Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI

ẩn bị các nguyên vật liệu chính cho quá trình sản xuất như: thép đặc các loại, … Giai đoạn gia công: Đối với thép chưa qua sử lý được đưa vào máy rèn, đột, dập … để được các chi tiết như yêu cầu. Thời gian giai đoạn này tùy thuộc vào loại thép mà công ty sử dụng. Giai đoạn tạo khuôn: Cứ khoảng 15 phút tạo ra được 1m2 lưới bán thành phẩm. Giai đoạn này gồm 2 bước: + Bước 1: Nguyên vật liệu sau khi gia công được đưa vào hệ thống và cắt gọt. + Bước 2: Các phôi tạo ra sẽ được xử lý qua máy tạo khuôn đan và lắp ráp lại với nhau. Giai đoạn nhập kho: Giai đoạn này các sản phẩm có thể trải qua công đoạn mạ sau khi hoàn thành, giai đoạn nhập kho gồm 2 bước: + Bước 1: Sản phẩm được thử nghiệm chất lượng. + Bước 2: Nhập kho các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng. Do quy trình sản xuất đối với sản phẩm lưới thép rất tiên tiến và hiện đại nên không có một thời gian cụ thể cho từng công đoạn trên, và thời gian bình quân để sản xuất 1m2 lưới thép là 15 phút. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị VVMI Mô hình tổ chức bộ máy( Sơ đồ 1.3): Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị VVMI quản lý theo hệ thống trực tuyến. Đứng đầu là Chủ tịch hội đồng quản trị, tiếp đến là giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh, các phòng ban, cuối cùng là các phân xưởng sản xuất. Mô hình tổ chức của công ty cũng giống như đại đa số các công ty của Việt Nam, chính vì vậy nó có nhược điểm là người quản lý (giám đốc) ít nắm bắt trực tiếp được các hoạt động của doanh nghiệp mình (đặc biệt là đối với các công ty lớn, có nhiều phần hành). Nhưng ngược lại nó lại có ưu điểm là việc phân công nhiệm vụ, chức năng của từng phần ngành, từng bộ phận trong công ty rõ ràng, cụ thể và phù hợp với các công ty có quy mô và hoạt động nhỏ. Đại hội đồng cổ đông Phòng tổ chức hành chính Chủ tịch Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Ban kiểm soát Phòng kế toán - thống kê – tài chính Phòng kỹ thuật cơ điện - an toàn Phòng kế hoạch vật tư Phòng kinh doanh tiêu thụ Chi nhánh than Việt Hùng Xưởng sản xuất vỏ bao xi măng Xưởng sản xuất lưới thép Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty: + Hội đồng quản trị: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để quản trị công ty giữa hai nhiệm kỳ đại hội. + Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, điều hành, quản trị của công ty. + Giám đốc công ty: Do Đại hội đồng quản trị bổ nhiệm để quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty. + Phòng tổ chức hành chính : Giúp HĐQT và Giám đốc công ty thống nhất quản lý các nghiệp vụ về lĩnh vực công tác văn phòng, công tác tổ chức cán bộ, công tác lao động tiền lương – đào tạo, công tác thanh tra bảo vệ… + Phòng kế hoạch vật tư: Giúp HĐQT và Giám đốc quản lý nghiệp vụ công tác kế hoạch vật tư – đầu tư trong công ty theo đúng quy định của Nhà nước, chế độ, nội quy… + Phòng kế tóan tài chính: Giúp HĐQT và giám đốc tổ chức công tác hạch toán kế toán, công tác thống kê, các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính theo đúng Pháp lệnh của Nhà nước, những quy định trong điều lệ của công ty. + Phòng kinh doanh, tiêu thụ: Phòng chuyên môn có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh vật tư, thiết bị….và tiêu dùng một số sản phẩm của công ty. + Phòng kỹ thuật cơ điện: Giúp HĐQT và Ban giám đốc công ty thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực kỹ thuật về công tác điện, cơ khí….phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. + Xưởng sản xuất lưới théo lót nóc lò: Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của xưởng là sản xuất lưới théo lót nóc lò để cung cấp đủ các mỏ than ở Quảng Ninh, phục vụ cho việc khai thác than theo yêu cầu của Tập đoàn Công Nghiệp than khoáng sản Việt Nam và Tổng công ty công nghiệp mỏ Việt Bắc. + Xưởng sản xuất vỏ bao xi măng: Với khách hàng chính là nhà máy xi măng La Hiên, xưởng sản xuất có nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất vỏ bao xi măng cung cấp cho công ty. Ngoài ra xưởng còn có bộ phận kinh doanh xi măng và các vật liệu xây dựng theo yêu cầu của Tập đoàn Công Nghiệp khoáng sản Việt Nam và Tổng công ty công nghiệp mỏ Việt Bắc. + Chi nhánh than Việt Hùng: Tổ chức thực hiện công tác kinh doanh than vủa đơn vị mình đảm bảo các nguyên tắc quản lý của Tổng công ty than Việt Nam và các quy định của công ty. PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH VẬT TƯ THIẾT BỊ VVMI 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH VẬT TƯ THIẾT BỊ VVMI: Để đáp ứng tình hình thực tế của công ty về công tác tài chính kế toán, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Với hình thức này, các công tác kế toán sẽ đơn giản, dễ thực hiện hơn, nhưng cũng nhiều rủi ro phát sinh hơn nếu công ty không kiểm soát một cách chặt chẽ, chi tiết. Công tác kế toán ở các bộ phận trực thuộc cách xa văn phòng do tổ chức kế toán ở các bộ phận thực hiện sau đó định kỳ tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán, còn các bộ phận gần văn phòng sẽ giao cho kế toán công ty và cuối kỳ lập báo cáo kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán(Sơ đồ 2.1): KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN KẾ TOÁN TSCĐ, VL, CCDC KẾ TOÁN KHO THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ CÁC NHÂN VIÊN KINH TẾ Ở CÁC PHÂN XƯỞNG KẾ TOÁN LĐTL & BHXH KẾ TOÁN TẬP HỢP CPSX & TÍNH GIÁ THÀNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các kế toán phần hành là: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ hoạt động tài chính của công ty, trực tiếp quản lý toàn bộ công tác kiểm tra, giám soát, giúp Giám đốc thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý. - Quyền hạn: + Có quyền kiểm tra định kỳ hay đột xuất việc chấp hành các quy định về công tác kế toán, thống kê, vốn, tài sản…Xem có tuân theo đúng các chế độ đối với người lao động ở các đơn vị trong công ty hay không. +. Có quyền yêu cầu cung cấp, hoàn thiện đầy đủ các hóa đơn, chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi, thanh quyết toán. + Quan hệ ngang cấp với các phòng ban chức năng khác, đơn vị sản xuất để chắp mối, bàn bạc giải quyết công việc liên quan đến nhiệm vụ của phòng. Được tham gia các hội nghị có liên quan đến nhiệm vụ của phòng do công ty hoặc cấp trên tổ chức. + Được quan hệ trực tiếp với các đơn vị ngoài công ty, kỳ các văn bản pháp lý và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó nếu được giám đốc ủy quyền. - Trách nhiệm : + Chịu trách nhiệm theo sự phân công của giám đốc công ty về quản lý giá thành, quản lý các hoạt động tài chính của công ty và các đơn vị phụ thuộc: quản lý phát triển các nguồn vốn, quản lý các quỹ của công ty cùng đồng chí phó giám đốc xã hội. + Chịu trách nhiệm chức năng kế toán trưởng theo quy định của pháp luật. + Phân công nhiệm vụ cho các phó phòng, CBNV của phòng + Phổ biến hướng dẫn kịp thời văn bản quy định về chế độ thống kê kế toán tài chính, của các cơ quan Nhà nước, của cấp trên cho CBCNV đơn vị để thực hiện. + Giải quyết kịp thời các đề nghị, kiến nghị của CBCN dưới quyền trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Trợ giúp kế toán trưởng phụ trách các hoạt động của phòng tài chính đồng thời cuối tháng có trách nhiệm tổng hợp các chứng từ thực hiện trong tháng. Căn cứ vào các khoản mục chi phí, đối tượng chi phí của khoản mục nào thì tập hợp vào đối tượng đó, theo dõi các sổ cái tài khoản qua đó còn đối chiếu, kiểm tra và lập các báo cáo kế toán. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt và ghi chép việc chi tiêu các tài khoản tiền của toàn công ty thông qua các sổ quỹ, báo cáo quỹ. Thực hiện một số hoạt động của kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền: Giám sát thu, chi qua chứng từ gốc, theo dõi tình hình biến động từng nguồn vốn của công ty, giám đốc tình hình huy động và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả. Kế toán sử dụng các tài khoản 111, 112, 113. Kế toán TSCĐ: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác kịp thời về số lượng hiện trạng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm di chuyển TSCĐ trong nội bộ công ty, giám sát chặt chẽ việc mua sắm đầu tư sử dụng bảo quản TSCĐ của công ty, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ tổ chức đánh giá, phân loại theo yêu cầu thống nhất của công ty, tổ chức phản ánh ghi chép tổng hợp về tình hình bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. Nhân viên hạch toán của các phân xưởng: Có nhiệm vụ theo dõi từ khâu đưa nguyên vật liệu vào sản xuất cho đến khi sản phẩm tạo ra nhập kho của công ty. Tổ chức tập hợp số liệu các chứng từ ban đầu, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán Kế toán tiền lương và BHXH: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên toàn công ty.. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ lương, tính toán phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan (tập hợp để tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh). Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Có nhiệm vụ xác định đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Sau đó kế toán tập hợp chi phí theo đối tượng đã xác định chính xác về khối lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ, thực hiện tính giá thành kịp thời theo từng đối tượng tính giá thành và phương pháp tính giá thành. Tiến hành phân tích thực hiện định mức dự toán chi phí sản xuất. Đội ngũ kế toán tại công ty bao gồm 6 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 4 kế toán viên. Mỗi kế toán viên kiêm nhiệm một hoặc nhiều phần hành khác nhau. Cơ cấu phòng kế toán là 2 nam và 4 nữ. Độ tuổi trung bình của lao động phòng kế toán vào khoảng 40 tuổi, người có lâu năm kinh nghiệm nhất là 15 năm làm việc tại công ty và trên 30 năm làm việc trong lĩnh vực kế toán, người có số năm kinh nghiệm thấp nhất là 4 năm. Trình độ của các kế toán viên đều đã tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1. Các chính sách kế toán chung - Chế độ kế toán công ty đang áp dụng : QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính - Công ty áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam được ban hành: + Theo QĐ 149/2001 – QĐ BTC ngày 31/12/2001 + Theo QĐ 165/2002 – QĐ BTC ngày 31/12/2002 + Theo QĐ 234/2003 – QĐ BTC ngày 31/12/2003 + Theo QĐ 12/2005 – QĐ BTC ngày 15/2/2005 - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. - Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Một số chính sách kế toán áp dụng Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Theo giá gốc. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Phương pháp đơn giá bình quân. - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định : - Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình : Xác định theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu : - Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính : Theo hóa đơn tài chính và chứng từ quy định hợp lệ khác. - Hình thức “Nhật ký chứng từ” sử dụng hệ thống các sổ sách kế toán sau: Sổ cái tài khoản. Sổ kế toán tổng hợp. Các nhật ký chứng từ. Các bảng kê. Các sổ chi tiết. Các bảng phân bố. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ sử dụng, cách tổ chức và quản lý hệ thống chứng từ trong Doanh nghiệp được lâp và tuân theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ- CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ( theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty (Phụ lục số 2.1) 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán công ty đang sử dụng tuân theo Quyết định sô15/2006/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính được ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006. Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty, các tài khoản được sử dụng cũng được áp dụng linh hoạt và hợp lý. Bảng hệ thống tài khoản của công ty ( Phụ lục số 2.2) 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Công ty đang áp dụng “ hình thức Nhật ký- chứng từ”( Sơ đồ2.2) Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ, (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2: Hình thức nhật ký chứng từ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào Bảng kê và Nhật ký – chứng từ. Đối với các Nhật ký – chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký – chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liêu tổng cộng của các Nhật ký – chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái. Số liệu tổng hợp ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Danh mục Sổ kế toán ( Phụ lục số2.3) 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã được thay đổi phù hợp với Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Hệ thống danh mục Báo cáo tài chính (Phụ lục số2.4) Nơi gửi báo cáo: Cơ quan thuế, Ban Giám đốc, phòng lưu trữ, các cơ quan đầu tư… 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU. 2.3.1. Tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị VVMI. Đặc điểm của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty đang dần được trẻ hóa và có độ tuổi trung bình vào khoảng 30 tuổi. Số lượng công nhân viên lớn, phù hợp với lĩnh vực sản xuất- kinh doanh của công ty. Hầu hết các công nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất có trình độ tay nghề vững vàng và luôn được đào tạo để thích ứng với yêu cầu công nghệ trong công ty Các chế độ, chính sách về tiền lương, tiền thưởng của doanh nghiệp (Ban hành kèm theo quyết định số 280/QĐ-TCHC ngày 4 tháng 06 năm 2008) - Hệ thống các chứng từ công ty sử dụng: Chứng từ phản ánh cơ cấu Lao động: + Quyết định tuyển dụng. + Quyết định sa thải. + Quyết định điều chuyển. + Quyết định thôi việc. Chứng từ phản ánh thời gian Lao động: + Bảng chấm công. Chứng từ phản ánh kết quả Lao động: + Phiếu giao nhận sản phẩm. +Phiếu giao nhận sản phẩm + Phiếu giao khoán khối lượng công việc hoàn thành. Chứng từ phản ánh các khoản thu nhập, phải trả cho công nhân viên + Bảng thanh toán lương và BHXH + Bảng thanh toán thưởng + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Các Tài khoản sử dụng trong tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương của công ty: + Tài khoản 334 - Lương phải trả công nhân viên + Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn. + Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội. + Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định. + Ngoài các tài khoản trên, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: 111, 112, 622, 627, 641, 642… - Hạch toán chi tiết: Các sổ sách sử dụng: + Sổ chi tiết TK 334: Căn cứ vào bảng thanh toán lương của phân xưởng bộ phận các chứng từ phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Các chứng từ thanh toán, được ghi vào phát sinh nợ, có Tk 334. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 334, sau đó vào sổ Tổng hợp chi tiết TK 334 + Sổ chi tiết TK 338: Căn cứ vào bảng thanh toán lương, BHXH, các chứng từ chi tiền, Kế toán ghi vào phát sinh nợ có TK 338(Chi tiết 3382, 3383, 3384). Cuối tháng cộng sổ chi tiết Tk 338, kế toán ghi trực tiếp vào sổ tổng hợp TK 338. Phương pháp tính lương: Để theo dõi được tình hình sử dụng lao động của công nhân viên, doanh nghiệp đã lên kế hoạch lập bảng chấm công cho các phòng ban. Sau đó kế toán tại các phòng ban lập bảng chấm công theo dõi cho từng người theo các ngày cụ thể. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công để xác định số ngày công làm việc thực tế cho mỗi công nhân và tính lương cho từng người cũng như toàn doanh nghiệp. Quy trình luân chuyển chứng từ( Sơ đồ 2.3): GIẤY NGHỈ ỐM, HỌC, HỌP BẢNG CHẤM CÔNG CHỨNG TỪ KẾT QUẢ LAO ĐỘNG BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TỔ, ĐỘI BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG PHÂN XƯỞNG BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TOÀN DN BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG PHÒNG BAN Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ Cách lập bảng thanh toán lương: - Cơ sở lập: Căn cứ vào bảng chấm công đã được lập. - Phương pháp lập: + Bảng thanh toán lương sẽ được lập thường xuyên hàng tháng và mỗi cán bộ công nhân viên được ghi một dòng. + Sau khi lên kế hoạch lập ra bảng thanh toán lương, kế toán sẽ tập hợp để lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm. Bảng thanh toán lương sẽ được lập thường xuyên hàng tháng và mỗi cán bộ công nhân viên được ghi một dòng. Bảng thanh toán lương bao gồm 21 cột: - Cột 1: Số thứ tự các công nhân viên - Cột 2: Danh sách họ và tên cán bộ công nhân viên - Cột 3: Ghi hệ số lương( cơ bản+ phụ cấp) - Cột 4: Ghi hệ số mức phân phối. - Cột 5: Hệ số đãi ngộ. - Cột 6: Ghi tổng hệ số phân phối. S HS phân phối = HSL (CB+PC) x HS mức + Hệ số phân phối đãi ngộ - Cột 7: Số công được lấy trên bảng chấm công. - Cột 8: Tổng số điểm. Tổng số điểm = Tổng hệ số phân phối x Số công - Cột 9: Cách tính lương sản phẩm. Quỹ lương – Quỹ lương thời gian – Quỹ lương PC Số điểm LSP = x từng người Tổng số điểm - Cột 10: cách tính lương thời gian. HSL (CB +PC) x 290000 LTG = x Số NC thời gian 26 - Cột 11: Các khoản phụ cấp khác. - Cột 12: tổng lương trong tháng. STL trong tháng = Lương TG + lương SP + PC khác - Cột 13: Tạm ứng (Số % tạm ứng sẽ tuỳ theo tháng). - Cột 14: Tính BHXH (5%), BHXH được tính trên lương cơ bản. - Cột 15: Tính BHYT (1%), BHYT được tính trên lương cơ bản. -Cột 16: Thuế thu nhập cá nhân phải nộp. - Cột 17: Cộng BHXH và BHYT. - Cột 18: Lĩnh kỳ 2 = STL lương tháng–Tạm ứng –các khoản khấu trừ. - Cột 19: Ăn ca = Số công x 5.000 (đ/ngày). - Cột 20 : Tổng số còn lĩnh = Còn lĩnh + ăn ca kỳ 2. - Cột 21 : Số tiền CNV nhận đủ lương cuối tháng ký nhận. Cuối mỗi tháng, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương như trên rồi chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc ký duyệt. Bảng thanh toán lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị. - Hạch toán tổng hợp: Sổ sách sử dụng: +Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. + Bảng kê số 4, 5, 6 và Nhật ký chứng từ số 8. + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 10. + Sổ cái TK 334. 335, 338 Quy trình ghi sổ tổng hợp( Sơ đồ 2.4): Chứng từ gốc về Tiền Lương và BHXH Bảng phân bổ Tiền Lương và BHXH Bảng kê 4,5,6 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 334,335,338 Báo cáo Kế Toán Nhật ký chứng từ số 1,2,10 Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp 2.3.2. Hạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh thiết bị VVMI. - Hệ thống danh mục một số NVL, CCDC chính tại công ty: + Giấy Krapt + Hạt Taikal + Nhựa PP + Mực in + Nhựa tráng M 9600 + Thép đặc các loại + Vòng bi côn - Quản lý NVL, CCDC tại công ty: NVL, CCDC sau khi nhập vào kho được quản lý theo danh điểm NVL, CCDC. Mỗi lần nhập, xuất được kiểm soát chặt chẽ và đầy đủ chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Tài khoản sử dụng chính: + 152: Nguyên vật liệu + 153: Công cụ dụng cụ + 331: Phải trả người bán Ngoài các tài khoản trên công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: 111,112, 621…. - Hạch toán chi tiết NVL, CCDC: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song( Sơ đồ2.5): - Sổ sách sử dụng : + Thẻ kho : Do Thủ kho mở cho từng vật liệu, công cụ dụng cụ và phản ánh theo chỉ tiêu số lượng. + Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ : Do Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ thực hiện, thep dõi chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Sổ tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn : Do Kế toán chi tiết vật tư thực hiện, chỉ phản ánh theo chỉ tiêu giá trị. PHIẾU NHẬP PHIẾU XUẤT THẺ KHO SỔ CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP N-X-T KẾ TOÁN TỔNG HỢP GHI CHÚ : Ghi hàng ngày: Ghi cuối ngày : Ghi đối chiếu: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ phương pháp thẻ song song - Tại phòng kế toán : Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất lập nên sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, về tình hình nhập xuất tồn của từng thứ, loại công cụ dụng cụ vật liệu, theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp. + Đối với vật liệu nhập kho được đánh giá theo thực tế : Tổng giá thanh toán Giá của vật liệu nhập = Số lượng nhập kho - Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC ( Sơ đồ 2.6) Sổ sách sử dụng: +Bảng phân bổ số 2. + Bảng kê 4, 5, 6 và Nhật ký chứng từ số 7. + Sổ cái TK 152, 153 Kế toán tổng hợp nhập vật tư. Do hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên nhập nhiều loại sản phẩm. Yêu cầu đặt ra là phải phản ánh đúng, chính xác đầy đủ giá thực tế của vật liệu ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua (nếu có) của vật liệu nhập kho và tình hình thanh toán với người bán. Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán kiểm tra và vào luôn các sổ, thẻ có liên quan. Phiếu nhập, xuất NVL, CCDC Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5,6 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 152, 153 Nhật kí chứng từ số 1,2,4,5 Sổ (thẻ) KT chi tiết Báo cáo Kế Toán Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ Kế toán tổng hợp xuất vật tư. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu, xuất kho chủ yếu cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác như nhượng bán… Trường hợp thừa, thiếu vật tư thì có sự đối chiếu thường xuyên giữa phòng kế toán và ở kho. Ngoài hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư hàng ngày để phản ánh kịp thời, tính toán chính xác, phân bổ đúng đối tượng giá thực tế vật liệu xuất dùng, kế toán còn phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ, …. Sổ chi tiết vật tư là căn cứ để kế toán lập sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Sổ tổng hợp dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ cho các đối tượng sử dụng. Bảng này được lập căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hoặc bảng kê xuất. PHẦN III MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH VẬT TƯ THIẾT BỊ - VVMI Sau quá trình thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị VVMI. Qua tìm hiểu thực nghiệm tại công ty em nhận thấy công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đã có những thành tựu nhất định đáp ứng được yêu cầu cơ bản của công ty cũng như đối với Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam – TKV. Với bề dày kinh nghiệm hoạt động, công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI ngày càng phát triển và luôn đổi mới, đã tìm cho mình hướng đi phù hợp với sự phát triển chung của nền kinh tế trong nước và thế giới. Ngày nay, công ty đang ngày càng chiếm được một thị trường lớn trong nước, lượng sản phẩm tiêu thụ này càng cao. Tất cả những thành tựu trên mà công ty đạt được đều là sự nỗ lực cố gắng của toàn bộ Ban giám đốc và cán bộ công nhân viên trong công ty. Sau đây em xin có một số nhận xét về công tác tổ chức kế toán và công tác kế toán của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị VVMI: 3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. Do đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty là vừa t