Báo cáo Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của đội may Công ty Tháng 8

là nhỏ. Nguyên vật liệu ngành in Sau khi công ty nhận đơn đặt hàng kèm bản mẫu in của Công an thành phố, phòng kế hoạch cùng đội trưởng đội in lên kế hoạch vật tư cần dùng chủ yếu là giấy, mực in, bản kẽm. Nếu vật liệu tồn không đủ thì được duyệt mua thêm. Hạch toán nguyên vật liệu ngành in luôn chú trọng tới giá trị thực của vật liệu bởi đặc điểm của nó là thường bị mốc, ngả màu theo thời gian. Việc đánh giá giá trị thực đảm bảo sổ sách phù hợp thực tế. Nguyên vật liệu xây dựng Mỗi công trình xây dựng được phòng kế hoạch và đội xưởng đội xây dựng lập kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu thường gồm gạch, đá, xi măng, sắt thép….. Đặc điểm nguyên vật liệu xây dựng thường là không nhập kho, mua theo nhu cầu sử dụng ngắn hạn, ký hợp đồng với nhà cung cấp giao hàng theo đợt. Nguyên vật liệu xây dựng luôn được nhân viên thống kê theo dõi và báo cáo. Dựa trên báo cáo này, kế toán vật tư xác định số lượng giá trị nguyên vật liệu dùng cho mỗi công trình. Vật liệu trong công ty được phân loại theo công dụng, tính năng, phẩm cấp để quản quản lý và sử dụng. Vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì, phế liệu thu hồi. 2. Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng trong Công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm cấp, chất lượng. Bên cạnh đó, vật liệu thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được vật liệu vần phải tiến hành phân loại vật liệu có tính năng, vai trò khác nhau với những biện pháp quản lý và hạch toán khác nhau. Căn cứ vào nguồn thu nhập, vật liệu được chia thành: Vật liệu do bên gia công chuyển sang Vật liệu do mua ngoài Vật liệu do tiết kiệm sản xuất nhập kho Phế liệu thu hồi. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên thực thể sản phẩm như các loại vải chính, vải lót, mếch… Vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất như tăng chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm như các loại cúc khóa, nhãn mác, đệm vai… Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như điện thắp sáng, điện để là, dầu mỡ máy khâu… Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết phục vụ thay thế sửa chữa máy vá các thiết bị từng loại như kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt và các vật liệu khác. Bao bì: Là loại vật liệu dung để đóng gói, làm đẹp bảo quản sản phẩm hoàn thành như bìa cứng, túi nilon… Phế liệu thu hồi: Vải thừa, vải vụn, bông vụn… 3. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu thống nhất. Đối với số lượng vật liệu gia công kế toán của Công ty theo dõi về mặt số lượng, không đánh giá về mặt giá trị. Đối với vật liệu mua ngoài của Công ty, các nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, số lượng và giá trị không lớn, do đó Công ty sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. 3.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu gia công nhập kho: Như ở trên đã trình bày, Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau vào các thời điểm khác nhau nên giá thu mua, chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị vật liệu cũng khác nhau. Có hai loại để hạch toán vật liệu song trong thực tế Công ty chỉ sử dụng một loại giá thực tế để hạch toán vật liệu: Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí vật liệu mua = ghi trên + nhập khẩu + thu mua ngoài nhập kho hóa đơn (nếu có) (theo chứng từ) Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì giá thực tế vật liệu nhập kho chính là giá ghi trên hóa đơn GTGT. Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. 3.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Giá thực tế vật liệu gia công xuất kho: Khi xuất kho hàng gia công, kế toán vật liệu chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, khi nào hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển những chi phí vận chuyển vào chi phí gia công và không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất kho vât liệu. Giá thực tế vật liệu mua ngoài xuất kho: Doanh nghiệp tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước. VD: Tài liệu của Công ty Ngày N – X Tên vật tư Mã hàng Số lượng Đơn giá Ngày 01/3/09 nhập Vải thun 1.000 8.000 Ngày 08/3/09 nhập Vải thun 200 8.100 Ngày 15/3/09 xuất kho Vải thun 900 8.000 Ngày 23/3/09 xuất kho Vải thun 100 200 8.000 8.100 II. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Thủ tục nhập kho nguyên liệu nhận gia công: Sau khi hợp đồng gia công sản xuất được ký kết giữa Công ty và Công an Thành phố Hà Nội, toàn bộ vật liệu do Công an Thành phố chuyển sang cho Công ty. Các nhân viên hoàn tất thủ tục giao nhận và vận chuyển vật tư về kho của Công ty. Tại đây, khi tiến hành thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: - Một liên giao cho người vận chuyển đến - Một liên giữ tại kho - Một liên gửi lên phòng kế toán theo sổ Biểu số 1: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm 2009 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quốc Chính Theo ….. số …… ngày ….. tháng ….. năm 2009 Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin K1,4 m 3.300 2 Vải Bay K1,4 m 3.600 3 Vải lót K0,8 m 1.200 Cộng 8.100 Thủ tục nhập vật liệu mua ngoài về: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch kinh doanh tổ chức cho cán bộ đi mua. Tất cả nguyên vật liệu sau khi mua về đều phải tiến hành thủ tục nhập kho đầu tiên. Thủ kho ghi đơn giá vật tư và ghi phiếu nhập kho theo số thực nhập, phiếu nhập được thủ kho lập thành 3 liên. Một liên kèm biên bản kiểm kê thừa, thiếu (nếu có) về phòng kế hoạch Một liên kèm theo chứng từ gốc (hóa đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 01 - B Ngày 01 tháng 3 năm 2009 BC: 033629 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội Số điện thoại: 043 8691873 Mã số thuế: 0100101108 Họ tên người mua hàng: Công ty tháng 8 Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0100110581 Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vải thun K1,6 Mét 1.000 8.000 8.000.000 Cộng tiền hàng: 8.000.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 800.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.800.000 Số tiền viết bằng chữ: (Tám triệu tám trăm nghìn đồng chẵn) Biểu số 3: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng 3 năm 2009 Số: 12 Họ và tên người giao hàng: Trần Thị Hoài Theo ….. số ….. ngày …. tháng ….. năm 2009 của Nhập tại kho: Số 4 ngõ Ngô Văn Sở - Hà Nội Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K1,6 m 1.000 1.000 8.000 8.000.000 Cộng 8.000.000 Cộng thành tiền (viết băng chữ): (tám triệu đồng chẵn). Biểu số 4: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 01 – B Ngày 08 tháng 3 năm 2009 BC: 033640 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội Số điện thoại: 043 8691873 Mã số thuế: 0100101108 Họ tên người mua hàng: Công ty Tháng 8 Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0100110581 Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vải thun K 1,6 mét 200 8.100 1.620.000 Cộng tiền hàng: 1.620.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 162.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.782.000 Số tiền viết bằng chữ: (bảy triệu một trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn) Biểu số 5: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số: 01 - VT Địa chỉ: 119 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 3 năm 2009 Số: 20 Họ và tên người giao hàng: Đinh Văn Hiếu Theo ..….. số……ngày……tháng…..năm 2009 của Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở - Hà Nội Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K 1,6 m 200 8.100 1.620.000 Cộng 1.620.000 Thủ tục nhập kho vật liệu tiết kiệm được: Bộ phận cung tiêu cùng thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu, lập 2 liên phiếu nhập kho và cùng thủ kho ký vào. Sau đó gửi cho thủ kho một liên phiếu nhập kho. Đối với vật liệu tiết kiệm được trong quá trình sản xuất, các nhân viên hạch toán ở Công ty theo dõi được số lượng của các loại vật liệu đó. Cuối tháng, các nhân viên này gửi bản báo cáo lên phòng kế toán vật liệu theo dõi Thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: Một liên gửi thủ kho giữ Một liên gửi lên phòng kế toán Một liên phân xưởng giữ 2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Thủ tục xuất kho vật liệu gia công: Theo định mức vật tư sản xuất hàng gia công giữa Công ty và bên bán hàng ký kết, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng. Thủ tục tiến hành xuất vật liệu theo số lượng trên, thủ kho lập bốn liên phiếu xuất kho: Một liên do thủ kho giữ Một liên gửi lên phòng kế hoạch Một liên phân xưởng giữ Một liên gửi lên phòng kế toán Biểu số 6: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 3 năm 2009 Số: 10 Họ tên người nhận hàng: Chị Hương Địa chỉ: Phân xưởng 1 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 1 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin m 2.200 2.200 2 Vải Bay m 2.400 2.400 3 Vải Lót m 800 800 Cộng 5.400 5.400 Biểu số 7: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Số: 10 Họ tên người nhận hàng: Chị Hương Địa chỉ: Phân xưởng 1 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 1 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin m 1.100 1.100 2 Vải Bay m 1.200 1.200 3 Vải Lót m 400 400 Cộng 2.700 2.700 Cộng tiền (bằng chữ): (hai triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn) Thủ tục xuất kho vật liệu mua ngoài: Do nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lượng định mức và định mức hao nguyên liệu để ra lệnh xuất kho nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành ba liên. Khi lĩnh vật tư đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho ghi lại phiếu của các đơn vị tính ra tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào 3 liên. Một liên thủ kho gửi cho phòng kế hoạch, một liên đơn vị giữ, một liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Biểu số 8: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Số: 05 Họ tên người nhận hàng: A. Bình Địa chỉ: Phân xưởng 2 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 2 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K 1,6 m 900 900 8.000 7.200.000 Cộng 7.200.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): (Bảy triệu hai trăm nghìn đồng chẵn) Biểu số 9: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 3 năm 2009 Số: 23 Họ tên người nhận hàng: A. Tường Địa chỉ: Phân xưởng 2 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 2 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K 1,6 m 100 8.000 800.000 Vải thun K 1,6 m 200 8.100 1.620.000 Cộng 2.420.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): (Hai triệu bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn) 3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Như đã biết, chi phí nguyên vật liệu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, công tác kế toán phải luôn đặt ra những yêu cầu chặt chẽ nhằm phản ánh đúng tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại vật liệu, về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để đáp ứng được yêu cầu này, Công ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc thực hiện nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép của kế toán. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng và giá trị của vật liệu. PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ kế toán Bảng tổng hợp Sổ tổng hợp Chi tiết Nhập xuất tồn Phiếu xuất Đối với vật liệu gia công cho khách hàng: Tại kho: Căn cứ vào chứng từ nhận được trong ngày, thủ kho tiến hành phân loại phiếu nhập, phiếu xuất theo từng loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Theo nguyên tắc ở kho tổ chức ghi chép, quản lý về mặt số lượng vật liệu thực nhập, xuất. Số lượng ghi trên thẻ kho là số lượng thực nhập, xuất ghi trên chứng từ. Cuối ngày thẻ kho tách ra số tồn kho từng thứ vật liệu và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Biểu số 10: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2009 Kho: Nguyên liệu 1 Tên nhãn hiệu: Vải may gia công Đơn vị tính: mét Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N – X Số lượng Chữ ký Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 250 1 05 8/3 Nhập NVL 8/3 8.100 2 10 10/3 Xuất NVL PX1 10/3 5.400 3 15 15/3 Xuất NVL PX2 15/3 2.700 Tổng cộng 8.100 8.100 Tồn cuối tháng 250 Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 đến 5 ngày, thủ kho gửi chứng từ nhập xuất nguyên liệu của từng kho lên phòng kế toán. Kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư được mở chi tiết cho từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào chứng từ do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu sẽ phân loại vật liệu và ghi sổ chi tiết theo từng loại vật liệu. Vì đây là loại vật liệu do bên Công an Thành phố cung cấp nên chỉ phản ánh khối lượng vật liệu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết chỉ tiêu số lượng. Biểu số 11: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2009 Tên kho: Nguyên liệu 1 Tên nhãn hiệu: Vải may gia công Đơn vị tính: mét Ngày N-X Số c.từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Dư đầu tháng 250 8/3 05 Nhập kho NVL 8.100 10/3 10 Xuất kho NVL PX1 5.400 15/3 15 Xuất kho NVL PX2 2.700 Cộng PS 8.100 8.100 Tồn cuối tháng 250 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng kế toán vật liệu và thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của việc xuất nguyên vật liệu, đối chiếu số liệu trên thẻ kho xem có đúng khớp số liệu ghi trên sổ chi tiết của kế toán. Nếu đúng kế toán dựa vào số liệu lấy từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu của Công an thành phố cấp để may gia công theo yêu cầu. Biểu số 12: BẢNG TỔNG HỢP XUẤT – NHẬP – TỒN KHO VẬT LIỆU May quần áo cảnh trang tháng 3/2009 Stt Nguyên vật liệu Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Vải may gia công m 250 8.100 8.100 250 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Đối với vật liệu do Công ty mua ngoài: Ở kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng như nguyên liệu gia công ở trên. Biểu số 13: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/3/2009 Tên kho: Nguyên liệu 2 Tên nhãn hiệu: Vải mua ngoài (vải thun K1,6) Đơn vị tính: mét Chứng từ Trích yếu Ngày N – X Số lượng Ký xác nhân Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng - 12 1/3 Nhập kho NVL 1/3 1.000 20 8/3 Nhập kho NVL 8/3 200 18 15/3 Xuất NVL PX2 15/3 900 23 23/3 Xuất NVL PX2 23/3 300 Tổng cộng 1.200 1.200 Tồn cuối tháng 0 Ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán nhận chứng từ về tiến hành phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất với chứng từ xuất đã được thủ kho sắp xếp theo thời gian phát sinh. Sau đó kế toán tiếp tục phân loại theo từng loại vật liệu để ghi vào sổ chi tiết nhập xuất tương ứng. Vì đây là loại vật liệu do Công ty mua nên sổ chi tiết được mở ra để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Biểu số 14: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 3/2009 Tên kho: Nguyên liệu 2 Tên nhãn: Vải mua ngoài (vải thun K1,6) Đơn vị tính: mét Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ - - 12 1/3 Nhập kho vải thun 8.000 1.000 8.000.000 1.000 8.000.000 20 8/3 Nhập kho vải thun 8.100 200 1.620.000 1.200 9.620.000 18 15/3 Xuất kho NVL PX2 8.000 900 7.200.000 300 2.420.000 23 23/3 Xuất kho NVL PX2 8.000 8.100 100 200 800.000 1.620.000 Tổng cộng 1.200 9.620.000 1.200 9.620.000 Tồn cuối tháng - - Biểu số 15: BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU CỦA CATP – HÀ NỘI Tháng 3/2009 Phân xưởng I: May gia công Đ/v: mét Chứng từ Khách hàng Loại vật liệu Lượng nhập Ghi chú 10/3 CATP – HN Vải Gabadin 2.200 Vải Bay 2.400 Vải lót 800 15/3 CATP – HN Vải Gabadin 1.100 Vải Bay 1.200 Vải lót 400 Cộng 8.100 Phụ trách đơn vị Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 16: BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU THÁNG 3/2009 Phân xưởng II Đ/v tính: mét Stt Chứng từ Loại vật liệu Lượng nhập Ghi chú 1 15/3 Vải thun K1,6 900 2 21/3 Vải Papolin 500 3 23/3 Vải thun K1,6 300 4 25/3 Vải Kaki Nam Định 1.000 5 29/3 Vải Sơ mi 1.600 Cộng 4.300 Biểu số 17: BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT LIỆU Tháng 3/2009 Stt Loại hàng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Vải Papolin m 300 2.550.000 700 6.650.000 500 4.450.000 500 4.650.000 2 Vải Kaki Nam Định m 50 775.000 1.200 19.200.000 1.000 15.975.000 250 4.000.000 3 Vải thun K 1,6 m - - 1.200 9.620.000 1.200 9.620.000 0 0 4 Vải Sơ mi m 500 4.100.000 2.500 22.250.000 1.600 13.890.000 1.400 12.460.000 5 Phụ liệu các loại - Đệm vai Cái - - 1.000 350.000 800 280.000 200 70.000 - Khóa Cái - - 1.200 720.000 850 510.000 350 210.000 - Cúc Chiếc - - 12.000 600.000 11.000 550.000 1.000 50.000 - Chỉ Cuộn - - 500 1.250.000 300 750.000 200 500.000 Cộng 850 7.425.000 20.300 60.640.000 17.250 46.025.000 3.900 22.040.000 Sau khi tính ra vật liệu tồn kho của từng loại, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn và thẻ kho mà thủ kho giữ gửi lên. Số liệu của hai sổ này phải khớp nhau. Nhìn chung, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để chi tiết vật liệu cụ thể giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, kiểm tra đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loại. Tuy nhiên cũng tồn tại nhiều hạn chế nhất định, hàng ngày phải theo dõi thường xuyên sự biến động của nhiều loại nguyên vật liệu và công việc thường dồn vào cuối tháng. 4. Tổ chức công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình kế toán nguyên vật liệu vì nó đóng vai trò cung cấp số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đặc điểm vật liệu của Công ty đa dạng nên Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu. Tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu của Công ty: TK 1521: Nguyên vât liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: VPP TK 1526: Bao bì TK 1527: Phế liệu thu hồi Các nghiệp vụ nhập vật tư có tài khoản liên quan như sau: TK 111; TK 112; TK 133; TK331… Các nghiệp vụ xuất vật liệu được sử dụng các tài khoản: TK 154; TK621; TK 622; TK 627… 4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Đối với vật liệu gia công: Như đã trình bày, do 70% sản phẩm của Công ty là hàng gia công nên nguyên vật liệu là do Công an Thành phố cung cấp. Kế toán vật liệu chỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và không sử dụng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để xác định giá trị thực tế vật liệu nhập kho. Đối với vật liệu mua ngoài: Nếu Công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có VAT được khấu trừ) Có TK 111 Trích nhật ký chứng từ số 1 tháng 3 năm 2009: + Ngày 8/3/2009: Công ty thanh toán một phần khoản mua vải Papolin (nguyên vật liệu chính) bằng tiền mặt 731.500 đồng. Nợ TK 1521 665.000 Nợ TK 133 66.500 Có TK 111 731.500 + Ngày 23/3/2009: Công ty thanh toán khoản chi trả mua đệm vai (nguyên vật liệu phụ) bằng tiền mặt 385.000 đồng. Nợ TK 1522 350.000 Nợ TK 133 35.000 Có TK 111 385.000 Biểu số 18: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 3/2009 Stt Ngày Ghi có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng có TK 111 TK 1521 TK 1522 TK 133 1 8/3 665.000 66.500 731.500 2 23/3 350.000 35.000 385.000 Cộng 665.000 350.000 101.500 1.116.500 Nếu Công ty thanh toán bắng tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 Trích nhật ký chứng từ số 2 tháng 3 năm 2009: + Ngày 8/3/2009: Công ty thanh toán nốt khoản mua vải Papolin ( nguyên vật liệu chính) bằng tiền gửi ngân hàng 6.600.000 đồng. Nợ TK 1521 6.000.000 Nợ TK 133 600.000 Có TK 112 6.600.000 + Ngày 23/3/2009: Công ty thanh toán khoản mua chỉ (nguyên liệu phụ) bằng tiền gửi ngân hàng 1.375.000 đồng. Nợ TK 1522 1.250.000 Nợ TK 133 125.000 Có TK 112 1.375.000 Biểu số 19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 3 năm 2009 Stt Ngày Ghi có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 TK 1521 TK 1522 TK 133 1 8/3 6.000.000 600.000 6.600.000 2 23/3 1.250.000 125.000 1.375.000 Cộng 6.000.000 1.250.000 725.000 7.975.000 Nếu Công ty thanh toán bằng tạm ứng: Căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu nhập kho, hóa đơn thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Nếu Công ty mua vật liệu chưa trả tiền cho người bán: Khi mua vật liệu chưa thanh toán với nhà cung cấp thì để theo dõi tình hình thanh toán nợ, kế toán sử dụng TK 331, sổ chi tiết TK 331 và Nhật ký chứng từ số 5. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập kho vật liệu để kế toán theo dõi tình hình thanh toán nợ vào sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Sổ chi tiết TK 331: Là loại sổ được mở để theo dõi chi tiết từng công nợ với từng đối tượng mà Công ty có quan hệ mua bán bao gồm cả số phát sinh Có và phát sinh Nợ. Sổ chi tiết TK 331 được lập trong một tháng, tất cả các đơn vị bán được theo dõi thành một sổ, mỗi người được ghi trên một phần trang sổ, mỗi hóa đơn được ghi một dòng, được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh. Phương pháp lập: Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào sổ chi tiết cuối tháng trước chuyển sang tương ứng. Số dư Nợ thể hiện số tiền Công ty ứng trước, số dư Có thể hiện số tiền mà Công ty còn phải thanh toán. + Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK khác: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng đã nhập về kho và phiếu nhập tương ứng để ghi vào TK vật liệu phù hợp. + Phần ghi Nợ TK 331, Có các TK khác: Căn cứ vào chứng từ như phiếu chi, giấy báo nợ, thể hiện số tiền thanh toán với khách hàng nào thì ghi vào cột TK 111, TK 112 cùng dòng với lần mua của khách hàng đó. Dư Nợ đầu tháng Nợ TK 331 Có TK 331 Dư Có đầu tháng Số dư cuối tháng Cột số dư cuối tháng: Căn cứ vào từng hóa đơn của khách hàng để tính số dư theo dòng. = + – – Nếu số dư cuối tháng > 0 ghi vào cột bên Có Nếu số dư cuối tháng < 0 ghi vào cột bên Nợ Đối với thuế GTGT: Căn cứ vào chứng từ, hóa đơn dịch vụ mua vào kế toán phụ trách về thuế, lập bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào từng tháng làm căn cứ để xác định số thuế đầu vào. Căn cứ phiếu nhập ta làm như sau: Theo hóa đơn số 12 ngày 1/3/2009: Công ty mua vải thun K 1,6 của Công ty Nam Phú chưa thanh toán tiền. Tổng số ghi trên hóa đơn 8.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 800.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán 8.800.000 đồng. Nợ TK 1521 8.000.000 Nợ TK 133 800.000 Có TK 331 8.800.000 Theo hóa đơn số 20 ngày 8/3/2009 Công ty tiếp tục mua với tổng số tiền ghi trên hóa đơn là 1.620.000 đồng, thuế GTGT 10% là 162.000.000 đồng. Tổng số tiền phải thanh toán 1.782.000 đồng. Nợ TK 1521 1.620.000 Nợ TK 133 162.000 Có TK 331 1.782.000 Cuối tháng kế toán khóa sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/Nợ TK liên quan