Brainstorming -Đặc điểm, phương pháp, kỹ thuật và cách thức tiến hành

Brainstorming - Đặc điểm, phương pháp, kỹ thuật và cách thức tiến hành (Tiếp theo) Đặc điểm, phương pháp và kỹ thuật của brainstorming * Có thể tiến hành bởi một hay nhiều người: Tuy nhiên, thường thì phương pháp này sẽ hiệu quả hơn cho nhóm làm việc bởi vì cơ sở hoạt động của nó dựa trên việc tạo ra càng nhiều ý tưởng liên quan từ nhiều góc nhìn và nhiều cấp độ càng tốt. Số lượng người tham gia nhiều sẽ giúp cho phương pháp tìm ra lời giải được nhanh hơn hay toàn diện hơn nhờ vào nhiều góc nhìn khác nhau bởi các trình độ, trình tự khác nhau của mỗi người. * Dụng cụ: Dễ nhất là thể hiện bằng một bảng viết cho mọi thành viên đều đọc rõ tình trạng của hoạt động công não. Nếu tiến hành cá nhân hay vài người thì có thể thay thế bằng giấy viết. Ngày nay, người ta có thể tiến hành bằng cách nối các máy tính cá nhân vào chung một mạng làm cùng tiến hành việc công não. Bằng cách này những người ở xa nhau cùng có thể tham gia và việc tập kích còn được giúp đỡ bởi các phương tiện mạnh của tin học như là các kho dữ liệu, các từ điển trực tuyến, và các máy truy tìm dữ liệu. * Định nghĩa vấn đề: Vấn đề muốn giải quyết phải được xác định thật rõ ràng phải đưa ra được các chuẩn mực cần đạt được của một lời giải đáp. Trong bước này thì vấn đề sẽ được cô lập hóa với môi trường và các nhiễu loạn. Nói theo cách chuyên môn đây là bước đầu tiên xác định nội hàm của vấn đề và xác định các khả năng, các điều kiện cần hay đủ của một lời giải. * Tập trung vào vấn đề: Đây là bước tập kích. Tránh các ý kiến hay các điều kiện bên ngoài có thể làm lạc hướng buổi làm việc. Trong giai đoạn này người ta thu thập tất cả các ý niệm, ý kiến và ngay cả các từ chuyên môn có liên quan trực tiếp đến vấn đề cần giải quyết (thường có thể viết lên giấy hoặc bảng tất cả). Những ý kiến này đều được xem là có vai trò ngang nhau không phân biệt chi tiết lớn nhỏ. Việc ghi chép ra bảng cũng không nhất thiết phải liệt kê hay sắp xếp theo trình tự nào hết. Trong phần này, chúng ta chú ý các điều sau: - Kết hợp nhiều ý tưởng để tạo ra ý tưởng mới: Đây là một bước vô cùng quan trọng trong việc tìm kiếm những ý tưởng mới. Giả sử ta có một cây đèn và một chiếc đồng hồ trong tay, nếu kết hợp chúng lại thì sẽ như thế nào? Một cây đèn có gắn đồng hồ? Một chiếc đèn hẹn giờ bật tắt? Một chiếc đồng hồ dạ quang? Hay đồng hồ sử dụng năng lượng ánh sáng? Một chiếc đồng hồ du lịch có thể phát sáng để soi đường? Kết hợp hai hay nhiều thứ khác nhau lại với nhau theo chức năng, hình dạng, cấu tạo và bạn sẽ bất ngờ với những ý tưởng mới nghe có thể là vô lý những hoàn toàn có thể là bước bắt đầu cho một sản phẩm đột phá. - Đặt ý tưởng trong những điều kiện khác thường và đối nghịch: Cố gắng khai thác sự đối nghịch với ý tưởng đang có sẽ giúp ta có 2 ý tưởng hoàn toàn khác nhau. Ví dụ như tại sai phải xây một ngôi nhà đầy góc cạnh mà không xây một ngôi nhà tròn? Hay tại sao phải lắp ráp một máy tính có kích thước lớn mà không lắp ráp một máy tính thật nhỏ gọn, tiết kiệm diện tích? Bên cạnh đó hãy đặt ý tưởng vào trong những điều kiện khác thường. Ví dụ một chiếc máy tính thu nhỏ hết cỡ thì sẽ như thế nào? Có thể xách tay? Có thể bỏ túi áo? Hay thậm chí có thể ghép dưới da? Kết hợp nhiều ý tưởng để tạo ra ý tưởng mới * Loại bỏ các chi tiết cảm tính không liên quan: Không được phép đưa bất kì một bình luận hay phê phán gì về các ý kiến hay ý niệm trong lúc thu thập. Những ý tưởng thoáng qua trong đầu nếu bị các thành kiến hay phê bình sẽ dễ bị gạt bỏ và như thế sẽ làm mất sự tổng quan của buổi tập kích não. Ngoài ra, thành viên tham gia không được dù chỉ là tỏ thái độ cử chỉ chán chường, lãng ý, hay khinh khỉnh đối với các ý kiến đóng góp. Thành viên cung cấp ý kiến không nên dùng các câu có đại từ xưng hô (như là ''anh, các anh, bạn, các bạn, đồng chí, ...'') thay vào đó là các câu chỉ có các động từ chỉ hành động hay thao tác. * Khuyến khích tinh thần tích cực: Mỗi thành viên cần thực sự cố gắng đóng góp và phát triển các ý kiến tùy theo trình độ, khía cạnh nhìn thấy riêng và không giới hạn cách nhìn của mỗi thành viên. * Cuối cùng là phải biết đặt ra những giới hạn và luật lệ khi brainstorming Việc liệt kê các ý tưởng một cách lan tràn sẽ dễ dẫn tới đi quá xa vấn đề cần giải quyết nếu bạn không đặt ra một hàng rào giới hạn nó và thực hiện theo. Ví dụ, khi nghĩ về quảng cáo một loại nước hoa thì bạn không phải suy nghĩ phát triển ra tới tình hình thế giới, hay khi tìm hiểu về con đường thì không cần phát triển ý tưởng lan qua lãnh vực thể thao chẳng hạn. Giới hạn hợp lý giúp bạn tập trung vấn đề và kiếm thật nhiều ý tưởng hữu dụng mà không mất quá nhiều thời gian, nhưng nếu giới hạn quá nhỏ có thể sẽ giới hạn luồng suy nghĩ của bạn. Đến đây bạn đã nắm bắt được cơ bản của kỹ thuật brainstorming. Ý tưởng sáng là thứ đóng vai trò quyết định trong bất cứ lĩnh vực nào và giới hạn của bộ não bạn là vô cùng. Hãy kết hợp và sử dụng Brainstorming đúng lúc để khai thác nó một cách hiệu quả nhất. Tập thành thói quen thúc đẩy não làm việc hết sức khi cần ý tưởng. Hãy nhớ rằng một ý tưởng tốt là bước đầu tiên để có một tác phẩm hoàn hảo. Các bước tiến hành - Tổng thời gian cho 1 buổi công não sẽ tùy theo tầm cỡ và độ sâu của vấn đề, tùy trình độ và sự phân tán về chuyên môn, và tùy số lượng người tham gia thường kéo dài từ 30 phút đến vài tiếng. Số lượng người tham gia tối đa thường là 10 - 15. - Trong nhóm lựa ra 1 người trưởng nhóm (để điều khiển) và một người thư kí để ghi lại tất cả ý kiến (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếu tiện). - Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích. Phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu. - Thiết lập các "luật chơi" cho buổi tập kích não. Chúng nên bao gồm: + Người trưởng nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc. + Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình hay thêm bớt vào ý kiến, từ vựng nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác. + Không có câu trả lời nào là sai! + Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ được thu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng rẽ). + Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ. - Bắt đầu tập kích não: Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viện chia sẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc). Người thư kí phải viết xuống tất cả các câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn). Không cho phép bất kì một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kì câu trả lời nào cho đến khi chấm dứt buổi tập kích. - Sau khi kết thúc tập kích, hãy lược lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời. Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm: + Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại. + Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lí + Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp. + Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời chung. Lưu ý: - Đối với một đề tài lớn hay có vai trò thiết yếu: Thường người ta sẽ có vài buổi công não. Trong đó, vấn đề sẽ được chia làm nhiều mối nhỏ hơn và mỗi buổi tập kích não sẽ tập trung theo từng mối. Buổi đầu thường sẽ tập trung vào các đề tài tổng quát nhất và cách chia vấn đề thành nhiều mối. Buổi cuối có thể dành cho tổng kết và đưa ra cái nhìn và biện pháp thực tế cho việc giải quyết đề tài. - Trong các buổi làm việc tập trung cao dài hơn 1 giờ thường cần xen vào 5 - 15 phút giải lao cho mỗi giờ nhằm mụch đích xả bớt sự căng thẳng và giúp thành viên có thể có thêm các ý tưởng thoáng mới thông qua giờ giải lao. Trên đây là những thông tin cơ bản của kỹ thuật brainstorming. Ý tưởng sáng là thứ đóng vai trò rất quan trọng trong bất cứ lĩnh vực nào và giới hạn của bộ não bạn là vô cùng. Hãy kết hợp và sử dụng brainstorming đúng lúc để khai thác nó một cách hiệu quả nhất. Tập thành thói quen thúc đẩy não làm việc hết sức khi cần ý tưởng. Hãy nhớ rằng một ý tưởng tốt là bước đầu tiên để có một tác phẩm hoàn hảo.