Báo cáo Tổ chức bộ máy và công tác kế toán tại công ty kim khí Hà Nội

Bộ vật tư. Công ty có chức năng thu mua thép phế liệu trong nước tạo nguồn cung cấp nguyên liệu cho việc nấu luyện thép ở nhà máy Gang thép Thái Nguyên. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty và đáp ứng mọi yêu cầu về nguồn cung cấp thép phế liệu cho hoạt động sản xuất, Bộ vật tư đã ra quyết định số 628/ QĐ_ VT tháng 10 năm 1985 hợp nhất hai đơn vị: ’Công ty thu hồi phế liệu kim khí” và “Trung tâm giao dịch dịch vụ vật tư ứ đọng luân chuyển” thành Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. Công ty là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty kim khí Việt Nam, hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân đầy đủ. Ngày 28/05/1993, Bộ Thương mại ra quyết định số 600/TM_TCCB thành lập Công ty kim khí Hà Nội trực thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam (trước kia là Tổng Công ty Kim khí Việt Nam). Ngày 15/04/1997, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 511/QĐ_TCCB sáp nhập Xí nghiệp dịch vụ vật tư (là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam) vào Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. Ngày 05/06/1997, theo quyết định số 1022/QĐ_HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Thép Việt Nam đổi tên Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội thành Công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Ngày 12/11/2003, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 182/2003/QĐ_BCN về việc sáp nhập Công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội vào Công ty Kim khí Hà Nội, theo đó đến ngày 1/1/2004 Công ty mới lấy tên là Công ty Kim khí Hà Nội. Hiên nay trụ sở chính tại 20 Tôn Thất Tùng – Quận Đống Đa – Hà Nội. Trải qua chặng đường 30 năm hoạt động, Công ty Kim khí Hà Nội đã phát triển không ngừng và ngày càng đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng. Từ những ngày mới thành lập, mọi hoạt động của Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật. Nhưng do có sự cải tiến không ngừng về phương thức kinh doanh và tổ chức cán bộ nên hiệu quả kinh doanh của Công ty ngày càng cao. Công ty đã và đang tự khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường, quy mô của Công ty ngày càng mở rộng. Những năm gần đây Công ty hoạt động kinh doanh luôn có lãi và luôn đạt được kế hoạch đề ra. Hiện nay, Công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 6 kho tập trung ở Hà Nội chuyên kinh doanh thép và vật tư. Ngoài ra, Công ty còn có 1 chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh cũng chuyên kinh doanh thép và vật tư để phục vụ khách hàng ở khu vực phía Nam. Cơ sở vật chất của Công ty ngày càng được nâng cao phù hợp với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Mặt hàng kinh doanh của Công ty ngày càng phong phú và đa dạng hơn. Mặc dù trong quá trình phát triển nền kinh tế đất nước hiện nay, Công ty cũng như nhiều doanh nghiệp khác luôn gặp phải những khó khăn nhất định nhưng Công ty vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình và đóng góp đáng kể vào các lĩnh vực trong nền kinh tế. 2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của Công ty 2.1. Chức năng: Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam, chức năng chủ yếu của Công ty là: - Kinh doanh các loại sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của ngành thép trong nước. - Kinh doanh các mặt hàng thiết bị phụ tùng. - Nhập khẩu các mặt hàng thép, vòng bi, phôi thép…để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. - Sản xuất, nhận gia công các mặt hàng thép. 2.2. Nhiệm vụ: Theo sự phân cấp của Tổng Công ty Thép Việt Nam, Công ty có những nhiệm vụ sau: - Là đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập dưới sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản là Tổng Công ty Thép Việt Nam. Do vậy hàng năm Công ty phải tổ chức triển khai các biện pháp sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh do Công ty xây dựng và được Tông Công ty Thép phê duyệt. - Công ty được Tổng Công ty Thép Việt Nam cấp vốn để hoạt động. Ngoài ra Công ty có chủ quyền huy động thêm vốn đầu tư từ bên ngoài như vay các ngân hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ... để đảm bảo nhu cầu cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Việc sử dụng vốn của Công ty phải được đảm bảo trên nguyên tắc đúng với chính sách chế độ của Nhà nước. - Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc chính sách chế độ của ngành, luật pháp của Nhà nước về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của thị trường để từ đó đưa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa. - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu kinh doanh và quản lý của Công ty. Thực hiện các chính sách chế độ thưởng phạt bảo đảm quyền lợi cho người lao động. - Chức năng, nhiệm vụ của Công ty tương đối ổn định hầu như là chỉ kinh doanh các mặt hàng thép, vật tư. Tuy nhiên, hàng năm Công ty đều phải có phương án thực hiện kế hoạch chiến lược để cho hoạt động kinh doanh của Công ty có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, Công ty luôn phải cải tiến hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý để cho Công ty ngày càng phát triển hơn. 3. Đặc điểm kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty 4.1. Đặc điểm về hoạt động của Công ty: Hoạt động kinh tế cơ bản của Công ty là lưu chuyển hàng hoá. Đó là sự tổng hợp của quá trình thuộc quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. Công ty tổ chức thu mua hàng hoá của các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước sau đó cung cấp hàng hoá cho những khách hàng có nhu cầu. Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ. Ngoài nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh mua và bán hàng hoá ra thì Công ty Kim khí Hà Nội còn sản xuất gia công chế biến để tạo thêm nguồn hàng và tiến hành các hoạt động kinh doanh. Hiện nay Công ty chủ yếu kinh doanh các mặt hàng thép các loại, vòng bi, thiết bị phụ tùng và các mặt hàng kim khí khác. 4.2. Nguồn hàng, thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh của Công ty: Công ty Kim khí Hà Nội là doanh nghiệp kinh doanh có quy mô lớn, chuyên bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thép, vật liệu xây dựng và kinh doanh các mặt hàng phụ tùng thông qua hệ thống hàng của Công ty. Nguồn hàng khai thác của Công ty tương đối đa dạng và chủ yếu là các nguồn hàng sản xuất trong nước như mặt hàng kim khí, ống VINAPIPE, xi măng, phụ tùng, gang, vòng bi,... Tuy nhiên, ngoài những mặt hàng trong nước ra thì Công ty còn nhập hàng từ các nước như Nga, Hàn Quốc. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là thép, vòng ống FKF, phôi thép, vòng bi, phụ tùng, hàng gang,... Thị trường kinh doanh của Công ty tương đối rộng và đa dạng. Các mặt hàng của Công ty được tiêu thụ rộng rãi trên cả nước. Bên cạnh đó, Công ty còn hợp tác kinh doanh với nhiều doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên, hiện nay các chi nhánh của Công ty vẫn tập trung chủ yếu là ở Hà Nội do đó vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng đặc biệt là khách hàng ở các vùng sâu, vùng xa. Chính vì vậy mà hiện nay Công ty đang có dự định mở các chi nhánh ở các tỉnh và thành phố khác để mở rộng thị trường tiêu thụ của Công ty. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong nước, ngành công nghiệp nước ta cũng đang từng bước phát triển đi lên. Nhu cầu về các sản phẩm công nghiệp ngày càng tăng làm cho các nhà kinh doanh đầu tư nhiều vào việc kinh doanh các sản phẩm công nghiệp. Hiện nay, ở nước ta có rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng thép, vật liệu xây dựng. Vì thế nên đối thủ cạnh tranh của Công ty ngày càng nhiều. Để có thể tồn tại và phát triển trong nền kinh tế hiện nay thì Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty bằng cách tìm kiếm các nguồn hàng có chất lượng cao, đồng thời cũng phải nâng cao năng lực quản lý của nhà quản lý, khả năng bán hàng của nhân viên bán hàng nhằm nâng cao uy tín của Công ty. 3. Tình hình kết quả HĐSXKD của Công ty trong những năm gần đây: Trong những năm vừa qua, thị trường thép trong nước có nhiều biến động, giá của tất cả các mặt hàng thép tăng và giảm với biến độ lớn trong thời gian ngắn, giá cả các mặt hàng cùng chủng loại trên thế giới cũng liên tục giao động. Những biến động trên có ảnh hưởng lớn tới sức mua của thị trường. Năm 2002, Công ty đã đạt mức doanh số 1.415.566 ngàn đồng vượt 115% kế hoạch đề ra, nộp ngân sách nhà nước 53.751.261 ngàn đồng vượt 110% kế hoạch, lợi nhuận đạt 14.445.004 ngàn đồng đạt 156% kế hoạch. Năm 2003, đạt doanh số 717.137.398 ngàn đồng, chỉ đạt 49% kế hoạch đề ra nộp ngân sách nhà nước 15.976.136 ngàn đồng chiếm 45% kế hoạch đề ra, song lợi nhuân đạt 10.069.347 ngàn đồng vượt 135% kế hoạch. Doanh thu năm 2003 sụt giảm một phần do cơ chế kinh doanh thay đổi, nguồn hàng cung cấp chính của Công ty thu hẹp quy mô kinh doanh, mặt khác biến động trên thị trường thế giới khiến công ty phải chủ trương hạn chế nhập khẩu, chỉ nhập những lô nhỏ. Mặc dù không đạt chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu song lợi nhuận công ty lại vượt mức đề ra do lượng tồn kho đầu năm 2003 nhiều, giá bán trong nước tăng mạnh, nên lãi bán hàng tồn kho rất lớn. II. Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính của Công ty: Nguồn vốn kinh doanh của Công ty: Công ty Kim khí Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, được Bộ Công nghiệp cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1719 ngày 22/06/1996 với tổng số vốn kinh doanh là 26.746 triệu đồng trong đó vốn ngân sách cấp là 23.616 triệu đồng và vốn tự bổ sung là 3.130 triệu đồng, vốn tự bổ sung của Công ty chủ yếu là vốn vay ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. Đến ngày 01/05/1997 nguồn vốn của Công ty là 50.766 triệu đồng. Hiện nay tổng số vốn của Công ty là 120.872 triệu đồng, trong đó: Vốn lưu động là: Vốn cố định là: Như vậy, cơ cấu nguồn vốn của Công ty ngày càng tăng lên, điều này một phần chứng tỏ hoạt động của Công ty ngày càng quy mô hơn. Cơ cấu vốn hiện nay của doanh nghiệp là hoàn toàn hợp lý đối với loại hình doanh nghiệp thương mại. Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2000 đến nay: (Đơn vị : đồng) Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 1.Doanh thu 2.Nộp ngân sách 3.Lợi nhuận 4.Tỷ suất lợi nhuận/vốn Đội ngũ cán bộ công nhân viên: Đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty hầu như đều có trình độ chuyên môn cao. Tính đến ngày 01/01/2004, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty trong biên chế là 625 người, trong đó số nhân viên quản lý ở Công ty có 437 người. Hầu hết, các cán bộ công nhân viên của Công ty đều có trình độ đại học và có kinh nghiệm trong công tác. Đời sống cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty ngày càng được nâng cao, mức lương trung bình hiện nay của mỗi công nhân viên là 1.200.000 đồng/người/tháng. III. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Kim khí Hà Nội hiện nay có 425 người trong đó có 89 nhân viên quản lý trên văn phòng (chiếm 20,9%). Trình độ cán bộ công nhân viên của Công ty đa số là tốt nghiệp đại học. Hiện nay, tại Công ty có ban lãnh đạo gồm 1 Giám đốc Công ty, 1 Phó giám đốc Công ty, 1 kế toán trưởng và 4 phòng, ban giúp việc. Công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 1 chi nhánh, ở các đơn vị này đều có cửa hàng trưởng, giám đốc chi nhánh, xí nghiệp quản lý tình hình hoạt động của từng đơn vị. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bảo đảm sự thống nhất, tự chủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban. Ban giám đốc Công ty Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Ban thu hồi công nợ Các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Kim khí Hà Nội . ² Các đơn vị phụ thuộc của Công ty bao gồm: 1. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 1: Số 9 Tràng Tiền - Hà Nội. 2. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 2: 658 Trương Định - Hà Nội. 3. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 3: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội 4. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 4: 75 Tam Trinh - Hà Nôi. 5. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 5: 207 Trường Chinh - Hà Nội. 6. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 14: 115 Đương Láng - Hà Nội. 7. Xí nghiệp kinh doanh phụ tùng và thiết bị: 105 Trường Chinh - Hà Nội. 8. Xí nghiệp kinh doanh thép xây dựng: Thanh Xuân Nam - Hà Nội. 9. Xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá: 120 Hoàng Quốc Việt - Hà Nội. 10. Xí nghiệp kinh doanh thép hình: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội 11. Xí nghiệp kinh doanh kim khí và vật tư chuyên dùng: 198 Nguyễn Trãi - Hà Nội. 12. Chi nhánh Công ty Kim khí Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh: 23 Nguyễn Thái Bình - Quận Tân Bình - TP.HCM. 13. Kho Đức Giang: Tại thị trấn Đức Giang - Hà Nội. 14. Kho Mai Động: Mai Động - Hà Nội. v Chức năng của các phòng, ban như sau: ² Ban giám đốc Công ty bao gồm: - Giám đốc: Do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc Công ty có chức năng và nhiệm vụ sau: + Là người đại diện pháp nhân của Công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng chính sách và pháp luật của Nhà nước. + Phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng Công ty Thép Việt Nam về mọi hoạt động và kết quả cuối cùng của Công ty. - Phó Giám đốc: Do Tổng giám đốc Tổng Công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Phó Giám đốc Công ty có chức năng, nhiệm vụ như sau: + Là người được giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty. + Chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp luật và trước Giám đốc Công ty. - Kế toán trưởng: do Tổng Giám đốc Tổng Công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Kế toán trưởng có nhiệm vụ: + Tham mưu cho giám đốc Công ty quản lý tình hình tài chính của Công ty. + Là người điều hành, chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán thống kê của Công ty. + Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Công ty về các báo cáo tài chính của Công ty. ² Các phòng, ban của Công ty: - Phòng tổ chức hành chính: gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phòng giúp việc. Phòng tổ chức hành chính có 14 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ sau: + Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, đáp ứng nhu cầu công việc quản lý chặt chẽ về nhân sự cũng như công tác tiền lương của nhân viên. + Bảo vệ công tác thanh tra, thi đua, quân sự và công tác quản trị hành chính của văn phòng Công ty. - Phòng tài chính - kế toán: gồm một trưởng phòng và phó phòng giúp việc (kế toán trưởng kiêm trưởng phòng). Phòng tài chính - kế toán gồm có 14 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ như sau: + Thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc Công ty trong công tác quản lý tài chính - kế toán của Công ty. + Hướng dẫn kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán tại các đơn vị phụ thuộc. + Quản lý theo dõi tình hình tài sản cũng như việc sử dụng vốn của Công ty. + Thực hiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn Công ty. + Kiểm tra xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn Công ty. - Phòng kinh doanh: gồm trưởng phòng và phó giám đốc giúp việc. Phòng kinh doanh gồm có 24 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ sau: + Tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý, năm cho toàn Công ty. + Chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn Công ty, tìm hiểu kiểm soát thị trường để nắm bắt nhu cầu thị trường. + Đề xuất các biện pháp điều hành chỉ đạo kinh doanh từ văn phòng Công ty đến các cơ quan phụ thuộc. + Xác định quy mô kinh doanh, định mức hàng hoá đồng thời tổ chức điều chuyển hàng hoá xuống các cửa hàng và chi nhánh. + Tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng nhập khẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh về kho Công ty và đem đi tiêu thụ. - Ban thu hồi công nợ: gồm có 2 cán bộ công nhân viên, có nhiệm vụ: + Giúp việc cho giám đốc trong việc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng. + Đề ra các biện pháp để thu hồi nợ một cách nhanh nhất và có hiệu quả. - Các đơn vị phụ thuộc: Hiện nay Công ty có 6 cửa hàng, bên cạnh đó còn có các xí nghiệp kinh doanh kim khí và vật tư chuyên dùng, xí nghiệp kinh doanh thép hình, xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá, xí nghiệp kinh doanh phụ tùng và thiết bị, chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh và 6 kho tại địa bàn Hà Nội. Các đơn vị phụ thuộc là những đơn vị kinh doanh có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và hạch toán theo hình thức báo sổ. Chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị phụ thuộc như sau: + Các đơn vị được quyền tự do mua bán, tự quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh của Công ty đước giám đốc phê duyệt. + Các đơn vị phụ thuộc phải có trách nhiệm bán hàng do Công ty điều theo giá chỉ đạo chung. + Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị phụ thuộc và các đơn vị chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty trong việc quản lý bán hàng, thu tiền nộp về Công ty theo thời hạn quy định. + Các đơn vị phải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên Công ty để quyết toán. ² Cửa hàng trưởng, giám đốc các xí nghiệp, chi nhánh là người được Tổng giám đốc Tổng Công ty Thép Việt nam bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm về việc làm và đời sống lao động tại đơn vị. Phần II Tổ chức bộ máy và công tác kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp có nghành nghề kinh doanh và quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty đa dạng, bên cạnh đó Công ty còn có các đơn vị phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Các đơn vị phụ thuộc có các cách thức tổ chức kinh doanh khác nhau. Do đó phương thức hạch toán cũng phải theo đúng cách thức quản lý của Công ty. Vì vậy, Công ty đã chọn hình thức công tác kế toán là tập trung, nữa phân tán. Theo hình thức này, Công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của các đơn vị trực thuộc một cách dễ dang, thuận lợi. Đồng thời, do có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại Công ty thuận lợi hơn, không bị dồn ép và có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán. a. Công tác kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại các cửa hàng, xí nghiệp, chi nhánh của Công ty Kim khí Hà Nội có đội ngũ nhân viên kế toán và hệ thống sổ sách kế toán riêng. Công tác kế toán ở các đơn vị này được phân cấp quản lý: - Phần vốn cố định có tại đơn vị. - Vốn lưu động trong lưu thông. - Vốn trong thanh toán. - Thực hiện toàn bộ các phần hành kế toán từ khâu hạch toán ban đầu đến khâu hạch toán doanh thu xác định kết quả và lập báo cáo kế toán. Định kỳ, cứ 1 tháng các đơn vị phụ thuộc nộp bảng kê bán lẻ hàng hoá lên Công ty đồng thời các đơn vị chuyển báo cáo kết quả kinh doanh lên phòng tài chính – kế toán để Công ty quyết toán. b. Phòng tài chính - kế toán của Công ty: Phòng tài chính - kế toán của Công ty gồm 14 người có nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn Công ty, trên cơ sở đó phân tích lập báo cáo tài chính giúp giám đốc Công ty ra quyết định. Ngoài ra, phòng còn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. Tại Công ty thống nhất quản lý tập trung: - Quản lý toàn bộ vốn lưu động của Công ty. - Quản lý nguồn vốn cố định trong Công ty. - Quản lý các loại vốn vay - Quản lý các quỹ xí nghiệp. - Hạch toán từ khâu ban đầu đến kết quả cuối cùng và lên báo cáo tài chính. ² Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm: - Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của toàn Công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực, trình độ chuyên môn cao về kế toán - tài chính, nắm chắc các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách. Kế toán trưởng phải luôn tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác, đồng thời cùng ban giám đốc phát hiện những điểm mạnh, yếu về công tác tài chính kế toán của Công ty để ra quyết định kịp thời. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tài chính của Công ty. - Kế toán phó: có nhiệm vụ cùng với kế toán trưởng giúp giám đốc phân tích công việc cho kỳ kinh doanh sau. Ngoài ra phó phòng kế toán còn được uỷ quyền thay mặt kế toán trưởng khi cần thiết. - Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên. Kế toán tổng hợp có các nhiệm vụ sau: + Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. + Tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán. + Theo dõi công tác của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị này. + Vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn Công ty. - Kế toán tiêu thụ hàng hoá: Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi sổ sách có liên quan. - Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ sau: + Theo dõi cơ cấu vốn về tài sản cố định, hiệu quả kinh tế của tài sản cố định. + Nâng cao hiệu quả của vốn cố định và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Theo dõi năng lực hoạt động của tài sản cố định. + Thể hiện lên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại. - Kế toán tiền lương và BHXH: Là kế toán theo dõi, tính toán lương theo tháng, bậc lương của Công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho người lao động. Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà cán bộ công nhân viên được hưởng. - Kế toán vốn bằng tiền: căn cứ vào các chứng từ thanh toán phát sinh để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. - Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc... Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. - Kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý. - Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng, giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ cũng như tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ trong toàn Công ty. ² Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội: (trang bên) Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán chi phí Kế toán vật liệu, CC-DC Bộ phận kế toán của các đơn vị phụ thuộc Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội . 2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội a. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty - Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 - Đồng tiền sử dụng hạch toán: Việt Nam Đồng (VND) - Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền ngoại tệ theo tỷ giá thực tế. - Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu từ thuế - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao bình quân. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá theo giá thực tế, phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá thực tế, phương pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ. 2. Tổ chức chứng từ kế toán: Công tác kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Các chứng từ áp dụng tại Công ty đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài chính ban hành. 3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và phân cấp quản lý của Công ty, hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoản mới theo các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo quy định của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, trong hệ thống tài khoản của Công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạt động kinh doanh của Công ty. Các TK1561 “Giá mua hàng hoá”, TK 632 “Giá vốn hàng bán”, TK 511 “Doanh thu bán hàng” được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng tương ứng phù hợp. Các TK 1368 “Phải thu nội bộ khác” và TK336 “Phải trả nội bộ” cũng được chi tiết theo từng đơn vị phụ thuộc. 4. Hệ thống sổ sách kế toán Công ty Kim khí Hà Nội đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Hiện nay, tại Công ty, các xí nghiệp và chi nhánh của Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy, còn ở các cửa hàng vẫn làm kế toán thủ công. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty được thực hiện như sau (trang bên): Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội