Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội

giá vốn tháng, quý, năm, đôn đốc các phòng ban chức năng và thực hiện kế hoạch xuất nhập khẩu tiêu thụ sản phẩm, lên kế hoạch sản xuất, nghiên cứu nâng cao dây chuyền công nghệ cải tiến sản phẩm. - Phòng kinh doanh: Chiếm đa số là các nhân viên trẻ, năng động có nhiệm vụ đi khai thác thị trường tiêu thụ hàng hoá và tình hình kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh, cũng như nắm bắt về thị trường hiện taị và tương lai. - Phòng tư vấn thiết kế: Bao gồm nhiều kĩ sư lành nghề đã từng tham gia nhiều dự án mà DN cung cấp, bên cạnh đó là các kĩ sư trẻ nhiều triển vọng, nhiệt tình, say mê học hỏi, trực tiếp tư vấn thiết kế nội thất và ngoại thất cho các công trình. - Xưởng sản xuất: Đặt tại tỉnh Lâm Đồng, thực hiện công tác sản xuất sản phẩm theo kế hoạch mà công ty đã giao. Đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm, tiến độ công việc, đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất. - Các văn phòng đại diện tại ba miền Bắc, Trung, Nam: Là cầu nối giữa khách hàng và DN, nhờ vào việc tổ chức tốt các văn phòng đại diện đã làm cho DN phát triển thêm các kênh phân phối, mở rộng thị trường trên cả ba miền, từ đó tạo đà cho việc tăng doanh số bán hang của DN giúp cho DN không ngừng lớn mạnh, được khách hang khắp mọi miền tổ quốc biết đến. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Tổng Doanh thu 38,658,239,000 90,985,643,000 150,000,965,000 2. Tổng chi phí. 29,771,647040 61,932,238,660 115,178,403,200 3. Lợi nhuận sau thuế. 8,886,591,961 29,053,404,346 34,822,561,799 4. Tổng tài sản 33,450,000,000 42,977,970,007 57,088,372,794 5. Tổng lao động 98 149 177 6. Thu nhập bình quân 800,000- 3,000,000 1,200,000-3,500,000 1,500,000-4,000,000 Nhận xét: Xuyên xuốt qua các năm kêt từ ngày thành lập Công ty kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng khả quan, đặc biệt là trong 3 năm 2006, 2007, 2008, các chỉ tiêu kinh tế tương đối tốt, doanh thu và lợi nhuận tăng đều cụ thể như sau: Năm 2007 Doanh thu tăng lên 52,327,404,000 Đ so với năm 2006 tương ứng với tốc độ tăng 135%, doanh thu năm 2008 đạt được còn khả quan hơn, tăng 59,015,322,000 Đ tương ứng với tốc độ tăng 64,86%. Trong năm 2008 tuy tốc độ tăng có thấp hơn nhưng về tuyệt đối vẫn đảm bảo mức tăng cao hơn so với năm 2007. Trong điều kiện suy thoái kinh tế, DN phải chịu sức ép lớn từ thị trường thì việc tăng doanh thu như kết quả trên là một cố gắng lớn của DN. Chi phí cũng tăng đều qua các năm tuy nhiên doanh thu tăng lên vẫn đủ bù đắp cho chi phí chính vì thế mà mức lợi nhuận sau thuế vẫn đảm bảo không ngừng tăng lên qua các năm. Năm 2007 lợi nhuận tăng 20,166,812,380 tương ứng với tốc độ tăng 69,41%, năm 2008 lợi nhuận tăng 5,769,157,450 tương ứng với tốc độ tăng 19,86 % so với năm 2007. Chi phí tăng lên khá cao qua các năm phải kể đến chi phí tiền lương của DN, số lượng công nhân viên tăng qua các năm, tuy nhiên mức tiền lương không ngừng được cải thiện, mức tiền lương tối thiểu là cao so với các DN khác. Việc này thể hiện sự chăm lo cho đời sống của nhân viên cũng là hình thức động viên tinh thần làm việc cho anh em trong tập thể đơn vị. Mức tài sản toàn đơn vị tăng lên rõ rệt qua các năm, trong đó có một tỷ trọng lớn giành cho việc trang trải, cải thiện cơ sở vật chất: xưởng sản xuất, trụ sở chính, văn phòng đại diện. Trong chiếm lược phát triển của mình, DN sẽ tiếp tục đầu tư mở rộng xưởng sản xuất, nâng cao dây truyền công nghệ và mở thêm các văn phòng đại diện tai Nghệ an, Đồng Tháp và Cần Thơ. Xét về tổng thể hoạt động của Công ty trong ba năm qua là tương đối tốt, đặc biệt là năm 2008 đã vượt qua được cơn bão khúng hoảng và giành được mức lợi nhuận sau thuế khả quan. Công ty nên duy trì sự phát triển và phát huy sự tăng trưởng ở hoạt động kinh doanh chính nhưng cũng cần củng cố các hoạt động kinh doanh khác để tăng cao hơn nữa lợi nhuận cho Công ty. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội là một DN hoạt động trên quy mô bình thường, có mạng lưới các đại lý, của hàng, văn phòng giao dịch trải dài trên các vùng miền đất nước. Để quản lý và giám sát một cách có hiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị thì bộ máy kế toán phải được thiết kế một cách phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty cũng như không trái với chế độ hiện hành, Công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán mang tính tập trung vừa phù hợp với quy mô lại đảm bảo quản lý chặt chẽ Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành Phòng Kế Toán, đứng đầu là kế toán trưởng. Phòng Kế Toán có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty. Để phù hợp vớí nhu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công ty cũng phân thành các phần hành riêng biệt, mỗi một phần hành đảm nhiệm những chức năng nhiệm vụ riêng, vừa hoạt động và chịu trách nhiệm độc lập, vừa phối hợp liên kết tạo thành các mắt xích trong sự vận hành của “guồng máy kế toán”. Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội được minh hoạ qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Thủ quỹ Trong đó: Kế toán trưởng: Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và cấp trên về công tác kế toán của đơn vị. Tổ chức, kiểm tra công tác kế toán, phân công, bố trí công việc cho các nhân viên kế toán của Công ty. Kế toán tổng hợp: Chức năng chính là tổng hợp các thông tin từ nhân viên kế toán các phần hành để lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Kế toán tổng hợp còn phụ trách việc kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán thuế cuối năm, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, việc tính và trích khấu hao TSCĐ. Theo dõi, tập hợp chi phí xây dựng cơ bản dở dang và kết chuyển chi phí khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Kế toán vật tư: Theo dõi, hạch toán việc nhập-xuất kho vật tư sản phẩm sản xuất và tiêu thụ. Lựa chọn phương pháp tính giá vật tư và hình thức ghi sổ phù hợp. Thường xuyên đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan. Từ đó theo dõi quá trình sản xuất, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo quy định hạch toán của công ty. Kế toán ngân hàng: Thực hiện các hoạt động liên quan đến ngân hàng như: làm thủ tục vay vốn, theo dõi lãi vay; theo dõi các giao dịch phát sinh trên tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và nhập sổ phụ vào phần mềm kế toán khi có phát sinh. Kế toán thanh toán: Cùng với kế toán trưởng kiểm tra các chứng từ thanh toán. Theo dõi tình hình thanh toán các khoản thu chi hàng ngày, Lập phiếu thu, phiếu chi. Kế toán công nợ: Theo dõi, kiểm tra, đốc thúc các khoản công nợ phải thu-phải trả, các khoản công nợ tạm ứng. Đề xuất với lãnh đạo các biện pháp thu hồi công nợ cũng như thanh toán thích hợp. Kế toán tiền lương: Tính và lập bảng lương, thưởng và các các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty dựa trên các quy định của nhà nước và doanh nghiệp đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên máy vi tình để phân bổ và trích lương. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, thực hiện các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt. Lập Uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng, rút tiền và chuyển tiền, ghi sổ quỹ và lập báo cáo theo quy định. 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1. Các chính sách kế toán chung - Chế độ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, việc lập báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm của Công ty theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002, thông tư số 98/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/1102003… và các văn bản bổ sung kèm theo. Đồng tiền sử dụng trong hạch toán: Là đồng tiền Việt Nam (VNĐ). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phải là VNĐ đều được chuyển đổi thành VNĐ theo tỷ giá hạch toán tại thời điểm phát sinh. Niên độ kế toán áp dụng: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kêt thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. Hình thức kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán: nhật kí chung Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Công ty áp dụng kế toán thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá xuất hàng tồn kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước, mỗi lần nhập kho hàng hóa kế toán sẽ tiến hàng phân bổ chi phi thu mua cho lô hàng đó nhằm xây dựng hệ thống giá nhập kho chính xác nhất.Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì sẽ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Phương pháp kế toán Tài sản cố định: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp kế toán ngoại tệ: Sử dụng tỉ giá hạch thực tế tại thời điểm phát sinh. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ rang, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ rang, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ, ví dụ: hoá đơn giá trị gia tăng phải được lập đủ 3 liên: liên 1 DN lưu lại, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng cho nội bộ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập thành nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật, chữ ký trên chứng từ thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định. Tổ chức chứng từ Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng thanh lý TSCĐ, hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…) Quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán tại Công ty như sau: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, tất cả các chứng từ kế toán do DN lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều được tập trung vào bộ phận kê toán DN. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc DN ký duyệt. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ: Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ; xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu; xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ. Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: Thứ nhất, nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng. Thứ hai, nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị. Về hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Kế toán tại Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định tại quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên để công tác kế toán được thực hiện nhanh gọn, chính xác, Công ty tiến hành chi tiết các tài khoản cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể tất cả các tài khoản đều được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng sản xuất, kinh doanh. Sau đó nhiều tài khoản này lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo các nội dung cụ thể tương ứng với từng tài khoản, ví dụ các TK theo dõi công nợ được mở chi tiết theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp. Các TK liên quan đến Giá vốn, doanh thu được chi tiết cho từng dòng sản phẩm đối với hàng hóa và được chi tiết cụ thể cho từng thành phẩm.thì chi tiết theo từng phân xưởng, từng mã sản phẩm. Cụ thể : Tài khoản 511 được chi tiết như sau: + TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm + Tk 5113 – Doanh thu bán dịch vụ Các tài khoản cấp 2 của TK này lại được chi tiết như sau: TK 5111 được chi tiết theo dòng sản phẩm: + TK 5111-01: Doanh thu bán phân NPK + TK 5111-02; Doanh thu bán phân chuyên dùng + TK 5111-03: Doanh thu bán DAP + TK 5111-04: Doanh thu bán đạm + TK 5111-05: Doanh thu bán lân + TK 5111-06: Doanh thu bán kali + TK 5111-07: Doanh thu bán Quặng + TK 5111-08: Doanh thu bán sản phẩm xử lý môi trường TK 5112 được chi tiết theo từng thành phẩm: + TK 5112-01: Doanh thu bán Bentonite – API – P100 + TK 5112-02: Doanh thu bán Bentonite – API – P500 + TK 5112-01: Doanh thu bán Bentonite ACMA … TK 632 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: + TK 6321: Giá vốn hàng hóa + TK 6323: Giá vốn thành phẩm + TK 6324: Giá vốn cung cấp dịch vụ Mỗi tài khoản trên lại được chi tiết thành TK cấp 3 như sau: TK 6321 được chi tiết theo từng dòng sản phẩm: + TK 6321-01: Giá vốn bán phân NPK + TK 6321-02: Giá vốn bán phân chuyên dùng + TK 6321-03: Giá vốn bán DAP + TK 6321-04: Giá vốn bán đạm + TK 6321-05: Giá vốn bán lân + TK 6321-06: Giá vốn bán kali + TK 6321-07: Giá vốn bán Quặng + TK 6321-01: Giá vốn bán sản phẩm xử lý môi trường TK 6323 được chi tiết như sau: + TK 6323-01: Giá vốn bán Bentonite – API – P100 + TK 6323-02: Giá vốn bán Bentonite – API – P500 + TK 6323-03: Giá vốn bán ACMA + TK 6323-04: Giá vốn nguyên vật liệu trực tiếp + TK 6323-05: Giá vốn nhân công trực tiếp + TK 6323-06: Giá vốn chi phí sản xuất chung TK 6324 được chi tiết như sau: + TK 6324-04: Giá vốn nguyên vật liệu trực tiếp + TK 6324-05: Giá vốn nhân công trực tiếp + TK 6324-06: Giá vốn chi phí sản xuất chung … 2.2.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luât Kế toán, nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Để lựa chọn được hình thức sổ kế toán phù hợp, đơn vị đã căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình tình thực tế của Công ty mình, DN đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với hệ thống máy tính khá đồng bộ và thực hiện kế toán trên phần mềm Fast Accouting kết hợp sử dụng phần mềm Excel để lập các bảng biểu, các bảng tính kế toán. Giữa các phần hành kế toán thường không tiến hành luân chuyển số liệu trực tiếp qua mạng nội bộ mà thông tin được xử lý trực tiếp theo các bộ phận trên giấy rồi mới cập nhật vào máy chủ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội như sau: Hàng ngày, các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán liên quan đến các phần hành kế toán khác nhau được các kế toán viên phụ trách mỗi phần hành đó kiểm tra và nhập đầy đủ các thông tin trên các chứng từ vào các phần hành kế toán chi tiết. Hệ thống phần mềm sẽ lưu thông tin trên máy dưới dạng các bảng dữ liệu chi tiết, việc xử lý dữ liệu được thực hiện trên máy theo trình tự đã được thiết kế sẵn cho hình thức Nhật ký chung. Từ đó hệ thống phần mềm sẽ tự động ghi vào các loại sổ đặc biệt, sổ chi tiết, nhật ký chung, sổ cái...Giữa các sổ được lập đã có sự kiểm tra đối chiếu với nhau thông qua hệ thống phần mền, do đó việc xảy ra sai sót là khó có thể xảy ra, điều này giúp cho công việc kế toán được giảm bớt đi rất nhiều. Cuối tháng (hoặc cuối kỳ hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm, sổ tổng hợp và sổ chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Về nguyên tắc, phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Theo hình thức sổ Nhât ký chung, Công ty hiện đang sử dụng các loại sổ sách sau : Sổ Nhật ký chung Sổ Nhât ký đặc biệt ( nhật ký thu – chi tiền) Sổ Cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung tại Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội. Chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ Phần mềm kế toán Sổ chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: - Bảng cân đối kế toán: Mẫu B01- DN. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu B02 – DN. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu B03 – DN. - Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu B09 – DN. Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Giám đốc, Công ty còn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau: Báo cáo doanh thu; Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng; Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của Công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động kinh doanh. 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Kế toán TSCĐ Tài sản cố định là tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài(ở nước ta hiện nay quy định TSCĐ phải có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên một năm), khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh, TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Tài khoản sử dụng: - TK 211: Tài sản cố định hữu hình. +TK 2111: Nhà cửa vật kiến trúc +TK 2112: máy móc, thiết bị +TK 2114: thiết bị dụng cụ quản lý - TK 2118: TSCĐ khác + TK 212: TSCĐ thuê tài chính. Công ty không mở chi tiết. + TK 213: TSCĐ vô hình. Công ty không mở chi tiết. + TK 214: Hao mòn TSCĐ TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình - TK 001: Tài sản thuê ngoài Chứng từ sử dụng: - Chứng từ mệnh lệnh bao gồm các quyết định tăng, giảm tài sản. - Chứng từ giao nhận tài sản: + Biên bản ghi nhận các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản ( mẫu 01_TSCĐ) kèm theo hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, hợp đồng nghiệm thu và bàn giao công trình, hợp đồng kinh tế nhận thầu xây lắp. + Biên bản thanh lý TSCĐ ( mẫu số 02_TSCĐ) kèm hóa đơn. + Biên bản bàn giao tài sản sau sửa chữa lớn. + Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( mẫu số 04_TSCĐ). + Biên bản kiểm kê TSCĐ ( mẫu số 05_TSCĐ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao ( mẫu số 06_TSCĐ). Tất cả chứng từ trên đều được bộ phận kế toán TSCĐ phân loại tập hợp vào bộ hồ sơ riêng của từng loại TSCĐ và lưu tại phòng kế toán. Cuối quý kế toán lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng phân xưởng bộ phận sử dụng.Vào cuối niên độ kế toán công ty tiến hành kiểm kê đánh giá lại TSCĐ và sử dụng biên bản kểm kê và đánh giá lại tài sản. Sổ sách sử dụng: - Sổ TSCĐ ( Mẫu số S21-DN) - Sổ tổng hợp chi tiết TSCĐ - Sổ Nhật ký chung ( mẫu số S03a-DN) - Sổ cái các tài khoản 211, 212, 213, 214 ( Mẫu số S03b-DN) Toàn bộ TSCĐ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được trich khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Trình tự tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Sổ Tổng hợp Chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo PMKT ( phần hành TSCĐ ) Chứng từ kế toán TSCĐ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: (1): Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán TSCĐ kế toán nhập vào phần mềm kế toán các bút toán liên quan. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa các số liệu lên sổ chi tiết TSCĐ và sổ Nhật ký chung. (2) Cuối tháng, từ sổ chi tiết TSCĐ phần mềm kế toán sẽ xử lý và tổng hợp lên bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời từ sổ Nhật ký chung số liệu sẽ được lên Sổ Cái các Tài khoản 211, 212, 213, 214 và từ các sổ Cái lên bảng cân đối số phát sinh. (3) Phần mềm kế toán tự đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và sổ cái các TK. Cuối cùng, bảng cân đối số phát sinh đã được lập cùng sổ tổng hợp chi tiết TSCĐ phần mềm kế toán sẽ cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến TSCĐ phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán. 2.3.2. Đặc điểm tổ chức kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ tiền, gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa để phục vụ sản xuất- kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Hiện nay, Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội tổ chức thực hiện kế toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán hiện hành được ban hành theo Quyết