Báo cáo Tình hình công tác kế toán tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250B Phủ Quỳ

Công đoàn Phòng KH vật tư Phòng KT KCS Phòng tài vụ kế toán Phòng tổ chức hành chính Các phân xưởng sản xuất Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chức năng của nhiệm vụ từng bộ phận - HĐQT là cơ quan quản lý, của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ các vấn đề thuộc quyền của đại hội đồng Cổ đông bầu ra, nhiệm kỳ hoạt động là 3 năm. Hội đồng quản trị ít nhất 1 tháng 1 lần và có thể họp bất thường khi có yêu cầu của chủ tịch hội đồng quản trị hay của đa số thành viên HĐQT. HĐQT bầu chủ tịch hội đồng quản trị và các uỷ viên điều lệ công ty quy định chủ tịch hội đồng quản trị không kiêm giám đốc công ty. - Ban kiểm soát của công ty : có 3 thành viên, do đại hội đồng cổ đông bầu ra, hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ của công ty. - Giám đốc công ty: Do HĐQT bầu ra là uỷ viên trong hội đồng quản trị, là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Để tiện cho việc giao dịch điều lệ của công ty quy định giám đốc là người đại diện theo pháp luật. - Phó giám đốc công ty : Do hội đồng quản trị bầu ra và là uỷ viên hội đồng quản trị, là người trợ giúp cho giám đốc được giám đốc uỷ quyền giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. HĐQT, Ban kiểm soát, Giám đốc quản lý và điều hành công ty theo luật doanh nghiệp Việt Nam và điều lệ công ty quy định đưa công ty ngày càng phát triển đi lên. - Các phòng chức năng : Do cơ chế thị trường và là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên các phòng ban công ty ít, gọn nhẹ, bao gồm: + Phòng kế hoạch vật tư : Lên kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký các hợp đồng kinh tế, lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng tồn kho, đồng thời cung cấp vật tư, vật liệu, cho sản xuất đầu tư đúng và kịp thời. + Phòng tài chính kế toán: Theo dõi phản ánh các nghiệp vụ tài chính phát sinh của công ty như thu, chi, mua sắm các tài sản cố định, quản lý tài sản vật tư về mặt giá trị, theo dõi tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh qua từng thời kỳ, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cấp các báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ quan trong cho các nhà quản trị để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kịp thời, hiệu quả. + Phòng tổ chức hành chính: Quản lý các vấn đề về nhân sự, công tác hành chính, các quy chế khen thưởng, kỷ luật thực hiện các công việc liên quan đến các vấn đề lao động. Tham gia xây dựng các phương án về định mức tiền lương, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. + Phòng kỹ thuật – KCS: Là phòng kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm sản phẩm xuất ra. Đề ra các tiêu chuẩn ký thuật, chất lượng sản phẩm để công nhân thực hiện. Tham gia lên kế hoạch sản xuất, xây dựng các hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật cũng như chất lượng công trình. + Các phân sưởng sản xuất bao gồm : 2 phân xưởng sản xuất chính; mỗi phân xưởng có một dây chuyền sản xuất riêng, nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra của hai phân xưởng khác nhau. Phân xưởng này gồm 54 công nhân và 3 cán bộ quản lý. + Phân xưởng phụ tùng: Chế tạo sản phẩm cơ khí truyền thống, gia công hàng hoá theo các hợp đồng kinh tế, chế tạo các loại sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, phân xưởng này có 43 công nhân và 3 cán bộ quản lý phân xưởng. II. Tình hình tổ chức công tác kế toán của công ty 1. Đặc điểm công tác tổ chức bộ máy kế toán Việc lựa chọn mô hình kế toán riêng cho doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm và điều kiện của từng công ty. Do công ty cổ phần Cơ khí Xây lắp 250 Phủ Quỳ là một doanh nghiệp nhỏ, hoạt động tập trung trên một địa bàn, không có các đơn vị thành viên nên công ty áp dụng mô hình tổ chức công tác kế toán tập chung theo mô hình này, công tác kế toán trong công ty đều do phòng tài vụ đảm nhiệm, đảm bảo sự thống nhất trong toàn công ty. Để nâng cao tính chặt chẽ và hiệu quả trong công tác quản lý kinh tế , phòng tài chính do giám đốc trực tiếp điều hành, kế toán trưởng là người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và là người tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính. Các kế toán viên có mối quan hệ qua lại với nhau về các phần hành kế toán đều có liên quan. Công việc kế toán được thực hiện hàng ngày, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Định kỳ các báo cáo tài chính được lập và trình lên giám đốc hoặc khi có yêu cầu đột xuất của ban giám đốc để có kế hoạch kinh doanh kịp thời, Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán thanh toán Kế toán tài sản cố đinh Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thành phẩm tiêu thụ thuế Kế toán Vốn bằng tiền Chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận như sau: - Kế tán trưởng có chức giúp giám đốc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế về tình hình tài chính của công ty là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, trách nhiệm của kế toán trưởng là rất lớn. Đó là : Tổ chức công tác kế toán, ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời và đầy đủ tài sản, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, điều hành chỉ đạo bộ máy kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành đồng thời chịu trách nhiệm thanh toán với ngân sách nhà nước, tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán. - Kế toán vốn bằng tiền: làm nhiệm vụ quản lý tài chính của công ty, quản lý tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển….. Do đó trong công ty, kế toán vốn bằng tiền đảm nhiệm chức năng thủ quỹ. - Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, các khoản vốn bằng tiền, các khoản thuế; lệ phí, chi trả lương, thưởng, trợ cấp bảo hiểm xã hội cho các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. - Kế toán tài sản cố định: Làm nhiệm vụ theo dõi phản ánh biến động của tài sản cố định của công ty, tiến hành trích khấu ao TSCĐ: ghi chép,mua mới, thanh lý…. - Kế toán thành phẩm tiêu thụ, thuế : theo dõi việc xuất thành phẩm, phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hoá để tổng hợp, kết chuyển xác định giá vốn, lợi nhuận…. Làm cơ sở để phân chia lợi nhuận trong kỳ kế toán. Lập báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra từng kỳ. - Kế toán nguyên vật liệu: Làm nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu…. trong công ty. Nguyên vật liệu đa dạng nhiều chủng loại do đó nguyên vật liệu cần theo dõi cẩn thận, chính xác. Mặc dù các phần hành kế toán của công ty đầy đủ như vậy song vì là công ty nhỏ nên các phần hành đều được kiểm nhiệm từ 2-3 phần hành thoe sự phân công của công ty. 2 Tổ chức hệ thống chứng từ - Đặc điểm sử dụng chứng từ tại đơn vị: chế độ chứng từ tại công ty cổ phần cơ khí và xây lắp 250 Phủ Quỳ thực hiện theo đúng nội dung phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán Việt Nam. Ngoài ra doanh nghiệp còn có các mẫu chứng từ riêng phục vụ nội bộ cho công việc kế toán và phân tích báo cáo tài chính tại doanh nghiệp. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển vào đều phải tập chung vào phòng kế toán của doanh nghiệp. Được kế toán kiểm tra, xác minh tính pháp lý của nó, sau đó mới dùng để ghi sổ kế toán. Biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành theo chế độ báo cáo kế toán doanh nghiệp, bao gồm: + Chỉ tiêu lao động, tiền lương gồm danh sách LĐ, bảng chấm định mức giờ công, sổ theo dõi LĐ, Bảng tính BHXH, BHYT, sổ theo dõi nghỉ phép + Chỉ tiêu hàng tồn kho gồm: Bảng kê NX, Phiếu XK, thẻ kho, phiếu SP, bảng kê nhập kho… + Chỉ tiêu bán hàng gồm: Phiếu xuất, thẻ xuất, bảng tổng hợp, thẻ kho, hoá đơn đỏ (không qua đại lý). + Chỉ tiêu tiền mặt gồm Bảng kê chi tiền mặt, giấy xin ứng tiền mặt, hợp đồng thanh toán, giấy đề nghị thanh toán. + Chỉ tiêu TSCĐ gồm: Sổ chi tiết TSCĐ, hợp đồng, biên bản nghiệm thu biên bản thanh lý, thẻ theo dõi TSCĐ, bảng tổng hợp…. 3. Tổ chức hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, do bộ tài chính ban hành. Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán trong bảng hệ thống tài khoản kế toán. Tuy nhiên do quy mô của doanh nghiệp không lớn nên doanh nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu chi tiết đến cấp 2. Một số trường hợp đặc biệt công ty sử dụng đến tài khoản cấp 3. Ví dụ: về tài khoản cấp 2 – 5111 doanh thu bán sản phẩm hàng hoá, - 5112 doanh thu bán sản phẩm xây lắp. - Ngoài các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán, công ty còn sử dụng các tài khoản ngoài bảng như TK004-Nợ khó đòi đã xử lý, Tk001 – Ts thuê ngoài; Tk 002 – Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. 4. Tổ chức hình thức sổ kế toán Công ty cổ phần cơ khí và xây lắp 250 Phủ Quỳ đang dùng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chứng từ, hình thức kế toán nhật ký chứng từ có các loại sổ kế toán như sau: - Nhật ký chứng từ từ số 1 đến số 10 : KH SO4. DM -Bảng kê từ số 1 đến số 11 - SO4a - DN và SO4b - DN - Sổ chi: Mỗi tài khoản mở một trang sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê. Các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều hoặc mang tính chất phân bổ thì các chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê hoặc nhật ký chứng từ liên quan. + Đối với các nhật ký chứng từ được ghi từ các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào các số liệu tổng của bảng kê, sổ chi tiết đó, cuối tháng chuyển vào nhật ký chứng từ. + Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký, chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ để ghi sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số liệu đó để lập các bảng tổng hợp, chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê, với các bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NK chứng từ Số thẻ KT chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán NKCT Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo của phòng kế toán Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây Lắp 250 Phủ Quỳ bao gồm 2 phần : Báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, cơ quan nhà nước chủ quản và nhu cầu hữu ích của nhữgn người sử dụng trong việc đưa ra quyết định kinh tế. Nó cung cấp thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Doanh thu và thu nhập khác Chi phí kinh doanh và chi phí khác Lãi, lỗ và phân phối kết quả kinh doanh. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán Các luồng tiền Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, phản ánh các thông tin kinh tế và chủ yếu của đơn vị báo cáo tài chính của đơn vị được lập theo mẫu của bộ tài chính quy định loại báo cáo này được doanh nghiệp lập theo định kỳ là quý và năm. Báo cáo tài chính gồm các loại. Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01 – DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu số B02 – Dn Bảng cân đối tài khoản. Mẫu số F01 – DNN (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Mẫu số B03 – DN Thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu số B09 – DN. Việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải căn cứ vào số liệu sau khi đã xoá bỏ sổ kế toán. Được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải có đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, và đóng dấu đơn vị. Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm như công ty CPCK và XL 250 Phủ Quỳ tối đa là 90 ngày Nơi nhận báo cáo tài chính: Cơ quan thuế Cơ quan đăng ký kinh doanh Cơ quan thống kê Cơ quan chủ quản Các nơi liên quan (ngân hàng, tổ chức tín dụng, nhà đầu tư) Hệ thống báo cáo nội bộ của công ty là các báo cáo chi tiết, cụ thể từng chỉ tiêu mà các nhà quản trị công ty quan tâm, để từ đó rút kinh nghiệm, điều chỉnh hay phát triển sản xuất của công ty theo hướng có lợi nhất. Cụ thể là các báo cáo. Giá thành từng loại sản phẩm Khối lượng các loại sản phẩm tiêu thụ Đơn giá tiền lương Bảng giá các loại vật tư có thể thay thế. Tình hình sử dụng lao động. 6. Các chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng: - Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ - Phương pháp kế toán TSCĐ: Ghi nhận theo nguyên giá - Phương pháp khấu hao theo TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng - Nguyên tắc vốn kinh doanh: Giá gốc - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Theo quy định của bộ tài chính: dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (TK 229), Dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 139) III. Kế toán một số phần hành chủ yếu tại đơn vị. Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ là công ty Cổ phần có 100% vốn của cổ đông là công nhân viên trong công, do đó công ty có quy mô nhỏ song các phần hành kế toán rất đa dạng, mỗi kế toán phụ trách từ 1-2 phần hành, đảm bảo các phần hành được xử lý chặt chẽ và chính xác, cung cấp được thông tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo và tất cả các nhân viên trong công ty. Sau đây là một số phần hành chủ yếu tại đơn vị. 1.Kế toán nguyên vật liệu a) Đặc điểm nguyên vật liệu - Sản phẩm chủ yếu của công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp là các sản phẩm cơ khí, chế tạo do đó nguyên vật liệu chủ yếu trong đơn vị là các loại sắt thép, tôn, que hàn…. Để đảm bảo chất lượng của sản phẩm được làm ra cần phải có sự quản lý chặt chẽ trong khâu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu. Nhận thức được điều đó doanh nghiệp đã lập ra một ban kiểm soát để tránh giá chất lượng của nguyên vật liệu, đảm bảo nguyên vật liệu, vì thế nguyên vật liệu mua vào có chất lượng tốt, nguyên vật liệu trong kho được bảo dưỡng thường xuyên, ít khi bị hư hỏng. - Về đặc điểm tính giá: Nguyên vật liệu xuất ra được tính theo phương phá giá bình quân gia quyền với từng loại nguyên vật liệu. - Xuất kho theo phương pháp kế khai thường xuyên. Tuy nhiên vào cuối kỳ doanh nghiệp thường kiểm kê lại số nguyên vật liệu để đảm bảo không có sai sót trong quá trình ghi sổ. b) Chứng từ kế toán sử dụng Doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ như sau: Khi mua nguyên vật liệu xong phải có giấy xin thanh toán, khi mua thì phải có hoá đơn của người bán, bảng kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho khi thanh toán số nguyên vật liệu sẽ bằng chuyển khoản sẽ có giấy uỷ nhiệm chi, sổ chi tiết nguyện vật liệu, bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn của vật liệu, phiếu xuất kho, bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7. c) Tài khoản sử dụng - Tk 152 : Nguyên vật liệu tồn kho - TK 151 : Nguyên vật liệu đi đường - Tk 153 : Công cụ dụng cụ. - Tk 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp - Tk 627 : Chi phí sản xuất chung - Tk 111, 112, 131, 141…….. d) Quy trình hạch toán Khi mua vật liệu về phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trước khi nhập kho phải có biên bản kiểm nghiệm vật tư do bộ phận kiểm soát lập, sau đó kế toán vào bảng kê nhập vật tư, bảng kê này bao gồm giấy xin thanh toán, hoá đơn VAT, các bảng kê mua hàng, các bảng kê này phải có đẩy đủ xác nhận của các phần hành liên quan. Tiếp đó kế toán làm thủ tục nhập kho cụ thể, phải viết phiếu nhập kho. Sau đó, kế toán phụ trách phần hành nguyên vật liệu sẽ ghi nhận từng loại nguyên vật liệu vào từng loại sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Khi xuất vật tư phục vụ cho việc sản xuất, quản lý phân xưởng….thì kế toán ghi và phiếu xuất kho, cuối mỗi tháng phải tổng hợp vào bảng kê xuất vật tư và căn cứ vào việc luân chuyển của nguyên vật liệu như phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, phục vụ cho việc quản lý phân xưởng, phục vụ cho việc bán hàng… kế toán tiến hành phân bổ, tính số nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn của từng loại. Sau đó kế toán nguyên vật liệu chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp vào bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7 để tính giá thành; tiếp đó kế toán tổng hợp vào sổ cái tài khoản 152 phát sinh có. 2. Kế toán tài sản cố định. a) Đặc điểm của tài sản cố định được sử dụng tại doanh nghiệp. - Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ liên quan tới các sản phẩm cơ khí chế tạo. Vì thế tài sản cố định chủ yếu của công ty là tài sản cố định hữu hình, còn tài sản cố định vô hình rất ít như quyền sử dụng đất. - Về nguyên giá của tài sản cố định : Tài sản cố định mua về thì nguyễn giá sẽ gồm giá mua cộng với chi phí thu mua rồi trừ đi các khoản trừ. - Về phương pháp tính khấu hao: Bởi vì những tài sản cố định của doanh nghiệp là tài sản cố định hữu hình, đó là các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất, nhà cửa, văn phòng, kho bãi…..với các loại tài sản cố định này có thể xác định được thời gian sử dụng dự kiến của nó, từ đó để thuận tiện cho việc tính toán doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp khấu hao theo đường thẳng. b) Chứng từ kế toán sử dụng. Để phục vụ cho việc mua sắm tài sản cố định, kiểm soát tài sản cố định, thanh lý, nhượng, bán tài sản cố định công ty đã sử dụng các loại chứng từ sau: Hợp đồng mua bán tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định, bảng kê nhập tài sản cố định, bảng kê thanh toán, hoá đơn giá trị gia tăng (VAT), thẻ chi tiết tài sản cố định, sổ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, các bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7. c) Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 211: Tài sản cố định hữu hình - TK 212: Tài sản cố định thuê tài chính - TK 213: Tài sản cố định vô hình - TK 214: Hao mòn tài sản cố định. - TK 241: Xây dựng cơ bản - TK 711: Thu nhập khác - TK 811: Chi phí khác - TK 111,112,133,641,642,627………… d) Quy trình hạch toán Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định phải có biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản này phải có đẩy đủ chữ ký xác nhận của cả bên giao và bên nhận, phải có hợp đồng mua tài sản cố định, hoá đơn giá trị gia tăng và các giấy tờ khác có liên quan. Sau đó, với mỗi loại tài sản cố định mua về kế toán mở sổ chi tiết tài sản cố định để theo dõi chi tiết từng loại tài sản cố định. Sổ chi tiết này do kế toán viên phụ trách phần hành tài sản cố định lập, sau đó chuyển giao cho kế toán trưởng xác nhận và lưu giữ ở phòng kế toán. Trong quá trình sử dụng tài sản cố định thì tài sản cố định đó sẽ bị hao mòn, kế toán phần hành tài sản cố định có nhiệm vụ tính mức khấu hao cần phải trích của tài sản cố định, phân bổ chi phí khấu hao đó cho từng bộ phận sử dụng. Cuối tháng phân bổ chi phí khấc hao vào bảng kê số 4, bảng kê số 5, nhật ký chứng từ số 7 và vào sổ cái của tài khoản 214. Sơ đồ Hạch toán Tài sản cố định Mức khấu hao TSCĐ Bảng kê số 4 Bảng kê số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK214 Trường hợp tài sản cố định của doanh nghiệp bị giảm như góp vốn liên doanh, chẳng hạn góp vốn liên doanh vào công ty mía đường Sông Dinh 3 máy xúc, một số máy cày, trường hợp mất mát tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định lúc đó doanh nghiệp cũng phải có biên bản giao nhận về góp vốn của tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định… Sau đó kế toán tài sản cố định ghi giảm trên sổ tài sản cổ định, thẻ tài sản cố định và trên sổ cái tài khoản 211 Tài sản cố định Góp vốn LD, mất mát, thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý Sổ cái TK 211 3. Các nghiệp vụ thanh toán a) Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán - Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp Phủ Quỳ chủ yếu bán hàng trực tiếp tại công ty và thông qua các đại lý, do đó sản phẩm bán ra chủ yếu được thu bằng tiền mặt, tuy nhiên có những hợp đồng về xây lắp các loại nhà xưởng, bán các loại thiết bị với số lượng lớn theo đơn đặt hàng của khách hàng thì công ty sẽ thu bằng chuyển khoản. - Với các khoản như chi mua nguyên vật liệu, điện, nước…phục vụ cho sản xuất. Những khoản chi này cũng tương đối nhỏ do đó công ty cũng chủ yếu chi bằng tiền mặt. b) Chứng từ kế toán sử dụng. Theo quy định của Bộ tài chính, Công ty có sử dụng các loại chứng từ như sau : Bảng kê chi tiền mặt, giấy xin ứng tiền mặt, hợp đồng thanh toán, giấy đề nghị thanh toán, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê xinh thanh toán và một số chứng từ khác có liên quan. c) Tài khoản kế toán sử dụng. - TK 111: Tiền mặt tại quỹ - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng - TK 113 : Tiền đang chuyển - TK 131 : Phải thu khách hàng - TK 141 : Tạm ứng - TK 331 : Phải trả người bán - TK 222 : Vốn góp liên doanh - TK 128,228: Đầu tư khác - TK 334 : Phải trả công nhân viên. …………… d) Quy trình hạch toán: Khi công ty bán các sản phẩm hàng hoá thu bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản sẽ có lệnh thu tiền, tự lệnh thu tiền kế toán tiến hành ghi vào phiếu thu tiền. Từ phiếu tu, lệnh thu sẽ tiến hành thu tiền sau đó thủ quỹ đóng dấu là đã thu tiền lên các phiếu thu đó. Khi chi tiền sẽ có lện chi tiền, nếu tạm ứng sẽ có giấy xin ứng tiền mặt, khi mua hàng hoá sẽ có hợp đồng thanh toán, sau đó nhân viên thu mua sẽ có giấy đề nghị thanh toán. Sau khi thanh toán xong sẽ có hoá đơn thanh toán. Bảng kê này sẽ được chuyển cho kế toán tiền mặt, kế toán ghi vào bảng kê chi tiền mặt hay các phiếu chi. Từ các chứng từ gốc về thu, chi (Phiếu thu, phiếu chi) hàng tháng kế toán ghi vào bảng kê số 1, ghi vào sổ quỹ. Cuối tháng vào sổ cái tài khoản 111, 112 số phát sinh nợ và phát sinh có. Cuối quý vào báo cáo lưu tiền tệ sau đó lập bảng cân đối kế toán. Sơ đồ: Phiếu thu, Phiếu chi Bảng kê số 1 Bảng kê số 2 Nhật ký chứng từ số 1 Sổ quỹ Sổ cái Tài khoản 111, 112 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Bảng cân đối kế toán Ghi hằng ngày Ghi theo tháng Ghi theo kỳ 4.Kế toán tiêu thụ thành phẩm. (1) Đặc điểm của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ cái tên đã nói lên phần nào các mặt hàng sản xuất của công ty đó là các sản phẩm cơ khí và xây lắp, là một công ty có một bề dày lịch sử gần 50 năm nên mặt hàng truyền thống của công ty là các sản phẩm cơ khí và sửa chữa máy móc, thiết bị các loại, chế tạo các loại Larăng, các loại phụ tùng ô tô, máy kéo, các loại cày bánh lồng đi sau máy công nghiệp sửa chữa thay thế các loại đầu máy và mặt hàng xây lắp và các dây truyền thiết bị, máy chế biến đá, quặng….Những năm gần đây do cơ chế thị trường tác động hàng ngoại nhập nhiều, các cơ sở chế tạo phụ tùng ô tô, máy kéo mọc lên nhiều làm cho các mặt hàng của công ty bị cạnh tranh khốc liệt và có phần bị giảm sút. Hơn nữa việc sản xuất các mặt hàng này công ty chủ yếu mua trên thị trường nên giá cả đầu vào bấp bênh, còn đầu ra thì không theo sự tương ứng của giá cả đầu vào được vì sản phẩm của công ty là hàng phục vụ sản xuất nên khách hàng không dễ gì chấp nhận các mặt hàng truyền thống bị hạn chế nên công ty đã đổi hướng sản xuất, tự tìm đến khách hàng làm gia công và chuyển sang xây lắp. Đặc điểm thuận lợi của mặt hàng này là: tiêu thụ trực tiếp, không phải qua kho, qua khâu khách hàng, thoả mãn khách hàng về giá cả và chất lượng là được. Nhưng hạn chế là : Bấp bênh, phụ thuộc vào lượng khách hàng, không chủ động trong kinh doanh. Về phương thức tiêu thụ: Như đã nói ở trên, các mặt hàng của công ty đa dạng nên phương thức tiêu thụ cũng phải phù hợp theo: + Các mặt hàng (là sản phẩm nhập kho) thì có thể tiêu thụ trực tiếp tại công ty thông qua bán hàng trực tiếp, các hợp đồng mua hàng hay qua đại lý ký gửi. + Các mặt hàng gia công thì tiêu thụ trực tiếp thông qua các hợp đồng hoặc thoả thuận. + Các công trình xây lắp thì qua các hợp đồng kinh tế. Riêng đối với các công trình xây lắp thì khi làm thủ tục kinh tế thị phải có giấy chứng nhận bảo lãnh thầu sau đó là giấy chứng nhận bảo lãnh hợp đồng của ngân hàng (Nếu trúng thầu) Các phương thức thanh toán: + Thanh toán ngay bằng tiền mặt : Khách hàng thoả thuận về giá cả và trả ngay bằng tiền mặt. + Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Khách hàng làm hợp đồng chuyển tiền và giao nhận hàng. + Thanh toán bằng công nợ: Khách hàng chấp nhận mua và làm thủ tục để nợ. (2).Chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn thuế GTGT - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo Ngân hàng….. - Phiếu xuất kho - Tờ khai thuế GTGT Về sổ kế toán, công ty sử dụng các loại sổ sau: - Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng - Bảng kê hàng gửi đi bán (Bảng kê số 10) - Sổ theo dõi thuế GTGT…. và một số loại sổ khác có liên quan. Cụ thể việc sử dụng sổ như sau: Đối với nội bộ công ty:hoá đơn xuất kho thành phẩm nếu là sản phẩm nhập kho hoặc là vật tư các loại, phiếu xuất kho hàng gia công nếu là hàng gia công. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên : Liên 1 lương ở phòng kế hoạch, liên 2: đưa cho thủ k