Báo cáo Tìm hiểu qui trình đánh giá trọng yếu và rủi ro trong kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền do Công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện

có các khoản mục, nghiệp vụ bất thường… có thể làm cho cơ sở tính toán đó không phản ánh đúng qui mô của khách hàng. Mục đích của việc điều chỉnh này nhằm xác định được một cơ sở phản ánh đúng qui mô của khác thể kiểm toán, từ đó xác định mức MPP thích hợp. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào xét đoán của thành viên ban quản trị liên quan trực tiếp tới cuộc kiểm toán. Khi mức định lượng của MPP được xác định dựa trên lợi nhuận hoặc lỗ trước thuế trong năm tài chính, con số này sẽ được xác định bằng một số tuyệt đối không được lớn hơn 5% của lợi nhuận hoặc lỗ trước thuế. Nếu cơ sở cho việc xác định mức trọng yếu là doanh thu hoặc tổng tài sản thì mức trọng yếu được xác lập không quá 0.5% của doanh thu hoặc tổng tài sản đã được điều chỉnh. Con số phần trăm này là giới hạn trên và không được mặc định coi đây là cách tính chuẩn. Trong trường hợp LNTT không phải là cơ sở để xác định MPP thì KTV sẽ tính ra phần trăm tương đương của MPP so với LNTT. Việc xác định mức trọng yếu của KTV cho việc lập kế hoạch kiểm toán được trình bày trong bảng dưới đây: Bảng 2.2: Qui trình xác định SMT do KPMG thực hiện Kế hoạch kiểm toán – Mức trọng yếu kế hoạch SE/VSE (04/06) Khách hàng: Kỳ kế toán Người thực hiện Ngày thực hiện Số tham chiếu C1.12 Mức trọng yếu kế hoạch [KAM ] I. Thiết lập cơ sở cho việc xác định mức trọng yếu Cơ sở để xác định MPP Lợi nhuận trước thuế Lí do cho việc lựa chọn một cơ sở khác mà không phải là lợi nhuận trước thuế trong điều kiện hoạt động liên tục của khách hàng: Không Thành viên BGĐ điều chỉnh cơ sở xác định MPP cho những khoản mục, nghiệp vụ bất thường mà làm cho cơ sở không phản ánh đúng qui mô của khách thể Số tuyệt đối của cơ sở sử dụng cho việc xác định MPP: Khoản điều chỉnh ( nếu có) Số tuyệt đối đã điều chỉnh của cơ sở sử dụng cho việc xác định MPP: II. Xác định mức trọng yếu về mặt số lượng cho mục đích lập kế hoạch kiểm toán. Thành viên BGĐ phụ trách kiểm toán phải sử dụng xét đoán nghề nghiệp để xác định MPP cùng với việc xem xét các yếu tố định lượng và định tính Sự xem xét các yếu tố định tính trong việc xác định phần trăm của cơ sở Cơ sở được sử dụng cho việc xác định MPP Số tiền % của cơ sở MPP Lợi nhuận trước thuế Trong trường hợp cơ sở để xác định MPP không phải là lợi nhuận trước thuế Cơ sở xác định MPP Số tiền % của cơ sở % của lợi nhuân (hoặc lỗ) trước thuế (Nếu doanh thu hoặc tổng tài sản được sử dụng làm cơ sở) 2.1.2.3. Xác định ngưỡng sai phạm trọng yếu Ngưỡng sai phạm trọng yếu được ký hiệu là SMT- Significant misstatement threshold. Đối với những sai phạm vượt quá SMT thì sẽ được coi là sai phạm trọng yếu. Mức sai phạm này được thiết lập ở mức 75% của MPP. Như vậy, ở KPMG, mức trọng yếu không được phân bổ cho từng khoản mục riêng biệt mà giá trị SMT sẽ được sử dụng chung cho tất cả các khoản mục trên BCTC. Tuy nhiên, đối với những khoản mục và trình bày quan trọng, sau khi xem xét ảnh hưởng của các nhân tố định tính như rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu đối với khoản mục đó, SMT có thể được thiết lập thấp hơn ở mức thích hợp. Trong những trường hợp như vậy, KTV phải sử dụng phán xét nghề nghiệp của mình để xác định mức SMT phù hợp dựa trên việc xem xét cụ thể các yếu tố để đi đến kết luận rằng các khoản mục đó có ảnh hưởng đáng kể đối với các quyết định kinh tế của những người sử dụng BCTC. Ví dụ cụ thể như, các đối tượng sử dụng BCTC có thể dễ bị ảnh hưởng bởi các sai phạm nhỏ hơn mức SMT xác định chung cho các khoản mục nếu sai phạm này liên quan đến phần tiền thù lao trả cho BGĐ hay các nghiệp vụ liên quan đến các bên thứ 3 liên quan nếu so với các khoản mục khác. Do vậy, đối những khoản mục này, KTV có thể xác định một mức SMT thấp hơn so với mức SMT xác định theo cách thức chung đối với các khoản mục khác. Tương tự, đối với khoản doanh thu, nếu có một lượng doanh thu từ các hoạt động bất thường, không diễn ra định kì có thể chuyển tình hình kinh doanh của khách hàng từ lỗ sang lãi hoặc ngược lại trong các niên độ kế toán gần nhau. Khi đó, các quyết định kinh tế của đối tượng sử dụng BCTC có thể bị ảnh hưởng bởi các sai phạm liên quan đến khoản mục này và do đó, một con số SMT thấp hơn là thích hợp nhằm giảm rủi ro kiểm toán. Với những khoản mục như thế này, KPMG cũng sẽ trình bày trên GTLV của mình về lí do tại sao cần đưa ra một mức trọng yếu thấp hơn và SMT được đánh giá lại là bao nhiêu. Đối với kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền nói riêng, quá trình tìm hiểu về hệ thống KSNB của chu trình, các thử nghiệm kiểm soát mà KTV đã thực hiện trước đó chính là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá SMT như thế nào là thích hợp. SMT chính là chỉ tiêu quan trọng nhất mà KTV quan tâm. Đây chính là con số được KTV sử dụng trong khi thực hiện các thử nghiệm cơ bản, căn cứ vào SMT quản lý cấp cao của cuộc kiểm toán sẽ cùng trưởng nhóm kiểm toán lập lập chương trình kiểm toán, cân nhắc xem với mức SMT thì các thủ tục được lập như thế đã là phù hợp chưa, liệu có thể đảm bảo phát hiện hết các sai phạm xảy ra chưa. Với mức trọng yếu càng nhỏ thì qui mô các thủ tục mà KTV cần tiến hành càng nhiều và do đó thì rủi ro kiểm toán có thể được giảm xuống ở mức thấp cần thiết. Một ứng dụng quan trọng của SMT trong quá trình thực hiện các thử nghiệm cơ bản đó là SMT được sử dụng để chạy chương trình MUS (Monetary unit sampling)- một chương trình chọn mẫu được KPMG xây dựng để xác định qui mô của mẫu cần kiểm tra chi tiết. KTV sẽ nhập dữ liệu về mức rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu của khoản doanh thu được đánh giá trước đó, mức SMT và chi tiết toàn bộ nghiệp vụ ghi nhận doanh thu của khách hàng trong năm vào hệ thống, sau đó chương trình sẽ tự đưa ra chi tiết các nghiệp cần phải thực hiện thử nghiệm chi tiết. Với khoản phải thu, SMT cũng là cơ sở để KTV xác định các thử nghiệm cần thực hiện như với khách hàng có số dư bao nhiêu thì sẽ gửi thư xác nhận, số dư này có thể là từ 10% của SMT trở lên, hoặc cũng có thể tùy thuộc vào đánh giá của KTV, KTV có thể nhận thấy số dư nợ của một khách hàng biến động đột biến, khi đó thủ tục gửi thư xác nhận cũng được áp dụng. Đồng thời, cũng dựa vào đó, KTV sẽ xác định qui mô thử nghiệm kiểm tra các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ của khoản phải thu. 2.1.2.4.Ước tính tổng sai phạm đối với khoản doanh thu và phải thu Việc phát hiện và ước tính các sai phạm đối với từng khoản mục được thực hiện bởi các KTV trong nhóm kiểm toán thông qua việc thực hiện các thủ tục kiểm toán đã được thiết kế trong chương trình kiểm toán. Trước khi thực hiện cuộc kiểm toán, giám đốc kiểm toán sẽ tiến hành xác định một số tiền mà theo đó các phát hiện với giá trị lớn hơn giá trị này sẽ được coi là sai phạm và cần điều chỉnh; ngược lại, các phát hiện với giá trị nhỏ hơn số tiền đó có thể bỏ qua, không cần điều chỉnh. Giá trị này được gọi là “ ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh- ADPT” ( Audit diffirence posting threshold). Tuy nhiên, khi sự chênh lệch hay sai phạm được phát hiện ra, bên cạnh việc so sánh giá trị tuyệt đối của nó với ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh, KTV cũng cần quan tâm đến các yếu tố định tính của phát hiện đó. Yếu tố định tính trong việc xem xét ở đây thường bao gồm: phát hiện có liên quan đến các nghiệp vụ với các bên liên quan, phát hiện liên quan đến gian lận, việc xem xét riêng lẻ hay tổng hợp các sai phạm cho thấy sự yếu kém từ hoạt động kiểm soát. Trong những trường hợp mà các nhân tố định tính của sai phạm có ảnh hưởng đáng kể, thì mặc dù phát hiện có số tiền nhỏ hơn ngưỡng sai phạm cần được điều chỉnh nhưng nó vẫn được liệt kê trong Bảng tóm tắt các sai phạm cần được điều chỉnh. Việc xác định ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh thuộc trách nhiệm của giám đốc kiểm toán. Giá trị này được xác định với giá trị tuyệt đối không vượt quá 3-5% mức MPP. Tương tự như SMT, giá trị này áp dụng cho một số khoản mục nhất định có thể thấp hơn ngưỡng chung nhưng cơ sở cho việc áp dụng này cần được trình bày trong GTLV của KTV. Trong trường hợp đặc biệt, khi phát hiện chỉ liên quan đến việc phân loại lại các khoản mục trên báo cáo kết quả kinh doanh hay bảng cân đối kế toán, thì giám đốc phụ trách kiểm toán có thể áp dụng một giá trị vượt quá mức từ 3-5 % MPP. Với kiểm toán doanh thu, phát hiện của KTV có được từ thử nghiệm kiểm soát kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của khách hàng, đối chiếu báo cáo của các bộ phận có liên quan như bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận vận chuyển; từ thử nghiệm kiểm tra tính hợp lý của doanh thu; thử nghiệm kiểm tra tính đúng kỳ; thử nghiệm kiểm tra chi tiết nghiệp vụ sẽ được so sánh với ADPT. Nếu những sai khác được phát hiện nhỏ hơn thì KTV có thể bỏ qua, tuy nhiên KTV vẫn sẽ xem xét nếu các sai khác riêng lẻ là nhỏ nhưng tổng hợp lại lớn thì KTV sẽ cân nhắc việc thực hiện các bút toán điều chỉnh. Với khoản phải thu, phát hiện từ thủ tục gửi thư xác nhận, kiểm tra các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ sẽ được so sánh với ADPT. Quá trình đánh giá SMT và ADPT được KTV thực hiện và trình bày trên GTLV như bảng dưới đây: Bảng 2.3: Qui trình xác định SMT và ADPT do KPMG thực hiện Kế hoạch kiểm toán- Xác định SMT FSA (04/06) Khách hàng: Kỳ kế toán Doanh nghiệp A 31/12/2007 Người thực hiện Ngày thực hiện Số tham chiếu VTH Feb-08 C1.14 I. Xác định ngưỡng sai phạm trọng yếu cho các khoản mục trên BCTC. Dựa trên mức MPP đã được xác định, xét đoán nghề nghiệp được sử dụng để xác định mức SMT nhằm áp dụng cho số dư các tài khoản, các khoản mục trên BCTC và các nghiệp vụ. Mức SMT được tính toán bằng 75 % giá trị của MPP Ngưỡng sai phạm trọng yếu (75%*MPP) Trường hợp mà mức SMT nhỏ hơn được áp dụng: Mức SMT thấp hơn cho một số các khoản mục và nghiệp vụ, nếu thích hợp được xác định Số tiền II. Xác định ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh Ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh là giá trị mà ở dưới mức đó, các sai phạm kiểm toán được phát hiện không cần điều chỉnh và tổng hợp. Giá trị này không vượt quá 3 đến 5% mức trọng yếu ban đầu cho mục đích lập kế hoạch Tỉ lệ Số tiền Ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh ( %* SMT) Cho một vài khoản mục nhất định, một giá trị ngưỡng sai phạm kiểm toán cần được điều chỉnh thấp hơn giá trị trên có thể phù hợp sau khi xem xét các nhân tố định tính. Trong trường hợp như vậy, cần phải ghi chép lại giá trị đó vào bảng dưới đây: Các khoản mục quan trọng Ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh (thấp hơn) . Đối với các sai phạm phát hiện chỉ là việc phân loại các khoản mục trên BCKQKD hay BCĐKT thì ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh có thể vượt quá từ 3-5% MPP. Việc ghi chép cho giá trị này được thực hiện ở bảng dưới đây: Ngưỡng sai phạm kiểm toán cần điều chỉnh lớn hơn cho mục đích phân loại lại các khoản mục trên BCKQKD hay BCĐKT, nếu thích hợp: Với các sai phạm được phát hiện trong quá trình kiểm toán và đã được KTV đưa vào Danh sách các bút toán cần điều chỉnh, nếu khách hàng chấp nhận các bút toán này và thực hiện điều chỉnh theo đề nghị của KTV thì các chủ phần hùn phụ trách cuộc kiểm toán vẫn có thể đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần với BCTC của khách hàng. Nếu như khách hàng không chấp nhận điều chỉnh hoặc bản chất của các sai phạm có liên quan đến vấn đề về gian lận nghiêm trọng thì tùy theo tổng hợp của sai phạm và bản chất sai phạm, ý kiến chấp nhận từng phần hoặc ý kiến không chấp nhận sẽ được sử dụng. 2.2. Qui trình đánh giá trọng yếu, rủi ro trong kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền được công ty TNHH KPMG xây dựng và thực hiện tại doanh nghiệp A và doanh nghiệp B 2.2.1. Qui trình đánh giá rủi ro được thực hiện trong thực tế tại Doanh nghiệp A và Doanh nghiệp B 2.2.1.1. Qui trình dánh giá rủi ro được thực hiện đối với doanh nghiệp A Như đã trình bày ở trên, qui trình đánh giá rủi ro bắt đầu bằng việc đánh giá rủi ro tiềm tàng và sau đó là rủi ro kiểm soát. Đối với khách hàng A, sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty thì kiểm toán trình bày lại hiểu biết đó trên GTLV như sau: Bảng 2.4: Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện tại Doanh nghiệp A Đánh giá rủi ro kiểm soát- doanh thu và phải thu khách hàng SE Khách hàng Kỳ kế toán Doanh nghiệp 31/12/2007 Người thực hiện Ngày thực hiện Số tham chiếu LMS 24-Feb-08 1. Miêu tả các hoạt động kế toán và kiểm soát Hoạt động kiểm soát đối với: ·        Ủy quyền và phê chuẩn. ·        Thực hiện nghiệp vụ và hạch toán kế toán ·    Việc chuẩn bị các báo cáo về các thông tin Doanh thu dự kiến ● Doanh thu dự kiến hàng năm được phê duyệt bởi Hội đồng Giám đốc và được đánh giá lại vào thời điểm giữa năm một lần tại cuộc họp của hội đồng giám đốc công ty. ● Công ty cung cấp xe máy đến tay người sử dụng cuối cùng thông qua các đại lý phân phối đã được ủy quyền của mình. ● Từ tháng 8/2006 công ty bán ô tô. Công ty vận hành hệ điều hành, sản xuất, bán hàng và vận chuyển tách biệt giữa 2 loại sản phẩm ô tô và xe máy. Quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng. Đối với xe máy ● Đơn đặt hàng xe máy của khách hàng được tiếp nhận thông qua Hệ thống giao dịch với khách hàng – DCS (Dealer Communication System) ba tháng trước khi giao hàng. Đơn đặt hàng sau đó có thể bị thay đổi, tuy nhiên mọi thứ phải được cố định ít nhất một tháng trước khi quá trình sản xuất bắt đầu. ● Dựa trên việc xác nhận đơn đặt hàng hàng tháng từ hệ thống các kênh phân phối và các thông tin trên thị trường, một bản báo cáo dự đoán doanh thu tháng sẽ được chuyển đến cho phòng sản xuất để chuẩn bị cho quá trình sản xuất ● Hàng tháng, phòng bán hàng cũng dự đoán số lượng xe máy bán được cho từng khách hàng. Dựa trên cơ sở tính toán đó, bộ phận giao hàng sẽ chuẩn bị kế hoạch giao hàng của tháng và đội ngũ nhân viên bán hàng sẽ chuẩn bị hợp đồng bán hàng tháng. Hợp đồng kiểm toán sẽ được phê duyệt bởi giám đốc bán hàng. ● Tất cả các bước công việc của của quá trình đều được nhập vào hệ thống DCS. Các bộ phận chức năng có liên quan bao gồm phòng kế toán, bộ phận vận chuyển, giao hàng và các nhà phân phối sẽ được tiếp cận với các thông tin ở một mức nhất định nhằm thực hiện các thủ tục kiểm tra chéo giữa các bên và có thể đưa ra các thông tin phản hồi một cách nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự nhất quán giữa các bên. Tất cả các thông tin có liên quan đến doanh thu bán hàng như đơn giá, số lượng hợp đồng, kế hoạch phân phối hàng tháng, tiền thu được từ khách hàng được cung cấp bởi các đại lý phân phối và công ty, giữa các phòng ban trong công ty phải ăn khớp với nhau, đồng thời tất cả phải được cập nhật vào hệ thống DCS. ● Gần đây công ty đã có 343 đại lý phân phối gồm 192 đại lý ở miền Bắc và 151 đại lý ở miền Nam. Thông thường thời gian vận chuyển sản phẩm từ công ty đến các nhà phân phối này là 2-4 ngày. Đối với ô tô ● Đơn đặt hàng được tiếp nhận thông qua hệ thống DTS (Dealer Total Support System) 3 tháng trước khi giao hàng. Đơn đặt hàng được kiểm tra lại và phải cố định 20 ngày trước khi giao hàng. Tuy nhiên, vì sản phẩm mới được tung ra thị trường nên rất khó dự đoán trước yêu cầu của khách hàng. Công ty cho phép các đại lý phân phối có thể chấp nhận các đơn đặt hàng chưa được đặt trước đó chỉ nửa ngày trước khi giao hàng. Khi đó một bản cam kết được kí giữa công ty và nhà phân phối, tuy nhiên đến bây giờ vẫn chưa có một hợp đồng bán hàng nào. ● Các hệ thống hỗ trợ như dự đoán doanh thu, chuẩn bị sản xuất, kế hoạch phân phối và quá trình thực hiện được thực hiện giống như DSC ● Hiện tại, công ty đã có 4 đại lý phân phối: hai ở Hà Nội và 2 ở tp Hồ Chí Minh . Đối với các linh kiện Đơn đặt hàng nhận được hàng tháng từ các đại lý và sẽ được gửi tới Part Control Park và danh sách các linh kiện được đóng gói được in ra. Phiếu vận chuyển các linh kiện được phát hành. Nghiệp vụ giao hàng ● Bộ phận giao hàng hàng ngày sẽ theo dõi đơn yêu cầu giao hàng trên hệ thống hàng tồn kho của công ty, đây là hệ thống cập nhật tự động các thông tin bán hàng từ phòng kinh doanh, mỗi khi hàng được bán ra hệ thống này sẽ cho ra giấy giao hàng, bộ phận giao hàng căn cứ vào đó giao hàng đến cho đại lý phân phối trong ngày. ● Sau khi giao hàng, giấy giao nhận hàng sẽ được đính kèm cùng hóa đơn bán hàng để người nhận hàng kí nhận. Xe máy/ô tô đưa ra khỏi nhà kho sẽ được kiểm tra mã số bao gồm các thông tin về số seri, kiểu xe, màu xe…. . Nếu như một trong các thông tin đó sai so với Đơn yêu cầu giao hàng từ phòng kinh doanh thì việc đưa hàng ra khỏi kho sẽ bị hủy bỏ. Thông tin thực tế về hàng được giao sẽ được cập nhật tự động từ mã vạch trên thiết bị vào hệ thống hàng tồn kho – PC Parks. ● Để vận chuyển hàng vào kho của thành phố Hồ Chí Minh, Phòng kinh doanh của công ty ở Hà Nội sẽ phát hành hóa đơn vận chuyển nội bộ kèm với đó là bảo hiểm của hàng trong quá trình vận chuyển. Doanh thu được ghi nhận khi hàng đã thực sự bán được tại TP Hồ Chí Minh. Hàng tháng, báo cáo hàng tồn kho bao gồm số lượng hàng đã chuyển giao cho khách sẽ được gửi tới bộ phận vận chuyển của Tổng để tổng hợp lại. Báo cáo bán hàng của tháng và báo cáo về số hóa đơn đã sử dụng được gửi đến cho phòng kế toán để xem lại và hạch toán doanh thu (trong năm 2005, chi nhánh ở tp Hồ Chí Minh tự chịu trách nhiệm đối với những hóa đơn VAT đã sử dụng ). ● Đối với hàng xuất khẩu, Phòng Xuất Nhập khẩu phát hành hóa đơn bán hàng, chuẩn bị báo cáo hàng xuất khẩu gửi đến cho phòng kinh doanh để lập báo cáo bán hàng tổng hợp, đồng thời gửi đến phòng kế toán để xem lại chứng từ đã đầy đủ hợp lệ và ghi nhận doanh thu. ● KTV nhận thấy điều khoản xuất khẩu là CIF, ngày để ghi nhận doanh thu là ngày trên Vận đơn, tuy nhiên, kế toán lại ghi nhận doanh thu dựa vào ngày được ghi nhận trên Báo cáo hàng xuất khẩu hàng tháng khi hàng được xuất ra khỏi khoà cần xem xét mở rộng thủ tục kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu xuất khẩu. Nghiệp vụ thu tiền ● Doanh thu từ việc bán xe máy chiếm khoảng 94% còn doanh thu từ bán ô tô chiếm khoảng 5% trong số tổng doanh thu (phần còn lại là doanh thu từ bán các phụ tùng và dầu.). ● Đối với xe máy và xe máy, tất cả các đại lý phân phối của công ty đều được yêu cầu phải thu tiền đầu đủ theo đúng hợp đồng và chuyển đến tài khoản của công ty tại ngân hàng trước khi thực hiện việc giao hàng cho khách. Việc mua chịu chỉ được áp dụng đối với bán hàng xuất khẩu hoặc bán các phụ tùng với thời hạn là một tháng. ● Kế toán phụ trách doanh thu, chị H thường xuyên cập nhật số tiền bán hàng thu được từ các đại lý phân phối vào hệ thống DCS bằng việc kiểm tra tài khoản của công ty tại ngân hàng Vietcombank hoặc kiểm tra các giấy báo của ngân hàng được ngân hàng fax đến. Số tiền được chi tiết theo số lượng và đơn giá của từng loại xe được vận chuyển đến cho từng đại lý, sau đó phòng kinh doanh sẽ kiểm tra lại nguồn gốc của từng khoản doanh thu và việc xuất hàng cho bên đại lý. Phiếu thu được chuyển đến cho kế toán phụ trách tài khoản tiền gửi ngân hàng đưa vào hệ thống, chị Thu và sau đó được kế tổng hợp, anh Hải nhập vào sổ Cái. ● Vào thời điểm cuối tháng, dựa trên các phiếu thu đã lập trong tháng, báo cáo chuyển hàng của bộ phận vận chuyển, báo cáo trên số tiền nhận được, kế toán phụ trách doanh thu sẽ chi tiết số tiền thu được, doanh số bán được thể hiện theo số lượng hàng bán và số tiền, số tiền đặt trước của từng đại lý phân phối. Chỉ có doanh thu từ bán hàng qua các nhà phân phối mới được thể hiện trên báo cáo này. Đối với doanh thu khác từ các hoạt động xã hội (chương trình “Sao mai điểm hẹn”) và trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm sẽ không được trình bày trên báo cáo. Báo cáo về số tiền nhận được hàng tháng được anh Hải- kế toán tổng hợp kiểm tra và được chị Lệ kế toán trưởng phê duyệt. ● Đồng thời, kế toán ngân hàng cũng thực hiện đối chiếu với ngân hàng, đối chiếu giữa sổ theo dõi tài khoản tiền gửi với sổ phụ ngân hàng. Trong trường hợp số liệu không khớp đúng chị Thu sẽ gửi cho ngân hàng một thư đối chiếu đến ngân hàng chiết các khoản cần đối chiếu. Bản đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng được giám đốc tài chính xem lại trước khi gửi đến cho ngân hàng. Phát hành hóa đơn và ghi nhận doanh thu. ● Giá đơn vị được xác định và thiết lập dựa theo đề xuất đã được Tổng Giám đốc phê duyệt. Phòng marketing có nhiệm vụ nghiên cứu, theo dõi biến động giá của thị trường và đưa ra gợi ý đề xuất về thay đổi giá. Giá đơn vị đươc kiểm soát bằng hệ thống tiếp cận giá. ● Hệ thống hàng tồn kho áp dụng các mức giá bán tương ứng với số lượng bán ra, từ đó tính ra tổng số tiền ghi nhận doanh thu của từng nghiệp vụ. Khi một hóa đơn được lập, hệ thống sẽ sử dụng các thông tin từ nguồn dữ liệu chủ để áp dụng giá cho hóa đơn, ví dụ như khi bán hàng thì chỉ có số lượng hàng bán được nhập vào hệ thống, trên cơ sở số lượng đó hệ thống sẽ tự động đưa ra mức giá sau đó tính ra tổng số tiền. Hóa đơn được phê chuẩn bởi Giám đốc phòng kinh doanh. ● Thông tin trên hóa đơn bán hàng bao gồm: Mã số thuế, số lượng bán, mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống. Những thông tin này được kết nối trực tiếp với bộ phận vận chuyển. ● Khi phát hành hóa đơn bán hàng, phòng kinh doanh sẽ lập làm ba liên. Những hóa đơn trắng đã được phát hành trong tháng được phòng kinh doanh giữ và gửi lên phòng kế toán cùng với báo cáo về số lượng hóa đơn đã được sử dụng vào thời điểm cuối tháng. Hóa đơn đỏ được gửi đến cho phòng vận chuyển để giao cho khách hàng, hóa đơn xanh được người nhận hàng kí và quay trở lại phòng vận chuyển để làm chứng cho việc khách hàng đã nhận được hàng. ● Hàng ngày, số lượng hàng bán thực tế được phòng vận chuyển báo cáo lên cho phòng kinh doanh. Dựa trên báo cáo và số hóa đơn đã phát hành, phòng kinh doanh sẽ so sánh giữa số lượng hàng đã giao so với đơn đặt hàng của khách (rất hiếm khi có sự khác biệt giữa khối lượng hàng giao với đơn đặt hàng). Hàng tháng, phòng kinh doanh lập báo cáo bán hàng và đối chiếu với báo cáo về số hàng đã vận chuyển bàn giao đến cho khách hàng của bộ phận vận chuyển. Nếu như số lượng hàng là khớp đúng thì báo cáo bán hàng sẽ được chuyển đến cho phòng kế toán. ● Hàng tháng, kế toán phụ trách doanh thu thực hiện đối chiếu giữa báo cáo về số tiền thực nhận được do chính mình lập với báo cáo bán hàng của phòng kinh doanh. Việc đối chiếu được kiểm tra bởi kế toán tổng hợp và kế toán trưởng. Sổ chi tiết các nghiệp vụ bán hàng được kế toán tổng hợp lập, kế toán trưởng kiểm tra và sau đó kế toán tổng hợp vào sổ cái. ● Hàng tháng, anh Định- kế toán sẽ kiểm tra số hóa đơn trắng và cả 3 liên đối với những hóa đơn đã bị hủy, so sánh với báo cáo số hóa đơn đã sử dụng, sau đó lập báo cáo tổng hợp về số hóa đơn đã sử dụng, báo cáo này sẽ được Giám đốc kiểm tra. ● Nhân viên kế toán chuẩn bị tờ khai thuế GTGT đầu ra dựa trên báo cáo doanh thu hàng tháng và báo cáo về số hóa đơn đã sử dụng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra tờ kê khai thuế này và sau đó giám đốc tài chính sẽ phê chuẩn. Các dịch vụ hỗ trợ sau bán Công ty cung cấp cho người sử dụng các dịch vụ bảo hành và kiểm tra định kỳ. §        Dịch vụ bảo hành được thực hiện đối với những sản phẩm bị lỗi nghiêm trọng trong khâu sản xuất, dịch vụ này được thực hiện trong vòng một năm. §        Bảo hành trên đường dây nóng ( do lỗi vận chuyển gây ra ) ; §        Kiểm tra miễn phí (4 lần trong vòng 18 tháng hoặc trên 12,000 km sử dụng đầu tiên). Kiểm tra định kỳ được ghi nhận dựa trên chi phí thực tế phát sinh. Các điểm có khả năng chứa rủi ro Mô tả về hoạt động kiểm soát được thực hiện Yếu tố IT? Kiểm tra? Doanh thu cho khách hàng khống hoặc tạo ra những khoản doanh thu không tồn tại trên thực tế bằng việc quảng cáo rầm rộ cho sản phẩm, khuyếch trương mức doanh thu trong khi không hề nhận được đơn đặt hàng đối với những khách hàng có thật. Đơn đặt hàng đã nhận được, các hợp đồng bán hàng đã kí – Sự phân công phân nhiệm và phê chuẩn của ban quản lý N N Đơn đặt hàng xe máy của khách được tiếp nhận thông qua hệ thống DCS (Dealer Communication System). Căn cứ trên các đơn đặt hàng hàng tháng từ HEADs và các thông tin trên thị trường, phòng kinh doanh dự đoán số lượng xe máy có thể bán cho từng khách hàng. Dựa vào tính toán đó bộ phận vận chuyển lập kế hoạch phân phối đồng thời nhân viên bán hàng chuẩn bị các hợp đồng với HEADs. Hợp đồng bán hàng được giám đốc phòng kinh doanh phê duyệt và kí. [Tính có thật của doanh thu] Giao hàng – Thủ kho và nhân viên vận chuyển kiểm tra N N Giấy biên nhận giao hàng được đính kèm với hóa đơn phải được ký bởi người nhận hàng. Xe máy xuất ra khỏi kho phải được kiểm tra mã vạch, trên đó sẽ bao gồm số seri, kiểu dáng, màu sắc. Nếu như một trong các yếu tố đó khác với đơn đặt hàng thì không được phép đưa hàng ra khỏi kho. Những thông tin về hàng được đưa ra khỏi kho sẽ được cập nhật tự động vào hệ thống hàng tồn kho. Hóa đơn đỏ giao cho bộ phận vận chuyển để giao cho khách hàng, còn hóa đơn xanh sau khi khách ký sẽ mang về làm bằng chứng cho việc đã giao hàng. Doanh thu có thể ghi nhận sai do áp dụng mức giá đơn vị sai. Giá bán – Quyền quản lý và tiếp cận hệ thống xác định giá Y Y Giá đơn vị được xây dựng và áp dụng dựa trên sự phê chuẩn của Tổng Giám đốc. [Tính chính xác] Giá đơn vị được kiểm soát bằng hệ thống tiếp cận giá. Ngoài phòng quản lý công nghệ thông tin và một nhân viên của phòng kinh doanh thì không ai được phép