Báo cáo Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty TNHH Hoa Việt

học kỹ thuật phát triển, những công nghệ chỉ sau một thời gian đã trở lên lạc hậu. Để thực hiện mục tiêu cạnh tranh của mình thì doanh nghiệp phải luôn đổi mới công nghệ. Hiện nay, Công ty bao bì Hoa Việt đã mở rộng quy mô sản xuất với hơn 15.000m2 nhà xưởng và hệ thống máy móc hiện đại được nhập khẩu từ các nước tiên tiến như Nhật Bản và Đài Loan, bao gồm: dây chuyền sản xuất tâm carton (3, 5 và 7 lớp ), các máy in dọc, ngang (từ 2 đến 5 màu, khổ lớn ), máy bế, máy cắt dọc ngang và máy ghim, bó tự động; toàn bộ máy sản xuất của Hoa Việt đều có độ chính xác cao, tạo nên dây chuyền khép kín đồng bộ với công suất lớn. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CTY TNHH HOA VIỆT 1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy Công ty bao bì Hoa Việt có cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo của doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Sơ đồ 1-2: Tổ chức bộ máy Công ty bao bì Hoa Việt Để các bộ phận chức năng hoạt động hiệu quả, Công ty đã đưa ra các quy định chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận rất rõ ràng nhưng vẫn có sự điều chỉnh linh hoạt theo từng năm cụ thể. Ban Giám đốc: Là những người nắm toàn bộ quyền hạn, chỉ đạo chung toàn công ty. Trong đó, giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về việc tổ chức mọi hoạt động của công ty, có quyền quyết định trong việc đề ra các chính sách phương thức quản lý và sử dụng nguồn vốn, đưa ra kế hoạch đào tạo, sử dụng lao động, phương thức trả lương tiền thưởng, quỹ phúc lợi. Trợ giúp cho giám đốc là các phòng ban chức năng. Khối hành chính Phòng kế toán: Phòng kế toán phấn đấu thực hiện các mục tiêu chất lượng: Cập nhật, xử lý thông tin, số liệu, sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác nhất Lập tờ khài thuế GTGT gửi lên cơ quan thuế chậm nhất vào ngày 10 hàng tháng, đồng thời lập Báo cáo tài đúng thời hạn chậm nhất vào ngày 31/3 hàng năm Theo dõi chặt chẽ công nợ giữa người mua và người bán để có kế hoạch thu chi đúng thời hạn quy định Phối hợp với phòng kế hoạch về các đơn đặt hàng nhằm viết hóa đơn đầy đủ để theo dõi đúng công nợ, tờ khai thuế đúng. Phòng hành chính – nhân sự: Giúp giám đốc trong việc vận dụng, thực hiện các chính sách của nhà nước về công tác cán bộ, lao động, tiền lương Kiểm tra thực hiện và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công nhân viên Đánh giá hoạt động giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định về đề bạt, về tiền lương, lựa chọn nhân sự cho đào tạo, và khuyến khích nhân viên Phòng Marketing Phấn đấu đạt doanh số Ban Giám đốc đề ra cho Phòng Marketing theo năm Kết hợp với Phòng Kế toán thu hết những khoản công nợ khó đòi hết năm Tiếp cận khách hàng khoảng 70 khách hàng trong một năm để đạt kết quả cao nhất Khối nhà máy Phòng quy hoạch kế hoạch Đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng, số lượng về tiến độ giao hàng. Lập kế hoạch giao hàng một cách cụ thể, chính xác, đảm bảo giao hàng đúng 100% theo kế hoạch Phân tách tiến hành sản xuất từng tháng, quý theo mục tiêu chất lượng của Công ty với ý kiến đánh giá của khách hàng. Có ít nhất 3 sáng kiến, cải tiến, hợp lý hóa trong sản xuất Phòng quản lý sản xuất: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm Lên kế hoạch sản xuất hàng năm, hàng quý, hàng tháng đảm bảo tiến độ công việc, chất lượng sản phẩm Đôn đốc các bộ phận thực hiện hoàn thành kế hoạch Phòng sản xuất: Hoàn thành 100% công việc được giao trong ngày Kiểm tra chặt chẽ, ghi chép, báo cáo số lượng đầy đủ, chính xác Nâng cáo chất lượng sản phẩm, hạn chế tỷ lệ sai hỏng ở mức 3% Đào tạo tay nghề cho mọi thành viên trong phòng, phấn đấu đạt tỷ lệ 95% biết làm tốt công việc của phòng Phòng quản công – quản lý thiết bị Có kế hoạch sử dụng máy móc hợp lý, phục vụ tốt cho sản xuất Bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời để máy móc hoạt động tốt Ưu điểm của cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng là: tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền, không đòi hỏi người lãnh đạo có kiến thức toàn diện, tổng hợp, thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng vẫn tồn tại những nhược điểm: Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngoài ra mỗi khi các người lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. Vì thế, người lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH HOA VIỆT Chỉ tiêu Đầu năm 2006 Đầu năm 2007 Đầu năm 2008 Cuối năm 2008 I. Tài sản ngắn hạn 59,54% 65,12% 66,31% 70,97% 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 2,38% 2,15% 6,73% 2,58% 2. Các khoản phải thu ngắn hạn 31,13% 41,30% 45,11% 55,27% 3. Hàng tồn kho 24,03% 21,67% 13,75% 12,56% 4. Tài sản ngắn hạn khác 0,72% 0,56% II. Tài sản dài hạn 40,46% 34,88% 33,69% 29,03% 1. Tài sản cố định 40,46% 34,75% 33,59% 29,03% 2. Tài sản dài hạn khác 0.13% 0,10% TỔNG TÀI SẢN 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% I. Nợ phải trả 68,72% 65,25% 57,62% 64,44% 1. Nợ ngắn hạn 59,71% 62,10% 57,62% 64,44% 2. Nợ dài hạn 9,01% 3,15% II. Vốn chủ sở hữu 31,28% 34,75% 42,38% 35,56% TỔNG NGUỒN VỐN 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% Bảng 1-1: Cơ cấu tài sản và nguồn vốn Về cấu trúc tài chính của công ty: Cơ cấu tài sản: Tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn hơn tài sản dài hạn và có xu hướng tăng lên qua từng năm. Chủ yếu là do công ty tăng tỷ trọng các khoản phải thu ngắn hạn, cho thấy công ty có chính sách gia hạn thời gian thanh toán cho khách hàng, nhằm tăng doanh thu tiêu thụ. Chính vì vậy mà tỷ trọng hàng tồn kho giảm đi trong những năm gần đây, chủ yếu là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Tài sản dài hạn đa phần là tài sản cố định ( trang thiết bị máy móc, nhà xưởng ). Tuy công ty liên tục đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại cho sản xuất nhưng do khoản phải thu ngắn hạn tăng nhiều làm giảm tỷ trọng của tài sản dài hạn. Cơ cấu nguồn vốn: Nợ phải trả chiếm tỷ trọng cao hơn vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn. Nợ ngắn hạn chiếm đa phần trong nợ phải trả. Do chính sách nới lỏng trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu ngắn hạn nên công ty tự chủ được vốn để đầu tư sản xuất mà phải đi vay ngắn hạn lấy vốn tiếp tục sản xuất. Chỉ tiêu Đầu năm 2006 Đầu năm 2007 Đầu năm 2008 Cuối năm 2008 Hệ số nợ 68,72% 65,25% 57,62% 64,44% Hệ số đầu tư TSCĐ 77,32% 99,64% 126,15% 122,49% Hệ số khả năng thanh toán tổng quát 145,52% 153,26% 173,54% 155,18% Hệ số khả năng thanh toán nợ NH 99,72% 104,87% 115,07% 110,13% Hệ số khả năng thanh toán nhanh 59,47% 69,97% 89,96% 89,77% Bảng 1-2: Bảng chỉ tiêu tài chính về khả năng thanh toán Về khả năng thanh toán: Tuy nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn nhưng khả năng thanh toán của công ty vẫn khá tốt, thể hiện qua Hệ số khả năng thanh toán tổng quát, Hệ số khả năng thanh toán nợ NH, Hệ số khả năng thanh toán nhanh. Các hệ số này có xu hướng tăng trong những năm gần đây. Các chỉ tiêu Hệ số khả năng thanh toán tổng quát, Hệ số khả năng thanh toán nợ NH đến cuối năm 2008 đều lớn hơn 100% cho thấy toàn bộ tài sản và tài sản ngắn hạn của công ty đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Hệ số khả năng thanh toán nhanh gần tới 100% là mức hợp lý, cho thấy công ty không bị ứ đọng vốn mà nguồn vốn được luân chuyển liên tục để tạo doanh thu và lợi nhuận. Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tỷ suất doanh lợi 4,97% 4,62% 4,32% ROA 8,85% 9.07% 10,35% ROE 26,77% 23,47% 27,08% Bảng 1-3: Bảng chỉ tiêu tài chính về hiệu quả kinh doanh Hiệu quả kinh doanh của công ty khá có xu hướng tăng vững chắc. Tỷ suất doanh lợi khá ổn định. Chỉ tiêu ROA cho biết sức sinh lời của tài sản có xu hướng tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng tài sản của công ty tốt. Chỉ tiêu ROE cho biết sức sinh lợi của vốn chủ sở hữu của công ty khá cao do hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu tốt và do cả tỷ trọng vốn chủ hữu trong tổng nguồn vốn không cao. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HOA VIỆT 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hoa Viêt Mô hình tổ chức : Sơ đồ 2-1: Tổ chức bộ máy kế toán Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng có trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể là : Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán Kiểm tra tình hình hạch toán, tình hình tài chính, vốn và huy động vốn Khai thác các khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin tài chính chính xác, kịp thời để Ban giám đốc ra quyết đinh kinh doanh Lập báo cáo tài chính. Kế toán doanh thu có trách nhiệm và nhiệm vụ là: Phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu của công ty Mở đầy đủ sổ sách kế toán theo đúng quy định của công ty Hoàn chỉnh chính xác kịp thời những báo cáo hàng ngay,hàng tháng, hàng quý, năm của công ty để nộp nên các cơ quan cấp cao Kế toán vật tư và giá thành: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loai vật liệu, dụng cụ tại đơn vị; tổng hợp và tính giá thành cho từng đơn hàng. Kế toán thanh toán: Kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản Phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phải cung cấp Tính lương và các khoản phụ cấp theo lương chi trả cho cán bộ công nhân viên Kế toán thuế: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ Theo dõi tình hình nộp thuế cho hải quan, cơ quan thuế Nộp báo cáo thuế đúng quy định của chế độ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi, cập nhật các khoản thu chi, kiểm tra ghi chép sổ sách đúng, tránh nhầm lẫn. Thủ quỹ phải thường xuyên báo cáo với Kế toán trưởng từ đó lên kế hoạch thu chi kịp thời. Cuối tháng , thủ quỹ tiến hành khóa sổ, tính số dư và đối chiếu sổ theo dõi chi tiêu giữa sổ quỹ tiền mặt và số tiền hiện có trong quỹ. 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH Hoa Việt 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Chế độ kế toán công ty đang áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/09/2006 Đồng tiền sử dụng trong hạch toán: VNĐ Kỳ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp trùng với năm dương lịch. Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 2.2.2.1. Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.       Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của công tác kế toán, lập chứng từ kế toán phải tuân thủ theo nguyên tắc sau:          + Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán          + Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng mẫu in sẵn cho từng nghiệp vụ, trường hợp lập chứng từ bằng máy vi tính cũng phải đảm bảo theo mẫu quy định          + Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không tẩy xoá, sửa chữa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bắng số,        + Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt và dấu của đơn vị (nếu có).            + Chứng tõ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải in ra giấy và lưu trữ theo quy định. 2.2.2.2. Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ       Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc tiếp nhận từ bên ngoài đều được tập trung ở bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ trước khi ghi sổ 2.2.5.2.1. Kiểm tra chứng từ            - Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.           - Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi trong chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu kế toán có liên quan.           - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập và xét duyệt đối với từng loại chứng từ.          - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán       Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính phải từ chối thực hiên đồng thời phải báo kịp thời cho kế toán trưởng và Ban giám đốc để xử lý kịp thời. Chỉ những chứng từ kế toán sau khi kiểm tra đảm bảo hợp pháp, hợp lệ mới được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. 2.2.5.2.2. Hoàn chỉnh chứng từ    Hoµn chØnh chøng tõ là công việc cần thiết phải thực hiện phục vụ việc ghi sổ kế toán cho thuận lợi, gồm:        - Hoàn chỉnh đầy đủ nội dung, yếu tố quy định trên chứng từ.        - Phân loại chứng từ kế toán phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. 2.2.5.2.3. Luân chuyển chứng từ kế toán.       Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.       Việc luân chuyển chứng từ kế toán phải tuân thủ những quy định của kế toán trưởng về thứ tự và thời gian đến những người có liên quan để ghi số kế toán kịp thời. 2.2.5.2.4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán.       Chứng từ kế toán sau khi sử dụng cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán mà Nhà nước đã ban hành.           - Trường hợp xảy ra mất chứng từ kế toán phải kịp thời báo cáo kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời.  Trưòng hợp mất chứng từ kế toán là hoá đơn bán hàng, séc khống… còn phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất để có biện pháp xử lý kịp thời           - Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính, trường hợp tài liệu kế toán bị giam giữ, bị tịch thu, thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận.           - Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với tài liệu dùng cho quản lý điều hành đơn vị. Tối thiểu 10 năm đối với tài liệu kế toán để ghi sổ lập báo các tài chính. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ hạch toán. Hơn nữa, tổ chức tài khoản kế toán thực chất là tổ chức hệ thống ghi đơn, ghi kép để hệ thống hóa chứng từ kế toán theo thời gian và đối tượng cụ thể. Hệ thống tài khoản Công ty bao bì Hoa Việt sử dụng tuân thủ theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/09/2006. Ví dụ: TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” được chi tiết theo từng ngân hàng và đơn vị và đồng tiền sử dụng: TK 112 được chi tiết như sau: TK1121: Tiền VNĐ gửi ngân hàng TK 1121-CG: Tiền VNĐ gửi ngân hàng Cầu Giấy TK 1121-HN: Tiền VNĐ gửi ngân hàng Hà Nội TK 1121-NN: Tiền VNĐ gửi ngân hàng Nông nghiệp TK 1122: Tiền USD gửi ngân hàng TK 1122-CG: Tiền USD gửi ngân hàng Cầu Giấy TK 1122-HN: Tiền USD gửi ngân hàng Hà Nội TK phản ánh chi phí được mở: TK 621: CP NVLTT TK 622: CP NCTT TK 627: CP SXC được chi tiết thành các TK cấp 2: TK 6271: CP quản công TK 6272: CP vật liệu TK 6273: CP dụng cụ sản xuất TK 6274: CP khấu hao TSCĐ TK 6277: CP dịch vụ mua ngoài TK 6278: CP khác 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hình thức sổ được sử dụng là nhật ký chung Sơ đồ 2-2: Quy trình ghi sổ hình thức sổ nhật ký chung Quy trình luân chuyển chứng từ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dung làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kê toán phù hợp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.  2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Nơi gửi báo cáo: Cơ quan Thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan thống kê Trách nhiệm lập báo cáo: kế toán trưởng có trách nhiệm lập báo cáo tài chính hàng tháng gửi lên Ban Giám đốc phê duyệt, sau đó gửi các cơ quan , Các loại báo cáo tài chính mà công ty lập: Bảng Cân đối kế toán:        Mẫu số B 01 – DNN Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh:         Mẫu số B 02 – DNN Bản Thuyết minh báo cáo tài chính:      Mẫu số B 09 – DNN Bảng Cân đối tài khoản:         Mẫu số F 01- DNN  Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ    Mẫu số B03-DNN  2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Tổ chức hạch toán tại Công ty TNHH Hoa Việt 2.3.1.1 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Chứng từ kế toán nguyên vật liệu được tổ chức chặt chẽ bao gồm các chứng từ : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Biên bản kiểm kê, hàng hóa, vật tư Tài khoản sử dụng: TK 1521: NVL chính TK 1522: NVL phụ và phụ gia Hạch toán tổng hợp Bảng 2-3: Hạch toán nguyên vật liệu 2.3.1.2 Tổ chức hạch toán lao động tiền lương Các chứng từ kế toán băt buộc liên quan đến phần hành kế toán lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH Danh sách người lao động hưởng BHXH Tài khoản sử dụng: TK 622: CP NCTT TK 334: Phải trả người lao động TK 335: Chi phí phải trả TK 3382: Bảo hiểm y tế TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Kinh phí công đoàn Hạch toán Sơ đồ 2-4: Hạch toán lương và các khoản trích theo lương 2.3.1.3 Tổ chức hạch toán TSCĐ Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu 01- TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu 02- TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu 04- TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu Mẫu 06- TSCĐ TK sử dụng: TK 211: TSCĐ hữu hình, chi tiết thành các tài khoản cấp 2: TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112: Máy móc, thiết bị TK 2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK2118: TSCĐ khác TK 2141: Khấu hao TSCĐ hữu hình Sơ đồ 2-5: Hạch toán tăng,giảm TSCĐ 2.3.1.4 Tổ chức hạch toán giá thành Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho Bảng thanh toán tiền lương Bảng phân bổ khấu hao Hóa đơn GTGT các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho sản xuất Tài khoản sử dụng: TK 621: CPNVLTT TK 622: CP NCTT TK 627: CP SXC (chi tiết thành các tài khoản cấp 2) TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(chi tiết cho từng đơn hàng) TK 155: thành phẩm (chi tiết cho từng đơn hàng) Hạch toán giảm chi phí sản xuất chung Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp TK 1331 Thành phẩm nhập kho TK 155 TK 152, 153 Vật liệu dùng không hết nhập kho Tiền lương và phụ cấp lương Chi phí vật liệu, dụng cụ Mua ngoài phải trả hay đã trả Các chi phí sản xuất khác Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ (nếu có) (Không phân bổ) vào giá vốn Kết chuyển CPSXC cố định TK 111, 112, 152 … Phân bổ (hoặc kết chuyển) Các khoản thu hồi ghi TK 111, 112, 152 … Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí theo dự toán Chi phí nhân viên phân xưởng TK 152, 153 TK 242, 335 TK 334, 338 TK 627 TK 338 Các khoản đóng góp theo tỉ lệ với tiền lương thực tế của nhân công trực tiếp phát sinh Phải trả cho công nhân trực tiếp TK 334 TK 622 TK 152 Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp TK 154 TK 621 Chế tạo sản phẩm, tiến hành lao vụ, dịch vụ Vật liệu dùng trực tiếp TK 151, 331, 111,112, 331, … Chi phí sản xuất chung cho các đối tượng tính giá TK 214 TK 331, 111, 112, … Sơ đồ 2-6: Hạch toán chi phí 2.3.1.5 Tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí Chứng từ: Hóa đơn GTGT bán hàng Tài khoản TK 511: Doanh thu bán hàng TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính TK 521: Chiết khấu thương mại TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 632: Giá vốn hàng bán Hạch toán Sơ đồ 2-7: Hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh 2.3.2. Tổ chức hạch toán tại Công ty TNHH Hoa Việt 2.3.2.1 Tiền tệ: Tiền mặt: Nhập quỹ tiền mặt (thu tiền): - Khi khách hàng, CBCNV nộp tiền hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ hoặc các hoạt động thu tiền khác, kế toán lập phiếu thu (mẫu 01-TT). Yêu cầu: + Lập 2 (hai) liên. + Ghi đầy đủ chính xác, rõ ràng nội dung trên phiếu thu, đánh số phiếu thu và vào sổ đăng ký phiếu thu. - Chuyển phiếu thu trình Kế toán trưởng xem xét kiểm tra, ký duyệt (Phiếu thu không phải trình Giám đốc ký). - Sau khi đã hoàn tất việc trình ký, kiểm tra, chuyển phiếu thu cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền. Thủ quỹ yêu cầu người nộp tiền ký nộp rồi kiểm tra xác nhận đủ số tiền thì ký nhận và nhập quỹ. + Phiếu thu liên thứ 2 giao cho người nộp. + Liên thứ 1 thủ quỹ ghi sổ báo cáo quỹ và cuối ngày chuyển cho Kế toán quỹ (kèm theo chứng từ gốc và Báo cáo quỹ). Xuất quỹ tiền mặt (chi tiền): Căn cứ các chứng từ có liên quan mà người đề nghị thanh toán, xin tạm ứng, thanh toán tạm ứng..., chuyển cho phòng TC-KT: - GĐNTT (mẫu của TCT), - GĐNTƯ (mẫu 03-TT), - GTTTTƯ (mẫu 04-TT), - Phiếu báo nghỉ hưởng BHXH (mẫu 03-LĐTL), - Bảng chấm công (mẫu 01-LĐTL). - Ngoài ra, trong trường hợp CBCNV đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài còn phải có quyết định cử đi công tác nước ngoài của Công ty hoặc thư mời, giấy mời của nước đến công tác; quyết định phê duyệt dự toán chi phí đi công tác, quyết định phê duyệt quyết toán chi phí đi công tác nước ngoài của Công ty. - Các hồ sơ kèm theo: + Giấy đề nghị thanh toán (hoặc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng) đã được ký duyệt + Hoá đơn chứng từ liên quan. + Kế toán kiểm tra, xem xét nội dung về tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó lập phiếu chi theo mẫu 02-TT trình Giám đốc ký. + Chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ, chi tiền mặt. Yêu cầu: + Người nhận phải ký, ghi rõ ngày tháng, họ tên, số tiền đã nhận đủ (bằng số và bằng chữ). + Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi, đánh số phiếu chi. + Thủ quỹ giữ Phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc để làm báo cáo quỹ và cuối ngày chuyển cho Kế toán quỹ. Tiền gửi Ngân hàng: - Khi nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi Ngân hàng: + Kế toán lập phiếu chi (trình tự như chi tiền mặt) chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục chi tiền và nộp tiền vào tài khoản tiền gửi Ngân hàng. + Sau khi nộp tiền xong, thủ quỹ chuyển Phiếu chi kèm theo Giấy nộp tiền vào Ngân hàng cho Kế toán quỹ. Khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ: + Kế toán viết séc lĩnh tiền mặt (mẫu của Ngân hàng) Trình Giám đốc ký. + Sau khi séc được ký duyệt, thủ quỹ ra ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản làm thủ tục rút tiền. Các bước thủ tục nhập quỹ tiếp theo như mục a (tiền mặt) - Khi thanh toán cho khách hàng, nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ, Kế toán căn cứ: + Các chứng từ liên quan quy định như trong thủ tục chi tiền mặt hoặc theo điều khoản hợp đồng. + Kế toán kiểm tra sau đó lập 4 liên uỷ nhiệm chi (mẫu của Ngân hàng) hoặc séc (mẫu của Ngân hàng), nộp NSNN (theo mẫu 03/TNS) lập 6 liên (đặt giấy than viết 1 lần). + Trình Giám đốc ký duyệt. - Sau khi đã được ký duyệt, Kế toán Ngân hàng chuyển uỷ nhiệm chi ngay trong ngày cho Ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản hoặc chuyển séc cho người được thụ hưởng làm thủ tục thanh toán. - Sau khi đã thực hiện các nghiệp vụ tại Ngân hàng, Kế toán phải lấy các chứng từ biên nhận của Ngân hàng (Bảng kê cấp tiền, Phiếu thu nhận séc...) để làm căn cứ ghi sổ kế toán tại đơn vị. Kế toán lưu chứng từ biên nhận của Ngân hàng cùng với phần cuống séc lưu để đóng chứng từ Nhật ký chung. Tiền vay: Vay Ngân hàng: - Kế toán làm các thủ tục theo quy định của Ngân hàng. - Sau đó trình Giám đốc ký duyệt. - Nếu vay lĩnh tiền mặt, khi nhập quỹ kế toán lập Phiếu thu (mẫu 01-TT) chuyển kế toán trưởng ký. Các bước thủ tục rút tiền về nhập quỹ như rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. - Nếu vay chuyển trả cho khách hàng, nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ, kế toán căn cứ các chứng từ liên quan (theo QĐ1141 TC/QĐ/CĐKT, QĐ 885/1998/QĐ-BTC,...kiểm tra, lập giấy thanh toán chuyển khoản chuyển trình Giám đốc ký duyệt. Sau khi đã được duyệt chuyển tới Ngân hàng làm thủ tục thanh toán chuyển khoản bằng tiền vay. 2.3.2.2 Tiền lương Thanh toán lương - Kế toán tính và chi lư