Báo cáo Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần thực phẩm Việt Nam

ự, phòng kế toán, phòng kế hoạch vật tư, phòng chất lượng kĩ thuật, và phòng kinh doanh. Thứ nhất, phòng hành chính, nhân sự là phòng có vai trò dự thảo các văn bản về lao động, tổ chức nhân sự, tuyển dụng, tuyển chọn nhân sự. Quản lý các thiết bị hành chính, thảo, lưu, chuyển công văn giấy tờ. Quản lý trực tiếp công tác tổ chức, quản trị hành chính văn phòng trong toàn công ty. Triển khai, thực hiện các chế độ chính sách. Phụ trách công tác đào tạo, tuyển dụng và đề bạt cán bộ công nhân viên theo yêu cầu công việc của từng bộ phận. Xây dựng mức tiền lương chung của công ty; theo dõi quản lý, thực hiện các nghiệp vụ về chính sách cho người lao động. Thứ hai, phòng kế toán có nhiệm vụ xây dựng giá bán buôn, bán lẻ cho các sản phẩm của Công ty; phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh của các đơn vị, theo dõi tình hình kết quả kinh doanh đạt được so với kế hoạch đề ra; đồng thời lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của các đơn vị, bộ phận; kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, phương hướng, biện pháp và kết quả thực hiện kế hoạch của các bộ phận; cập nhật thông tin về sản phẩm cũng như giá cả các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời, tham gia thực hiện các thủ tục với cơ quan hải quan để lấy hàng, lưu trữ và quản lý các loại hợp đồng: Hợp đồng mua bán, thuê kho nhà xưởng, nhập khẩu hàng hóa, quản lý hàng hóa về mặt số lượng và chất lượng tại các kho hàng của Công ty, tiến hành xắp xếp kho hàng khoa học để đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa được thuận lợi. Thứ ba, phòng kế hoạch vật tư chức năng lập kế hoạch sản xuất, khai thác các nguồn thu mua vật tư cho sản xuất, chủ động tìm hiểu phân tích thị trường cung ứng, xây dựng kế hoạch sản xuất hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, đảm bảo nguồn cung ứng đúng đủ nguyên vật liệu đầu vào, đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu thụ của thị trường. Đồng thời phụ trách lên kế hoạch kí kết các hợp đồng với các nhà cung ứng. Thứ tư, phòng chất lượng kĩ thuật là một trong những phòng rất quan trọng của Công ty, có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện quy trình sản xuất theo định hướng của Công ty, quản lý về mặt kĩ thuật, chất lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, cũng như chất lượng của sản phẩm đầu ra của công ty. Mặt khác phòng cũng kiểm tra, giám sát và quản lý quy trình sản xuất sản phẩm, máy móc, thiết bị, định kỳ bảo dưỡng, sửa chữa lớn dây chuyền công nghệ, các dụng cụ bảo hộ lao động, an toàn trong sản xuất của công ty không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh cho sản phẩm của công ty thông qua việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo uy tín. Để làm được điều đó, Phòng thường xuyên đào tạo đội ngũ nhân viên với phương châm: “ Kịp thời – Sáng tạo – Đạt hiệu quả cao”. Thứ năm, phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt của Công ty, phòng có những chức năng nhiệm vụ sau: Đánh giá các cơ hội và thách thức của sản phẩm trong ngắn hạn và dài hạn từ đó xây dựng các chính sách bán hàng, quảng cáo, marketing, khuyễn mại phù hợp với từng thời kì, từng mục tiêu trong từng giai đoạn phát triển của công ty. Đồng thời, tổ chức mạng lưới kênh phân phối, tập trung khai thái thị trường khách hàng, tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, khai thác khách hàng để hoàn thành doanh số công ty giao, đàm phán ký kết các hợp đồng cung cấp sản phẩm, thực hiện quy trình phân phối của khối kinh doanh. Mô hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức quản lý Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng hành chính nhân sự Phòng kế toán Phòng kế hoạch vật tư Phòng chất lượng kĩ thuật Phòng kinh doanh 1.3.2. Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng với một cấp quản lý duy nhất, độc lập về doanh thu, chi phí. Các phòng, ban đều có những chức năng, quyền hạn riêng trong phạm vi của mình, đồng thời có nhiệm vụ tham mưu cho nhà quản lý về lĩnh vực liên quan. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM VIỆT NAM 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam Công tác kế toán của Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, tức là toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Ở các bộ phận khác như phân xưởng, kho chính và các kho lẻ...bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Tại các kho ( kho NVL, kho thành phẩm) tuân thủ theo chế độ ghi chép, từ các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho, cuối tháng lên báo cáo Nhập – Xuất – Tồn và hàng tháng chuyển lên phòng kế toán. Còn tại các phân xưởng, nhân viên thống kê theo dõi từ khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi giao thành phẩm, đồng thời lập bảng chấm công để làm căn cứ tính lương. Cuối tháng các bảng chấm công, thanh toán tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp được chuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí quản lý, và lập bảng phân bổ. Theo mô hình này, Công ty chỉ có một phòng kế toán tập trung bao gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, Kế toán tiêu thụ thành phẩm, kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán và tài sản cố định, cuối cùng là thủ quỹ. Chức năng nhiệm vụ của từng người như sau: Kế toán trưởng: Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và cấp trên về công tác kế toán của công ty. Hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra công tác kế toán, chỉ đạo, phân công, bố trí công việc cho các nhân viên kế toán thực hiện. Đồng thời có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính của Công ty, kiểm tra công việc của các kế toán phần hành, theo dõi việc thực hiện quy trình, quy định tài chính của các kế toán tại các bộ phận, báo cáo tình hình thu, chi của Công ty lên Giám đốc, phân tích báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán tổng hợp: Chức năng chính là tổng hợp các thông tin từ nhân viên kế toán, tính giá thành và rà soát số liệu kế toán của các phần hành kế toán chi tết để lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Kế toán tổng hợp còn phụ trách việc kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán thuế cuối năm, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh trong năm tài chính. Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi, hạch toán việc nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Lựa chọn phương pháp tính giá xuất nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ và hình thức ghi sổ phù hợp. Thường xuyên đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan. Từ đó theo dõi quá trình sản xuất, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo quy định hạch toán của công ty đồng thời phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tính và lập bảng lương, thưởng và các các chế độ chính sách, BHXH, BHYT, KPCĐ cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty dựa trên các quy định của nhà nước đồng thời lập bảng tổng hợp, phân bổ, tiến hành trả lương, trích lương cho nhân viên đúng thời gian quy định trong hợp động lao động. Kế toán thanh toán và tài sản cố định: Theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thu chi hàng ngày, lập phiếu thu, phiếu chi, và cùng với kế toán trưởng kiểm tra các chứng từ thanh toán, đồng thời khi có phát sinh các khoản vay làm thủ tục vay vốn, theo dõi lãi vay, theo dõi các giao dịch trên tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và nhập sổ phụ vào phần mềm kế toán khi có phát sinh. Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết các khoản công nợ phải thu cho từng đối tượng và chi tiết cho từng lần thanh toán; cập nhật,theo dõi, giám sát chặt chẽ các khoản công nợ phải thu đến hạn, quá hạn để thu hồi công nợ kịp thời, giảm thiểu tối đa tình trạng bị chiếm dụng vốn của Công ty, lưu giữ toàn bộ các chứng từ, hợp đồng mua, bán, chứng từ chấp nhận và cam kết thanh toán của khách hàng, tổ chức theo dõi, cập nhật, thống kê và phân loại từng loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, lập dự phòng và báo cáo kịp thời lên cấp trên đối với các khoản nợ có khả năng không thu hồi được, trực tiếp đi thu công nợ của khách hàng, lập giấy xác nhận công nợ và gửi tới cho khách hàng. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt(VNĐ, tín phiếu, ngoại tệ…) tại quỹ của Công ty, thực hiện các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ, lập Uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng, rút tiền chuyển tiền, và lập báo cáo theo quy định của chế độ kế toán. Kế toán tiêu thụ thành phẩm: là người cập nhật, theo dõi thống kê toàn bộ thành phẩm sản xuất trong tháng, viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vào bản kê Nhập – Xuât – Tồn để ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất thành phẩm, hàng hóa. Cuối tháng Kế toán hàng hoá phải kiểm tra, đối chiếu hàng hóa với Thủ kho; cập nhật thành phẩm xuất bán vào chi phí trên cơ sở có sự đồng ý của kế toán và phê duyệt của Giám đốc, đồng thời ưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công việc được giao. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 2.1) Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kt tiền lương và các khoản trích theo lương 2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán 2.2.1. Khái quát chung Để phù hợp với công tác quản trị kinh doanh, công ty đã thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính. Những quy định khác về kế toán không quy định trong Quyết định này được thực hiện theo Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong hoạt động kinh doanh. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Về nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế (hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng) tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc bao gồm giá thu mua, chi phí liên quan đến việc chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc : 05 – 25 năm Máy móc, thiết bị : 06 – 10 năm Phương tiện vận tải : 06 – 10 năm Thiết bị văn phòng : 03 – 10 năm Doanh thu được ghi nhận khi xuất bán hàng hóa và xuất hóa đơn. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam đều được lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng thanh lý TSCĐ, hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…) Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty như sau: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm: Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng; định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ; ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ: Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ; xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu; xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ. Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: Thứ nhất, nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng. Thứ hai, nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị. Về hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả. 2.2.3. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam sử dụng hệ thống tài khoản trong hệ thống tài khoản được quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính. Về cơ bản, Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán theo quy định, tuy nhiên do đặc điểm của Công ty chủ yếu là sản xuất thực phẩm nên hệ thống tài khoản kế toán của công ty sử dụng một số tài khoản sau: Các TK phản ánh Tài sản như: Tk 1111-Tiền mặt, Tk 1121-Tiền gửi Việt Nam, Tk 1311-Phải thu khách hàng, Tk 1421-Chi phí trả trước, TK 152-NVL, TK 153-CCDC,TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Tk 1561-Hàng hoá, Tk 2111: TSCĐ Hữu hình Các Tk phản ánh Nguồn vốn như: Tk 3111-Vay ngân hàng, Tk 3311-Phải trả người bán, Tk 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp, Tk 33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu, Tk 33332-Thuế nhập khẩu, Tk 4131-Chênh lệch tỷ giá... Các TK phản ánh Doanh thu, Chi phí và Xác định KQKD như: Tk 5111-doanh thu bán hàng hoá, Tk 6321-Giá vốn hàng hoá, Tk 6411-Chi phí bán hàng, Tk 6421- Chi phí quản lý doanh nghiệp, Tk621-Chi phí NVLTT, Tk622-Chi phí nhân công trực tiếp, Tk627- Chi phí SXC…. 2.2.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luât Kế toán, nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình tình thực tế của Công ty, Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là hệ thống Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần Thực Phẩm Việt Nam Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Theo hình thức này, Công ty hiện đang sử dụng các loại sổ sách sau : Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái: Công ty mở Sổ Cái cho tất cả các tài khoản mà Công ty sử dụng. Tại Công ty, Sổ Cái sẽ tổng hợp cho cả năm, mỗi sổ dùng cho một tài khoản ghi phát sinh có và phát sinh nợ. Phát sinh có trên Sổ Cái được lấy từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo tổng số. Phát sinh Nợ trên Sổ Cái được phản ánh chi tiết theo từng Tài khoản đối ứng có lấy từ các Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có liên quan. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Quy trình hạch toán của Công ty có thể khái quát theo sơ đồ sau:(Sơ đồ 2.2): Sơ đồ 2.2: Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần Thực Phẩm Việt Nam Sổ quỹ tiền mặt và sổ tài sản Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ theo phần hà Sổ cái tài khoản Sổ/ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: 2.2.5. Đặc điểm tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bảng cân đối tài khoản. Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Giám đốc, Công ty còn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau: Báo cáo doanh thu; Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng; Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của Công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động kinh doanh. 2.3. Đặc điểm tổ chức kế toán trên một số phần hành chủ yếu 2.3.1. Đặc điểm tổ chức kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của công ty chủ yếu là tiền mặt tại quỹ. Trong quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu: thanh toán các khoản nợ của công ty, mua sắm nguyên vật liệu, trả cho người bán, trả lương công nhân viên, trả lãi vay dài hạn và các khoản vay đến hạn... Công ty sử dụng những chứng từ sau để hạch toán vốn bằng tiền: Phiếu chi Phiếu thu Biên lai thu tiền Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của Ngân hàng. Các tài khoản được sử dụng gồm có; Tài khoản 111: Tiền mặt, chi tiết Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam Tài khoản 1112: Ngoại tệ Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng, chi tiết Tài khoản 1121: Tiền Việt Nam Tài khoản 1122: Ngoại tệ. Các sổ sách Công ty sử dụng để tổ chức hạch toán Vốn bằng tiền gồm : Chứng từ ghi sổ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ cái Tk 111, Tk 112 Sổ chi tiết Tk 111, Tk 112. Quy trình tổ chức hạch toán Vốn bằng tiền tại Công ty như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Kế toán lập các Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ cái Tk 111, Tk 112. Các Phiếu thu, Phiếu chi...sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ chi tiết các Tk 111, Tk 112. Quy trình tổ chức hạch toán Vốn bằng tiền tại Công ty được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3.1: Trình tự tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam Sổ quỹ tiền mặt Phiếu thu, Phiếu chi... Chứng từ ghi sổ PT,PC,GBN,GBC Sổ cái Tk111, Tk112 Sổ chi tiết Tk 111, Tk112 Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: 2.3.2. Đặc điểm tổ chức kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể được mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp tự sản xuất dùng để phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc để bán. Công ty sử dụng những chứng từ sau để hạch toán hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng kê mua hàng Biên bản phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Các tài khoản được sử dụng gồm có; TK 151: hàng mua đang đi đường TK 152: nguyên liệu, vật liệu 1521: nguyên vật liệu chính 1522: nguyên vật liệu phụ 1523: nhiên liệu 1528: vật liệu khác TK 153: công cụ dụng cụ TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 155: thành phẩm Tk156: hàng hóa 1561: giá mua hàng hóa 1562: chi phí thu mua hàng hóa TK157: hàng gửi bán Các sổ sách Công ty sử dụng để tổ chức hạch toán Hàng tồn kho gồm: Chứng từ ghi sổ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ cái Tk151, Tk 152, Tk153, Tk154, Tk 155, Tk156, Tk 157 Sổ chi tiết Tk151, Tk 152, Tk153, Tk154, Tk 155, Tk156, Tk 157 Bảng tổng hợp chi tiết Tk 152, Tk153, Tk 155, Tk156 Sơ đồ 2.3.2: Trình tự tổ chức hạch toán Hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam HĐ mua hàng, vận chuyển… Chứng từ ghi sổ NVL, CCDC, HH Sổ cái Tk 152, Tk 153, Tk 156 Sổ chi tiết Tk 152, Tk 153, Tk 156 Bảng tổng hợp chi tiết Tk 152, Tk 153, Tk 156 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 2.3.3. Đặc điểm tổ chức kế toán công nợ: Phải thu, phải trả Đối với Công ty Cổ phân Thực phẩm Việt Nam các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán luôn diễn ra với mật độ thường xuyên. Kế toán công nợ là một trong những nghiệp vụ chủ yếu và quan trọng của Công ty. Công ty sử dụng những chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng Bảng thanh toán với người bán Hóa đơn mua hàng Bảng kê mua hàng... Các tài khoản được sử dụng gồm có: Tk 131-Dư Nợ: Phải thu khách hàng Tk 131-Dư Có: Ứng trước của người mua TK 331-Dư Có: Phải trả người bán TK 331-Dư Nợ: Ứng trước cho người bán Các sổ sách được sử dụng gồm có: Chứng từ ghi sổ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Tk 131, Tk 331 Sổ Chi tiết Tk 131, Tk 331 Bảng tổng hợp Công nợ: Phải thu, phải trả Trình tự tổ chức hạch toán Công nợ phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt nam được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3.3: Trình tự tổ chức hạch toán công nợ tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Việt Nam. HĐ Bán hàng, HĐ mua hàng... Chứng từ ghi sổ bán hàng,mua hàng Sổ cái Tk 131, Tk 331 Sổ chi tiết Tk 131, Tk 331 Bảng tổng hợp chi tiết Công nợ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: 2.3.4. Đặc điểm tổ chức kế toán Tài sản cố định Tài sản cố định của doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp. TSCĐ trong doanh nghiệp nói chung và trong các bộ phận sử dụng nói riêng là một trong những bộ phận quan