Báo cáo Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hưng Gia

ương pháp khấu trừ) TK156 TK157 TK632 TK911 TK511 TK111,112 Xuất hàng chuyển cho người mua Giá vốn hàng hoá gửi bán K/c giá vốn hàng bán K/c doanh thu thuần Giá bán chưa thuế TK531,532,521 TK3331 TK641 K/c CKTM, GGHB DTHB bị trả lại Thuế GTGT phải nộp Hoa hồng đại lý trả ngay Hoa hồng đại lý trả sau - Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp, ta cũng hạch toán như sau: + Doanh thu ghi nhận là doanh thu bao gồm cả thuế GTGT phải nộp. + Hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhưng không ghi phần thuế phải nộp vào TK 3331 ngay khi doanh thu được ghi nhận. + Đến cuối kỳ, khi tính toán xác định được thuế GTGT phải nộp trong kỳ, căn cứ vào kết quả tính toán ghi nhận thuế như một khoản giảm trừ doanh thu. 1.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản thuế xuất khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng. Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá, sản phẩm mà doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại,... Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được doanh nghiệp (bên bán) chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trên hoá đơn, vì lý do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn ghi trong hợp đồng. Thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu là những khoản thuế gián thu tính trên doanh thu bán hàng. Các khoản thuế này tính cho các đối tượng tiêu dùng hàng hoá dịch vụ phải chịu, các đơn vị sản xuất kinh doanh chỉ là đơn vị chỉ là đơn vị thu nộp thuế thay cho người tiêu dùng hàng hoá dịch vụ đó. * Tài khoản sử dụng: TK 521-Chiết khấu thương mại, TK 531- Hàng bán bị trả lại, TK 532- Giảm giá hàng bán, TK 3331- Thuế GTGT đầu ra, TK 3333- Thuế xuất nhập khẩu, TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt. * Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 6 : Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK131,1368 TK111,112 TK532 TK511,512 TK531 TK3331 Trừ vào số tiền người mua còn nợ Thanh toán bằng tiền cho người mua Tổng số GGHB, DTHB bị trả lại, CKTM (cả thuế GTGT) Giảm giá hàng bán trong kỳ (không có thuế GTGT) DTHB bị trả lại TK521 CKTM K/c giảm giá hàng bán K/c DTHB bị trả lại K/c CKTM Thuế GTGT tương ứng với số GGHB DTHB bị trả lại, CKTM Sơ đồ 7 : Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) Tổng số GGHB, DTHB bị trả lại, CKTM (cả thuế GTGT) TK131 TK532 TK511,512 TK111,112 TK531 TK521 Số tiền người mua còn nợ Giảm giá hàng bán trong kỳ K/c giảm giá hàng bán K/c DTHB bị trả lại DTHB bị trả lại CKTM K/c CKTM Thanh toán bằng tiền cho người mua 2. Kế toán xác định kết quả 2.1. Kế toán chi phí bán hàng * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng vào giá vốn kỳ bán, kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm CPBH; cuối kỳ phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh hoặc chuyển thành chi phí chờ kết chuyển. TK này không có số dư. TK 641 được mở 7 TK cấp hai lần lượt phản ánh từng nội dung được đề cập ở trên: TK 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418. * Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 8 : Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng TK334,338 TK641 TK111,112,138… TK911 TK1422 TK152,153 TK214 TK331,111,112… TK133 CP lương và các khoản trích theo lương của nhiệm vụ bán hàng CP vật liệu, dụng cụ CP khấu hao TSCĐ Các CP liên quan khác K/c chi phí bán hàng Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí 2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. * TK sử dụng: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ, trích lập và trích lập thêm các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Bên Có: Phản ánh các khoản ghi giảm CP QLDN; cuối niên độ kế toán hoàn nhập số chênh lệch dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập lớn hơn số phải trích lập cho năm tiếp theo; kết chuyển CP QLDN để xác định kết quả kinh doanh hay chờ kết chuyển. Sau khi kết chuyển, TK 642 không có số dư cuối kỳ. * Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (thể hiện ở sơ đồ sau) Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí QLDN CP dịch vụ mua ngoài và CP bằng tiền khác Kết chuyển chi phí QLDN TK334,338 TK642 TK111,152,1388 CP nhân viên quản lý Giá trị ghi giảm CP QLDN TK152,153 CP vật liệu, dụng cụ TK214 CP khấu hao TSCĐ TK1421 Phân bổ dần CP trả trước TK335 Trích trước CP phải trả theo kế hoạch TK333 Thuế, phí, lệ phí phải trả TK139 Trích trước lập dư phòng phải thu khó đòi TK331.111,112 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK1331 TK911 TK1422 Trừ vào kết quả kinh doanh trong kỳ Chờ k/c Kết chuyển 2.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Lãi, lỗ từ hoạt động KD thông thường = DTT về bán hàng và CCDV - GVHB + DT của hoạt động TC - CP tài chính - CP BH, CP QLDN Sơ đồ 10 : Hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh TK632 TK911 TK511,512 TK635 TK641,642 TK142 TK515 TK421 Kết chuyển GVHB K/c CP hoạt động tài chính K/c CPBH, CP QLDN K/c CP chờ kết chuyển K/c lỗ K/c DT hoạt động TC K/c DTT về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá III. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá được phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợp. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký chứng từ" thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá được phản ánh trên các Nhật ký chứng từ như: NKCT số 1, NKCT số 2,...; các bảng phân bổ như: Bảng phân bổ tiền lương, vật liệu, khấu hao, ...; Các bảng kê như: Bảng kê số 8, Bảng kê số 9, ... và các sổ chi tiết liên quan. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký chung" thì các nghiệp vụ kế toán trên được phản ánh vào Nhật ký chung, các sổ cái TK 156, TK 632, TK 511, TK 911, ... và các sổ chi tiết liên quan. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký-sổ cái" thì các nghiệp vụ kế toán trên được phản ánh trên sổ Nhật ký-Sổ cái, phần sổ cái được thể hiện trên các TK 156, 632, 157, 511, 911, ...và các sổ chi tiết liên quan. - Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ", căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán sẽ lập các Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết liên quan. Toàn bộ những vấn đề trình bày trên đây chỉ là lý luận chung theo quy định. Trong thực tế mỗi doanh nghiệp cần phải xem xét điều kiện cụ thể của mình mà lựa chọn các hình thức, phương pháp kế toán thích hợp để đảm bảo cho tài sản, tiền vốn được phản ánh một cách trung thực nhất trên cơ sở đó để kế toán phát huy được vai trò của mình trong sản xuất, kinh doanh. PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV HƯNG GIA I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV HƯNG GIA 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia Trụ sở: Ngõ 7/17 Huỳnh Thúc Kháng - Đống Đa - Hà Nội Ngành nghề kinh doanh của là buôn bán: Dầu, dầu xe, vật liệu xây dựng, và một số mặt hàng kinh doanh khác. Là một doanh nghiệp còn non trẻ nhưng từ khi đi vào hoạt động cho đến nay, công ty không ngừng phát triển. Mạng lưới phân phối tới khách hàng ngày càng mở rộng, các mặt hàng của Công ty cũng đa dạng hơn bên cạnh một số mặt hàng chủ lực. Tình hình kinh doanh của Công ty được thể hiện qua các chỉ tiêu sau: Bảng 1: Quá trình phát triển của Công ty Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Doanh thu 9 623 864 587 10 456 424 752 13 766 405 886 2 Lợi nhuận trước thuế 1 022 394 562 1 208 925 096 1580 676 205 3 Tiền lương b/q/tháng/người lđ 1 540 000 1 642 000 1 860 000 (Nguồn: Bảng CĐKT, BC KQHĐKD của Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia) Tính đến tháng 12/2005, tổng nguồn vốn bằng tổng tài sản của đơn vị đạt được 35.801.989.577 đ. Trong đó: - Tài sản: + TSLĐ: 34 806 553 218 + TSCĐ: 995 436 359 Nguồn vốn: + Nợ phải trả: 26 289 684 120 + Nguồn vốn chủ sở hữu: 9 512 305 457 Tổng số lao động trong công ty là 53 người, đều có bằng Đại học, Cao đẳng và đã được qua đào tạo. 2. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý Mô hình cơ cấu tổ chức hoạt động quản lý kinh doanh của Chi nhánh theo hình thức tập trung. Các phòng ban của Công ty được bố trí gần nhau cho tiện việc trao đổi, quản lý. Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc Công ty với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, tiếp theo là các phòng ban chức năng. Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Bộ phận giao hàng Thủ kho Đứng đầu là Giám đốc công ty. Các phòng ban, bộ phận trong công ty được chia làm 4 bộ phận: Phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, bộ phận giao hàng, Thủ kho. Tất cả các phòng ban, bộ phận trong tổ chức bộ máy của đơn vị đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty và có mối quan hệ, hỗ trợ nhau. Phòng kinh doanh lập và triển khai các phương án kinh doanh, lập các đơn đặt hàng. Phòng Kế toán trên cơ sở các đơn đặt hàng để lập hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán công nợ với khách hàng. Thủ kho trên cơ sở các hoá đơn để xuất hàng. Bộ phận giao hàng tiếp nhận hàng từ Thủ kho và chuyển tới từng khách hàng, đồng thời kết hợp với bộ phận Kế toán trong việc thực hiện thanh toán với khách hàng. * Giám đốc công ty: Có nhiệm vụ lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về hoạt động của công ty. * Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc thực hiện tốt các chế độ hạch toán kinh tế, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho công ty. Lập các báo cáo tài chính, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính. * Phòng kinh doanh: - Có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc và trực tiếp xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó trên địa bàn được phân công. - Xây dựng, thuyết trình trước Giám đốc và thực hiện các hoạt động Marketting nhằm mở rộng địa bàn, xây dựng uy tín cho công ty và thương hiệu sản phẩm. - Tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng lẻ, các đơn vị giao ban giới thiệu sản phẩm, gặp gỡ các cộng tác viên - Phối hợp với Phòng Kế toán để thực hiện công tác thanh toán, phối hợp với kho và bộ phận giao hàng để đảm bảo hàng hoá đúng yêu cầu, giao nhận đúng thời gian và hợp lệ. * Thủ kho: Tổ chức nhập hàng, xuất hàng và bảo quản hàng hoá theo đúng quy định của Nhà nước, nội quy của Công ty. - Khi nhập hàng thực hiện 3 kiểm tra: + Kiểm tra hàng + Kiểm tra số lượng + Kiểm tra chất lượng, số kiểm soát, hạn dùng. và 3 đối chiếu khi xuất hàng: + Tên hàng trên hoá đơn với hàng xuất. + Số lượng trên hóa đơn, trên phiếu với số lượng bán. - Mở và cập nhật các loại sổ sách chứng từ theo quy định, chịu trách nhiệm về số liệu tồn kho, xuất nhập và các hư hao mất mát do tự gây ra. - Thường xuyên theo dõi chất lượng hàng trong kho đảm bảo số lượng, chất lượng của hàng hoá trước khi xuất hàng - Đảm bảo an toàn tuyệt đối về hàng hoá, kho tàng. Thực hiện tốt phòng chống cháy nổ, hoả hoạn. * Bộ phận giao hàng: Thay mặt Công ty thực hiện các giao dịch trực tiếp Hàng- Tiền với các khách hàng. - Đảm bảo giao hàng kịp thời, đầy đủ và chính xác, đúng địa điểm. - Thực hiện tốt 3 tra- 3 đối khi nhận hàng ở kho và khi giao hàng cho khách hàng. Tuyệt đối không tự ý thay đổi chủng loại, số lượng hàng hoá. - Thực hiện tốt công tác thanh toán. Đối với các khách hàng không phải là khách hàng có dư nợ thường xuyên hoặc không có sự đồng ý của Giám đốc Công ty tuyệt đối không cho khách hàng nợ. - Tiền thu về phải nộp cho Thủ quỹ Công ty. - Đảm bảo an toàn về hàng hoá, tiền trong quá trình lưu thông trên đường. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty - Các mặt hàng kinh doanh của Công ty được chia thành 2 nhóm chính + Nhóm I: Bao gồm các loại vật liệu: sắt, thép, xi măng…. + Nhóm II : Bao gồm các loại nhiên liệu: dầu, dầu xe…. - Hoạt động bán hàng của Công ty chủ yếu qua giao dịch của các đại lý - Hoạt động kinh doanh chủ yếu trên địa bàn Hà Nội. Hiện nay, Công ty đang mở rộng đội ngũ Đại lý trên các địa bàn khác như : Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Nam... Tuy nhiên, ở các địa bàn này hoạt động kinh doanh chỉ dừng lại ở hàng nhóm I. 4. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh, công ty tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Phòng Kế toán phụ trách toàn bộ công tác kế toán, được tổ chức gọn nhẹ để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty nhưng vẫn đảm bảo công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Cty TNHH TM&DV Hưng Gia Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán kho hàng Kế toán công nợ Trong đó, Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán của công ty. Dưới Kế toán trưởng có 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán kho hàng, 1 kế toán công nợ và 1 thủ quỹ. * Kế toán trưởng:Tổ chức điều hành chung công việc kế toán tại Công ty, đảm bảo cho bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. * Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty , thực hiện công việc thu, chi tiền mặt theo lệnh; tính toán, cân đối tồn quỹ để đảm bảo phục vụ công tác kinh doanh. * Kế toán kho hàng: Chịu trách nhiệm số liệu kế toán về hàng hoá nhập- xuất- tồn kho, thực hiện việc đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu thực tế của thủ kho. Đồng thời, kế toán kho hàng có trách nhiệm lập bảng kê thuế VAT đầu vào, VAT đầu ra theo định kỳ hàng tháng. * Kế toán công nợ: - Thực hiện việc quản lý tình hình công nợ của Công ty, lên kế hoạch thu hồi nợ, đảm bảo thu hồi công nợ đúng thời hạn. - Theo dõi các khoản phải trả đến hạn và tình hình quỹ tiền mặt hiện có để kịp thời thanh toán tiền cho nhà cung cấp. * Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp, lưu trữ toàn bộ chứng từ kế toán, lập báo cáo phục vụ công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị của Công ty. 4.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia 4.2.1 Chính sách kế toán Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia áp dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính như sau: Niên độ kế toán: 01/01 -31/12 năm dương lịch. Kỳ kế toán: tháng Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá vốn của hàng hoá nhập kho. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân sau mỗi lần nhập . + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: theo giá thực tế khi mua sắm. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng, tỉ lệ khấu hao cơ bản trích theo QĐ 206/2003/QĐ- BTC (12/12/2003). 4.2.2.Hình thức sổ kế toán áp dụng Tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia trên thực tế đang áp dụng hình thức Nhật ký chung . Hệ thống tài khoản áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính và đơn vị không mở sổ "Nhật ký đặc biệt" chỉ mở sổ "Nhật ký chung", "Sổ, thẻ kế toán chi tiết", "Sổ cái". - Sổ cái: Công ty mở sổ cái cho tất cả các tài khoản sử dụng. - Sổ, thẻ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần chi tiết như: Sổ chi tiết tài khoản TGNH, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, v.v... Trình tự hạch toán như sơ đồ sau: Sơ đồ 14 : Trình tự hạch toán tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Bảng CĐKT Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Hệ thống tài khoản tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống tài khoản chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. Hiện nay những tài khoản cấp I được áp dụng ở Chi nhánh bao gồm: TK 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 211, 214, 311, 331, 333, 334, 335, 338, 411, 421, 511, 515, 531, 632, 635, 641, 642, 711, 721, 811, 911. Ngoài ra trong từng tài khoản cấp I còn được chi tiết thành các tài khoản cấp II và các tiểu khoản chi tiết khác tuỳ theo đối tượng. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HƯNG GIA 1. Đặc điểm về hàng hoá và đánh giá hàng hoá tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Hàng hoá của Công ty đa dạng về chủng loại, nhiều mặt hàng khác nhau. Trong đó các loại hàng hoá chủ yếu bao gồm: Xi măng, sắt thép, sơn, dầu, dầu xe máy là các mặt hàng chủ lực của Công ty. Ngoài ra còn có các hàng khác như: các mặt hàng khác như tôn, đồ dùng cá nhân, ... nhưng số lượng tiêu thụ không nhiều. Trong số những mặt hàng Công ty tiêu thụ thì Vật liệu xây dựng chiếm tỉ trọng lớn về doanh thu (khoảng 40%). Do đặc điểm hàng hoá của Công ty rất đa dạng, để quản lý hàng hoá và thuận tiện trong công tác hạch toán, hàng hoá được phân loại, phân nhóm. Hiện tại ở Công ty, các loại hàng hoá trên lại chia ra thành hai nhóm chính là: Hàng nhóm I và hàng nhóm II. Hàng hoá được quản lý và hạch toán chặt chẽ đầy đủ về số lượng, chất lượng và giá trị để tránh mọi tổn thất. Thủ kho quản lý chặt chẽ việc xuất, nhập, tồn kho hàng. Phòng Kế toán (bộ phận kế toán tiêu thụ) ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá; giám đốc kiểm tra tình hình thực hiện công tác, nhiệm vụ kế toán hàng hoá. Hàng hoá nhập, xuất, tồn kho được xác định theo giá thành thực tế. Công việc này được thực hiện hàng tháng và vào cuối mỗi tháng cho từng mặt hàng. Giá thực tế hàng hóa nhập kho được xác định bằng giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: Số tồn đầu tháng 03/2006 mặt hàng dầu Esco là17173 hộp, đơn giá 11 250 đ/hộp và tình hình nhập xuất trong tháng 03/2006 như sau: Ngày 06/03 nhập kho 2 000 hộp, đơn giá 11 350 đ/hộp. Ngày 07/03xuất kho 620 hộp. Ngày 14/03 nhập kho 10 000 hộp, đơn giá 11 300 đ/hộp. Ngày 16/03 xuất kho 1200 hộp. Đơn giá bq ngày 06/03/2006 = (17 173 * 11 250)+ (2 000* 11 350) = 11 260 17 173+ 2 000 Đơn giá bq ngày 14/03/2006 = (18 553 * 11 260)+ (10 000* 11 300) = 11 274 18 553+ 10 000 Và trị giá hàng Esco xuất kho sẽ là: (620* 11 260) + (1200 * 11 274) = 20 510 000 đ 2. Kế toán tiêu thụ hang hoá và xác định kết quả tại Công ty TNHH TM & DV Hưng Gia 2.1.Quy trình nhập kho hàng hoá Khi hàng hoá nhập vào kho Công ty, Thủ kho lập Phiếu nhập kho. Thủ kho của đơn vị có trách nhiệm đối chiếu giữa số liệu ghi trên Phiếu nhập kho và số lượng hàng hoá thực nhập. Sau đó Thủ kho ký nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho ghi theo chỉ tiêu số lượng, lưu lại để làm căn cứ ghi thẻ kho tại kho. Hàng ngày chuyển Phiếu nhập kho cho phòng Kế toán. 2.2.Quy trình xuất kho hàng hóa Tại Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia, xuất kho hàng hóa chủ yếu là xuất kho bán trực tiếp nhưng giao dịch chủ yếu qua điện thoại hoặc đặt hàng qua giao dịch viên tại các địa bàn. Giao dịch viên sẽ viết đơn đặt hàng cho từng khách hàng. Trên đơn đặt hàng nêu rõ yêu cầu về loại mặt hàng, số lượng hàng. Trưởng phòng Kinh doanh sẽ ký duyệt từng đơn hàng. Sau đó đơn đặt hàng được chuyển sang cho Kế toán bán hàng để làm căn cứ lập Hoá đơn giá trị gia tăng. Tại phòng Kế toán, kế toán bán hàng sẽ phân loại các trường hợp xuất hàng mà lập Hoá đơn giá trị gia tăng. Sau đó, liên 2 và 3 của hoá đơn GTGT được chuyển cho Thủ kho để làm căn cứ xuất hàng. 2.3.Kế toán chi tiết hàng hoá Việc hạch toán chi tiết hàng hoá được thực hiện đồng thời ở kho và phòng Kế toán theo phương pháp thẻ song song. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT thủ kho sẽ ghi số hiệu của chứng từ, cuối ngày căn cứ vào số tồn đầu ngày, tổng hợp nhập-xuất trong ngày, thủ kho tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi vào Thẻ kho. Từ thẻ kho, thủ kho vào tiếp chi tiết Sổ vật liệu. Thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi vào phần xuất trên Thẻ kho và xuất cho khách hàng. Số tồn cuối tháng được xác định bằng cách lấy tồn đầu tháng cộng tổng nhập trong tháng trừ tổng xuất trong tháng. VD: Mặt hàng Dầu Esco có số lượng tồn đầu ngày 06/03/2006 là 17073 hộp. Trong ngày 06/03/2006 Công ty có các nghiệp vụ nhập, xuất như sau: Nhập 2000 hộp dầu Esco từ Công ty Xăng dầu Quân đội theo hoá đơn số 26241 ngày 06/03/06. Xuất 50 hộp bán cho Đại lý Phú Bài theo HĐ 55228. Xuất 100 hộp bán cho Đại lý Thuỷ Lương theo HĐ 55235. Xuất 20 hộp bán cho Đại lý Thuỷ Phù theo HĐ 55250. Như vậy, tồn kho cuối ngày 06/03/06 mặt hàng Dầu Esco là: 17 073+ 2 000- (50+ 100+ 20) = 18 903 (hộp) Khi nhập kho 2 000 hộp dầu Esco, căn cứ vào hoá đơn đầu vào kế toán sẽ lập phiếu nhập kho trên phần mềm vi tính và in ra. Phiếu nhập kho được lập có dạng như sau: Biểu 1: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Số 2 TK Nợ: 156 TK Có: 331 Ngày 06/03/2006 Người giao hàng: Công ty Xăng dầu Quân Đội Địa chỉ: đường Giải Phóng - Hà Nội Theo số : 26241 Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Nhập vào kho: Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia STT Tên hàng- hàm lượng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu Esco 0,8 Hộp 2 000 11 350 22 700 000 Tổng cộng tiền hàng : 22 700 000 Thuế suất 5% Tiền thuế GTGT: 1135 000 Tổng cộng tiền thanh toán : 23 835 000 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Sau đó phiếu nhập kho được chuyển xuống cho Thủ kho làm căn cứ để vào Thẻ kho. Với những nghiệp vụ xuất kho, Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT để xuất hàng và vào Thẻ kho . VD: Ngày 07/03/0, Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia xuất bán cho Đại lý Phú Bài 50 hộp Dầu Esco, đơn giá 15200 đ/hộp. Hoá đơn GTGT được lập tại phòng Kế toán và chuyển cho Thủ kho như sau: Biểu 2: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày..07..tháng ..03. năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BD/2006B 0055290 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Địa chỉ: Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội Mã số thuế: 03 01018498-001 Họ tên người mua hàng: Chị Mai Tên đơn vị: Đại lý Phú Bài Địa chỉ: Phú Bài- Giải Phóng - Hà Nội Điện thoại: Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế:… ………………… … ……… … STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu Esco 0,8 Hộp 50 14 476,2 723 810 Cộng tiền hàng 723 810 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 36 190 Tổng cộng tiền thanh toán 760 000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi đó, Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập hàng và hoá đơn GTGT để vào Thẻ kho như sau: Biểu 3: Trích Thẻ kho tháng 03/2006 Công ty TNHH TM&DV Hưng Gia Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội THẺ KHO Tên hàng: Dầu Esco 0,8 Đơn vị tính: hộp Tồn đầu tháng: 17 173 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn vị Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 55201 Đại lý Phú Bài Hộp 100 17 073 06/03/06 26241 Công ty Xăng dầu Quân Đội Hộp 2 000 19 073 06/03/06 55228 Đại lý Phú Bài 50 19 023 06/03/06 55235 Đại lý Thuỷ Lương 100 18 923 06/03/06 55250 Đại lý Thuỷ Phù 20 18 903 07/03/06 55290 Đại lý Thuỷ Châu Hộp 50 18 853 ... ... ... ... ... Cộng tháng 12 000 16 277 12 896 Tồn cuối tháng: 12 896 Trong đó, số lượng tồn cuối tháng được tính như sau: Số tồn cuối tháng = 17 173+ 12 000- 16 277 = 12 896 (hộp) Tại phòng Kế toán, khi nhập hoá đơn đầu vào và hoá đơn GTGT, phần mềm sẽ tự động tính giá thực tế của hàng xuất kho và cập nhật số liệu sang các sổ Nhật ký chung và các sổ liên quan. Ví dụ : Đơn giá bình quân ngày 06/03/2006 của hàng Dầu Esco là 11260 đ/hộp. Hoá đơn 55290 ngày 07/03/2006 xuất kho 50 hộp dầu Esco thì giá trị xuất kho của lô hàng trên là: 11260 x 50 = 563 000đ. Nghiệp vụ trên được phản ánh trên các sổ như sau: Biểu 4: Trích Nhật ký chung thán