Báo cáo Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt

nh kết quả sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp. Công ty TNHH Việt An đã chọn hình thức cải biên của hình thức nhật ký chung. Sử dụng mẫu sổ cái theo hình thức nhật ký chung. Nhưng không sử dụng sổ nhật ký chung. Các mẫu sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả của hình thức nhật ký chung. - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký bán hàng - Sổ nhật ký mua hàng - Sổ nhật ký chi tiền - Sổ nhật ký thu tiền - Sổ chi tiết: TK 511, 632, 642, 911…. - Sổ cái: TK 511, 632, 642, 911…. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phán ánh được. Cuối tháng, cuối quý tổng hợp số liệu và khoá sổ, thẻ chi tiết. Sau đó căn cứ vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với số phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Trên đây là những lý luận cơ bản về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại theo chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng. Chương II Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ song việt I. Giới thiệu khái quát vế Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt được thành lập ngày 1/12/200 Giấy phép kinh doanh số:0102001627 cấp ngày 12/12/2000 Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp,có tư cách pháp nhân,có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn góp của công ty quản lý,có con dấu riêng,có tài sản và các quỹ tập trung,mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nước. Trụ sở của công ty tại: Số tài khoản. Mã số thuế Quá trình phát triển: Từ khi được thành lập, Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt không ngừng phát triển,cở sở vật chất tiền vốn ngày càng được đầu tư với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trường.Đội ngũ cán bộ quản lý doanh nghiệp,nghiệp vụ qua thực tiễn đã khẳng định được khả năng quản lý kinh doanh trong cơ chế thị trường.Hiện nay quy mô kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng,doanh thu bán hàng đã từng bước đi lên và đạt được ngững thành tựu đáng kể.Điều đó thể hiện dưới bảng sau đây: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty năm 2004-2005 Chỉ tiêu 2004 2005 Tổng tài sản 197.359.444 2.431.042.809 Nguồn vốn kinh doanh 50.000.000 300.000.000 Tổng doanh thu 316.372.724 22.584.281.826 Doanh thu thuần 316.372.724 22.584.281.826 Giá vốn hàng bán 305.095.006 22.087.198.939 Lợi nhuận gộp 11.277.718 506.082.923 Tổng chi phí 8.156.000 499.524.317 Lãi thuần từ SXKD 3.121.718 6.558.606 Nộp ngân sách nhà nước 50.000.000 2.098.750 Nhìn vào bản trên cho ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có nhiều hướng phát triển.Doanh thu năm 2003 tăng 7 lần so với năm 2002.Lợi nhuận gộp tăng 45 lần so với năm 2002.Trong nền kinh tế phát triển,công ty làm ăn có hiệu quả,tạo thu nhập cho thành viên với mức thu nhập bình quân 800.000đ/người thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước. 2. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty Số cán bộ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực buôn bán vật liệu xây dưng của công ty có 43 người và hầu hết đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế.TuôI đời trung bình của các nhân viên trong công ty hiện nay là từ 25,tuy nhiên cũng có nhiều nhân viên có kinh nghiệm về kinh doanh giỏi.Trong đó số nhân viên được phân bổ trong các phòng như sau Ban Giám Đốc 2 người Phòng Kế Toán Tài Vụ 4 người Phòng Điều Độ 12 người Phòng Kinh Doanh và bán hàng 15 người Phòng nghiên cứu phát triển thị trường 10 người Với mỗi phòng ban,Công ty cũng quy định chức năng,quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể(sơ đồ): Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh và bán hàng Phòng điều độ Phòng nghiên cứu phát triển thị trường Phòng kế toán Giám đốc:là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty,chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.Là người đại diện trước pháp luật của công ty. Phó giám đốc:là người giúp việc cho giám đốc điều hành các lĩnh vực được giao Phòng điều độ:là phòng điều chuyển các lái xe vận chuyển hàng hoá của công ty một cách nhanh chóng đến tận tay khách hàng và quản lý các đội bảo vệ hàng hoá kho bãi khi có hàng về. Phòng nghiên cứu thị trường:Tham mưu cho Giám đốc về công tác thị trường,chính sách khuyến khích kinh doanh và các biện pháp thu hút khách hàng,mở rộng thị trường và tiến hành tuyên truyền,quảng cáo,điều tra thăm dò thị trường… Tuy từng phòng ban co chức năng nhiệm vụ ro ràng khác nhau,nhưng giữa các phòng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. 2.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt 2.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt là một đơn vị hạch toán độc lập.Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung nên tương đối hoàn thiện.Mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán(chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng).Không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra,giám sát,chỉ đạo nghiệp vụ,đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán và ngân hàng Kế toán TSCĐ,CCDC và vật tư Kế toán chi phí,tiền lương thủ quỹ Căn cứ và quy mô kinh doanh,số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin cho bộ máy quản lý,phòng kế toán công ty chịu trách nhiệm như sau: *Kế toán trưởng:Điều hành mọi công việc kế toán,chỉ đạo hạch toán của phòng.Duyệt kiểm tra các chứng từ,kí các chứng từ phát sinh.Kiểm tra,phân bổ,làm tổng hợp để lên báo cáo hàng tháng,quý,năm.Kế toán trưởng cũng là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc vế các quyết định cũng như công việc của phòng. *Kế toán thanh toán và ngân hàng: -Từ chứng từ gốc,lập phiếu thu,chi vào máy tính.Cuối tháng lên báo cáo phát sinh các tài khoản:TK111,TK112,TK113,TK131,TK331…và lên báo cáo tồn quỹ hàng ngày.Cuối tháng lên chứng từ trong tháng và bảo quản chứng từ. -Đối với ngân hàng:Hàng ngày giao dịch với ngân hàng, viết SEC, UNC, thanh toán công nợ bằng chuyển khoản.Vào máy,cuối tháng báo cáo số phát sinh và số dư tài khoản 112 *Kế toán TSCĐ,CCDC,và vật tư: -Đối với TSCĐ:Lên phiếu nhập xuất TSCĐ(nếu có)vào máy ra bảng khấu hao,lên phiếu hạch toán ghi sổ.Cuối tháng lên báo cáo phát sinh TSCĐ.Kiểm kê TSCĐ theo quý. -Đối với CCDC cũng là phiếu xuất CCDC,là biên bản thanh lý hàng tháng.Lên phiếu hạch toán(kèm chứng từ gốc như phiếu nhập,xuất,biên bản thanh lý…)vào máy lên bảng phát sinh,phân bổ CCDC và kiểm kê lại hàng tháng. -Đối với vật tư:Hàng ngày khi có phát sinh làm phiếu nhập kho,xuất kho vật tư,hàng hoá vào máy theo chứng từ.Cuối tháng lên báo cáo tình hình nhập xuất và tồn kho.Cùng thủ kho đối chiếu và kiểm tra thực tế. *Kế toán chi phí tiền lương kiêm thủ quỹ:Hạch toán các chi phí trực tiếp phát sinh theo từng đối tượng chịu chi phí như về vật tư,công tác chi phí của các cán bộ công nhân viên,chi phí về CCDC,các chi phí bàng tiền khác…Ngoài ra hàng tháng kế toán bộ phận này còn lên bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên kèm theo các khoản thưởng (nếu có).Đồng thời còn theo dõi,quản lý tiền của công ty. 2.3.Hệ thống chứng từ áp dụng: Chứng từ công ty sử dụng là bộ chứng từ theo quy định do bộ tài chính phát hành như phiếu thu,phiếu chi,phiếu xuất kho,phiếu nhập kho,hoá đơn GTGT 3 liên,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,các sổ kế toán khác… 2.4. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng: Căn cứ vào chức năng,nhiệm vụ của công tác kế toán,đặc điểm kinh doanh,quy mô của Công ty gắn liền với mức độ phức tạp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà Công ty đã lựa chọn và áp dụng chế độ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyênvới hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và các tài khoản ở Thông tư 100.Thông tư số 89 do Bộ tài chính ban hành.Theo chế độ này mà hiện nay Công ty đã và đang sử dụng các tài khoản sau: TK111-Tiền mặt TK156-Hàng hoá TK112-Tiền gửu ngân hàng TK632-Giá vốn hàng bán TK113-Tiền đang chuyển TK641-Chi phí bán hàng TK131-Phải thu khách hàng TK642-Chi phí QLDN TK133-Thuế GTGT đầu vào TK333-Thuế GTGT đầu ra TK331-Phải trả người bán TK515-Thu nhập HĐTC TK211-Tài sản cố định TK635-Chi phí HĐTC TK214-Hao mòn TSCĐ TK153-Công cụ,dụng cụ TK411-Nguồn vốn kinh doanh Ngoài các tài khoản chủ yếu trên,Công ty còn áp dụng các tài khoản khác liên quan đến từng trường hợp hạch toán cụ thể.Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đúng quy định của Nhà nước. 2.5.Hệ thống sổ kế toán Hình thức sổ kế toán của công ty áp dụng là hình thức “Nhật kí chung”và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính MIA Vẻ 4.5 nên việc ghi sổ được in ra hàng ngày,hàng tháng tuỳ theo từng loại sổ tổng hợp hay chi tiết. Sổ chi tiết gồm:Sổ chi tiết TK511,TK632,sổ chi tiết vật tư hàng hoá…Việc ghi sổ kế toán được Công ty áp dụng bằng phần mềm kế toán. Sổ tổng hợp:Sổ nhật kí các tài khoản TK156,TK153,TK211…sổ cái Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Máy xử lý tự động theo chương trình Sổ tổng hợp TK511,632… Nhật kí chung Sổ KT chi tiết Báo cáo tài chính Bảng kê chứng từ Nhập dữ liệu vào máy Hàng ngày các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính,kế toán có nhiệm vụ chọn các loại tiêu thức cần thiết cho các loại sổ cần lập và cập nhật dữ liệu vào đó,máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê,sổ thẻ chi tiết…Từ các chứng từ đó,máy sẽ ghi vào sổ cái bảng tổng hợp chi tiết,sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán.Để đề phòng sự cố máy tính,kết hợp kế toán thủ công,sau khi tập hợp chứng từ vào máy,hàng ngày cho in số liệu,tập hợp bảng kê,sổ chi tiết,chứng từ ghi sổ,từ đó đưa vào sổ cáI,sổ tổng hợp chi tiết,lên bảng cân đối phát sinh,cuối quý lên báo cáo tài chính. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt là một Công ty kinh doanh thương mại với mặt hàng phong phú về chủng loại với số lượng lớn vì vậy việc bán hàng hoá được hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức như sau: bán buôn, bán lẻ…. Với các bộ phận tương ứng. * Bộ phận buôn bán: thực hiện cung cấp đại lý phân phối cho các cửa hàng trong địa bàn thành phố Hà Nội, các đại lý của các tỉnh lân cận của thành phố. Công ty luôn chủ động gửi tới các bạn hàng những thông tin mới nhất về các mặt hàng mới chất lượng, giá cả, vận chuyển, khả năng hậu mãi. *Bộ phận bán lẻ: Thực hiện việc cung cấp hàng đến tận tay người tiêu dùng. Các khách hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty Xây dựng, và các đại lý bán lẻ trong Thành phố Hà Nội. Công ty luôn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình chú trọng việc dịch vụ cung cấp khách hàng để thúc đẩy mọi hoạt động trong Công ty. Có thể khái quát về sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt như sau: Phó giám đốc Phòng kinh doanh và bán hàng Phòng điều độ Phòng phát triển thị trường Bán buôn Bán lẻ Lái xe Bảo vệ 4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. 4.1 Nghành nghề kinh doanh chính: Buôn bán vật liệu xây dựng. 4.2 Hàng hoá: Xi măng Nhiệm vụ hoạt động chính của Công ty là kinh doanh thương mại, dịch vụ theo đúng pháp luật của Nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty có quyền ký kết hợp đồng mua bán với các bạn hàng nhằm cung cấp cho nhau những tư liệu xây dựng đang được thị trường ưa chuộng. Công ty đã trở thành đại lý bán hàng cho nhiều đối tác kinh doanh lớn với các sản phẩm được nhiều uy tín trên thị trường: STT Tên đối tác Mức độ quan hệ Sản phẩm 1 Xi măng Hải Phòng Tổng đại lý xi măng Chinfon PCB30 PCB40 2 Vật tư kỹ thuật xi măng Đại lý xi măng Bút Sơn, Hoàng Thạch, Hoàng Mai PCB30 3 Công ty Tùng Giang Xi măng Hà Nội PCB30 4 Công ty TNHH Phú Thành Đại lý xi măng Nghi Sơn PCB40 4.3 Hệ thống khách hàng. Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt đã cung cấp cho khách hàng một lượng hàng hoá rất lớn và cho các công trình xây dựng lớn của đất nước và các nhà thầu xây dựng nước ngoài. Danh sách khách hàng của Công ty: - Công ty XDPT nông thôn 6. - Công ty đầu tư và phát triển nhà số 6. - Công ty XNH ĐTXD Hà Nội. - Công ty cổ phần xây lắp Thanh Xuân. - Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội. - Công ty XD số 9 Thăng Long. - Công ty Vinaconex 6. - Công ty TNHH XDDL Tiền Phong. - Công ty lắp máy điện nước và XD. - Công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội - Công ty Cổ phần Vạn Xuân. - Công ty XD và thương mại Thủ đô. - Công ty cổ phần và xây dựng số 7. - Công ty cổ phần cơ giới và xây lắp máy XD. - Công ty kỹ thuật và xây dựng cơ bản cao su. - Công ty XD TM Quang Trung - Công ty Duyên Hà - Công ty TNHH Hoà Bình - Công ty Hà Đô - ………………. Mục tiêu kinh doanh của Công ty là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Công ty luôn quan niệm sự hài lòng của khách hàng phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ cũng như chất lượng của sản phẩm mà Công ty cung cấp. II. Thực trạng về công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt. 1. Các phương thức bán hàng tại Công ty 1.1 Phương thức bán buôn. Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, thu hồi vốn nhanh. Khi Công ty nhập một lô hàng nào đó, bộ phận kinh doanh của Công ty sẽ gửi thư chào hàng ( có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới khách hàng mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán, hai bên sẽ đàm phán, thoả thuận và ký kết hợp đồng. Căn cứ vào hợp động đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt của Giám đốc, bộ phận kinh doanh lập đề nghị xuất hàng, kế toán lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Các chứng từ này vừa là hoá đơn bán hàng vừa là căn cứ để xuất kho và ghi sổ kế toán, hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng nó là chứng từ để nhận và vận chuyển hàng khi đi đường. Trong phương thức bán hàng có hai hình thức: - Bán buôn qua kho: theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cần hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được bán khi người mua nhận và ký xác nhận trên hoá đơn và phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể trả chậm. - Bán buôn vận chuyển thẳng: theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến kho hay Công ty (bên bán hàng khác) để nhận hàng và làm thủ tục nhận hàng. Khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé hai liên: liên hai và liên ba giao phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang phiếu xuất kho và hóa đơn tới người mua đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã xuất kho cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là hàng bán khi người mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc thanh toán chậm. Phương thức bán hàng này chỉ áp dụng đối với những khách hàng đã quen thuộc của Công ty, đã có hợp đồng nguyên tắc về mua bán hàng hoá và trở thành khách mua buôn của Công ty. 1.2 Phương thức bán lẻ. Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng đồng ý về chất lượng giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh t hu bán lẻ thươg không lớn khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì nhân viên kinh doanh bán lẻ viết đề nghị xuất, đưa kế toán vật tư để kế toán vào máy in ra 3 liên phiếu xuất đồng thời nhập hoá đơn GTGT với đầy đủ chữ kí của người mua, kế toán trưởng.Sau đó dựa vào hoá đơn GTGT nhân viên bán lẻ sẽ thu đủ số tiền theo hoá đơn.Người mua hàng sẽ đem phiếu xuất kho trên đó dã có đủ chữ kí của nhân viên kinh doanh, kế toán vật tư và xác nhận đã thu tiền của kinh doanh bán lẻ đến kho để nhận hàng.Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng trực tiếp gọi đến phòng kinh doanh của Công ty về việc mua một loạt hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kinhdoanh sẽ viết đề nghị xuất, kế toán lập phiếu và hoá đơn GTGT sau đó xé hai liên hoá đơn (liên 2 và liên 3) và cả 3 liên phiếu xuất kho cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh) nhân viên giao hàng khi giao hàng cho khách hàng sẽ yêu cầu người mua ký vào để thực hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn và nhận lại hai liên phiếu xuất và một liên hoá đơn ( liên 3). Nhân viên này sẽ thanh toán và đưa liên 3 hoá đơn GTGT cùng tiền cho nhân viên kinh doanh, hai liên phiếu xuất được trả cho kho. Cuối ngày thủ kho sẽ nộp lại một liên phiếu xuất kho cho kế toán và xác nhận là hàng đã được bán. Bộ phận kinh doanh bán lẻ sẽ nộp lại tiền và liên 3 hoá đơn GTGT cho phòng kế toán. 1.3 Tổ chức khai báo ban đầu: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tổ chức mã hóa đối với các danh mục sau: * Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp: Mã KH/ NCC Tên XMHP XMNS XMHT CTXDNT6 CTĐTPTN - HN CTVLXD - HN CTXD TM – TĐ CT CP XL - TX CTXNKĐT XD - HN CTTM SX – KC ……………… Xi măng Hải Phòng Xi măng Nghi Sơn Xi măng Hoàng Thạch Công ty xây dựng nông thôn 6 Công ty đầu tư phát triển và phát triển nhà Hà Nội Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội Công ty xây dựng thương mại Thành Đô Công ty cổ phần xây lắp Thanh Xuân Công ty XNK đầu tư xây dựng Hà Nội Công ty thương mại sản xuất Kiên Cường ……………………………………… *Danh mục vật tư, hàng hóa: Mã vật tư hàng hóa Tên XM 30 BS 30 HT 30 XM 40 NS 40 HN 30 …….. Xi măng PCB 30 Chinfon Xi măng PCB 30 Bút Sơn Xi măng PCB 30 Hoàng Thạch Xi măng PCB 40 Chinfon Xi măng PCB 40 Nghi Sơn Xi măng PCB 30 Hà Nội …………………….. * Danh mục tài khoản sử dụng: Tài khoản Tên tài khoản 511 5111 …… 632 ….. 641 6411 6412 ….. 642 6421 6422 ….. 911 421 431 Doanh thu bán hàng Doanh thu bán vật liệu xi măng …….. Giá vốn hàng bán ………. Chi phí bán hàng Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu bao bì ……… Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Thuế phí và lệ phí …….. Xác định kết quả kinh doanh Lợi nhuận chưa phân phối Quỹ khen thưởng phúc lợi * Danh mục chứng từ: Mã chứng từ Tên chứng từ HĐ PC PTPXVAT …… Hoá đơn bán hàng Phiếu chi tiền Phiếu thu tiền Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT ………… 2. Kế toán chi tiết bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt đang áp dụng phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá là phương pháp thẻ song song có cảI cách cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Phương pháp này cụ thể như sau: Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Trước khi hàng về thủ kho sẽ nhận được một phiếu báo nhận hàng do phòng kinh doanh cung cấp trên đó ghi rõ chủng loại hàng hoá, số lượng, đơn giá hàng hoá đang về. Căn cứ vào phiếu nhập hàng này, khi hàng đến thủ kho kiểm tra hàng hoá, khi đã xác định đúng chủng loại, số lượng, đơn giá…thủ kho sẽ ký vào phiếu xuất kho của bên bán và nhận lại một liên phiếu xuất kho này kèm theo hoá đơn tài chính (của bên bán). Sau đó thủ kho đưa các chứng từ này cho kế toán vật tư vào máy và in ra hai liên phiếu nhập kho ký vào phiếu này và giữ lại một liên làm căn cứ để ghi vào thẻ từng loại hàng hoá theo từng thứ danh điểm. Còn kế toán vật tư sẽ giữ lại một liên phiếu nhập kho có chữ ký của thủ kho, phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính bên bán. Tại phòng kế toán: việc theo dõi vật tư hàng hóa được thực hiện bằng phần mền kế toán trên máy vi tính. * Nhập hàng: Thủ kho khi hoàn thành việc nhập hàng sẽ đưa ngay phiếu cho kế toán vật tư để kế toán vào máy. + Ví dụ cụ thể: Trong tháng 12/2003 tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: - Ngày 02/12/2003, mua 30 tấn xi măng của Công ty Ximăng Chinfon HảI Phòng chưa thuế GTGT 10% là 631.818 đ/ tấn phiếu nhập 05 HĐTC 059356. Thanh toán chậm 05 ngày. - Biết đầu kỳ ngày 30/11/2003 còn tồn 20 tấn Ximăng PCB 30 với giá vốn 636.363 đ/ tấn. Quy trình nhập dữ liệu vào máy một chứng từ mới: 1 - Chọn Menu “ Giao dịch”/ kế toán nhập vật tư hàng hoá 2 - Chương trình chọn lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhập chứng từ để biết các chứng từ cuối cùng được nhập. Mỗi dòng trên màn hình tương ứng là một phiếu nhập kho. Vào Menu “ Mục” chọn “Thêm mục” để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trang đầu tiên trong màn hình cập nhập thông tin về chứng từ. 3- Lần lựot cập nhập thông tin trên màn hình.Cách nhập liệu các thông tin liên quan đến kế toán nhâp kho như sau: - Mã số: là mã chứng từ- Hệ thông tự sinh ra - Ngày: ngày nhập chứng từ- Nhập:”02/12/2003” - Ghi chú:Ghi chú về chứng từ- “nhập kho hàng hoá trong tháng 12/2003” - Nợ: TK ghi nợ- Nhập: “1561” - Có: TK ghi có- Nhập: “3311” -Mã vật tư: Là mã vật tư tương ứng với từng mặt hàng khi đã mã hoá ban đầu – Nhập: “XM 30” Số chứng từ: Là số chứng từ nhập kho – Nhập: “PN 05” - Mã kho – Nhập: “Kho hàng hoá” - Mã NCC: Là mã nhà cung cấp khi đã mã hoá ban đầu – Nhập: “CTCF” - SL: Là số lượng hàng mua theo yêu cầu. Nhập: “30” - Đơn giá: Là dơn giá của hàng hoá - Nhập: “636.364” -Thành tiền: Tổng thành tiền của vật tư hàng hoá- Máy tự động in ra - Thuế VAT(%): Mức thuế VAT – Nhập: “10” - TK VAT: Tài khoản – Nhập: “113” 4- Tại Menu “Nhập liệu” nháy chuột vào “cất giữ” để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện thông báo “Hoàn thành”. Sau khi nhập dữ liệu xongdữ liệu chuyển vào sổ: - Thẻ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn *Xuất hàng: Khi có phiếu đề nghị xuất hàng bộ phận kinh doanh, kế toán vật tư vào máy in ra 3 liên phiếu xuất kho. Kế toán kí, nhân viên kinh doanh bán lẻ thu tiền hoặc thủ quỹ thu tiền, kí phiếu, xuất kho hoá đơn GTGT. Sau đó khách hàng cầm 3 liên phiếu xuất kho cùng hoá đơn GTGT sang kho làm thủ tục xuất hàng. Thủ kho sau khi kiểm tra các thủ tục thấy hợp lệ thì xuất hàng và yêu cầu khách kí nhận vào phiếu xuất. Thủ kho giữ lại 2 liên phiếu xuất kho này và lưu lại 1 liên để ghi vào thẻ kho, còn một liên cuối ngày thủ kho phảI bàn giao cho kế toán và xác nhận là hàng đã bán. Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Song Việt là doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng nên để tránh nhần lẫn kế toán sẽ mở sổ chi tiết TK511, TK 632. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Hàng hoá: Xi Măng PCB 30 Chinfon Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Chứng từ Diễn giải SL ĐG Thành tiền Thuế GTGT NT Mã Số … … … …. … … … … 02/12 HĐ Bán 50 tấn XM PCB 30- Công ty Hà Đô 50 631.818,18 31.590.909 3.159.091 03/12 HĐ Bán 50 tấn XM PCB 30- Công ty Tây Hồ 50 627.272,72 31.363.636 3.136.364 03/12 HĐ Bán 25 tấn XM PCB 30- Đông Anh 25 650.000 16.250.000 1.625.000 … … … … … … … … Cộng 4.164.351.315 4.164.351.315 Màn hình nhập liệu tính giá trung bình Từ ngày Từ ngày 30/11 02/12 Từ ngày Từ ngày 30/11 02/12 Mã hàng: XM 30 Mã kho: Kho hàng hóa Nhận Huỷ bỏ Tính giá vốn của Xi Măng xuất kho: Giá vốn của Xi Măng PCB 30 xuất ngày 03/12 là 636.363 đ/tấn Khi thao tác nhập dữ liệu xong nháy chuột vào ô “Nhận”, máy sẽ tự động cập nhật giá vốn hàng xuất bán. Quá trình kế toán xuất kho: Quy trình nhập dữ kiện tương tự như kế toán nhập kho. Riêng cột đơn giá nhấn đúp chuột vào đó thì hệ thống sẽ tự động tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập trong phần tự động cập nhật giá xuất trên Menu “giao dịch” - Căn cứ vào phiếu xuất kho, máy tự động ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 632, phần ghi nợ TK632 và có các TK khác. Ghi sổ theo định khoản: Nợ TK632 Có TK156 Sau khi nhập xong dữ liệu được chuyển vào sổ: - Sổ chi tiết,sổ tổng hợp TK632 - Thẻ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 3.Kế toán doanh thu bán hàng Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế doanh thu bán hàng của Công ty không bao gồm thuế GTGT. Khi xuất kho theo hợp đồng kí kết giữa hai bên, nhân viên kinh doanh sẽ lập đề nghị xuất hàng, phòng kế toán lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Nhân viên giao hàng cầm chứng từ 3 liên phiếu xuất kho, 2 liên hoá đơn GTGT xuống kho làm thủ tục nhận hàng. Khi giao hàng nhân viên này sẽ yêu cầu thủ kho bên Công ty Hà Đô kiểm tra và kí nhận hàng. Sau đó nhân viên kinh doanh này sẽ bàn giao lại chứng từ cho thủ kho và kế toán. Với trường hợp khách hàng của Công ty là các khách hàng ở Hà Tây,