Báo cáo Thực trạng tin học hoá tại Công ty Sản xuất và Thương mại TMC

LỜI NÓI ĐẦU Để quán triệt nguyên tắc " Học đi đôi với hành ", nhằm tạo điều kiện cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàng năm nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề đào tạo. Đây là điều kiện thuận lợi giúp sinh viên phát huy được năng lực bản thân cũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế. Trong những năm gần đây, nền CNTT nước ta cũng đã có phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã hội khác. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống quản lý bán hàng nói riêng Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý bán hàng. Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Tin học kinh tế và đặc biệt là TS. Trần Thị Song Minh đã hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Hà nội 4/2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Tiến LộcMỤC LỤC Lời nói đầu ..1 Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty sản xuất và thương mại TMC ..3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty ..3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty. ..3 Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty ..4 Chương 2: Thực trạng tin học hoá tại Công ty Sản xuất và Thương mại TMC . 6 Kế hoạch tin học hoá của công ty ..6 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Quản lý bán hàng tại công ty ..6 Chương 3: Giải pháp tin học hoá cho bài toán Quản lý bán hàng tại Công ty Sản xuất và Thương mại TMC ..8 Các giải pháp ..8 Các yêu cầu về mặt chức năng ..9 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ. ..9 Các lợi ích mà hệ thống có thể mang lại. .10 Kết luận .11 Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty Sản xuất và Thương mại TMC là một công ty chuyên sản xuất và bán các loại tranh đá quý được quyết định thành lập vào tháng 4 năm 2002 Địa chỉ: 354 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại: 046.432.465 Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất và cung cấp các loại tranh đá quý ra thị trường. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN XƯỞNG SẢN XUẤT PHÒNG NHÂN SỰ 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3 phòng : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và 1 xưởng sản xuất. Giám đốc là người quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông quan Phó giám đốc. Ngoài ra Giám đốc còn trực tiếp quản lý Phòng nhân sự của Công ty. Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó. Chức năng chính của các phòng: Phòng Kinh doanh: Tiếp nhận các đơn đặt hàng và giải quyết các đơn đặt hàng. Vạch ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng Kế toán: Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Nhà nước. Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương. Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định. Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán. Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề. Phòng Nhân sự Tuyển dụng nhân sự cho công ty Quản lý khen thưởng, kỷ luật Xưởng sản xuất Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các loại tranh được sản xuất. Sản xuất các loại tranh bán ra thị trường. 3. Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty Đây là một công ty sản xuất và kinh doanh, do đó việc giải quyết tốt bài toán Quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối với công ty. Hoạt động bán hàng của công ty được diễn ra khi khách hàng có đơn đặt hàng về một loại tranh nào đó của công ty. Khách hàng có thể tuỳ chọn chủ đề, kích cỡ của tranh theo ý của mình hoặc lựa chọn tại catalogue của công ty. Ngoài ra, tại phòng trưng bày của công ty có sẵn các chủng loại tranh theo chủ đề, theo kích cỡ để khách hàng có thể tuỳ chọn. Nếu khách hàng muốn đặt hàng một bức tranh với chủ đề và kích cỡ mà công ty chưa có, khách hàng có thể đặt hàng và thống nhất thời gian với công ty để xưởng sản xuất thực hiện. Khi giao hàng, nếu khách hàng chấp nhận các tiêu chuẩn đúng với mong muốn thì sẽ tiến hành thanh toán tiền với bộ phận thanh toán của công ty. Hiện nay công việc quản lý bán hàng của công ty được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến những sai sót không đáng có. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài. Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường được lưu trữ trên giấy nên gây lãng phí lớn. Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được các yêu cầu lớn hơn đặt ra. Bài toán đặt ra cho công ty là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở các cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của công ty. Chương II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC 1. Kế hoạch tin học hoá của công ty Hiện nay công ty đang có kế hoạch mở rộng các hoạt động sản xuất và kinh doanh, mở thêm một số chi nhánh trên địa bàn Hà Nội và tiến tới việc đặt chi nhánh tại các tỉnh khác. Do đó bài toán Quản lý bán hàng của công ty ngày càng trở nên phức tạp hơn. Lý do này khiến công ty phải tìm một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả hơn. Trong thời đại ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất kinh doanh càng ngày càng phổ biến và mang tính sống còn. Điều này đặt ra cho công ty một yêu cầu cấp bách là phải có kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình, trong đó có công tác quản lý bán hàng. Theo ban lãnh đạo của công ty, hiện nay công ty đã có kế hoạch cụ thể cho việc tin học hoá cho một số hoạt động của công ty để tạo tiền đề cho việc mở rộng sản xuất kinh doanh. Theo đó, công ty sẽ dự định dành 30% lợi nhuận của năm nay để thực hiện kế hoạch tin học hoá và dành 5% lợi nhuận của các năm tiếp theo để bảo trì và nâng cấp cho hệ thống thông tin của công ty. Ngoài ra công ty sẽ tuyển thêm một số nhân viên có trình độ tin học cao để bố trí vào các công việc liên quan đến tin học sau này. 2. Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ bán hàng của công ty. Hiện nay Công ty Sản xuất và Thương mại TMC chưa ứng dụng Công nghệ thông tin vào các quy trình quản lý của mình. Đây là một công ty nhỏ, hoạt động theo phương thức tự sản xuất và bán hàng của mình, do đó còn quản lý theo phương thức thủ công. Nhất là trong công tác quản lý bán hàng của Công ty còn quản lý thủ công thuần tuý khiến cho công việc cồng kềnh và không được khoa học cũng như dễ nhầm lẫn. Chính điều đó đôi khi làm cho việc quản lý của công ty không đạt được hiệu quả như mong muốn. Mặc dù đã cố gắng để khắc phục các yếu điểm đó nhưng do đó là khó khăn khách quan của việc quản lý thủ công nói chung nên cũng không mang lại nhiều hiệu quả. Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống bán hàng có khoa học, áp dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ ngày nay. Chương III GIẢI PHÁP TIN HỌC HOÁ CHO BÀI TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC 1. Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty Trong nền kinh tế nhiều thành phần ngày nay thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh. Vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riênglà một điều tất yếu khách quan. Với thực trạng của công ty hiện nay có thể đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý bán hàng: Thứ nhất: Tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lý bán hàng đi học các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyên ngành để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Thứ hai: Công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng cho công nghệ tin học, mua sắm cho quỹ các máy vi tính và phần mềm tương ứng để ứng dụng và khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động. Việc ứng dụng máy tính cho phép một mặt giảm thiểu các sai sót thủ công trong việc hạch toán kế toán và thời gian lập các loại báo cáo, mặt khác giúp cho giám đốc có thêm một công cụ phân tích, xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác hoạch định, lên kế hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và dự báo về mọi mặt của lĩnh vực hoạt động. Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Hệ thống quản lý theo phương pháp thủ công có rất nhiều yếu kém: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận. Đặc biệt mất nhiều thời gian, công sức để thống kê, phân tích, đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng được tối ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn cho kinh doanh. Từ những nguyên nhân đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống Quản lý bán hàng thống nhất và đồng bộ nhằm tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng của mình. 2. Các yêu cầu về mặt chức năng Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo các chức năng sau: Quản lý một cách khoa học các hàng hoá trong kho Quản lý các loại hàng xuất, thời gian xuất hàng Quản lý các đơn hàng Quản lý các khách hàng. Đưa ra các báo cáo thống kê theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo 3. Các yêu cầu về cơ sở công nghệ Để hệ thống hoạt động có hiệu quả trong một thời gian dài, về mặt công nghệ cần sử dụng các công nghệ tin học tiên tiến hiện nay như: Sử dụng các ngôn ngữ lập trình bậc cao nhằm giúp cho người dùng dễ dàng trong việc sử dụng các chức năng của chương trình. Sử dụng các phần mềm lập trình cho phép thiết kế giao diện khoa học, thân thiện người dùng. Có rất nhiều các ngôn ngữ lập trình hiện nay cho phép người sử dụng thiết kế giao diện một cách dễ dàng như Visual Basic, Visual Basic.Net, Foxpro… Sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật, quản lý tốt các dữ liệu của công ty. Hiện nay có rất nhiều các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như SQL Server, MySQL, Oracle, MS. Access… Đảm bảo hệ thống có thể sử dụng trong một thời gian dài mà không bị lỗi thời về mặt công nghệ. 4. Lợi ích mà hệ thống có thể mang lại Giúp công ty có thể quản lý công tác quản lý bán hàng một cách khoa học và chính xác. Giảm thiểu về mặt thời gian và nhân lực vào việc quản lý bán hàng. Phù hợp với xu thế ngày càng tiến lên của thế giới KẾT LUẬN Trên đây là những thực trạng và phương hướng giải quyết do bản thân em đề ra qua một thời gian ngắn khảo sát tại cơ sở thực tập. Vì thời gian và trình độ còn hạn chế nên không tránh khỏi có nhiều thiếu sót. Em kính mong các thầy cô và bạn bè góp ý để em có thể thực hiện đề tài của mình tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Tiến Lộc BẢNG KẾ HOẠCH THỰC TẬP Tuần Từ ngày-đến ngày Công việc thực hiện 25/03 – 01/04 Đi khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập. 02/04 – 08/04 Khảo sát thực tế và viết báo cáo tổng hợp 09/04 – 15/04 Bước đầu đánh giá và chuẩn bị cho giai đoạn thực tập chuyên ngành 16/04 – 22/04 Đánh giá cụ thể hệ thống cũ và bước đầu phân tích hệ thống mới cần xây dựng 23/04 – 29/04 Phân tích, thiết kế các sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống 30/04 – 06/05 Thiết kế Cơ sở dữ liệu của hệ thống 07/05 – 13/05 Thiết kế giao diện của hệ thống 14/05 – 20/05 Lập trình cho chương trình 21/05 – 27/05 Lập trình cho chương trình 28/05 – 03/06 Test chương trình và lấy ý kiến 04/06 – 10/06 Hoàn thiện chương trình và viết tài liệu hướng dẫn sử dụng