Báo cáo Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán của công ty nông thổ sản I

n thu nhập đáng kể. Để đáp ứng tối đa nhu cầu của người tiêu dùng, đồng thời tăng khả năng bán ra, công ty đã đặt các đơn vị trực thuộc tại các tỉnh như Thái Bình, Quảng Ninh và mới đây nhất là tại TP. Hồ Chí Minh, Lạng Sơn để tận dụng những thuận lợi của từng khu vực. Đồng thời công ty cũng mở rộng thị trường tiêu thụ sang các nước Đài Loan, Ba Lan, Trung Quốc, Nga, Lào ... III. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Nông thổ sản I trong những năm gần đây Với khối lượng sản phẩm hàng hoá đa dạng về chủng loại và mẫu mã, với thị trường tiêu thụ rộng lớn. Công ty Nông thổ sản I đã liên tục có lãi và hoàn thành kế hoạch với ngân sách Nhà nước. Các hoạt động cụ thể như sau: Bảng phân tích tình hình sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu Năm 2001 (đồng) Năm 2002 (đồng) Chênh lệch +/- (đồng) % Nguồn vốn KD 12.605.400.903 12.605.440.903 0 100 -Do Nhà nước cấp 5.820.983.758 5.820.983.758 0 100 -Do tự bổ sung 6.784.457.145 6.784.457.145 0 100 Nợ phải trả 17.099.750.235 20.391.836.112 3.292.085.877 119,25 TSLĐ+ĐTNH 20.746.231.479 23.699.393.623 2.953.162.144 114,23 TSCĐ+ĐTDH 6.512.291.219 7.181.929.053 669.637.834 110,28 DT thuần 165.937.064.999 323.712.860.518 157.775.795.519 195,08 LN trước thuế 302.843.375 316.204.005 13.360.630 104,41 Nghĩa vụ NS 5.131.922.602 3.482.738.935 -1.649.183.667 67,86 TN bình quân 703.566 850.000 146.434 120,8 Qua bảng tính trên ta thấy nguồn vốn kinh doanh của công ty là nguồn vốn Nhà nước cấp và tự bổ sung. Như vậy, công ty không phải huy động vốn từ các trung gian tài chính. Nguồn vốn của công ty như vậy có thể nói là ổn định và lành mạnh. Tuy nhiên nguồn vốn chỉ ở mức được bảo toàn mà chưa được gia tăng. Sang năm 2002, cả TSCĐ và TSLĐ của công ty đều tăng. Nguyên nhân do công ty mở rộng thêm nhiều mặt hàng kinh doanh, và nâng cấp, xây mới thêm cơ sở vật chất. Như vậy có thể quy mô của doanh nghiệp được mở rộng qua các năm. Về doanh thu, công ty đã đạt mức doanh thu vượt năm 2001 là 157.755.795.519 đồng dẫn đến lợi tức trước thuế vượt 13.360.630 đồng,thu nhập của người lao động không ngường tăng lên. Điều này chứng tỏ công ty tổ chức kinh doanh có hiệu quả. Tuy nghĩa vụ nộp ngân sách sang năm 2002 giảm do Nhà Nước đã có những thay đổi trong chính sách thuế GTGT với hàng nông sản. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của mình.Công ty đã đề ra phương hướng hoạt động trong thời gian tới như sau: Thứ nhất về quy mô vốn: Công ty tiếp tục coi trọng và bảo toàn nguồn vốn nhà nước giao và không ngừng mở rộng nó bằng cách bổ sung từ lợi nhuận sau thuế. Bên cạnh đó trong giai đoạn tới công ty sẽ thực hiện cổ phần hoá nên có thể tăng vốn bằng cách huy động trong công nhân viên và các đối tác liên doanh. Thứ hai về tổ chức mạng lưới: Tiếp tục củng cố mạng lưới hiện có, đầu tư cho mạng lưới mới phát triển tại các đầu mối giao nhận chính và một số tỉnh biên giới, nhằm thúc đẩy kinh doanh xuất nhập khẩu. Thứ ba về đời sống cán bộ: Công ty đảm bảo cho công nhân viên của mình ổn định việc làm và tăng thu nhập đồng thời tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực. Thứ tư về doanh thu và lãi: Công ty phấn đấu đạt mức doanh thu và lợi nhuận ngày càng cao, dự kiến trong năm 2003 công ty sẽ tăng 50% doanh thu so với năm 2002. Thứ năm về thị trường tiêu thụ: Công ty phấn đấu mở rộng hơn nữa thị trường tiêu thu đặc biệt là thi trường quốc tế IV. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Nông thổ sản I IV.1. Cơ cấu tổ chức Đứng đầu Công ty là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm. Giám đốc tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước lãnh đạo Bộ Thương mại, pháp luật và các cơ quan quản lý Nhà nước. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và kế toán trưởng do giám đốc công ty đề nghị Bộ Thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc được giám đốc phân công điều hành một số lĩnh vực công tác cụ thể và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực công tác được giao. Giám đốc công ty được phép tổ chức bộ máy quản lý (gồm các phòng ban) gọn nhẹ có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ được giao và báo cáo mô hình mạng lưới tổ chức kinh doanh về cơ quan chủ quản cấp trên là Bộ Thương mại. Hiện nay, công ty gồm một giám đốc, một phó giám đốc phụ trách năm phòng ban gồm: - Phòng Tổ chức hành chính. - Phòng Tài chính kế toán. - Phòng Kế hoạch đầu tư. - Phòng Nghiệp vụ kinh doanh. - Phòng Xuất nhập khẩu Các phòng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc trao đổi thông tin, lập kế hoạch, tìm nguồn đầu tư, tìm nguồn hàng, tìm thị trường, quản lý nhân viên và có mối quan hệ mật thiết với phòng Kế toán trong việc thu- chi để thực hiện các thương vụ mua bán hàng hoá và trả lương cho công nhân viên. Trong đó Giám đốc công ty trực tiếp phụ trách phòng Kế hoạch đầu tư, Kế toán, Tổ chức hành chính; Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách xuất nhập khẩu, nghiệp vụ kinh doanh. Công ty có mạng lưới chi nhánh gốm 12 đơn vị trực thuộc là: - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản Hà Nam - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản và dịch vụ du lịch Nghệ An - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản Thái Bình - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản và dịch vụ du lịch Quảng Ninh - Xí nghiệp chế biến và kinh doanh nông thổ sản Hà Nội - Xí nghiệp chế biến và kinh doanh nông thổ sản Kiến An-Hải Phòng - Xí nghiệp vận tải dịch vụ và kinh doanh tổng hợp Hà Nội - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản và dịch vụ TP. Thanh Hoá - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản và dịch vụ TP. Hồ Chí Minh - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản và dịch vụ TP. Hải Phòng - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản và dịch vụ TP. Lạng Sơn - Chi nhánh kinh doanh nông thổ sản và dịch vụ TP. Lào Cai Các đơn vị đều thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc trong tổng thể toàn công ty, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo thể thức quy định của Nhà nước. Tổ chức bộ máy các chi nhánh gồm một giám đốc và một đến hai phó giám đốc, tổ kế toán - tài chính, tổ nghiệp vụ kinh doanh; tổ bán hàng. Tổ chức bộ máy các xí nghiệp gồm một giám đốc và một đến hai phó giám đốc; bộ phận kế toán tài chính, bộ phận nghiệp vụ kinh doanh; bộ phận sản xuất, gia công, chế biến; hệ thống cửa hàng, quầy hàng trực thuộc xí nghiệp. Trong đó giám đốc phụ trách trực tiếp các chi nhánh trực thuộc, phó giám đốc trực tiếp phụ trách các xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. Cơ cấu tổ chức của công ty Nông thổ sản I được thể hiện qua mô hình sau: Giám đốc Phòng Xuất Nhập khẩu Phó giám đốc Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Nghiệp vụ Kinh doanh Mạng lưới chi nhánh- xí nghiệp trực thuộc (12 đơn vị) IV.2. Nhiệm vụ các phòng ban - Phòng Tổ chức hành chính: Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh hàng năm, phong tham mưu cho giám đốc trong việc sắp xếp tổ chức bộ máy, mạng lưới cán bộ, lao động tiền lương, đề xuất việc tiếp nhận quy hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, khen thưởng, kỷ luật ... đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Phòng có trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự trong công ty, bên cạnh đó phòng còn thực hiện công tác văn thư, thanh tra. Giám đốc công ty trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng. - Phòng kế hoạch đầu tư: + Xây dựng kế hoạch thương mại hàng năm và dự kiến phân bổ cho các đơn vị trực thuộc. Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, lập báo cáo thống kê lưu chuyển hàng hoá định kỳ. +Lập báo cáo sơ kết, tổng kết công tác sản xuất kinh doanh của công ty. trực tiếp quản lý và lên phương án đầu tư ,cải tạo,bảo dưỡng, quy hoạch và xây mới kho,xưởng,kiốt và trực tiếp thực hiện mảng kinh doanh dịch vụ kho và kimh doanh hàng hoá khác. Giám đốc công ty trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng. -Phòng kế toán - tài chính +Tổ chức kế toán,quản lý và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như:doanh thu ,chi phí,thu nộp ngân sách,lợi nhuận,công nợ, vật tư hàng hoá,các loai vốn bằng tiền,vốn cố định,vốn lưu động khác...tại doanh nghiệp. Trực tiếp giữ quỹ tiền mặt văn phòng. +Tổ chức kiểm kê, quyết toán sản xuất kinh doanh,quyết toán thuế, quyết toán vốn cố định, lưu động, đầu tư xây dựng cơ bản. +Tổ chức huy động vốn,quản lý vốn theo quy định của nhà nước và của công ty. Nghiên cứu và đề xuất quy chế khoán và các chế độ chi phí. +Trực tiếp mua, quản lý hoá đơn tài chính, hướng dẫn sử dụng và thực hiện kiểm tra các đơn vị trực thuộc. +Thực hiện đúng pháp lệnh kế toán và thống kê hiện hành của nhà nước Giám đốc công ty trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng. -Phòng nghiệp vụ kinh doanh. Thực hiện việc nắm thông tin thị trường,tổ chức kinh doanh trong nước phối hợp với phòng kế toán thực hiện thanh toán tiền hàng,tiền vận chuyển và thu hồi công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh cùng các phòng chức năng thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại, quảng cáo, hội chợ triển lãm... để tìm kiếm đối tác mở rộng hoạt động kinh doanh. Phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng. -Phòng xuất nhập khẩu Thực hiện việc nắm bắt các thông tin thị trường, khảo sát thị trường về hoạt động xuất khẩu,nhập khẩu hàng hoá phối hợp với phòng kế toán thực hiện thanh toán tiền hàng,tiền vận chuyển và thu hồi công nợ phát sinh trong quá trình mua bán cùng các phòng chức năng thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại, tìm kiếm khách hàng nội, ngoại...có liên quan đến xuất nhập khẩu. Phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng. IV.2. Cơ cấu lao động Cơ cấu lao động của công ty ba năm gần đây được mô tả trong bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tổng số 265 100 246 100 248 100 Số lượng nữ 124 46,8 109 44,3 111 44,76 Số lượng nam 141 53,2 137 55,7 137 55,24 Trình độ ĐH 72 27,2 85 34,5 95 38,31 Trình độ TC 45 17 40 16,26 35 14,11 Trình độ # 148 55,8 121 49,18 118 47,58 Do tồn tại cũ để lại nên doanh nghiệp còn có nhiều lao động có trình độ thấp. Tuy nhiên những năm gần đây doanh nghiệp đã chú trọng thay đổi cơ cấu nhân sự thông qua việc tuyển chọn lao động có kiến thức chuyên môn và thường xuyên cử các cán bộ tham gia các khoá bồi dưỡng, các cuộc hội thảo, khuyến khích người lao động tự nâng cao trình độ và giải quyết thoả đáng các chế độ cho người hết tuổi lao động. Những cố gắng trên đã góp phần tăng số lượng lao động có trình độ đại học lên đáng kể và giảm số lao động có trình độ sơ cấp,trung cấp, cơ cấu lao động dần dần được trẻ hoá. Tuy nhiên, để đáp ứng được những đòi hỏi của tình hình mới, doanh nghiệp cần xây dựng phương hướng, kế hoạch nhân sự một cách hợp lý và hiệu quả hơn nữa. Phần II Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán của công ty nông thổ sản I I. Khái quát chung về bộ máy kế toán của công ty Trong hoạt động sản xuất kinh doanh,các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để có sản phẩm với số lượng nhiều nhất, chất lượng cao nhất chi phí thấp nhất và lãi thu được nhiều nhất. Để đạt được mục tiêu này, bất kỳ một người quản lý kinh doanh nào cũng phải nhận thức được vai trò của thông tin kế toán. Bởi vì nghiên cứu bản chất của hệ thống kế toán ta thấy chức năng chính của nó là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kế toán- tài chính. Hơn thế nữa, hạch toán kế toán còn phản ánh và giám đốc một cách liên tục toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư tiền vốn về mọi hoạt động kinh tế. Những thông tin mà kế toán cung cấp cho bộ phận quản lý là kết quả sử dụng tổng hợp các phương pháp khoa học của mình Các hoạt động kinh doanh Người ra quyết định Phản ánh Ghi chép Xử lý,phân loại, sắp xếp Thông tin, báo cáo truyền tin Hệ thống kế toán Từ vị trí và vai trò hết sức quan trọng của thông tin kế toán đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được cho mình mô hình tổ chức, phân công lao động hợp lý và hiệu quả. Trình độ chuyên môn của kế toán viên phải cao thì mới cung cấp được những thông tin chính xác, kịp thời, toàn diện, khách quan cho việc ra những quyết định quản lý đặc biệt trong điều kiện nền kinh tế trong nước và quốc tế luôn biến động cùng với xu hướng quốc tế hoá, tự do hoá thương mại đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu. I.1. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Nông thổ sản I Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và quy mô sản xuất kinh doanh, công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Tại các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán độc lập, công việc kế toán các hoạt động kinh doanh do ban kế toán các chi nhánh, xí nghiệp đó thực hiện. Định kỳ hàng tháng, quý tổng hợp số liệu, lập báo cáo gửi cho phòng tài chính - kế toán. Các chi nhánh, xí nghiệp không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Tại các đơn vị này có các nhân viên kế toán có nhiệm vụ tập hợp chứng từ, thực hiện việc ghi chép ban đầu, cuối ký báo cáo lên phòng kế toán công ty. Như vậy, tổ chức bộ máy kế toán được thiết lập tương ứng với tổ chức bộ máy quản lý chung. Điều này đã tạo ra điều kiện rất thuận lợi cho công tác kế toán của doanh nghiệp. II.2. Bộ máy kế toán Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị- trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Phòng kế toán - tài chính của công ty gồm 7 người thực hiện việc hạch toán cho văn phòng và tổng hợp số liệu của các đợn vị trực thuộc theo dõi các khoản chi phí chung cho toàn công ty và lập các báo cáo kế toán định kỳ. Ngoài ra tham gia vào công tác kế toán còn có các kế toán viên tại các chi nhánh. - Kế toán trưởng: Điều hành mọi hoạt động kế toán của công ty, chỉ đạo phối hợp với các nhân viên kế toán khác, tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính kế toán của công ty, tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt động kế toán tại công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các sai phạm tài chính kế toán trong phạm vi quyền hạn được giao. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ làm tổng hợp và phụ trách tổng hợp của khối các thể và toàn công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước kế toán trưởng - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, doanh thu thuế của khối cá thể và toàn công ty. - Kế toán tiền mặt và tiền lương: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt và tổng hợp số liệu từ các chi nhánh phòng ban để tính toán lương, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ quy định. - Kế toán ngân hàng: Có trách nhiệm giao dịnh với ngân hàng về tiền gửi, quản lý hoá đơn bán hàng, hoá đơn thuế. - Kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, vật tư, hàng hoá; tính và trích khấu hao TSCĐ theo quy định của nhà nước; kết hợp với thủ kho đưa ra số liệu cần thiết, chính xác tới nhà quản lý. - Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty; cùng kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu chi tồn quỹ. Tất cả các cán bộ tham gia vào công tác kế toán đều có trình độ đại học, có tinh thần trách nhiệm và khả năng thích ứng với những thay đổi trong chế độ quản lý tài chính. Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp có thể được mô tả khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT tổng hợp KTNH QL HĐ BH và HĐ thuế KT TM và tiền lương KT TSCĐ kho hàng CCDC KT công nợ, DT, thuế Thủ quỹ II. Thực trạng tình hình công tác kế toán của công ty - Theo quy định, năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 của năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ trong ghi chép kế toán : Việt Nam đồng (VNĐ) II.1. Chế độ chứng từ Các chứng từ kế toán đều tuân thủ theo quy định của Bộ tài chính. Riêng hoá đơn mua bán hàng hoá, công ty áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ với mức thuế 0%, 5% và 10%. Công ty không sử dụng mẫu chứng từ riêng. II.2 Chế độ tài khoản Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán sau: Tài khoản loại I: Tài sản lưu động 111: Tiền mặt 112: Tiền gửi ngân hàng, chi tiết theo các ngân hàng: Công thương, Ngoại thương, Savico. 131: Phải thu của khách hàng 1311: Ngoài công ty 1312: Nội bộ 133: Thuế GTGT được khấu trừ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 136: Phải thu nội bộ 1361: Thu vốn kinh doanh từ các đơn vị trực thuộc 1368: Phải thu khác 138: Phải thu khác 1381: TS thiếu chờ xử lý 1388: Phải thu khác 139: Dự phòng phải thu khó đòi 141: Tạm ứng 142: Chi phí trả trước 1421: Chi phí trả trước 151: Hàng mua đang đi đường 152: Nguyên vật liệu 153: Công cụ dụng cụ 1531: Dụng cụ 1533: Đồ dung cho thuê 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 155: Thành phẩm 156: Hàng hoá 1561: Giá mua hàng 1562: Chi phí mua hàng 157: Hàng gửi bán 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản loại II: Tài sản cố định 211: TSCĐ hữu hình 2112: Nhà cửa vật kiến trúc 2113: Máy móc 2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118: TSCĐ hữu hình khác 213: TSCĐ vô hình 2131: Quyền sử dụng đất 214: Hao mòn TSCĐ 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142: Hao mòn TSCĐ vô hình 241: Xây dựng cơ bản dở dang 2411: Mua sắm 2412: XDCB 2413: Sửa chữa Tài khoản loại III: Nợ phải trả 311: Vay ngắn hạn, chi tiết theo các ngân hàng : NH Công thương, Ngân hàng Ngoại thương 331: Phải trả người bán 3311: Ngoài công ty 3312: Nội bộ 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331: Thuế GTGT 33311: Thuế GTGT đầu ra 33312: Thuế GTGT hàng NK 3332: Thuế TTĐB 3333: Thuế XNK 3334: Thuế TNDN 3335: Thu trên vốn 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338: Thuế khác 334: Phải trả CNV 335: CP phải trả 336: Phải trả nội bộ 3361: Về vốn 3368: Phải trả khác 338: Phải trả phải nộp khác 3381: TS thừa chờ giải quyết 3382: Kinh phí công đoàn 3383: Bảo hiểm xã hội 3388: Phải trả, phải nộp khác 341: Vay dài hạn Tài khoản loại IV: Nguồn vốn chủ sở hữu Tài khoản loại IV được sử dụng cho công tác hạch toán tại doanh nghiệp theo đúng mẫu quy định. Các tài khoản 416, 4313, 451, 461, 466 không được sử dụng. Tài khoản loại V: Doanh thu 511: Doanh thu bán hàng 5111: Bán hàng hoá 5112: Bán thành phẩm 5113: Bán dịch vụ 512: Doanh thu bán hàng nội bộ 5121: Bán hàng 5122: Bán thành phẩm 5123: Bán dịch vụ 531: Hàng bán bị trả lại 532: Giảm giá hàng bán Tài khoản loại VI: Chi phí sản xuất kinh doanh Sử dụng đúng như quy định Không có tài khoản 611, 623, 631 Tài khoản loại VII Tài khoản loại VIII Tài khoản loại IX Các tài khoản trên tại doanh nghiệp được sử dụng đúng theo mẫu quy định II.3. Hình thức sổ sách kế toán áp dụng Trên cơ sở hệ thống tài khoản, việc xây dựng lựa chọn sổ kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và sử dụng thông tin ban đầu. Từ đặc điểm kinh doanh của công ty là có khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh lớn, công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ. Với hình thức Nhật ký - chứng từ thì hệ thống sổ sách mà kế toán sử dụng bao gồm: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết - Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức nhật ký- chứng từ CT gốc và các bảng phân bổ Bảng kê NK- CT Thẻ & sổ KT chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra -Trình tự ghi sổ kế toán Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu, ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ và bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký, chứng từ. Với các chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ; kiểm tra, đối chiếu với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc các thẻ kế toán và căn cứ vào đó lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập báo cáo tài chính. II.4. Chế độ Báo cáo tài chính Hình thức biểu hiện cụ thể của phương pháp tổng hợp cân đối là hệ thống bảng tổng hợp cân đối gọi là Báo biểu kế toán. Đó là hệ thống mẫu biểu báo cáo chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (các chủ đầu tư, ngân hàng, cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan thuế ...) và các nhà quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Vấn đề này xuất phát từ quan điểm đổi mới quản lý kinh doanh, đổi mới quan niệm về hệ thống thông tin và hoàn toàn phù hợp với bản chất, nội dung phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Hiện nay, theo quy định thì công ty Nông thổ sản I phải có trách nhiệm lập các bảng biểu sau cho cấp quản lý: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Các bảng biểu trên được lập hàng quý, hàng năm. III. Phương pháp hạch toán và quy trình hạch toán trên một số phần hành kế toán cụ thể: III.1. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo chỉ đạo của Nhà nước -Phương pháp khấu hao: khấu hao theo đường thẳng Số khấu hao bình quân = Nguyên giá TSCĐ/ số năm sử dụng = Nguyên giá x tỷ lệ khấu hao III.1.1. Chứng từ, sổ sách áp dụng - Chứng từ: + Biên bản giao nhận TSCĐ (nếu tăng TSCĐ) + Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Bảng tính Khấu hao TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Thẻ TSCĐ Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng hồ sơ TSCĐ gồm: Biên bản giao nhận, bản sao tài liệu kỹ thuật, giấy tờ thanh toán. - Sổ sách: Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết TSCĐ theo nguồn hình thành, Bảng tính và phân bổ khấu hao cơ bản TSCĐ, Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ, Sổ cái tài khoản 211, 213, 214, Bảng kê và các nhật ký chứng từ liên quan. Mẫu minh hoạ: Bảng tính khấu hao cơ bản TSCĐ Tên Dư 01/07/2002 đv tính TGSD còn lại KHBQ Năm Quý III Quý IV KH 6 tháng Dư 01/01/03 NG GT CL Pháp định 7 8 9 ... NG GT Cl Pháp định Cộng Bảng Tài khoản 214 STT Diễn giải Cộng có Ghi có TK 214, ghi nợ TK khác 6274 6424 6414 ..... 1 Tính KHCB TSCĐ III.1.2. Quy trình hạch toán Từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Quy trình hạch toán chi tiết Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ KTchi tiết TSCĐ Bảng TH chi tiết TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Khi có quyết định tăng, giảm TSCĐ, hội đồng giao nhận TS tiến hành giao nhận tài sản và lập biên bản. Từ chứng từ gốc kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ. Từ đó làm cơ sở để lập Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ vào cuối tháng. Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ Bảng kê số 5, 6 NKCT 7 NKCT 9 NKCT 1,2,3,4,5,10 Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 213, 214 Bảng tổng hợp chi tiết tăng,giảm TSCĐ Báo cáo kế toán - Quy trình hạch toán tổng hợp Từ các chứng từ tăng, giảm TSCĐ, kế toán vào bảng kê số 4, 5, 6 và vào các nhật ký chứng từ có liên quan 1,2,3,4,5,9,10. Từ bảng kê 4,5,6 vào nhật ký chứng từ số 7. Cuối tháng từ các nhật ký chứng từ, kế toán vào sổ cái các tài khoản 211, 213, 214 để lên báo cáo. 111,112,331,341 2412 214 111,112,331,341 111,112,331,341 Tăng do mua sắm Giảm do thanh lý nhượng bán Giá trị hao mòn 627,641,642 (GTCL không lớn) Giảm do chuyển thành CCDC 142(GTCL lớn) Tăng do XDCB bàn giao 412 Tăng do đánh giá lại Giảm do đánh giá lại Giảm do phát hiện thiếu khi KK 1381,1388,821 ... III.1.3. Sơ đồ hạch toán TSCĐ Kế toán TSCĐ không những phải theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ mà còn phải tính toán và phân bổ một cách hợp lý vào chi phí trong kỳ. III.2. Kế toán hàng hoá - Nguyên tắc đánh giá: Thực tế - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Kiểm kê thực tế - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất kho: giá bình quân gia quyền Đơn giá BQ gia quyền = Giá TT của hàng hoá tồn ĐK + Giá TT của hàng hoá tồn ĐK SL hàng hóa tồn ĐK + SL hàng hoá nhập trong kỳ III.2.1. Chứng từ sổ sách áp dụng - Chứng từ: + Phiếu nhập xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, hàng ký gửi + Thẻ kho - Sổ sách: Bảng kê số 8, số 3, Bảng cân đối hàng hoá,