Báo cáo Xây dựng chương trình Quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thá

LỜI NểI ĐẦU T rong thời đại khoa học kỹ thuật tiên tiến ngày nay, song song với nó, ngành công nghệ thông tin cũng đã và đang phát triển mạnh mẽ chiếm vị trí hàng đầu trong các ngành khoa học kỹ thuật và đạt được nhiều thành tựu ở mọi lĩnh vực trên mọi phương diện. Nước ta đang trên đà phát triển thực hiện công nghiệp hoá hiện dại hoá đất nước và đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nền kinh tế phát triển mạnh mẽ tạo tiền đề cho những bước phát triển tiếp theo. Trong đó phải kể đến sự đóng góp to lớn và đầy ý nghĩa của ngành khoa học công nghệ thông tin được ứng dụng trong mọi phạm vi dù là kinh tế, chính trị xã hội, văn hoá giáo dục..... Bất cứ một lĩnh vực nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có một nền tảng vững chắc. Công nghệ tin học đã châm ngòi vào mọi đơn vị kinh doanh từ nhỏ đến lớn và các hộ gia đình cũng đều sử dụng máy tính cho những mục đích khác nhau. Nhờ có công nghệ thông tin, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh chóng như : + Quản lý nhân sự + Quản lý bán hàng + Quản lý sản xuất + Quản lý thư viện v.v… Sự phát triển của máy tính đã làm thay đổi cục diện trong lĩnh vực quản lý, các phần mềm linh hoạt và thông minh đó đã giúp chúng ta quản lý thuận tiện và nhanh chóng, cập nhật kịp thời những thông tin cần thiết, giảm nhẹ không gian lưu trữ, thay thế việc làm thủ công với hiệu quả thấp lại cồng kềnh… Như vậy công nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng đối với các mối quan hệ xã hội nói chung, và đặc biệt là các mối quan hệ kinh tế nói riêng. Là sinh viên khoa Tin học Kinh Tế thì việc hiểu sâu và nắm chắc các kiến thức về tin học mang ý nghĩa hết sức quan trọng. Chính vì thế, đợt thực tập này là cần thiết, giúp củng cố những kiến thức đã học ở nhà trường, đồng thời là dịp tìm hiểu thực tế và ứng dụng kiến thức Do nhu cầu trang thiết bị một sản phẩm phần mềm quản lý hoàn chỉnh cho đơn vị là tất yếu và cần thiết, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh. Vì vậy, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái, được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám đốc, các phòng ban và các thành viên viên trong Công ty, em tìm hiểu và lựa chọn đề tài “Xây dựng chương trình Quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái”. Bố cục của bản báo cáo này ngoài Lời mở đầu và Kết luận gồm 3 chương như sau: Chương I: Khảo sỏt, đỏnh giỏ hệ thống quản lý Cụng ty TNHH Chuyển giao Cụng nghệ Việt Thỏi. Chương II: Cơ sở phương phỏp luận Chương III: Xõy dựng chương trỡnh quản lý bỏn hàng tại Cụng ty TNHH chuyển giao cụng nghệ Việt Thỏi Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thu Hà, các thày cô trong khoa Tin học Kinh tế – Đại học Kinh tế Quốc dân đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và chỉ bảo giúp em hoàn thành đợt thực tập này. Do kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bản báo cáo này chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN Lí CễNG TY TNHH CHUYỂN GIAO CễNG NGHỆ VIỆT THÁI I. GIỚI THIỆU CễNG TY TNHH CHUYỂN GIAO CễNG NGHỆ VIỆT THÁI 1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty TNHH Chuyển giao Cụng nghệ Việt Thỏi. Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Viêt Thái là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2000. Công ty chuyên sản xuất kinh doanh các loại giấy, vở viết với đủ thể loại phong phú. Đây là một doanh nghiệp mới, trong những năm đầu hoạt động, doanh nghiệp đã gặp không ít khó khăn… Khó khăn lớn nhất của công ty lúc mới thành lập là làm thế nào để người biết đến sản phẩm của mình và làm thế nào để người tiêu dùng chấp nhận sử dụng sản phẩm? Quả thật sản xuất giấy trong nước ta bấy giờ còn là một ngành mới nên Công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn. Nhưng cùng với sự kiên trì, nhạy bén của đội ngũ quản lý với chất lượng sản phẩm, Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Viêt Thái đã làm hài lòng người tiêu dùng. Sản phẩm được sử dụng ngày càng rộng rãi. Vì vậy, tuy mới đi vào hoạt động và phát triển chưa lâu đến nay công ty đã xây dựng được cơ sở sản xuất có quy mô lớn và đội ngũ công nhân viên đông đảo, có trình độ. Trong suốt quá trình phát triển, công ty luôn luôn đổi mới sản phẩm sao cho phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, đầu tư trang thiết bị hiện đại cho các phân xưởng và công ty, luôn quan tâm đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý cho phù hợp hơn với mục tiêu của công ty, đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh. Với tất cả sự cố gắng của mình, Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Viêt Thái đã vươn lên trở thành một thương hiệu quen thuộc được người tiêu dùng lựa chọn tin cậy. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ mỏy quản lý 2.1. Cơ cấu tổ chức Như những công ty sản xuất kinh doanh thông thường, bộ máy quản lý của Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái được tổ chức theo quy định chung của nhà nước đối với các Công ty trách nhiệm hữu hạn. Công ty cũng có những đặc thù riêng trong việc tổ chức bộ máy quản lý, đó là những nét đặc thù thường thấy trong các đơn vị là môi trường kinh doanh. Có thể chia cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty thành hai phần: Cơ cấu vật lý và Cơ cấu quản lý chức năng a. Cơ cấu vật lý: Dựa theo mô hình các phòng, cửa hàng, trụ sở, chi nhánh cố định, bao gồm hai khối: - Phòng chỉ đạo - Phòng giám đốc - Phòng phó giám đốc - Phòng Kế toán - Phòng Kinh doanh - Phòng họp. - Phòng Kỹ thuật - Phòng chức năng - Phòng máy (có nối mạng Internet) - Nhà ăn b. Cơ cấu quản lý theo chức năng: dựa theo công tác và nhiêm vụ của các đơn vị, cá nhân trong công ty. Được xây dụng bao gồm các yếu tố: - Giám đốc - Phó Giám đốc - Kế toán - Kinh doanh - Nhân viên kĩ thuật - Nhân viên kinh doanh - Nhân viên tạp vụ 2.2. Bộ mỏy quản lý Các đơn vị chức năng được tổ chức để hoạt động một cách riêng biệt nhưng phải tạo thành một khối gắn kết chung trong xu thế phát triển cùng với các hoạt động chung của công ty a. Giám đốc trực tiếp nhận các báo cáo về các nghiệp vụ, các hoạt động kinh doanh của công ty từ P. Giám đốc và từ đó có ý kiến góp ý hay quết định chỉ đạo và triển khai trên toàn công ty. b. Giám đốc trực tiếp quản lý các đơn vị khác như : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng kĩ thuật…Đây là các quan hệ quản lý thông thường, sau khi nhận báo cáo từ các đơn vị cấp dưới, Giám đốc sẽ có quyết định quản lý phù hợp. c. Phó Giám đốc trực tiếp quản lý các hoạt động của các phòng chức năng. Các báo cáo, ý kiến đề xuất từ các đơn vị trên sẽ được phó Giám đốc xử lý trong phạm vi quyền hạn có thể hoặc chuyển cho Giám đốc trong những trường hợp cần có quyết định ở mức cao hơn. Các trưởng phòng trực tiếp quản lý nhân viên trong phòng của mình và điều phối công việc hoạt đông chung của phòng cũng như của từng cá nhân trong phòng. 2.3. Mục tiêu phát triển của Công ty - Mục tiêu hàng đầu của công ty là không ngoài mục đích tối đa hoá lợi nhuận, nâng cao đời sống nhân viên. - Công ty đặt ra định hướng cho giai đoạn mới là nâng cao chất lượng sản phẩm, năng lực phục vụ khách hàng. Nếu như trước đây, Công ty chỉ chú trọng vào tối đa hoá lợi nhuận, chưa chú trọng đến chất lượng sản phẩm nên đã xảy ra hiện tượng khách hàng quen đã rời bỏ Công ty sau một thời gian giao dịch. - Ngày càng mở rộng được thị trường tiêu dùng, không chỉ dừng lại ở trong nước mà còn tiến tới sản phẩm giấy của công ty được mang ra thị trường nước ngoài giới thiệu và được lựa chọn tiêu dùng. - Để đạt được mục tiêu trên, Công ty đã có những phương pháp tích cực nhằm tăng năng suất và đặc biệt Công ty luôn tiếp thu những công nghệ mới để chất lượng sản phẩm được nâng cao. - Luôn có những sản phẩm mới phù hợp hơn đối với sự thay đổi của thời đại. Có như vậy thì công ty mới phát triển được vững mạnh. - Công ty đang từng bước xây dựng một môi trường làm việc hiện đại với năng suất cao, năng lực quản lý tốt dựa trên việc áp dụng phương pháp quản lý hiện đại trong lĩnh vực bán hàng. 3. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty có thể chia làm 2 phần chính: quản lí hành chính và quản trực tiếp kinh doanh. 3.1 Quản lí hành chính là các báo cáo, quyết định nghiệp vụ diễn ra trong khu vực quản lí hành chính. Từ giám đốc các báo cáo quyết định nhận được, các báo cáo quyết định đưa ra (như hình 1) Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật Các đơn vị khác Hình 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty 3.2 Quản lí kinh doanh trực tiếp: từ các đơn vị dưới, giám đốc trực tiếp quản lý đến công tác kinh doanh trên toàn công ty. (Hình 2) P. Giám đốc Các đơn vị khác Phòng Kỹ thuật Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Marketing Bán hàng Dịch vụ KT lương KT bán hàng Các khâu kỹ thuật Tạp vụ Đóng gói ……………. Hình 2: Sơ đồ quản lý kinh doanh trực tiếp tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái II. CÁCH QUẢN Lí BÁN HÀNG TẠI CễNG TY TNHH CHUYỂN GIAO CễNG NGHỆ VIỆT THÁI Nội dung Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái gồm các phân xưởng sản xuất theo dây chuyền: phân xưởng sản xuất, phân xưởng cắt đóng, phân xưởng bìa. Nhà quản lý sẽ thay giám đốc gửi bản kế hoạch dự trù hàng tháng tới bộ phận nhận đặt vật tư, bộ phận nhận sẽ in và lưu bản kế hoạch dự trù sau đó lựa chọn nhà cung cấp, đến đặt mua vật tư và gửi phiếu đặt hàng cho các nhà cung cấp rồi in và lưu lại bản để đối chiếu khi nhận hàng. Khi nhà cung cấp mang vật tư đến, bộ phận nhận đặt vật tư sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng đã lưu lại để kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư nhà cung cấp mang đến xem có đúng với phiếu đặt hàng không. Nếu sai với đơn đặt hàng thì trả lại nhà cung cấp và yêu cầu bồi hoàn nhanh chóng để sản xuất không bị ngưng trệ. Nếu đúng thì nhập kho vật tư, viết phiếu nhập và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, ghi hoá đơn để gửi lên phòng kế toán. Sau đó bộ phận nhận báo cho bộ phận phát vật tư. Bộ phận phát vật tư dựa vào danh sách dự trù vật tư mang vật tư đến cho cấc phân xưởng và viết phiếu xuất kho. Các trưởng phân xưởng sẽ thay mặt kí nhận vật tư. Đối với lĩnh vực bỏn hàng, khi cú khỏch đến mua hàng (khỏch lẻ hoặc đơn vị) nhõn viờn bỏn hàng yờu cầu cỏc trưởng kho kiểm tra trong kho xem cũn hàng khụng. Nếu cũn hàng thực hiện giao hàng cho khỏch hàng và viết hoỏ đơn thanh toỏn… Những hạn chế thiếu xút trong quỏ trỡnh quản lý của Cụng ty - Bộ máy quản lý bán hàng của công ty còn thủ công, nhiều công việc phải do con người trực tiếp thực hiện, các thông tin liên quan đến quá trình nhập xuất hàng hoá đều ghi chép bằng tay trên sổ sách, thời gian dành cho quản lý các nghiệp vụ phát sinh nhiều. - Các công việc không được phân bố hợp lý giữa 2 bộ phận nhận và chuyển hàng hoá. Đối với bộ phận nhận hàng hoá, công việc tập trung nhiều hơn. - Sẽ gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều công sức và dễ nhầm lẫn khi số lượng nhập xuất lớn. - Độ sai lệch trong lưu trữ số liệu là rất cao. III. MỤC TIấU CỦA ĐỀ TÀI 1. Tính cấp thiết của đề tài: Trong mấy năm hoạt động, Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái ngày càng phát triển, đơn đặt hàng nhiều số lượng lớn, được nhiều người tin cậy tiêu dùng. Lúc này việc cung ứng hàng hoá với số lượng nhiều sẽ gặp nhiều khó khăn. Do vậy, nếu việc đáp ứng hàng hoá được giải quyết nhanh chóng thì sản xuất được liên tục không bị gián đoạn đảm bảo được thời hạn đơn đặt hàng. Hơn nữa qua quá trình khảo sát thực trạng quản lý Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái cho thấy bộ máy quản lý bán hàng tại công ty hoạt động vẫn thủ công, phải do con người trực tiếp kiểm tra nhập, xuất, ghi chứng từ… Do đó, xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty sẽ giúp người quản lý hàng hoá tìm kiếm hoá đơn hay chứng từ nhanh chóng và không nhầm lẫn. Nếu xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty thì tất cả các công việc sẽ được thực hiện nhanh có hệ thống nhất định sẽ giúp cho Công ty ngày càng phát triênt hơn theo kịp các công ty khác bằng sự áp dụng tin học hoá trong bộ máy quản lý bán hàng. 2. Mục tiêu của đề tài: - Giúp công ty giải quyết được các vấn đề còn hạn chế trong quá trình quản lý hàng hoá. - Dần dần đưa tin học vào bộ máy tổ chức, kinh doanh của doanh nghiệp. CHƯƠNG II CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN I. NGHIấN CỨU SƠ BỘ. Nghiờn cứu quy trỡnh xõy dựng một hệ thống thụng tin kinh tế Quy trỡnh xõy dựng một hệ thống thụng tin kinh tế bao gồm năm giai đoạn chủ yếu sau: Xỏc định, lựa chọn và lập kế hoạch cho hệ thống. Phõn tớch hệ thống Thiết kế hệ thống Triển khai hệ thống Bảo trỡ hệ thống 1. Giai đoạn 1: Xỏc định mục tiờu của hệ thống Giai đoạn này bao gồm ba hoạt động chớnh. Xỏc định hệ thống, lựa chọn hệ thống và lập kế hoạch cho hệ thống. Cỏc tổ chức thường bị hạn chế về cỏc nguồn lực, nờn tại mỗi thời điểm, tổ chức chỉ cú khả năng thực hiện một số lượng nhỏ cỏc dự ỏn HTTT. Mục tiờu của giai đoạn xỏc định và lựa chọn hệ thống là xỏc định và lựa chọn ra một dự ỏn HTTT để phỏt triển. Cỏc tổ chức khỏc nhau thường cú những cỏch thức khỏc nhau để xỏc định và lựa chọn dự ỏn HTTT để phỏt triển. 2. Giai đoạn 2: Phõn tớch hệ thống. Một trong những mục đớch của giai đoạn này là làm cho cỏc nhà thiết kế hệ thống hiểu được cỏch thức mà tổ chức tiến hành hoạt động hiện nay trong lĩnh vực HTTT sẽ được xõy dựng. Phõn tớch HTTT gồm 2 giai đoạn nhỏ: Xỏc định yờu cầu hệ thống và mụ hỡnh hoỏ cỏc yờu cầu của hệ thống. Để xỏc định được yờu cầu của hệ thống, cỏc phõn tớch viờn hệ thống cần sử dụng kết hợp cỏc phương phỏp như phỏng vấn, bảng hỏi hoặc đơn giản là quan sỏt người sử dụng làm việc. Sau khi xỏc định được yờu cầu của hệ thống, phõn tớch viờn HTTT sẽ tiến hành mụ hỡnh hoỏ hệ thống dưới cỏc gúc độ: chức năng, dữ liệu và logic xử lý bằng cỏch sử dụng cỏc cụng cụ mụ hỡnh hoỏ. 3. Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Giai đoạn này bao gồm cỏc hoạt động cơ bản sau: Thiết kế phần cứng Thiết kế phần mềm Thiết kế CSDL Thiết kế giao diện 4. Giai đoạn 4: Triển khai hệ thống Cú rất nhiều hoạt động được tiến hành trong giai đoạn triển khai hệ thống. Chỳng được chia thành hai nhúm lớn: Nhúm 1: Thực hiện việc chuyển thiết kế hệ thống thành một HTTT thật, hoạt động được và được tổ chức sử dụng với hai hoạt động cụ thể là lập trỡnh và thử nghiệm chương trỡnh. Nhúm 2: Chuẩn bị để đưa hệ thống mới vào sử dụng, với cỏc hoạt động cụ thể là chuyển đổi hệ thống, lập tài liệu đào tạo và hỗ trợ người sử dụng 5. Giai đoạn 5: Bảo trỡ hệ thống Đõy là giai đoạn cuối cựng của chu kỳ phỏt triển hệ thống và chiếm chi phớ lớn nhất. Quỏ trỡnh này cú thể bắt đầu ngay sau khi hệ thống được cài đặt. Bảo trỡ hệ thống thực sự là một quỏ trỡnh thu nhỏ của phỏt triển hệ thống mà đầu ra của nú là một phiờn bản phần mềm mới và một phiờn bản tài liệu thiết kế mới. Cú nhiều kiểu bảo trỡ khỏc nhau cú thể tiến hành đối với cỏc HTTT: Bảo trỡ hiệu chỉnh Bảo trỡ thớch nghi Bảo trỡ hoàn thiện Bảo trỡ phũng ngừa.