Báo cáo Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Lilama 10

anh Từ khi thành lập cho đến nay Công ty luôn khẳng định được vị thế của mình trên thị trường lắp máy và chế tạo. Để làm được điều đó Công ty đã xây dựng cho mình một quy trình công nghệ sản xuất hợp lý hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Công nghệ thi công xây lắp của công ty kết hợp giữa thủ công, cơ giới và sản xuất giản đơn. Công ty hoạt động trong lĩnh vực chính là chế tạo và lắp đặt thiết bị công nghệ các công trình công nghiệp nên có những đặc điểm khác với các lĩnh vực kinh doanh khác. Khối lượng các công trình lắp đặt thường lớn và phức tạp, bên cạnh đó quá trình lắp đặt thường kéo dài, phát sinh nhiều khoản chi phí khác. Vì vậy công ty phải tổ chức chia thành nhiều công đoạn nhỏ để tiện cho việc theo dõi và quản lý chặt chẽ. Ở mỗi giai đoạn công ty tiến hành lập dự toán. Quy trình công nghệ của Công ty được thiết kế như sau: Phần móng: Chuẩn bị mặt bằng xây dựng, giải tỏa mặt bằng Tổng kết nguyên vật liệu, thuê nhân công tại chỗ Xử lý phần móng và thi công. Phần thân: - Gia công, cốt thép Ghép cốt pha Xây dựng cơ sở Lắp đặt thiết bị Phần hoàn thiện: Hoàn thiện hệ thống điện nước phụ trợ sơn Tiến hành bàn giao nghiệm thu công trình Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ Căn cứ vào sơ đồ trên thì quy trình công nghệ của Công ty được chia thành ba công đoạn. Phần móng là tập hợp các yếu tố ban đầu cho công trình như: mặt bằng, nguyên vật liệu, nhân công, …Phần thân là việc tiến hành lắp đặt công trình như: gia công, lắp đặt thiết bị, …Phần hoàn thiện là việc hoàn tất những công việc cuối cùng trước khi đưa công trình vào hoạt động như: hoàn thiện hệ thống điện nước, bàn giao và nghiệm thu công trình, . . . Trên thị trường hiện nay có rất nhiều Tổng Công ty có vốn đầu tư lớn và công nghệ cao nhưng Công ty với quy trình sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ trên nên từ khi hình thành đến nay Công ty đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường lắp máy và chế tạo. Công ty biết phát huy khai thác các thế mạnh của mình đẻ vươn lên chiếm lĩnh một thị phần đáng kể. Công ty luôn là đơn vị dẫn đầu trong việc lắp đặt và hoàn thành xuất sắc các công trình công nghiệp lớn và quan trọng của đất nước. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 2.1. Bộ máy kế toán của đơn vị Do sản phẩm của Công ty là các công trình công nghiệp có quy mô lớn và địa bàn hoạt động kinh doanh của Công ty là rộng khắp trên cả nước nên Công ty có nhiều xí nghiệp, đơn vị thành viên với trụ sở giao dịch ở nhiều nơi trên địa bàn cả nước. Điều này dẫn tới bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức hỗn hợp nghĩa là theo hình thức tập trung nửa phân tán. Theo hình thức này kế toán tại các đơn vị không hạch toán mà có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, máy móc thiết bị, . . . và hàng tháng tập hợp số liệu, chứng từ gửi cho phòng kế toán để tập hợp số liệu chung của toàn Công ty lập báo cáo định kỳ theo đúng quy định của chế độ kế toán. Phòng kế toán của Công ty có 10 người, trong đó có: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ, 5 kế toán viên làm từng phần hành khác nhau tại trụ sở Công ty và 2 kế toán viên đi theo các công trình. Đối với nhà máy chế tạo thiết bị kết cấu thép tổ chức bộ phận kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại nhà máy sau đó sẽ tập hợp và báo cáo gửi lên phòng kế toán Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kế toán vật tư, hàng hoá Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT Kế toán tiền mặt, tiền tạm ứng, thanh toán Kế toán tiền gửi, tiền vay, tiền theo dõi công trình Kế toán TSCĐ, nguồn vốn Kế toán doanh thu và thuế GTGT Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Các tổ, bộ phận ở đơn vị, xí nghiệp Kế toán vật tư Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán các phần hành khác Sơ đồ 4: Bộ máy kế toán Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy kế toán như sau: Bà Đàm Thị Loan: thực hiện các phần hành: Kế toán tiền mặt- tiền tạm ứng- thanh toán theo dõi các công trình Cụ thể như sau: - Theo dõi chi tiết tiền mặt, đối chiếu với thủ quỹ từng phiếu thu, chi tiền mặt, xác định số dư cuối tháng; Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước; Thanh toán các chế độ công tác phí, tàu xe, nhiên liệu ô tô con; Theo dõi chi tiết sổ tạm ứng, kiểm tra và đôn đốc các công trình hoàn tạm ứng; Báo cáo với trưởng phòng những trường hợp phát hiện ra sai sót, các trường hợp vi phạm chế độ; Lập bảng kiểm kê tiền mặt cuối tháng. - Theo dõi công nợ TK 331- Thanh toán với người bán: kết hợp với kế toán ngân hàng theo dõi 331. Bà Dương Thị Mai: thực hiện các phần hành về vật tư- hàng hoá- Tiền lương- BHXH- BHYT- KPCĐ. Cụ thể như sau: - Vật tư, hàng hoá: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá ở các kho do Công ty trực tiếp quản lý; Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của phiếu nhập xuất, hướng dẫn các bộ phận trong Công ty thực hiện đúng theo quy định Nhà nước; Mở thẻ kho, kiểm tra thẻ kho, chốt thẻ kho của từng kho Công ty; Đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng; Thực hiện việc kiểm kê khi có quyết định kiểm kê. - Tính toán tiền lương chính xác, kịp thời khi có bản lương được lãnh đạo duyệt trên cơ sở quy chế lương: Giám sát việc tính toán tiền lương của các đơn vị trực thuộc, theo dõi tiền lương của đơn vị đó, trên cơ sở hợp đồng giao khoán, kế hoạch thi công được duyệt; Theo dõi tiền lương của từng đợn vị trực thuộc; Tính tiền lương bình quân tháng, tổng hợp tiền lương toàn Công ty. - Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: Hàng tháng trích BHXH, BHYT đồng thời kiểm tra việc trích BHXH, BHYT của các đơn vị trực tiếp; Kết hợp với phòng tổ chức đối chiếu về BHXH, đối chiếu với BHXH tỉnh Hoà Bình. Tổng hợp toàn Công ty. - Kinh phí công đoàn: Trích kinh phí công đoàn theo đúng chế độ; Tổng hợp kiểm tra việc trích nộp kinh phí công đoàn của đơn vị trực thuộc; Phân định rõ các khoản kinh phí công đoàn Công ty- Tổng công ty- Liên đoàn Lao động các địa phương( kết hợp với Công đoàn Công ty). Bà Đặng Thị Thanh Tĩnh: thực hiện các phần việc - Tài sản cố định: Theo dõi nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại của TSCĐ theo từng nguồn vốn; Mở thẻ chi tiết cho từng TSCĐ; Theo dõi sự tăng giảm TK 009; Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Doanh thu và tiền thu về: Theo dõi chi tiết và hạch toán doanh thu, theo dõi tiền thu về các công trình, kết hợp với kế toán thuế xác định thuế GTGT đầu ra; Kết hợp với các đội công trình và phòng kinh tế kỹ thuật đôn đốc thu hồi vốn các công trình được giao và các công trình lưới điện; Báo cáo tình hình sử dụng hoá đon, chậm nhất trong 10 ngày đầu tháng phải lập báo cáo sử dụng hoá đơn lưu và gửi về cục thuế; Đối chiếu công nợ phải thu và doanh thu, khối lượng với khách hàng, theo dõi các phiếu giá. Bà Phan Thị Tuyết: Theo dõi thanh toán và tập hợp chi phí, đôn đốc tinh hình thu hồi vốn các công trình được phân giao; Kết hợp với kế toán tổng hợp để giải quyết các công việc. Bà Nguyễn Thu Hằng - Kế toán tổng hợp: Hạch toán vào máy các chứng từ của Công ty; Kết hợp với kế toán công nợ cuối tháng đối chiếu số dư công nợ hàng tháng, quý, năm; Kiểm tra đối chiếu với các kế toán khác những tài khoản liên quan; Theo dõi các quỹ của Công ty: tình hình biến động số dư các quỹ: Đầu tư phát triển, dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, phúc lợi …; Tính toán và kiểm tra lại các quỹ phải nộp lên cấp trên; Tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả; Theo dõi tập hợp chứng từ nhà máy chế tạo thiết bị và kết cấu thép; Kết hợp với phòng kinh tế- kỹ thuật theo dõi lập quỹ tiền lương hàng năm, theo dõi chi phí dở dang của các còng trình; Lập kế hoạch tài chính hàng năm, làm báo cáo định kỳ gửi các cơ quan nhà nước, Tổng công ty và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của Nhà nước. Bà Phạm Thị Giang: thực hiện phần việc - Kho quỹ: Thực hiện việc thu, chi tiền mặt nhanh gọn chính xác theo đúng chế độ Nhà nước, không để nhầm lẫn mất tiền; Ghi chứng từ vào sổ quỹ, đối chiếu với kế toán tiền mặt từng chứng từ thu chi và xác định tồn quỹ; Cuối tháng đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán tổng hợp; Đề xuất với trưởng phòng khi thấy việc lưu giữ tiền không an toàn; Báo với phòng bảo vệ cùng đi rút tiền, trong kết còn nhiều tiền khi hết giờ làm biên bản bàn giao kho quỹ với bảo vệ, những ngày lễ tết phải niêm phong quỹ trước khi về tết; Bảo mật khoá, mã số két đựng tiền. - Kho chứng từ: Giữ chìa khoá kho chứng từ; Thường xuyên kiểm tra và phun thuốc chống mối mọt, chống ẩm ướt ở các kho lưu chứng từ; Không cho bất cứ ai xem chứng từ khi chưa có sưh đồng ý của trưởng phòng ngoại trừ Giám đốc Công ty. - Quỹ từ thiện, chi tiếp khách: Hàng tháng theo dõi quỹ từ thiện; Giám sát việc thực hiện quỹ từ thiện theo qui chế hiện hành; Mở sổ theo dõi tiền chi phí tiếp khách, thu hồi vốn. Ông Vũ Bá Hưng: Thực hiện phần việc: - Tiền gửi ngân hàng- tiền vay: Kết hợp với kế toán tiền mặt lên kế hoạch thanh toán các công nợ; Theo dõi tiền gửi tại các tài khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong Công ty; Đầu năm căn cứ vào kế hoạch tài chính năm ký hạn mức tín dụng với các ngân hàng, làm hợp đồng và thanh lý hợp đồng với từng ngân hàng; Lập bản đối chiếu số dư cuối tháng với từng ngân hàng với tài khoản tiền gửi và tiền vay; Báo cáo số dư hàng ngày tiền gửi và tiền vay của Công ty với trưởng phòng và với Giám đốc; Báo cáo với trưởng phồng về kế hoạch trả nợ đối với từng ngân hàng; Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, tên ngân hàng mà mình sẽ chuyển tiền vào đó, báo cáo lại với trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai nguyên tắc; Quản lý, bảo quản các loại séc; Theo dõi số tiền đã thu về từng công trình; Làm các hợp đồng bảo lãnh của các công trình đấu thầu đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn qui định. Bà Phan Thị Ngọc Hà: thực hiện phần việc kế toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước: + Thuế GTGT: kết hợp với kế toán theo dõi Doanh thu, kế toán tổng hợp và các phần hành liên quan để kê khai thuế hàng tháng đúng quy định của Nhà nước; khấu trừ thuế, tính toán kê khai thuế GTGT đầu ra chính xác, kịp thời. + Các khoản thuế khác: tính toán các khoản thuế khác chi tiết số phải nộp, đã nộp, còn phải nộp từng kỳ và luỹ kế. + Kết hợp với kế toán ngân hàng nộp thuế kịp thời, đầy đủ, đúng thời hạn. + Quyết toán thuế với các cục thuế địa phương theo quy định hiện hành của Nhà Nước. Ông Hoàng Văn Cử: thực hiện phần việc theo dõi thanh toán và tập hợp chi phí, đôn đốc tình hình thu hồi vốn các công trình Ông Đặng Văn Long - kế toán trưởng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của phòng; Tham mưu với Giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty và có các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Pháp luật; Thông qua các chứng từ, giấy tờ liên quan đến công tác tài chính kế toán, … Ngoài ra mỗi nhân viên kế toán phải theo dõi các công trình được giao: Tập hợp chi phí toàn bộ công trình theo dõi báo cáo trưởng phòng, giám đốc hàng tháng: số tiền đã chi ra (tạm ứng, thanh toán thẳng, …); Ca xe máy phục vụ công trình đó (tuỳ từng công trình) Vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ công trình; Kết hợp với kế toán Doanh thu đốc thúc thu hồi vốn những công trình được phân giao. Tại các Xí nghiệp trực thuộc: Được tổ chức các bộ phận kế toán riêng tương tự như vậy, thực hiện toàn bộ công tác kế toán sau đó lập các báo cáo gửi lên phòng Tài chính kế toán của công ty. Phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu chung toàn Công ty và lập báo cáo kế toán định kỳ. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15 của Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. Trên cơ sở chế dộ kế toán hiện hành Công ty đã tiến hành nghiên cứu và cụ thể hoá, xây dựng lạibộ máy kế toán phù hợp với chế độ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty mình. Cụ thể như sau: - Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán là đồng Việt Nam. Khi chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước công bố trong ngày. Cuối năm tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái. - Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc (Nguyên giá TSCĐ = Giá mua theo hoá đơn + chi phí thu mua, lắp đặt, chạy thử). Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao tài sản cố định được thực hiện theo Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định của Bộ Tài chính. - Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, do hàng tồn kho của Công ty có giá trị lớn, xuất dùng không thường xuyên nên Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị xuất kho nguyên vật liệu là giá thực tế đích danh (tính trực tiếp). - Công ty trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm căn cứ vào tình hình tồn kho đầu năm, tình hình xuất nhập trong năm và tình hình biến động giá cả vật tư, hàng hoá để tiến hành xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho và trích lập dự phòng. - Doanh thu của Công ty được xác định theo giá trị công trình, hạng mục công trình được nhà thầu chấp nhận. Để xác định phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng Công ty sử dụng phương pháp đánh giá. 2.2.1. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụnh hệ thống tài khoản theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành (Quyết định 15) và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Do Công ty đảm nhận rất nhiều công trình, hạng mục công trình trên khắp đất nước nên tài khoản của Công ty được chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình khác nhau Công ty thường sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản loại I: + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: gồm các khoản tiền gửi của Công ty tại ngân hàng. TK này có 3 tài khoản cấp 2 là: TK 1121 - Tiền Việt Nam, TK 1122 - Ngoại tệ, trong mỗi tài khoản cấp 2 này Công ty lại chi tiết cho từng Ngân hàng. Ví dụ như: TK 112101: Tiền gửi tại trụ sở Giao dịch Ngân hàng Đầu tư Phát triển. + Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản như: TK 111-Tiền mặt, TK 131-Phải thu khách hàng, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141- Tạm ứng. Các tài khoản như: TK 151-Hàng mua đi đường, TK 152- Nguyên vật liệu, TK 153-Công cụ, dụng cụ, TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đều được chi tiết theo từng công trình như: TK 15402- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang công trình Yaly. Tài khoản loại II: + TK 211- Tài sản cố định hữu hình: phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của Công ty theo nguyên giá. TK 211 được chi tiết cho từng công trình. + TK 214- Hao mòn TSCĐ ( TK2141- Hao mòn TSCĐHH) TK 214 cũng được chi tiết theo từng công trình. Ngoài ra Công ty còn sử dụng TK 241- Chi phí XDCBDD, TK 242- Chi phí trả trước dài hạn. Tài khoản loại III: TK 311- Vay ngắn hạn, TK 341- Phải trả người bán, TK 333- Phải nộp, phải trả Nhà nước, TK 338- Phải trả khác, TK 341- Vay dài hạn; TK 334- Phải trả người lao động: tài khoản này được sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động TK 334 được chi tiết cho từng công trình. Tài khoản loại IV: TK 411- Nguồn vốn kinh doanh, TK 412- chênh lệch đánh giá lại tài sản, TK 414- Quỹ đầu tư phát triển, TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối, TK 431- Quỹ khen thưởng phúc lợi, TK 441- Nguồn vốn XDCB. Tài khoản loại V: TK 511- Doanh thu, tài khoản này cũng được chi tiết theo từng công trình như: TK 511202: Doanh thu công trình Yaly; TK 512- doanh thu bán hàng nội bộ, Tk 515- Doanh thu hoạt động tài chính. Tài khoản loại VI: + TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 621 được chi tiết cho từng công trình như TK 62102 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình Yaly. + TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp TK 622 được mở chi tiết theo từng công trình: TK 62202- chi phí nhân công trực tiếp công trình Yaly TK 627- Chi phí sản xuất chung: được mở chi tiết cho từng công trình, TK 627802: Chi phí bằng tiền khác công trình Yaly Ngoài ra Công ty còn sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp, TK 635- Chi phí tài chính. Tài khoản loại VII: TK 711- Thu nhập khác. Tài khoản loại VIII: TK 811- Chi phí khác. Tài khoản loại IX: TK 911- Xác định kết quả. 2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán Công ty áp dụng có nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Theo Quyết định số 15 này thì chứng từ kế toán mà Công ty áp dụng gồm 5 chỉ tiêu: - Chứng từ về lao động tiền lương + Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, … để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong Công ty + Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho CBCNV, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CBCNV trong Công ty đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng bình bầu A, B, C - Chứng từ hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá làm căn cứ để kiểm tra tình hình sử dụng và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý HTK. + Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. + Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong Công ty, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. + Bảng phân bổ nguyên vật liệu; Bảng kê phiếu xuất; Biên bản kiểm nghiệm: thường được dùng ở các công trình - Chứng từ tiền tệ: Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, … và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của Công ty + Phiếu thu: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, … thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi các khoản thu có liên quan. + Phiếu chi: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ. + Uỷ nhiệm chi + Giấy đề nghị tạm ứng: làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản kiểm kê quỹ - Chứng từ TSCĐ: + Biên bản giao nhận TSCĐ; Thẻ TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ - Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT; Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều được Công ty tiến hành lập chứng từ đầy đủ và có chữ ký của người có chức danh quy định trên chứng từ. Các chứng từ do Công ty lập và do bên ngoài chuyển vào đều được tập trung ở phòng Tài chinh- kế toán. Tại đây bộ phận kế toán Công ty sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ đó như: các yếu tố bắt buộc của chứng từ có đầy đủ không? nội dung kinh tế của nghiệp vụ có hợp lý hay không? số liệu trên chứng từ có chính xác không? …Các chứng từ của Công ty được vào theo từng ngày và được đánh số thứ tự để tiện theo dõi, kiểm tra đồng thời dễ tra cứu khi cần. Các chứng từ có liên quan đến cùng một nghiệp vụ được lưu vào cùng 1 cặp hồ sơ cho từng tháng trong năm: cặp hồ sơ về tiền mặt, tiền gửi, nghiệp vụ khác, … Ví dụ: nghiệp vụ mua vật tư nhập kho để dùng cho công trình. Sau khi nhận được các chứng từ do người thu mua gửi về kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ như sau: + Xem xét các yếu tố bắt buộc trên chứng từ + Đối chiếu nội dung kinh tế, số lượng vật tư, số tiền trên Giấy đề nghị thanh toán với Hoá đơn GTGT nhằm xem xét đề nghị mua có đúng với hoá đơn mua hàng không; đối chiếu Giấy dự trù vật tư với Hoá đơn GTGT nhằm biết mua vật tư có vượt quá dự trù không làm cơ sở để giải quyết (nếu vượt quá mà không được xét duyệt thì người thu mua sẽ phải chịu trách nhiệm), đối chiếu Hoá đơn GTGT với Biên bản kiểm nhiệm, nếu vật tư đảm bảo thì tiếp tục đối chiếu với Phiếu nhập kho; đồng thời tính toán lại số tiền của các chứng từ trên. Các chứng từ trên sau khi được nhập vào máy tính thì được lưu trữ và bảo quản. 2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán Do hoạt động lâu năm trong lĩnh vực xây lắp nên số lượng công trình mà Công ty đảm nhận rất nhiều và rải rác khắp nơi trên đất nước vì vậy phát sinh một số lượng chứng từ lớn dẫn tới công việc hạch toán kế toán rất phức tạp, để thuận tiện vầ đơn giản trong việc hạch toán, theo dõi và đối chiếu cho nên hiện nay Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật Ký chung: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán Sơ đồ 5: Hình thức Nhật ký chung Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Bên cạnh đó Công ty còn áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005 trong hạch toán nhằm giảm bớt khối lượng sổ sách. Theo Quyết định 15 Công ty sử dụng những loại sổ: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái tài khoản, Sổ chi tiết 1 tài khoản,…Trên thực tế các sổ sách của Công ty đều nằm trong máy tính, khi nào cần thì kế toán mới in ra để dùng. 2.2.4. Báo cáo kế toán Căn cứ vào Luật kế toán, chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chinh” và theo Quyết định sô 15/2006/QĐ-BTC hệ thống báo cáo kế toán của Công ty gồm 4 báo cáo cơ bản sau: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Bản thuyết minh báo cáo tài chính Theo đó Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh còn dược Kế toán tổng hợp lập theo từng quý, còn Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh báo cáo tài chinh được lập vào thời điểm cuối năm. Do Công ty đã cổ phần hoá nên cuối năm phải tổ chức kiểm toán báo cáo tài chính. Định kỳ Công ty phải nộp các báo cáo trên cho Cơ quan thuế, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Bên cạnh những báo cáo cơ bản và bắt buộc trên phòng kế toán của Công ty còn lập một số báo cáo khác phục vụ cho mục đích quản lý doanh nghiệp như (báo cáo giá vốn hàng bán, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ…) đây là những báo cáo kế toán quản trị hết sức quan trọng giúp Công ty đánh giá đúng tình hình sản xuất kinh doanh của mình, từ đó tìm ra được những điểm mạnh, điểm yếu của Công ty trong năm qua và có hướng hoạch định kế hoạch cho tương lai. Toàn bộ báo cáo của Công ty do Kế toán tổng hợp lập cuối kỳ. Cuối kỳ kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán mà các nhân viên kế toán đã nhập vào máy trong kỳ. Kết chuyển các chi phí và doanh thu trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả, làm cơ sở cho việc lập báo cáo. Các báo cáo nội bộ được lập theo yêu cầu của Ban giám đốc có mẫu riêng của Công ty. Tài liệu kế toán sau khi dùng được tổ chức bảo quản và lưu trữ trong kho và do nhân viên kho quỹ đảm nhiệm. 2.2.5. Phần mềm kế toán Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005. Với phàn mềm kế toán này cho phép Công ty giảm bớt công việc, hiệu quả, đơn giản và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Phần mềm này bao gồm nhiều phân hệ khác nhau như: Phân hệ kế toán tổng hợp, Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay; Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu; Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Phân hệ kế toán hàng tồn kho; Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành; Phân hệ kế toán tài sản cố định; Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ; Phân hệ kế toán chủ đầu tư; ngoài ra còn có các báo cáo như: Báo cáo thuế, báo cáo quản trị. Hàng ngày, khi các phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, hợp lý, hợp pháp tiến hành nhập dữ liệu vào các phân hệ kế toán cho phù hợp với nội dung kinh tế của nghiệp vụ, vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết từng tài khoản. Cuối tháng, chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo, bảng biểu tổng hợp, lập các bút toán kết chuyển, phân bổ chương trình kế toán tự động chuyển số liệu từ Sổ kế toán chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển số liệu từ Sổ nhật ký chung vào Sổ cái tài khoản rồi vào Bảng cân đối số phát sinh( đồng thời kế toán tổng hợp phải đối chiếu giữa sổ trên máy với sổ theo dõi của kế toán chi tiết). Từ Bảng cân đối tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác (Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính). Do phần mềm kế toán này ra đời trước Quyết định 15 nên có nhiều chỗ không hợp lý tuy nhiên để tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành Công ty đã liên tục cập nhật vào phần mềm cho phù hợp. 2.3. Tổ chức các phần hành chủ yếu 2.3.1. Kế toán