Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần Đầu tư tài chính VINA

kịp thời báo cáo kế toán trưởng công ty những khó khăn vướng mắc, những tồn tại về quản lý tài chính và kế toán kế toán của đơn vị. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VINA 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VINA 2.1.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA Công ty tổ chức sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ . Tại công ty, phòng kế toán tài chính chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Phòng kế toán tài chính sẽ thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính của toàn công ty. Công ty áp dụng hoàn toàn kế toán máy và đang thực hiện việc kế toán theo quyết định số 15 của bộ tài chính. Phần mềm kế toán sử dụng là CADS Accounting.Net Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau: Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP ĐTTC VINA Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt,tiền lương Kế toán phải thu- phải trả, tài sản cố định Kế toán Hàng Tồn Kho Các bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kế hoạch chung của công ty. Giữa các bộ phận có sự gắng kết trao đổi với nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trước giám đốc. 2.1.2 Đặc điểm lao động kế toán Hiện tại công ty có 4 kế toán thực hiện việc kế toán toàn bộ các nghiệp vụ diễn ra trong công ty. Do khối lượng công việc khá lớn nên mỗi kế toán viên thực hiện nhiều phần hành khác nhau. Kế toán trưởng: Khúc Thị Quỳnh Liên, trình độ ĐH .Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong toàn công ty. Thực hiện trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo Ðiều 54, Luật Kế toán 2003 gồm: “1. Kế toán trưởng có trách nhiệm: a) Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; b) Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này; c) Lập báo cáo tài chính. 2. Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.” Các kế toán viên : Họ thực hiện các nhiện vụ riêng biệt do kế toán trưởng giao cho. Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp với nhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồng máy hoạt động liên tục. Gắn kết của các bộ phận tạo ra một bộ máy hoàn chỉnh và mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho người sử dụng và biết cách khai thác. Mỗi kế toán viên được giao phụ trách các phần hành khác nhau: + Một kế toán viên thực hiện các phần hành: Phải thu - phải trả , TSCĐ + Một kế toán viên thực hiện các phần hành: Kế toán tiền mặt , tiền lương. + Một kế toán viên thực hiện phần hành : Hàng tồn kho. 2.2.TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1.Các chính sách kế toán tài chính chung: Công ty cổ phần đầu tư tài chính VINA áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. * Chính sách kế toán chung của Công ty được quy định như sau: - Niên độ kế toán : Từ 1.1 đến 31.12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Sử dụng Việt Nam đồng trong ghi chép và tính toán. - Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ là căn cứ tỷ giá thực tế, theo tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch. -Về phương pháp kế toán Hàng tồn kho: công ty thực hiện nguyên tắc ghi nhận HTK theo giá thực tế, tính giá trị HTK cuối kỳ theo giá thực tế bình quân gia quyền.Phương pháp kế toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên. -Phương pháp kế toán TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TS theo nguyên giá và giá trị còn lại, phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng căn cứ giá trị chứng khoán,HTK và mức độ giảm giá trên thị trường. - Công ty được huy động vốn từ các nguồn khác nhau. Nếu huy động từ công nhân viên toàn công ty , lãi suất thực hiện theo lãi suất thị trường. Khi huy động vốn trực tiếp của cá nhân, tổ chức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thời điểm vay vốn. Chi phí lãi vay huy động vốn kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 . Trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về các khoản nợ phải trả phát sinh tại đơn vị mình . Các khoản nợ phải trả phải được kế toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ. Tại thời điểm 31/12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian và thực hiện đối chiếu công nợ với từng khách nợ bằng văn bản. + Các khoản phải thu : Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi được thực hiện tập trung tại văn phòng công ty cho toàn bộ số nợ phải thu khó đòi của công ty và các đơn vị trực thuộc.Các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm báo cáo chi tiết các khoản nợ phải thu khó đòi của đơn vị mình theo bảng kê về công ty. Kế toán trưởng công ty chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo giám đốc công ty về tình hình các khoản nợ phải thu khó đòi và tỷ lệ trích lập dự phòng. Xử lý nợ phải thu khó đòi: nếu do lỗi khách quan thì người phạm lỗi phải bồi thường, nếu được chấp nhận xử lý cần phải có đầy đủ bằng chứng. Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.  Kế toán ghi : Nợ TK 642 : số trích dự phòng Có TK 139 : số trích dự phòng Khi xác định không thu được nợ , căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:  Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng)  Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)  Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Có TK 138 - Phải thu khác. Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán) Quản lý và sử dụng tài sản: Tài sản của doanh nghiệp bao gồm: tài sản lưu động ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu và hàng tồn kho), tài sản cố định ( TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính, các khoản đầu tư dài hạn). Tài sản của công ty chủ yếu được hình thành từ nguồn vốn tự có ,được sử dụng và quản lý hầu hết tại trụ sở của công ty. + Đối với tiền mặt: Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất về việc quản lý tiền mặt tồn quỹ trong công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Giám đốc và trước pháp luật về quản lý tiền mặt. Mọi khoản tiền qua quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của người có thâm quyền. Nghiêm cấm việc tám ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đã chi tiền ra khỏi quỹ. Phiếu thu, Phiếu chi phải được vào sổ quỹ và sổ kế toán kịp thời, cuối mỗi ngày Thủ quỹ và kế toán quỹ phải thể hiện được số dư tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu khớp đúng. Không được sử dụng tiền của đơn vị vào mục đích cá nhân hoặc các mục đích khác không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Định kỳ (ít nhất mỗi tháng một lần) hoặc đột xuất phải tiến hành kiểm kê tiền mặt tồn quỹ. Kết quả kiểm kê phải được lập có đủ chữ ký của những người có liên quan. Biên bản kiểm kê phải được lưu giữ trong chứng từ kế toán của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Chênh lệch kiểm kê tiền mặt tồn quỹ được xử lý: Thiếu thủ quỹ phải bồi thường và nộp ngay số tiền thiếu vào quỹ, thừa ghi tăng thu nhập bất thường. + Đối với tiền gửi ngân hàng: Mọi khoản tiền thu chi qua ngân hàng phải thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng ngân hàng. Kế toán tiền mặt phải thường xuyên đối chiếu với ngân hàng. Các chính sách đối với tiền gửi ngân hàng giống như tiền mặt. + Đối với các khoản tạm ứng: Tạm ứng để chi dùng cho hoạt động nghiệp vụ phục vụ sản xuất kinh doanh, không tạm ứng cho các cá nhân không phải công nhân viên của công ty. Trước khi tạm ứng người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng với các mục sau: số tiền tạm ứng, mục đích tạm ứng, thời gian hoàn tạm ứng; giấy tạm ứng phải có thêm chữ ký của trưởng bộ phận, kế toán trưởng ( phụ trách kế toán ), giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Khi tạm ứng , ghi : Nợ TK 141 –Tạm ứng Có TK 111, 112, 152… Khi kết thúc công việc cá nhân tạm ứng phải thanh toán tạm ứng kịp thời. Nội dung thanh toán tạm ứng phải thể hiện được số dư tạm chưa thanh toán, số đã chi đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ hợp lệ đủ điều kiện thanh toán, số đề nghị được chi bổ sung .Số chưa chi hết đề nghị cho nợ tạm ứng hoặc thu lại bằng tiền mặt ghi : Nợ TK 111, 152, 334 : số tạm ứng sử dụng không hết Có TK 141 Người nhận tạm ứng phải là người trực tiếp thanh toán tạm ứng. Sau khi hoàn thành công việc chậm nhất là 07 ngày phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Ngày hoàn thành công việc được xác định là ngày trên hóa đơn bán hàng (nếu là tạm ứng mua sắm vật tư, hàng hóa, TSCĐ), ngày về trên giấy đi đường, trên vé máy bay, tàu xe ( nếu tạm ứng đi công tác). Nếu cá nhân đã hoàn thành công việc nhưng chưa thanh toán tạm ứng lần trước thì không cho tạm ứng tiếp lần sau. Các trường hợp đặc biệt sẽ do giám đốc quyết định. Vào 31/12 phòng kế toán tài chính in danh sách cá nhân còn dư tạm ứng. + Các khoản phải thu khác: Tài sản phát hiện thiếu chờ xử lý, các khoản bồi thường vật chất, khoản cho vay cho mượn vật tư mang tính chất tạm thời, phải thu về TSCĐ, lãi tài chính. Từng khoản phải thu đều được quản lý chặt chẽ theo đúng nội dung, thời hạn thanh toán hoặc xử lý. Các trường hợp cho vay, mượn, đầu tư… không rõ đối tượng, thời hạn thanh toán và không có hợp đồng, cam kết gây tổn thất thì người ký quyết định cho vay, đầu tư chịu trách nhiệm bồi thường. + Quản lý vật tư hàng hóa: Toàn bộ các khoản mua sắm bắt buộc phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ kèm theo, cán bộ kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra các hóa đơn đủ điều kiện thanh toán khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu không hợp lý cần báo cáo trưởng phòng để xử lý. Việc nhập kho phải có phiếu kiểm hàng và phiếu nhập kho. Kế toán HTK phải thực hiện ghi chép kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn vật tư vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết. Kế toán phải xác định phương pháp kế toán giá vật tư phù hợp với từng loại. Ít nhất 6 tháng một lần hoặc đột xuất các bộ phận có liên quan cần thực hiện kiểm kê. Nếu thiếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường, nếu thừa khi xử lý sẽ được ghi tăng thu nhập. Hàng tồn kho sẽ được lập dự phòng dự phòng theo quy định của thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ tài chính. Phòng kế toán tổng hợp số vật tư, hàng hóa bị giảm giá trong toàn công ty trình Giám đốc duyệt và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho toàn bộ số vật tư hàng hóa bị giảm giá của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Chi phí dự phòng được kế toán vào chi phí quản lý của công ty.Cuối năm tài chính công ty phải hoàn nhập số dự phòng được trích lập năm trước vào doanh thu bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau. + Quản lý TSCĐ : Phòng kế toán tài chính công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ số TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của công ty. mỗi TSCĐ có hồ sơ riêng ghi đầy đủ nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, tình trạng kỹ thuật, tình hình sửa chữa, nâng cấp hằng năm…Khi có TSCĐ tăng, các bộ phận có liên quan phải chuyển hồ sơ về mua sắm TSCĐ để kế toán phản ánh tăng TSCĐ kịp thời vào sổ kế toán. Phòng kế toán công ty chịu trách nhiện trước Giám đốc về việc tập hợp hoàn chỉnh hồ sơ, kế toán tăng TSCĐ kịp thời. Khi thủ tục hồ sơ có vướng mắc tồn đọng ở các bộ phận có liên quan cần báo cáo Giám đốc để giải quyết. Khi thanh lý TSCĐ khoản chênh lệch giữa giá trị thu được khi nhượng bán thanh lý so với giá trị còn lại của tài sản và chi phí nhượng bán, thanh lý được kế toán vào kết quả kinh doanh ( thu nhập khác) của công ty. Mỗi năm một lần công ty thực hiện kiểm kê toàn diện TSCĐ hiện có. Căn cứ vào kết quả kiểm kê đối chiếu sổ kế toán TSCĐ, tài khoản kế toán, xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có) và điều chỉnh sổ kế toán kịp thời. Kế toán phải khóa sổ kế toán theo dõi TSCĐ, tính ra số dư để thực hiện kiểm kê. Khấu hao : TSCĐHH & TSCĐVH được trích theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản như sau: Thiết bị văn phòng 3 - 6 năm Phần mềm tin học 5 năm Chi phí phát triển trang web 5 năm Thuê TS : Các khoản tiền thuê theo hợp đồng thuê hoạt động được hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ theo phương pháp đường thẳng trong thời hạn của hợp đồng thuê. + Quản lý doanh thu: Đối với hàng hóa bán trả góp thì tính doanh thu vào thu theo giá bán trả một lần, lãi trả chậm phân phối vào doanh thu theo hợp đồng. Tại kỳ bán hàng ghi : Nợ TK : 111, 112 : số tiền thu ngay Nợ TK 131 : số tiền sẽ thu ở các kỳ sau Có TK 511 : giá bán trả ngay Có TK 333.1 : VAT đầu ra Có TK 338.7 : tổng số lãi trả góp , trả chậm Định kỳ , căn cứ vào thời hạn thanh toán của khách hàng , kế toán ghi : Thu tiền : Nợ TK 111, 112 : Số tiền trả ở kỳ này Có TK 131 : Phản ánh lãi trả góp, trả chậm vào doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 338.7 : Số lãi trả góp được điều chỉnh ở kỳ này Có TK 515 : Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để trao đổi, doanh thu tính theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa dịch vụ nhận về . Đối với việc nhận bán hàng đại lý, doanh thu là hoa hồng nhận đại lý. Các khoản làm giảm doanh thu như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại; phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ và phải được theo dõi đầy đủ; hàng nào bị trả lại thì ghi giảm doanh thu của hàng đó. + Quản lý chi phí: Chi phí khấu hao phải được trích hàng tháng và được theo dõi đầy đủ. Phương pháp tính khấu hao phải phù hợp và nhất quán đối với từng tài loại TSCĐ. Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: các chi phí này phải đảm bảo có hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định của bộ tài chính và hợp đồng mua bán được ký kết hoặc báo giá. Đối với hàng hóa không thể có hóa đơn thì yêu cầu người bán có văn bản đề nghị thanh toán. Quản lý chặt chẽ chi phí theo mức tiêu hao và giá vật tư. Đối với công cụ dụng cụ thì căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng để kế toán cho phù hợp. Ví dụ : Khi xuất bao bì để đóng gói sản phẩm , đối với trường hợp xuất kho hơn 1000 bao trở lên phải có chữ ký hoặc phê duyệt từ cấp trưởng phòng. Kế toán ghi : Nợ TK 142, 242 : giá trị xuất dùng Có TK 153 : + Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Việc tính lương phải chính xác và nhanh chóng để kịp thời thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên đúng hạn. Các khoản trích theo lương phải được thực hiện theo đúng chế độ. Tại thời điểm năm 2009 việc kế toán tiền lương được thực hiện như sau : Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ công ty tính cụ thể như sau: - Đối với công ty chịu 19% trong đó: BHXH 15% BHYT: 2% KPCĐ: 2% - Đối với người lao động : chịu 6% trong đó: BHXH = Lương cơ bản *5% BHYT = Lương cơ bản * 1% + Khi trích lập , kế toán ghi : Nợ TK 622, 627, 641 , 642 : 19 % lương cơ bản Nợ TK 334 : 6% luơng cơ bản Có TK 338 : 25 % lương cơ bản + Khi nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý quỹ : Nợ TK 338.2, 338.3, 338.4 Có TK 111, 112 + Khi nhận tiền trợ cấp của cư quan BHXH để chi trả cho người lao động : Nợ TK 111, 112 Có TK 338.3 + Khi chi trả tiền trợ cấp BHXH cho người lao động : Nợ TK 338.3 Có TK 334 Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí thuê VP ,chi phí giao dịch mua giới, tiếp khách, tiếp thị, …; công tác phí kiểm tra, giám sát; khoản trích trước, chi phí bằng tiền khác phải được thực hiện đứng theo chính sách của công ty và chế độ của Bộ tài chính. Những chi phí không đúng theo quy định sẽ được quy kết trách nhiệm của cá nhân hay tập thể gây ra để có biện pháp xử lý và không được kế toán vào sổ kế toán. + Lợi nhuận của công ty: Dựa trên kết quả hoạt động trong năm tài chính công ty sẽ trích một phần lợi nhuận để lập quỹ khen thưởng và phúc lợi , chia cho cổ đông và bổ sung vào vốn CSH. + Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi: Quỹ khen thưởng dùng để thưởng cuối năm, thưởng định kỳ hoặc thưởng đột xuất cho các nhân hoặc tập thể có thành tích xuất sắc. Mức khen thưởng do giám đốc quyết định. Quỹ phúc lợi có thể được dùng để trợ cấp khó khăn đột xuất cho những người lao động kể cả trường hợp về hưu, về mất sức, lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa hoặc làm công tác từ thiện xã hội. Việc sử dụng quỹ do giám đốc quyết định. 2.2.2Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Các loại chứng từ mà công ty sử dụng như: Phần tiền: phiếu thu, phiếu chi Phần hành hàng tồn kho: Hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kiểm nhận hàng, phiếu kiểm kê, Phần thanh toán: hóa đơn và giấy đề nghị mua hàng ( nếu là mua hàng), hóa đơn và phiếu xuất ( nếu bán hàng), phiếu thanh toán tạm ứng, các biên bản phạt vi phạm hoặc quy kết trách nhiệm. Phần tài sản cố định: biên bản kiểm kê, biên bản kiểm nhận chất lượng, hóa đơn. Phần tiền gửi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có. Thực tế do công ty sử dụng kế toán máy nên chỉ khi nào cần sử dụng chứng từ nào thì sẽ được in từ phần mềm ra, những chứng từ khác sẽ được lưu trong máy. Các chứng từ gốc để nhập vào máy sẽ được sắp xếp theo phần hành khách nhau để sử dụng, quản lý và lưu. 2.2.3Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty gần như một doanh nghiệp thương mại nên tài khoản liên quan đến tiền, hàng tồn kho, tài khoản phải thu phải trả phức tạp có nhiều tài khoản con. Ngoài ra những tài khoản khác được sử dụng theo chế độ. Xem Bảng 2.1. Bảng kê tài khoản sử dụng tại công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA Bảng 2.1. Bảng kê tài khoản sử dụng tại công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA STT Tên TK Theo quy định của chế độ Theo công ty 1 Tiền mặt X 2 Tiền gửi NH X 3 Đầu tư CKNH X 4 Phải thu của KH X 5 VAT được Khấu trừ X 6 Phải thu nội bộ X 7 Chi phí trả trước ngắn hạn X 8 Cầm cố , ký cược, ký quỹ ngắn hạn X 9 Hàng hóa X 10 Chi phí trả trước dài hạn X 11 Vay ngắn hạn X 12 Phải trả cho người bán X 13 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước X 14 Phải trả CNV X 15 VCSH X 16 Lợi nhuận chưa phân phối X 17 Doanh thu BH&CCDV X 18 Doanh thu bán hàng nội bộ X 19 Doanh thu hoạt động tài chính X 20 Giá vốn hàng bán X 21 Chi phí tài chính X 22 Chi phí quản lý doanh nghiệp X 23 Thu nhập khác X 24 Chi phí khác X 25 Xác định KQKD X 2.2.4Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: 2.2.4.1 Hệ thống sổ sách kế toán Công ty thực hiện kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Quy trình kế toán hoàn toàn trên máy nhưng công việc kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Các loại sổ mà công ty sử dụng cho quá trình kế toán gồm sổ phân loại chứng từ cùng loại, sổ cái, sổ quỹ, sổ chi tiết các phần hành khách nhau, sổ tổng hợp của các sổ chi tiết. Mỗi phần hành khách nhau sẽ có các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp và sổ cái riêng. Sau khi thực hiện trên máy kế toán sẽ in sao để lưu các tài liệu. Ngoài những sổ sách theo quy định thì công ty còn thực hiện lập các bảng kê nhằm mục đích quản trị nội bộ. Sơ đồ kế toán của công ty như sau : Sơ đồ 2.2 Sơ đồ Kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Tuy đăng ký sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng công ty không mở chứng từ ghi sổ, không có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà ghi chép ngay vào sổ chi tiết và sổ cái các TK liên quan. Do sử dụng phần mềm kế toán nên các số liệu, chứng từ được xử lý theo các bước sau : Bước 1: Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên nhập dữ liệu vào máy tương ứng với phân hệ kế toán thích hợp Bước 2: Theo trình tự được lập trình trong phần mềm, máy tính sẽ căn cứ vào các dữ liệu, những chứng từ mã hóa được chuyển vào sổ cái các TK, các chứng từ cũng đồng thời được xử lý ghi vào sổ kế toán chi tiết. Bước 3: Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ máy tính sẽ lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Bước 4: Thực hiện điều chỉnh cuối kỳ, thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, lập bảng cân đối số phát sinh. Bước 5: Sau khi đã thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ bảng tổng hợp số liệu chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và sổ cái để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. 2.2.4.2 Phần mềm kế toán CADS Công ty Cổ phần đầu tư tài chính Vina hiện đang sử dụng Phần mềm Quản trị Tài chính Kế toán CADS Accounting.Net .Được thiết kế trên Công nghệ mới nhất của Microsoft phù hợp với chế đội chính sách của Bộ tài chính ban hành và theo sát các bước phát triển như vũ bão của lĩnh vực công nghệ thông tin. Sản phẩm CADS Accounting.Net là hệ thống quản lý tài chính mang kết cấu khối, đa tầng được thiết kế mở trên môi trường Windows. Với các công cụ tinh xảo về phát triển giao diện đồ họa, CADS Accounting.Net trở thành phần mềm dễ học, dễ sử dụng nhất hiện nay và có khả năng cung cấp phong phú các chức năng kế toán và báo cáo. Hơn thế nữa phần mềm CADS Accounting.Net đã được sử dụng và kiểm nghiệm tại hơn 1.000 doanh nghiệp trong vòng gần 10 năm qua cho thấy sự "An toàn, tính ổn định và Uy tín, Chất lượng của sản phẩm " ( Nguồn : website : ). Hiện nay công ty CP ĐTTC VINA đã cung cấp phần mềm CADS tới tất cả các kế toán viên .Sử dụng phần mềm này, Hội đồng quản trị công ty CADS nhằm tập trung vào 3 mục tiêu: Gia tăng hiệu quả quản trị , tăng năng suất lao động ,tiết kiệm chi phí . 2.2.5 Hệ thống các báo cáo: Công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA hiện đang áp dụng các loại báo cáo sau : - Báo cáo tài chính: được kế toán lập một năm một lần, vào ngày 31/12 hằng năm , gồm các báo cáo : + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo tài chính gồm các biểu theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính. Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo quản trị nội bộ : được kế toán lập theo quý và gửi cho Hội đồng quản trị của công ty . Cuối mỗi năm tài chính, kế toán trưởng có nhiệm vụ tập hợp số liệu và cho ra các báo cáo tài chính theo quy định. Còn riêng báo cáo quản trị sẽ được trình bày khi có sự yêu cầu của giám đốc để ra kế hoạch, vì thế báo cáo quản trị có thể được lập bất cư lúc nào dựa trên nhu cầu. 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU 2.3.1 Phần hành tiền lương Công ty cổ phần Đầu tư Tài chính VINA hiện có 37 lao động. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức trả lương cơ bản là trả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian: Tiền lương trả theo thời gian được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật,thang lương và bậc lương của người lao động. Công thức: Tiền lương phải trả cho CBCNV = Tiền lương chính của 1 CBCNV + Tiền 3 ca của 1 CBCNV + Tiền phụ cấp + Tiền thưởng của 1 CBCNV Trong đó: Tiền lương chính của 1 CBCNV = Tiền lương chính bình quân 1 ngày của 1 CBCNV x Số ngày công của từng CBCNV Trưởng các bộ phận, phòng ban treo dõi tình hình lao động của các công nhân viên trên bảng chấm công. Cuối tháng tập hợp về phòng kế toán để tính ra lương phải trả cho từng lao động. Nhân viên kế toán căn cứ vào hệ số lương, cấp bậc của từng người do phòng tổ chức hành chính cung cấp và kết quả trên bảng chấm công để lập ra bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội. Nhân viên kế toán lập phiếu chi và chuyển bảng thanh toán này cho thủ quỹ để trả lương. Các chế độ như BHXH, BHYT, KPCĐ công ty tính cụ thể như sau: - Đối với công ty chịu 19% trong đó: BHXH 15% BHYT: 2% KPCĐ: 2% - Đối với người lao động : chịu 6% trong đó: BHXH = Lương cơ bản *5% BHYT = Lương cơ bản * 1% Chứng từ sử dụng: + Quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động + Quyết định đề bạt + Bảng chấm công + Bảng tính lương + Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng + Giấy đi đường + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Tài khoản sử dụng - TK 334: Phải trả người lao động - TK 338: Phải trả phải nộp khác + TK 3381 - Bảo hiểm xã hội + TK 3382 - Bảo hiểm y tế + TK 3383 - Kinh phí công đoàn + TK 3384 - Phải trả, phải nộp khác Kế toán chi tiết - Nhân viên kế toán mở sổ chi tiết TK 334, cụ thể cho các bộ phận . Căn cứ vào bảng thanh toán lương của các bộ phận, các chứng từ phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của CBCNV, các chứng từ thanh toán, kế toán ghi vào phát sinh nợ và phát sinh có của TK 334. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 334, kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết TK 334. - Nhân viên kế toán mở sổ chi tiết TK 338, cụ thể cho từng khoản mục BHXH, BHYT, KPCĐ, phải trả phải nộp khác như đã nêu ở trên. Căn cứ vào Bảng thanh toán BHXH, các chứng từ chi tiền, kế toán ghi vào phát sinh có và phát sinh nợ TK 338, chi tiết cho từng tiểu khoản. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 338, kế toán ghi vào sổ tổng hợp chi tiết TK 338. - Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 được dùng đ