Báo cáo Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội

TTV đã nhập. 11a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: - Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ: + 3 bản Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu + 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc. - Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán: + 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt buộc: 1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng ; + Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 11b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 12/ TTV Phân loại giao dịch cần hoàn tất. Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển bước 13a. Giao dịch đã thực hiện tại bước 9b thì chuyển bước 13b. 13a/ TTV Chuyển chứng từ: Tới khách hàng: 1 bản giấy báo nợ dành cho khách hàng Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ và 1 bản gốc điện thanh toán Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ, điện khác (nếu có). 13b/ TTV Chuyển chứng từ: cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán Theo dõi giao dịch. Ghi chú: Cán bộ Phòng Tín dụng có trách nhiệm nhắc nhở và thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện. 14/ TTV Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc và lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 15/ KSV Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 16a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 2 bản lưu. Chuyển chứng từ tới TTV. 16b/ TTV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 17/ TTV Chuyển chứng từ: 1 bản giấy báo nợ cho khách hàng. 1 bản gốc giấy báo nợ tới khách hàng và bộ phận kế toán. Thông báo Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo nợ). Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc. Giấy báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có). 1.4 Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG) Để thực hiện nghiệp vụ phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng cần trải qua 11 bước dưới đây (xem bảng 4) Bảng 4: Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng [4] Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng. Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ. Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 2/ TTV Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch xem đã đầy đủ chưa. Hồ sơ đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm: Đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng (BM-04). Giấy báo nhận hàng. Bản sao chứng từ vận tải. Bản sao hoá đơn. Kiểm tra nội dung của hồ sơ: Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng. Kiểm tra nội dung đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành). * Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung. Lập phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo mẫu BM-10 Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được đảm bảo nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để xác nhận. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành bảo lãnh nhận hàng (thu ký quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV Kiểm tra hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng. Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: + bảo lãnh nhận hàng: 1 bản gốc; + Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng: 1 bản lưu. + Giấy báo nợ: 1 bản gốc, một bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký phát hành thư bảo lãnh nhận hàng. Đóng dấu thư bảo lãnh đã phát hành, chụp (copy) thư bảo lãnh. Chuyển chứng từ: Tới khách hàng: 1 bản gốc thư bảo lãnh, 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ (yêu cầu khách hàng ký nhận khi giao thư bảo lãnh gốc). Tới Bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ. Lưu hồ sơ phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm: Các giấy tờ trong hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng. Phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng. Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng. Giấy báo nợ, thư phát hành bảo lãnh nhận hàng (bản phôtô). Các chứng từ khác (nếu có). 6/ TTV Theo dõi tình trạng thư bảo lãnh đã phát hành. 7/ TTV Trường hợp hãng tàu yêu cầu phải đổi vận đơn lấy bảo lãnh đã phát hành: - Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, thực hiện thanh toán/chấp nhận thanh toán (theo quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay/trả chậm) và ký hậu vận đơn để đổi lấy bảo lãnh đã phát hành (theo hướng dẫn số HD-01-05). - Chuyển vận đơn gốc đã ký hậu tới hãng tàu trực tiếp hoặc thông qua khách hàng để đổi lại bảo lãnh đã phát hành. - Theo dõi, nhắc nhở khách hàng việc đổi lại bảo lãnh đã phát hành. * Ghi chú: Những thư bảo lãnh nhận hàng quy định bảo lãnh chỉ hết hiệu lực khi hãng tàu nhận được vận đơn gốc thì thủ tục để đổi lại thư bảo lãnh đã phát hành là bắt buộc. 8/ TTV Khi đã đổi được bảo lãnh nhận hàng từ hàng tàu hoặc khi bảo lãnh đã hết hiệu lực, sử dụng chương trình TF-SIBS để huỷ bảo lãnh đã phát hành. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 9/ KSV Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 10a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: thông báo đã huỷ bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu . Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 10b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 11/ TTV Đóng dấu ‘HUỶ’ lên thư bảo lãnh (trường hợp thu hồi được bảo lãnh gốc). Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ bảo lãnh. Lưu hồ sơ bảo lãnh đã huỷ và các giấy tờ liên quan. 1.5 Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE)Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng bao gồm 8 bước: Bảng 5: Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV Tiếp nhận đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng từ khách hàng. Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ. Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS 2/ TTV Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch. Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng gồm: Đơn đề nghị ký hậu vận đơn (BM-04). Giấy báo nhận hàng của hãng tầu Vận đơn bản chính lập theo lệnh của ngân hàng Bản sao hoá đơn thương mại Kiểm tra nội dung của hồ sơ: Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng. Kiểm tra nội dung đơn xin ký hậu vận đơn với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành). * Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung. Lập phiếu trình ký hậu vận đơn theo mẫu BM-10 Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được phê duyệt nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để phê duyệt. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu ký hậu vận đơn (thu ký quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV Kiểm tra hồ sơ xin ký hậu vận đơn của khách hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình ký hậu vận đơn, đóng dấu (ghi) chuyển nhượng hàng hoá cho khách hàng, ghi ngày thực hiện và ký vào mặt sau của vận đơn. Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: Giấy báo nợ (nếu có) (3 bản): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu. Báo cáo ký hậu vận đơn: 1 bản lưu. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký hậu vận đơn. Đóng dấu vào phần đã ký hậu, chụp (copy) vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt có ký hậu). 2. Chuyển chứng từ: - Cho khách hàng: 1 bản gốc vận đơn đã ký hậu (yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản phô tô) và giấy báo nợ (nếu có). - Cho bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có). Lưu hồ sơ: Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng Phiếu trình ký hậu vận đơn. Bản sao vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt sau) Giấy báo nợ (nếu có) Các chứng từ khác. 6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng giao dịch ký hậu vận đơn. 7/ TTV Giao dịch ký hậu vận đơn sẽ được tự động đóng khi tiến hành thanh toán bộ chứng từ đòi tiền liên quan tới vận đơn đã ký hậu. 8/ TTV Đóng dấu ‘ĐÓNG’ lên bản phô tô vận đơn đã ký hậu. Lưu hồ sơ ký hậu vận đơn và các giấy tờ liên quan. 1.6 Quy trình nhờ thu đến (IC) Quy trình nhờ thu đến gồm 17 bước như sau( xem bảng 6) Bảng 6: Quy trình nhờ thu đến Bước / Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng nhờ thu/khách hàng: Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu (coversheet). Nếu có sai lệch phải thông báo ngay tới ngân hàng nhờ thu. Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS. 2/ TTV Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu để khẳng định rằng nhờ thu tuân thủ theo URC522 do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Nếu chỉ dẫn không rõ ràng thì liên hệ với ngân hàng nhờ thu/khách hàng để làm rõ. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo nhờ thu đến gửi khách hàng. Trường hợp khách hàng trước đây đã được ký hậu vận đơn theo bộ chứng từ nhờ thu này thì thực hiện bước 8a hoặc 8b tuỳ theo chỉ dẫn nhờ thu là chấp nhận hay thanh toán bộ chứng từ. 3/ KSV Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: - Thông báo bộ chứng từ nhờ thu đến: 1 bản gốc, 1 bản lưu; - Điện xác nhận đã nhận được bộ chứng từ nhờ thu: 1 bản gốc; - Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV Fax bản thông báo bộ chứng từ nhờ thu đến tới khách hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). Chuyển chứng từ: cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ và bản gốc thông báo bộ chứng từ nhờ thu bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ Theo dõi giao dịch đã thực hiện. 6/ TTV Nhắc nhở khách hàng thanh toán, chấp nhận theo chỉ dẫn nhờ thu. 7/ TTV Phân loại phản hồi từ khách hàng. Nếu chỉ dẫn nhờ thu yêu cầu thanh toán trả chậm và khách hàng đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8a. Lưu ý: Trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu đòi tiền trả chậm, khi chấp nhận thanh toán khách hàng phải thực hiện chấp nhận trên cả hối phiếu và giấy thông báo của ngân hàng. Hối phiếu đã được khách hàng chấp nhận sẽ lưu tại ngân hàng và chỉ trả cho khách hàng khi thanh toán xong. Nếu chỉ dẫn nhờ thu yêu cầu khách hàng thanh toán trả ngay và khách hàng đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8b. Nếu khách hàng không đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8c. 8a/ TTV Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện chấp nhận bộ chứng từ (thu ký quỹ (nếu cần) trong trường hợp ngân hàng bị ràng buộc trách nhiệm thanh toán). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Chuyển chứng từ tới KSV. 8b/ TTV Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Chuyển chứng từ tới KSV. 8c/ TTV Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo khách hàng đã từ chối bộ chứng từ. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Chuyển chứng từ tới KSV. 9/ KSV Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 10a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: Trường hợp khách hàng chấp nhận bộ chứng từ: + giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu + điện chấp nhận thanh toán: 1 bản gốc. Trường hợp khách hàng thanh toán: + giấy báo nợ : 1 bản gốc, 1 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng + điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu. + điện thông báo thanh toán: 1 bản gốc Trường hợp khách hàng từ chối bộ chứng từ: + điện thông báo khách hàng từ chối: 1 bản gốc. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 10b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 11/ TTV Phân loại giao dịch cần hoàn tất. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8a thì chuyển bước 12a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8b thì chuyển bước 12b. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8c thì chuyển bước 12c-1. 12a/ TTV Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng nhờ thu không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng thực hiện chỉ dẫn nhờ thu). Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn đã ký hậu (trong trường hợp vận đơn làm theo lệnh của Ngân hàng), (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao chứng từ). Chuyển chứng từ: + cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ; + tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ . Lưu hồ sơ chấp nhận bộ chứng từ gồm: Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet). Giấy báo nợ, điện chấp nhận và các giấy tờ khác (nếu có). 12b/ TTV Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng nhờ thu không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng thực hiện chỉ dẫn nhờ thu). Trả chứng từ cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã ký hậu (trong trường hợp vận đơn làm theo lệnh của Ngân hàng), (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao chứng từ). Chuyển chứng từ: Tới khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ; Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán . Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet). Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ khác (nếu có). 12c-1/ TTV Theo dõi phản hồi/chỉ dẫn của ngân hàng nhờ thu. Xử lí phản hồi của ngân hàng nhờ thu: Nếu ngân hàng nhờ thu có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn... hoặc gửi chứng từ bổ sung thì thông báo cho khách hàng biết và tiếp tục thực hiện bước 8. Nếu ngân hàng nhờ thu yêu cầu gửi lại chứng từ hoặc sau một thời gian nhất định mà không nhận được phản hồi thì phô tô một bản các chứng từ (gồm cả coversheet) và gửi trả lại ngân hàng nhờ thu bộ chứng từ nhờ thu theo chỉ dẫn. 12c-2/ Cán bộ phòng TTQT Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: Bộ chứng từ đã phô tô nói trên. Giấy từ chối thanh toán của khách hàng. Điện yêu cầu gửi trả chứng từ và các giấy tờ khác (nếu có). 13/ TTV Phân loại phản hồi từ khách hàng. Nếu tới ngày đến hạn khách hàng đồng ý thanh toán thì thực hiện bước 15a. Nếu tới ngày đến hạn thanh toán khách hàng từ chối thanh toán thì thực hiện 15b. 14a/ TTV Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Chuyển chứng từ tới KSV. 14b/ TTV Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo khách hàng đã từ chối thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Chuyển chứng từ tới KSV. 15/ KSV Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 16a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: Trường hợp khách hàng thanh toán: + giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu ; + điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; + điện thông báo thanh toán: 1 bản gốc. Trường hợp khách hàng từ chối thanh toán: + điện thông báo từ chối thanh toán: 1 bản gốc. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 16b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 17/ TTV Trường hợp khách hàng thanh toán: - Chuyển tới khách hàng và bộ phận kế toán: 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản gốc giấy báo nợ. - Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: + Giấy báo nợ, điện thanh toán, điện thông báo thanh toán và các giấy tờ khác (nếu có). Trường hợp khách hàng từ chối thanh toán: Lưu hồ sơ gồm: Giấy từ chối thanh toán của khách hàng. Điện thông báo khách hàng từ chối thanh toán. Các giấy tờ liên quan khác (nếu có). 1.7 Quy trình thông báo thư tín dụng (IL) Quy trình thông báo thư tín dụng gồm 10 bước (bảng 7) Bước / Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV Tiếp nhận thư tín dụng do ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo gửi: Kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng nhận được: + Nếu thư tín dụng được gửi bằng SWIFT thì điện SWIFT đó phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khoá đúng. + Nếu thư tín dụng được gửi bằng TELEX thì điện TELEX phải có mã khoá (testkey) và mã khoá đó phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ. + Nếu thư tín dụng được gửi bằng thư thì chữ ký uỷ quyền trên thư tín dụng phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đó là chữ ký hợp lệ. * Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của thư tín dụng đều phải liên hệ với bộ phận bảo mật để làm rõ (điện SWIFT MT700, 701, 710, 711, 720, 721,799 nhận được qua chương trình TF-SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khoá đúng). Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS. 2/ TTV Kiểm tra tính liên tục và đầy đủ của thư tín dụng nhận được. Nếu phát hiện thư tín dụng không liên tục, đầy đủ thì báo ngân hàng gửi để bổ sung/làm rõ. Kiểm tra sự rõ ràng, rành mạch của các điều khoản. Thông báo cho ngân hàng gửi để làm rõ nếu cần. Kiểm tra xem thư tín dụng do ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo gửi là thư tín dụng đầy đủ, có giá trị thực hiện hay chỉ là thông báo sơ bộ, không có giá trị thực hiện. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thông báo chính thức hoặc thông báo sơ bộ thư tín dụng đến. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: Trường hợp thông báo chính thức: - thông báo thư tín dụng đến: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; - giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu Trường hợp thông báo sơ bộ: - thông báo sơ bộ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV Trường hợp thông báo chính thức thức: Fax giấy thông báo thư tín dụng tới khách hàng. Chuyển tới bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ . Giao khách hàng bản gốc giấy thông báo thư tín dụng, bản gốc thư tín dụng và giấy báo nợ bản dành cho khách hàng (yêu cầu khách hàng ký nhận khi nhận thư tín dụng gốc). Lưu hồ sơ thông báo thư tín dụng gồm: + Giấy thông báo và 1 bản sao thư tín dụng. + Giấy báo nợ, điện tra soát và các giấy tờ khác (nếu có). Trường hợp thông báo sơ bộ: Fax giấy thông báo sơ bộ thư tín dụng đến tới khách hàng (có thể fax/gửi thư tín dụng sơ bộ tới khách hàng nếu được yêu cầu nhưng lưu ý khách hàng để tránh việc sử dụng nhầm lẫn). Lưu hồ sơ thông báo sơ bộ thư tín dụng gồm: + 1 giấy thông báo sơ bộ thư tín dụng đến. + 1 bản gốc thư tín dụng sơ bộ. Theo dõi, nhắc nhở ngân hàng phát hành gửi thư tín dụng chính thức. Khi nhận được thư tín dụng đầy đủ từ ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo quay trở lại bước 2 để thông báo chính thức thư tín dụng đến (lưu ý dẫn chiếu đến thư tín dụng sơ bộ đã thông báo trước đây). 6/ TTV Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã thông báo. 7/ TTV Khi khách hàng và ngân hàng phát hành thư tín dụng đồng ý huỷ, sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ thư tín dụng đã thông báo. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Việc huỷ thư tín dụng đã thông báo có thể được tiến hành tự động bởi chương trình TF-SIBS khi thư tín dụng hết số dư hoặc 3 tháng kể từ ngày hết hạn. 8/ KSV Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 9a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: thông báo đã huỷ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 9b/ KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 10/ TTV Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ thư tín dụng. Lưu hồ sơ thông báo thư tín dụng đã huỷ và các giấy tờ liên quan. 1.8 Quy trình nhờ thu đi (OC) Quy trình nhờ thu đi gồm 15 bước như sau (bảng 8) Bảng 8: Quy trình nhờ thu đi (OC) Bước / Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV Tiếp nhận chứng từ do khách hàng gửi (BM-06): Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu để đảm bảo khớp đúng. Ký giao nhận chứng từ với khách hàng. Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 2/ TTV Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu của khách hàng: - Nếu chỉ dẫn không rõ ràng thì liên hệ với khách hàng để làm rõ. - Nếu khách hàng đề nghị ngân hàng kiểm tra chứng từ xuất trình theo L/C thì tiến hành kiểm tra chứng từ (HD-01-03). Nếu bộ chứng từ có bất đồng thì sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng. Tuỳ theo phản hồi của khách hàng mà xử lí: + Nếu khách hàng chỉnh sửa/bổ sung bộ chứng từ thì kiểm tra chứng từ mới được chỉnh sửa/bổ sung. + Nếu khách hàng đề nghị hỏi ý kiến ngân hàng phát hành/ngân hàng được chỉ định: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo bất đồng hỏi ý kiến của ngân hàng phát hành thư tín dụng/ngân hàng được chỉ định yêu cầu ngân hàng này xác nhận có chấp nhận những bất đồng đó không và thông báo cho khách hàng kết quả khi nhận được phản hồi. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch nhờ thu theo chỉ dẫn của khách hàng hoặc chỉ dẫn trong thư tín dụng khi khách hàng không yêu cầu kiểm tra chứng từ; khi bộ chứng từ không có bất đồng (trường hợp khách hàng yêu cầu kiểm tra chứng từ) hoặc bất đồng đã được khách hàng chấp nhận gửi đi. 3/ KSV Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: - chỉ dẫn đòi tiền (coversheet): 1 bản gốc, 1 bản lưu; - giấy báo nợ (nếu có): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu. - điện đòi tiền (nếu có): 1 bản gốc Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/