Báo cáo Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất

công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc có hiệu quả , bảo toàn và phát triển vốn , trường hợp sử dụng các loại vốn khác với mục đích sử dụng đã quy định cho các loại vốn và quỹ đó thì phải theo nguyên tắc có hoàn trả , có thể tự huy động vốn trong công nhân viên chức và ở ngoài công ty để đầu tư phát triển và hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu nhà nước của công ty , được phát hành trái phiếu theo quy định của nhà nước . Trong qúa trình hoạt động sẽ hình thành các quỹ đầu tư phát triển , quĩ khen thưởng , quĩ phúc lợi , quĩ dự trữ tài chính và quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo hướng dẫn của Bộ tài chính và của Tổng công ty được hội đồng quản trị phê duyệt , được sử dụng các quỹ nêu trên theo quy định của pháp luật . Sau khi làm đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước , lập các quĩ theo quy định , công ty chia lợi nhuận còn lại cho người lao động theo cống hiến của mỗi người và kết quả kinh doanh . Công ty có trách nhiệm thực hiện đúng chế độ và các qui định về sử dụng và quản lý vốn , tài sản , các quĩ , về kế toán , hạch toán , chế độ kiểm toán và các chế độ khác về tài chính theo qui định của nhà nước và Qui chế tài chính của Tổng công ty . Ngoài ra , trách nhiệm của Ban lãnh đạo Công ty là phải công bố công khai tình hình tài chính trong năm cho công nhân viên chức và các thông tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty khi tiến hành tổng kết cuối năm . II -Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1 - Phương thức tổ chức bộ máy kế toán . Theo qui định tại điều lệ công ty , bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng tức các công việc liên quan đến phòng kế toán thì kế toán trưởng ( trưởng phòng ) tổng hợp các số liệu lấy từ kế toán tổng hợp , còn kế toán tổng hợp tiến hành lấy số liệu từ kế toán phần hành chuyển đến và tổng hợp đưa ra các báo cáo tài chính và các báo cáo khác để phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh . Theo hình thức này , toàn đơn vị không chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp , chi nhánh , mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính , ở chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh , xí nghiệp và chi nhánh Thành Phố Hải Phòng vẫn có bộ phận kế toán riêng , phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh 2 - Cơ cấu lao động kế toán Do quy mô hoạt động của công ty khá rộng , có 4 chi nhánh ở 4 tỉnh thành , cộng với các hoạt động xuất nhập khẩu ,do đó phòng kế toán có 8 nhân viên kiêm các công việc khác nhau , trong đó có 8 nhân viên có trình độ đại học , trong đó có cả những người không phải chuyên nghành kế toán , có 2 người đang đi học thêm văn bằng hai ( chiếm 25%) , do tính chất công việc cần sự kiên trì và cẩn thận , vì vậy chỉ duy nhất có một nhân viên là nam còn lại 7 nhân viên là nữ , điều này tạo ra khá nhiều khó khăn cho phòng trong các công việc cần đòi hỏi có sức khoẻ như đi lại , thanh toán và quan hệ với ngân hàng , các đối tác ... Phòng kế toán là nơi tập trung trình độ cao so với các phòng ban khác do công việc cần thiết phải có trình độ phân tích , tổng hợp nhằm đưa ra các thông tin cho Giám đốc cũng như các phòng ban khác để ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh . 3 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán . Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình sau : ( Sơ đồ số 2 ) Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ) Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Bộ phận kế toán chi nhánh TPHCM Bộ phận kế toán xí nghiệp Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng ( Trích tài liệu từ Phòng kế toán ) Phòng kế toán có các chức năng , nhiệm vụ sau : Ghi chép , tính toán , phản ánh số hiện có , tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản , vật tư , tiền vốn , quá trình và kết quả hoạt động sản xuất , kinh doanh của đơn vị . Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất , kinh doanh , kế hoạch thu , chi tài chính , tiến hành thu , nộp , tính toán , kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản , vật tư , tiền vốn , kinh phí , phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô , lãng phí , vi phạm chính sách , chế độ , kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nước . Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh , kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế , tài chính , phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thông tin tài chính . Phản ánh , giám đốc các nghiệp vụ xuất , nhập khẩu , thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ xuất , nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thương . Chức năng của các nhân viên trong phòng kế toán : Kế toán trưởng : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông tin tài chính của doanh nghiệp thành các báo cáo có ý nghĩa đối với quá trình phân tích và ra quyết định . Kế toán trưởng làm nhiệm vụ kiểm tra , theo dõi thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời phát hiện ra sai sót trong tiến trình công việc . Kế toán tổng hợp : Từ tất cả các số liệu đã được đưa vào máy từ các phần hành khác nhau tổng hợp , đối chiếu để cuối tháng , quí , năm lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu của kế toán trưởng . Ngoài ra kế toán tổng hợp còn theo dõi về sự tăng , giảm , hao mòn của TSCĐ trong công ty . Kế toán nghiệp vụ mua , bán hàng hoá : Có nhiệm vụ tổ chức , theo dõi , quản lý từ quá trình mua bán với nước ngoài , vận chuyển , sau đó bán trong và ngoài nước hàng hoá do công ty giao và tiến hành vào máy các nghiệp vụ phát sinh , thực hiện ngiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cung cấp thông tin chính xác cho quản lý hoạt động xuất nhập khẩu . Kế toán thanh toán , tiền lương : Tiến hành thanh toán cho các đối tượng cần thiết , theo dõi và thanh toán tiền lương cho công nhân viên trong công ty và tiến hành nhập vào máy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , Kế toán ngân hàng : theo dõi việc vay vốn , thanh toán với ngân hàng để thực hiện các hợp đồng mua bán với nước ngoài . Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt tại quỹ , bảo toàn tiền tại quỹ , bảo quản số dư trên cơ sở tiền mặt . Bộ phận kế toán ở các chi nhánh và xí nghiệp : thực hiện các bút toán cần thiết cũng như theo dõi các nghiệp vụ phát sinh , tỗng hợp và cuối cùng báo cáo về văn phòng để tổng hợp đưa ra báo cáo chung toàn công ty . 4 - Mối quan hệ bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong Công ty Phòng kế toán ghi chép toàn bộ quá trình hoạt động của công ty , do đó nó liên quan đến toàn bộ : Từ các nhân viên đến các phòng ban , đến các chi nhánh , mối liên hệ này là mối liên hệ hai chiều , các phòng ban khác cung cấp các hoá đơn , chứng từ ( Ví dụ như phòng xuất nhập khẩu cung cấp các hoá đơn , các hợp đồng cho phòng kế toán ) , phòng kế toán có nhiệm vụ cấp các chi phí cho các phòng ban và các nhân viên để sau đó ghi vào chi phí của toàn doanh nghiệp . Phòng kế toán cung cấp các số liệu cho Phòng Kế hoạch để tiến hành lập báo cáo và lập kế hoạch cho năm sau , Phòng kế toán và phòng vận tải phải trao đổi các thông tin về các hợp đồng để tiến hành vận chuyển cho đúng thời hạn và đúng tiến độ của hợp đồng . III - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . 1 - Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán Nét đặc trưng của hạch toán kế toán là giá trị pháp lý đầy đủ của những thông tin thu thập được , nó được chứng minh cho mỗi nghiệp vụ được phản ánh . Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống bảng từ hợp lý , hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định . Đối với công ty , căn cứ vào quyết định số : 1141 - TC /QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính , căn cứ vào tình hình cụ thể của công ty cũng như căn cứ vào từng đối tượng quản lý , từng loại nghiệp vụ mà xây dựng cho công ty một hệ thống chứng từ hợp lý , hợp pháp đã được duyệt bởi Bộ tài chính và của Tổng công ty . Tuỳ theo từng phần hành mà sẽ có hệ thống những chứng từ riêng , vì vậy phần này sẽ được đi sâu hơn trong phần tiếp theo của báo cáo . 2 - Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán . Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch toán kế toán cho các đối tượng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản , nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị . Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũng như đặc thù về quản lý của đơn vị mình , kết hơp với công ty phần mền kế toán INFOBUS – VD xây dựng một hệ thống tài khoản nhìn chung là giống với hệ thống tài khoản của Bộ tài chính ban hành , ngoài ra còn có các tài khoản đặc thù cho riêng đơn vị . Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn ( Tài khoản 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có ) , sử dụng tài khoản dự phòng , sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng như tài khoản nguồn kinh phí . Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu tư tài chính ngắn hạn , TSCĐ thuê tài chính , TSCĐ vô hình , nợ dài hạn và nợ khác là không sử dụng đến hoàn toàn . Về chi tiết các tài khoản đặc thù sẽ được đề cập rõ hơn ở phần sau . 3 - Đặc điểm tổ chức sổ kế toán . Vì doanh nghiệp sử dụng toàn bộ bằng máy vi tính , do đó tổ chức ghi sổ kế toán không trực tiếp giống hình thức nào cả , nhưng nói chung thì hình thức được báo cáo là tổ chức theo Nhật ký chung , cứ có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì các kế toán viên tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính , vào cuối tháng in ra sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản và các báo cáo cần thiết theo qui định của Bộ tài chính .Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ của doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung . Chứng từ gốc Sổ chi tiết Nhật ký chung Sổ cái các TK Báo cáo tài chính Sơ đồ số 3 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty Ghi theo định kỳ Chú thích : : Ghi hằng ngày 4 - Đặc điểm các Báo cáo tài chính . Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm , báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán , Báo cáo kết quả kinh doanh , Bản thuyết minh báo cáo tài chính , ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính , niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N . Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính . Mẫu của Bảng cân đối kế toán giống với quy định của Bộ tài chính ( Phụ lục 1 ) , Bảng kết quả kinh doanh cũng giống như quy định của Bộ tài chính bao gồm 2 phần : Phần 1 - Lãi , Lỗ và Phần 2 - Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước . Trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính bao gồm các khoản mục : Đặc điểm của doanh nghiệp , Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp , Chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính ( Gồm : Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố , Tình hình tăng , giảm tài sản cố định , Tình hình thu nhập của công nhân viên , Tình hình tăng giảm tài sản cố định , Các khoản phải thu và nợ phải trả và Tình hình tăng giảm các khoản phải đầu tư vào các đơn vị khác ) , Giải thích và thuyết minh một số tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp , Phương hướng sản xuất kinh doanh trong kỳ tới và mục cuối cùng là Các kiến nghị . Nói chung Báo cáo tài chính của doanh nghiệp là đầy đủ ( chỉ thiếu Báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhưng đây là báo cáo không bắt buộc ) , đúng theo quy định của Nhà nước về lập và gửi Báo cáo tài chính , ngoài ra do doanh nghiệp phải lập gửi lên Tổng công ty do đó cần có sự chi tiết và rõ ràng các chỉ tiêu trong báo cáo . IV - Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Dựa trên những quyết định , chế độ chung do Bộ tài chính quy định , mỗi một doanh nghiệp sẽ có cách vận dụng khác nhau như : thêm hoặc bớt chứng từ , chi tiết các tài khoản nhằm phù hợp với hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp mình . Vì vậy tìm hiểu những khác biệt đó để có cái nhìn tổng quát về các phần hành kế toán là một điều cần thiết . 1- Đặc điểm phần hành kế toán theo dõi về ngân hàng . Đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu , việc mua bán bằng tiền Việt Nam , bằng ngoại tệ qua ngân hàng là thường xuyên , vì vậy , việc theo dõi riêng về mua bán , vay ngoại tệ ,với chế độ chứng từ , tài khoản riêng ... là điều cần thiết nhưng phải tuân theo các chế độ chung của Bộ tài chính . Theo quy định trong Báo cáo tài chính thì nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác : Qui đổi ngoại tệ ra đồng VN theo tỷ giá bình quân tháng của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Công thương Việt Nam theo đúng chế độ hạch toán ngoại tệ của Bộ tài chính ban hành . a) Chứng từ sử dụng : Giấy báo số dư khách hàng Uỷ nhiệm chi Đơn xin mua ngoại tệ Uỷ nhiệm thu Lệnh chuyển có Giấy nộp tiền ngân phiếu thanh toán b) Quy trình luân chuyển chứng từ . ( Sơ đồ 4 ) +) Thu qua ngân hàng Sơ đồ 4 : Quy trình luân chuyển chứng từ Người mua ( Khách nợ ) Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Ngân hàng 1 2 2 3 Chú thích : ( 1) Khách nợ gửi giấy báo trả tiền cho kế toán vốn bằng tiền , thanh toán , và các chứng từ thanh toán cho thủ quỹ ( uỷ nhiệm chi , sec chuyển khoản , sec tiền mặt ... ) (2) : Thủ quỹ làm thủ tục thu tiền ngân hàng (3) : Ngân hàng gửi giấy báo có , để kế toán ngân hàng ghi sổ chi tiết c) Tài khoản sử dụng Ngoài các tài khoản bình thường trong hệ thống tài khoản được quy định bởi Bộ tài chính , trong phần hành kế toán ngân hàng còn sử dụng một số tài khoản chi tiết sau : TK1111 : Tiền mặt tại quỹ TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) TK1121C : Tiền gửi ngân hàng công thương TK1121N : Tiền gửi ngân hàng ngoại thương TK1121T : Tiền gửi ngân hàng đầu tư TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD ) TK1123C : Kí quỹ ngân hàng công thương TK1123N : Giữ hộ ngoại tệ Ngân hàng ngoại thương TK1124T : Ký quỹ đảm bảo tiền vay TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( USD) TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu tư TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( VNĐ) TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thương ( VNĐ) d) Qui trình hạch toán . ( Sơ đồ 4 ) Công ty tiến hành ghi sổ kế toán như sau : Sơ đồ 5 : Qui trình hạch toán tiền mặt , tiền gửi ngân hàng : Chứng từ tiền mặt , TGNH , tiền vay Sổ , thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái TK111,112 Sổ quĩ Báo cáo tài chính Chú giải : : Ghi hàng ngày : Lên báo cáo theo định kỳ Không giống như làm kế toán bằng thủ công , làm kế toán bằng máy tính đơn giản hơn nhiều bởi lẽ công ty đã thiết lập một phần mền riêng cho công ty , với phần mềm này , tất cả các chứng từ , sau khi đã đầy đủ tính pháp lý , sẽ được nhập vào máy và sau đó , vào cuối mỗi tháng , quí , năm sẽ in ra 2 sổ , đó là sổ chi tiết tài khoản và sổ tổng hợp cho các tài khoản . Sổ chi tiết , tổng hợp có dạng sau : Sổ chi tiết tài khoản 1111- Tiền mặt tại quỹ Kỳ phát sinh : Từ ngày ... đến ngày ... Trang :... Dòng trong sổ chứng từ Chứng từ gốc Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Chứng từ Số Ngày VNĐ VNĐ Cộng Số dư đầu kỳ ( VNĐ) : NO ... Số dư cuối kỳ (VNĐ) : NO ... Ngày ... tháng ... năm ... Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Sổ cái tài khoản : 1121N Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương Kỳ phát sinh : Từ ... đến ... Trang :... Tài khoản đối ứng Số phát sinh Tên gọi Mã hiệu Phát sinh Nợ ( VNĐ) Phát sinh Có ( VNĐ ) Tổng cộng Số dư đầu kỳ ( VNĐ ) : NO ... Số dư cuối kỳ ( VNĐ ) : NO ... Ngày ... tháng ... năm ... Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Vì đây là làm kế toán bằng máy tính do đó có sự khác nhau so với ghi bằng sổ sách , Sổ chi tiết có hình dạng giống như Sổ nhật ký chung , chỉ khác là cột “ Ngày tháng ghi sổ” được thay bằng “ Dòng Trong sổ chứng từ” tức các dòng trong máy tính . Còn Sổ cái các tài khoản đã được đơn giản hoá đi nhiều so với khi học , có thêm dòng Mã hiệu vì trong khi làm Kế toán bằng máy tính thì tát cả các tên gọi hầu như đều được mã hoá cho rễ sử dụng , vì đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó có sử dụng nhiều bằng ngoại tệ , trong 2 sổ quy định rõ ràng ghi bằng VNĐ để cho thống nhất . Ngoài 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp , trong nghiệp vụ về tiền vay , kế toán còn sử dụng bảng kê vay ngân hàng , có dạng : Bảng kê vay ngân hàng tháng : ... TT Tên khách hàng Tên hàng Số tiền vay Số hoá đơn tín dụng Tỉ giá vay Ngày nhận nợ Ngày thanh toán Ghi chú Với bảng kê vay ngân hàng này , cuối tháng kế toán dễ dàng tính được số tiền vay , thời hạn thanh toán để kịp thời có kế hoạch trả nợ và vay nợ . 2 - Đặc điểm phần hành kế toán tài sản cố định Yêu cầu của phần hành này là phải theo dõi được các thông tin về TSCĐ như : số lượng , cung cấp các thông tin về nguyên giá , giá trị hao mòn , giá trị còn lại . nguồn hình thành tài sản và sự biến động tăng , giảm . Theo quy định trong Báo cáo tài chính thì nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại , phương pháp khấu hao theo đường thẳng , TSCĐ tăng là do sữa chữa nâng cấp và xây dựng mới nhà cửa , vật kiến trức , mua sắm mới máy móc thiết bị dụng cụ quản lý và phương tiện vận tải ,truyền dẫn . Còn TSCĐ giảm thường là do thanh lý phương tiện vận tải , truyền dẫn như : Xe chuyên chở hàng hoá đã hết thời hạn sử dụng , các máy tính đã cũ , hỏng ... a) Chứng từ : Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành ( Sở dĩ doanh nghiệp có phòng XDCB có nhiệm vụ hàng năm tiến hành xây dựng , sữa chữa lớn kho , bãi để cho thuê và chứa hàng hoá ... như đến năm 2003 thì “ Trung tâm giới thiệu và kinh doanh sản phẩm hoá chất và Văn phòng làm việc của công ty” sẽ bắt đầu khởi công . Qui trình luân chuyển chứng từ TSCĐ ( Sơ đồ 6) Sơ đồ 6 : Qui trình luân chuyển chứng từ Nghiệp vụ TSCĐ Chủ sở hữu TSCĐ Quyết định tăng , giảm TSCĐ Hội đồng giao nhận Giao nhận và lập biên bản Kế toán TSCĐ Lập và huỷ thẻ TSCĐ , phản ánh vào máy tính Bảo quản và lưu chứng từ Trong phần hành TSCĐ , qui trình luân chuyển chứng từ giống như qui định , chỉ khác là đây là kế toán máy , vì vậy số liệu được theo dõi trên máy , cuối kỳ mới in ra báo cáo . Về tài khoản : Kê toán tài sản cố định theo dõi TSCĐ giống như trong qui định của Bộ tài chính ban hành , TSCĐ không theo dõi theo tài khoản chi tiết . Ngoài ra , doanh nghiệp không có TSCĐ vô hình hay thuê tài chính , do đó , trong hệ thống tài khoản của TSCĐ chỉ có TSCĐ hữu hình : 211 , 214 và theo dõi nguồn vốn khấu hao : 009 Qui trình ghi sổ ( Sơ đồ 7 ) Sơ đồ 7 : Qui trình ghi sổ TSCĐ Chứng từ tăng , giảm và khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ TSCĐ Sổ nhật ký chung Sổ cái TK211,214 Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Báo cáo định kỳ : Ghi hàng ngày : Lên báo cáo định kỳ : Lên báo cáo theo định kỳ Chú thích : Theo qui trình này , sau khi các chứng từ TSCĐ hoàn thành bàn giao , kế toán tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ, sau đó ghi vào sổ TSCĐ của đơn vị , sổ có dạng sau STT Tên TSCĐ TSCĐ có đến 01/01/2002 Thời gian sử dụng Mức KHCB 2002 Giá trị còn lại 31/12/2002 Ghi chú So với qui trình do Bộ tài chính ban hành thì công ty đã không sử dụng Bảng tổng hợp chi tiết tăng , giảm TSCĐ mà ghi chung toàn bộ vào cùng một sổ , trong phần tên TSCĐ thì chia thành TSCĐ thuộc vốn ngân sách ( TSCĐ đang dùng và trích khấu hao , TSCĐ hết khấu hao ) , TSCĐ thuộc vốn tự có ( cũng chia thành TSCĐ đang dùng và trích khấu hao , TSCĐ hết khấu hao ) . Doanh nghiệp cũng theo dõi riêng TSCĐ đang trong thời hạn cho thuê ( cả liên doanh ) trong một sổ . Trong sổ TSCĐ đã không có tỷ lệ khấu hao . Ngoài ra , trong đơn vị còn sử dụng kế hoạch khấu hao TSCĐ , giúp cho quá trình tính khấu hao TSCĐ được đúng đắn và dễ dàng hơn . Mẫu sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản trong phần hành này cũng giống như phần hành tiền mặt và TGNH , khi nào cần thì kế toán tổng hợp sẽ in ra các báo cáo : Danh mục TSCĐ , Báo cáo tăng , giảm TSCĐ 3 - Đặc điểm tổ chức lao động tiền lương Tổ chức lao động tiền lương phải đạt yêu cầu : Phân công lao động hợp lý , theo dõi , quản lý và hạch toán biến động cơ cấu lao động hiện có trong doanh nghiệp , theo dõi được thời gian , số lượng , kết quả lao động . Trên cơ sở đó , kế toán lao động tiền lương đã thực hiện như sau : Chứng từ lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Vì ở văn phòng công ty , chỉ làm công việc văn phòng và quản lý , do đó không lưu giữ chứng từ : Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành , hợp đồng giao khoán ... nhưng ở xí nghiệp hoặc các chi nhánh thì có lưu giữ các chứng từ này . Qui trình thanh toán lương và bảo hiểm xã hội ( Sơ đồ số 8) Sơ đồ 8 : Qui trình thanh toán lương và BHXH Bảng chấm công Bộ phận duyệt y Kế toán lương và BHXH Thủ quỹ Tiến hành ghi vào máy tính Trả lương công nhân viên Tổ chức ghi chép , phản ánh , tổng hợp số liệu về số lượng lao động , thời gian , kết quả lao động , tính lương và trích các khoản theo lương , phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tượng sử dụng lao động là điều cần thiết , thanh toán lương kịp thời , đúng thời gian cho người công nhân viên đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của họ . Tài khoản sử dụng Trong phần hành lương , kế toán sử dụng các tài khoản như bình thường , chỉ khác là TK3382 kế toán coi như tài khoản giảm trừ BHXH và BHYT , trong khi theo chế độ thì chỉ trừ 5% trên tổng quỹ lương ghi vào TK3383 và 1% là BHYT được ghi vào TK3382 . Ngoài ra , với các khoản giảm trừ khác kế toán còn hạch toán vào TK3388 . Doanh nghiệp không sử dụng TK 335 ‘ Chi phí trích trước’ Quy trình ghi sổ ( Sơ đồ số 9) Vì sử dụng hình thức Nhật ký chung , do đó quy trình ghi sổ phần hành lao động tiền lương được tiến hành như sau : Sơ đồ 9 : Qui trình ghi sổ lương và thanh toán BHXH Chứng từ lao động tiền lương , bảng phân bổ và chứng từ thanh toán Sổ chi tiết TK 334 , 338 Sổ nhật ký chung Báo cáo kế toán Sổ cái TK 334 .338 Chú thích : : Ghi hàng ngày : Lên báo cáo tài chính định kỳ Trong quy trình ghi sổ này , nói chung là đều đúng quy định , chỉ có điều , trong các báo cáo in ra không có Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương mà thay vào đó có Bản kê chênh lệch theo dõi cho từng tháng . ở văn phòng công ty , chỉ có hình thức trả lương theo thời gian , không có hình thức trả lương theo sản phẩm giống hình thức trả lương ở Xí nghiệp vận tải , do đó việc tính lương và trích BHXH , BHYT giống như chế độ , cũng giống như các phần hành khác thì doanh nghiệp đã không ghi vào sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản , điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra và đối chiêú với Sổ cái các tài khoản . Các Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản có hình thức giống như ở phần hành TGNH , cuối kỳ phần hành này không in ra báo cáo nào cả . 4 - Đặc điểm kế toán theo dõi mua bán hàng hoá xuất , nhập khẩu Vì đây là doanh nghiệp xuất nhập khẩu , do đó quá trình mua , bán hàng hoá là đồng thời , hơn nữa hàng hoá được thu mua , nhập khẩu thường là bán ngay không qua kho , vì vậy kế toán quá trình này là ghi chép , phản ánh tình hình thu mua , cung ứng , bảo quản vật tư , hàng hoá về số lượng, cgiá trị , sđó phản ánh luôn doanh thu , giá vốn của hàng hoá bán ra , phần hành này được theo dõi bởi 2 nhân viên và được tiến hành như sau : Chứng từ Trong phần mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu có các loại chứng từ sau : Hợp đồng ngoại ( Sales contract ) Hóa đơn GTGT đầu ra Hóa đơn GTGT đầu vào Hợp đồng nội ( Buys contract ) Thông báo thuế Tờ khai hải quan Hợp đồng uỷ thác , thuế nhập khẩu Vì đây là hoạt động trao đổi hàng hoá với nước ngoài , do đó trong quá trình mua bán cần phải có hợp đồng chặt chẽ , đầy đủ tất cả các điều khoản từ nơi giao hàng , nơi nhận hàng , thời hạn thanh toán , đến số lượng , chất lượng hàng hoá nhập và xuất . b) Quy trình luân chuyển chứng từ quá trình mua , bán hàng hoá 1 . Quá trình nhập khẩu ( Sơ đồ 10 ) Chứng từ bên bán Biên bản giám định chất lượng Nhập kho vật tư hàng hoá và lập thẻ kho Khi sổ theo dõi thu mua ( NK)vật tư Lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa Chuyển cho các nhà máy , người mua không qua kho Ghi sổ kế toán và theo dõi tình hình tiêu thụ , thanh toán Sơ đồ 10 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ của quá trình mua hàng nhập khẩu Sơ đồ 11 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu mua vật tư để xuất khẩu hàng hoá Chứng từ bên bán Biên bản kiểm nghiệm vật tư , hàng hoá Nhập kho vật tư hàng hoá Lập thẻ kho Sổ theo dõi thu mua vật tư Lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Chuyển hàng đi tiêu thụ không qua kho Lập bộ chứng từ giao cho người mua Ghi sổ kế toán và theo dõi tình hình tiêu thụ Do đặc điểm kinh doanh của Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất là sau khi kết thúc quá trình thu mua vật tư hàng hoá xuất nhập khẩu và nhập khẩu thì công ty chuyển toàn bộ số hàng hoá , vật tư đó đi tiêu thụ thẳng không qua kho . Nếu hàng mua để xuất khẩu thì chuyển thẳng xuống cảng cửa khẩu và thông báo với người mua là công ty đã thực hiện việc giao hàng . Còn nếu là hàng nhập khẩu , công ty không