Báo cáo Tìm hiểu quy trình xuất nhập kho ngoại quan tại Công ty cổ phần Gemadept

thể gồm điều chỉnh kế hoạch sản xuất, triển khai mạnh chương trình cắt giảm chi phí, cải tiến công tác quản trị đã được triển khai tới tất cả các cấp và công ty con của GMD ngay từ tháng 1/2009 và đã có tác dụng tích cực đến kết quả kinh doanh. Do đó, như ta thấy trên biểu đồ, kết quả doanh thu và lợi nhuận 2009 là khả quan, đều tăng hơn so với năm 2007, và lợi nhuận 2009 tăng so với 2008. Qua đó thể hiện một sự phát triển bền vững của Công ty. Kế hoạch kinh doanh của Công ty năm 2010: Ngày 5 tháng 4 năm 2010, Công ty đã tổ chức HỘI NGHỊ SẢN XUẤT KINH DOANH GMD 2010 – TẦM NHÌN 2015 để bàn về kế hoạch năm 2010 và những định hướng cơ bản cho giai đoạn tới: Chỉ tiêu kế hoạch năm 2010: Doanh thu 1800 tỉ đồng và tăng trưởng lợi nhuận. Kế hoạch tăng vốn điều lệ lên 1000 tỷ đồng trong năm 2010. Những dự án chủ yếu 2010: Mở rộng cảng PIP (ICD 3). Hoàn thành Ga hàng hóa hàng không Tân Sơn Nhất. Khởi công Cảng container nước sâu Gemalink lớn nhất Việt Nam. Khởi công Cảng Quốc tế Hoa sen – Gemadept. Chuẩn bị khởi công Dự án Lê Lợi Plaza. Sơ lược về công ty TNHH MTV Tiếp vận Gemadept: Quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH một thành viên tiếp vận Gemadept (Kho ngoại quan). Tiền thân là kho hàng thuộc tổng công ty Gemadept từ năm 2000 đến năm 2008, sau 8 năm hoạt động và khai thác. Do nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho các khách hàng đang sử dụng dịch vụ kho. Vì thế ngày 01 tháng 06 năm 2008 công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN TIẾP VẬN GEMADEPT được thành lập ngày với: Giấy phép đăng ký kinh doanh số :4604000297 (ĐK:10/03/2008). Với vốn điều lệ:80.000.000.000 VNĐ. Giám Đốc :PHẠM HỒNG HẢI GEMADEPT LOGISTICS COMPANY., LTD Gemadept Logistics đang khai thác 2 kho hàng ngoại quan tại tỉnh Bình Dương với diện tích kho hơn 60 000 m2. Các dịc vụ chính là: gia công chế biến hàng hóa, cà phê, phân loại, sắp xếp, giao nhận, vận chuyển xuất khẩu cho khách hàng trong và ngoài nước. Kho ngoại quan Sóng Thần có hệ thống tường xây và thép gai bọc ngăn cách riêng biệt với khu vực xung quanh đảm bảo sự đột nhập từ bên ngoài. Đội ngũ bảo vệ kho luôn túc trực tuần tra 24/24 giờ/ngày. Hệ thống kho có kết cấu chắc chắn, nền bê tông, cốt thép, tường vách và mái tolle, hệ thống chiếu sáng và hệ thống phòng cháy chữa cháy được trang bị và bố trí đầy đủ xung quanh kho bảo đảm an toàn cho hàng hóa, định kỳ được phòng cảnh sát PCCC công an tỉnh Bình Dương hướng dẫn và kiểm tra. Bên cạnh đó, bộ phận kho đã phối hợp chặt chẽ với Hải Quan kho ngoại quan thực hiện tốt các yêu cầu của Hải Quan về công tác quản lý, khai thác kho, ngăn ngừa đấu tranh chống các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại. Thực hiện tốt các qui định về niêm phong, kẹp chì Hải Quan trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan ra các cửa khẩu và ngược lại. Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ xếp dỡ, dịch vụ vận tải – giao nhận, dịch vụ tiện ích xuất nhập khẩu. Ngoài ra, công ty còn cung cấp các dịch vụ khác như dán nhãn, cân, đóng bao, kiểm tra độc tố, hun trùng…Đồng thời, công ty còn thiết lập các phòng lab để cho khách hàng có thể sử dụng kiểm tra chất lượng cà phê khi có nhu cầu. Cơ cấu tổ chức của công ty: Nhà máy chế biến Pacorini Hàng cà phê Bộ phận giao nhận Hàng bách hóa Phó giám đốc Phó giám đốc Bộ phận thương vụ và tài vụ Bộ phận marketing Bộ phận kế toán Giám đốc Tổ bảo trì Tổ vệ sinh Văn phòng chứng từ Tổ thủ kho Sơ đồ 1.3. Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty TNHH một thành viên Gemadept Cơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công trong một công ty. Tổ chức hợp lý sẽ tạo ra những tiền đề thuận lợi cho sự phát triển của công ty. Hiểu được những nguyên lý, nguyên tắc đó, công ty đã xây dựng nên một bộ máy điều hành hoạt động rất hiệu quả, chặt chẽ và có tính đồng bộ cao giữa các phòng ban với nhau. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty: Giám đốc: Giám đốc là người quản lý, điều hành công việc chung của công ty, là người đại diện cho công ty khi đứng ra giao dịch hay làm việc với các đối tác. Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm quản lý cao nhất trước cơ quan thẩm quyền của nhà nước về mọi việc liên quan đến công ty. Phó giám đốc: Phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc các công việc quản lý, điều hành các phòng ban trực thuộc sự quản lý của mình và thay mặt cho giám đốc giải quyết mọi phát sinh khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc của các phòng ban do mình quản lý, điều hành. Bộ phận thương vụ - tài vụ: (2 người) Phòng thương vụ - tài vụ là phòng liên hệ với khách hàng về dịch vụ và gửi hóa đơn thanh toán tiền cho khách hàng, có nhiệm vụ giải đáp thắc mắt cho khách hàng và thống kê doanh thu của doanh nghiệp (được gọi là Customer Service). Tổ giao nhận: (3 người) Tổ giao nhận chuyên về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty như: lấy các chứng từ của khách hàng, lệnh giao hàng (D/O) và làm thủ tục Hải Quan để tiến hành nhập hàng vào kho và xuất hàng ra khỏi kho. Kho hàng Bách hóa: Kho này dùng để chứa các hàng thuộc hàng Bách hóa như: các loại gỗ, vải không dệt, keo, hóa chất, dung môi dùng cho đồ gỗ, các loại hạt nhựa… chiếm diện tích 24.000 m2. Nhà máy chế biến cà phê Pacorini: Nhà nhà máy chế biến cà phê Pacorini là nhà máy chuyên chế biến và làm các dịch vụ liên quan đến cà phê. Bộ phận kế toán: Bộ phận kế toán gồm có 2 người thực hiện các công việc về tài chính – kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước giám đốc. Bộ phận Marketing: (1 người) Bộ phận Marketing có trách nhiệm xây dựng và tiếp thị nâng cao thương hiệu của công ty với khách hàng, điều tra và nghiên cứu thị trường, giúp công ty đạt được hiệu quả cao trong các lĩnh vực kinh doanh. Tổ bảo trì: (2 người) Tổ bảo trì là bộ phận bảo quản và sửa chữa các trang thiết bị máy móc tại công ty. Văn phòng chứng từ: (bộ phận quản lý logistics) (5 người) Văn phòng chứng từ chuyên quản lý các giấy tờ về thủ tục xuất nhập kho ngoại quan và lưu giữa các giấy tờ ở kho. Phòng này sẽ phối hợp với các phòng ban khác để tối ưu quá trình chứng từ trong công ty. Ngoài ra, phòng còn có một nhiệm vụ quan trọng là tiến hành lên tờ khai và hợp đồng thuê kho. Tổ thủ kho: (bộ phận kho) (15 người) Tổ thủ kho có nhiệm vụ bảo quản lưu giữ hàng hóa, kiểm đếm hàng hóa, bố trí vị trí chất xếp, chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa đã nhập hoặc xuất trong kho ngoại quan, tiến hành nhập hàng và xuất hàng theo sự chỉ định. Tổ bảo vệ: (10 người) Tổ bảo vệ có nhiệm vụ kiểm soát chặt chẽ việc kiểm hóa hàng, đảm bảo an toàn cho kho, theo dõi và ghi chép cẩn thận số lượng xe ra vào kho cũng như ghi lại biển kiểm soát, thời gian xe đến và rời kho. Đưa ra các lệnh dễ hiểu cho tất cả các lái xe. Khi ra vào kho nhận hoặc nhập hàng tài xế phải xuất trình giấy vận chuyển hàng, cũng như danh sách hàng vận chuyển. Nếu hàng được vận chuyển bằng container thì khi xuất hàng ra khỏi kho phải đảm bảo đã được Hải Quan niêm phong, kẹp chì. Nhận xét: Bộ máy tổ chức của công ty trong thời gian qua đã phát huy nhiều ưu điểm của nó trong thực tiễn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cụ thể là: Sự phối hợp giữa các phòng ban rất linh động, mềm dẻo với tình hình sản xuất, tình hình thị trường. Ít có sự chồng chéo làm ách tắc công việc chung của công ty. Các bộ phận chức năng rất tích cực trong việc hỗ trợ và tham mưu cho lãnh đạo công ty. Nhờ đó, sự phối hợp quản lý nhịp nhàng, nhanh chóng đối với công việc cụ thể nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Cơ sở hạ tầng: Kho ngoại quan Sóng Thần Diện tích: 40 000 m2 (Kho ngoại quan: 27 000 m2; kho nội địa: 13 000 m2) Trang thiết bị: Xe nâng: 20 chiếc Máy thổi cà phê: 5 máy Palet: 5000 cái Hệ thống kệ chứa hàng đạt tiêu chuẩn Kho ngoại quan Bình Dương Diện tích: 34 000 m2 Trang thiết bị: Xe nâng: 20 chiếc Máy thổi cà phê: 5 máy Palet: 5000 cái Trạm cân 120 Tấn Qua số liệu trên ta thấy Công ty có diện tích kho để chứa hàng tương đối lớn, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu vào những thời gian cao điểm. Ngoài ra số lượng trang thiết bị xếp dỡ cũng đảm bảo đủ khả năng cho công tác xếp dỡ hàng trong kho. Tuy nhiên do kho đã được xây dựng khá lâu nên kho có phần xuống cấp, các phương tiện xếp dỡ đôi khi gây ra rất nhiều khói trong quá trình làm việc, gây ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động. Mặt khác, để tối ưu hóa diện tích chứa hàng trong kho, đặc biệt là vào những lúc cao điểm, đòi hỏi hàng thường chất rất cao, điều này có thể gây ảnh hưởng không tốt đến lượng hàng lưu trong kho. Tuy nhiên, việc chất xếp hàng vẫn đáp ứng đúng theo yêu cầu của khách hàng. Nếu việc xếp hàng có cao hơn mức bình thường, thì hai bên sẽ thương lượng trước với nhau để vừa đảm bảo lưu giữ hàng tốt, tiết kiệm chi phí cho khách hàng, vừa tiết kiệm được diện tích lưu kho. ˜²™ CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT NHẬP HÀNG HÓA KHO NGOẠI QUAN TAI CÔNG TY TNHH MTV TIẾP VẬN GEMADEPT Tổng quan về kho ngoại quan: Khái niệm: Kho ngoaïi quan laø moät khu vöïc kho, baõi ñöôïc thaønh laäp treân laõnh thoå Vieät Nam, ngaên caùch vôùi khu vöïc xung quanh ñeå taïm löu giöõ, baûo quaûn hoaëc thöïc hieän moät soá dòch vuï ñoái vôùi taát caû haøng hoaù töø nöôùc ngoaøi, hoaëc töø trong nöôùc ñöa vaøo theo hôïp ñoàng thueâ Kho ngoaïi quan ñöôïc kyù giöõa Chuû kho vaø Chuû haøng döôùi söï kieåm tra, giaùm saùt cuûa Haûi quan. Kho ngoaïi quan vaø taát caû haøng hoùa, phöông tieän vaän taûi ra, vaøo, hoaëc löu giöõ, baûo quaûn trong Kho ngoaïi quan phaûi chòu söï kieåm tra, giaùm saùt vaø quaûn lyù cuûa cô quan Haûi quan. Đặc điểm của hàng hóa lưu Kho ngoại quan: Haøng hoùa göûi ñeå taïm löu giöõ, baûo quaûn trong Kho ngoaïi quan neáu laø haøng xuaát khaåu laø haøng ñaõ laøm xong thuû tuïc Haûi quan ñeå xuaát khaåu; neáu haøng töø nöôùc ngoaøi ñöa vaøo laø haøng chôø chuyeån tieáp ñi nöôùc khaùc hoaëc chôø laøm thuû tuïc nhaäp khaåu vaøo Vieät Nam, chöa phaûi noäp thueá nhaäp khaåu. Chuû haøng ñöôïc baûo ñaûm quyeàn sôû höõu ñoái vôùi haøng hoùa cuûa mình göûi trong Kho ngoaïi quan. Các dịch vụ được thực hiện đối với hàng hóa gửi Kho ngoại quan: Neáu coù söï thoûa thuaän hoaëc uûy quyeàn baèng vaên baûn cuûa chuû haøng, chuû Kho ngoaïi quan ñöôïc pheùp thöïc hieän caùc dòch vuï sau ñaây ñoái vôùi haøng hoùa göûi Kho ngoaïi quan: Gia coá bao bì, phaân loaïi haøng hoùa, laáy maãu haøng hoùa ñöôïc thöïc hieän trong Kho ngoaïi quan , döôùi söï giaùm saùt tröïc tieáp cuûa coâng chöùc Haûi quan; Thay maët chuû haøng laøm thuû tuïc Haûi quan ñoái vôùi haøng hoaù ñöa ra, ñöa vaøo Kho ngoaïi quan; Vaän chuyeån haøng hoaù töø cöûa khaåu vaøo Kho ngoaïi quan, töø Kho ngoaïi quan ra cöûa khaåu , töø Kho ngoaïi quan naøy ñeán Kho ngoaïi quan khaùc; Chuyeån quyeàn sôû höõu haøng hoùa theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. Cách thức lưu giữ hàng hóa tại kho của Công ty: Việc sắp xếp hàng hóa ở trong kho: Hàng hóa lưu giữ trong kho được phân theo nhóm và đặc tính của hàng hóa. Đối với hàng đựng trong thùng, bao, kiện được xếp vào các pallet và xếp chồng lên nhau. Chiều cao của khối không được lớn hơn 3 lần bề rộng của khối hàng. Hàng hóa là đồ dễ vỡ như rượu không được chất cao quá gây khó khăn cho việc chất dỡ hàng. Hàng được xếp vào từng ô riêng biệt, hàng trên mỗi pallet được ràng buộc với nhau và dán nhãn ghi rõ tên hàng, số lượng, số lô, ngày nhập hàng. Các loại hàng không tương thích nhau thì không được xếp gần nhau để tránh sự tác động. Đa phần hàng hóa trong kho là hàng khô và được xếp chồng lên nhau. Hàng có thể được xếp lên từng pallet hoặc chồng các pallet lại với nhau hoặc xếp hàng trực tiếp lên sàn kho, tuy nhiên việc xếp chồng đống hàng hóa lên sàn mà không có sự trợ giúp nào của cấu trúc khác có thể dẫn đến nhiều rủi ro. Quản lý hàng hóa: Hàng hóa trong kho thường xuyên được theo dõi, số liệu không chỉ được quản lý bằng sổ sách chứng từ mà còn được quản lý trong máy tính. Đầu mỗi tuần các tallyman được phân công kiểm tra lượng hàng thực còn tồn trong kho, sau đó sẽ đối chiếu với số liệu trong máy tính. Trường hợp có sự chênh lệch sẽ phối hợp cùng tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết. Ngoài ra, cứ đầu mỗi tháng chủ hàng sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và bộ phận kho sẽ cùng với chủ hàng kiểm kê rà soát lại số liệu. Đối với kho ngoại quan, mỗi năm định kỳ 6 tháng sẽ báo cho Hải Quan kho số liệu hàng nhập – xuất trong kho để Hải Quan kiểm tra. Tính kiên cố và bền vững của giá đỡ: Mỗi loại giá đỡ được thiết kế để thực hiện nhiệm vụ đặc biệt một cách an toàn. Việc gãy hay hỏng giá đỡ là một tai họa cho nhà kho. Một nguy hiểm khác là các giá đỡ được lắp ráp không đúng, quá tải hay sử dụng không đúng mục đích thiết kế. Do đó, trang bị giá đỡ nhà kho phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc: Giá đỡ càng cao thì tải trọng rơi vào cột càng lớn. Các bộ khung của giá đỡ phải làm bằng gỗ tròn, thép và các góc cạnh phải đủ khỏe để có thể tải được hàng hóa. Các giá đỡ không bền mấy nếu tỷ số giữ chiều cao và bề rộng hay chiều sâu lớn. Tỷ số lý tưởng là: 16:1 (cao: rộng) nếu hai giá được đặt giáp lưng nhau. 8:1 (cao: rộng) nếu được đặt một mình hai bên có đường đi Trọng tải của giá đỡ phải được viết trên mỗi giá đỡ và không bao giờ được quá tải. Các giá phải có thêm gia cố chéo Sàn phải đủ khỏe để tải các giá đỡ. Tốt nhất là các chân giá để phải có các tấm để bề rộng ra để giảm bớt áp lực lên mặt sàn. Chế độ bảo quản và môi trường nhà kho: Một trong những chức năng quan trọng nhất của kho vận là bảo quản hàng hóa. Nguyên tắc hàng ở trong kho sẽ được bảo đảm an toàn tuyệt đối. Hàng nhập vào như thế nào thì xuất ra như thế đó. Kho đảm bảo hàng còn nguyên đai, nguyên kiện (nếu không có việc tách hàng của chủ hàng). Tất cả bao bì hàng hóa trong kho cần được giữ tốt, bất kỳ sự hỏng hóc bao bì nào cũng phải tiến hành thay hàng hóa hoặc tiến hành thay thế bao bì khác và khâu lại. Bảo quản hàng hóa là tránh cho hàng hóa khỏi bị hư hại do tác động khách quan của môi trường hay sự tấn công của các loại côn trùng. Ban quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra: Độ ẩm kho: nếu độ ẩm vượt quá độ ẩm cho phép đối với một loạt hàng hóa nào đó thì có thể dẫn đến sự hư hỏng hàng hóa do nhiệt độ cao và các phản ứng vi sinh. Độ ẩm cao cũng là nguyên nhân gây hao tổn và xuống cấp của nhiều loại hàng hóa trong kho. Ví dụ: nhiệt độ trong kho cao có thể làm dầu bị bốc hơi, vỏ xe bi giãn nở… Độ ẩm kho phụ thuộc nhiều vào điều kiện khí hậu trong vùng, chủng loại kho và độ ẩm có trong hàng hóa để trong kho. Côn trùng có hại: các loại hàng thực phẩm, sợi,… là những đối tượng của các loại côn trùng có hại. Nếu không có biện pháp phòng chống thì hàng hóa trong kho rất dễ bị hư hỏng, thiệt hại… Các loại gặm nhấm: được coi là nguy hiểm nhất đối với hàng hóa ở trong kho, đặc biệt là đối với hàng thực phẩm. Môi trường nhà kho: môi trường nhà kho cần được theo dõi thường xuyên vì nó sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh kho phát triển, tạo được sự an tâm cho khách hàng khi gửi hàng tại kho. Trách nhiệm của các bên liên quan đến hoạt động Kho ngoại quan: Đối với chủ kho: Moïi CBNV kho phaûi coù yù thöùc traùch nhieäm cao, coù traùch nhieäm baûo veä taøi saûn cuûa Coâng ty, giöõ moái quan heäï toát vôùi caùc khaùch haøng, khoâng ngöøng naâng cao kieán thöùc, chòu khoù hoïc hoûi kinh nghieäm & coù tinh thaàn ñoøan keát noäi boä, giuùp ñôõ hoã trôï nhau trong coâng vieäc haøng ngaøy, thöôøng xuyeân goùp yù kieán nhaèm tìm kieám bieän phaùp toát ñeå chaát löôïng dòch vuï ngaøy caøng toát hôn . Boä phaän kho phaûi phoái hôïp chaët cheõ vôùi Haûi quan Kho ngoaïi quan thöïc hieän toát caùc yeâu caàu cuûa Haûi quan veà coâng taùc quaûn lyù, khai thaùc kho, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho Haûi quan Kho ngoaïi quan thöïc hieän nhieäm vuï kieåm tra, giaùm saùt haøng hoaù xuaát nhaäp kho ngaên ngöøa, ñaáu tranh choáng caùc haønh vi buoân laäu, gian laän thöông maïi. Thöïc hieän toát caùc qui ñònh veà nieâm phong, keïp chì Haûi quan trong quaù trình vaän chuyeån haøng hoùa töø Kho ngoaïi quan ñeán caùc cöûa khaåu vaø ngöôïc laïi. Phaân ñònh khu vöïc ñuùng theo quy cheá kho trong vieäc saép xeáp haøng hoaù xuaát khaåu, nhaäp khaåu theo töøng hôïp ñoàng, töøng tôø khai Haûi quan. Coù heä thoáng töôøng raøo ngaên caùch giöõa khu vöïc chöùa haøng baùch hoùa vaø haøng noâng saûn. Thoâng baùo vaø cung caáp cho Haûi quan kho ngoaïi quan nhöõng thoâng tin caàn thieát veà thôøi gian, löôïng haøng chuaån bò nhaäp – xuaát kho. Ñònh kyø 6 tháng một lần, chủ kho phải baùo caùo cho Cục trưởng Haûi quan, hải quan giám sát kho veà haøng toàn kho, löôïng haøng nhaäp xuaát kho theo qui ñònh cuûa Haûi quan. Tröôùc khi môû cöûa kho phaûi thoâng baùo cho HQ kho bieát (tröôøng hôïp laøm ngoaøi giôø phaûi thoâng baùo vaø ñaêng kyù tröôùc ). Thuû kho coù nhieäm vuï kieåm ñeám haøng hoùa, boá trí vò trí chaát xeáp , chòu traùch nhieäm veà soá löôïng haøng hoùa ñaõ nhaäp hoaëc xuaát kho, sau khi nhaäp hoaëc xuaát haøng xong phaûi ghi cheùp vaøo soå theo doõi, xaùc nhaän haøng hoùa thöïc nhaäp , thöïc xuaát vôùi chuû haøng vaø caùc boä phaän coù lieân quan. Ñoái vôùi Haûi quan Kho ngoïai quan: Haûi quan kho ngoaïi quan laø moät ñôn vò caáp Ñoäi tröïc thuoäc Chi cuïc Haûi quan KCN Soùng Thaàn- Bình Döông. Haûi quan KNQ coù vaên phoøng laøm vieäc thöôøng tröïc taïi Kho ngoaïi quan ñeå thöïc hieän chöùc naêng kieåm tra, giaùm saùt ñoái vôùi taát caû caùc phöông tieän vaän taûi vaø haøng hoùa nhaäp – xuaát qua Kho ngoaïi quan. Haûi quan Kho ngoaïi quan luoân coù maët taïi kho ñeå kieåm tra, giaùm saùt, quaûn lyù haøng hoùa ñöa vaøo, ñöa ra vaø löu giöõ baûo quaûn trong kho theo ñuùng qui ñònh cuûa Toång cuïc Haûi quan. Môû soå theo doõi vaø ghi cheùp ñaày ñuû haøng hoùa nhaäp xuaát kho ñaûm baûo haøng hoùa ñöa vaøo, ñöa ra kho vaø baûo quaûn trong kho ñuùng maët haøng, soá löôïng theo hôïp ñoàng thueâ kho. Thöôøng xuyeân lieân heä vôùi Haûi quan caùc cöûa khaåu ñeå theo doõi, naém tình hình trong vieäc quaù caûnh noäi ñòa ñoái vôùi haøng hoùa xuaát, nhaäp Kho ngoaïi quan. Haøng ngaøy heát giôø laøm vieäc Haûi quan Kho ngoaïi quan cuøng Chuû kho tieán haønh nieâm phong taát caû caùc cöûa ra vaøo kho. Đối với chủ hàng (hoặc người đại diện): Phaûi tuaân thuû taát caû caùc qui ñònh lieân quan ñeán moïi hoaït ñoäng cuûa Kho ngoaïi quan, cung caáp ñaày ñuû thoâng tin caàn thieát veà loâ haøng cho chuû kho vaø cô quan Haûi quan ñeå ñoái chieáu , kieåm tra vaø giaùm saùt . Haøng hoùa ñöa vaøo löu giöõ trong Kho ngoaïi quan phaûi ñuùng vôùi hôïp ñoàng thueâ kho. Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa kho ngoại quan tại Công ty: Đối với hàng nội địa nhập kho chờ xuất ra nước ngoài: Sơ đồ quy trình: KẾT TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG NHẬP HÀNG KNQ THÔNG BÁO CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN (4) (5) (3) (6) BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG (1b) (2) (1a) Chú thích: (1a), (1b): Khách hàng thông báo kế hoạch nhập hàng cho bộ phận chứng từ và bô phận quản lý hàng. (2): Bộ phận chứng từ làm bộ hồ sơ hải quan KNQ cho hàng hóa nhập kho và giao cho bộ phận quản lý hàng. (3): Bộ phận quản lý hàng thông báo cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị nhập hàng vào kho. (4): Tiến hành nhập hàng vào KNQ. (5): Bộ phận chứng từ hoàn thành thủ tục hải quan KNQ cho hàng hóa. (6): Kết toán với khách hàng. Diễn tả quy trình: Hàng xuất khẩu từ nội địa đưa vào KNQ bao gồm hàng hóa sản xuất trong nước Việt Nam, hàng tạm nhập tái xuất và hàng nhập khẩu mà người mua trả lại chủ hàng. Tất cả trường hợp trên đều đã làm xong thủ tục Hải quan (có tờ khai xuất khẩu). Trước khi giao hàng vào kho, chủ hàng/ người xuất khẩu hoặc người giao nhận thông báo kế hoạch nhập hàng cho bộ phạn chứng từ bằng fax hoặc email gồm: packing list, invoice, tờ khai xuất khẩu. Thông báo cho bộ phận quản lý hàng bách hóa/ cà phê biết kế hoạch nhập hàng. Bộ phận hàng bách hóa/ cà phê lên kế hoạch chuẩn bị nhận hàng (phân công thủ kho, sắp xếp vị trí nhập hàng, nhân công và phương tiện cơ giới…). Chủ hàng/ giao nhạn mang hàng đến kho và giao cho bộ phận chứng từ bộ phận hồ sơ gồm: Tờ khai xuất khẩu đã haofn thành thủ tự HQ. Packing list Invoice Bảo vệ kiểm tra, ghi vòa sổ trực ca: số xe vận tải, số container và thwofi gian xe vào kho. Bộ phận chứng từ căn cứ các thông tin trên tiến hành các bước: Làm hợp đồng thuê kho ngoại quan giữa chủ hàng vói chủ kho rồi sau đó trình HQ kho kiểm tra (đúng), rồi đưa lãnh đạo chi cục HQ duyệt. Mở tờ khai kho ngoại quan -à HQ kho kiểm tra -à làm thủ tục đăng ký tại chi cục HQ. Thông báo cho bộ phận quản lý kho hàng về hàng hóa đã giao đến kho để tổ chức tiếp nhận hàng vào kho. Bộ phận quản lý hàng: Thông báo cho HQ kho biết về thời gian hàng hóa sẽ nhập kho. Phân công thủ kho nhận hàng. Thông báo công nhân nhập hàng. Thủ kho: Sắp xếp vị trí xuống hàng. Cùng hQ giám sát kho kiểm tra niêm phong HQ. Đối chiếu só lượng hàng với các chứng từ. Thủ kho cùng quản lý khi giám sát việc nhập hàng trong suốt quá trình làm hàng. Thủ kho kiểm đếm chính xác lwowngn hàng háo, hàng hóa còn nguyên đai nguyên kiện. Sau khi nhận hàng xong ký xác nhạn lượng hàng thực nhập, tình trạng hàng hóa cho chủ hàng/ người giao nhận. Nếu sai lệch về số lượng, mã hàng phải báo ngay HQ giám sát kho, quản lý kho và chủ hàng/ người giao nhận àlập biên bản à các bên liên quan cùng ký. Trong quá trình nhập hàng nếu phát hiện hàng hóa không đủ tiêu chuẩn (bị ướt, bị rách, hỏng trước khi nhập) phải thông báo cho chủ hàng để có hướng xử lý giải quyết (chủ hàng sẽ hướng dẫn cụ thể) or thủ kho có quyền từ chối nhận hàng. Thủ kho/ quản lý hàng làm thẻ kho treo trên pallet (số lượng, số tờ khai, ngày nhập kho). Bảo vệ kiểm tra xe, ghi vào sổ trực ca thời gian xe ra cổng. Bộ phận chứng từ: Căn cứ báo cáo/ biên bản nhận hàng của chủ kho rồi lập phiếu nhập kho. Làm thủ tục KNQ. Sau đó đưa cho HQ kho ký hoàn thành tờ khai KNQ. Hải quan kho xác nhận thực xuất tờ khai xuất khẩu cho chủ hàng/ người giao nhận. Photo lưu tờ khai xuất khảu đã haofn thành thủ tục HQ của chủ hàng. Lưu hồ sơ KNQ và HQ KNQ. Báo bộ phận quản lý hàng về việc hoàn thành thủ tục HQ KNQ. Lập bảng thống kê xác báo HQ cửa khẩu biên bản bàn giao (hồi báo HQ). Bộ phận quản lý hàng: Nhập số liệu rồi báo cáo khách hàng. Cung cấp các chứng từ theo yêu cầu của chủ hàng. Thống kê lượng hàng nhập xuất tồn cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Bộ phận chăm sóc khách hàng kiểm tra đối chiếu, lên háo đơn gửi khách hàng, thanh toán. Hàng hóa từ KNQ xuất ra cảng/ cửa khẩu (xuất đi nước ngoài): Sơ đồ quy trình: CẢNG XUẤT HÀNG KNQ KẾT TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG HÃNG TÀU (3))) (2) (6) (5) (4) (1a) KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG (1b) Chú thích: (1a), (1b): Khách hàng giao bộ chứng từ cho bộ phận chứng từ và bộ phận quản lý hàng. (2): Bộ phận quản lý hàng cho người đến hãng tàu lấy cont và seal hãng tàu về. (3): Tiến hành xuất hàng hóa KNQ. (4): Bộ phận chứng từ hoàn thành hồ sơ hải quan KNQ cho hàng hóa. (5): Bộ phận giao nhận đưa hàng ra cảng xuất và thanh lý hải quan tại cảng/ cửa khẩu để xuất hàng ra nước ngoài. (6): Kết toán với khách hàng. Diễn tả quy trình: Chủ hàng/đại diện chủ hàng gửi cho bộ phận chứng/ bộ phận quản lý hàng: Lệnh giao hàng (ghi rõ số lượng, số tờ khai KNQ, số hợp đồng thuê KNQ). Packing list Invoice Lệnh cấp container rỗng (Booking note) Bộ phận quản lý hàng/ điều độ: Thông báo đội xe vận tải PIP bố trí xe (trước 1 ngày). Gửi/fax lệnh cấp cont rỗng cho đội xe, rồi sau đó làm tủ tục lấy cont và seal hãng tàu. Bộ phận quản lý hàng bố trí thủ kho, phương tiện, công nhân lên kế hoạch để xuất hàng. Khi container đến kho chuẩn bị đóng hàng thì thủ kho/điều độ phải kiểm tra tình trạng container đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng (nếu không đạt yêu cầu thì trả container đổi lấy cont khác). Thủ kho chụp hình cont trước khi đóng hàng. Thủ kho kiểm tra, đối chiếu thực tế hàng hóa đúng với các chứng từ liên quan rồi cho công nhân tập kết hàng để đóng hàng vào cont. Khi đóng hàng xong thì thủ kho chụp hình, đóng cửa cont, bấm seal hãng tàu, seal hải quan, chụp hình lưu. Cung cấp thông tin cho khách hàng. Bộ phận chứng từ: Căn cứ lượng hàng thực xuất: Viết phiếu xuất kho. Trừ lùi tờ khai KNQ. Làm đơn đề nghị chuyển cửa khẩu. Làm biên bản bàn giao hàng. Đưa hồ sơ trên đến hải quan KNQ ký xác nhận. Bộ phận chứng từ giao đơn đề nghị chuyển cửa khẩu, biên bản hải quan cho bộ phận giao nhận. Lưu hồ sơ. Theo dõi biên bản hồi báo (lập bảng thống kê xác báo với hải quan cảng/cửa khẩu để hải quan cảng/cửa khẩu hồi báo hải quan KNQ). Thanh khoản tờ khai khi tờ khai đã xuất hết hàng. Bảo vệ vào số trực ca thời gian, số xe và số container ra cổng. Bộ phận giao nhận tiếp nhận hồ sơ: Đưa hồ sơ đến thanh lý hải quan tại cửa khẩu xuất. Vào sổ tàu. Theo dõi lô hàng cho đến khi lô hàng được xếp lên tàu. Báo cáo khách hàng/điều độ về lô hàng. Bộ phận quản lý hàng: Nhập số liệu để báo cáo chủ hàng. Fax biên bản bàn giao cho chủ hàng. Hàng nhập từ nước ngoài về KNQ (lấy hàng từ cảng/cửa khẩu chuyển về KNQ): Sơ đồ quy trình: Thông báo cho khách hàngvà thanh toán  t