi khoản tiền thu chi qua ngân hàng phải thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng ngân hàng. Kế toán tiền gửi ngân hàng phải thường xuyên đối chiếu với ngân hàng. Các chính sách đối với tiền gửi ngân hàng giống như tiền mặt. + Các khoản phải thu: Khoản phải thu khách hàng phải được quản lý theo đối tượng và thời hạn thanh toán, và phải có chứng từ đầy đủ, các khoản phải thu quá hạn hoặc chưa đến hạn nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán được lập dự phòng theo quy định tại thông tư 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ tài chính, cuối quý hoặc 6 tháng các khoản phải thu khách hàng lớn phải thực hiện đối chiếu xác nhận nợ, nếu không phù hợp với sổ phải thu trên sổ kế toán của công ty hoặc các đơn vị thì phải cử cán bộ trực tiếp kiểm tra đối chiếu xác định nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp, từng quý bộ phận tài chính kế toán kết hợp với các bộ phận nghiệp vụ có liên quan phải báo cáo phân tích tình hình công nợ phân loại phải thu khách hàng theo các tiêu thức: chưa đến hạn, quá hạn thanh toán, nợ khó đòi mới phát sinh trong quý; đối với khoản nợ khó đòi cần được báo cáo với giám đốc để có biện pháp xử lý. + Đối với các khoản tạm ứng: Tạm ứng để chi dùng cho hoạt động nghiệp vụ phục vụ sản xuất kinh doanh, không tạm ứng cho các cá nhân không phải công nhân viên của công ty. Trước khi tạm ứng người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng với các mục sau: số tiền tạm ứng, mục đích tạm ứng, thời gian hoàn tạm ứng; giấy tạm ứng phải có thêm chữ ký của trưởng bộ phận, kế toán trưởng ( phụ trách kế toán ), giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Khi kết thúc công việc cá nhân tạm ứng phải thanh toán tạm ứng kịp thời. Nội dung thanh toán tạm ứng phải thể hiện được số dư tạm chưa thanh toán, số đã chi đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ hợp lệ đủ điều kiện thanh toán, số đề nghị được chi bổ sung hoặc số chưa chi hết đề nghị cho nợ tạm ứng hoặc thu lại bằng tiền mặt. Người nhận tạm ứng phải là người trực tiếp thanh toán tạm ứng. Sau khi hoàn thành công việc chậm nhất là 07 ngày phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Ngày hoàn thành công việc được xác định là ngày trên hóa đơn bán hàng (nếu là tạm ứng mua sắm vật tư, hang hóa, TSCĐ), ngày về trên giấy đi đường, trên vé máy bay, tàu xe ( nếu tạm ứng đi công tác). Nếu cá nhân đã hoàn thành công việc nhưng chưa thanh toán tạm ứng lần trước thì không cho tạm ứng tiếp lần sau. Các trường hợp đặc biệt sẽ do giám đốc quyết định. Vào 31/12 phòng kế toán tài chính in danh sách cá nhân còn dư tạm ứng. + Các khoản phải thu khác: Tài sản phát hiện thiếu chờ xử lý, các khoản bồi thường vật chất, khoản cho vay cho mượn vật tư mang tính chất tạm thời, phải thu về TSCĐ, lãi tài chính. Từng khoản phải thu đều được quản lý chặt chẽ theo đúng nội dung, thời hạn thanh toán hoặc xử lý. Các trường hợp cho vay, mượn, đầu tư… không rõ đối tượng, thời hạn thanh toán và không có hợp đồng, cam kết gây tổn thất thì người ký quyết định cho vay, đầu tư chịu trách nhiệm bồi thường. + Dự phòng phải thu khó đòi: Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi được thực hiện tập trung tại văn phòng công ty cho toàn bộ số nợ phải thu khó đòi của công ty và các đơn vị trực thuộc.Các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm báo cáo chi tiết các khoản nợ phải thu khó đòi của đơn vị mình theo bảng kê về công ty. Kế toán trưởng công ty chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo giám đốc công ty về tình hình các khoản nợ phải thu khó đòi và tỷ lệ trích lập dự phòng. Xử lý nợ phải thu khó đòi: nếu do lỗi khách quan thì người phạm lỗi phải bồi thường, nếu được chấp nhận xử lý cần phải có đầy đủ bằng chứng. + Quản lý vật tư hàng hóa: Toàn bộ các khoản mua sắm bắt buộc phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ kèm theo, cán bộ kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra các hóa đơn đủ điều kiện thanh toán khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu không hợp lý cần báo cáo trưởng phòng để xử lý. Việc nhập kho phải có phiếu kiểm hàng và phiếu nhập kho. Kế toán vật tư phải thực hiện ghi chép kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn vật tư vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết. Kế toán phải xác định phương pháp hạch toán giá vật tư phù hợp với từng loại. Ít nhất 6 tháng một lần hoặc đột xuất các bộ phận có liên quan cần thực hiện kiểm kê. Nếu thiếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường, nếu thừa khi xử lý sẽ được ghi tăng thu nhập. Hàng tồn kho sẽ được lập dự phòng dự phòng theo quy định của thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ tài chính. Phòng kế toán tổng hợp số vật tư, hàng hóa bị giảm giá trong toàn công ty trình Giám đốc duyệt và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho toàn bộ số vật tư hàng hóa bị giảm giá của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Chi phí dự phòng được hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.Cuối năm tài chính công ty phải hoàn nhập số dự phòng được trích lập năm trước vào doanh thu bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau. + Quản lý TSCĐ: Phòng kế toán tài chính công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ số TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của Văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc thực hiện ghi sổ kế toán chi tiết TSCĐ và mở thể TSCĐ theo nơi sử dụng tài sản. Yêu cầu quản lý chi tiết đối với từng TSCĐ phải đảm bảo được: mỗi TSCĐ có hồ sơ riêng ghi đầy đủ nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, tình trạng kỹ thuật, tình hình sửa chữa, nâng cấp hằng năm…Khi có TSCĐ tăng, các bộ phận có liên quan phải chuyển hồ sơ về mua sắm TSCĐ để kế toán phản ánh tăng TSCĐ kịp thời vào sổ kế toán. Phòng kế toán tài vụ công ty chịu trách nhiện trước Giám đốc về việc tập hợp hoàn chỉnh hồ sơ, hạch toán tăng TSCĐ kịp thời. Khi thủ tục hồ sơ có vướng mắc tồn đọng ở các bộ phận có liên quan cần báo cáo Giám đốc để giải quyết. Khi thanh lý TSCĐ khoản chênh lệch giữa giá trị thu được khi nhượng bán thanh lý so với giá trị còn lại của tài sản và chi phí nhượng bán, thanh lý được hạch toán vào kết quả kinh doanh ( thu nhập khác) của công ty. Ít nhất một năm một lần tất cả đơn vị trực thuộc và văn phòng công ty thực hiện kiểm kê toàn diện TSCĐ hiện có toàn công ty. Căn cứ vào kết quả kiểm kê đối chiếu sổ kế toán TSCĐ, tài khoản kế toán, xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có) và điều chỉnh sổ kế toán kịp thời. Kế toán phải khóa sổ kế toán theo dõi TSCĐ, tính ra số dư để thực hiện kiểm kê. + Quản lý đầu tư XDCB: Phòng kế toán tài vụ công ty có trách nhiệm quản lý giá cả, chi phí trong các phương án đấu thầu, chào thầu mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ XDCB, xác định giá trị quyết toán công trình. Khi kết thúc đâu tư, phải lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư. Khi công trình XDCB hoàn thành đưa vào sử dụng nhưng chưa được phê duyệt quyết toán vốn đầu tư, yêu cầu đơn vị thực hiện có trách nhiệm hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ, cùng phòng kế toán tài vụ hoàn thành thủ tục quyết toán, xác định giá trị quyết toán công trình để có căn cứ tạm hạch toán tăng TSCĐ để trích khấu hao theo quy định. Việc tạm ứng và thanh toán chi phí XDCB được thực hiện theo quy định của Tổng công ty và công ty. + Quản lý chi phí: Chi phí khấu hao phải được trích hàng tháng và được theo dõi đầy đủ. Phương pháp tính khấu hao phải phù hợp và nhất quán đối với từng tài loại TSCĐ. Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: các chi phí này phải đảm bảo có hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định của bộ tài chính và hợp đồng mua bán được ký kết hoặc báo giá. Đối với hàng hóa không thể có hóa đơn thì yêu cầu người bán có văn bản đề nghị thanh toán. Quản lý chặt chẽ chi phí theo mức tiêu hao và giá vật tư. Đối với công cụ dụng cụ thì căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng để hạch toán cho phù hợp. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Việc tính lương phải chính xác và nhanh chóng để kịp thời thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên đúng hạn. Các khoản trích theo lương phải được thực hiện theo đúng chế độ. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí sửa chữa lớn TSCĐ,chi phí giao dịch mua giới, tiếp khách, tiếp thị, …; công tác phí kiểm tra, giám sát; khoản trích trước, chi phí bằng tiền khác phải được thực hiện đứng theo chính sách của công ty và chế độ của Bộ tài chính. Những chi phí không đúng theo quy định sẽ được quy kết trách nhiệm của cá nhân hay tập thể gây ra để có biện pháp xử lý và không được hạch toán vào sổ kế toán. + Lợi nhuận của công ty: Lợi nhuận của công ty sẽ được nộp toàn bộ cho Tổng công ty để hạch toán tập trung. Dựa trên kết quả hoạt động của công ty thì Tổng công ty sẽ trích cho công ty một phần lợi nhuận để lập quỹ khen thưởng và phúc lợi. + Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi: Quỹ khen thưởng dùng để thưởng cuối năm, thưởng định kỳ hoặc thưởng đột xuất cho các nhân hoặc tập thể có thành tích xuất sắc. Mức khen thưởng do giám đốc quyết định. Quỹ phúc lợi dùng để đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa các công trình phúc lợi của công trình phúc lợi của công ty; chi cho các hoạt động phúc lợi công cộng của tập thể công nhân viên công ty, phúc lợi xã hội; ngoài ra có thể dùng một phần quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn đột xuất cho những người lao động kể cả trường hợp về hưu, về mất sức, lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa hoặc làm công tác từ thiện xã hội. Việc sử dụng quỹ do giám đốc quyết định. Quỹ ban điều hành dùng để thưởng cho ban giám đốc điều hành. Chỉ được chi các quỹ khi đã thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phả