Báo cáo thưch tập Công tác Văn thư ở Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương

+Phòng Tài chính kế toán :Theo dõi các khoản thu ,chi, xác định kết quả kinh doanh,các khoản nộp ngân sách .Hạch toán và kiểm tra kế toán của các đơn vị trực thuộc. +Phòng Kế hoạch, Ban quản lí dự án,:Là phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tìm kiếm ,đấu thầu ,lập dự toán công trình trong thời gian công tytham gia vào việc dự thầu cho đến khi thắng thầu. Đồng thời có trách nhiệm lập kế hoạch tiến độ thi công ,chuẩn bị mặt bằng,theo dõi nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành ,bảo vệ quyết toán trước bên A,cục đầu tư,tài chính và các cơ quan có thẩm quyền. +Phòng Kỹ thuật,,trung tâm thiết kế và tư vấn giám sát : Nhiệm vụ của các phòng này là đảm bảo kỹ thuật công trình,giám sát tiến độ thi công, tham mưu cho Giám đốc, trong các công tác có liên quan đến vật tư ,kỹ thuật ,xe, máy thi công , an toàn lao động. +Các Xí nghiệp : Có nhiệm vụ nhận và thi công các công trình do công ty giao hoặc tự tìm kiếm công việc và thi công trên cơ sở thực hiện hợp đồng giao khoán nội bộ. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT VĂN PHÒNG CÔNG TY PHÒNG KẾ HOẠCH VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN XN XÂY LẮP 1 XN XÂY LẮP 2 XN XÂY LẮP 3 XN XÂY LẮP 4 XN XÂY LẮP 5 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRUNG TÂM THIẾT KẾ VÀ TƯ VẤN GIÁM SÁT XN VLXD HÀ NỘI XN VLXD HOA CƯƠNG XN MỘC VÀ TBNT TÔ LỊCH XN MỘC VÀ TBNT BẮC NINH 4. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư: * Về tổ chức: -Bộ phận công tác Văn thư của công ty trực thuộc Văn phòng chứ không có phòng văn thư riêng .Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn đến và chuyển giao công văn các bộ phận,cá nhân có liên quan để giải quyết,xử lý công văn đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quy định.Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản,đánh máy, in sao văn bản và quản lý con dấu. *Về cán bộ: Do biên chế ít nên Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương chỉ có 01 cán bộ làm công tác Văn thư có trình độ chuyên môn ,(các xí nghiệp phòng ban khác thì cán bộ kế toán kiêm luôn công tác văn thư)tốt nghiệp hệ trung cấp chuyên ngành Hành chính Văn thư –Lưu trữ tại trường Cao Đẳng Văn Thư Lưu trữ Trung ương I.Vì vậy bản thân cán bộ V ăn thư rất có ý thức với công việc của mình ,thực hiện đúng quy trình của công tác Văn thư mà Nhà nước đã quy định . Nội quy và công tác Văn thư của công ty do Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý ,chỉ đạo . -Công tác Văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nó chiếm một phần quan trọng trong hoạt động của công ty.Đây là một mắt xích giữa hoạt động của các phòng ban,xí nghiệp với các cơ quan bạn nói riêng ,và với đoàn thể cơ quan nói chung. Tuy nhiên do không được bồi dưỡng thường xuyên nên cán bộ Văn thư chưa nắm bắt được một số thay đổi trong quy định của Nhà nước về thể thức văn bản do vậy mà ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản., chưa phát huy được tối đa hiệu lực của văn bản do cơ quan ban hành. PHẦN III: TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ . 1.Công tác xây dựng và ban hành văn bản. -Với chức năng ,nhiệm vụ của mình ,để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt ,ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản .Cụ thể là Chánh và Phó Chánh văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.Cán bộ văn thư của công ty là người soạn thảo văn bản,đánh máy ,in ,sao ,nhận ,gửi ,đóng dấu,đăng kí quản lí văn bản đi,văn bản đến. -Các loại văn bản do cơ quan ban hành: +Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có khối lượng tương đối nhiều.Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên công ty được ban hành các lọai văn bản theo quy định của Nhà nước như: Văn bản Quy phạm pháp luật: Quyết định. Văn bản Hành chính: Công văn,Kế hoạch,Báo cáo,Thông báo Văn bản Chuyên ngành:Hợp đồng,Biên bản,Dự toán ,Giấy mời,Chứng từ,Giấy giới thiệu.... -Trình tự,thủ tục ban hành ,thẩm quyền kí văn bản: +Thủ tục ban hành văn bản:bao gồm 09 thành phần thể thức mà Nhà nước quy định cho mỗi văn bản phải có ,để đảm bảo tính chân thực,giá trị pháp lý,giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản .Nếu một văn bản không đảm bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn bản,đồng thời sai với quy định của Nhà nước. +Thẩm quyền kí văn bản: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vào văn bản.Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã uỷ quyền trong lĩnh vực mà mình phụ trách ,dưới hình thức ký thay Giám đốc). ưởng các phòng,xí nghiệp được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự phân công ,theo thể thức là ký thừa lệnh. Qua khoảng thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ ,9 thành phần thể thức bắt buộc gồm: Quốc hiệu Tên cơ quan ban hành văn bản. Số ,kí hiệu văn bản Địa danh ,ngày ,tháng,năm ban hành văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nội dung văn bản Thể thức đề ký. Chữ ký của người có thẩm quyền Dấu cơ quan. Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại công ty,nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp ,ngôn ngữ sử dụng đúng phong cách, thông tin chính xác.Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị sai thể thức. Ví dụ: Hợp đồng thi công cải tạo sửa chữa ,nâng cấp hệ thống cấp nước tổng thể Trong hợp đồng này có một số vấn đề sai so với thể thức như:thiếu số của hợp đồng. Sau mỗi “căn cứ ”phải xuống dòng . -Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư của công ty: +Theo quy định của Nhà nước , mỗi văn bản sau khi được ban hành phải giữ lại 2 bản,1 bản được giữ lại ở các phòng ban,xí nghiệp đã soạn thảo ra văn để kiểm tra nhắc nhở,còn 1 bản giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tập công văn lưu được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằm phục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Phòng văn thư tuy nằm chung tại Văn phòng lớn của công ty nhưng cũng được trang bi các trang thiết bị khá hiện đại như: máy tính,máy in, máy phô tô , máy fax, máy vi tính , giúp cán bộ văn thư thực hiện công tác một cách nhanh nhất và chính xác nhất.Mặc dù công ty không đủ rộng để có thể bố trí cho cán bộ văn thư có một phòng riêng nhưng công ty cũng đã cố gắng để cán bộ văn thư có một không gian và trang thiết bị tốt nhất . SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ 9 8 9 3 6 5 4 7 1 2 10 Máy photocopy Tủ đựng con dấu Tủ đựng tài liệu Máy vi tính và thiết bị nối mạng ADSL Ghế Máy in Điện thoại và máy Fax Bàn làm việc Ghế Cửa ra vào Công ty có rất nhiều chi nhánh, xí nghiệp,văn phòng đại diện nên mỗi đơn vị lại có 1 văn thư riêng. -Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại công ty: +Sổ đăng kí công văn đến +Sổ đăng kí công văn đi +Sổ lấy số +Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện 2. Công tác quản lí văn bản đi a.Khái niệm: Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bản Hành chính ,văn bản Chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật)do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. b.Đăng kí văn bản đi -Văn bản của công ty được soạn thảo theo đúng quy trình của pháp luật,Nhà nước sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký.Tất cả văn bản phải có chữ ký của người có thẩm quyền có dấu của công ty.Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng kí vào "Sổ đăng kí văn bản đi”theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ ,đúng số lượng ,đối với văn bản “ mật” và “khẩn” thì văn thư sẽ đóng dấu “mật”, “khẩn” và phải được chuyển phát ngay trong ngày. -Để đảm bảo tổ chức, thực hiện ,chuyển giao văn bản đi được hiệu quả và giữ bí mật văn bản ,Văn phòng công ty đã theo dõi ,đôn đốc việc thực hiện cac nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ.Tất cả các văn sau khi có ý kiến giải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ.Nếu cán bộ văn thư không làm đúng theo những quy trình đó mà để xảy ra bất kì sai xót nào như: lộ bí mật văn bản,văn bản bị thất lạc….thì người cán bộ văn thư đó sẽ bị hình thức kỷ luật rất nặng, bởi đây là côn ty mang tính chất tư nhân nếu công tác văn thư không được chú trọng thực sự sẽ gây ra những thiệt hại to lớn. Ví dụ : Kế hoạch về việc thi công xây dựng Xưởng chế biến tinh dầu tại Huyện Bảo Thắng-Tỉnh Lào Cai Bảng thống kê các loại văn bản ,giấy tờ hình thành trong Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương năm 2007: STT Tên loại Năm 2007 1 Quyết định 120 2 Kế hoạch 95 3 Báo cáo 76 4 Thông báo 57 5 Công văn chung 230 6 Biên bản 54 Tổng 632 Văn bản Tuy đã nỗ lực hết sức để hoàn thành công tác nhưng do số lượng văn bản của công ty nhiều mà số cán bộ Văn thư hạn chế nên việc quản lý và giải quyết văn bản đi còn có sai xót như văn bản chuyển đi bị chậm ,văn bản ghi sai địa chỉ làm cho công việc triển khai chậm,mất thời gian,giảm tiến độ công việc. Công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư công ty thực hiện như sau: -Trình văn bản đi; -Kiểm tra thể thức,ghi số,ngày ,tháng; -Đóng dấu văn bản; -Chuyển giao văn bản -Sắp xếp văn bản lưu Hầu hết các văn bản đi của công ty gửi tới các đối tượng liên quan qua 2 con đường : gửi bưu điện và gửi trực tiếp. Đăng kí văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan.Hiện nay việc đăng kí văn bản đi thường được áp dụng bằng 2 hình thức :đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tính. Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã sử dụng cả 2 phương pháp trên. Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắt công nghệ thông tin vào việc quản lí nhân viên,quản lí công trình ……..và công tác văn thư trong công ty không nằm ngoài chương trình áp dụng những chương trình ứng dụng tin học hiện đại. công ty đã sử dụng phần mềm Idesk phục vụ cho công tác Văn phòng,đặc biệt rất thuận tiện cho các cán bộ văn thư làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn.Đây là phần mềm tương đối mới cho nên nó còn khá xa lạ so với đại đa số người sử dụng , tuy nhiên đây là một phần mềm có tính ứng dụng cao và rất khả thi. Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn sổ đăng kí truyền thống bằng tay được cho nên Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương vẫn kết hợp sử dụng việc đăng kí sổ với phương pháp truyền thống và sổ đó có tên là:Sổ công văn đi Mẫu sổ của công ty không làm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Sổ được chia làm 8 cột như sau Số TT Số và ký hiệu công văn Ngày tháng công văn Người kí công văn Trích yếu nội dung Nơi nhận Số lượng Ký nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Thực tế ở Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương cho thấy cán bộ văn thư không đăng kí cột :Đơn vị người nhận bản lưu và cột ghi chú. Do vậy thiếu đi những thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản. Hiện nay văn thư tại công ty cũng chưa áp dụng hình thức đăng ký hiện đại.Mặt khác ,như sổ đăng ký văn bản đi là một sổ đăng ký đi chung cho nhiều loại văn bản kể cả Thông báo, Quyết định,Kế hoạch ..đều đựơc đăng kí vào sổ với tên “Công văn đi” là không thích hợp,không đúng quy định. Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng năm nhưng việc đăng ký nhiều loại văn bản trong mục tên loại,trong đó số của văn bản được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại văn bản,việc tra tìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn. Có lẽ tại đây là công ty mang tính chất tư nhân nên văn bản “mật ;khẩn” không nhiều và thường không có(hoặc có rất ít)nên cán bộ văn thư không lập sổ riêng như ở các cơ quan khác. c.Chuyển giao văn bản Các văn bản đi đều được lưu tại bộ phận văn thư 01 bản và 01 bản lưu tại đơn vị ,cá nhân soạn thảo. Khi chuyển giao văn bản đi phải đăng kí vào sổ chuyển giao.Các văn bản chuyển giao nội bộ công ty sử dụng sổ đăng ký đồng thời làm sổ chuyển giao nội bộ,khi chuyển giao yêu cầu các đơn vị ,người nhận ký nhận vào cột người ký. Qua thời gian làm việc tại bộ phận văn thư , em thấy việc tổ chức quản lý văn bản đi của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương có những ưu,nhược điểm sau: *Ưu điểm: -Cán bộ Văn thư đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước. +Đối với văn bản gửi ngoài cơ quan:Văn thư cũng tiến hành bao gói,sau đó văn thư tiến hành đăng ký vào sổ chuyển giao Bưu điện rồi chuyển giao bằng hình thức : chuyển văn bản ra Bưu điện,cán bộ Bưu điện ký nhận. +Đối với văn bản chuyển nội bộ:Cán bộ văn thư cũng tiến hành các khâu nghiệp vụ và chuyển đến các phòng, ban có tên trên bì. -Chuyển giao văn bản đảm bảo nguyên tắc một đầu mối:Văn thư thực hiện tổ chức quản lý,giải quyết văn bản đi một cách có hiệu quả,hết sức khoa học, hợp lý,đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng ,chính xác,kịp thời ,đúng đối tượng. -Một sáng tạo của văn thư khi lấy sổ đăng ký văn bản làm sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ.Từng cột mục được đăng ký rõ ràng ,cụ thể từng nội dung văn bản.Điều này tiết kiệm được kinh phí không phải lập sổ chuyển giao nội bộ. *Nhược điểm: -Dấu khi đóng vào văn bản chưa thẳng. -Đối với việc chuyển giao văn bản ra ngoài cơ quan ,khi chuyển giao Văn thư phải mang văn bản ra Bưu điện. -Văn bản đi đôi khi bị thất lạc do văn thư gửi nhầm. 3.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến: a.Khái niệm: Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bản Hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả fax,văn bản được chuyển giao qua mạng và văn bản mật)và đơn thư gửi đến cơ quan,tổ chức được gọi chung là văn bản đến. b.Việc tổ chức .quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương. -Bên cạnh việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đI công ty còn có rất nhiều mối quan hệ khác , chính vì vậy văn bản đến cơ quan không những nhiều mà còn phong phú cả về nội dung ,số lượng văn bản đến hàng năm khá nhiều con đường khác nhau như: -Văn bản đến bằng bưu điện(Đây là con đường chủ yếu) -Đến bằng máy Fax. Do cán bộ đi công tác được cơ quan gửi trực tiếp. Mọi văn ,thư từ đến cơ quan đều tập trung tại văn thư cơ quan và cán bộ văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm: Bước 1:Tiếp nhận văn bản: Tại văn phòng vào buổi sáng nhân viên Bưu điện giao báo và công văn đến phòng Văn thư,Cán bộ Văn thư tiếp nhận văn bản và ký vào sổ nhận công văn đến của nhân viên Bưu điện.Điều này đảm bảo nguyên tắc một đầu mối,thống kê được số liệu văn bản đến,việc có sổ ký nhận tạo thuận lợi cho cán bộ văn thư. Bước 2:Kiểm tra, phân loại , bóc bì đóng dấu đến,ghi số đến ,ngày đến :Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ,đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa văn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung thông tin của văn bản bên trong phong bì. +Công ty quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kì hình thức nào thì: Cán bộ Văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn ,với những văn bản có mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc công ty và không được phép bóc bì. +Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lạc,mất mát văn bản tiết kiệm thời gian ,góp phần vào quá trình chuyển văn bản tới nơi nhanh chóng kịp thời. Bước 3:Đăng kí văn bản đếnĐể tiến hành quản lý văn đến chặt chẽ và tra tìm thuận tiện ,văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Dấu đến được đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần trích yếu nội dung(đối với văn bản có tên loại)và đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu văn bản(đối với văn bản không có tên loại).Hoặc đóng dấu đến vào khoảng trống dưới phần địa danh, ngày,tháng,năm của văn bản. Công ty có dấu Công văn đến để đóng vào những văn bản là Công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng ký vào sổ,sổ do cán bộ công ty làm không giống như sổ trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Công ty được chia làm 9 cột như sau: Ngày đến Số đến Nơi gửi công văn Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Nơi người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Bước 4:Trình văn bản đến:Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng kí tuỳ theo chế độ công tác của văn thư cơ quan,cán bộ văn thư phải trình ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Giám đốc xem xét nghiên cứu . Bước 5:Chuyển giao văn bản đến:Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết ,người nhận phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu hay sổ chuyển giao văn bản đến. Bước 6 :Theo dõi giải quyết văn bản đến:Thường xuyên nhắc nhở đôn đốc các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung văn bản.Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giải quyết,điều chỉnh kịp thời.Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến có đóng dấu đúng quy định hay không. Bước 7:Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Giám đốc công ty để lấy ý kiến chỉ đạo,giải quyết thì Văn thư công ty căn cứ vào ý kiến đó để tiến hành sao gửi cho các bộ phận ,cá nhân và phòng, ban có liên quan để thực hiện.Sau khi văn bản đến đã được chuyển tới các cá nhân ,đơn vị thì cán bộ Văn thư tiếp tục theo dõi thường xuyên để xử lý thông tin và báo cáo lại cho lãnh đạo các phòng,xí nghiệp hoặc Giám đốc công ty để có biện pháp xử lý kịp thời. *Ưu điểm: Các văn bản đến của công ty đều được Văn thư đăng kí chính xác,đầy đủ ,rõ ràng, rất thuận tiện cho viêc tra tìm. *Nhược điểm: Cán bộ công ty chưa tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản đến mà sử dụng sổ đăng ký làm sổ chuyển giao vì vậy khi tiến hành chuyển giao văn bản,cán bộ Văn thư phải mang cả sổ đăng ký văn bản đến để cá nhân ,đơn vị nhận văn bản ký nhận vào cột ký nhận của sổ đăng ký. Chính vì không lập sổ chuyển giao nên cán bộ văn thư không nắm bắt không theo dõi đựơc tiến độ giải quyết của công ty. 4.Công tác lập hồ sơ hiện hành a.Khái niệm: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ(hoặc một)văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự kiện,một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. b.Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ -Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư,là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. -Dù biết được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ là quan trọng ,song Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương vẫn chưa có danh mục hồ sơ,do đó việc lập những hồ sơ công việc trong năm ở các đơn vị còn gặp nhiều khó khăn .Văn thư của công ty phải hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ công việc. Vẫn còn có những tài liệu chưa được lập thành hồ sơ do thời gian giải quyết công việc kéo dài , đây cũng là một điểm thiếu sót cần có phương án giải quyết. Công ty chưa quan tâm đúng mức tới việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan làm cho việc quản lý tài liệu không được tốt:tài liệu còn bị thất lạc,rời lẻ, bó gói. Ví dụ: Một số văn bản như Quyết định ,công văn do Văn phòng ban hành và một số văn bản do đơn vị khác gửi đến cho Văn phòng hoặc liên quan đến Văn phong,sau khi công việc được giải quyết , văn bản bị bó gói lại không lập hồ sơ.Dẫn đến việc tài liệu chỉ là những văn bản rời lẻ đôI khi không còn giá trị mà vẫn chưa tiêu huỷ gây ảnh hưởng tới việc tra tìm thông tin. 5.Công tác quản lý và xử dụng con dấu. Con dấu là thành phần quan trọng ,không thể thiếu của văn bản ,để bảo đảm tính hợp pháp và tính chất thực của văn bản trong Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định cụ thể về quản lý và sử dụng con dấu.Nghị định đã nêu rõ “Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và hoạt động giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan ,tổ chức và chức danh Nhà nước”.Con dấu của cơ quan tổ chức phải được giao cho nhân viên Văn thư giữ và đóng dấu .Nhân viên Văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: -Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; -Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản ,giấy tờ của cơ quan, tổ chức ; -Chỉ được đóng dấu vào những văn bản ,giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; -Không được đóng dấu khống chỉ. Việc sử dụng con dấu của cơ quan ,tổ chức và con dấu của văn phòng hay đơn vị trong cơ quan ,tổ chức được quy định như sau: -Những văn bản do cơ quan ,tổ chức ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay của đơn vị. Căn cứ vào những quy định của Nhà nước để giao việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương được thực hiện như sau: Ở Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương hiện nay có các loại con dấu sau: +Dấu cơ quan +Dấu chức danh +Dấu họ tên +Dấu Công đoàn +Dấu đến +Dấu chỉ mức độ +Dấu của các phòng,xí nghiệp Dấu được cán bộ Văn thư của công ty bảo quản và sử dụng đúng mục đích.Không có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng .Dấu được đóng chùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía tay trái.Dấu của công ty dùng mực đỏ theo đúng quy định.Văn thư chỉ đóng dấu treo khi văn bản có phần phụ lục hoặc là bản dự thảo trình cấp trên phê duyệt.Dấu sau khi đóng xong sẽ được văn thư niêm phong lại đưa vào tủ khoá cẩn thận. Là một văn thư thực tập cho nên em chỉ được phép đóng dấu lên những văn bản không quan trọng khi có cán bộ văn thư của công ty. Thủ trưởng là những người chịu trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan ,là người chịu trách nhiệm pháp lý với những văn bản mình ký, đóng dấu ,là ngưòi thường xuyên kiểm tra việc bảo quản sử dụng con dấu của công ty. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên còn có một số điểm hạn chế Ví dụ: Công tác vệ sinh dấu còn chưa được vệ sinh thường xuyên nên dấu bị bẩn ,khi đóng dấu thường hay bị nhoè.mờ.(Phụ lục 1) Đôi khi văn thư đã đóng dấu trùm lên hết cả chữ ký hoặc dấu đóng còn bị lệch,xét về mặt hình thức thì văn bản thiếu tính thẩm mỹ. Đây là điều mà Cán bộ văn thư cần lưu ý và sửa chữa. PHẦN IV: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP 1.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ ĐƯỢC THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN. Trong thời gian thực tập tại công ty Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương từ ngày 05/01/2008 đến ngày 15/02/2008,em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư.Bản thân em luôn nỗ lực , cố gắng làm tốt các khâu nghiệp vụ đem lý luận trong học tập vận dụng vào thực tiễn . Do thời gian thực tập có hạn nên các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư em vẫn chưa tìm hiểu được kỹ và còn nhiều khâu không được thực tập như:trình ký, kiểm tra,phân loại ,bóc bì, Những công việc đã được thực tập: a.Công tác văn thư: -Văn bản đi :Ngay từ những ngày đầu tiên đến thực tập tại công ty em luôn có ý thức làm việc cẩn thận, chính xác để tạo được lòng tin của các cô chú cán bộ Văn thư trong công ty,chính vì tinh thần trách nhiệm cao đó, em đã được các cô chú tin tưởng giao cho việc đăng kí văn đi :đầu tiên là kiểm tra số –kí hiệu, ghi ngày tháng và đóng dấu vào văn bản . Kết quả:Đóng dấu được 10 văn bản,đăng kí được 5 văn bản.(Phụ lục 2) -Văn bản đến:Trong thời gian thực tập tại đây em chưa được tiếp cận đầy đủ các bước đã được học mà chỉ được đóng dấu đến vào văn bản và đăng kí vào sổ Công văn đến sau khi cán bộ Văn thư đã làm hết các khâu khác. Kết quả:Đóng dấu được 25 văn bản, đăng kí được 5 văn bản. b.Các công việc khác được giao : -Phân phát báo tới các phòng ban trong công ty -Trực điện thoại -Đánh máy văn bản -Chuyển văn bản gửi đi bưu điện Kết quả: Đánh máy được 45 văn bản 2. Cảm nhận về những việc được làm tại công ty. Đây là lần đầu tiên em được làm quen với công việc thực tế ngoài sách vở và bài giảng của thầy cô giáo ,áp dụng từ lý thuyết đến thực tiễn là cả một quá trình khó khăn ,song đợt thực tập này đã giúp em thực hiện được quá trình đó,đã đưa các kiến thức trên sách vở vào thực tế công việc,giúp em rèn luyện thêm về chuyên môn nghiệp vụ của mình,tạo điều kiện giúp em tự tin hơn trong kỳ thi tốt nghiệp sắp tới cũng như công tác sau này .Đợt thực tập này cũng đã giúp em lớn hơn về tầm nhìn và chiều sâu của yêu cầu về một người làm công tác văn thư giấy tờ, và cũng làm em tăng thêm niềm yêu nghể chứ không còn suy nghĩ chán chường về nghề chuyên giấy tờ sổ sách khô cứng như trước đây. PHẦN V. KẾT LUẬN ,NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ KIẾN NGHỊ. 1.NHẬN XÉT VỀ SỰ GIỐNG –KHÁC NHAU GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY *Điểm giống nhau: Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã tiến hành công tác hành chính văn phòng dựa trên cơ sở lý thuyết về công tác Văn thư theo đúng quy định của Nhà nước.Cụ thể là : -Đối với công tác văn thư thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ quy định -Cách đăng ký văn bản vào các mẫu sổ giống như đã được học . *Điểm khác nhau: -Chánh văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về mặt thể thức các văn bản ban hành của công ty theo quy định phải ký nháy vào cuối dòng lưu ở phần nơi nhận trên văn bản .Nhưng ở đây Chánh văn phòng