Báo cáo Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc

SCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…) Tất cả chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều được tập trung vào Phòng Tài chính - kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán. - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 2.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản Hệ thống tài khoản hiện nay Công ty đang sử dụng về cơ bản là hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các TK của phương pháp kiểm kê định kỳ (TK 611, TK 631). Tài khoản của Công ty được chi tiết cho từng đối tượng, mỗi đối tượng lại được chi tiết theo từng trường hợp cụ thể. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức sổ sách Do đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Hiện nay công ty đang sử dụng các loại sổ sau: Sổ Nhật ký chung: Sổ này được ghi hàng ngày, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phục vụ cho việc ghi Sổ cái. Sổ cái: Được mở cho từng quý dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản dược mở trên một trang hoặc một số trang liên tiếp. Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ chi tiết phải khớp đúng với Sổ cái. Với một số lượng thông tin lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mểm kế toán FASTACCOUNTING 2006. Phần mềm được thiết kế trên nguyên tắc hình thức Nhật ký chung, phần mềm được cung cấp bởi Công ty cổ phần phát triển phần mềm FAST. Kế toán viên sau khi tập hợp và phân loại chứng từ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động chạy vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ bằng máy như sau: Sơ đồ 04: Quy trình hạch toán trên máy vi tính: Chứng từ kế toán Sổ kế toán: - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp Phần mềm kế toán - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và sổ Nhật ký chung, máy sẽ tự tổng hợp và ghi vào các Sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin đươc nhập trong kỳ. Phần mềm cũng cho phép xuất số liệu ra bảng tính Exel do đó rất thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Định kỳ kế toán tiến hành in các mẫu sổ ra giấy và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định như đối với sổ ghi bằng tay, việc đính kèm các chứng từ vẫn được thực hiện theo luật định. Việc áp dụmg phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của Công ty. 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hiện nay, công ty áp dụng chế độ về báo cáo kế toán được ban hành kèm theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Cuối niên độ kế toán kế toán tiến hành khoá sổ và lập báo cáo kế toán. Công ty lập các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doamh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra, bất kỳ thời diểm nào theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước (ví dụ như: Cục Thống Kê,….) công ty có thể cung cấp các báo cáo khác nhằm phục vụ các công tác khác (ví dụ như công tác thống kê, dự báo….) như: Báo cáo về tình hình doanh thu trong một số năm Báo cáo về tổng số nộp ngân sách Báo cáo về tốc độ thanh quyết toán các công trình Báo cáo vế mức tăng trưởng cổ tức …….. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Kế toán tiền mặt 2.3.1.1. Đặc điểm kế toán tiền mặt tại Công ty Tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định chủ yếu chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của Công ty. Phòng Tài chính - kế toán có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết TK 111- tiền mặt, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân, chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì sẽ được ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381). 2.3.1.2. Nội dung kế toán tiền mặt Tổ chức chứng từ: - Phiếu thu (MS 01 – TT) - Phiếu chi (MS02 - TT) Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển phiếu thuNgười nộp tiền: Đề nghị nộp tiền KT tiền mặt: Lập phiếu thu Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền mặt: Lập phiếu thu Thủ quỹ: Thu tiền : KT tiền mặt: Lưu trữ Kế toán trưởng: Ký phiếu thu KT tiền mặt: Ghi sổ Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển phiếu chi: Đề nghị chi tiền KT trưởng: Duyệt chi KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi KT tiền mặt: Ghi sổ KT tiền mặt: Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ Ngoài hai chứng từ chính ở trên, Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ… Tài khoản sử dụng: Tài khoản chính được sử dụng là TK 111 “Tiền mặt”: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt nhập quỹ - Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Các khoản tiền mặt xuất quỹ - Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quỹ. Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: - TK 1121 “Tiền gửi ngân hàng VNĐ”. - TK 1388 “Phải thu khác”. - TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” - TK 331 “Phải thu khách hàng” - TK 334 “Phải trả ngưòi lao động” - … Hạch toán quỹ tiền mặt: Hạch toán tăng quỹ tiền mặt: Do thực tế khối lượng thanh quyết toán tại Công ty là lớn nên mọi giao dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng, các nhgiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt chủ yếu là: - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 Có TK 112(1) - Thu hồi tạm ứng: Nợ TK 111 Có TK 141 Hạch toán giảm quỹ tiền mặt: Quỹ tiền mặt dùng để chi những nhu cầu thường xuyên của Công ty. - Khi chi mua văn phòng phẩm, tiếp khách, hội họp, trả tiền điện, điện thoại…và các khoản chi khác phục vụ nhu cầu các phòng ban công ty: Nợ TK 642 Nợ TK133 Có TK 111 - Khi chi tạm ứng cho CBCNV đi công tác, mua vật tư: Nợ TK 141 Có TK 111 - Chi trả lương và các khoản trích theo lương cho CBCNV công ty: Nợ TK 334 Nợ TK 338 Có TK 111 - Chi thanh toán bồi dưỡng, khen thưởng CBCNV công ty: Nợ TK 431 Có TK 111 - Trả lãi ngân hàng: Nợ Tk 635 Có TK 111 2.3.1.3. Trình tự ghi sổ Sơ đồ 07: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt: Chứng từ tiền mặt Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 111 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 111 Sổ cái các TK liên quan 2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng 2.3.2.1. Đặc điểm kế toán tiền gửi ngân hàng Các giao dịch của Công ty chủ yếu là với đối tác trong nước nên TGNH của Công ty chỉ bao gồm Việt Nam Đồng. Tài khoản TGNH của Công ty được mở ở nhiều ngân hàng khác nhau để thuận lợi cho việc giao dịch thanh toán giữa công ty và khách hàng. Kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có chênh lệch thì Công ty thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ Nếu cuối kỳ vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số chênh lệch sẽ ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381). 2.3.2.2. Nội dung kế toán tiền gửi ngân hàng Tổ chức chứng từ: - Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế toán trưởng. - Uỷ nhiệm chi: do kế toán TGNH lập trên cơ sở lệnh chi và các văn bản chứng từ có giá trị tương đương. Uỷ nhiệm chi được lập ít nhất là 2 liên. Liên 1 dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2 giao ngân hàng. - Giấy báo có của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo cho Công ty biết có khoản tiền được nhập vào tài khoản của Công ty. - Giấy báo nợ của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo cho Công ty biết có khoản tiền được rút khỏi tài khoản của Công ty. - Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi Bảng sao kê ngân hàng trrên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân hàng. Sơ đồ 08: Quy trình luân chuyển Giấy báo có: Kế toán TGNH Ngân hàng Bảng sao kê ngân hàng Giấy báo có Sơ đồ 09: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH: Lệnh chi và các chứng từ liên quan Giám đốc, KT trưởng:Ký duyệt Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao kê NH; uỷ nhiêm chi Kế toán TGNH: Ghi sổ; đối chiếu, kẹp chứng từ Kế toán TGNH:Lập uỷ nhiệm chi Tài khoản sử dụng: Để hạch toán TGNH, Công ty sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” được mở chi tiết cho từng loại tiền và cho từng ngân hàng. Kết cấu TK: Bên Nợ: - Các khoản tiền gửi vào NH hoặc thu qua NH - Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng khi điều chỉnh tỷ giá Bên Có: - Các khoản tiền rút ra từ NH - Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm khi điều chỉnh tỷ giá Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn gửi tại NH. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan như: - TK 131 “Phải thu khách hàng” - TK 111”Tiền mặt” - TK 341 “Vay dài hạn” - TK 331 “phải trả nhà cung cấp” - TK 136 “Phải thu nội bộ” - … Hạch toán tiền gửi ngân hàng: Hạch toán tăng tiền gửi ngân hàng: TGNH tăng chủ yếu là do khách hàng thanh toán theo hợp đồng, hoặc trả nợ. - Khi chủ đầu tư thanh toán theo hợp đồng qua TK TGNH Nợ TK 112 (chi tiết NH) Có TK 131( chi tiết KH) - Khi ngân hàng trả lãi tiền gửi không kỳ hạn: Nợ TK 112 (chi tiết NH) Có TK 515(1) - Ngoài ra, khi chuyển tiền từ NH này sang NH khác: Nợ TK 112(chi tiết NH nhận tiền) Có TK 112(chi tiết NH chuyển tiền) Hạch toán giảm tiền gửi ngân hàng: Các nghiệp vụ giảm TGNH của Công ty như sau: - Khi thanh toán các khoản vay: Nợ TK 341, TK 311(chi tiết NH) Có TK 112(chi tiết NH) - Khi thanh toán phí chuyển tiền: Nợ TK 642(8) Nợ TK 133 Có TK 112(chi tiết NH) - Khi trả lãi tiền vay: Nợ TK 635(2) Có TK 112(chi tiết NH) - Thanh toán tiền cho nhà cung cấp: Nợ TK 331(chi tiết nhà cung cấp) Có TK 112(chi tiết NH) - Mua vật tư, TSCĐ: Nợ TK 151, 152, 153, 211, 213 Có TK 112 (chi tiết NH) 2.3.2.3. Trình tự ghi sổ Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán TGNH Sổ chi tiết TK 112 Sổ chi tiết TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 112 Sổ cái các TK liên quan Nhập dữ liệu vào máy Chứng từ TGNH Sổ tổng hợp chi tiết TK 112 2.3.3. Kế toán tài sản cố dịnh (có số liệu minh họa) 2.3.3.1. Đặc điểm quản lý, phân loại và đánh giá TSCĐ tại Công ty Đặc điểm quản lý: Để phát huy hết tiềm năng, tính chủ động và sáng tạo của các phân xưởng, Công ty đã giao một phần TSCĐ của Công ty cho các phân xưởng sử dụng vào mục đích SXKD. Khi tiếp nhận và sử dụng TSCĐ các đơn vị phải chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, kế hoạch và thông số kỹ thuật, nếu có mất mát phải bồi thường theo quy định. Khi các phân xưởng, phòng ban trong Công ty có nhu cầu về mua sắm, sửa chữa, thanh lý TSCĐ phải làm biên bản gửi Tổng giám đốc Công ty và Phòng Kế hoạch - vật tư để Công ty lên kế hoạch xét duyệt và quyết định. Phân loại TSCĐ: TSCĐ của Công ty chủ yếu là TSCĐHH có giá trị lớn, chiếm tỷ trọng nhiều nhất là máy móc thiết bị phục vụ cho mục đích SXKD. Để thuận tiện cho công tác hạch toán và quản lý TSCĐ, Công ty thực hiện phân loại theo hình thái biểu hiện của TSCĐ. Theo tiêu thức này, TSCĐ của Công ty sẽ được phân loại thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong đó, TSCĐ hữu hình lại được phân loại tiếp như sau: Bảng 03: BẢNG TỔNG HỢP TSCĐ HỮU HÌNH (trích) (Quý 4/2008- Đơn vị : VNĐ) STT Nhóm TSCĐ Năm khấu hao Nguyên giá Giá trị khấu hao lũy kế Giá trị còn lại I. Nhà cửa, vật kiến trúc 2.826.659.000 190.424.715 2.636.234.285 1 Nhà văn phòng công ty 20 2.195.500.000 105.223.652 874.546.736 2 Nhà kho xưởng 10 207.917.800 20.455.105 46.781.505 … … … … … … II. Máy móc, thiết bị 11.525.469.337 448.439.155 11.077.030.182 1 Máy mài tròn BIII-152 9 1.072.617.311 233.233.339 839.383.912 2 Máy uốn ống thủy lực 7 170.526.000 40.002.457 130.523.543 3 Máy tiện kim loại 10 1.252.453.000 75.225.158 1.177.227.842 … … … … … … III. Phương tiện vận tải 1.512.152.000 162.008.454 1.350.143.546 1 Ô tô Kpaz-34K 2 80.059.800 32.261.178 47.438.622 2 Ô tô KAMAZ 8 204.483.600 12.609.532 191.874.068 … … … … … IV. Thiết bị dụng cụ quản lý 872.296.663 108.116.545 764.180.118 1 Máy tính + Phô tô+ Máy in 9 315.568.950 28.134.243 287.434.707 2 Thiết bị âm thanh 7 100.760.420 15.265.679 85.494.74. … … … … … … V TSCĐ khác 1.209.948.000 28.653.139 1.181.294.861 Tổng TSCĐHH 17.946.525.000 937.642.008 17.008.882.992 Đánh giá TSCĐ Nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ của công ty được xác định là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại công ty tuỳ thuộc vào nguồn hình thành TSCĐ mà kế toán xác định nguyên giá tài sản. TSCĐ của công ty hình thành chủ yếu do mua sắm. Nguyên giá TSCĐ được xác định như sau: NG = Giá mua + Thuế, phí, lệ phí + Phí tổn trước khi sử dụng - Thuế được hoàn lại – CKTM, GGHM – Giá trị sản phẩm thu được khi chạy thử Ngoài ra, có một số ít tài sản là do công ty tự chế. Nguyên giá được xác định như sau: - Đối với TS công ty tự chế : NG = Giá quyết toán + Chi phí mới - Đối với TS thuê thầu bên ngoài: NG = Giá hoá đơn + Chi phí mới Hao mòn TSCĐ: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Đối với mỗi một TS khi đưa vào sử dụng, Phòng Kế hoạch- vật tư lập hồ sơ, trong đó ghi rõ thời gian sử dụng ước tính của TS, dựa vào tài liệu này kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau: Mkh năm = Nguyên giá TSCĐ : Số năm sử dụng dự kiến Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ ở Công ty được thực hiện theo nguyên tắc tròn ngày. Giá trị còn lại: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá – Hao mòn lũy kế 2.3.3.2. Nội dung kế toán TSCĐ KẾ TOÁN TĂNG GIẢM TSCĐ Tổ chức chứng từ: Chứng từ tăng TSCĐ: - Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01- TSCĐ) do mua ngoài, xây dựng cơ bản bàn giao. - Các chứng từ khác liên quan đến tăng TSCĐ: giấy đề nghị mua TSCĐ, hóa đơn mua hàng,… Chứng từ giảm TSCĐ: - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 02-TSCĐ): đây là chứng từ phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ thông qua thanh lý, nhượng bán. - Các chứng từ khác liên quan đến giảm TSCĐ: Giấy đề nghị thanh lý, nhượng bán TSCĐ… Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị mua TSCĐ Giám đốc, P.KHVT: Ký duyệt P.KHVT: Mua TSCĐ, lập hồ sơ gửi phòng kế toán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ Giám đốc, P.KHVT: Thành lập HĐ đánh giá TSCĐ Quyết định thanh lý nhượng bán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ P.KHVT: Thanh lý nhượng bán P.KHVT:Lập hồ sơ thanh lý nhượng bán Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ, Công ty sử dụng 2 tài khoản chủ yếu là TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vô hình”. Kết cấu của 2 TK này như sau: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ tăng trong kỳ. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ giảm trong kỳ. Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có của Công ty. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: - TK 111 “Tiền mặt” - TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” - TK 1381 “TSCĐ thiếu chờ xử lý” - … Hạch toán tăng, giảm TSCĐ: Hạch toán tăng TSCĐ: TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu là do mua sắm bên ngoài, ngoài ra còn một số TS đươc hình thành do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu hoặc do Công ty tự chế. Khi công ty trực tiếp mua TSCĐ, trường hợp mua máy móc thiết bị thưòng trả chậm, nếu mua thiêt bị quản lý thường thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH: Nợ TK 211,213 Nợ TK 133 Có TK 331, 111, 112 Trường hợp tự chế hoặc xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao: Nợ TK 211,213 Có TK 241 Hạch toán giảm TSCĐ: Các nghiệp vụ chủ yếu làm giảm TSCĐ ở công ty là do thanh lý, nhượng bán các TSCĐ dã khấu hao hết và không còn giá trị sử dụng. Ngoài ra, khi tiến hành kiểm kê TSCĐ xảy ra trường hợp mất mát TSCĐ. Khi thanh lý nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 214 Nợ TK 811 Có TK 211,213 Khi kiểm kê phát hiện thiếu, kế toán ghi : Nợ TK 1381 Nợ TK 214 Có TK 211 Sơ đồ 13: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ: ( Quý IV / 2008) TK 211 Dđk: 16.925.263.100 TK 111 TK 214 47.830.000 71.398.343 TK 331 TK811 1.042.857.171 100.455.500 TK 241 102.428.572 SPS: 1.193.128.743 SPS: 171.853.843 Dck: 17.946.525.000 Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ Chứng từ TSCĐ Nhập dữ liệu vào maý Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ tổng hợp TSCĐ Sổ cái TK 211, 213 Sổ cái các TK liên quan Bảng 04: SỔ CÁI Quý IV năm 2008 Tên TK: TK 211 “TSCĐ hữu hình” (Đơn vị: VNĐ) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu quý 16.925.263.100 08/10 HĐ23 08/10 Mua máy in Lazer HP 14 18 111 47.830.000 17/11 HĐ31 17/11 Mua máy mài tròn BII 21 13 331 1.042.857.171 12/12 BB121 12/12 Tiếp nhận nhà xưởng A2 hoàn thành bàn giao 25 17 241 102.428.572 25/12 BB128 25/12 Thanh lý oto Misubishi 26 04 214 811 71.398.343 100.455.500 Cộng số phát sinh quý 1.193.128.743 171.853.843 Số dư cuối quý 17.946.525.000 KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ: Tổ chức chứng từ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, Phòng Kế hoạch- vật tư gửi lên Phòng Tài chính- kế toán hồ sơ liên quan đến TSCĐ đó, kế toán TSCĐ dựa vào đó để tiến hành trích hay thôi không trích khấu hao, hàng tháng tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc dùng làm căn cứ ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình lập và luân chuyển Bảng tính và phân bổ khấu hao như sau: Sơ đồ 15: Quy trình luân chuyển chứng từ KHTSCĐ: KT TSCĐ : Ghi sổ, kẹp chứng từ Giám đốc, KT trưởng : Ký duyệt KT TSCĐ: Lập bảng tính và phân bổ KH TSCĐ Bảng 05: BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 12 năm 2008 (Đơn vị: VNĐ) STT Chỉ tiêu Thời gian sử dụng (năm) Toàn doanh nghiệp TK 627-chi phí SXC-pxSC CN TK 642- chi phí quản lý DN Nguyên giá Số khấu hao 1 Số KH trích tháng trước 18.015.521.672 6.332.595 4.653.155 1.679.440 2 Số KH TSCĐ tăng trong tháng 102.428.572 550.691 550.691 0 -Tiếp nhận nhà xưởng A2 10 102.428.572 550.691 550.691 0 3 Số KH TSCĐ giảm trong tháng 171.853.843 404.226 0 404.226 -Thanh lý oto Misubishi 8 171.853.843 404.226 0 404.226 4 Số KH trích tháng này 6.479.060 5.203.846 1.275.214 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán hao mòn TSCĐ, Công ty sử dụng TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: giá trị hao mòn TSCĐ giảm trong kỳ. Bên Có: giá trị hao mòn TSCĐ tăng trong kỳ. Số dư bên Có: giá trị hao mòn TSCĐ hiện có. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK liên quan như: TK 627 “Chi phí sản xuất chung”, TK 642 “Chi phí QLDN”. Hạch toán khấu hao TSCĐ; Dựa vào bảng tổng hợp TSCĐ toàn công ty và các chứng từ khác liên quan kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao tính vào chi phí của quý đó. Việc phân bổ khấu hao ở công ty chủ yếu là cho chi phí quản lý và chi phí sản xuất chung: Khi trích khấu hao kế toán ghi: Nợ TK 642 Nợ TK 627 Có TK 214 Khi thanh lý nhưọng bán TSCĐ : Nợ TK 214 Nợ TK 811 Có TK 211 Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán tổng hợp hao mòn TSCĐ Quý IV/2008 TK 214 Dđk: 989.298.635 TK 211 TK 627 71.398.343 15.045.263 TK642 4.696.453 SPS: 71.398.343 SPS: 19.741.716 Dck: 937.642.008 Quy trình ghi sổ: Hao mòn TSCĐ được theo dõi theo tháng, đến cuối mỗi quý kế toán tiến hành tổng hợp, nhập dữ liệu vào máy và lên sổ TK 214. Trình tự ghi sổ như sau: Sơ đồ 17: Trình tự ghi sổ kế toán hao mòn TSCĐ: Bảng tính & phân bổ KH TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 214 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 211 Sổ cái các TK liên quan Bảng 06: SỔ CÁI Quý IV năm 2008 Tên TK: TK 211 “TSCĐ hữu hình” (Đơn vị: VNĐ) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu quý 989.298.635 31/12 BB128 25/12 Thanh lý oto Misubishi 26 05 211 71.398.343 31/12 Phân bổ KH cho px SX 30 13 627 15.045.263 31/12 Phân bổ KH bộ phận QL 30 14 642 4.696.453 Số PS quý 71.398.343 19.741.716 Số dư cuối quý 937.642.008 KẾ TOÁN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Kế toán TSCĐ chỉ hạch toán sửa chữa TSCĐ thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty. Sửa chữa TSCĐ tại Công ty thường chỉ có 2 loại: - Sửa chữa nhỏ thường xuyên: Đối với loại sửa chữa này thi chi phí được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong kỳ khi xảy ra nghiệp vụ sửa chữa nhỏ TSCĐ kế toán các phân xưởng sẽ tập hợp chi phí sửa chữa và gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Kế toán TSCĐ dựa vào các chứng từ (Hoá đơn GTGT…) để hạch toán vào chi phí trong kỳ: Nợ TK 642 Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 136, 331… Sửa chữa lớn mang tính nâng cấp: Đối với loại sửa chũa này thì chi phí sửa chữa đựoc tập hợp trên TK 241. Khi sửa chữa hoàn thành bàn giao được ghi tăng nguyên giá. Khi có quyết đinh sửa chữa được giám đốc ký duyệt, Phòng Kế hoạch- vật tư sẽ lên kế hoạch giao cho các phân xưởng tiến hành sửa chữa, sau đó tập hợp chứng từ (hoá đơn GTGT, Biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa…) gửi về phòng kế toán, kế toán TSCĐ tiến hành phân loại, hạch toán và ghi sổ. Bút toán như sau: a) Tập hợp chi phí sửa chữa: Nợ TK 241(3) Nợ TK 133 Có TK 112, 136, 141, 331… b) Sửa chữa hoàn thành bàn giao: Nợ TK 211 Có TK 241 Dựa trên việc tính toán nguyên giá mới của TSCĐ sau sửa chữa, Phòng Kế hoạch- vật tư xác định thời gian sử dụng mới của TSCĐ này (nhưng thông thường nó bằng thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ trước sửa chữa). Dựa vào đó kế toán tiến hành trích khấu hao theo nguyên giá mới và thời gian sử dụng mới. 2.3.4. Kế toán nguyên vật liệu 2.3.4.1. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD của Công ty. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL. NVL trong Công ty được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Vật liệu XDCB - Vật liệu khác Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập, xuất, tồn kho, phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá hàng tồn kho thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia