Báo cáo Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán tại công ty TNHH Chi Tin

ế Thành phố Hai Duong 2. Phũng quản lý kinh tế 3. Cục quản lý Doanh nghiệp Nhà nước Cụng ty tiến hành nộp cỏc Bỏo cỏo tài chớnh giữa niờn độ cho cỏc cơ quan trờn sau 20 ngày kể từ ngày kết thỳc kỳ kế toỏn quý, cỏc Bỏo cỏo tài chớnh năm được nộp sau 30 kể từ ngày kết thỳc kỳ kế toỏn năm. Ngoài cỏc Bỏo cỏo bắt buộc do Nhà nước quy định, Cụng ty cũn tiến hành lập một số bỏo cỏo khỏc nhằm mục đớch quản trị nội bộ. Bao gồm: - Bỏo cỏo tổng hợp của Chi nhỏnh vào cuối năm tài chớnh. Bỏo cỏo này nhằm kiểm soỏt hoạt động tài chớnh Chi nhỏnh , được dựng để so sỏnh đối chiếu với cỏc chứng từ, sổ sỏch đó gửi về Cụng ty của Chi nhỏnh. - Bỏo cỏo cỏc khoản phải thu: Do đặc trưng sản phẩm và thị trường hoạt động sản xuất kinh doanh, Cụng ty tiến hành lập cỏc bỏo cỏo cỏc khoản phải thu nhằm quản lý cỏc khoản phải thu theo từng khỏch hàng, phần đó được thanh toỏn , chưa được thanh toỏn, thời hạn thanh toỏn, cỏc giao kết giữa 2 bờn. - Bỏo cỏo tổng lợi nhuận: Nhằm đỏnh giỏ kết quả hoạt động so với kế hoạch đó đề ra, với cỏc năm trước, từ đú cú những chiến lược kinh doanh mới hiệu quả hơn. - Bỏo cỏo về tỡnh hỡnh sử dụng vốn: nhằm đỏnh giỏ hiệu quả sử dụng vốn của Cụng ty, từ đú cú kế hoạch huy động và sử dụng phự hợp. ... 2.3- Tổ chức hạch toán một số phần hành của công ty. 2.3.1 Kế toán quản trị. Khỏc với thụng tin của kế toỏn tài chớnh, kế toỏn quản trị cung cấp thụng tin đỏp ứng nhu cầu cho cỏc nhà quản trị, mà quyết định của họ ảnh hưởng đến sự thành bại của cụng ty . Cụng Ty TNHH CHI TIN là một cụng ty hoạt động trong ngành nghề xõy dựng là chủ yếu vỡ vậy để cú giỏ dự toỏn cho cỏc cụng trỡnh vừa cú thể đem lại lợi nhuõn cho cụng ty vừa cú thể cạnh tranh được với cỏc nhà thầu khỏc và đảm bảo chất lượng cụng trỡnh thỡ nhiệm vụ này thuộc về KTQT. Hay có thể khỏi quỏt nhiệm vụ chớnh của KTQT như sau: - Thiết lập cỏc dự toỏn về ngõn sỏch , về chi phớ, về doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ hoạt động của cụng ty. Sau đú xem xột tỡnh hỡnh thực hiện thực tế so với kế hoạch đó lập ra. - KTQT cũn phải tớnh toỏn một cỏch chi tiết những chi phớ cho từng loại sản phẩm, từng cụng trỡnh trờn cơ sở phõn tớch kết qủa của từng bộ phận, từng xớ nghiệp từ đú đề ra phương hướng phỏt triển cho tuơng lai. KTQT đúng vai trũ quan trọng trong sự phỏt triển của cụng ty, thụng tin của bộ phận này cung cấp đúng gúp khụng nhỏ trong sự thành cụng của Cụng ty. Và thụng tin của KTQT chủ yếu là được sử dụng bờn trong doanh nghiệp . Sử dụng cỏc BCQT cung cấp thụng tin cho cỏc nhà quản trị, BCQT được lập bất cứ khi nào khi cỏc nhà quản trị cần thụng tin và đú cũng là điểm khỏc nhau cơ bản giữa KTQT và kế toỏn tài chớnh. 2.3.2 Tổ chức hạch toỏn Tài sản cố định tại Cụng ty 2.3.2.1 Đặc điểm và yờu cầu quản lý Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và cỏc hoạt động khỏc, đũi hỏi doanh nghiệp phải huy động, phõn phối và sử dụng một khối lượng tài sản nhất định. TSCĐ là một loại tài sản của Cụng ty cú giỏ trị lớn và dự tớnh đem lại lợi ớch kinh tế lõu dài cho Cụng ty. Xuất phỏt từ nguyờn tắc quản lý Tài sản cố định, Cụng ty đó xỏc định nhiệm vụ quản lý TSCĐ nhằm : - Cung cấp thụng tin về chủng loại, TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật theo số lượng, giỏ trị. - Cung cấp cỏc thụng tin về nguyờn giỏ, giỏ trị hao mũn, giỏ trị cũn lại và nguồn hỡnh thành của TSCĐ. - Cung cấp thụng tin về tỡnh hỡnh sử dụng và khấu hao TSCĐ như thời gian sử dụng, phương phỏp thu hồi vốn, phương phỏp tớnh và phõn bổ khấu hao. Hiện tại Cụng ty sử dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng để tớnh và phõn bổ khấu hao - Nguyờn tắc ghi nhận TSCĐ hữu hỡnh, TSCĐ vụ hỡnh: Theo chuẩn mực kế toỏn số 03,04 “Tài sản cố định hữu hỡnh”, “Tài sản cố định vụ hỡnh”. - Nguyờn tắc ghi nhận nguyờn giỏ TSCĐ thuờ tài chớnh được xỏc định theo qui định của chuẩn mực kế toỏn số 06 “Thuờ tài sản”. 2.3.2.2 Cỏc tài khoản và chứng từ sử dụng * Cỏc tài khoản được sử dụng: - TK 211- TSCĐ hữu hỡnh: TK này dựng để phản ỏnh giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh tăng, giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hỡnh của Cụng ty theo nguyờn giỏ. TK này được chi tiết the từng loại TSCĐ hữu hỡnh: + TK 2111- Nhà cửa, vật kiến trỳc + TK 2112- Mỏy múc, thiết bị + TK 2113- Phương tiện võn tải, truyền dẫn + TK 2115- Cõy lõu năm, sỳc vật làm việc và cho sản phẩm + TK 2118- TSCĐ khỏc - TK 212- TSCĐ thuờ tài chớnh: TK này phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của TSCĐ hữu hỡnh, vụ hỡnh thuờ ngoài theo nguyờn giỏ. - TK 213- TSCĐ vụ hỡnh: TK này phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động TSCĐ vụ hỡnh của Cụng ty theo nguyờn giỏ. TK này được chi tiết cấp 2 theo loại TSCĐ vụ hỡnh: + TK 2131- Quyền sử dụng đất + TK 2132- Quyền phỏt hành + TK 2133- Bản quyền, bằng sỏng chế + TK 2134- Nhón hiệu hàng húa + TK 2135- Phần mềm mỏy tớnh + TK 2136- Giấy phộp và giấy phộp nhượng quyền + TK 2138- TSCĐ vụ hỡnh khỏc - TK 214- Hao mũn TSCĐ: TK này phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của TSCĐ theo giỏ trị hao mũn. TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2: + TK 2141- Hao mũn TSCĐ hữu hỡnh + TK 2142- Hao mũn TSCĐ thuờ tài chớnh + TK 2143- Hao mũn TSCĐ vụ hỡnh - TK 2413- Sửa chữa lớn TSCĐ: TK này phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm chi phớ sửa chữa lớn và nõng cấp TSCĐ * Chứng từ sử dụng bao gồm: - Biờn bản giao nhận TSCĐ - Thẻ TSCĐ - Biờn bản thanh lý TSCĐ - Biờn bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ - Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ: 2.3.2.3 Hệ thống sổ kế toỏn chi tiết và sổ tổng hợp được sử dụng. - Sổ chi tiết cỏc tài khoản 211,212,213,214,2413 - Sổ tổng hợp bao gồm: + Chứng từ ghi sổ: TK 211,212,213,214,2413 + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cỏi cỏc TK 211,212,213,2413 Quy trỡnh ghi sổ: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.3.3 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. 2.3.3.1 Hạch toán nguyên vật liệu. a) Đặc điểm và nhiệm vụ của hạch toán. * Đặc điểm: Trong doanh nghiệp xây lắp, NVL là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Hơn nữa NVL chiếm khoảng trên 70% tổng chi phí trong xí nghiệp nên muốn hạ giá thành thì phải hạ mức chi phí NVL một cách hợp lí, không gây lãng phí.Vì vậy theo dõi chặt chẽ tình hành nhập- xuất- tồn của từng loại NVL về số lợng, chủng loại, giá trị là một nhiệm vụ quan trọng của kế toán. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị của nguyên vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. * Nhiệm vụ: - Phải tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phù hợp phơng pháp hàng tồn kho của doanh nghiệp. - Ghi chép đầy đủ kịp thời số hiện có, sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu, CCDC cả về số lợng và giá trị. Xác định đúng giá trị thực tế của vật t mua về nhập kho, từ đó xác định đợc giá trị thực tế xuất kho nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo kế toán và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua vật t hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất, sử dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho cho thích hợp nhất. b) Phân loại và đánh giá vật liệu: b1) Phân loại: * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vậy liệu đợc chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau, ở doanh nghiệp xây lắp là: xi măng, sắt, thép, bê tông,… - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động đợc bình thờng nh: giẻ lau, xà phòng,… - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: điện, nớc,xăng, dầu … - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải,... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là những loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên thờng là những vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phé liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ. Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ hạng. Cách phân loại này là cơ sỏ để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng,… - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất: cọc bê tông, cọc khoan nhồi, cống, …. * Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh: phục vụ cho quản lý phân xởng, cho quản lý doanh nghiệp, … Cách phân loại này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản để ghi chép, phản ánh chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ và tính toán chi phí nguyên vật liệu cho các đối tợng chịu chi phí một cách chính xác. Cách phân loại này còn giúp cho doanh nghiệp thấy rõ khoản chi phí nguyên vật liệu trong chi phí sản xuất sản phẩm, từ đó có biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả. b2) Đánh giá vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, vật liệu phải đợc tính toán và phản ánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải xác định giá vốn thực tế xuất kho theo đúng phơng pháp đã quy định. Cũng có những doanh nghiệp do đặc điểm của doanh nghiệp mà phải sử dụng theo giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập- xuất kho vật liệu. Nhng dù đánh giá theo giá hạch toán thì kế toán vẵn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập- xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. * Đánh giá vật liệu theo giá thực tế: - Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế vật liệu nhập kho đợc xác định khác nhau: +) Đối với vật liệu nhập kho mua ngoài: Giá thực tế = Giá mua ghi + Chi phí thu - Các khoản giảm Nhập kho trên hoá đơn mua (nếu có) trừ (nếu có) +) Đối với vật liệu nhập kho do đơn vị tự gia công, chế biến: Giá thực tế vật liệu = Giá trị thực té của vật liệu + Các chi phí gia nhập kho xuấ kho gia công chế biến công chế biến +) Đối với vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế vật Giá thực tế vật liệu Số tiền phải trả Chi phí vận liệu nhập kho = xuất kho đem gia + cho đơn vị nhận + chuyển bốc công chế biến gia công dỡ - Trị giá vốn của vật liệu xuất kho: Đợc hạch toán theo các phơng pháp: + Phơng pháp tính theo giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ. + Phơng pháp tính đơn giá bình quân gia quyền. + Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO ) + Phơng pháp nhập sau, xuất trớc ( LIFO ) + Phơng pháp thực tế đích danh + Phơng pháp cân đối Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu và quản lý cũng nh điều kiện trang thiết bị của doanh nghiệp mình mà lựa chọn sử dụng phơng pháp thích hợp nhất cho doanh nghiệp. 1- Phơng pháp tính theo giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ. Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật x Đơn giá thực tế xuất kho liệu xuất kho vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá thực tế = Giá thực tế tồn đầu kỳ vật liệu tồn đầu kỳ Số lợng thực tế tồn đầu kỳ 2- Phơng pháp tính giá theo đơn giá bình quân gia quyền. Giá thực tế = Số lợng x Đơn giá vật liệu xuất kho vật liệu xuất kho bình quân Đơn giá = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập kho trong kỳ bình quân Số lợng thực tế tồn đầu kỳ + Số lợng thực tế nhập trong kỳ 3- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO ). Theo phơng pháp này giả thiết số hàng nào nhập kho trớc. Căn cứ vào số lợng vật liệu xuất kho để tính giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho để tính ra giá vốn thực tế của vật kiệu xuất kho theo nguyên tắc tính theo đơn giá nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại (bằng tổng lợng vật liệu xuất kho trừ ( - ) số đã xuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau. Nh vậy theo phơng pháp này giá vốn thự tế vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập vào sau cùng. 4- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO) Theo phơng pháp này giả thuyết rằng số hàng nào nhập kho sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên. Căn cứ vào số lợng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực té của lần nhập liền trớc đó. Nh vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của vật liệu thuộc các lần nhập kho đầu kỳ. 5- Phơng pháp thực tế đích danh. Theo phuơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính ra giá trị thực tế xuất kho. 6- Phơng pháp cân đối Theo phơng pháp này trớc hết tính giá trị mua thực tế của vật liệu còn cuối kỳ bằng cách lấy số lợng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua lần cuối cùng trong tháng. Sau đó dùng công thức cân đối để tính giá trị mua thực tế của vật liệu xuất kho. Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua thực tế của vật = thực tế của vật + thực tế của vật + thực tế của vật liệu xuất kho liệu đầu kỳ liệu nhập trong kỳ liệu còn cuối kỳ Để tính đợc trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho cần phải phân bổ chi phí mua cho vật liệu đã xuất kho theo công thức: Chi phí mua Chi phí mua phân bổ + Chi phí mua vật liệu phân bổ cho = cho vật liệu đầu kỳ phát sinh trong kỳ x Trị giá mua vật liệu xuất Trị giá mua của vật + Trị giá mua của vật của vật liệu kho liệu còn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ xuất kho Trên cơ sở trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho đã tính đợc, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. * Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo đơn giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện đựơc. Do đó, việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán vật liệu nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá do đơn vị tự đặt ra, có thể là giá thành kế hoạch hoặc giá tồn đầu kỳ hoặc giá ghi trên hoá đơn nào đó. Giá này chỉ có tác dụng hạch toán sổ chi tiết cho nội bội đơn vị mà không có tác dụng hạch toán với đơn vị bên ngoài hoặc ghi sổ tổng hợp. Hàng ngày kế toán phải phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu theo đơn giá hạch toán, nhng đến cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, các sổ tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tê đợc tiến hành nh sau: Trớc hết phải xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu ( H): Giá thực tế + Giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ H = Giá hạch toán + Giá hạch toán tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó tính giá trị thực tế xuất kho căn cứ vào giá trị hạch toán và hệ số giá: Giá thực tế vật liệu = Giá hạch toán vật liệu x Hệ số giá xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ 2.3.3.2 Công cụ dụng cụ (CCDC) a) Đặc điểm và nhiệm vụ của hạch toán. CCDC là một t liệu sản xuất cha đủ điều kiện là TSCĐ, khi tham gia vào quá trình sản xuất nó dịch chuyển từng phần vào trong quá trình sản phẩm nhng vẫn giữ nguyên hình thái giá trị vật chất ban đầu cho tới khi h hỏng. CCDC tại xí nghiệp bao gồm: giàn giáo, xe rùa, cây chống tăng, máy bơm nớc… đợc xuất dùng để phục vụ cho quá trình thi công. Do đặc điểm của công cụ dụng cụ là luôn luân chuyển giữa các công trình, cho nên việc theo dõi là rất khó khăn vì thế nó đợc theo dõi cho từng công trình. b) Các phơng pháp phân bổ: - Phân bổ 100% (loại phân bổ 1 lần): bao gồm những CCDC có giá trị dới 1 triệu và thời gian sử dụng dới 1 năm. - Phân bổ 50% (loại phân bổ 2 lần): bao gồm những CCDC có giá trị từ 1 triệu đến 2,5 triệu và thời gian sử dụng từ 1 năm đến 2 năm. - Phân bổ nhiều lần: bao gồm những CCDC có giá trị sử dụng lớn hơn 2,5 triệu và thời gian sử dụng nhiều hơn 2 năm. Tóm lại, đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, khi xuất dùng kế toán ghi thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh mà không tiến hành phân bổ. Đối với CCDC có giá trị lớn khi xuất dùng kế toán ghi giảm CCDC, sau đó tiến hành phân bổ cho từng kì. 2.3.3.3 Chứng từ, sổ sách kế toán nguyên vật liệu, CCDC * Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn GTGT; - Phiếu nhập kho: mẫu 01- VT - Phiếu xuất kho: mẫu 02- VT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: mẫu 03- VT - Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ: mẫu 04- VT * Sổ sách vận dụng: - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. - Thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. 2.3.4 Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng. 2.3.3.1 Đặc điểm và yờu cầu quản lý. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, tiền lương là đũn bẩy kinh tế để khuyến khớch tinh thần tớch cực lao động, là nhõn tố thỳc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với Cụng ty tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nờn giỏ trị của sản phẩm, dịch vụ do Cụng ty tạo ra. Do vậy, Cụng ty phải sử dụng sức lao động cú hiệu quả để tiết kiệm chi phớ tiền lương. Tổ chức tốt cụng tỏc hạch toỏn lao động tiền lương giỳp cho Cụng ty quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đỳng nguyờn tắc, đỳng chế độ, kớch thớch người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời cũng tạo được cơ sở cho việc phõn bổ chi phớ nhõn cụng vào giỏ thành phẩm được chớnh xỏc. Hiện tại cơ cấu lao động hiện cú trong Cụng ty gồm: Lao động trực tiếp và lao động giỏn tiếp. Được tổ chức phõn cụng lao động hợp lý tại cỏc bộ phận để đảm bảo sử dụng hợp lý lao động. Xõy dựng hệ thống định mức lao động và đơn giỏ trả hợp lý cho từng loại lao động, từng loại cụng việc. Cụng ty thực hiện trả lương theo thời gian, theo lương khoỏn, theo sản phẩm tựy theo từng loại lao động, từng cụng việc. Xõy dựng chế độ trả lương, trả thưởng và chế độ đói ngộ khỏc cho người lao động. 2.3.3.2 Nhiệm vụ và ý nghĩa. * Nhiệm vụ: - Phải ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về số lợng, chất lợng, thời gian và kết quả lao động của ngời lao động. - Tính toán đầy đủ, kịp thời tiền lơng và các khoản liên quan khác cho ngời lao động. - Quản lý chặt chẽ việc chi tiêu và sử dụng quỹ lơng. - Phân bổ chính xác, đúng đối tợng các khoản tiền lơng, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Tổng hợp các số liệu liên quan để lập báo cáo về lao động tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi và trách nhiệm của kế toán. - Đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động và tăng năng suất lao động. * ý nghĩa: - Tổ chức tốt kế toán tiền lơng sẽ góp phần thực hiện tốt nguyên tắc phân phối theo lao động, góp phần nâng cao năng suất lao động, sử dụng hợp lý lao động trong doanh nghiệp. - Hạch toán tiền lơng chính xác góp phần tính giá thành chính xác, tìm đợc biện pháp tiết kiệm quỹ lơng nhằm góp phần hạ giá thành sản phẩm. 2.3.3.3 Cỏc tài khoản và chứng từ sử dụng. * Cỏc tài khoản được sử dụng: - TK 334- Phải trả người lao động: TK này sử dụng để hạch toỏn tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và thanh toỏn với người lao động. TK này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 3341- Phải trả cụng nhõn viờn + TK 3348- Phải trả người lao động khỏc - TK 335- Chi phớ phải trả - TK 3382- Kinh phớ cụng đoàn - TK 3383- Bảo hiểm xó hội - TK 3384- Bảo hiểm y tế * Cỏc chứng từ sử dụng bao gồm: - Chứng từ phản ỏnh cơ cấu lao động + Quyết định tuyển dụng + Quyết định thuyờn chuyển + Quyết định sa thải + Quyết định bói miễn + Quyết định bổ nhiệm - Chứng từ phản ỏnh thời gian lao động + Bảng chấm cụng - Chứng từ phản ỏnh kết quả lao động + Phiếu giao khoỏn + Phiếu làm thờm giờ + Biờn bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, cụng việc hoàn thành - Chứng từ tiền lương + Bản thanh toỏn lương và bảo hiểm xó hội + Chứng từ chi tiền + Bảng thanh toỏn bự trừ cụng nợ, chứng từ đền bự thiệt hại. 2.3.3.4 Hệ thống sổ kế toỏn chi tiết và tổng hợp được sử dụng. - Sổ chi tiết cỏc tài khoản 334, 335, 3382, 3383, 3384 - Sổ tổng hợp bao gồm: + Chứng từ ghi sổ + Sổ cỏi TK 334, 335, 3382, 3383, 3384 + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 335, 338 Quy trỡnh ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ví dụ: Ngày 25/ 01/ 2007 chi tiền mặt trả luơng kỳ truớc công nhân viên chua lĩnh số tiền 15,750,000 đồng. Định khoản: Nợ TK 334 15,750,000 Có TK 111 15,750,000 Chứng từ ghi sổ Ngày 25/ 01/ 2007 ĐVT : đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 25 Chi tiền trả lơng kỳ trớc 334 111 15,750,000 Tổng cộng 15,750,000 2.3.5 Tổ chức hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm. 2.3.5.1 Đặc điểm Chi phớ sản xuất của đơn vị là toàn bộ chi phớ về lao động sống và lao động vật húa phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất và cấu thành nờn giỏ thành của sản phẩm. Xuất phỏt từ đặc điểm của sản phẩm và tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty, Cụng ty xỏc định : Đối tượng hạch toỏn chi phớ là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh từ khi bắt đầu khởi cụng cho đến khi kết thỳc hoàn thành bàn giao đều được mở sổ chi tiết theo dừi từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh theo từng khoản mục chi phớ. Mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh trong mỏy tớnh đều cài mó sổ riờng nờn theo dừi được chi phớ phỏt sinh của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Đối tượng tớnh giỏ thành là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đó hoàn thành, từ đú Cụng ty xỏc định phương phỏp tớnh giỏ thành theo phương phỏp tớnh trực tiếp. Cỏc chi phớ sản xuất phỏt sinh cú liờn quan đến cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nào thỡ được tập hợp trực tiếp vào cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú. Hiện nay tại Cụng ty Chi Tin, đối tượng tớnh giỏ thành được xỏc định là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đó hoàn thành toàn bộ do đú sản phẩm dở dang được xỏc định là cỏc cụng trỡnh, hạng, mục cụng trỡnh chưa hoàn thành tới khõu cuối cựng để tiến hành nghiệp thu bàn giao. Hàng thỏng, quý, kế toỏn căn cứ vào sổ chi tiết theo dừi chi phớ sản xuất đó phỏt sinh của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh chưa được nghiệm thu và được phản ỏnh vào sổ chi tiết dư nợ TK 154- chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang. Việc xỏc định đối tượng và phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm là cơ sở để đỏnh giỏ hiệu quả và phõn tớch tỡnh hỡnh thực tế chi phớ và kết quả kinh doanh của Cụng ty, từ đú đưa ra biện phỏp quản lý kinh doanh phự hợp. 2.3.5.2 Cỏc tài khoản và chứng từ sử dụng * Tài khoản sử dụng bao gồm: - TK 621- Chi phớ nguyờn, vật liệu trực tiếp: TK này phản ỏnh cỏc chi phớ NVLTT thực tế cho hoạt động xõy dựng TK này được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toỏn chi phớ: từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. - TK 622- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp: TK này phản ỏnh tiền lương phải trả cho cụng nhõn sản xuất trực tiếp bao gồm cả cụng nhõn do Cụng ty quản lý và cả cụng nhõn thuờ ngoài. TK này cũng được mở chi tiết theo đối tượng hạch toỏn chi phớ - TK 623- Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng: TK này sử dụng để tập hợp và phõn bổ chi phớ sử dụng xe, mỏy thi cụng phục vụ trực tiếp cho hoạt động xõy dựng.TK cú 6 tài khoản cấp 2: + TK 6231- Chi phớ nhõn cụng + TK 6232- Chi phớ vật liệu + TK 6233- Chi phớ dụng cụ sản xuất + TK 6234- Chi phớ khấu hao mỏy thi cụng + TK 6237- Chi phớ dịch vụ mua ngoài + TK 6238- Chi phớ bằng tiền khỏc Chi phớ mỏy thi cụng được phõn bổ cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh theo giờ mỏy sử dụng. - TK627- Chi phớ sản xuất chung: TK này phản ỏnh cỏc chi phớ sản xuất của Xớ nghiệp,Chi nhỏnh xõy dựng gồm: Lương của nhõn viờn quản lý đội xõy dựng cỏc khoản trớch theo tiền lương theo tỷ lệ quy định của nhõn viờn quản lý đội và cụng nhõn trực tiếp tham gia xõy dựng, chi phớ khấu hao TSCĐ dựng chung cho hoạt động của đội, chi phớ vật liệu, chi phớ cụng cụ dụng cụ và cỏc chi phớ khỏc phỏt sinh trong kỳ liờn quan đến hoạt động của Xớ nghiệp. TK này được mở chi tiết theo Xớ nghiệp, chi nhỏnh. TK này cú 6 TK cấp 2: + TK 6271- Chi phớ nhõn viờn phõn xưởng + TK 6272- Chi phớ vật liệu + TK 6273- Chi phớ dụng cụ sản xuất + TK 6274- Chi phớ khấ