Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng giao thông 8

p phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty. Để phù hợp với đặc điểm về lao động, đặc điểm về sản xuất kinh doanh. Giám đốc Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng giao thông 8 đã bố trí bộ máy quản lý của công ty phù hợp theo sơ đồ sau Sơ đồ 2:cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng giao thông 8 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH NỘI CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH THIẾT BỊ PHÒNG TỔ CHỨC CB-LAO ĐỘNG PHÒNG KẾ HOẠCH DỰ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT-KCS PHÒNG KHẢO SÁT THIẾT KẾ 4 PHÒNG KHẢO SÁT THIẾT KẾ 2 PHÒNG KHẢO SÁT THIẾT KẾ CẦU ĐƯỜNG PHÒNG KHẢO SÁT THIẾT KẾ 5 PHÒNG KHẢO SÁT ĐỊA CHẤT 1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: Ban giám đốc: Giám đốc: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty, là đại diện pháp nhân của công ty để ký kết hợp đồng kinh tế, hợp tác liên doanh. Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty. -Các phó giám đốc : Là người giúp giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty và chịu trách nhiệm các khâu: +Xây dựng kế hoạch sản xuất từng quý, tháng và tổ chức điều hành sản xuất theo kế hoạch đã được xác định. +Phụ trách công tác kỹ thuật-chất lượng-an toàn lao động. +Phụ trách tiền lương công nhân viên chức. +…. Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc. Công ty hiện có 10 phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau: - Phòng Tổ chức CB- Lao động: Có chức năng tham mưu cho cấp Ủy và ban giám đốc trong công ty trong công tác quản lý tổ chức cán bộ-lao động và một số vấn đề khác trong quá trình hoạt động sản xuất của công ty. - Phòng Hành chính-Thiết bị: Có chức năng trong việc tổ chức quản lý các lĩnh vực văn phòng, quản lý thiết bị, phương tiện sản xuất, giao dịch với khách hàng đến làm việc, giữ gìn an ninh trật tự trong công ty. - Phòng Kế toán - Tài chính: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước. - Phòng kỹ thuật KCS : Có chức năng trong việc quản lý kỹ thuật, quy trình,các quy định kỹ thuật trong sản xuất.. - Phòng Kế hoạch dự toán: Lập kế hoạch sản xuất, theo dõi các mã hàng, làm các thủ tục xuất hàng, vận chuyển hàng hoá, quản lý các kho tàng của Công ty. - Phòng khảo sát thiết kế cầu đường, phòng 2, phòng 4, phòng 5 : Có chức năng trong việc khảo sát thiết kế công trình mà công ty đã trúng thầu hoặc chỉ định thầu theo đề cương kỹ thuật được duyệt. - Phòng khảo sát địa chất: Có chức năng trong việc khảo sát địa hình, địa chất phục vụ cho thiết kế, phục vụ cho thi công 1.4.Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty : Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu bán hàng 458.246.368.275 589.341.223.420 638.472.297.854 2 Lợi nhuận trước thuế từ hoạt động kinh doanh 815.203.319 1.079.134.297 2.049.884.519 3 Các khoản nộp ngân sách Nhà nước 4.800.713.617 5.615.771.609 7.984.076.531 4 Thu nhập bình quân 1.588.125 1.658.315 1.849.537 5 Vốn kinh doanh - Vốn lưu động - Vốn cố định 179.909.082.109 48.876.281.328 131.032.800.781 320.403.305.828 56.210.424.821 264.192.881.007 331.313.933.706 68.590.830.510 263.723.103.196 Nguồn:Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2007,2008,209 Chỉ tiêu về lao động: Đơn vị tính: Người Năm TS lao động Nam Nữ Bộ phận văn phòng Bộ phận SX trực tiếp Trình độ học vấn Đại học CĐ Trung cấp Lao động PT 2008 360 210 150 70 290 20 30 310 2009 392 231 161 93 299 23 49 320 Nguồn:Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2008,209 * Tình hình nguồn vốn của Công ty: Việc hình thành nguồn vốn chủ yếu của Công ty là vốn tự có và vốn vay. Vốn tự có chiếm 53% còn 47% là vốn vay của Ngân hàng. Công tác kế hoạch tài chính của Công ty căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước, xét đoán đánh giá sự biến động của hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tới. Sau mỗi quý căn cứ vào số liệu thực tế đã thực hiện về các chỉ tiêu kế hoạch. Bộ phận kế toán Công ty tiến hành phân tích những mặt mạnh, mặt yếu còn hạn chế từ đó tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 8. 2.1.Bộ máy kế toán tại công ty: 2.1.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Cùng với bộ máy quản lý khá hoàn thiện, bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức một cách có hệ thống và theo phương thức tập trung.Việc phân công công việc được thực hiện mỗi người phụ trách một lĩnh vực và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng. Điều này đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách thông suốt và mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh vào sổ sách kế toán một cách nhanh chóng và kịp thời. Việc phân công lao động như vậy có ưu điểm là tiết kiệm được thời gian, đồng thời tăng hiệu quả quản lý của công ty. Việc phân công lao động như vậy cũng tạo điều kiện để mọi nhân viên trong phòng kế toán có điều kiện kiểm tra, giám sát lẫn nhau và hơn nữa là phối hợp với nhau một cách hiệu quả và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Được tổ chức một cách chặt chẽ, khoa học, phân công lao động rõ ràng. Phòng kế toán cùng với các phòng ban khác trong công ty tạo nên một bộ máy quản lý có hiệu quả và thông suốt. Là một phòng có vị trí quan trọng trong công ty và thực hiện nhiều bước công việc quyết định, phòng kế toán đã và đang trong quá trình hoàn thiện hơn nữa để thực hiện ngày một tốt hơn nhiệm vụ của mình. 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán phần hành: Giúp giám đốc điều hành công tác tài chính kế toán của công ty. Phổ biến hướng dẫn các đơn vị trực thuộc và cá nhân trong công ty thực hiện chế độ chính sách tài chính, kế toán do Nhà nước ban hành, hướng dẫn việc thu thập chứng từ ban đầu(chứng từ gốc ,hóa đơn) theo đúng quy định của nhà nước. Tính toán, lập chứng từ kế toán, định khoản kế toán và hạch toán toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn luân chuyển trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vào sổ sách kế toán. Chủ động tính toán, cân đối các khoản vay và huy động các nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Lập kế hoạch tài chính hàng năm và kế hoạch thu nộp hàng quý. Thực hiện việc nộp ngân sách, theo dõi báo cáo và thanh toán các khoản nộp ngân sách với cơ quan thuế theo đúng quy định Nhà nước. Phối hợp với các phòng chức năng tiến hành kiểm tra thực hiện các chế độ chính sách, các quy định của công ty nhằm ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí, vi phạm chế độ chính sách. Quản lý lưu trữ chứng từ kế toán tài liệu sổ sách kế toán, báo cáo tài chính hàng năm của các đơn vị và toàn công ty. 2.1.3.Phân công lao động kế toán Phòng kế toán tài chính của công ty gồm có 6 người, tại đây mỗi người được quy định rõ nhiệm vụ như sau: Trưởng phòng-Kế toán giá thành: Chịu trách nhiệm chung về tổ chức và điều hành mọi công việc trong phòng, những công việc chung có tính chất toàn công ty. Theo dõi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toán tiền mặt và tiền quỹ ngân hàng,xem xét những vấn đề chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính. Phó phòng-Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, tổng hợp ghi sổ cái, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và làm các công việc báo cáo tài chính theo đúng chế độ tài chính của Nhà nước. Nhân viên kế toán ngân hàng: Mở sổ theo dõi, kiểm tra đối chiếu các khoản tiền về, tiền gửi ngân hàng kiêm hoạch toán chi tiết và tổng hợp sự biến động của tài sản cố định.Tình hình thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, tiền công, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên hàng tháng. Nhân viên kế toán vật tư: Hạch toán chi phí, tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hạch toán chi phí mua hàng, bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản tạm ứng, nợ công. Nhân viên kế toán công trình: Hoạch toán kế toán xây dựng cơ bản trong nội bộ công ty và các công trình thi công lắp đặt, theo dõi phản ứng chính xác giá trị các thiệt hại trong thi công công trình. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt thu chi theo chứng từ cụ thể, có trách nhiệm bảo quản tiền và các giấy tờ có giá trị như tiền, các chứng từ thu chi. Mặc dù có sự phân chia giữa các phần hạch toán mỗi nhân viên trong phòng đảm nhiệm một công việc được giao nhưng giữa các bộ phận đều có sự kết hợp hài hoà, hỗ trợ nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung. Việc hạch toán chính xác trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng khâu là tiền đề cho những khâu tiếp theo và đảm bảo cho toàn bộ hệ thống hạch toán không mắc sai sót, các yếu tố đó tạo điều kiện kế toán tổng hợp xác định đúng kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và qua đó có biện pháp hữu hiệu để khắc phục phấn đấu cho kế hoạch sản xuất kỳ tới. S¬ ®å 3:bé m¸y phßng kÕ to¸n tµi chÝnh ë C«ng ty Phó phòng-Kế toán tổng hợp Trưởng phòng-Kế toán giá thành Kế toán ngân hàng Kế toán vật tư Kế toán công trình Thủ quỹ 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty: 2.2.1. Các chính sách kế toán chung: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hoạch toán kế toán: Việt Nam đồng Khi sử dụng đơn vị tiền tệ khác về nguên tắc là phải trao đổi ra Việt Nam đồng tính theo tỷ giá lúc thực tế phát sinh, hay theo giá thoả thuận. Điều này được nói khá rõ trong chuẩn mực kiểm toán 10 Về ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung Phương pháp hạch toán TSCĐ:Hạch toán khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp luỹ kế Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: -Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, Hàng xuất kho được tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước. -Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Trích lập và hoàn dự phòng: Không có 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luận chuyển xử lý chứng từ là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do vậy, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng, tránh chồng chéo là rất cần thiết. Công ty áp dụng chứng từ kế toán theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004 NĐ – CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng: - Dựa trên đặc điểm kinh doanh, qui mô hoạt động mà công ty chỉ sử dụng một số mẫu chứng từ sau: Bảng 1. Mẫu chứng từ sử dụng tại Công ty cổ phần Tư vấn XDGT 8 Số TT T ên chứng từ Số hiệu I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL 3 Bảng thanh toán tiền lương 02- LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 5 Giấy đi đường 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06- LĐTL 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10- LĐTL 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11- LĐTL II Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT 3 Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, vật tư, công cụ, hàng hóa 03-VT 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT 6 Bảng kê mua hàng 06-VT 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT III Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01- TSCĐ 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02- TSCĐ 3 Biên bản bàn giao sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành 03- TSCĐ 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04- TSCĐ 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05- TSCĐ 6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06- TSCĐ IV Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT 2 Phiếu chi 02-TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT 6 Biên lai thu tiền 06-TT 7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí, đá quý 07-TT 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) 08a-TT 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) 08b-TT 10 Bảng kê chi tiền 09-TT V Các chứng từ khác 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản 3 Hóa đơn GTGT 01GTKT-3LL 4 Hóa đơn bán hàng thông thường 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 02GTTT-3LL 6 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý 03PXK-3LL 7 Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính 04HDL-3LL 8 Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn 05TTC-3LL 9 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 04/GTGT 10 Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán - Quy định chung của công ty về lập và luân chuyển chứng từ: Chứng từ được lập cần có đủ các thông tin cần thiết và có chữ ký của các bên có thẩm quyền, số liệu trên các chứng từ phải chính xác, rõ rang. Tất cả các chứng từ do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung tại bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó, khi xác minh rõ ràng tính pháp lý của chứng từ thì mới dung chứng từ đó để ghi sổ. Trình tự luân chuyển chứng từ: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc ký duyệt, phân loại sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán, lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán. Nhìn chung, hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty đầy đủ, phục vụ tốt cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ của công ty khá chặt chẽ, đảm bảo thực hiện tốt các quy định của chế độ kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng đã thực hiện đúng nội dung, phương pháp lập ký chứng từ theo quy định của luật kế toán và các văn bản pháp luật khác có lien quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toán hiện hành. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Để có thể theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để có thể phản ánh một cách chính xác nhất các nghiệp vụ thì việc sử dụng một hệ thống tài khoản càng chi tiết càng thuận lợi. Tuy nhiên trên thực tế, do có những trường hợp ta không theo dõi một cách chi tiết được, nên việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế cũng không thể chính xác hoàn toàn được. Chính vì vậy, tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp để sử dụng một hệ thống tài khoản cho phù hợp. Bảng2 : Một số tài khoản tổng hợp chủ yếu tại công ty cổ phần Tư vấn xây dựng giao thông 8: STT Số hiệu TK Tên TK STT Số hiệu TK Tên TK 1 111 Tiền mặt 20 351 Quĩ dự phòng trợ cấp mất việc 2 112 Tiền gửi ngân hàng 21 352 Dự phòng phải trả 3 113 Tiền đang chuyển 22 411 Nguồn vốn kinh doanh 4 131 Phải thu khách hàng 23 414 Quĩ đầu tư phát triển 5 133 Thuế GTGT được khấu trừ 24 415 Quĩ dự phòng tài chính 6 141 Tạm ứng 25 421 Lợi nhuận chưa phân phối 7 152 Nguyên vật liệu 26 431 Quĩ khen thưởng phúc lợi 8 153 Công cụ, dụng cụ 27 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB 9 154 Chi phí sxkd dở dang 28 511 DT bán hàng và cung cấp dv 10 159 Dp giảm giá hàng tồn kho 29 515 DT hoạt động tài chính 11 211 TSCĐ hữu hình 30 621 Chi phí nvl trực tiếp 12 213 TSCĐ vô hình 31 622 Chi phí nhân công trực tiếp 13 214 Hao mòn TSCĐ 32 627 Chi phí sản xuất chung 14 331 Phải trả người bán 33 632 Giá vốn hàng bán 15 333 Thuế và các khoản phải nộp NN 34 635 Chi phí hoạt động tài chính 16 334 Phải trả người lao động 35 642 Chi phí quản lý 17 335 Chi phí phải trả 36 711 Thu nhập khác 18 341 Vay dài hạn 37 811 Chi phí khác 19 338 Phải trả, phải nộp khác 38 821 Chi phí thuế thu nhập DN 39 911 Xác định kết quả kinh doanh 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Theo nguyên tắc đối với doanh nghiệp có nhiêu nhân viên kế toán thì ghi sổ kế toán chi tiết sẽ do kế toán chi tiết từng phần hành kế toán ghi chép, còn sổ kế toán tổng hợp sẽ do kế toán tổng hợp ghi. Điều này tạo điều kiện cho việc luân chuyển chứng từ từ nơi phát sinh chứng từ đến nơi ghi sổ kế toán được dễ dàng, không tạo nên sự nhầm lẫn hay thiếu sót trong việc ghi sổ kế toán. a. Sổ kế toán chi tiết Các sổ chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm: Sổ quỹ tiền mặt. Sổ kho. Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá. Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá. Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ theo dõi thuế GTGT. Ngoài những sổ kế toán chi tiết trên, doanh nghiệp còn sử dụng một số sổ chi tiết khác như sổ lương của doanh nghiệp, bảng tính giá sản phẩm. Sổ lương của doanh nghiệp được ghi chép theo từng tháng theo mẫu của Bộ tài chính. Bảng tính giá sản phẩm được doanh nghiệp tự lập mẫu cho phù hợp với yêu cầu quản lý, kinh doanh tại doanh nghiệp. Bảng này được lập chi tiết cho từng sản phẩm .B¶ng này được thiết kế theo 2 mẫu: 01 mẫu sử dụng cho yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp, 01 mẫu để giao cho khách hàng. b. Sổ kế toán tổng hợp Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại doanh nghiệp và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biến động, doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Với hình thức sổ kế toán này, doanh nghiệp đã sử dụng sổ nhật ký đặc biệt, đó là nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền.. Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, doanh nghiệp sử dụng 4 sổ kế toán : Nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ cái, NhËt ký tiÒn göi ng©n hµng. Sổ nhật ký chung được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian, nghiệp vụ nào xảy ra trước thì được ghi sổ trước, nghiệp vụ nào xảy ra sau thì ghi sau. Theo nguyên tắc kế toán, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh (đã có một chứng từ gốc) thì nghiệp vụ đó phải được ghi chép vào Nhật ký chung và các nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chi tiền và sổ nhật ký thu tiền là 2 sổ nhật ký đặc biệt được kế toán doanh nghiệp sử dụng. Hàng ngày có nhiều nghiệp vụ xuất nhập quỹ tiền mặt cho những giao dịch, mua nguyên vật liệu, thu tiền bán hàng, thu nợ…Do vậy, việc mở sổ nhật ký chi tiền và nhật ký thu tiền là hoàn toàn phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp. Nó góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi số dư trên tài khoản 111, xác định được tình hình thu chi hàng ngày tại doanh nghiệp. Và sổ nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền là căn cứ quan trọng tạo điều kiện cho việc lập báo cáo quản trị hàng tháng được dễ dàng. Qua phân tích trên ta thấy rằng việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung trong ghi chép sổ sách kế toán tại doanh nghiệp là hoàn toàn phù hợp, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin tài chính, thông tin quản trị tại doanh nghiệp. c.Trình tự ghi sổ kế toán tại doanh nghiệp Hµng ngµy khi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh th× cã c¸c chøng tõ gèc ®i kÌm, c¸c chøng tõ gèc nµy hµng ngµy ®­îc ®­a vµo sæ nhËt ký, nªn c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh ®­îc ghi vµo sæ chi tiÕt tµi kho¶n, trong c¸c tr­êng hîp nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn thu-chi tiÒn mÆt th× c¸c phiÕu thu- chi ®­îc chuyÓn cho bé phËn thñ quü ®Ó vµo sæ quü, ®Õn cuèi th¸ng rót ra sè d­. Sau ®ã phiÕu thu chi ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n tiÒn mÆt vµo sæ nhËt ký thu- chi tiÒn mÆt, cuèi th¸ng rót ra sè d­ ®èi chiÕu vµo sæ quü vµ phiÕu kÕ to¸n chuyÓn cho kÕ to¸n tæng hîp sæ c¸i. T­¬ng tù c¸c sæ chi tiÕt tµi kho¶n còng lªn phiÕu kÕ to¸n chuyÓn cho kÕ to¸n tæng hîp ®Ó vµo sæ c¸i.Tõ tÊt c¶ c¸c sæ c¸i, kÕ to¸n tæng hîp sÏ lªn b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh . Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số phát sinh tài sản Báo cáo tài chính Sổ chi tiết tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh từng tài sản Ghi báo cáo hàng ngày Cuối tháng ghi . Đối chiếu 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Mäi công việc ghi chép sổ sách hàng ngày của kế toán với mục đích lưu trữ, quản lý, phân tích, đánh giá thông tin để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán vào cuối kỳ. Tuỳ theo yêu cầu quản lý và điều kiện doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có chế độ báo cáo kế toán khác nhau và mỗi chu kỳ kế toán dài hay ngắn cũng khác nhau. Có doanh nghiệp 1 tháng, 1 quý, 6 tháng hay 1 năm tiến hành lập báo cáo tài chính 1 lần.Tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng giao thông 8, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính theo từng quý. Còn báo cáo quản trị được lập theo tháng với những báo cáo thông thường. Còn đa số các báo cáo quản trị được lập vào cuối quý và cuối năm. Theo như chế độ kế toán áp dụng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, báo cáo tài chính mà hàng năm doanh nghiệp cần lập gồm 3 biểu mẫu báo cáo là: Bảng cân đối kế toán. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải lập một phụ biểu để gửi thêm cho cơ quan thuế là : Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Báo cáo tài chính được lập theo biểu mẫu do Bộ Tài chính quy định và gửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm: Cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ quan thống kê. Cơ quan thuế. Về quy định lập báo cáo tài chính, cuối năm khi niên độ kế toán kết thúc, kế toán tiến hành tập hợp số liệu trên các sổ sách kế toán. Kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt đồng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảng thuyết minh báo cáo tài chính về các vấn đề như: hình thức sỡ hữu vốn, lĩnh vực kinh doanh, những ảnh hưởng quan trong đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong năm báo cáo, các chính sách kế toán tại doanh nghiệp, và chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính. Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước được lập để gửi thêm cho cơ quan thuế. Đây là bảng theo dõi về số thuế tăng trong năm, số thuế đã nộp trong năm và số thuế còn phải nộp tính đến cuối năm tài chính. Báo cáo này được kế toán doanh nghiệp lập dựa trên sổ sách kế toán theo dõi trên tài khoản 133 và tài khoản 333, ngoài ra còn dựa trên thông báo nộp thuế mà cơ quan thuế gửi đến hàng tháng. Ngoài các báo cáo tài chính ra, cuối mỗi tháng doanh nghiệp còn phải lập cac báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị được lập và gửi cho giám đốc điều hành và hội đồng quản trị. Hàng tháng, kế toán lập báo cáo thu, báo cáo chi trong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày. Thông qua báo cáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tích các khoản thu, chi. Báo cáo phân tích các khoản thu được sử dụng để phân tích các khoản thu theo các chỉ tiêu: Thu từ các khoản bán hàng trong tháng. Thu nợ của khách hàng Thu từ các khoản khác. Báo cáo các khoản chi được sử dụng để phân tích các khoản chi tiêu trong tháng, bao gồm các chỉ tiêu: Chi mua nguyên vật liệu. Chi trả nợ người bán từ kỳ trước. Chi trả lương công nhân viên trong tháng. Chi tiền điên, nước, điện thoại, fax. Các khoản chi khác như: chi vận chuyển bốc dỡ, chi thuê thử nghiêm, chi thăm hỏi ốm đau… Còn vào cuối năm tài chính, các báo cáo quản trị được lập khá nhiều. Nó bao gồm các báo cáo về mọi tài sản có trong doanh nghiệp tính đến cuối năm. Ví dụ như: báo cáo về tình hình sử dụng tổng quỹ lương trong năm tài chính; báo cáo công nợ với người mua, người bán chi tiết theo đối tượng; báo cáo TSCĐ cuối kỳ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại; báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh trong năm; kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tiếp theo… Như vậy, ngoài những báo cáo tài chính cần phải lập theo quy định của Bộ Tài chính vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp đã sử dụng các báo cáo khác cho phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào cuối mỗi tháng, cuối quý. Điều này đã đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng có quan tâm đến doanh nghiệp. Như việc lập báo cáo quản trị vào cuối tháng để phục vụ cho nhu cầu quản trị của bộ phận điều hành doanh nghiệp, việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị vào cuối quý để thấy được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua một quý, từ đó để rút ra những biện pháp thích hợp cho phát triển doanh nghiệp trong kỳ tiếp theo; báo cáo tài chính được lập vào cuối năm để cung cấp thông tin cho cả các đối tượng bên ngoài công ty theo quy định của chế độ kế toán. 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Tổ chức hạch toán Để hiểu rõ hơn về hệ thống kế toán, tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp, chúng ta đi vào tìm hiểu phương pháp, quy trình hạch toán trên các phần hành kế toán cụ thể. Bao gồm các phần hành kế toán sau: Kế toán TSCĐ. Kế toán lao động tiền lương. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành KT hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiêu thụ v