Báo cáo Ứng dụng phần mềm phân hệ quản lý đất đai kê khai đăng ký, cập nhật chỉnh lý biến động, quản lý hồ sơ địa chính xã Phước Khánh, huyện Nhơn Trạch, tỉnh Đồng Nai

cao. I.3.3 Quy trình thực hiện đề tài nghiên cứu - Kê khai đăng ký - Chỉnh lý biến động - Quản lý HSĐC Thống kê, tổng hợp, phân tích, đánh giá, lựa chọn dữ liệu Chuyển dữ liệu vào Phân hệ QLĐĐ So sánh đánh giá hiệu quả của phần mềm Ứng dụng phần mềm phân hệ quản lý đất đai - Các tài liệu liên quan đến phần mềm - Tài liệu, số liệu về địa bàn nghiên cứu. - Dữ liệu bản đồ, dữ liệu thuộc tính. Thu thập tài liệu số liệu,bản đồ Công tác chuẩn bị - Chuẩn bị trang thiết bị, máy tính, địa điểm làm việc. - Các phần mềm hỗ trợ Microsation, Caddb, Famis, Excel… Xây dựng CSDL - Cơ sở dữ liệu đầu vào - Chuẩn hóa dữ liệu thuộc tính và không gian Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện đề tài nghiên cứu PHẦN II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU II.1. XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU THEO CHUẨN CỦA PHÂN HỆ QLĐĐ II.1.1. Cơ sở dữ liệu đầu vào 1. Dữ liệu thuộc tính Trước đây (1997) HSĐC xã Phước Khánh lập thành 03 bộ, đã được nghiệm thu và lưu trữ tại 03 cấp (xã, huyện và tỉnh) mỗi cấp có 01 bộ gồm: 01 quyển sổ mục kê; 06 quyển sổ địa chính; 01 quyển sổ cấp GCN; 01 quyển sổ chỉnh lý biến động. Hiện nay dữ liệu thuộc tính của xã được lưu trữ, quản lý bằng giấy tờ và một số phần mềm như Excel, Microsation. Bộ sổ địa chính gồm có: 10 quyển sổ dã ngoại; 4 quyển sổ mục kê; có 10 quyển sổ giao nhận diện tích; Hồ sơ kỹ thuật thửa đất 12.246 tờ. 2. Dữ liệu không gian Bản đồ địa chính xã Phước Khánh do xí nghiệp Trắc địa bản đồ 102 đo đạc, thành lập và lưu trữ bằng MicroStation. Gồm có 80 tờ của 12.246 thửa đất với nhiều tỷ lệ khác nhau (theo số liệu nghiệm thu BĐĐC xã Phước Khánh năm 2009): - Tỷ lệ 1/500 có 20 tờ/2.801 thửa/88,85 ha - Tỷ lệ 1/1.000 có 16 tờ/2.406 thửa/293,54 ha - Tỷ lệ 1/2000 có 44 tờ/7.039 thửa/3.310,28 ha (diện tích đo vẽ có 29 tờ/5.115 thửa/2.247,33 ha, diện tích biên vẽ có 15 tờ/1.924 thửa/1.062,96 ha). Sử dụng hệ tọa độ VN – 2000, kinh tuyến trục 107045’ và múi chiếu 30, phép chiếu UTM, Elipsoid tham chiếu WGS – 84 định vị theo lãnh thổ Việt Nam. Bản đồ địa chính được lưu trữ, quản lý theo định dạng file (*.dgn), được chuẩn hóa bằng phần mềm Famis chạy trên MicroStation dễ dàng thực hiện khối lượng dữ liệu lớn, quản lý thửa đất về mặt không gian và thuộc tính, cho phép xuất nhập trao đổi dữ liệu qua lại với các chương trình ứng dụng khác. 3. Đánh giá chung cơ sở dữ liệu đầu vào Để triển khai công tác kê khai đăng ký cấp GCN QSDĐ trên địa bàn xã Phước Khánh thì Sở Tài Nguyên và Môi Trường Đồng Nai phối hợp với Phòng Tài Nguyên và Môi trường huyện Nhơn Trạch đã tổ chức rà soát, thống kê, thu thập bản đồ, sổ bộ địa chính từ năm 1997 đến 2009 để hoàn thiện CSDL đầu vào phục vụ cho công tác kê khai đăng ký cấp GCN QSDĐ. Vì vậy nguồn dữ liệu đầu vào của xã Phước Khánh cơ bản là được lưu trữ dưới dạng số. Qua nghiên cứu, cho thấy nguồn dữ liệu xã Phước Khánh tương đối hoàn thiện. Hiện nay đang xây dựng CSDL theo Thông tư 09/2007-BTNMT, Thông tư 17/2009-BTNMT, Nghị định 88/2009-BTNMT để bổ sung thêm mới, hoàn thiện nguồn dữ liệu để có thể đáp ứng công tác quản lý nhà nước về đất đai thống nhất trên phần mềm Phân hệ QLĐĐ. II.1.2. Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu đầu vào Chuẩn hóa dữ liệu là công việc quan trọng để quản lý và sử dụng thống nhất CSDL, đảm bảo quá trình tích hợp, xử lý, khai thác tốt nhất CSDL bằng phần mềm Phân hệ QLĐĐ. Nên đòi hỏi dữ liệu phải được chuẩn hóa trước khi chuyển đổi dữ liệu vào phần mềm. Chỉnh sửa CSDL không gian và thuộc tính cho phù hợp Kiểm tra tính đồng bộ giữa CSDL không gian và CSDL thuộc tính bằng Caddb Chuẩn CSDL hồ sơ địa chính Quá trình thực hiện sử dụng phần mềm Famis, FamisView, Famis Overlay Quá trình thực hiện sử dụng phần mềm Caddb chạy trên Foxpro Xây dựng dữ liệu không gian Dữ liệu BĐĐC số dạng file (*. dgn) Sổ mục kê, Sổ địa chính và các tài liệu khác liên quan Xây dựng dữ liệu thuộc tính Sơ đồ 3: Quy trình chuẩn hóa CSDL đầu vào Dữ liệu không gian: Dựa vào dữ liệu bản đồ địa chính số dạng file (*.dgn) bao gồm 80 tờ bản đồ, để tiến hành chuẩn hóa dữ liệu ta sử dụng phần mềm Famis thực hiện chuẩn hóa các đối tượng bản đồ, biên tập cấu trúc Topology, gán thuộc tính cho thửa đất, phần mềm FamisView kiểm tra vùng hở trên bản đồ, phần mềm FamisOverlay kiểm tra vùng trùng trên bản đồ. Dữ liệu thuộc tính: Dựa vào nguồn dữ liệu hệ thống sổ bộ địa chính và các tài liệu khác có liên quan, để tiến hành chuẩn hóa dữ liệu ta sử dụng phần mềm Caddb chạy trên Foxpro nhập đầy đủ các thông tin có trên bộ sổ địa chính vào cơ sở dữ liệu quản lý bằng Caddb và thực hiện kiểm tra lỗi trong quá trình nhập, lưu trữ dữ liệu. Từ kết quả kiểm tra có thể đánh giá, kiểm tra lại quá trình nhập dữ liệu thuộc tính bằng phần mềm Caddb, chuẩn hóa dữ liệu bản đồ bằng phần mềm Famis để chỉnh sửa cơ sở dữ liệu không gian và thuộc tính cho phù hợp, đảm bảo tính đồng bộ giữa bản đồ và sổ bộ địa chính. a. Xây dựng chuẩn cơ sở dữ liệu bản đồ địa chính Chuẩn hóa cơ sở toán học Chuẩn hóa các đối tượng bản đồ Biên tập cấu trúc Topology Xử lý lỗi kỹ thuật - Hệ tọa độ. - Hệ quy chiếu. - Phân lớp đối tượng. - Đóng vùng các đối tượng hình tuyến. - Tiếp biên các tờ bản đồ. - Sữa lỗi bằng Mrfclean, Mrfflag. - Tạo Topology. - Gán thuộc tính thửa đất. - Kiểm tra vùng hở, vùng trùng. - Chuyển đổi ký hiệu loại đất. Sơ đồ 4: Sơ đồ chuẩn hóa CSDL bản đồ địa chính Bản đồ địa chính được biên tập bằng phần mềm Famis chia làm 4 bước: Bước 1: Chuẩn hóa cơ sở toán học Hệ thống bản đồ địa chính số của xã hiện tại được xây dựng theo quy định: Hệ tọa độ VN – 2000, kinh tuyến trục 107045’ và múi chiếu 30, phép chiếu UTM, Elipsoid tham chiếu là WGS 84 định vị theo lãnh thổ Việt Nam, seed file: Seed_dongnai_DC_107_45.DGN. Do đó không cần chuẩn hóa cơ sở toán học. Bước 2: Chuẩn hóa các đối tượng bản đồ Phân lớp thông tin của các đối tượng trên bản đồ địa chính tuân theo bảng phân lớp chuẩn được quy định trong quy phạm. Thứ tự ưu tiên của các đối tượng tham gia tạo thành thửa đất: Thủy hệ, giao thông, ranh thửa. Đóng vùng các đối tượng hình tuyến có diện tích: đường giao thông, sông suối, kênh mương. Tiếp biên các tờ bản đồ trong cùng một xã. Bước 3: Biên tập cấu trúc Topology Chỉnh sửa lỗi đồ họa sử dụng chương trình Mrfclean, Mrfflag để thực hiện. Tạo Topology cho thửa đất bằng phần mềm Famis. Danh sách các lớp tham gia tạo topology là lớp chứa những đối tượng tham gia tạo đường bao khép kín của thửa đất. Gán thuộc tính cho thửa đất: Số hiệu thửa (lớp 3). Diện tích (lớp 4). Loại đất (lớp 5). Ranh giới thửa đất (10). Bước 4: Xử lý lỗi kỹ thuật trong quá trình biên tập Những file bản đồ địa chính sau khi được biên tập, được gộp lại thành một hệ thống các file ở định dạng: (*.dbf; *.shp; *.shx). Và tiến hành: Kiểm tra vùng hở bằng FamisView. Kiểm tra vùng trùng bằng FamisOverlay. Chuyển đổi ký hiệu loại đất trên bản đồ hoàn thiện lại file bản đồ địa chính. Do hệ thống BĐĐC của xã đã được quản lý dưới định dạng (*.dgn) theo quy chuẩn Bộ TN&MT nên quá trình chuẩn hóa dữ liệu thuận lợi, nhanh chóng. b. Xây dựng chuẩn cơ sở dữ liệu thuộc tính Nhập dữ liệu về người sử dụng đất (tên, địa chỉ, năm sinh, số CMND, ngày cấp, nới cấp và các thông tin khác đối với hồ sơ tổ chức. Nhập dữ liệu về người quản lý đất theo QĐ tại điều 3 của NĐ 181. Nhập dữ liệu về hình thức sử dụng đất chung, riêng Nhập dữ liệu nguồn gốc sử dụng đất Nhập dữ liệu về thời hạn sử dụng đất Nhập dữ liệu nghĩa vụ tài chính về đất đai Nhập dữ liệu những hạn chế về quyền sử dụng đất Nhập dữ liệu về quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (nếu có) Nhập dữ liệu về giấy CN (số phát hành, số vào sổ cấp giấy, ngày cấp giấy) Đồng bộ dữ liệu bản đồ với dữ liệu thuộc tính; chạy Caddb kiểm tra tính đồng bộ Xuất in sổ Địa chính, sổ Mục kê, sổ cấp Giấy CN, sổ theo dõi biến động; in giấy CN, trích lục thửa đất, in Bản đồ địa chính ... CSDL Dữ liệu thuộc tính - Dữ liệu bản đồ - Dữ liệu thửa đất - Dữ liệu đồ hoạ Dữ liệu về tờ bản đồ cũ, thửa đất cũ Dữ liệu về GCN cũ Nhập dữ liệu về người nhận hồ sơ, ngày nhận hồ sơ Trước đây dữ liệu hệ thống sổ bộ được lưu trữ và quản lý chủ yếu bằng giấy tờ nên nguồn dữ liệu này chưa đồng bộ. Vì vậy cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa để xây dựng CSDL đầu vào chuẩn. Sơ đồ 5: Quy trình xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính Kế thừa một số trường dữ liệu thuộc tính trên bản đồ như: loại đất, diện tích, tên chủ sử dụng, địa chỉ chủ sử dụng để xây dựng dữ liệu thuộc tính. Nhập các thông tin liên quan để bổ sung hoàn thiện cho cơ sở dữ liệu thuộc tính : Nhập dữ liệu về người sử dụng đất. Nhập dữ liệu về người quản lý đất. Nhập dữ liệu về hình thức sử dụng, nguồn gốc sử dụng, nghĩa vụ tài chính, những hạn chế về QSDĐ. Nhập dữ liệu về người nhận hồ sơ, ngày nhận hồ sơ. Nhập dữ liệu về GCN ( số phát hành, số vào sổ, ngày cấp). Nhập dữ liệu về quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Kiểm tra phát hiện những sai sót về dữ liệu với số liệu có tính pháp lý đang lưu trữ dưới dạng sổ sách: sổ mục kê, sổ địa chính. Chỉnh sửa những sai sót nếu là lỗi do nhập sai, nhầm dữ liệu. Kiểm tra phát hiện và chỉnh sửa những sai sót về dữ liệu lưu trữ bằng phần mềm Caddb: số liệu trùng nhau, mâu thuẫn, thiếu trường dữ liệu … c. Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ địa chính (tích hợp dữ liệu thuộc tính và đồ họa) Việc biên tập dữ liệu bản đồ và dữ liệu sổ bộ địa chính sau khi hoàn tất phải kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa bản đồ quản lý bằng phần mềm Famis và dữ liệu sổ bộ địa chính quản lý bằng phần mềm Caddb nhằm phát hiện những lỗi do quá trình thực hiện gây ra hoặc những lỗi do sự không đồng bộ từ nguồn dữ liệu đầu vào của bản đồ và sổ bộ địa chính. Thường xuất hiện 4 lỗi sau: Không có thửa quản lý trong sổ bộ địa chính (Caddb): Có thửa ở trên bản đồ nhưng trong sổ bộ thì không có. Không có thửa quản lý trong bản đồ địa chính (Famis): Có thửa ở trong sổ bộ nhưng trên bản đồ thì không có. Sai diện tích: Diện tích của thửa đất trên bản đồ và sổ bộ khác nhau. Sai loại đất : Loại đất của thửa đất trên bản đồ và sổ bộ khác nhau. Việc chuẩn hóa CSDL là bước quan trọng tạo chuẩn CSDL đầu vào, làm tiền đề cho xây dựng hệ thống thông tin đất đai toàn diện sau này. Sau khi thực hiện chuẩn hóa CSDL xong, CSDL sẽ được chuyển đổi vào phần mềm Phân hệ QLĐĐ cho phép thực hiện các ứng dụng, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về đất đai. II.2. CHUYỂN DỮ LIỆU VÀO PHÂN HỆ QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI II.2.1. Chuyển dữ liệu bản đồ Chức năng này dùng để chuyển đổi dữ liệu đồ họa được lưu trữ theo cấu trúc Shape file (*.shp) sang dạng GeoDatabase của ESRI. Sử dụng các chức năng trong Quản trị hệ thống để chuyển. Hình 3: Giao diện chuyển dữ liệu bản đồ vào phân hệ QLĐĐ * Thao tác thực hiện: Bước 1: Từ menu Hệ thống Chuyển dữ liệu Dữ liệu đồ họa. Bước 2: Nhập mã đơn vị hành chính Bước 3: Chọn một lớp trong hộp danh sách Chọn lớp để chuyển đổi dữ liệu đồ họa. Bước 4: Bấm nút chọn file để Chọn file bản đồ cần chuyển đổi trong khung shape file. Bước 5: Bấm nút Thực hiện để chuyển đổi dữ liệu vào hệ thống. Lúc này bản đồ sẽ hiển thị bên phải màn hình. Sau khi chuyển đổi xong thì kết quả của việc chuyển cần nhấn nút Làm tươi để tải lại thông tin đồ họa lên form chính II.2.2. Chuyển dữ liệu thuộc tính Chức năng này dùng để chuyển đổi dữ liệu thuộc tính được lưu trữ theo cấu trúc của chương trình Quản lý đất đai 2.0 (*.mdb) vào hệ thống. Thực hiện theo 2 bước: 1- Chuyển font file từ (*.mdb) sang unicode. Từ menu Quản lý hệ thống chọn Chuyển font. Hình 4: Giao diện chuyển Font Bước 1: Nhập đường dẫn chứa file * mdb trong nút Browse Bước 2: Load file vừa chọn lên Bước 3: Chọn font nguồn cần chuyển và font đích muốn chuyển đến Bước 4: Nhấn nút 2- Chuyển dữ liệu: Hình 5: Giao diện chuyển dữ liệu thuộc tính vào phân hệ QLĐĐ Bước 1: Từ menu Hệ thống Chuyển dữ liệu Dữ liệu thuộc tính Bước 2: Chọn file dữ liệu Access lưu trữ trong chương trình Quản lý đất đai 2.0 cần chuyển vào hệ thống. Bước 3: Nhấn nút kiểm tra dữ liệu, khi bấm nút kiểm tra dữ liệu thì các dữ liệu sai sẽ hiển thị ở 2 bảng: là Mục đích sử dụng đất cần thay đổi và Loại đất cần thay đổi Nhập các thông tin cần thay đổi. Nhấn nút Chuyển đổi để chuyển dữ liệu thuộc tính vào hệ thống. Kết quả dữ liệu được cập nhật vào CSDL. Nếu hiển thị thông báo lỗi thì việc chuyển đổi dữ liệu chưa thành chông và phải thực hiện lại II.3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PHÂN HỆ QLĐĐ KÊ KHAI ĐĂNG KÝ, CẬP NHẬT CHỈNH LÝ BIẾN ĐỘNG, QUẢN LÝ HSĐC. Như đã giới thiệu ở phần đầu, phân hệ QLĐĐ có nhiều hệ thống chức năng. Tuy nhiên đề tài chỉ thực hiện ở nội dung kê khai đăng ký, cập nhật chỉnh lý biến động, quản lý HSĐC. II.3.1. Kê khai đăng ký đất đai Giới thiệu về hệ thống kê khai đăng ký Hệ thống kê khai đăng ký HSĐC trong phân hệ QLĐĐ được xây dựng dựa trên nền tảng các thủ tục về kê khai đăng ký, lập HSĐC và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quy định tại Nghị định 181/2004/NĐ-CP và Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT, ban hành ngày 02/8/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính. Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2009 của Chính phủ về cấp GCNQSD đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ban hành ngày 21/10/2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về cấp GCNQSD đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Phần mềm này sử dụng công cụ lập trình ứng dụng .NET, nền công nghệ đồ họa ArcGis (ArcEngine, ArcSDE...) và hệ quản trị CSDL Oracle. Quy trình đăng ký đất đai Nhập thông tin Nhập mới chủ sử dụng Chủ sử dụng không có trong CSDL Chủ sử dụng đã có trong CSDL Tìm chủ sử dụng Bổ sung thông tin Kiểm tra Cập nhật đơn Người sử dụng đất đăng ký đất đai Sơ đồ 6: Quy trình đăng ký đất đai Đăng ký đất đai Đăng ký đất đai là một thủ tục hành chính nhằm xác lập mối quan hệ pháp lý đầy đủ giữa Nhà nước với người sử dụng đất được tổ chức thực hiện theo phạm vi ranh giới hành chính phường, xã, thị trấn tạo cơ sở, nền tảng nhằm thiết lập HSĐC đầy đủ và cấp GCN cho người sử dụng đất hợp pháp. Đồng thời công tác đăng ký đất đai làm tốt sẽ góp phần tạo dựng cơ sở để nhà nước quản lý chặt chẽ đất đai theo pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người sử dụng đất. Nội dung kê khai đăng ký QSDĐ gồm các thông tin về thửa đất liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất được thể hiện trên GCN, HSĐC. - Nhập thông tin đăng ký sử dụng đất từ đơn đăng ký sử dụng đất theo mẫu đơn quy định ban hành kèm theo thông tư 17/2009/TT-BTNMT . - Theo kế hoạch đăng ký của VPĐKQSDĐ triển khai đăng ký từ ngày 23/03/2010 đến ngày kết thúc đăng ký 22/05/2010 toàn xã có 12.246 thửa tham gia đăng ký trong đó phải đăng ký 8.844 thửa và 3.402 thửa không đăng ký. * Thao tác: Menu Đăng ký đất đaiĐăng ký đồng loạtĐăng ký đất đai ban đầu. Bước 1: Trong khung Địa chỉ thửa đất nhập số tờ, số thửa của hồ sơ đăng ký Enter Hình 6: Giao diện đăng ký đất đai ban đầu cho thửa đất Bước 2: Click chuột phải vào dòng họ tên chủ sử dụng trong khung Thông tin chủ sử dụngXuất hiện hộp thoại gồm ba lựa chọn Thêm chủ sử dụng đất, Xóa chủ sử dụng, Sửa thông tin chủ. Tùy từng trường hợp mà chọn các tiêu chí khác nhau. Trong trường hợp chọn Sửa thông tin chủ. Hình 7: Giao diện thêm sửa thông tin chủ sử dụng Xuất hiện hộp thoại Thêm sửa thông tin chủ. Khai báo đầy đủ những thông tin liên quan đến chủ sử dụng: + Đối tượng sử dụng: hộ gia đình, cá nhân, tổ chức,… + Thông tin chủ sử dụng: Họ và tên, giới tính, số CMT, địa chỉ, số điện thoại Chú ý: Nếu hiển thị thông báo Cập nhật thông tin chủ không thành công thì ta phải kiểm tra lại thông tin hồ sơ nhập vào. Bước 3: Check vào ô Chủ chính để thiết lập mối quan hệ giữa chủ sử dụng với hồ sơ đăng ký. Check vào ô Đăng ký để thực hiện chức năng đăng ký cho thửa đất. - Trong khung Mục đích sử dụng nhập đầy đủ các thông tin về Loại đất, Tên MĐSD, Diện tích. - Trong khung Nguồn gốc thẩm định nhập đầy đủ tất cả các thông tin về GCN QSDĐ: số tờ, số thửa, diện tích, số vào sổ, ngày cấp, số phát hành Ok. Bước 4: Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục đăng ký thông tin cho thửa đất chúng ta chuyển sang bước tiếp theo là Nhập thông tin hồ sơ. Hình 8: Giao diện hồ sơ liên quan thửa đất Click chuột trái chọn Tên chủ sử dụng, nhập đầy đủ thông tin sau: Loại hồ sơ: (cấp mới, cấp đổi cấp lại, khiếu nại tranh chấp, đo bao); Tập hồ sơ; Quyển biên nhận; Số biên nhận; Thông tin thửa đất cũ; Giấy tờ liên quan. Chú ý: Trong khung Thông tin thửa đất cũ chỉ nhập thông tin của 1 thửa đại diện cho dù trong GCN có 2 hay nhiều thửa. Tại vì phần này chỉ cho phép nhập 1 thửa. Thông tin về các thửa còn lại sẽ được ghi nhận ở Nguồn gốc thẩm định nên thông tin của các thửa đất trong GCN vẫn đầy đủ. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cho hồ sơ đăng ký . Hiển thị thông báo Cập nhật thành công là hoàn tất việc đăng ký. Nếu thông báo Cập nhật không thành công thì phải kiểm tra lại. Đó là trong trường hợp hồ sơ có một thửa còn trong trường hợp hồ sơ có nhiều thửa đất thì làm thế nào? Thiết kế Phân hệ QLĐĐ cho phép tìm lại thông tin chủ vừa đăng ký cho thửa đầu tiên để không phải nhập lại thông tin chủ cho các thửa tiếp theo của chủ đó. * Thao tác: Bước 1: Nhập địa chỉ thửa đất (tương tự như trên). Bước 2: Click chuột phải vào họ tên chủ sử dụng trong khung Thông tin chủ sử dụng Xóa thông tin chủClick chuột phải chọn Thêm chủ sử dụng. Nhập chính xác tên chủ sử dụng vào khung Tên chủ Nhấn nút Hình 9: Giao diện tìm kiếm thông tin Thông tin chủ sử dụng sẽ xuất hiện trong Danh sách chủ sử dụng. Chọn thông tin chủ đã nhập trong hồ sơ đầu tiên (chú ý đến các thông tin đặc biệt là số CMND để chọn đúng) Nhấn nút Bước 3, 4: Cũng là tương tự như trên. Cứ như vậy ta có thể nhập nhiều thửa cho một hồ sơ mà tốn ít công sức hơn rất nhiều vì đã rút gọn được bước 2. Sau thời gian triển khai kế hoạch trên địa bàn xã Phước Khánh đội đăng ký đã đăng ký 6.677thửa/6.845hồsơ còn lại 2.167 thửa chưa đăng ký. Chuyển cấp xã cấp mới 2.350 thửa, cấp huyện cấp đổi 2.600 thửa. + Hộ gia đình cá nhân: - Cấp mới: 2.975thửa. - Cấp đổi: 3.158thửa. - Tranh chấp: 18thửa. - Đo bao: 500thửa. + Đối với tổ chức: - Cấp mới: 26thửa - Cấp đổi: 0 thửa Tỷ lệ đạt 75% kế hoạch đề ra. II.3.2. Cập nhật chỉnh lý biến động Toàn xã có 8.844 thửa phải đăng ký có 6.677 thửa đã đăng ký. Trong số những thửa đã đăng ký này có 2.082 thửa phải chuyển để chỉnh lý biến động (cấp mới là 1.148 thửa, tách thửa là 334 thửa, 600 thửa là các trường hợp biến động khác). Chức năng này được phân quyền riêng cho cấp huyện, theo một qui trình khép kín từ đầu đến cuối: bắt đầu Tiếp nhận hồ sơNhập đơn trên hồ sơChỉnh lý biến độngKê khai sau chỉnh lýIn GCN kết thúc Trả hồ sơ cho dân. Người quản trị hệ thống tạo ra 3 người sử dụng là Nguyễn Văn A, Nguyễn Văn B, Nguyễn Văn C với ba tên đăng nhập lần lượt là anguyen, bnguyen, cnguyen và mỗi người có những quyền nhất định: - anguyen thực hiện quyền: Tiếp nhận hồ sơ, Nhập đơn trên hồ sơ và Trả hồ sơ cho dân. - bnguyen thực hiện quyền: Chỉnh lý biến động và Kê khai sau chỉnh lý. - cnguyen thực hiện quyền: In GCN. Đầu tiên ta đăng nhập vào quyền của Nguyễn Văn A để thực hiện Tiếp nhận hồ sơ của một hồ sơ cấp mới GCN. A. Biến động cấp mới GCN Biến động cấp mới có tất cả 1.148 thửa 1/ Tiếp nhận hồ sơ * Thao tác: Menu Đăng ký biến độngTiếp nhận hồ sơ Hình 10: Giao diện quản lý tiếp nhận hồ sơ Ở đây hồ sơ chưa được tạo mới nên ta phải vào nút để thêm mới một hồ sơ. Khi hệ thống chưa kết nối được với FTP server thì hệ thống sẽ yêu cầu chúng ta connect FTP server và việc connect này chỉ một lần duy nhất. Khi gặp trường hợp này thì người sử dụng phải liên hệ với quản trị để trao đổi thông tin mà họ đăng nhập vào hoặc nhờ quản trị để đăng nhập FTP server này. FTP server là nơi để lưu trữ các dạng file trên dạng thư mục lên server không phải lưu trữ thuộc tính hồ sơ địa chính mà lưu trữ các dạng như GCN. Sau khi in ra thì GCN được in lên server và lần sau ta chỉ việc mở ra để xem. Click chuột trái chọn dạng biến động Cấp mới GCN trong khung Loại hồ sơ Hình 11: Giao diện thông tin tiếp nhận hồ sơ Bước 1: Tìm thông tin chủ đăng ký biến động Ở đây có hai tiêu chí để tìm kiếm. Chúng ta có thể tìm kiếm theo chủ sử dụng và theo thông tin thửa đất. Click chuột trái vào biểu tượng để tìm kiếm. Nhập số tờ, số thửa hoặc tên chủ sử dụng của thửa cần tìm Nhấn . Danh sách thông tin chủ sẽ hiển thị ở khung phía dưới. Click chọn vào tên chủ sử dụng trong Danh sách chủ sử dụng được tìm thấy. Nhấn là chúng ta đã chọn chủ chủ sử dụng thành công. Hình 12: Giao diện tìm kiếm thông tin chủ sử dụng đất Bước 2: Tìm thông tin người nộp thay (nếu có) Kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ do chính chủ sử dụng nộp thì ta để trống mục này. Nếu hồ sơ do người khác nộp thay thì ta click vào mục Thông tin người nộp thay, nhập đầy đủ thông tin vào đó. Hoặc click vào nút bên cạnh để tìm kiếm thông tin người nộp thay. Bước 3: Chọn thửa đất tham gia đăng ký trên hồ sơ Click chuột trái vào nút trong khung để chọn tờ thửa đăng ký. Sau đó một danh sách các thửa đất đủ điều kiện cấp mới GCN sẽ hiển thịCheck vào ô trống để chọn tờ thửa đăng ký Nhấn Hình 13: Giao diện danh sách các thửa đất đủ điều kiện cấp GCN Bước 4: Nội dung văn bản trích yếu và các lọai văn bản khác kèm theo hồ sơ a/ Nội dung văn bản trích yếu Ghi nội dung chính yếu của văn bản vào trong Nội dung văn bản (trích yếu) Ok. Nếu có file hình, ảnh scan giấy tờ kèm theo thì ta vào trong Hình ảnh scan của văn bản kèm theo chọn file ảnh dạng jpg.bmp để ở trong thư mục đã lưu trong máy tính Open. Nếu hồ sơ không có văn bản kèm theo thì ta bỏ qua mục này. b/ Các văn bản kèm theo Trong khung Loại VB click chọn văn bản cần tìmDanh sách các loại giấy tờ kèm theo sẽ được sổ ra gồm các văn bản chúng ta cần tìm. Hình 14: Giao diện thông tin trên hồ sơ Nếu văn bản cần tìm không có trong danh sách này thì chúng ta có thể vào nút bên cạnh để tìm thêm các văn bản khác. Bước 5: Lưu trữ hồ sơ Trong mục này chúng ta cần khai báo các thông tin cho hồ sơ: tập số, quyển số, trang số. Vì mỗi hồ sơ đều có tập số, quyển số, trang số nhất định để thuận tiện cho việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng hơn. - Tập số: click chuột trái vào dấu tam giác trong khung Tập số hệ thống sẽ tự động sổ ra danh sách các dạng hồ sơ lưu cho chúng ta chọn. Danh sách này có thể không hiển thị tất cả các dạng hồ sơ cần tìm, chúng ta có thể tìm thêm bằng cách click chuột trái vào nút bên cạnh để thêm mới hồ sơ Nhấn nút. Hình 15: Giao diện thêm mới tập hồ sơ Nhập các thông tin: ID hồ sơ, tên tập hồ sơ, ghi chúNhấn Xuất hiện thông báo Bạn có chắc thêm thông tin tập hồ sơ khôngChọn . Thông báo Thêm dữ liệu thành công Ok Nhấn - Quyển số: cũng làm tương tự như Tập số nhập đầy đủ các thông tin: ID hồ sơ, số hiệu quyển, tên quyển, ghi chúNhấn Ok. - Trang số: đánh trang cần tìm. Hoàn thành các thông tin trong Văn bản kèm theo, lưu trữ hồ sơ Bấm nút .Sau đó nhấn . Thông báo hỏi Bạn có chắc muốn cập nhật dữ liệu của hồ sơ này hay không? Chọn Yes Cập nhật dữ liệu thành công. Hình 16: Giao diện thông tin trên hồ sơ sau khi cập nhật Sau khi cập nhật thành công thì một mã vạch tương ứng với hồ sơ xuất hiện. Kết thúc đăng ký cho một hồ sơ cấp mới GCN. Bước 6: In biên nhận - Bước tiếp theo là in biên nhận cho hồ sơ này. Chúng ta có thể sửa mẫu biên nhận cho phù hợp với địa phương mình bằng cách vào: C/Progam file/Quanly_Datdai_v2.0/Mẫu văn bản/Mẫu biên nhận. Chú ý: Không được sửa chỗ nào có nội dung đỏ. Nếu chúng ta sửa nội dung này thì khi in biên nhận ra nó sẽ không có chức năng tự động tự động in ra. Hình 17: Mẫu biên nhận hồ sơ 2/ Nhập đơn trên hồ sơ * Thao tác: Menu Đăng ký biến động Nhập đơn trên hồ sơ. Bước 1: Chọn hồ sơ vừa tiếp nhận để đăng ký biến động cho thửa đất Click chọn hồ sơ đăng ký trong khung Danh sách hồ sơ mới Nhấn Hình 18: Giao diện quản lý tiếp nhận hồ sơ cấp mới GCN Đơn cấp mới của hồ sơ này được đăng ký cho tờ thửa nào thì ta click chuột trái vào nút Browse trong khung Địa chỉ thửa đất để chọn tờ thửa đăng ký. Click chọn tờ 9 thửa 16 . Hình 19: Giao diện chọn tờ thửa đăng ký Đơn đăng ký sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin như: tên chử sử dụng, loại đất, MĐSD… Hình 20: Giao diện đơn đăng ký cấp mới GCNQSDĐ Bước 2: Đăng ký thông tin Tài sản gắn liền với đất Nếu thửa đất đăng ký không có tài sản gắn liền với đất thì ta bỏ qua mục này. Nếu thửa đất đăng ký có tài sản thì ta click chuột trái vào để đăng ký tài sản kèm theo cho thửa đất đó như: nhà ở, vườn cây-rừng cây, công trình xây dựng. Chọn đối tượng tài sản (Nhà ở) Hình 21: Giao diện nhập thông tin tài sản Hình 22: Cửa sổ thông báo chưa cập nhật chủ sở hữu thông tin tài sản Nếu cập nhật hiển thị thông báo thì chúng ta click chuột phải vào khoảng trống trong khung phía dưới Chọn Chủ sở hữu cho tài sản. Bình thường hệ thống sẽ mặc nhiên lấy chủ thửa đất làm chủ sở hữu tài sản. Hình 23: Giao diện thông tin chủ sở hữu tài sản Nếu chủ thửa đất không phải chủ sở hữu tài sản thì chúng ta click vào tên chủ trong Thông tin chủ để tìm lại ông chủ trong cơ sở dữ liệu hoặc Thêm mới chủ. Sau khi hoàn thành tất cả các thông tin Nhấn. Thông báo lưu thành công