Báo cáo thực tập với Chương trình microsoft

ợng trên thanh công cụ chuẩn. Một khung nhỏ có nhiều ô hiển thị như hình bên dưới. - Nhấn giữ nút trái chuột rồi kéo ngang để chọn cột, kéo dọc để chọn hàng (ví dụ ở đây chọn 3 hàng, 3 cột). - Thả chuột, bảng được chèn vào trang văn bản: ã Cách 2. - Nhấp menu Table, chọn Insert, chọn tiếp Table…Trong hộp thoại Insert Table, gõ vào số cột ở Number of Clumns, gõ vào số hàng ở Number of Rows. 2. Thao tác với bảng a. Nhập dữ liệu Nhấp chuột vào ô muốn nhập tài liệu rồi tiến hành gõ nội dung của tài liệu vào. b. Di chuyển trong bảng Muốn di chuyển trong bảng, chúng ta thực hiện như sau: ã Nhấp chuột vào ô muốn chuyển đến; ã Hoặc sử dụng phím tab và các phím mũi tên. c. Chọn ô, hàng, hoặc khối - Chọn ô: đặt dấu nháy trong ô cần chọn rồi nhấp tổ hợp phím Shift + End. - Chọn hàng: rê chuột ngay đường viền trái ở ô đầu của hàng cần chọn cho đến khi trỏ chuột hiển thị thành dấu mũi tên ử thì nhấp trái chuột. ã Chọn cột: rê chuột ở đường viền trên của ô đầu tiên trong cột cần chọn cho đến khi con trỏ chuột hiển thị thành một mũi tên chỉ xuống thì nhấp nút trái chuột. ã Chọn toàn bảng: đặt dấu nháy ở bất kỳ vị trí nào trong bảng rồi nhấn tổ hợp phím Alt +5 (phím số 5 trên vùng số, không bật chế độ NumLock). d. Trêm ô, cột, hàng. - Đánh dấu ô muốn chèn thêm ô vào phía trước. Nhấp chọn Tableđ Insertđ Cell…. Hộp thoại Insert Cell mở ra, trong hộp thoại chọn một trong các tuỳ chọn sau: * Shift Cells Right: thêm những ô vào tại vị trí dấu nháy, đồng thời đẩy ô đã chọn sang bên phải. * Shift Cells down: thêm các ô vào bảng ngay tại vị trí dấu nháy, đồng thời đẩy hàng có ô đã chọn xuống dưới. * Insert entire row: chèn thêm các hàng vào bảng ngay vị trí dấu nháy, đồng thời đẩy hàng có ô đã chọn xuống dưới. * Insert entire clumn: chèn thêm các cột vào bảng ngay vị trí dấu nháy, đồng thời đẩy cột có ô đã chọn sang phải. e. Xoá cột, hàng ã Xoá cột -Để con trỏ chuột ngay cột muốn xoá; - Nhấp chọn menu Tableđ Deleteđ Clumns. ã Xoá hàng -Để con trỏ chuột ngay hàng muốn xoá; - Nhấp chọn menu Tableđ Deleteđ Rows. f. Nhập nhiều ô trong bảng thành một. ã Xoá cột - Đánh dấu tất cả các ô muốn nhập lại; - Nhấp chọn menu Tableđ Merge Cells g. Phân chia một ô trong bảng thành nhiều ô : - Đánh dấu chọn ô muốn phân chia;Chọn một trong hai cách sau đây: + Nhấp chọn menu Tableđ Split Cells…trên thanh công cụ chuẩn.Hộp thoại Split Cells mở ra: + Nhấp vào giá trị số ô muốn phân chia ở mục Number of columns. + Mục Number of Row hiển thị số hàng đã chọn. + Đánh dấu chọn mục Merge cells before split để nhập lại hàng trước khi chia ô. + Nhấp OK để hoàn tất. h. Định lại kích thước ô ã Định lại chiều rộng cho cột Cách 1: - Đưa dấu nháy vào ô bất kỳ trong bảng; - Đưa con trỏ chuột vào đường phân cách cột trên thanh Ruler. Bạn cũng có thể đặt con trỏ chuột ở ngay đường viền cột trên bảng rồi kéo rê chuột thay đổi chiều rộng cột. Cách 2: - Chọn cột muốn định dạng lại chiều rộng; nhấp chọn menu Table Properties…Hộp thoại Table Properties hiển thị/ chọn columns. + Đánh dấu vào tuỳ chọn Preferred width và nhập giá trị chiều rộng cho cột. + Mục Measure in chọn đơn vị cho kích thước. Nếu muốn xác định kích thước cho cột phía sau thì bấm Previous Columns. ã Định lại chiều cao cho hàng: Cách làm tương tự như định lại chiều rộng cho cột, nhưng cách 2 ta chọn thẻ Row: + Đánh dấu vào tuỳ chọn Specify height và nhập giá trị chiều cao cho hàng. Nếu muốn xác định kích thước cho hàng tiếp theo thì bấm vào Next Row.Còn nếu muốn xác định cho hàng phía trên thì bấm vào Previous Row. ã Chọn kích thước hàng, cột tự động - Chọn hàng, cột cần thay đổi kích thước tự động. Chọn menu Tableđ AutoFix và chọn tếp như sau: + AutoFix to Contents: chọn tự động điều chỉnh hàng theo nội dung chứa bên trong. + AutoFix to Windows: chọn tự động điều chỉnh các cột có kích thước bằng với chiều ngang văn bản. + Fixed Column Width: chọn điều chỉnh chiều rộng tự động các cột . VIII. cột-column Văn bản dạng cột thường dùng để thực hiện các bài thơ câu ngắn, bài báo… Cách 1: - Đánh dấu chọn khối văn bản cần thiết chia cột. Nhấp vào nút biểu tượng Columns trên thanh công cụ chuẩn . Nhấp chuột trái rồi kéo ngang để chọn số cột muốn phân chia. Cách 2: - Đánh dấu chọn khối văn bản cần thiết chia cột. Nhấp chọnmenu Formatđ Columns…Hộp thoại Columns hiển thị: + Xác định chia cột theo mẫu có sẵn ở mục Presets. + Xác định số muốn chia ở mục Number of columns. + Định chiều rộng và khoảng cách các cột ở khung Width and spacing. + Đánh dấu mục Line between để gạch một đường giữa các cột. + Khung Priview hiển thị trước hình dạng các cột. + Mục Apply to cho biết cột phân chia được áp dụng cho văn bản . - Nhấp OK để hoàn tất . IX. chữ hoa đầu đoạn - Đặt dấu nháy vào đoạn muốn tạo chữ hoa. Nhấp chọn menu FormatđDrop Cap… - Chọn kiểu chữ, vị trí Drop Cap trong đoạn tuỳ ý rồi nhấp OK để hoàn tất. X. chèn ký tự đặc biệt Nhấp chọ menu Insert, chọn tiếp Symbol. Hộp thoại Symbol hiện ra: - Nhấp chuột vào ký tự muốn chèn rồi nhấp Insert. Chúng ta có thể đổi font để có những bảng ký tự khác. Chương V: Hình ảnh-Wordart vẽ trong Winword 2000. I. hình ảnh-công thức toán học. 1. Muốn đưa hình ảnh vào trang văn bản, ta thực hiện như sau: ã Chèn ảnh từ hộp thoại Insert ClipArt - Nhấp chọn menu InsertđPicture. Trong hộp thoại xổ xuống chọn tiếp ClipArt hoặc From File tuỳ ý. Hộp thoại Insert ClipArt xuất hiện: - Nhấp chuột vào hình muốn chèn vào văn bản. Một menu xuất hiện, nhấp tiếp chuột vào biểu tượng Insert ClipArt để chèn hình ảnh. Bấm chuột vào biểu tượng dấu ở góc phải phía trên hộp thoại Insert ClipArt để thoát. ã Chèn ảnh từ một file ảnh. - Nhấp chọn menu InsertđPicture. Chọn tiếp From File… để mở hộp thoại Insert Picture. Trong mục Look in, bấm nút € để dẫn đến tập tin hình mà bạn muốn chèn vào. - Chọn tập tin hình ảnh cần chèn. Bên phía phải, hình ảnh file được chọn sẽ hiển thị cho bạn kiểm tra. Bấm Insert để chèn hình ảnh vào văn bản. II. Word Art Word Art là công cụ dùng để tạo những kiểu chữ nghệ thuật, có nhiều kiểu dáng và sắc màu hài hoà, đệp mắt. - Nhấp chọn menu InsertđPictuređ Word Art…Hộp thoại Word Art xuất hiện: nhấp chuột vào kiểu dáng muốn chọn rồi nhấp OK. - Bạn sẽ gõ chữ vào khung text. Hộp thoại cho phép thay đổi Font chữ, kích cỡ ở khung Size, chọn chữ đậm Bold, nghiêng Italic tuỳ ý.Sau khi đã tạo xong Word Art, các bạn vẫn có thể sửa chữa nếu đối tượng Word Art của bạn bị lỗi hay chưa theo ý muốn bằng cách: - Nhấp chọn Word Art để hiện thị thanh Word Art. Sau đó chọn Edit Text để mở hộp thoại Word Art Text và sửa nội dung chữ; và cũng có thể nhấp chọn các biểu tượng để chỉnh sửa lại màu sắc, Font, góc xoay… 2. Chèn công thức toán học vào trang văn bản. ã Nhấp chọn menu Insertđ Object…,xuất hiện hộp thoại Object: ã Chọn Microsoft Equations 3.0, nhấn ra ngoài công thức để đóng công thức. ° Muốn sửa công thức thì nhấn đúp chuột vào công thức đó để xuất hiện thanh công thức và chọn lại. °Tạo khoảng cách giữa các ký tự trong công thức thì ấn giữ phím Ctrl + phím cách. III. vẽ trong WinWord. Trong WinWord, thanh Drawing đảm nhiệm việc thực hiện các thao tác vẽ. Muốn bật tắt thanh công cụ ta làm như sau: - Nhấp chọn menu Viewđ Toolbars, rồi đánh dấu mục Drawing. Các nút chức năng của thanh công cụ Drawing như sau: — Nút : vẽ hình chữ nhật. Muốn vẽ hình vuông thì nhấn giữ phím Shift trong khi vẽ. — Nút : vẽ hình Elip. Muốn vẽ hình tròn thì nhấn giữ phím Shift trong khi vẽ. — Nút : vẽ đường thẳng. Muốn vẽ đường thẳng đứng hoặc ngang, nhấn giữ phím Shift trong khi vẽ. Muốn vẽ đường nghiêng 45 độ nhấn đồng thời hai phím Shift + Ctrl trong khi vẽ. — Nút :vẽ đường thẳng có mũi tên. Cách vẽ những đường giống như đối với nút . 1. Cách vẽ: –Di chuyển con trỏ đến trang văn bản muốn vẽ. – Chọn công cụ Darwing. – Con trỏ chuột biến thành hình đấu cộng. Kéo rê chuột cho đến khi tạo được đối tượng theo ý muốn thì nhả chuột ra. 2. Hiệu chỉnh hình vẽ. Để hiệu chỉnh hình vẽ, bước đầu tiên là nhấp chọn hình vẽ muốn hiệu chỉnh. Khi được chọn, mỗi hình vẽ được 8 ô nhỏ bao quanh. Nếu hình vẽ được tạo bằng AutoShape, có thể xuất hiện thêm những ô vuông nhỏ có màu; các ô này để tuỳ ý sửa đổi hình dạng của hình vẽ. 3. Di chuyển hình vẽ Nhấp chọn hình vẽ. Trỏ chuột vào hình vẽ đã chọn, kéo rê hình đến vị trí mới rồi mới thả chuột. 4. Sao chép hình vẽ. Chọn hình vẽ. Trỏ chuột vào hình vẽ đã chọn. Nhấn giữ phím Ctrl, con trỏ chuột xuất hiện có thêm dấu cộng bên cạnh.Kéo rê bản sao của hình vẽ đến vị trí muốn sao chép. Thả nút chuột, bản sao chép đã hoàn thành. 5. Xoá hình vẽ Chọn hình vẽ muốn xoá. Nhấn phím Delete. 6. Chèn chữ vào AutoShapes – Nhấp chọn AutoShapes ; Trỏ chuột vào hình vẽ đã chọn và nhấp phải chuột để hiện thị menu tắt. Chọn tiếp Add Text. Con trỏ chuột sẽ chèn vào AutoShapes, cho phép gõ chữ AutoShapes. Chương VI : In văn bản I. XEM TRƯớC TRANG IN Xem trước trang in là chúng ta xem hiển thị trang văn bản có thể được in ra giấy như thế nào. Nhấp chọn menu File đ Print Preview. Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Print Preview trrên thanh công cụ. Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + F2. Khi đó màn hình Preview hiển thị tổng thể trang giấy in ra. Muốn thoát khỏi màn hình Preview, nhấp vào biểu tượng Close Preview trên thanh công cụ. II. in văn bản. Cách 1: Nếu như các xác lập của máy in đều đã đúng và không cần sửa chữa gì nữa, ta có thể nhấp thẳng vào nút biểu tượng Print trên thanh công cụ để thực hiện lệnh in. Cách 2: Nhấp chọn menu File đ Print … hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P. Hộp thoại Print xuất hiện, lựa chọn in văn bản ở mục Page range: + All: để in toàn bộ văn bản; + Current page: in trang văn bản hiện hành, tức là trang nơi vị trí của con trỏ. + Pages: in trang xác định. Gõ trực tiếp số trang muốn in vào ô này, nếu in các trang liên tiếp thì liên kết trang đầu và trang giữa bởi dấu “–” (ví dụ in từ trang 2 đến trang 10 thì gõ 3-10), nếu in các trang cách nhau thì phân cách bằng dấu phẩy “‚” (ví dụ in trang 3 và trang 7 thì gõ 3,7). Mục Copies: + Chọn số bản in ở hộp thoại Number of copies. + Đánh dấu vào Collate để chọn in theo thứ tự từ đầu đến hết văn bản rồi quay trở lại. Nhấp OK để in. III. Trộn văn bản Bước 1: Soạn thảo một mẫu văn băn và đặt tên cho mẫu văn băn đó bằng cách vào menu File đSaveđ chọn mẫu. Bước 2: Vào ToolđMail Merge, xuất hiện hộp thoại. Chọn Createđ Fomletters, xuất hiện hộp thoại tếp theođ Active Window. Bước 3: Chọn Get Datađ Greate Data Souce, xuất hiện hộp thoại ta dùng nút Reme Field name để gỡ bỏ các trường trong khung Field name, sau đó nhập từng trường cần để trộn văn bản vào khung này. Kích chọn OK để hoàn tất việc nhập trường vào khung Field name. Bước 4:Sau khi nhấp OK sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, ta nhập tên cho mẫu trộn. Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại. Chọn Exit Data Souce, xuất hiện hộp thoại, chọn Data Form, nhập thông tin cho từng mẫu trộn. Sau đó, chọn Add…(sau khi nhập hết thông tin cho một mẫu trộn), lần lượt cho đến khi kết thúc việc nhập. Kích chọn OK. Bước 5: Đưa con tỏ vào vị trí cần đặt thông tin. Sau đó, chọn Insert Merge Fieldđ chọn ABC. Phần II: Giới thiệu nội dung chương trình Microsoft Excel Chương I: Giới thiệu chung Microsoft Excel là phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán…được chạy trên môi trường Windows có các đặc tính, ứng dụng như: thực hiện nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Tổ chức lưu trữ thông tin dưới dạng bảng lương, thông báo hoá đơn, bảng điểm…Khi có sự thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo bảng biểu, báo cáo. I. Khởi động và thoát khỏi Microsoft Excel 1. Khởi động : Vào Start đProgramđ Excel (hoặc bấm vào biểu tượng trên màn hình của Window…) 2. Thoát khỏi Microsoft Excel: Vào menu FileđExit (hoặc bấm vào biểu tượng Close hay ấn tổ hợp phím Alt + F4) II. Giới thiệu màn hình làm việc của Excel. Tương tự như màn hình làm việc trong Word nhưng có khác ở chỗ là có thêm thanh công thức, bảng tính và thanh Sheets. Chú ý khi chuột bị hỏng thì ta có thể ấn giữ phím Alt + chữ cái đầu của chương trình cần mở. III . các thành phần cơ bản trong Excel. 1. Cửa sổ Word book(bảng tính) - Cửa sổ này bao gồm có 255 Sheets, chương trình mặc định khi khởi động có 3 Steets được mở. - Để thay đổi mặc định Sheets ta thực hiện như sau: Vào menu Toolsđ Option General, xuất hiện hộp thoại ta nhập số Steets vào khung Sheet in new work book. - Khi muốn đổi tên của mục nào đó thì ta kích phải chuột vào thư mục cần đổi tên, sau đó chọn Rename và gõ tên mới vào. 2. Cấu tạo của Sheet. Gồm có 256 cột lấy tên các kí tự từ A đến Z, có 65536 hàng được đánh sô thứ tự từ 1 trở đi; ô là địa chỉ nơi giao giữa cột và hàng. ã Định dạng trong Excel. Bôi đen toàn bộ văn bảng vào Formatđ Cell, xuất hiện hộp thoại, chọn Font chữ, cỡ chữ và các thành phần khác, kích chọn OK để hoàn tất công việc định dạng. ã Địa chỉ của ô gồm có tương đối và tuyệt đối: + Địa chỉ ô tương đối: là khi ta sao chép công thức, địa chỉ ô thay đổi tuỳ ý theo vị trí tương đối. + Địa chỉ ô tuyệt đối: là khi sao chép công thức, địa chỉ ô sẽ không bị thay đổi. Nó gồm có 3 loại: * Địa chỉ tuyệt đối theo hàng: hàng cố định, cột thay đổi. Ký hiệu A$1. * Địa chỉ tuyệt đối theo cột: cột cố định, hàng thay đổi. Ký hiệu $A1. * Địa chỉ tuyệt đối phối hợp: khi sao chép công thức, hàng và cột không thay đổi. Ký hiệu:A$1$. IV. Quản lý bảng tính 1. Lưu bảng tính. Vào menu Fileđ Save (hoặc Save as). Nếu lưu tất cả các trang của bảng tính thì vào menu Fileđ Save on. 2. Mở bảng tính - Mở bảng tính mới : vào menu Fileđ New. - Mở bảng tính có sẵn vào menu File đ Open, chọn bảng tính cần mở. Chương II: Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu trong bảng tính Excel I. nhập dữ liệu. 1. Kiểu chuỗi ký tự (text): Ký hiệu từ A đến Z; từ 0 đến 9 và gồm có nhiều ký tự đặc biệt khác (trong hộp Font co mục Symbol… chứa các ký tự đặc biệt). Nếu ký tự số mà nhập mà nhập ở dạng chuỗi thì trước nó có dấu “ ' ” trên, xem đó như là 1 chuỗi văn bản bình thường không có giá trị tính toán (ví dụ như '30.02.85). 2. Kiểu số (Number). Bao gồm các số từ 0 đến 9, hoặc biểu thức mà kết quả trả về của nó là giá trị số. 3. Kiểu công thức. Kiểu này được bắt đầu bằng dấu “=”, trong công thức có thể dùng các toán tử “+, -, *, /, , =, &”. Nếu muốn sửa công thức thì sửa trên thanh công thức. Các toán tử tham chiếu: (:), (;), (,), khoảng trống. II. Hiệu chỉnh dữ liệu trong bảng tính Excel 1. Chọn ô dữ liệu Chọn ô cần nhập dữ liệu, gõ dữ liệu vào ô đó, mỗi ô nhập 9 ký tự và nếu nhập quá 9 ký tự thì các ký tự lớn hơn đó sẽ bị ẩn đi. - Chọn ô đơn: dùng 4 phím mũi tên hoặc kích chuột vào ô cần chọn. - Chọn khối ô không liền nhau: nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl và dùng chuột để chọn các aucanf thiết. - Chọn khối ô liền kề nhau: dùng chuột bôi đen khối ô đó. Chú ý khi muốn in ra bảng tính thì phải bôi đen ô có dữ liệu trước khi in. Để chỉnh sửa dữ liểutong ô ta di chuyển con trỏ đến ô có dữ liệu cần sửa, ấn chuột phải để xuất hiện con trỏ dọc(hoặc kích đúp chuột) hay nhấn phím F2 và đưa con trỏ tới vị trí cần chỉnh sửa. 2. Tự động mở bảng tính ưa thích Để thiết lập cho tập bảng tính tự động trong Excel thì bạn phải lưu tập tin bảng tính trong thư mục XLSTART. Cách thiết lập như sau: • Mở tập bảng tính muốn lưu làm tập tin mặc định • Nhấp chọn menu File đSave as. Hộp thoại Save as mở ra : • Đinh hướng và di chuyển đến thư mục XLSTART, nhấp vào đây để chuyển thư mục vào ổ đĩa. • Nhấp chọn Save. Trong lần khởi động Excel tới tập bảng tính đã định sẽ tự động mở. 3. Ân định phông chữ và cỡ chữ mặc định mới Thông thường, Excel áp dụng phông chữ Arial cho mọi số liệu bảng tính nhập vào ô và ấn định cỡ chữ 10. Ta có thể kiểm soát phông chữ và cỡ chữ mà Excel tự động áp dụng cho từng bảng tính mở. Có thể thay đổi phông chữ và cỡ chữ của số liệu bảng tính khi sử dụng bảng tính, cũng như áp dụng định dạng khác Ta ấn định phông chữ và cỡ chữ mặc định trong hộp thoại Options. Sau khi định xong, mỗi bảng tính mới mở ra sẽ theo xác lập mặc định : ã Nhấp chọn menu Toolsđ Options. Hộp thoại Options mở ra , chọn tab General. Nhấp vào đây và chọn phông chữ và cỡ chữ muốn gán. ã Nhấp OK. ã Một cửa sổ nhắc hiện ra, khuyến cáo bạn cần khởi động lại Excel để áp dụng xác lập phông chữ và cỡ chữ mới. ã Nhấp OK. ã Trong lần tới khởi động Excel, mọi bảng tính mới tạo sẽ theo phông chữ và cỡ chữ mặc định mới. Muốn xoá nhanh mặc định gán cho ô, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A chọn tất cả các ô, nhấp chọn Edit đ Clearđ Formats. 4. Đổi màu đường lưới. Cần thiết cho cấu trúc bảng tính trong chương trình bảng tính đường lưới cho phép phân biệt ô, cột, và hàng. Theo mặc định đường lưới hiển thị ở màu xám nhạt. Có thể thay đổi màu cho đường lưới hiện rõ trên màn hình, nhất là khi khó thấy màu mạc định trên bảng tính. Trong hộp thoại Options ấn định màu đường lưới và bật/ tắt đường lưới, để kích hoạt đặc tính đường lưới ta làm như sau: ã Nhấp chọn menu Tools đ Options. Hộp thoại Options mở ra: ã Nhấp chọn tab View, nhấp vào đây và chọn màu mới. ã Nhấp OK, Excel sẽ áp dụng màu mới. 5. Tăng tính dễ đọc nhờ in đường lưới Có thể chọn in đường lưới cùng với số liệu ô khi in tập tin trong bảng tính Excel. Theo mặc định thì đường lưới không in ra cùng với ssố liệu. Nhưng bằng cách đưa đường lưới vào bản in thì bạn sẽ dễ thấy hơn hàng và cột liên quan với nhau như thế nào. Một khi kích hoặt tuỳ chọn đường lưới, đường lưới sẽ in ra cho tập tin bảng tính đó.Giả sử mở tập tin bảng tính khác và muốn đưa đường lưới vào bản in, bạn phải kích hoạt tuỳ chọn này lần nữa. ã Nhấp vào menu Fileđ Page Setup. Hộp thoại Page Setup mở ra: nhấp tab Sheet. ã Nhấp tuỳ chọn Gridlines. ã Nhấp chọn OK Khi in tập tin, đường lưới bảng tính hiển thị cùng với số liệu. 6. Canh giữa số liệu in. Theo mặc định Excel canh hết số liệu in ở lề trái trên trang, trừ phi định khác đi. Tuy nhiên, một số bảng tính trông đẹp hơn nếu canh giữa số liệu trên trang. Trong hộp thoại Page Setup, xác định cách canh chỉnh số liệu in trên trang: ã Nhấp chọn menu Fileđ Page Setup. Hộp thoại Page Setup mở ra: ã Nhấp chọn tab Margins ã Nhấp tuỳ chọn canh chỉnh(hoặc đièu chỉnh xác lập lề trang). ã Nhấp chọn OK. 7. In công thức thay cho kết quả công thức Thông thường khi in bảng tính, bạn in kết quả công thức, chứ không phải chính công thức. Tuy vậy thỉnh thoảng bạn muốn in công thức thay vì kết quả, nhằm để cho người khác xem cách bạn xay dựng công thức hoặc sử dụng hàm để đi đến kết quả cụ thể. Khi in bảng tính, sẽ in luôn công thức. Muốn xem lại kết quả, phải vô hiệu hoá xác lập hiển thị công thức trong hộp thoại Options. ã Nhấp chọn menu Toolsđ Options. Hộp thoại Options xuất hiện: ã Nhấp chọn tab View. ã Nhấptuỳ chọn Formulas ã Nhấp OK. Excel hiển thị tất cả công thức thay cho kết quả công thức. ã Nhấp nút Print. 8. Đổi nhãn cột mặc định. Có thể đổi đề mục cột bảng tính từ mẫu tự sang sốcho tương quan với đề mục hàng. Kiểu tham chiếu này tham chiếu địa chỉ ô theo số hàng và cột . Theo mặc định , Excel áp dụng kiểu A1 tham chiếu cột theo mẫu tự và hàng theo số, chẳng hạn như E6 mô tả ô là giao của cột E và hàng 6. Cũng địa chỉ ô này ở kiểu R1C1 sẽ là R6C5. Có thể chuyển sang kiểu R1C1 cho giao diện và bảng tính Excel tương thích của người khác dùng kiểu R1C1. Trong hộp thoại Options, chuyển sang kiểu R1C1. Tuy nhiên, mỗi lần chỉ hiển thị một kiểu mà thôi. ã Nhấp chọn menu Toolsđ Options. Hộp thoại Options xuất hiện: ã Nhấp chọn tab General ã Nhấp tuỳ chọn RICl refrence style. ã Nhấp OK. Excel đổi đề mục cột từ mẫu tự sang số. 9. Giữ ô trong tầm nhìn bằng cửa sổ Watch Bảng tính càng dài càng khó giữ những ô quan trọng trong tầm nhìn khi cuốn bảng tính. Cửa sổ Watch cho phép theo dõi ô có giá trị chọn trong bảng tính, thậm chí có thể xem ô trong bảng tính khác hoặc bảng tinhd trong tập bảng tính liên kết. Cửa sổ Watch nằm trên đầu bảng tính. Nó đóng vai trò hệt như thanh công cụ Excel, có thể đặt nó ở cạnh bất kỳ trên màn hình. - Thêm cửa sổ Watch ã Nhấp nút phải chuột lên ô muốn quan sát. ã Nhấp Add Watch. Cửa sổ Watch mở ra: nếu cuốn bảng tính, cửa sổ Watch vẫn hiện diện trên màn hình. - Thêm cửa sổ Watch thứ hai: ã Nhấp Add Watch. Hộp thoại Watch mở ra ã Chọn ô muốn quan sát. ã Nhấp Add. Excel thêm ô vào cửa sổ Watch ã Làm việc xong với cửa sổ Watch, nhấp nút Close. - Muốn xoá ô khỏi cửa sổ Watch, nhấp tên ô trong cửa sổ và nhấp Delete Watch. 10. Bảo vệ ô khỏi những thay đổi bất hợp lệ Có thể bảo vệ bảng tính nhằm ngăn chặn những thay đổi bất hợp lệ trên ô. Để bảo vệ những ô nhất định, trước tiên phải mở khoá những ô không muốn bảo vệ. Những ô này chứa số liệu mà người dùng khác thay đổi hay điều chỉnh được. Mở khoá ô trong hộp thoại Format Cells. Phải khoá những ô không muốn thay đổi. ã Chọn những ô không muốn bảo vệ. ã Nhấp nút phải chuột lên ô được chọn. ã Nhấp Format Cells. Hộp thoại này mở ra: ã Nhấp tuỳ chọn Locked. ã Nhấp OK ã Nhấp Toolsđ Protectionđ Protect Sheet. Hộp thoại Protect Sheet hiển thị: ã Gõ mật mã bảng tính. ã Chọn những khoản mục muốn người dùng khác thay đổi được tronh bảng tính. ã Nhấp OKđ gõ lại mật mãđ Nhấp OK tiếp. 11. Cố định đề mục cho dễ cuốn Trong quá trình làm việc với bảng tính dài, cần giữ nhãn cột hay hàng trong tầm nhìn. Bảng tính càng dài và rộng càng mất tời gian cuốn về đầu bảng tính để xem các đề mục . Excel có đặc tính khoá đề mục hàng hay cột. Có thể cố định chúng sao cho chúng được giữ cố định trong tầm nhìn. Khi in bảng , se không in đề mục được giữ cố định. Đề mục hàng và cột hiển thị như bình thường trên bảng tính. ã Nhấp ô bên dưới hàng hay bên phải cột muốn khoá. ã Nhấp Windowđ Freeze Panes. Excel chèn đường làm nổi bật đề mục được giữ cố định. Khi cuốn bảng tính, đề mục hàng hay cột vẫn hiện diện trên màn hình. - Để giải phóng đề mục được giữ cố định, nhấp Windowđ Unfreeze Panes. 12. Xuống dòng văn bản trong ô bảng tính. Nếu gõ dòng số hay văn bản vượt quá chiều rộng của ô bảng tính, văn bản tự động trải ra nhiều cột. Muốn văn bản hiển thị trong một , bạn yêu cầu Excel xuống dòng văn bản. Excel tự động nới rộng ô để chứa dòng văn bản mới. Trong hộp thoại Format Cells, kích hoạt tuỳ chọn Wrap Text. ã Chọn ô muốn xuống dòng ã Nhấp phải chuột lên ô được chọn. ã Nhấp FormatđCells hiển thị hộp thoại Format Cellsđ nhấp tab Alignmentđnhấp tuỳ chọn Wrap Text ã Nhấp OK. 13. Tăng sức hấp dẫn với chữ xiên. Có thể tăng sức hấp dẫn cho văn bản bằng cách đặt chữ xiên trong ô. Kỹ thuật này còn làm cho đề mục cột dài chiếm ít không gianngang hơn trên bảng tính. Thường ngăn không cho Excel trải dài số liệu sang trang tài liệu thứ hai. Lmf cho văn bản ô nghiêng lên hay nghiêng xuống theo độ xoay. Theo mặc định, góc xoay ấn định ở 0 độ. Nếu ấn định chiều văn bản ở số dương, chẳng hạn như 25, Excel đặt nghiêng văn bản theo chiều hướng lên. Còn như ấn định chiều văn bản ở số âm, như –40, Excel đặt xiên văn bản theo chiều hướng xuống. Ân định chiều văn bản trong hộp thoại Format Cells. Hộp thoại còn đưa ra tuỳ chọn ấn định chữ dọc thay vì chữ ngang. ã Nhấp chọn ô văn bản muốn đặt chữ xiên. ã Nhấp chọn menu Format Cells(nhấn luôn phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells)đ nhấp tab Alignment đ nhấp dấu chiều (Orientation marker). * Nhấp vùng văn bản dọc hiển thị văn bản theo chiều dọc thay vì chiều ngang trong ô. ã Nhấp OK. 14. Phóng lớn ô bằng xác lập Fit Selection Xác lập Fit Selection phóng lớn nhóm ô đã chọn trong bảng tính. Giả sử chọn xác lập khác, như 200% chẳng hạn, Excel phóng lớn bất kể bạn chọn ô nào phóng lớn trong một bảng tính không ảnh hưởng đến những bảng tính khác. truy cập xác lập Fit Selection qua nút Zoom trên thanh công cụ Standard hoặc hộp thoại Zoom. Tuy nhiên, dùng nút Zoom sẽ cho kết quả nhanh hơn. Khi muốn trở về khung nhìn bình thường, nhấp nút Zoom trên thanh công cụ và chọn phần trăm thu phóng khác. ã Chọn ô muốn phóng lớn trên màn hình. Nhấp vào đây và nhấp Selection ã Nhấp chọn OK. ã Excel phóng lớn ô đã chọn. 15. Thay đổi màu nền cho bảng tính Excel Có thể thêm hình nền phía sau số liệu ô bảng tính. Ví dụ, chèn hình chụp toà nhà công ty hay logo công ty…Khi chèn hình vào bảng tính, hình chỉ hiển thị tren bảng tính hoạt động, những bảng tính còn lại trong tập bảng tính vẫn giữ nền trắng mặc định. Nhớ chọn hình không lấn áp số liệu bảng tính. Nhằm đạt kết quả tốt nhất, chọn hình trong suốt hoặc màu nhạt. Cần điều chỉnh xác lập độ trong suốt trong chương trình đồ hoạ trước khi nhập hình vào Excel. Tăng tính dễ đọc của bảng tính thông qua thay đổi định dạng số liệu. Ví dụ, thử phông chữ đậm hơn hoặc màu chữ đậm hơn. Tuỳ theo kích thước hình gốc, Excel có thể xếp lớp. Giả như không muốn xếp lớp, chỉnh lại kích trước hình trong chương trình đồ hoạ. ã Nhấp Formatđ Sheetđ Backgroundđ chọn tập tin hình ảnh muốn dùng làm nền.đ nhấp Insert. ã Muốn xoá nền, hiển thị bảng tính và nhấp Formatđ SheetđDelete Background. 16. Bổ sung máy tính số học vào thanh công cụ Excel. Ta có thể bổ sung phiên bản máy tính số học vào thanh công cụ Excel để thực hiện các phép toán. Nhờ kích hoạt nút Calculator, bạn mở cửa sổ này và nhập ph