Báo cáo Thực tế quá trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Trung tâm kinh doanh hàng thời trang Hà Nội

ho thị trường dệt may Việt Nam, công ty đã và đang đẩy mạnh việc thiết kế, sản xuất các mặt hàng thời trang với thương hiệu Vinatex fashion phù hợp với thị hiếu, thị trường trong và ngoài nước. Thành tích đạt được: + Được công nhận đơn vị xuất sắc năm 2002, 2003, 2004 do Tổng công ty Dệt may Việt Nam và Bộ công nghiệp cấp. + Được công nhận hàng Việt Nam chất lượng cao năm 2005 Cùng với xu thế phát triển mới, hiện nay công ty đang tiến hành chuẩn bị cổ phần hoá. Đây là điều kiện thuận lợi để công ty tự "cởi trói", thoát khỏi tình trạng trì trệ cũ để vươn lên tự khẳng định mình hoạt động cho mục đích cuối cùng là thúc đẩy sự tăng trưởng vốn, lấy đó làm cơ sở để từng bước nâng cao đời sống cho người lao động. Cho đến nay, công ty đã đạt được nhiều thành tựu và xây dựng cho mình được chỗ đứng vững chắc trên thương trường. Tuy nhiên không tự hài lòng với chính mình, vừa qua Ban giám đốc công ty đã đầu tư sửa chữa và mở rộng cơ sở hạ tầng như mở thêm tầng 3, trang thiết bị... ở 25 Bà Triệu... nhằm bắt kịp với tiến trình phát triển chung của toàn xã hội. Tập đoàn Dệt may Việt Nam (Vinatex) sẽ dựa trên 36 điểm bán hàng hiện có gồm 11 siêu thị, 19 cửa hàng thời trang và 6 siêu thị mini để lập thành chuỗi hệ thống siêu thị riêng cua Vinatex với tên gọi chung là Vinatex Mart. Tên đơn vị kinh tế trực thuộc: Trung tâm kinh doanh hàng thời trang Hà Nội. Trụ sở giao dịch số 25 phố Bà Triệu - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội QĐTL số 463/QĐ-TCHC ngày 06/7/2002 của Tổng công ty Dệt may Việt Nam. Vốn: 1.562.500 Số ĐKKD 109963 ngày cấp 14/9/1995 của Bộ Kế hoạch và đầu tư. Ngành nghề kinh doanh: Tìm kiếm khai thác thị trường hàng dệt may Việt Nam, giới thiệu tiêu dùng các sản phẩm hàng thời trang của các đơn vị thành viên Tổng công ty, kinh doanh các mặt hàng dệt may thời trang, thực hiện một số nhiệm vụ khác do Tổng công ty giao. 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của TTKDHTTHN - Tìm kiếm và khai thác thị trường hàng dệt may thời trang. - Giới thiệu tiêu dùng các sản phẩm dệt may thời trang của các đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam. - Chuyên KD các mặt hàng thời trang, KD hàng công nghệ thực phẩm, nông lâm hải sản, thủ công mỹ nghệ, thiết bị văn phòng, các mặt hàng công nghiệp tiêu dùng. Với mục đích hoạt động như trên, nội dung hoạt động chủ yếu của công ty là KD mua bán các mặt hàng thời trang của các đơn vị thành viên. Phạm vi hoạt động của công ty không chỉ trong thành phố mà được phép mở rộng, khai thác, tiêu thụ hàng hoá trong phạm vi cả nước. Theo pháp lệnh hiện hành, công ty được liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế mở rộng hoạt động KD. 1.1.2. Quá trình hoạt động của TTKDHTTHN Năm 2001 nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động bán lẻ, lãnh đạo của tập đoàn Dệt may Việt Nam đã đề ra một trong những mục tiêu chiến lược của tập đoàn xây dựng hệ thống siêu thị Vinatex khắp toàn quốc với thương hiệu Vinatex Mart. Tập đoàn dệt may Việt Nam tập trung một phần nguồn lực của mình mạnh dạn đầu tư cho mô hình KD bán lẻ theo hình thức chuỗi siêu thị tự chọn. Từ cửa hàng thời trang Vinatex tại Sài Gòn tới các cửa hàng thời trang Vinatex khác, năm 2003 ra đời siêu thị Nguyễn Tất Thành tại Quận 4 Thành phố Hồ Chí Minh chuyên KD tổng hợp các loại thực phẩm, hoá phẩm, đồ gia dụng, hàng lưu niệm, hàng quần áo... nhưng chủ yếu là hàng dệt may là chủ lực. Hòa cùng với tốc độ phát triển công nghiệp, trong thời gian qua trên lĩnh vực thươg mại của Hà Nội đã có được diện mạo mới với hàng loạt các siêu thị, trung tâm thương mại đã hình thành, đi vào hoạt động, tạo ra một nhịp sống thương mại hết sức sôi động cho địa phương. Trong số các siêu thị đang hoạt động, hệ thống siêu thị của Vinatex Mart với lợi thế riêng biệt đã và đang vươn lên là những kênh phân phối hàng đầu tại Hà Nội hiện nay và đánh dấu một chặng đường phát triển sau 4 năm hình thành. Khởi đầu một đơn vị KD mặt hàng thời trang Vinatex fashion thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam - Vinatex, trước nhu cầu phát triển chung của toàn hệ thống Vinatex trước xu hướng hội nhập kinh tế và nhu cầu ngày càng tăng của thị trường trong nước về mặt hàng dệt may. Vinatex Mart hình thành từ năm 2001 với siêu thị đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh. Cho đến nay, sau 6 năm đi vào hoạt động, hệ thống siêu thị này đã có một sự phát triển nhanh chóng với 46 điểm bán có mặt trên 16 tỉnh thành trong cả nước không chỉ dừng lại ở việc mở rộng quy mô, cũng chỉ sau một thời gian ngắn ngủi ấy, do có những đường đi, nước bước, tầm nhìn chiến lược trong KD, nắm bắt được nhu cầu của thị trường cũng như xu hướng phát triển của loại hình KD siêu thị, Vinatex Mart đã gặt hái được những thành công trên thương trường với nhịp độ tăng trưởng trong doanh thu bán hàng đạt được ở mức 150% hàng năm. CTyKDHTTVN đã có 3 năm liên tục 2004 - 2006 đạt danh hiệu "Hàng Việt Nam chất lượng cao", nằm trong top 10 nhà bán lẻ Việt Nam, Top 500 nhà bán lẻ Châu Á - Thái Bình Dương 2007. Từ nay đến năm 2010, Vinatex Mart cố gắng phấn đầu và phát triển mạng lưới hình thành điểm bán lẻ, siêu thị của mình phủ kín các tỉnh thành, huyện thị đông dân mở 80 cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại và trung tâm bán sỉ. Tiếp tục bổ sung nền tảng cho việc trở thành trụ cột chính trong việc bảo vệ thị phần hàng dệt may Việt Nam tại thị trường nội địa. Vinatex Mart cố gắng hơn nữa để trở thành một tập đoàn bán lẻ nằm trong top 3 của hệ thống bán lẻ Việt Nam. Đồng thời, phấn đấu trở thành DN hàng đầu trong lĩnh vực KD hàng dệt may. 1.1.3. Tình hình KD của trung tâm qua các năm: Trong nền kinh tế, nhiệm vụ của mỗi DN là thực hiện tái sản xuất của cải, vật chất góp phần tạo ra tổng sản phẩm xã hội bằng nguồn lực sẵn có. Do vậy các nhà quản trị của TTKDHTTHN luôn nỗ lực nghiên cứu để tạo ra các biện pháp KD phù hợp nhằm không ngừng gia tăng nội lực và tìm kiếm lợi nhuận. Có thể khái quát các nguồn lực chủ yếu của công ty như sau: 1.1.3.1. Vốn kinh doanh Vốn KD bao giờ cũng là tiền đề, là cơ sở để DN tính toán, hoạch định các chiến lược và kế hoạch KD. Với ý nghĩa đó, vốn là điều kiện quan trọng quyết định sự ra đời, tồn tại và phát triển của DN. Vì kinh doanh thương mại giữ vai trò chủ yếu nên TTKDHTTHN có đặc điểm về vốn tương đối phù hợp với nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty. Bảng 1.1. Cơ cấu vốn KD của Trung tâm Đơn vị: 1000đ Cơ cấu nguồn vốn Năm 2005 Năm 2006 So sánh Số tiền % Số tiền % Số tiền % Vốn KD 7.947.728 100 7.642.626 100 -305.102 -3,84 Vốn lưu động 3.717.039 44,77 4.280.605 56 563.566 15,2 Vốn cố định 4.230.689 53,23 3.362.021 44 -868.668 -20,5 Vốn do NSNN cấp 7.354.706 92,54 7.096.827 92,86 -257.879 -3,51 Vốn tự bổ sung 593.022 7,46 545.798 7,14 -47.224 -7,96 Nhìn vào biểu cơ cấu nguồn vốn của công ty ta tháy vì là một doanh nghiệp Nhà nước nên công ty có nguồn vốn chủ yếu do ngân sách nhà nước cấp (Chiếm tỷ trọng trên 90%). So sánh số liệu năm 2006 với 2005 ta thấy các nhà quản trị của công ty đã có sự đánh giá đúng đắn, nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp giảm (giảm 257.879 nghìn đồng về số tuyệt đối, chiếm tỷ lệ 3,51% về số tương đối) và tăng nguồn vốn lưu động được 593.566 nghìn đồng về số tuyệt đối ứng với 15,2% về số tương đối do vậy đã đưa nguồn vốn lưu động của công ty đạt 56% trong tổng vốn kinh daonh. Tuy nhiên ban lãnh đạo công ty cũng nên nghiên cứu kỹ và xác định chính sách nhu cầu về vốn kinh doanh của công ty để trên cơ sở đó "nghệ thuật" sử dụng vốn cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh của từng giai đoạn cụ thể và phát triển được vốn, đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường và xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế. 1.1.3.2. Lao động Để đất nước có một nền kinh tế phát triển thì cần có sự tham gia của các doanh nghiệp hùng mạnh mà con người chính là yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Nhận thức được điều này, TTKDHTTHN luôn chăm sóc người lao động, lấy họ làm trung tâm để thực hiện sản xuất kinh doanh. Do đặc thù là ngành công nghiệp nhẹ nên đòi hỏi đội ngũ công nhân phải làm việc nhiệt tình, có khả năng bán hàng và giới thiệu sản phẩm nên công ty thu hút phân lớn lao động là nữ. Số lượng lao động nam không nhiều chủ yéu nắm giữ vị trí như những công việc đòi hỏi sức khoẻ như lái xe, bảo vệ, phụ kho,... Công ty thường quan tâm đến chiến lược phát triển về con người mà cụ thể là công ty thường xuyên có kế hoạch và thực hiện bồi dưỡng cho cán bộ chủ chốt như mời giảng viên chuyên môn về bán hàng, Marketing về giảng dạy và hướng dẫn cách bán hàng, chăm sóc hàng để tạo ấn tượng tốt với khách và mục đich cuối cùng là bán được nhiều hàng, đem lại lợi nhuận cao cho công ty, hay để tổ chức cho cán bộ đi tập huấn ở nước ngoài: Singapo... tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích người lao động học tập và nâng cao trình độ chuyên môn và chính trị,... Nhìn chung, chất lượng lao động của toàn công ty đạt ở mức trung bình đó là do đặc thù chủ yếu của công ty là bán hàng, cung cấp dịch vụ và may mặc nên những công việc này không đòi hỏi phải lao động trí óc nhiều mà chỉ đòi hỏi sức khoẻ, sự dẻo dai và khéo léo, chăm chỉ, nhiệt tình... 1.1.3.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật Tận dụng những thế mạnh vốn có, công ty luôn đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi. Vói mạng lưới kinh doanh rộng lớn, xuất hiện trên hầu hết các khu phố chính tại Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi để công ty thực hiện tốt mục tiêu trên. Ngoài trụ sở chính tại 25 Bà Triệu, công ty còn có các đơn vị trực thuộc sau đây: - Cửa hàng TT Vinatex Kim Liên - Cửa hàng TT Vinatex Cầu Giấy - Cửa hàng TT Vinatex Thanh Xuân - Cửa hàng TT Vinatex Khâm Thiên - Cửa hàng TT Vinatex Thành Công - Cửa hàng TT Vinatex Giảng Võ - Đại lý Vinatex Tông Đản - Đại lý Vinatex Hồ Tây - Đại lý Vinatex Đại La - Đại lý Vinatex Nguyễn Phong Sắc - Đại lý Vinatex Lê Duẩn - Đại lý Vinatex Định Công - Đại lý Vinatex Thanh Hoá - Đại lý Vinatex Chợ Bưởi - Đại lý Vinatex Hải Dương - Siêu thị tổng hợp Hà Đông - Tổng kho 8/3 .... Công ty có lợi thế kinh doanh rất tốt, trong năm 2006 đã tập trung cải tạo nâng cấp, và xây dựng và khai chương tầng 3 siêu thị tại 25 Bà Triệu. Văn phòng Công ty cũng được trang bị thêm một số phương tiện hiện đại phục vụ đắc lực cho công ty trong việc quản lý. Ngoài ra công ty còn tận dụng lợi thế của mình bằng cách cho thuê đất, mặt bằng, những nơi kinh doanh không hiệu quả để thu được số tiền ổn định hàng tháng, góp phần tăng thêm lợi nhuận trong kỳ cho công ty. 1.1.3.4. Đặc điểm nguồn hàng và các hình tức tạo nguồn Nắm được đặc điểm của người tiêu dùng nói chung là muốn mua được hàng hoá có chất lượng, mẫu mã phong phú, hình thức hấp dẫn nhưng giá phải hợp lý, bởi vậy công ty luôn phải tập trung nghiên cứu phân loại các nguồn hàng, lựa chọn hình thức mua hợp lý và đề ra các biện pháp nhằm khai thác tối đa nguồn hàng trên thị trường. Công ty thương mua hàng theo các nguồn sau: - Nguồn hàng sản xuất trong nước. Bao gồm những hàng hoá do các đơn vị sản xuất công, nông lâm, ngư nghiệp thuộc các thành phần kinh tế sản xuất ra. Sử dụng nguồn hàng này có nghĩa là phát huy ưu thế chủ động tìm hiểu khả năng sản xuát, tiến độ giao hàng, chất lượng sản phẩm..., điều kiện tiếp nhận đơn giản. Ngoài ra, công ty còn tận dụng một bộ phận nhỏ là nguồn hàng tồn kho của các đơn vị sản xuất nhưng trong điều kiện hàng hoá đủ chất lượng và giá thành thấp. 1.1.3.5. Kết quả sản xuất kinh doanh của TTKDHTTHN Nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước nên là một quốc gia ổn định về chính trị, đường lối ngoại giao, chiến lược phát triển kinh tế, xã hội hợp lý, hệ thống luật pháp tác động đến quyền lợi của doanh nghiệp và người tiêu dùng. Đó là một môi trường vĩ mô tác động trực tiếp tạo điều kiẹn thuận lợi cho công ty phát triển. Tuy nhiên mặt trái của cơ chế thị trường là sự xuất hiện của nhiều khó khăn mà công ty hiện đang phải đối mặt: có nhiều mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc với hình thức đẹp, mẫu mã phong phú và đặc biệt là giá rẻ cạnh tranh với hàng sản xuất trên dây chuyền lạc hậu, chất lượng chưa tốt, giá cả lại cao tạo sức ép với công ty. Trước tình hình đó, ban lãnh đạo công ty đã có nhiều quyết sách đúng đắn trong đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh: chỉ đạo phòng kế hoạch kinh doanh triển khai tìm hiểu và kinh doanh hàng may mặc cao cấp nên đã tạo ra doanh số cao hơn cho công ty. Công ty đã biết khai thác thế mạnh tham gia vào nhiều hội chợ tại Hà Nội. Những yếu tố này đã góp phần làm tăng doanh thu của công ty. Bảng 1.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của trung tâm Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu Năm So sánh 2004 2005 2006 2005/2004 2006/2005 Số tiền % Số tiền % Doanh thu 41.159.592 62.724.940 82.477.925 21.565.348 52,39 19.752.985 31,49 Nộp ngân sách Nhà nước 1.022.426 1.081.645 1.385.732 52.219 5,79 304.087 28,11 Lợi nhuận trước thuế 435.490 499.490 550.205 64.000 14,7 50,715 10,15 Thu nhập bình quân 408,5 506 850 97,5 23,87 344 67,98 Số liệu trên cho thấy doanh thu của trung tâm liên tục được tăng lên qua các năm với con số tương đối lớn, không những thế mà chỉ tiêu nộp ngân sách và lợi nhuận cũng tăng đều qua các năm chứng tỏ trung tâm chấp hành và thực hiện rất tốt nghĩa vụ đối với nhà nước, đồng thời trung tâm luôn quan tâm đến đời sống của người lao động. Điều này chứng tỏ sự lớn mạnh và phát triển không ngừng của công ty sẵn sàng chuẩn bị để hội nhập kinh tế quốc tế trong thời gian tới. 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý tại TTKDHTTHN Để thành công trong kinh doanh, hoạt động của mọi doanh nghiệp đều cần được thực hiện trên nền của một hệ thống cấu trúc hợp lý và có hiệu quả. Trong các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, hệ thống tổ chức cần phải đảm bảo khả năng thích ứng tốt với các xu hướng vận động, tăng trưởng hy suy thoái trong kinh doanh. Nắm vững điều đó TTKDHTTHN trong những năm qua đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ vững vàng về chính trị, có năng lực về chuyên môn hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Đến nay bộ máy quản lý của công ty đã có những thay đổi hợp lý được xây dựng theo quan điểm gọn nhẹ, hiệu quả, phù hợp với cơ chế thị trường đáp ứng được yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời bảo đảm tính tập trung thống nhất theo chế độ một thủ trưởng. Ban lãnh đạo công ty bao gồm: - Ban giám đốc: Là người do Tổng công ty bổ nhiệm, vừa là đại diện cho nhà nước, vừa là đại diện cho công nhân viên chức quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc là người có quyền hành cao nhất tổ chức, chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng pháp luật và nghị quyết của hội đồng công nhân viên chức chịu trách nhiệm trước tập thể cán bộ, Nhà nước cơ quan chủ quản. Giám đốc là người đại diện pháp nhân cho công ty trong quan hệ kinh tế với các bạn hàng là người ký nhận vốn và các nguồn lực khác cho công ty. Giám đốc có trách nhiệm xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, đề nghị cơ quan chủ quản quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các Phó giám đốc, Kế toán trưởng, xây dựng và tổ chức thực hiện điều lệ của công ty. - Phó giám đốc: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc theo sự phân công uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao. Quyền hạn và trách nhiệm: phụ trách các lĩnh vực công tác theo phân công, đảm nhiệm đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, của ngành cũng như mục tiêu, phương hướng nhiệm vụ của công ty, có trách nhiệm chỉ đạo các phòng ban chuyên môn, chuẩn bị các văn bản báo cáo chuyên đề và tổ chức triển khai, sau đó báo cáo kết quả tại hội nghị giao ban. - Kế toán trưởng: do giám đốc công ty trực tiếp lựa chọn. Các phòng ban: - Phòng kế toán + Chức năng: tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo các đơn vị trực thuộc công ty thực hiện đúng pháp luật kế toán thống kê của Nhà nước và điều lệ tài chính kế toán hiện hành, tham mưu giúp việc công ty quản lý, sử dụng vốn, tài sản và các hoạt động tài chính đạt hiệu quả đúng pháp luật. + Nhiệm vụ: tập hợp, theo dõi, ghi chép và xử lý các số liệu trong quá trình sản xuát kinh doanh, cuối kỳ lập quyết toán cho công ty. - Phòng hành chính tổng hợp: + Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc tổ chức, sắp xếp và quản lý cán bộ phụ trách các công việc hành chính như bảo vệ, văn thư, quan tâm tới các chính sách xã hội. + Nhiệm vụ: quản lý số cán bộ công nhân viên, vị trí làm việc của từng người, quyền hạn và trách nhiệm của họ đối với công ty, tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và triển khai việc thực hiện các văn bản nghị định của nhà nước về quản lý cán bộ, xây dựng nội quy công ty, tổ chức công tác bảo vệ an ninh trật tự nơi làm việc chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. - Phòng bán Marketing + Chức năng: tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo hướng dẫn thực hiện kinh doanh, mở rộng thị trường mặt hàng kinh doanh. + Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch chiến lược kinh doanh cho toàn công ty, thực hiện công tác thống kê báo cáo, dự báo thăm dò thị trường, lập các phương án tăng cường sức mạnh cạnh tranh và mở rộng thị trường, mặt hàng, hướng dẫn các đơn vị thành viên lập kế hoạch sản xuất kinh doanh từng kỳ và giám sát việc thực hiện của họ, ngoài ra còn trực tiếp kinh doanh tổ chức nguồn hàng bán buôn và giao hàng cho các đơn vị bán. - Phòng dự án - kế hoạch + Chức năng: tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công tác dự án - kế hoạch của toàn công ty. + Nhiệm vụ: tiến hành khảo sát tình hình thực tế, đề ra các phương hướng biện pháp về công tác đầu tư XDCB, trình giám đốc phê duyệt sau đó triển khai thực hiện; lập tính toán và dự báo khối lượng đầu tư trong kỳ kế hoạch tới. Cơ cấu bộ máy quản lý của TTKDHTTHN được trình bày khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1. Bộ máy tổ chức quản lý của TTKDHTTHN BAN GIÁM ĐỐC Kho trung tâm Hệ thống cửa hàng siêu thị Các phòng ban 1.3. Tổ chức công tác kế toán tại TTKDHTTHN Do cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty là bao gồm nhiều cửa hàng và các đơn vị trực thuộc lại đặt ở nhiều nơi khác nhau trong địa bàn thành phố Hà Nội nên để thuận tiện cho việc quản lý và điều hành công việc kinh doanh một cách có hiệu quả, công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung với: - Hình thức kế toán: Nhật ký chung - Phương pháp kế toán TSCĐ + Nguyên tắc đánh giá tài sản: Giá trị đầu tư tài sản ban đầu + Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: khấu hao tuyến tính theo nhóm tài sản. + Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: theo phương pháp FIFO + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính các khoản dự phòng: tình hình trích lập và hoãn dự phòng: không có + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: đồng Việt Nam, theo tỷ giá quy đổi ngoại tệ của ngân hàng Công thương Việt Nam. + Niên độ kế toán: bắt đầu 01/01/ kết thúc 31/12 hàng tháng. 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại TTKDHTTHN Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, phòng kế toán công ty đã bố trí một đội ngũ cán bộ hợp lý, phối hợp ăn khớp và đạt hiệu quả cao. Phòng gồm 6 cán bộ. - Trưởng phòng: chịu trách nhiệm chung đồng thời chịu trách nhiệm về tài vụ, xây dựng kế hoạch và theo dõi các chỉ tiêu thuộc về kế hoạch tài chính, có quan hệ trực tiếp với nhân sách. Kiểm tra, kiểm soát tất cả các hoạt động của thuộc lĩnh vực tài chính kế toán của toàn công ty, kiểm tra ký tắt và chịu trách nhiệm trước giám đốc và phó giám đốc. Theo dõi, phân phối các quỹ của công ty, lưu trữ hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn, điều hành các tổ trưởng kế toán của các cửa hàng, các kế toán viên của phòng trong quá trình làm việc. - Phó phòng: giúp trưởng phòng phụ trách các vấn đề được phân công, chịu trách nhiệm cá nhân trước trưởng phòng, giám đốc và phó giám đốc. Theo dõi tam ứng và tài sản cố định của toàn công ty hạch toán các khoản thuế, cuối mỗi tháng lập báo cáo nhanh về các chỉ tiêu tài chính, kết quả kinh doanh của tổng công ty. - Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản công nợ kiêm hạch toán tiền mặt tại công ty. - Kế toán chi phí: hạch toán toàn bộ các khoản chi phí của công ty hàng tháng tính giá thành sản phẩm, phân bổ chi phí. - Kế toán ngân hàng: phục trách các nghiệp vụ liên quan tới ngân hàng. - Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu chi tiền mặt, ngân phiếu khi có chứng từ hợp lệ, hàng ngày ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê số lượng tồn quỹ, và đối chiếu với số trên sổ sách, thực hiện đúng nguyên tắc về quản lý quỹ do nhà nước ban hành. Ngoài ra, tại mỗi đơn vị trực thuộc đều có tổ kế toán được bố trí từ 2 đến 4 nhân viên trong đó có 1 tổ trưởng kế toán. Họ tiến hành ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình. Cuối tháng tổ trưởng kế toán tổng hợp số liệu, lập bảng kê chuyển về phòng kế toán công ty. Nhìn chung, công ty có đội ngũ cán bộ kế toán có năng lực tận tâm với công việc phục vụ đắc lực cho công tác quản lý tài chính của công ty. Sơ đồ1.2. Bộ máy của TTKDHTTHN Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán chi phí Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Tổ trưởng kế toán của hàng 25 Bà Triệu Tổ trưởng kế toán siêu thị Hà Đông Hình thức sổ sách kế toán của trung tâm sử dụng hình thức nhật ký chung. Với hình thức này bộ phận kế toán sử dụng hệ thống số: Nhật ký chung, sổ cái, các sổ kế toán chi tiết. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái, sổ chi tiết theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu tính khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bản tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ chi tiết) lập các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại trung tâm KDHTT Hà Nội. Sơ đồ: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại trung tâm KDHTT Hà Nội Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Chứng từ gốc gồm: Phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn thuế giá trị gia tăng Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết tài khoản 511, 641, 642… Sổ cái gồm: Sổ cái tài khoản: 641, 642, 511, 911… Trung tâm không sử dụng phần mềm kế toán máy mà sử dụng chương trình Excel để tính toán. 1.3.2. Kế toán một số thành phần chủ yếu. 1.3.2.1. Kế toán vốn bằng tiền 1.3.2.1.1. Hạch toán tiền mặt - Tiền mặt là tài sản của doanh nghiệp được thể hiện trực tiếp bằng tiền gồm tiền Việt Nam, Ngoại tệ, Vàng bạc, Kim loại quý. - Nguyên tắc quản lý tiền mặt: + Giám đốc doanh nghiệp chịu trách nhiệm lựa chọn người thủ quỹ để quản lý tiền mặt. + Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải có chứng từ chứng minh. + Thủ quỹ không được kiêm kế toán. + Phải thường xuyên đối chiếu số liệu giữa số tiền mặt tồn thực tế và số liệu trên sổ kế toán. Số chênh lệch phải tìm hiểu nguyên nhân để xử lý. + Cuối kỳ kế toán phải kiểm kê tiền mặt. - Tài khoản sử dụng: 1111 tài khoản này phản ánh sự biến động tăng, giảm, tồn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp. - Trình tự hạch toán tiền mặt: + Thu tiền mặt (30 tháng 9 năm 2007) Nợ TK 1111 Q: 8.668.575.228 Có TK 1111C: 5.231.877.700 Có TK 3383: 61.560 Có TK 131: 32.630.000 Có TK 336: 3.404.005.968 + Chi tiền mặt (30 tháng 9 năm 2007) Nợ TK 641: 79.341.557 Nợ TK 642: 16.962.743 Nợ TK 133: 3.896.840 Nợ TK 112: 2.834.000.000 Nợ TK 331: 20.000.000 Nợ TK 334: 115.135.713 Nợ TK 131: 6.930.000 Nợ TK 141: 9.000.000 Nợ TK 336: 4.320.833.205 Có TK 1111Q: 7.406.100.078 1.3.2.1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng. - Tiền gửi ngân hàng là loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được gửi tại ngân hàng khi doanh nghiệp cần chi tiêu có thể rút về bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng phương thức chuyển khoản doanh nghiệp gửi tiền vào ngân hàng phải được nhận lãi và phải giữ bí mật về số dư tiền mặt của doanh nghiệp. - Tài khoản sử dụng 112. TK này phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiệu có gửi tại ngân hàng. - Chi qua tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 336: 1.905.950.895 Nợ TK 3331: 41.550.643 Nợ TK 3383: 40.000.000 Nợ TK 133: 110.392 Nợ TK 642: 1.103.918 Có TK 112: 1.988.715.848 - Gửi tiền ngân hàng: Nợ TK 112: 18.735.405 Có TK 3383: 533.800 Có TK 515: 2.751.605 Có TK 336: 15.450.000 1.3.2.1.3. Hạch toán tiền đang chuyển - Tiền đang chuyển là các khoản tiền đang gửi vào NH chưa nhận được giấy báo có của NH - TK sử dụng 113: Tk này phản ánh sự biến động tăng giản tiền đang chuyển tại doanh nghiệp. 1.3.2.2. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) - Khái niệm: TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp. Xuất phát từ nguyên tắc quản lý TSCĐ, khi tính giá TSCĐ kế toán phải xác định được 3 chỉ tiêu là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. 1.3.2.2.1. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ - Thủ tục kiểm toán chi tiết TSCĐ + Lập biên bản bàn giao TSCĐ: chứng từ, hoá đơn mua TSCĐ, và bộ hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ, các giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ TSCĐ. + Lập thẻ TSCĐ + Sổ TSCĐ: theo dõi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận sử dụng TSCĐ.