Báo cáo Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Bình Dương

ghị quyết mới, họp tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động của năm qua, và đề ra phuơng hứơng năm tới. Ngoài các cuộc họp định kỳ, họp giao ban thông thuờng thì cơ quan còn tổ chức cuộc họp đột xuất khi có một công việc đột xuất xảy ra, họp chi bô……. Khi đã tìm hiểu mục đích của cuộc họp, chuyên viên hành chính phải thấy được tầm quan trọng cũng như vị trí của từng cuộc họp, để từ đó có kế hoạch và biện pháp tổ chức cho phù hợp. Chuyên viên hành chính, căn cứ vào mục đích của cuộc họp, mà lập kế hoạch tổ chức, bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị các thiết bị cho phù hợp, xác định thành phần tham dự, nội dung của cuộc họp, lên kế hoạch tổ chức thiết kế giấy mời, chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho cuộc họp, phối hợp với các bộ phận khác, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp và cuối cùng là chuẩn bị kinh phí. Ngoài ra còn có những vấn đề khác cần quan tâm như: chuẩn bị thư ký để ghi biên bản cho cuộc họp. Trong cuộc họp phải có nhân viên lễ tân để giải đáp những vấn đề, hướng dẫn đại biểu tham dự cuộc họp, kiểm tra sỉ số đối chiếu với danh sách đã được đề ra, giử đúng giờ giải lao. Sau cuộc họp, thông qua quyết định, nghị quyết văn bản cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo. Hoàn thành văn kiện, cảm ơn, quà tặng, chiêu đãi, tiễn khách và thanh toán kinh phí với bộ phận tài chính. Liên hệ với các bộ phận chức năng để trao trả thiết bị phục vụ cho cuộc họp. Thu dọn hội trường, biên tập, soạn thảo một số thư từ, văn bản tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trong cuộc họp. d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan: Lãnh đạo Trung tâm là người đúng đầu Trung tâm, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước Sở Khoa học và Công nghệ về toàn bộ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của mình, kể cả khi đã phân công hoặc ủy quyền cho các trưởng phòng giải quyết. Trong chỉ đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm và trưởng phòng thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủ trinh tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy năng lực và sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân của từng cán bộ, viên chức; bảo đảm trật tự, kỹ cương của cơ quan. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải quyết công việc căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và phải có chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. Không tùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo sự thống nhất trong công tác chỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý; thực hiện chủ trưởng cải cách hành chánh không gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác. Các phòng có chức năng tham mưu, sản phẩm của công tác tham mưu là dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất về giải pháp quản lý trình Lãnh đạo Trung tâm. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức, điều hành phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về mọi công việc của phòng và những công việc được ủy quyền giải quyết. e) Tổ chức, sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc trong phòng Kế hoạch – Tài chính: Phòng Kế hoạch – Tài chính được trang bị đầy đủ các loại máy móc phương tiện làm việc gồm: Máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy, máy điện thoại…. Tạo sự thuận lợi cho việc trao đổi giao tiếp và cập nhật thông tin hàng ngày, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và gọn nhẹ. Quy định khai thác, sử dụng các thiết bị không được dùng cho việc riêng tư như: dùng máy vi tính để đánh game, online….dùng điện thoại để trò chuyện tán ngẫu với bạ bè… mà chỉ được sử dụng để truy cập thông tin liên quan đến công việc, soạn thảo, in ấn giấy tờ, công văn và chỉ dùng điện thoại cho công việc chung của cơ quan. Bố trí sắp xếp: Theo trình tự đặt kế bàn làm việc của Phó trưởng phòng một máy vi tính, một máy điên thoại và một máy in. bàn làm việc của phụ trách kế toán một máy vi tính và một máy in. bàn làm việc của kế toán tài chính – thủ quỹ một vi tính. bên cạnh bàn làm việc của bộ phận hành chính là máy vi tính, máy điện thoại - máy fax, máy photo coppy, để tiện lợi cho việc nghe điện thoại, in ấn giấy tờ, đánh máy trong cơ quan được nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi công việc trong phòng. * Sơ đồ làm việc của phòng Kế hoạch – Tài chính: Máy vi tính Tủ hồ sơ Máy vi tính Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ Máy in Kế toán Kế toán Cửa Máy photo Máy fax -Điện thoại Máy vi tính Văn thư Điện thoại Máy vi tính Máy in Máy vi tính Phó Trưởng phòng Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ II. CÔNG TÁC VĂN THƯ: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý , bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và quản lý, giải quyết văn bản, hình thành trong văn bản cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang (gọi chung là cơ quan). 1. Tổ chức- cán bộ văn thư của cơ quan: Trong Trung tâm chỉ có 1 người chuyên về công tác văn thư. Trình độ Cao Đẳng Cử nhân Thư ký văn phòng. Có đầy đủ năng lực chuyên môn của một cán bộ văn thư. 2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành: a) Thông Tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, ngày 28/4/2010. b) Quyết định về việc ban hành quy chế văn thư ngày 07 tháng 10 năm 2006. 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ sau đây của công tác văn thư: a) Soạn thảo, ban hành văn bản: * Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau: Căn cứ vào công văn yêu cầu của cấp trên, các đơn vị trong và ngoài tỉnh yêu cầu của công việc của đơn vị mà người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Trưởng, phó phòng chỉ định trực tiếp soạn thảo văn bản hoặc phân công cho cán bộ, nhân viên trong phòng mình trực tiếp soạn thảo văn bản theo yêu cầu. Khi soạn thảo văn bản người soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm kiểm tra hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo và tuân thủ theo đúng quy định, kỹ thuật trình bày văn bản. * Thu thập và xử lý thông tin có liên quan: Tiếp thu ý kiến và thu thập thông tin từ Lãnh đạo và tất cả các tài liệu có liên quan, sau đó tiến hành xử lý cho phù hợp với yêu cầu nội dung soạn thảo. * Soạn thảo văn bản: Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin cần thiết người soạn thảo tiến hành thực hiện công tác soạn thảo. Việc soạn thảo văn bản phải đúng nội dung cấp trên yêu cầu và phải đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc tham khảo ý kiến của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. * Kiểm tra nội dung và hình thức văn bản trước khi ban hành: Người đứng đầu Trung tâm hoặc các phòng, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trưởng, phó phòng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm chính xác nội dung văn bản. Chuyên viên Hánh chính được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỷ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Hành chính kiểm tra về hình thức, thể thức, kỷ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản như sau: Các phòng nộp văn bản hành chính sẽ trực tiếp trình ký trước Lãnh đạo, trước khi trình ký hành chính kiểm tra lại toàn bộ thể thức văn bản, nếu sai sót các phòng chỉnh sửa lại và trình ký lại. Nếu văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung và thể thức, trình lên lãnh đạo Trung tâm phê duyệt. * Duyệt văn bản: Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp xem xét bản thảo văn bản. * Đánh máy, nhân bản: Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định, đúng thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản. . * Ký văn bản: Người đứng đầu Trung tâm có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Trung tâm. Các trưởng phòng, phó trưởng phòng và các thành viên giữ chức vụ khác được thay mặt tập thể ký những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách. Người chịu trách nhiệm về nội dung có thể ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo. Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. * Phát hành và lưu văn bản: Sau khi trình ký song hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi, hành chính trực tiếp photo, đóng dấu và phát hành tới các phòng, cá nhân liên quan. Hành chính lưu bản gốc nhằm theo dõi và nắm bắt xử lý công việc chính xác và kịp thời. Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị thì đưa vào nộp lưu theo trung tâm lưu trữ kiểm soát hồ sơ. Sau đây là một ví dụ về quy trình soạn thảo Báo cáo định kỳ và đột xuất của Trung tâm: Hàng tháng các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày 8 mỗi tháng. Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo của toàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sửa lại theo góp ý của Lãnh đạo. Sau khi chỉnh sửa xong Hành chính trình Lãnh đạo ký. Tiếp theo Hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi rồi đóng dấu và nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng. b) Quản lý văn bản đi, đến đăng ký bằng sổ: * Quản lý văn bản đi: Hành chính có trách nhiệm quản lý và lưu toàn bộ các văn bản của Trung tâm. * Trình tự quản lý văn bản đi: Tất cả các văn bản do Trung tâm phát hành (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Lưu văn bản. * Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hình thành thủ tục văn thư và chuyển phát đi trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để nơi nhận nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất. * Việc lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. Bảng lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, lưu theo vấn đề, tên loại văn bản hoặc lưu theo từng tháng, từng quý và từng năm. Bảng lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan phải làm bằng loại giấy tốt, có độ PH trung tính và được in bằng mực bền lâu. * Cách trình bày sổ đăng ký bên ngoài của văn bản đi tại Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ. SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH BÌNH DƯƠNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI ……………………. Năm 2010 Quyển số:…………………… Bắt đầu từ ngày: …………… Ngày kết thúc:……………… * Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ: Số ký hiệu văn bản Ngày, tháng VB Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận VB Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Nhìn chung so với lý thuyết đã học thì không có gì khác nhau cách biệt. c) Quản lý văn bản đến: Tất cả các văn bản kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan qua đường bưu điện, Fax, hay gửi trực tiếp….. Các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản của Chính phủ, Bộ, công văn chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở, ban, ngành, các tổ chức cá nhân trong và ngoài tỉnh, các văn bản của cơ quan chủ quản gởi đến cho Trung tâm.được gọi chung là văn bản đến. Trình tự quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Chuyên viên hành chính là người tiếp nhận văn bản, trình Phó Giám đốc Trung tâm xử lý. Trình, chuyển giao văn bản đến; Lãnh đạo Trung tâm xử lý văn bản, trên các văn bản đã được xử lý ghi rõ: Chuyển cho phòng hay cá nhân nào để thực hiện tham khảo. Lưu hoặc không lưu ngày xử lý. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; Văn thư tiếp nhận văn bản đến đã được lãnh đạo Trung tâm xử lý, phân loại các văn bản đến theo tên các cơ quan ban hành văn bản, các sở, ban, nghành và vào sổ công văn đến, photo và phát hành theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm, đề nghị người ký vào sổ công văn và lưu tại văn thư. Sau một năm kể từ khi công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị đưa vào nộp lưu trữ theo trung tâm kiểm soát hồ sơ. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến thực hiện theo hướng dẫn của cục trưởng cục văn thư lưu trữ nhà nước. Toàn bộ công văn đến cơ quan đều được bộ phận văn thư kiểm tra, xem công văn đã gửi đúng ở cơ quan mình hay không? Tình trạng phong bì có còn nguyên vẹn hay không? sau đó mới tiến hành phân loại sơ bộ. Công văn của cơ quan. Công văn gửi đích danh thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan. Công văn có dấu khẩn. Sách báo, tạp chí, thư mời. Mọi công văn được đăng ký vào sổ là những công văn gửi cho cơ quan, đơn vị, cán bộ văn thư có trách nhiệm giải quyết và thực thi các văn bản đó. Riêng những văn bản đến không đăng ký tại bộ phận văn thư, thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Loại không đăng ký như là: sách, báo, tạp chí…. Bóc bì chuyển giao công văn: Tất cả các công văn đến tại văn phòng Trung tâm, được bộ phận văn thư tiếp nhận, sau khi hoàn thành các thủ tục rồi tiến hành bóc bì, xem nội dung công văn chuyển lãnh đạo. Số đến được ghi theo số thứ tự từ 01 đối với công văn đến sớm nhất trong ngày đầu tiên của năm dương lịch, công văn đến cuối cùng của ngày của ngày cuối năm dương lịch là ngày 31/12 tương ứng với số cuối cùng của năm đó. Mục đích của việc đăng ký công văn đến là để quản lý các công văn, giấy tờ được chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm công văn được dẽ dàng khi cần thiết. * Mẫu đăng ký công văn đến của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu của văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) ( 5) ( 6) ( 7) ( 8 ) ( 9) Nhìn chung so với lý thuyết đã học cũng không có gì khác nhau cách biệt. d) Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ văn thư trực tiếp quản lý và đóng dấu tại cơ quan. Cán bộ văn thư được giao giữ dấu và Lãnh đạo cơ quan trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của các cơ quan. Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu trước khi ký. Không mang dấu ra khỏi cơ quan. Trong trường hợp thật cần thiết do yêu cầu phải giải quyết công việc ở nơi xa trụ sở cơ quan khi được phép bằng văn bản của Lãnh đạo Trung tâm. Cán bộ có nhiệm vụ mang dấu ra ngoài và Lãnh đạo cơ quan trực tiếp phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi cơ quan. Đóng dấu: Dấu phải rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái và dùng mực dấu màu đỏ. Các văn bản phụ lục kèm theo; phiếu tham dò tín nhiệm; phiếu đánh giá của các đề tài được đóng dấu trùm lên trang đầu, trùm lên một phần trên cơ quan. Các Phụ lục kèm theo phải có chữ ký nháy của Lãnh đạo Trung tâm, cá nhân soạn thảo văn bản. Các văn bản quan trọng phải đóng dấu giáp lai. đ) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan: * Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập: - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: + Mở hồ sơ. + Thu nhập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. + Kết thúc và biên mục hồ sơ. - Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: + Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của công việc hay trình tự giải quyết công việc. + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. * Giao nộp tài liệu vào lưu trữ: - Trách nhiệm cuả các đơn vị và cá nhân trong cơ quan: + Các đơn vị cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hiện hành theo thời hạn được quy định tại khoản 2 của điều này. + Trường hợp các phòng, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã hết hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm. + Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi được nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho phòng, đơn vị hay người kế nhiệm. * Thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: + Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc. + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. + Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể trừ khi công trình được quyết toán. + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro, phim tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc. * Thủ tục giao nộp: + Khi giao nộp tài liệu phải nộp hai bản “ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “ niên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ của cơ quan gửi mỗi loại một bản. * Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ: - Người đứng đầu Trung tâm có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành đối với các phòng thuộc phạm vi quản lý của mình. + Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ hiện hành tại cơ quan cấp mình. - Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó. - Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ hiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Trưởng văn thư và lưu trữ Nhà nước. e) Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư: Công tác soan thảo văn bản sử dụng trên máy tính, riêng chưa áp dụng phần mềm tin học trong công tác văn thư. 4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư: Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư: có đầy đủ các thiết bị hỗ trợ trong công tác văn thư như máy tính được kết nối mạng, máy chiếu, máy in, máy photocopy, máy Fax, tủ hồ sơ và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác văn thư III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ: 1. Tổ chức cán lưu trữ của cơ quan Thực tế thì ở cơ quan không có phòng, tổ, bộ phận lưu trữ chuyên trách riêng biệt. Trong văn phòng của cơ quan thì chỉ có một nhân viên văn thư kiêm nhiệm cả bộ phận lưu trữ, có trình độ cao đẳng Thư ký văn phòng, đã hoàn thành lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ. Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau: Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu. Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu. 2. Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ: a) Thông Tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, ngày 28/4/2010. b) Quyết định về việc ban hành quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bình Dương, ngày 10 tháng 7 năm 2006. 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ: a) Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: Hiện tại cơ quan có các tài liệu: Tài liệu Hành chính và Tài liệu nghe nhìn. Số lượng tài liệu bó gói đóng vào file, khoảng chừng 30 bìa còng đựng trong tủ lớn. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ mà nguồn sử dụng các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm. Các tài liệu hàng năm nếu có yêu cầu của Trung tâm lưu trữ tỉnh Bình Dương sẽ gửi thông báo xuống Sở yêu cầu nộp các văn bản Quy phạm pháp luật giao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước công việc này được thực hiện cứ 5 năm làm một lần nhưng chỉ thường xuyên ở Sở Khoa học và Công nghệ còn Trung tâm thì hầu như không có vì các văn bản gửi tới chỉ là văn bản sao chụp lại nên Trung tâm chỉ lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu, tham khảo là chính. Mọi nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan là sau một năm văn thư, các phòng tập hợp tài liệu, gửi hành chính sau đó văn thư sắp xếp, phân loại tài liệu bó gói cho vào tủ lớn. Trong quá trình giải quyết công việc cán bộ chuyên môn lần lượt sắp xếp và bổ sung tài liệu vào trong hồ sơ đến khi kết thúc công việc. Văn bản hồ sơ thường được sắp xếp theo các nguyên tắc sau: Tài liệu được sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc Sắp xếp theo trình tự thời gian của văn bản Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản như : quyết định, chỉ thị, nghị quyết hoặc theo mức độ quan trọng của tác giả như : Chính phủ …để đưa vào lưu trữ. Hiện nay thì tình trạng vật lý của tài liệu cơ quan vẫn còn nguyên vẹn, không bị rách hoặc mục nát, hay phai mờ chữ của tài liệu. b) Phân loại (chính trị) tài liêu lưu trữ: Hàng năm Trung tâm tiến hành sửa chữa, phục hồi, điều chỉnh đối với những hồ sơ đã lập nhưng chưa đạt yêu cầu, lập mới đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ, kết hợp xác định giá trị tài liệu lập công cụ tra cứu để thống kê và tra tìm tài liệu. nhưng vẫn còn nhiều hạn chế do không có cán bộ Lưu trữ riêng mà chuyên viên hành chính kiêm văn thư – lưu trữ nên việc chỉnh lý tài liệu còn chậm ảnh hưởng tới việc bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Phân loại tài liệu một cách khoa học, phân loại theo nội dung, theo ngày tháng, tài liệu có nội dung quan trọng nhất. Từ đó xây dựng kế hoạch chỉnh lý, bảo quản cho phù hợp. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại tủ riêng để bảo quản tài liệu. Nơi để tài liệu đảm bảo an toàn, có trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật cần thiết để phòng cháy, chữ cháy, chống kẻ gian phá hoại, lấy cấp, chống lại điều kiện khí hậu, nhiệt độ, độ ẩm, ướt, côn trùng… Văn phòng có trách nhiệm bảo quản tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan có quy định riêng. c) Xác định giá tri tài liệu: * Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ chưa có thẩm quyền để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu. * Hồ sơ về việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ về việc tiêu hủy hồ sơ: Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ soạn công văn gửi Sở Khoa học và Công nghệ xin hủy. d) Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại phòng trong tủ lớn, Trung tâm không có điều kiện bố trí kho lưu trữ riêng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Vì số lượng tài liệu hàng năm tại Trung tâm không nhiều. Nơi để hồ sơ, tài liệu lưu trữ khô thoáng mát, không ẩm ướt nên tài liệu không bị mục nát hay bị mối đục. Hành chính các cấp có trách nhiệm tổ chức thống kê định kỳ, kiểm kê, kiểm tra và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tổ chức phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng có quy định riêng. đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng chỉ sử dụng tại cơ quan phục vụ cho công tác chung cửa cơ quan và nhu cầu công tác của tổ chức công đoàn. Việc sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho cán bộ cơ quan và việc sử dụng của người ngoài cơ quan phải được phép của người có thẩm quyền. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, gữi gìn hồ sơ, tài liệu, không tiết lộ bí mật hồ sơ, tài liệu. e) Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ: Trung tâm không sử dụng phần mềm để khai thác, quản lý tài liệu lưu trữ. 4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ: Nhìn chung thì trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ của cơ quan còn hạn chế chưa phục vụ tốt cho công tác lưu trữ PHẦN III NHẬN XÉT CHUNG, KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN I. Nhận xét chung và kiến nghị: 1) Nhận xét chung: - Nhìn chung việc tổ chức cán bộ ở Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ tương đối ổn định và hợp lý. Hầu như các cán bộ trong phòng từ lãnh đạo cho tới cán bộ nhân viên luôn phát huy tốt khả năng, nhiệm vụ được giao. Các cán bộ, nhân