Báo cáo Thực trạng tổ chức kế toán mảng kinh doanh xăng dầu tại Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh

y là giám đốc công ty. Giám đốc công ty do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Công ty đã xây dựng mô hình quản lý trực tiếp, với mô hình này người phụ trách các bộ phận chức năng và các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong việc ra các quyết định và thực hiện các quyết định đó. Tại mỗi cấp có một người quyết định cao nhất để giải quyết công việc, phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh và các lĩnh vực chính trị, xã hội…Theo mô hình này, bộ máy hoạt động của công ty gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được linh hoạt và có hiệu quả. Cơ cấu nhân sự chủ chốt của bộ máy điều hành Đại hội đồng cổ đông Gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Chủ tịch hội đồng quản trị Do đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị bầu theo quy định tại điều lệ công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị có nhiệm vụ lập chương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng quản trị; tổ chức việc thông qua quyết định của hội đồng quản trị, giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị … Ban kiểm soát Ban kiểm soát có năm thành viên, có nhiệm kỳ năm năm, do đại hội đồng cổ đông bầu ra trong số các cổ đông có quyền biểu quyết. Giám đốc công ty Do hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của công ty. Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc công ty Có hai phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty, giúp việc cho giám đốc về kỹ thuật, công tác nâng cao bồi dưỡng trình độ nhân viên, điều hành kế hoạch tác nghiệp hằng ngày của các phòng ban. Phó giám đốc còn giúp giám đốc trong công tác kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá, công tác hành chính, quản trị và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp. Các phòng chức năng Phòng tổ chức hành chính Có nhiệm vụ bố trí, tuyển dụng lao động, theo dõi, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty để phù hợp với trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật và nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời quản lý hồ sơ, văn thư lưu trữ, công văn đi, công văn đến và tình hình an ninh của văn phòng công ty cũng như công tác phòng cháy chữa cháy vv... Phòng tài chính kế toán Có chức năng tập hợp các thông tin kinh tế, quản lý và tham mưu cho giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của công ty. Lập kế hoạch tài chính, tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác hạch toán kế toán, quản lý thu hồi vốn, huy động vốn, tập hợp chi phí sản xuất, xác định kết quả kinh doanh của công ty theo từng quý, năm. Đồng thời theo dõi các khoản nộp ngân sách Nhà nước như các loại thuế, phí, lệ phí, phù hợp và đúng theo quy định cũng như pháp luật của nhà nước. Phòng kinh doanh Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc quản lý công tác kế hoạch sản xuất, cung cấp thông tin kinh tế, tham gia công tác đấu thầu công trình, ký kết các hợp đồng kinh tế. Phòng quản lý kỹ thuật Có chức năng thực hiện các dịch vụ sửa chữa, chịu trách nhiệm về công tác kĩ thuật, xây dựng quy trình sản xuất… Sơ đồ 1.4 – Tổ chức Công ty CP vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh ( Nguồn: phòng tổ chức công ty cổ phần PTS Nghệ Tĩnh ) Khái quát tình hình tài chính của công ty gần đây Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % 1 TSLĐ và ĐTNH 9.809.727.683 26,11 13.253.797.848 42,11 12.504.082.225 37,22 2 TSCĐ và ĐTDH 25.727.616.059 70,81 18.217.907.474 57,89 21.096.060.740 62,78 3 Tổng tài sản 36.037.343.742 100 31.471.705.322 100 33.600.142.965 100 4 Nợ phải trả 15.258.723.419 42 17.574.616.369 55,84 18.931.120.017 56,34 5 NVCSH 20.778.620.323 58 13.897.088.953 44,16 14.669.022.948 43,66 6 Tổng nguồn vốn 36.037.343.742 100 31.471.705.322 100 33.600.142.965 100 7 Các khoản phải thu 3.230.387.745 2.854.154.330 3.483.962.897 8 Tiền mặt tồn quỹ 552.894.283 1.364.923.688 342.052.085 Bảng 1.1 - Bảng so sánh tình hình tài sản và nguồn vốn năm 2007 – 2009 ( Nguồn: Trích từ bảng cân đối kế toán năm 2007 - 2009 ) Các chỉ tiêu tài chính năm 2007 – 2009 TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Tỷ suất tài trợ 20.778.620.32336.037.343.742=0,58 13.897.088.95331.471.705.322=0,44 14.669.022.94833.600.142.965=0,437 2 Tỷ suất đầu tư 25.727.616.05936.037.343.742=0,71 18.217.907.47431.471.705.322=0,58 21.096.060.74033.600.142.965=0,63 3 Khả năng thanh toán hiện hành 36.037.343.74215.258.723.419=2,36 31.471.705.32217.517.616.369=1,79 33.600.142.96518.931.120.017=1,78 4 Khả năng thanh toán nhanh 552.894.28312.364.948.590=0,045 1.364.923.68814.538.573.557=0,09 342.052.08516.156.966.677=0,02 5 Khả năng thanh toán ngắn hạn 9.809.727.68312.364.948.590=0,79 13.253.797.84814.538.573.557=0,91 12.504.082.22516.156.966.677=0,774 Bảng 1.2 - Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2007 – 2009 ( Nguồn: Trích bảng cân đối kế toán năm 2007 -2009) Phân tích: Qua số liệu cuối năm 2009 từ bảng trên cho thấy: Tỷ suất tài trợ cho biết mức độ độc lập tài chính của doanh nghiệp đối với các đối tượng bên ngoài. Tỷ suất tài trợ của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 là 0,005 lần cho thấy mức độ độc lập tài chính của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008. Bên cạnh đó tỷ suất tài trợ của công ty trong hai năm 2008 và 2009 đều nhỏ hơn 1 cho thấy doanh nghiệp còn phụ thuộc rất nhiều vào nguồn vốn bên ngoài. Mặt khác ta thấy tổng nguồn vốn của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 chứng tỏ trong năm 2009 công ty đã gia tăng nguồn vốn vay, đi kèm với nó là hệ số nợ gia tăng. Việc hệ số nợ gia tăng cho thấy công ty chịu nhiều sức ép hơn của các khoản vay, tuy nhiên hệ số nợ gia tăng cho thấy đòn bẩy tài chính của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 chứng tỏ ban giám đốc công ty đã mạo hiểm hơn trong việc sử dụng nguồn vốn cũng như trong kinh doanh. Tỷ suất đầu tư cho biết cơ cấu tài sản cố định và đầu tư dài hạn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Tỷ suất đầu tư của doanh nghiệp trong hai năm 2008 và 2009 đều nhỏ hơn 1 và tỷ suất đầu tư năm 2009 tăng so với năm 2008 là 0.049 lần cho thấy công ty đã chú trọng hơn vào đầu tư dài hạn. Tỷ suất đầu tư như vậy là hợp lý đối với doanh nghiệp hoạt động vận tải là chủ yếu như công ty và công ty nên có các biện pháp để duy trì tỷ suất đầu tư như hiện nay. Khả năng thanh toán hiện hành cho biết với toàn bộ giá trị thuần của tài sản hiện có của công ty có đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ hay không. Chỉ tiêu này càng lớn thì khả năng thanh toán hiện hành của công ty càng lớn và ngược lại. Tỷ suất này đạt từ 1 đến 2 là hợp lý.Tỷ suất thanh toán hiện hành của công ty năm 2009 đạt 1.7749 giảm so với năm 2008 là 0.0158 lần cho thấy khả năng thanh toán hiện hành của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 hay khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả bằng tài sản hiện có của doanh nghiệp năm 2009 giảm so với năm 2008. Tuy nhiên tỷ suất này của công ty trong hai năm đều nằm trong khoảng từ 1 đến 2 nên khá hợp lý do đó công ty nên có các biện pháp để duy trì tỷ suất thanh toán hiện hành này. Khả năng thanh toán nhanh là thước đo khả năng trả nợ ngay các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả trong kỳ của công ty mà không dựa vào việc phải bán các loại vật tư hàng hoá. Khả năng thanh toán nhanh của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 là 0.0727 lần và hệ số này của hai năm đều nhỏ hơn 0.5 cho thấy công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thanh toán công nợ vì vào lúc cần thiết doanh nghiệp có thể buộc phải sử dụng các biện pháp bất lợi như bán các tài sản với giá thấp để trả nợ. Do đó công ty cần có biện pháp khắc phục để tăng hệ số thanh toán hiện hành này lên. Khả năng thanh toán ngắn hạn thể hiện mức độ đảm bảo của tài sản lưu động với nợ ngắn hạn. Hệ số này nằm trong khoảng từ 1 đến 2 là hợp lý. Khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 là 0.1377 lần cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của công ty bằng tài sản lưu động năm 2009 giảm so với năm 2008. Tuy nhiên do đặc thù của công ty là tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản nên hệ số thanh toán ngắn hạn của công ty là khá thấp. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Đặc điểm bộ máy kế toán: Do đặc điểm của công ty là kinh doanh vận tải bộ và đại lý bán xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu là chủ yếu, địa bàn hoạt động mang tính lưu động cao và phức tạp do đó để phù hợp với chức năng quản lý của mình, công ty PTS Nghệ Tĩnh đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hàng ngày, kế toán tại các cửa hàng đại lý và các đơn vị trưc thuộc sẽ tiến hành nhận hoặc lập hoá đơn chứng từ. Định kỳ 5 đến 10 ngày kế toán tại các cửa hàng, bộ phận trực thuộc sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ và tiền về phòng kế toán công ty để ghi sổ và tổng hợp. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán Toàn công ty có 16 kế toán, trong đó phòng kế toán của công ty có 6 người với trình độ đại học, không có cao đẳng và trung cấp. Số còn lại là kế toán tại các cửa hàng đại lý và bộ phận trực thuộc công ty. Sơ đồ 2.1 – Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty (Nguồn: Phòng tổ chức công ty PTS Nghệ Tĩnh) Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán) Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty, phụ trách chung toàn phòng, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện kế hoạch của các kế toán viên, đồng thời là trợ lý kinh tế tổng hợp cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và công ty về tình hình hoạt động của phòng tài chính kế toán, giám sát tình hình sử dụng tài chính theo đúng mục đích.Ngoài ra trưởng phòng kế toán còn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình hạch toán kế toán theo đúng chế độ của nhà nước quy định. Kế toán tổng hợp (Phó trưởng phòng kế toán tài chính) Kế toán tổng hợp toàn công ty, ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chứng từ, theo dõi doanh thu, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh của công ty và có trách nhiệm báo cáo tài chính theo định kỳ đối với tổng công ty xăng dầu và các cấp quản lý của nhà nước theo quy định.Ngoài ra phó trưởng phòng kế toán tài chính còn thay thế trưởng phòng, trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán khi trưởng phòng đi vắng. Kế toán hàng hoá và theo dõi thuế Trực tiếp theo dõi công nợ hàng mua, trực tiếp theo dõi công nợ khách hàng bán buôn, cột bơm xăng dầu; theo dõi, lập báo cáo tiêu thụ hàng hoá, hàng hoá tồn kho. Kế toán thuế, theo dõi, lập tờ khai,… quyết toán thuế. Kế toán thanh toán và tiền gửi ngân hàng Theo dõi các khoản công nợ nội bộ, tạm ứng, bảo hiểm xã hội vay mua cổ phần, thế chấp mua cổ phần, hao hụt, các khoản phải thu khác…Kế toán tiền gửi ngân hàng; theo dõi, quản lý hồ sơ vay các ngân hàng và các đối tượng khác. Kế toán tài sản cố định và công nợ Trực tiếp theo dõi công nợ khách hàng tại các cửa hàng trực thuộc. Trực tiếp đối chiếu, quản lý mảng kinh doanh các cửa hàng thuộc công ty. Trực tiếp theo dõi mảng tài sản cố định, theo dõi mảng vật tư phụ tùng, thiết bị cột bơm. Phụ trách giao nhận, quản lý hoá đơn tài chính toàn công ty. Theo dõi và quản lý vật rẻ tiền chóng hỏng. Kế toán thanh toán tiền mặt Trực tiếp làm thủ quỹ tại phòng kế toán công ty. Phần mềm kế toán công ty đang áp dụng: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh hiện đang sử dụng phần mềm kế toán PBM – phần mềm kế toán đặc thù của nghành xăng dầu Việt Nam. Phần mềm kế toán này do tổng công ty xăng dầu Việt Nam viết và cấp xuống cho công ty vào năm 2003 . Phần mềm kế toán này có các phân hệ nghiệp vụ sau: Phân hệ kế toán, Phân hệ kinh doanh, Phân hệ tài sản cố định, Phân hệ nguyên vật liệu, Phân hệ công cụ lao động, Phân hệ kiểm kê, Phân hệ vận tải bộ. Sơ đồ 2.2 – Quy trình thực hiện kế toán trên máy (Nguồn: phòng kế toán công ty PTS Nghệ Tĩnh) Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán Các chính sách kế toán chung Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty PTS Nghệ Tĩnh đã áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng Việt Nam ( VNĐ ) Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy trên cơ sở chứng từ ghi sổ. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ.. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước Phương pháp đánh giá Tài sản cố định và khấu hao Tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty được đánh giá theo giá trị còn lại. Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Sơ đồ 2.3 – Quá trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy (Nguồn: phòng kế toán công ty PTS Nghệ Tĩnh) Chế độ chứng từ kế toán Công ty hoàn toàn sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15. Áp dụng theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán đầy đủ, rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ khớp với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng giấy than. Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến được tập trung tại bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 2.2.3 Chế độ tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định của Chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty Kế toán vốn bằng tiền Chứng từ sử dụng Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT) Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 07a, 07b – TT) Lệnh chi tiền, các chứng từ khác có liên quan Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu Công ty cổ phần vận tải&dịch vụ Mẫu số: 01 - TT Petrolimex Nghệ Tĩnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 02 tháng 02 năm 2008 Quyển số: … Số:…. Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Bích Vân Nợ: TK 1111 Địa chỉ: Cửa hàng xăng dầu 3/2 – Nghi Phú Có: TK 511; 3331 Lý do nộp: Nộp tiền bán hàng từ ngày 01/02/2008 đến ngày 02/02/2008 Số tiền: 18.659.215 (Viết bằng chữ ): Mười tám triệu sáu trăm năm mươi chín ngàn hai trăm mười lăm đồng chẵn. Kèm theo: 5 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Biểu mẫu 2.2 - Phiếu chi Công ty cổ phần vận tải & dịch vụ Mẫu số: 02 - TT Petrolimex Nghệ Tĩnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 04 tháng 02 năm 2008 Quyển số: … Số:…. Nợ: TK 642 Họ tên người nhận tiền: Hoàng Thu Hà Có: TK 1111 Địa chỉ: Phòng kế toán Lí do chi : Mua văn phòng phẩm Số tiền : 600.000đ (Viết bằng chữ) Sáu triệu đồng chẵn. Kèm theo: 2 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp tiền (Ký, họ tên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Tài khoản sử dụng Tài khoản 111 “Tiền mặt” Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” Sổ kế toán sử dụng Sổ quỹ tiền mặt Các sổ kế toán tổng hợp Sổ theo dõi chi tiết Luân chuyển chứng từ (Ghi chú này được sử dụng trong các sơ đồ trình tự luân chuyển tiếp theo) Sơ đồ 2.4 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư hàng hoá Chứng từ sử dụng Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT ) Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm kê vật tư Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Tài khoản sử dụng TK 151 – hàng mua đang đi đường. TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu. TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Sổ kế toán sử dụng Sổ chi tiết vật tư hàng hoá Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Sổ tổng hợp các loại Luân chuyển chứng từ Sơ đồ 2.5 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán vật tư hàng hóa Kế toán Tài sản cố định Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản đánh giá lại tài sản cố định Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, các chứng từ khác … Tài khoản sử dụng TK 211 – Tài sản cố định hữu hình. TK 213 – Tài sản cố định vô hình TK 214 – Hao mòn tài sản cố định. Sổ kế toán sử dụng Sổ tài sản cố định, Sổ TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng Thẻ tài sản cố định Sổ cái TK 211, TK 213, TK 214 Luân chuyển chứng từ Sơ đồ 2.6 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ sử dụng Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và bảo hiểm xã hội Bảng tính và phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Các chứng từ khác có liên quan Tài khoản sử dụng TK 334 – phải trả công nhân viên. TK 338 – Phải trả phải nộp khác Sổ kế toán sử dụng Sổ chi tiết các tài khoản 334, 338 Bảng tổng hợp tiền lương và các khoản khác Luân chuyển chứng từ Sơ đồ 2.7 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán công nợ phải thu, phải trả Chứng từ sử dụng Đơn đặt hàng Hoá đơn GTGT Các chứng từ thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Các chứng từ thanh toán như: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu, báo có, báo nợ.. Tài khoản sử dụng Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” Tài khoản 331 “Phải trả nhà cung cấp” Tài khoản 1331 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” Tài khoản 3331 “ Thuế giá trị gia tăng phải nộp” Sổ kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 131, 331 Sổ cái TK 131, 331 Luân chuyển chứng từ * Kế toán thanh toán với người mua: Sơ đồ 2.8 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán phải thu khách hàng * Kế toán thanh toán với người bán: Sơ đồ 2.9 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán phải trả người bán Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thông qua việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa công ty và người mua bao gồm các giai đoạn: chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá, thanh toán tiền hàng. Chứng từ sử dụng Hoá đơn giá trị gia tăng Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Phiếu xuất kho Tài khoản sử dụng Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Tài khoản 511 có hai tài khoản cấp hai TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá TK 5113: Doanh thu bán dịch vụ Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản 632 có hai tài khoản cấp hai: TK 6321: Giá vốn hàng hoá TK 6322: Giá vốn dịch vụ Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Sổ kế toán sử dụng Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết doanh thu Sổ cái TK 511, 632, 911 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hiện nay tại công ty PTS Nghệ Tĩnh định kỳ lập báo cáo tài chính theo năm. Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm. Báo cáo tài chính công ty Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B 01 – DN ) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B 02 – DN ) Báo cáo luân chuyển tiền tệ ( Mẫu số B 03 – DN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B 09 – DN ) Thời hạn hoàn thành báo cáo nộp cơ quan cấp trên đối với báo cáo năm chậm nhất là ngày 90 kể từ ngày kết thúc niên độ tài chính. Báo cáo nội bộ được lập định kỳ hàng quý Báo cáo tình hình chi phí sản xuất kinh doanh Báo cáo tình hình công nợ phải thu, công nợ phải trả Báo cáo tình hình số dư tiền vay, số dư tiền gửi Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh. Tổ chức hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu Sổ cái TK 511, TK 632 và TK 911 được mở cho toàn công ty hay cho tất cả các mảng hoạt động kinh doanh của công ty.Do đó số liệu của mảng kinh doanh xăng dầu chỉ là một phần của Sổ Cái các tài khoản trên. Quy trình ghi sổ tổng hợp được tổng quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.10 - Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu Biểu mẫu 2.3 – Chứng từ ghi sổ số 21 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 21 Ngày 05 tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Giá vốn xăng M92(KC) xuất bán tại cửa hàng xăng dầu 3/2 – Nghi Phú 63211 156111 228.930.000 Giá vốn xăng M92(KC) xuất bán tại cửa hàng xăng dầu Phố Châu 63211 156111 152.098.200 … … …. … Cộng 1.214.020.000 Kèm theo 252 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu mẫu 2.4 – Chứng từ ghi sổ số 22 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 22 Ngày 05 tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Giá vốn dầu Diesel cao cấp xuất bán tại cửa hàng xăng dầu 3/2 – Nghi Phú 63212 15611 53.941.000 Giá vốn dầu Diesel xuất bán tại cửa hàng xăng dầu Phố Châu 63212 15611 36.318.520 … … … … Cộng 690.051.255 Kèm theo 91 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu mẫu 2.5 – Chứng từ ghi sổ số 30 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 30 Ngày 05 tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Doanh thu bán xăng M92(KC) thu TGNH tại cửa hàng xăng dầu 3/2- Nghi Phú 131 51111 149.515.800 Doanh thu bán xăng M92(KC) thu tiền mặt tại cửa hàng xăng dầu Phố Châu 111 51111 9.470.311 … … … … Cộng 1.043.297.867 Kèm theo 226 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu mẫu 2.6 – Chứng từ ghi sổ số 31 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 31 Ngày 05 tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Doanh thu bán buôn xăng M92(KC) thu bằng TGNH tại cửa hàng xăng dầu 3/2- Nghi Phú 112 51112 55.288.900 Doanh thu bán buôn xăng M92(KC) thu bằng TGNH tại cửa hàng xăng dầu Phố Châu 112 51112 43.276.710 … … … … Cộng 211.975.667 Kèm theo 26 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu mẫu 2.7 – Chứng từ ghi sổ số 38 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 38 Ngày 05 tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Chi phí hao hụt 641 156111 549.973 Chi phí tiền lương bộ phận bán hàng 641 334 14.266.326 Chi phí tiền lương bộ phận quản lý 641 334 24.564.720 … … … … Cộng 74.554.689 Kèm theo 25 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu mẫu 2.8 – Chứng từ ghi sổ số 95 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 95 Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Kết chuyển tổng doanh thu bán hàng 5111 911 11.753.456.975 Cộng 11.753.456.975 Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu mẫu 2.9 – Chứng từ ghi sổ số 96 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 96 Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1 2 3 4 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 6321 11.262.623.085 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 447.328.132 Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 911 8211 12.181.612 Kết chuyển lãi kinh doanh tháng 2 911 421 31.324.146 Cộng 11.753.456.975 Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu mẫu 2.10 – Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/02/2008 đến ngày 28/01/2008 Đơn vị tính: VND Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày 21 05/02 Giá vốn xăng M92(KC) xuất bán 1.214.020.000 22 05/02 Giá vốn dầu Diesel xuất bán 690.051.255 ….. ….. … 96 28/02 Kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí thuế thu nhập hiện hành,lãi kinh doanh tháng 2/2008 11.753.456.975 Tổng cộng 47.013.827.880 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Trích sổ Cái TK 511: Biểu mẫu 2.11 – Sổ cái TK 511 Công ty PTS Nghệ Tĩnh SỔ CÁI Quán Bánh- Vinh- NA Năm: 2008 Tên tài khoản: Doanh thu bán