Báo cáo Tình hình thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu xăng dầu của tổng công ty xăng dầu quân đội

hiên liệu, van bơm, các trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt xe xi téc chở xăng dầu. Đây là mặt hàng truyền thống Tổng công ty cung cấp hầu hết các nhu cầu cho toàn ngành xăng dầu Quân đội 2.2.Đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Tổng công ty. Thị trường kinh doanh của Tổng công ty được phân chia thành hai nhóm chính sau: *Nhóm I: Sản phẩm Quốc phòng: đây là nhóm sản phẩm Tổng công ty có nhiệm vụ nhập về, sản xuất rồi cung ứng cho toàn quân. Các sản phẩm này được nhập dựa vào các chỉ tiêu do Bộ Quốc phòng và TCHC đưa ra, bao gồm: Tổng nguồn khí tài: là những vật tư trang thiết bị, máy móc thuộc ngành xăng dầu, mặt hàng này thường được Tổng công ty mua về trong nước hoặc nhập khẩu. Xăng dầu: Là nhiên liệu lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy, có nhiều màu sắc khác nhau, nhiều chủng loại, nhóm hàng này Tổng công ty nhập toàn bộ rồi phân phối cho toàn quân theo chỉ tiêu đã định. Sản xuất tại xưởng (các trang thiết bị cho ngành xăng dầu) là mặt hàng truyền thống của Tổng công ty. Tiến hành mua các nguyên liệu sắt thép, dây dẫn, vòi trục, và cấu thành lên các sản phẩm cho ngành xăng dầu. Các nguyên vật liệu này là những đầu vào của quá trình sản xuất. Xây dựng kho bể, trạm xăng dầu: Là hoạt động xây dựng lắp ghép công trình như các kho xăng dầu của Bộ tư lệnh Thiết giáp, Học viện Chính trị… theo kế hoạch cấp trên, Công ty nhập các cột tra, van các loại, các sản phẩm bể chứa được sản xuất tại xưởng tất cả phục vụ cho công tác xây dựng kho bể, trạm xăng. Nhóm các sản phẩm cho Quốc phòng của Tổng công ty được cấp vốn ngân sách để tự tìm nguồn hàng hoặc là Tổng công ty nhận các sản phẩm này từ trên bộ cấp rồi từ đó cung ứng theo kế hoạch. *Nhóm II Sản phẩm kinh tế: cũng bao gồm xăng dầu, sản xuất tại xưởng, xây dựng trạm xăng dầu, kho bể. Tuy có sự khác biệt hơn nhóm sản phẩm Quốc phòng đó là nhóm sản phẩm này phục vụ ra thị trường bằng các hợp đồng kinh tế, dựa theo nhu cầu và sự biến động của thị trường từ đó Tổng công ty có kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Tổng công ty Xăng dầu Quân đội Thực hiện Quyết định số 1778/QĐ-TTg ngày 9/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 223/2008/QĐ-BQP ngày 31/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và Quyết định số 668/QĐ-TM ngày 16/5/2009 của Tổng Tham mưu trưởng về việc chuyển Công ty Xăng dầu Quân đội thành Tổng công ty Xăng dầu Quân đội hoạt động theo hình thức Công ty mẹ - Công ty con, mô hình tổ chức của Tổng công ty gồm: - Lãnh đạo và chỉ huy Tổng công ty : 7 đồng chí. Đứng đầu là Tổng giám đốc, giúp việc và tham mưu cho Tổng giám đốc là 4 Phó tổng giám đốc , 1 Giám đốc điều hành tài chính và 1 Giám đốc điều hành kinh doanh. - Bộ máy cơ quan nghiệp vụ Tổng công ty : 8 phòng Phòng Kế hoạch tổng hợp. Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu. Phòng Tổ chức lao động. Phòng Kế toán tài chính. Phòng Quản lý dự án đầu tư. Phòng Kỹ thuật – Vật tư. Phòng Chính trị. Văn phòng. - Đơn vị trực thuộc Tổng công ty : Công ty Xăng dầu Quân đội Khu vực 1 Công ty Xăng dầu Quân đội Khu vực 2 Công ty Xăng dầu Quân đội Khu vực 3 Công ty Xăng dầu Quân đội Khu vực 4 Công ty Vận tải Xăng dầu 65.3 Chi nhánh Xăng dầu khu vực Tây Nam Bộ. - Các công ty con : Công ty TNHH một thành viên 165. Công ty Cổ phần vận tải đường biển. Công ty Cổ phần Dịch vụ tổng hợp 1. Công ty Cổ phần Dịch vụ tổng hợp 2. Công ty Cổ phần Dịch vụ tổng hợp 3. Công ty Cổ phần Chế biến xăng dầu mỡ. Công ty Cổ phần Kinh doanh bất động sản. Công ty liên kết : Công ty Cổ phần Dịch vụ tổng hợp số 4. Công ty Cổ phần Dịch vụ tổng hợp số 5. Công ty Cổ phần Dịch vụ tổng hợp số 6. Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Giám đốc điều hành tài chính Giám đốc điều hành kinh doanh Phòng Tài chính Văn Phòng Phòng Tổ chức lao động Phòng Quản lý dự án Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng Kĩ thuật Vật tư Phòng Chính trị Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty Xăng dầu Quân đội KV1 Công ty Xăng dầu Quân đội KV2 Công ty Xăng dầu Quân đội KV3 Công ty Xăng dầu Quân đội KV4 Công ty Vận tải Xăng dầu 65.3 Chi nhánh Khu vực Tây Nam Bộ Các công ty con Các công ty liên kết Công ty TNHH 165 Công ty CPVT Biển. Công ty CPDVTH 1;2;3 Công ty CP Chế biến xăng dầu mỡ Công ty CPKD Bất động sản Công ty CPDVTH số 6 Công ty CPDV TH số 5 Công ty CPDVTH số 4 Mô hình tổ chức Tổng công ty Xăng dầu quân đội năm 2010 Báo cáo kế hoạch năm 2009 4. Số lượng người lao động trong Tổng công ty Quân số hiện có : 1050 người . Trong đó : - Sĩ quan : 76 người. - Quân nhân chuyên nghiệp : 389 người. - Công nhân Quốc phòng : 110 người. - Lao động hợp đồng : 462 người. - Chiến sĩ : 2 người. Trình độ chuyên môn : - Trên đại học ( Thạc sĩ ) : 3 người. - Đại học và cao đẳng : 235 người. - Trung cấp : 198 người. - Sơ cấp CMNV : 614 người. ( Riêng sơ cấp đã qua đào tạo nghề cơ bản 100% ) 5. Kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2009 - Giá trị sản xuất : 7.981,879 tỷ đồng = 79.7% KH năm. - Doanh thu : 7.967,274 tỷ đồng = 79.7% KH năm. Nộp ngân sách 2.6788,319 tỷ đồng = 105,04% KH năm. - Thu nhập bình quân : 3.500.000 triệu đồng/người/tháng = 100% KH năm. - Lợi nhuận : 30 tỷ đồng = 136,3% KH năm. Trong đó : Lỗ Kinh doanh nhập khẩu xăng dầu Ước lỗ xăng : 400 tỷ đồng. Ước lỗ dầu : 230 tỷ đồng. Ước lãi FO : 10 tỷ đồng. Nguyên nhân : Lỗ xăng do trích 1000đ/lít theo Quyết định số 85/QĐ-BTC của Bộ Tài chính để trả nợ ngân sách.Trích quỹ bình ổn giá 500đ/lít. Cơ chế điều hành quản lý của Nhà nước về giá bán Xăng dầu và thuế còn nhiều bất cập. 6. Tình hình tài chính của Tổng công ty Biểu 6.1: Tình hình tài chính của Công ty qua hai năm 2007 và 2006 ĐVT:1000 đồng Tài sản Năm 2006 Năm 2007 So sánh năm 2007 với 2006 Tuyệt đối % A. TSLĐ và ĐTNH 227 780 728 559 003 131 331 222 403 145,41 I. Vốn bằng tiền 18 223 121 73 271 807 55 038 686 302,02 II. Các khoản phải thu 58 034 917 377 855 220 319 820 303 551,08 III. Hàng tồn kho 149 755 156 105 488 962 -44 266 194 -29,55 IV. Tài sản lưu động khác 1 611 697 2 387 142 775 445 48,11 V. Chi sự nghiệp 155 835 -155 835 -100 B. TSCĐ và ĐTDH 24 832 055 52 757 771 28 057 716 113 I. Tài sản cố định 24 528 292 51 685 898 27 157 606 110,7 II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 13 000 10 000 -3 000 -23 III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 290 762 1 031 873 741 111 254,8 Tổng tài sản 252 612 783 611 760 902 359 148 119 142,17 Nguồn vốn A. Nợ phải trả 228 732 255 808 003 727 579 271 472 253,25 I . Nợ ngắn hạn 222 215 936 794 390 727 572 174 791 257,5 II. Nợ dài hạn 6 500 000 12 000 000 5 500 000 84,6 III. Nợ khác 16 319 1 613 000 1 596 681 9 784 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 23 880 528 -196 242 825 -220 123 353 -921,8 I. Nguồn vốn, quỹ 22 402 392 -200 163 243 -222 565 635 -993,5 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 1 478 136 3 920 419 2 442 283 165,2 Tổng nguồn vốn 252 612 783 611 760 902 359 148 119 142,17 Thông qua biểu này ta thấy cơ cấu Tài sản của Công ty tăng lên rất lớn từ 252,612 tỷ đồng tăng lên 611,760 tỷ đồng (mức tăng 142,17%), việc tăng lên này chứng tỏ quy mô kinh doanh của doanh nghiệp được mở rộng. Nguồn vốn kinh doanh của Công ty là rất lớn nhưng nguồn vốn chủ sở hữu năm 2007 mang giá trị âm điều này xảy ra bởi lợi nhuận chưa phân phối nhỏ hơn không, đây là điều đáng lo ngại sẽ ảnh hưởng đến tình hình thanh toán của Công ty. Đặc biệt là khi thực hiện những đơn hàng lớn, việc thanh toán chậm trễ sẽ gây mất uy tín với đối tác, nếu đi vay ở các ngân hàng thương mại thì mức lãi suất phải chịu lại rất cao. CHƯƠNG 2 – KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NHẬP KHẨU XĂNG DẦU CỦA TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 1.Tổng công ty Xăng dầu quân đội nhận nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu xăng dầu Tổng công ty xăng dầu quân đội với tiền thân là Xưởng MX 315, được thành lập vào những năm kháng chiến chống Mỹ nên nhiệm vụ chính của Xưởng khi đó là bảo đảm khí tài xăng dầu cho quân đội huấn luyện, chiến đấu, công tác : liên kết gia công chế tạo các bể chứa xăng dầu; tổ chức sản xuất các phụ tùng xăng dầu như : nắp bể, nút bể, bộ chèn vận chuyển,…lắp xe xi téc bệ gỗ và đặc chủng; tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển xăng dầu mỡ…Trải qua quá trình phát triển, cho đến trước năm 1998, Tổng công ty vẫn tập trung chủ yếu vào mặt hàng quốc phòng ( cụ thể là khí tài xăng dầu ) mà chưa tham gia trực tiếp vào việc nhập khẩu xăng dầu. Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về xây dựng công ty phát triển theo hướng đa dạng hóa nghành nghề trong thời kì đổi mới, trước yêu cầu của công tác bảo đảm xăng dầu ngày một lớn, ngoài việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh mặt hàng truyền thống, công ty đã mở rộng các mối quan hệ với các cơ quan Nhà nước và Bộ Quốc phòng. Trên cơ sở tranh thủ sự ủng hộ của các cơ quan chức năng, Tổng công ty ( khi đó là Công ty Khí tài Xăng dầu 165) đã đề xuất với Bộ Quốc phòng giao thêm nhiệm vụ cho công ty được phép trực tiếp nhập khẩu xăng dầu. Ngày 27 tháng 11 năm 1998, Chính phủ đã có Công văn số 1398/CP-KTTH về việc nhập khẩu xăng dầu cho quốc phòng. Nội dung công văn nêu rõ : Bộ Quốc phòng phối hợp với Bộ Thương mại để chỉ đạo hoạt động xuất nhập khẩu xăng dầu tuân thủ theo đúng các quy định của Nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998 của Chính phủ.Ngày 5 tháng 12 năm 1998, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Phạm Văn Trà ký Công văn số 1754/QP-BQP chỉ đạo bổ sung ngành nghề cho Công ty Khí tài Xăng dầu 165 thuộc Tổng cục Hậu cần: xuất nhập khẩu xăng dầu mỡ phục vụ quốc phòng và kinh tế. Ngay sau đó, ngày 1 tháng 2 năm 1999, Bộ Thương mại đã có Công văn số 474/TM-KH về phân bổ chỉ tiêu nhập khẩu xăng dầu năm 1999 cho Công ty Khí tài Xăng dầu 165. Từ đây, nhiệm vụ của sản xuất và kinh doanh đã mở ra nhiều triển vọng mới cho công ty, không những chỉ đa dạng hóa nghành nghề mà còn mở rộng cả địa bàn và đối tượng phục vụ; nhưng cũng đặt ra nhiều vấn đề mới đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải nỗ lực không ngừng mới hoàn thành được. 2. Tình hình thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty Xăng dầu quân đội Những năm 1999,2000 tổng công ty mới được bổ sung nhiệm vụ nhập khẩu trực tiếp xăng dầu bảo đảm cho quốc phòng là điều thuận lợi, nhưng cũng đặt ra cho công ty những yêu cầu mới về công tác tổ chức quản lý và phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh; do vậy đòi hỏi phải khẩn trương củng cố tổ chức, bổ sung lực lượng sao cho đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ. Trong năm 1999, tuy công ty chưa có điều kiện để thực hiện chức năng này, song đã bảo đảm xăng dầu theo quy chế đấu thầu của Cục Xăng dầu với việc trúng thầu bảo đảm xăng dầu cho quân đội trị giá 23 tỷ đồng, đây là niềm phấn khởi và mong ước của cán bộ công nhân viên công ty, tạo đà cho công ty trong việc từng bước thực hiện nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu và phân phối xăng dầu phục vụ quân đội và kinh tế. Ngày 17 tháng 4 năm 2000, công ty bắt đầu nhập khẩu chuyến đầu tiên được 27.043 tấn xăng dầu, bảo đảm đúng các thủ tục quy định của Nhà nước và Quân đội, bảo đảm an toàn tuyệt đối về mọi mặt và có lãi.Mở ra bước ngoặt về sự chuyển biến tiến bộ của Công ty Xăng dầu quân đội. Cũng trong năm 2000, công ty đã nhập được 11 chuyến xăng dầu bằng 75.000 tấn, việc mở rộng thị trường cũng tạo doanh thu gần 300 tỷ đồng; là 1 trong 3/10 doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu trên cả nước không bị thua lỗ.Công tác nhập khẩu xăng dầu từ chỗ lệ thuộc thuê kho, nay đã chuyển sang độc lập về thuê kho, nên có đủ nguồn đảm bảo cho nhiệm vụ quốc phòng và chủ động trong kinh doanh bán hàng cho tất cả các đối tượng có nhu cầu. Chỉ sau 4 năm,tức năm 2004, tổng công ty đã có những bước tiến vượt bậc trong việc thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu xăng dầu với 17 chuyến xăng dầu các loại, với số lượng là 270.000 tấn, đạt giá trị 1.259 tỷ đồng. Tính đến năm 2009, Tổng công ty Xăng dầu quân đội đã có hơn 40 đối tác trên thế giới trong việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu xăng dầu, theo cả giá CIF và FOB. Trong nước,Tổng công ty đã củng cố, duy trì và phát triển được thị trường kinh doanh bán lẻ trong nước với 573 đại lý ở 54 tỉnh thành trên cả nước, gồm có 26 tổng đại lý, 486 đại lý trực thuộc, 156 đại lý trực tiếp với Tổng công ty, trong đó có 76 đại lý là Quân đội, 52 trạm cấp phát thuộc sở hữu của Tổng công ty. Kết quả thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu xăng dầu của tổng công ty trong năm 2009: Tổng công ty đã tích cực chủ động tìm kiếm đối tác phân phối để lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, thực hiện nhập khẩu 96 chuyến xăng dầu các loại, số lượng 849.000 m3 với giá trị ước tính 10.375 tỷ đồng = 114,7 % kế hoạch của Bộ Công thương giao.Trong đó: - Xăng A92 : 269.000 m3, trị giá 3.497 tỷ đồng. - Dầu các loại : 580.000 m3, trị giá 6.878 tỷ đồng. Doanh thu kinh tế : 7.859,897 tỷ đồng, đạt 79,4 KH. 3.Giao kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu tại Tổng công ty xăng dầu quân đội 3.1.Chủ thể của hợp đồng Trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ thể có thể là tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh hoặc các tổ chức, cá nhân khác có hoạt động liên quan đến thương mại. Về cơ bản, Tổng công ty xăng dầu quân đội đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo các quy định của pháp luật Việt Nam nên có đầy đủ tư cách pháp lý để tham gia vào các hợp đồng thương mại hàng hóa quốc tế. Chủ thể còn lại trong hợp đồng nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty phần lớn là các bạn hàng tin cậy lâu năm, từ các thị trường lớn trên thế giới như Trung Quốc, Hoa Kỳ,Nga,...; có tài chính lành mạnh, uy tín kinh doanh, không vi phạm vào các điều ước quốc tế, pháp luật Việt Nam và pháp luật của nước sở tại. Trường hợp đối tác kinh doanh của Tổng công ty là đối tác mới, thì Tổng công ty luôn ưu tiên cho việc tìm hiểu kĩ lưỡng về khả năng tài chính, chất lượng sản phẩm của họ cũng như uy tín kinh doanh để đảm bảo đối tác đó có đủ tư cách pháp lý khi tham gia ký kết hợp đồng. 3.2.Hình thức của hợp đồng Hình thức của hợp đồng về cơ bản có thể dưới dạng văn bản hoặc lời nói, hành vi cụ thể. Nhưng do đặc thù của mặt hàng kinh doanh, nên hình thức của hợp đồng nhập khẩu xăng dầu nhất thiết phải được thể hiện dưới hình thức văn bản. Điều 27 Luật Thương mại Việt Nam quy định “Mua bán hàng hoá quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương”. Do khoảng cách địa lý nên việc trao đổi giữa Tổng công ty và đối tác chủ yếu thực hiện qua email điện thoại và máy fax. Với các đối tác lâu năm hình thức được sử dụng nhiều nhất là thông qua email để chào hàng và chấp nhận chào hàng cũng như thương lượng các vấn đề liên quan đến hợp đồng. 3.3.Nội dung của hợp đồng Nội dung của hợp đồng mua bán hàng hóa chứa các điều khoản mà hai bên đã thống nhất được trong quá trình thương lượng.. Nội dung hợp đồng nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty gồm các điều khoản chủ yếu sau: hàng hóa, chất lượng, số lượng, phương tiện chuyên chở, giá cả, tranh toán, bảo hiểm, kiểm tra hàng hóa, khiếu nại, giải quyết tranh chấp. Cụ thể gồm các điểu khoản sau: Phần mở đầu: gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email, tên nguời đại diện của các bên tham gia. - Điều khoản về đối tượng hợp đồng: hàng hóa, mô tả hàng hóa. Cụ thể, hàng hóa ở đây là xăng dầu, có tên gọi tùy theo đặc điểm của chúng, ví dụ như xăng A92, dầu Điêzen… Điều khoản về chất lượng hàng hóa: đối với các hợp đồng thương mại quốc tế của Tổng công ty chất lượng hàng hóa luôn được chú trọng đặc biệt. Mặt hàng xăng dầu không chỉ phục vụ cho quân đội mà còn được tiêu thụ ở thị trường nội địa, nên chất lượng xăng dầu phải đảm bảo theo các tiêu chuẩn được Bộ Khoa học và Công nghệ quy định. Gần đây nhất là theo QCVN1: 2009/BKHCN – Quy chuẩn quốc gia về xăng, nhiên liệu Điêzen và nhiên liệu sinh học ban hành kèm theo Thông tư số 20/2009/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ. Điều khoản về số lượng hàng hóa: đối với mặt hàng xăng dầu thì đơn vị tính chủ yếu được sử dụng là tấn hoặc m3. - Điều khoản về giá cả: Giá cả luôn là một nội dung quan trọng trong hợp đồng, đặc biệt là với mặt hàng xăng dầu thì sự thay đổi về giá cả có thể nói là liên tục theo từng ngày và chịu ảnh hưởng rất lớn từ các biến động về chính trị. Giá xăng dầu được ghi rõ trong hợp đồng của Công ty với đối tác và thường là giá chưa tính thuế, các cán bộ của Tổng công ty sẽ có trách nhiệm tìm hiểu rõ về chủ trương thuế của Nhà nước từ đó tính tổng giá trị thanh toán. Giá thường được ghi cả bằng số và bằng chữ trong hợp đồng. - Điều khoản điều kiện giao nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Các bên xác định rõ các nghĩa vụ của mình liên quan đến việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Tùy theo thỏa thuận của Tổng công ty và bạn hàng thời gian địa điểm sẽ được ấn định để thuận lợi nhất cho các bên. Phương tiện vận chuyển sẽ được lựa chọn cho phù hợp với loại hàng hóa. Công ty hay sử dụng đường biển để chuyên chở xăng dầu. - Điều khoản về thanh toán, đối với Tổng công ty phương thức thanh toán thường sử dụng là thư tín dụng (L/C) do tính an toàn cao hoặc chuyển khoản đối với các bạn hàng lâu năm. Do các bạn hàng của Công ty chủ yếu là các công ty nước ngoài nên đồng tiền thanh toán chủ yếu là EURO với đối tác ở Châu Âu và đồng USD với các đối tác khác. 3.4.Số lượng hợp đồng và đối tác của Tổng công ty. Theo đà phát triển, từ lúc nhận nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu xăng dầu năm 1999 cho đến đầu năm 2010, số lượng hợp đồng nhập khẩu xăng dầu cũng như số đối tác của Tổng công ty liên tục tăng. Từ 11 hợp đồng năm 2000,tăng lên 17 hợp đồng năm 2004. Tính đến năm 2009, con số này đã đạt 96 hợp đồng, với đối tác là hơn 40 các tập đoàn, công ty lớn trên thế giới. Có thể nói, đây là những bước tiến không ngừng cả về số lượng và chất lượng của Tổng công ty trong việc thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu xăng dầu. 3.5.Quy trình giao kết hợp đồng nhập khẩu xăng dầu Về cơ bản, quy trình giao kết hợp đồng nhập khẩu xăng dầu thực hiện qua các bước : tìm hiểu đối tác, đàm phán hợp đồng, ký kết hợp đồng. Tìm hiểu đối tác: Đối với những bạn hàng quen thuộc,uy tín thì thông thường khâu này ít được chú trọng bởi lẽ năng kinh doanh của họ đã được tạo dựng qua nhiều hợp đồng đã được ký kết, thực hiện trước đó. Đối với những đối tác mới thì khâu này đặc biệt quan trọng, nhất là khi mặt hàng nhập khẩu là xăng dầu – chịu sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước. Thường thì 2 cán bộ của phòng kinh doanh sẽ nhận nhiệm vụ tìm hiểu về đối tác về các thông tin như tư cách pháp nhân, khả năng tài chính, chất lượng hàng hóa, uy tín kinh doanh…Nguồn thông tin thu thập được thông qua internet, từ phía đối tác chuyển giao, cơ quan chức năng nước sở tại và qua các bạn hàng tin cậy khác… Đàm phán hợp đồng : Sau khi đã tìm hiểu, nắm rõ thông tin về phía đối tác, Tổng công ty sẽ gửi lời đề nghị mua hàng với chất lượng, số lượng cụ thể, để tạo thuận lợi cho phía đối tác khi bước vào đàm phán. Trong quá trình đàm phán, lần lượt các điều khoản của hợp đồng sẽ được hai bên thống nhất như loại xăng dầu, số lượng, địa điểm giao hàng, thanh toán, trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng…Quá trình này có sự tham gia của cán bộ phòng kinh doanh và giám đốc phụ trách kinh doanh, theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc hoặc các Phó tổng giám đốc. Nếu đối tác có chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam thì việc gặp gỡ trực tiếp được ưu tiên, tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên trong việc đưa ra những thỏa thuận.Nhìn chung, đối tác của Tổng công ty đều là pháp nhân có trụ sở tại nước ngoài, nên việc liên lạc thỏa thuận qua email, điện thoại và máy fax là chủ yếu.Đối với hợp đồng có giá trị lớn thì Tổng công ty sẽ cử cán bộ sang trụ sở đối tác để đàm phán, đồng thời có cơ hội kiểm chứng lại một lần nữa thông tin về đối tác đó. - Giao kết hợp đồng : Sau khi cùng phía bạn hàng thỏa thuận thống nhất về các điều khoản, hợp đồng sẽ được ký kết. Tổng công ty thường sử dụng các hợp đồng mẫu, bởi đây là các hợp đồng đã được soạn thảo sẵn một cách chi tiết và cẩn thận, có đầy đủ các nội dung cơ bản nhất, giảm thiểu được những rủi ro không đáng có.Trong trường hợp đối tác có yêu cầu, Tổng công ty cũng có thể soạn thảo hợp đồng mới.Hợp đồng thường được soạn thảo bằng tiếng Anh, và gửi cho đối tác thông qua máy fax,email hoặc các phương tiện khác theo quy định của pháp luật. Sau đó, đại diện hợp pháp của hai bên sẽ ký và gửi lại cho phía bên kia. 3.6.Luật áp dụng trong các hợp đồng nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty Nguyên tắc cơ bản trong giao kết hợp đồng là tôn trọng sự thỏa thuận của các bên, nên tùy vào hợp đồng mà luật áp dụng có thể là luật Việt Nam, luật của nước nơi đối tác có trụ sở hoặc luật của nước thứ ba.Thông thường, Tổng công ty thường hướng tới việc sử dụng pháp luật Việt Nam, cụ thể là Luật Thương mại 2005, để tránh những sai sót trong việc thực hiện hợp đồng. Việc nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty cũng phải tuân thủ theo những văn bản dưới Luật khác như quy định về nhập khẩu xăng dầu của Chính phủ, quy định về chất lượng của Bộ Khoa học và Công nghệ, kế hoạch hàng năm của Bộ Quốc phòng… Về phía pháp luật quốc tế, hợp đồng nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty thường sử dụng Công ước Viên 1980(CISG).Trong đó có các quy định về giao hàng và chuyển giao chứng từ liên quan đến hàng hoá từ Điều 31 đến Điều 34 của Công ước. Theo đó, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và các chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua đúng thời gian. Thời gian này là thời điểm mà các bên đã thoả thuận, nếu không thoả thuận cụ thể trong hợp đồng thì có thể căn cứ vào hợp đồng để xác định được… Ngoài ra, không thể không nhắc tới Incoterms - tên viết tắt của Tập hợp các điều kiện thương mại quốc tế, mỗi điều kiện của Incoterms được chọn sẽ trở thành một điều khoản của hợp đồng nhập khẩu xăng dầu. Các điều kiện trong Incoterms được chia thành các nhóm gồm 13 điều kiện cụ thể và thường được viết tắt như FOB hay CIF, Tổng công ty và phía đối tác lựa chọn một điều kiện thường khi đã hiểu rõ việc phân chia chi phí cũng như rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Hiện nay, Incoterms 2000 là văn bản được Tổng công ty thường sử dụng khi thảo luận với phía đối tác để lựa chọn ra điều kiện cụ thể, căn cứ vào đó để xác định quyền và nghĩa vụ của mình trong việc thực hiện hợp đồng. Về thanh toán trong hợp đồng nhập khẩu xăng dầu, trong thực tế, Tổng công ty và bạn hàng thường sử dụng UCP 600 (International Commercial Term 600). UCP là bộ quy định của Phòng thương mại quốc tế - ICC về việc sử dụng tín dụng chứng từ. Bên cạnh đó, hợp đồng nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty và đối tác còn phải tuân thủ theo những quy định của điều ước quốc tế nếu có, mà Việt Nam và nước nơi đối tác có trụ sở là thành viên, nếu trong điều ước quốc tế đó quy định rõ việc mua bán xăng dầu phải tuân thủ theo những quy định cụ thể. 3.7.Trách nhiệm pháp lý do vi phạm hợp đồng Vấn đề này thường được đề cập cụ thể trong hợp đồng, tại những điều khoản về chế tài khi vi phạm hợp đồng. Cơ bản, những chế tài có thể áp dụng trong hợp đồng nhập khẩu xăng dầu là những chế tài được quy định theo Công ước Viên 1980 Luật Thương mại 2005 và các biện pháp khác do các bên thỏa thuận không trái với quy định của pháp luật. Theo Công ước Viên 1980,chế tài là giống nhau trong cả hai trường hợp người bán hoặc người mua vi phạm hợp đồng. Nếu tất cả các điều kiện được thoả mãn (như một bên có lỗi, lỗi đó gây thiệt hại cho bên kia,..), bên bị thiệt hại có thể buộc bên kia thực hiện hợp đồng, đòi bồi thường thiệt hại hoặc huỷ hợp đồng. CISG cũng quy định các chế tài cho người mua đối với vi phạm hợp đồng của người bán được quy định trong mối quan hệ với nghĩa vụ của người mua. CISG cũng quy định về vi phạm cơ bản. Sự tồn tại của vi phạm hợp đồng là một trong hai điều kiện mà người bị vi phạm có thể tuyên bố không thực hiện hợp đồng; điều kiện khác ở đây là, trong trường hợp người bán không giao hàng hoặc người mua không thanh toán hoặc không nhận hàng, bên vi phạm không thực hiện hợp đồng trong một thời gian hợp lí được xác định bởi bên bị vi phạm. Bên cạnh đó, các loại chế tài trong thương mại theo quy định của luật Việt Nam: (Điều 159 – Luật Thương mại 2005) - Buộc thực hiện đúng hợp đồng. - Phạt vi phạm. - Buộc bồi thường thiệt hại. - Tạm ngừng thực hiện hợp đồng. - Đình chỉ thực hiện hợp đồng. - Huỷ bỏ hợp đồng. - Các biện pháp khác do các bên thoả thuận không trái với nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam, điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và tập quán thương mại quốc tế. 3.8.Giải quyết tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu tại Tổng công ty Trong quá trình đàm phán, Tổng công ty luôn lưu ý đến việc thỏa thuận cụ thể các điều kiện, đặc biệt là chế tài khi vi phạm hợp đồng và việc giải quyết tranh chấp phát sinh. Tranh chấp là điều mà Tổng công ty rất hạn chế để xảy ra, nhưng đối với mặt hàng có giá trị lớn như xăng dầu, vận chuyển qua đường biển có nhiều rủi ro, thì việc tranh chấp phát sinh là điều khó tránh khỏi, dù các bên đều có thiện chí thực hiện hợp đồng. Việc giải quyết tranh c