Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam

HKVN mà trên cả các hãng hàng không khác nên tổn thất là không thể tính trước và rất lớn, có trường hợp giá trị vận chuyển của 1 chứng từ lên tới chục nghìn USD. - Việc không phân chia trách nhiệm và lập sổ sách rạch ròi giữa nhân viên duyệt cấp phát và thủ kho chứng từ sẽ dẫn tới rủi ro cấp phát không đúng qui định, cấp phát sai số lượng cần thiết…. - Lạm dụng quyền hành của lãnh đạo các đơn vị có thể miễn trừ hay giảm mức cọc cho một số đại lý quen biết… 2.4.1.3 Thủ tục kiểm soát Kiểm soát phòng ngừa: 34 Để kiểm soát được qui trình đặt cọc và cấp phát, HKVN đưa ra 1 số qui định khá chặt chẽ - Các đại lý đều phải đặt cọc cho HKVN để sử dụng cho mục đích nhận chứng từ vận chuyển để xuất bán và để HKVN khấu trừ trong trường hợp Đại lý không thanh toán hoặc thanh toán không đúng hạn theo hợp đồng. Các đại lý chỉ được nhận chứng từ khi có đủ các điều kiện: • Có hợp đồng đại lý trong thời hạn hiệu lực với HKVN • Đã đặt cọc trong thời hạn hiệu lực cho HKVN • Có văn bản yêu cầu cấp phát chứng từ theo đúng mẫu biểu qui định • Đã nộp báo cáo bán kỳ trước • Đã thanh toán tiền thu bán sản phẩm vận chuyển của những kỳ trước đầy đủ - HKVN giao chứng từ vận chuyển trực tiếp cho các đại lý tại văn phòng của mình. Trường hợp đại lý yêu cầu HKVN gửi chứng từ vận chuyển bằng đường chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm, đại lý phải ghi rõ trong văn bản đề nghị, mọi chi phí phát sinh đại lý có trách nhiệm thanh toán. - Kiểm tra tính tuân thủ các qui định cấp phát tại các VPVN, VPKV: thông qua kiểm soát của trưởng bộ phận TCKT đối với từng nghiệp vụ cấp phát bằng cách ký duyệt lên Phiếu cấp phát Kiểm soát phát hiện HKVN tổ chức việc kiểm tra công tác đặt cọc và cấp phát chứng từ khá thường xuyên. Việc kiểm tra được tiến hành ở các cấp. 35 - Ban Kiểm soát ở cấp Tổng công ty tiến hành kiểm tra việc tuân thủ các qui định về quản lý đặt cọc và cấp phát hàng năm tại các VPKV, VPVN. - Tại cấp VP • Có sự kiểm tra chéo giữa bộ phận cấp phát chứng từ và bộ phận kế toán về các khoản tiền cọc, tiền thanh toán chứng từ để phát hiện việc sai sót trong khâu ghi nhận tiền thanh toán của các đại lýù. • Kiểm tra đối chiếu giữa số lượng tồn chứng từ theo sổ sách và kiểm kê thực tế định kỳ hay đột xuất. 2.4.2.Xuất bán chứng từ 2.4.2.1. Qui trình xuất bán - Nhân viên bán vé nhận yêu cầu vận chuyển từ hành khách - Tính toán giá cước và các khoản thuế, phí phải thu của khách. - Tiến hành đặt chỗ, xuất vé - Lập hóa đơn, thu tiền - Giao các liên thích hợp của bộ chứng từ vận chuyển cho khách hàng Hệ thống bảng giá của HKVN gồm hệ thống giá quốc nội, giá quốc tế. Mỗi hệ thống lại phân ra thành nhiều bảng giá theo điểm đến với đối tượng khách hàng, mục đích vận chuyển khác nhau như giá áp dụng cho du học sinh, định cư, khách đoàn du lịch, lao động, người già, sinh viên…… Trong mỗi bảng giá lại có từng mức giá cho từng tuyến đường khác nhau. Nhu cầu của khách hàng vô cùng phong phú và đa dạng, có những hành trình khách yêu cầu không có sẵn trong bảng giá mà phải thông qua nghiệp vụ tính toán kết hợp giá cước mới có được. 36 Việc tính toán giá cước chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố sau: nguyên tắc ticketing do IATA, HKVN qui định, các điều kiện của bảng giá, mức giá về ràng buộc ngày khởi hành, ngày kết thúc, thời hạn mua vé, hoàn vé, hạn chế chuyển nhượng, kết hợp giá, hạng đặt chỗ….. * Cách thức phân phối giá - Ban Tiếp Thị Hành khách của TCT HKVN xây dựng gía, chuyển đến cho các VPKV, VPCN theo đường công văn - Các VPKV, VPCN căn cứ vào danh sách các đơn vị bán, đại lý, sao chụp bảng giá, ra các văn bản hướng dẫn và chuyển cho đại lý (bằng đường bưu điện hoặc mời đại lý lên nhận trực tiếp) - Đại lý căn cứ vào các mức giá và điều kiện cụ thể trong các hướng dẫn để thực hiện - Các trao đổi, hướng dẫn, giải thích thêm trong quá trình áp dụng được diễn ra liên tục giữa các đại lý, VPKV, VPCN và Ban TTHK - Tất cả công việc trên sẽ lập lại khi có bất kỳ sự thay đổi nào 2.4.2.2. Đánh giá rủi ro - Tính toán sai số tiền phải thu của khách - Ghi sai các điều kiện về đặt chỗ, ràng buộc chuyển nhượng dẫn tới không thanh toán được với các Hãng hàng không khác theo hợp đồng gây thất thu cho HKVN - Aùp lực về thời gian phải giải quyết cho khách hàng dẫn tới sai sót - Sự thông đồng giữa khách hàng và nhân viên bán vé để xuất bán các vé không đúng đối tượng 37 Đối với công tác phân phối giá - HKVN mất nhiều thời gian công sức nhưng hiệu quả lại thấp do công việc xử lý bằng tay quá nhiều, việc quản lý rất khó khăn - Tính an toàn chính xác không cao - Khả năng mở rông việc phân phối giá cạnh tranh cho các đối tượng mới trong tương lai bị hạn chế do khối lượng công việc nhiều, tiến hành chậm, tính chính xác không cao, quản lý lại khó khăn - Do phải tra cứu trên các bảng giá nhiều nên dễ bị nhầm lẫn, sai sót 2.4.2.3. Thủ tục kiểm soát Kiểm soát phòng ngừa - Trên hệ thống in vé đã cài đặt sẵn giá cước của các chặng quốc nội. Số tiền ghi trên vé là số tiền thực thu của khách nên khách hàng và nhân viên có thể đối chiếu giữa số phải thu và số thực trả. - Đối với một số đường bay quốc tế đơn giản, hệ thống tính sẵn giá cước và nhân viên chỉ cần làm đúng các thao tác được hướng dẫn là có được giá cước thực thu và các điều kiện ghi trên vé đúng. Đối với việc áp dụng các giá cước tính sẵn này, khi nhân viên chỉnh sửa không đúng thao tác, trên vé sẽ ghi nhận đây là giá lấy hoàn toàn tự động hay bị chỉnh sửa. Kiểm soát phát hiện - Sau khi bán chứng từ, chính nhân viên bán vé cuối ngày phải tự kiểm tra lại các chứng từ mình xuất trong ngày có đúng hay không và kịp thời liên hệ với khách hàng để hiệu chỉnh. 38 - Sau khi xuất bán chứng từ cho khách, các đơn vị bán phải chuyển chứng từ về cho bộ phận kiểm soát thu bán, bộ phận này trực thuộc phòng TCKT của các VPKV hay thuộc Trung tâm Thống kê và Tin học Hàng không đối vối các đơn vị bán từ nước ngoài. Trách nhiệm của bộ phận kiểm soát thu bán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ xuất ra. Kiểm tra đối chiếu với các qui định của IATA, của HKVN và các điều kiện cụ thể của từng loại giá trên từng chứng từ và tính toán số phải thu chính xác đối với từng chứng từ chi tiết theo từng khoản mục giá cước, thuế, phí… Tuy nhiên, một số trường hợp bộ phận này không thể kiểm tra được nhân viên có bán chứng từ cho khách đúng đối tượng hay không (Ví dụ không thể kiểm tra được khách hàng là người lớn hay trẻ em…..) Kiểm soát bù đắp Những bất cập của 2 thủ tục kiểm soát trên có thể được hạn chế bới khâu kiểm tra tại các đầu sân bay. Nhân viên làn thủ tục chuyến bay có thể phát hiện một số trường hợp mua vé không đúng đối tượng, xuất vé sai của các đơn vị bán và kịp thời yêu cầu khách hoàn trả phần chênh lệch 2.4.3.Báo cáo thanh toán 2.4.3.1.Qui trình lập báo cáo Các đơn vị bán phải lập báo cáo bán cho HKVN 1 cách đầy đủ kịp thời, chính xác theo đúng biểu mẫu qui định với toàn bộ chứng từ chi tiết kèm theo: tờ kế toán và tờ hủy (void coupon) của chứng từ vận chuyển xuất bán, các chứng từ, tài liệu liên quan đến các thủ tục bán hoàn hủy đổi theo qui định hiện hành. Căn cứ vào đặc điểm thị trường, khả năng hoạt động của đại lý , HKVN qui định cụ thể số lượng và kỳ hạn nộp báo cáo bán. Bất kể có phát sinh các 39 nghiệp vụ bán sản phẩm hay không, Đại lý phải lập và gửi báo cáo theo đúng kỳ hạn cho HKVN qui định. 2.4.3.2. Đánh giá rủi ro - Các đại lý nộp báo cáo chậm hơn qui định, ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán và kiểm soát chứng từ - Đại lý nộp báo cáo không đầy đủ các chứng từ phát sinh trong kỳ, cố ý giữ lại các chứng từ có giá trị cao để giảm bớt số tiền phải thanh toán cho HKVN. - Cố tình lập báo cáo sai số phải thu của các chứng từ để có thể thông đồng với nhân viên kiểm soát bỏ qua khâu kiểm soát giá. 2.4.3.3.Thủ tục kiểm soát Kiểm soát phòng ngừa - Tiến hành cấp phát cho đại lý số lượng chứng từ theo khả năng bán của đại lý chứ không chỉ đơn thuần căn cứ vào tiền cọc. Như vậy sẽ hạn chế đựơc trường hợp đại lý có số đặt cọc lớn, lấy vé quá khả năng bán nên không cần lập báo cáo cũng có chứng từ để bán. - HKVN đưa ra các qui định chế tài và phạt vi phạm trong trường hợp đại lý cố tình báo cáo không đầy đủ các chứng từ phát sinh. Trường hợp đại lý báo cáo chứng từ vận chuyển đã xuất bán vào kỳ báo cáo sau, đại lý phải trả tiền phạt là : 10 USD/vé, 20 USD/vé, 50 USD/ vé cho lần vi phạm thứ nhất, thứ hai và lần thứ ba trở đi. 40 Kiểm soát phát hiện - Trong chương trình xử lý báo cáo bao giờ cũng có bước thông báo các chứng từ không lập báo cáo đúng kỳ qui định để tiến hành phạt đại lý. - Trong trường hợp đại lý cố tình lập báo cáo với số tiền thấp hơn thì nhân viên kiểm soát sẽ phát hiện và lập hóa đơn truy thu. Bên cạnh đó, các chương trình cũng có một số bước kiểm tra giá cước không hợp logic để hạn chế phần nào việc thông đồng giữa nhân viên kiểm soát và đại lý. 2.4.4. Xử lý các chứng từ và báo cáo thu bán 2.4.4.1. Qui trình xử lý Xử lý chứng từ vận tải hàng không là việc sử dụng các phương pháp tính toán trên cơ sở các thông tin của chứng từ vận chuyển, qui định về giá cước, các qui định về bán sản phẩm vận chuyển hàng không, các qui định của IATA, các hợp đồng song phương với các hãng (về giá cước, phương pháp chia thu nhập và về thanh toán), các hợp đồng đại lý, tổng đại lý và các qui định về tài chính của TCT và của nhà nước để xác định số lượng và giá trị đúng của chứng từ vận chuyển. Các thông tin chi tiết cần kiểm tra là: - Loại phát sinh: Bán, hoàn, hủy - Loại chứng từ : hành khách (PAX), hành lý(BCB), … - Hình thức thanh toán: trực tiếp, gián tiếp (thanh toán bằng chứng từ) - Hình thức vé: viết tay, tự động - Loại khách hàng: người lớn, trẻ em, trẻ nhỏ 41 - Nơi xuất, ngày xuất chứng từø - Hạng vé: Thương gia, phổ thông, hạng ghế ngồi - Loại hành trình: quốc tế, quốc nội - Loại giá áp dụng cho từng chặng chứng từ - Ngày bắt đầu, kết thúc hiệu lực của chứng từ - Cách tính giá - Thông tin vé đổi - Thông tin vé miễn cước, giảm cước - Số chứng từ thanh toán - Số tiền cước, thuế, VAT, phí, tỷ lệ hoa hồng, số tiền hoa hồng - Tỷ giá từng loại tiền Đối với các báo cáo mà đơn vị bán không có dữ liệu gửi kèm, nhân viên kiểm soát phải nhập liệu và kiểm tra các chi tiết trên. Trong trường hợp các đơn vị bán có dữ liệu kèm theo thì chỉ cần kiểm tra và hiệu chỉnh thông tin cho chính xác. Hoàn tất xong việc kiểm soát tất cả các chứng từ của 1 báo cáo, nhân viên tiến hành in ấn các báo cáo theo mẫu biểu qui định, tiến hành đối chiếu với báo cáo do đơn bị bán lập để tính toán số chênh lệch thừa, thiếu. 2.4.4.2.Đánh giá rủi ro - Thời gian kiểm soát của nhân viên kéo dài, không đảm bảo tiến độ ghi sổ kế toán 42 - Aøp lực của thời gian tạo cho nhân viên cảm giác không thoải mái có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng công tác kiểm soát - Nhân viên kiểm soát sai giá cước, thuế, phí - Thông tin kiểm soát không chính xác - Sự thông đồng của nhân viên kiểm soát với các đơn vị bán để bỏ qua các lỗi và gian lận số tiền phải thanh toán cho HKVN - Sửa dữ liệu sau khi in báo cáo để che dấu sai sót hoặc gian lận 2.4.4.3. Thủ tục kiểm soát Kiểm soát phòng ngừa - Phân chia trách nhiệm: Phân công cho mỗi nhân viên trách nhiệm kiểm soát báo cáo của một số đại lý và được luân chuyển thường xuyên, mỗi báo cáo sẽ ghi nhận User code của nhân viên kiểm soát - Qui định thời gian hoàn tất việc kiểm soát cho mỗi nhân viên. - Có chương trình kiểm tra tính logic của dữ liệu - Hệ thống kiểm tra giá tự động: hiện chỉ thực hiện được trên vé quốc nội, hoa hồng, một số phí cố định theo chặng bay… - Chương trình quản lý tồn kho phát hiện phần nào được việc sai số vé - Khoá dữ liệu ở một số công đoạn sau cùng. Kiểm soát phát hiện Việc phát hiện chỉ có thể thực hiện khi có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận của công đoạn kiểm soát hoặc kiểm tra tính logic hay kiểm tra chi tiết một đối tượng nào đó. 43 - Tại TCT, khi xử lý các chứng từ vận tải mà hành khách sử dụng (các flight coupon) có thể kiểm tra chéo dữ liệu giữa 2 phần hành và phát hiện sai sót ở khâu kiểm soát thu bán (matching dữ liệu) - Khi kiểm soát hoàn vé có thể kiểm tra chéo được thông tin và giá cước, phí của khâu kiểm soát chứng từ bán - Có thể kiểm tra trọng điểm các vé xuất ra theo một đối tượng nào đó: bảng giá, tuyến đường, loại giá….. Kiểm soát bù đắp Những hạn chế của các kiểm soát trên có thể được hạn chế bởi khâu kiểm tra tại các đầu sân bay. Nhân viên làm thủ tục chuyến bay có thể phát hiện một số trường hợp mua vé không đúng đối tượng, xuất vé sai của các đơn vị bán và kịp thời yêu cầu khách hoàn trả phần chênh lệch và thông báo về các VPKV, VPCN quản lý đơn vị bán. 2.5.ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUÁ TRÌNH THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHÔNG TẠI TCT HKVN 2.5.1. Kết quả đạt được Thứ nhất: Kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý thu bán vé từ Tổng Công ty cho tới các đơn vị. Tại Tổng công ty đã có những bộ phận chuyên quản đơn vị trong lĩnh vực này. Tại các đơn vị cũng có những bộ phận, chuyên viên chuyên trách theo dõi, quản lý thu bán vé đối với các đại lý. 44 Việc phân cấp này thúc đẩy quá trình kiểm soát và thanh toán thu bán vé được kịp thời, nhanh chóng hơn và đặc biệt nâng cao trách nhiệm, tính tự chủ cho các đơn vị. Thứ hai: Xây dựng được một hệ thống qui định khá đầy đủ, tạo cơ sở cho công tác quản lý thu bán vé. Hệ thống các quy định này đã tạo hành lang pháp lý điều chỉnh các quan hệ về quản lý tài chính thu bán vé giữa hàng không Việt nam với các đại lý, giữa các đơn vị của Tổng Công ty Hàng không Việt nam và góp phần đưa hoạt động thu bán vé vào nề nếp. Thứ ba: Công tác quản lý thu bán vé ngày càng được chặt chẽ, có hiệu quả hơn, thể hiện ở những kết quả như: + Việc quản lý cấp phát vé và quyết toán thu bán vé với các đại lý dần đi vào nề nếp. Việc kiểm tra, kiểm soát vé có hiệu quả hơn. + Kỳ báo cáo thanh toán được thực hiện đúng quy định một tháng 2 kỳ đối với đại lý ngoài nước, 4 kỳ đối với đại lý trong nước làm giảm nguy cơ rủi ro trong thanh toán và tăng tốc độ lưu chuyển tiền tệ. + Việc kiểm tra, kiểm soát thu bán vé đã dần được chuyên môn hoá. Các nghiệp vụ chuyên môn được kiểm tra chéo giữa các bộ phận độc lập và chuyên sâu hơn nên giảm sự sai sót và các kẽ hở trong quản lý, nâng cao chất lượng quản lý. + Hiện tượng vé đại lý đã bán vé cho hành khách nhưng không báo cáo, không nộp tiền hầu như đã được kiểm soát. Đây là một bước ngoặt lớn trong công tác quản lý thu bán vé của Hàng không Việt nam. 45 2.5.2. Các mặt tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ của quá trình thu bán chứng từ vận tải hàng không Thứ nhất: Thủ tục kiểm soát trong công tác cấp phát chứng từ chưa chặt chẽ, còn hiện tượng cấp phát không đúng qui định Hiện nay, trong công tác cấp phát đang có sự vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa nhân viên duyệt cấp phát (người phê chuẩn) và thủ kho chứng từ (người bảo vệ tài sản); người thủ kho hiện lại là người quyết định số seri của chứng từ xuất ra chứ không phải người duyệt cấp phát hoặc kế toán kho. Việc cấp phát còn tùy tiện, lạm dụng quyền hạn để cấp phát chứng từ không đúng qui định, không tuân thủ đúng các bước kiểm soát trước khi tiến hành cấp phát. Chưa theo dõi được tồn kho của các đại lý một cách nhanh chóng mà phải chờ đến khi có kết quả của công tác xử lý chứng từ, do vậy, nó hạn chế công tác kiểm soát chứng từ đối vối các đại lý. Thứ hai: Qui trình quản lý thu bán còn bị trùng lắp, chồng chéo • Tại đơn vị bán (đại lý , phòng vé) và tại các VPKV,VPCN. Hai bộ phận này phải thực hiện công việc gần như giống nhau là : - Kiểm tra đầy đủ số lượng vé đã bán trong kỳ - Kiểm tra và nhập liệu vào hệ thống các chi tiết thông tin ghi trên mặt vé. - Tính toán chính xác giá cước, thuế, phí và nhập liệu vào hệ thống. - Kiểm tra tính logic của dữ liệu được cập nhật vào hệ thống - In các báo cáo thu bán theo đúng mẫu qui định. • Tại VPKV, VPCN, Ban TCKT, Phòng Thống kê & Quản lý dữ liệu và Phòng Xử lý chứng từ hành khách thuộc TTTKâ & THHK. 46 Bộ báo cáo do VPKV, VPCN chuyển về TCT lại được tiếp tục kiểm tra, nhưng mỗi bộ phận kiểm tra một phần, có những việc trùng lặp nhau như kiểm tra số lượng vé đã bán, các thông tin ghi chép trên vé, kiểm tra tính toán giá cước…Bên cạnh đó, việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận, dẫn đến mất thêm nhiều thời gian và công sức. Việc tiến hành kiểm tra phải qua nhiều khâu hành chính trung gian không cần thiết dẫn đến mất thời gian, không kịp thời chấn chỉnh những sai sót của đại lý. Hơn nữa, sự chồng chéo tạo ra tư tưởng ỷ lại vào nhau giữa các bộ phận nghiệp vụ, dẫn đến chất lượng quản lý bị hạn chế. Thứ ba: Công tác kiểm soát chứng từ chưa kịp thời và thiếu chính xác Tình hình này diễn ra đặc biệt phổ biến ở những thị trường không có các VPCNø của HKVN. Cá biệt có những đại lý sau nhiều năm mới xác định và thống nhất được kết quả quyết toán cấp phát và sử dụng vé, mà lẽ ra những việc này phải được thực hiện hàng quí, hàng năm. Do khâu kiểm soát không kịp thời, không đáp ứng thời gian yêu cầu nên đã có những trường hợp qua vài kỳ báo cáo mới kiểm tra xong và lập hoá đơn truy thu. Sự chậm trễ này dẫn đến tình trạng vốn của Tổng Công ty bị chiếm dụng hoặc các hoá đơn truy thu không có khả năng thanh toán do hoá đơn gửi đến đại lý quá muộn, hành khách đã sử dụng hết dịch vụ, đại lý không thể đòi lại từ hành khách và do vậy dẫn đến dây dưa trong thanh toán những hoá đơn này. Thậm chí đã có những trường hợp khi hoá đơn truy thu gửi đến, đại lý đã phá sản dẫn tới tổn thất về vật chất cho Tổng Công ty Hàng không Việt nam. 47 Bên cạnh đó, sai sót trong khâu kiểm soát chứng từ dẫn tới việc tranh chấp giữa HKVN và đại lý cũng như các Hãng Hàng không nước ngoài ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý thu bán. Thứ tư: Hệ thống thông tin trong quản lý thu bán chưa được quản lý chặt chẽ Để quản lý thu bán vé đòi hỏi chương trình phần mềm và khả năng lưu trữ dữ liệu rất tốt, nhưng hệ thống chương trình phần mềm quản lý trong lĩnh vực này của Tổng Công ty HKVN thực sự là manh mún, chưa đồng bộ và chưa phát huy hiệu quả. Từ các đơn vị cơ sở tới các cơ quan quản lý tại Tổng Công ty dùng rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau. Trong các công đoạn khác nhau, người kiểm soát phải dùng những chương trình khác nhau, không có tính thống nhất và liên kết được với nhau, nên rất mất thời gian trong việc kiểm tra, đối chiếu và dẫn đến kết quả kiểm tra còn những hạn chế nhất định. Hiện tại các VPVN ngoài nước, các VPKV, Ban Tài chính Kế toán và Trung tâm Thống kê và tin học hàng không đang sử dụng các chương trình phần mềm khác nhau, khả năng chuyển đổi dữ liệu kém hoặc nếu chuyển đổi được cũng rất mất công sức để kiểm tra đối chiếu. Cơ cấu tổ chức và phân công chức năng chưa đảm bảo nguyên tắc độc lập, trong một số công đoạn, nhân viên lập trình kiêm luôn bảo dưỡng và nhập liệu An toàn thiết bị chưa được coi trọng đúng mức. Ở các khâu của quá trình kiểm soát thu bán chưa có hướng dẫn qui chế việc sử dụng máy móc, thiết bị. Chưa có qui chế rõ ràng về bảo mật dữ liệu. Các chương trình phần mềm còn chưa hoàn thiện. Đôi khi vẫn còn tình trạng sai đâu sửa đó, khi chỉnh sửa chương trình thường không đảm bảo dữ liệu quá khứ còn chính xác tại thời điểm in báo cáo. 48 Chưa kiểm soát được việc truy cập thiết bị và dữ liệu: Hầu hết các chương trình, chưa có chế độ khóa dữ liệu tự động được phân cấp rõ ràng và không để lại dấu vết của các thao tác hiệu chỉnh số liệu. Lưu trữ và dự phòng số liệu: tuy đã được thực hiện nhưng chưa thành qui chế chặt chẽ và đồng bộ ở các bộ phận. 2.5.3.Nguyên nhân các tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không 2.6.3.1.Những nguyên nhân khách quan Thứ nhất: Những thay đổi thường xuyên các qui định liên quan đến chính sách giá cước Những thay đổi về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới thường tác động lớn, trực tiếp ngay đến hoạt động của các Hãng Hàng không trên thế giới. Do vậy, Hiệp hội hàng không thế giới và chính phủ các nước thường xuyên có những quy định liên quan đến hoạt động của các Hãng Hàng không, đặc biệt là liên quan đến quản lý thu bán vé. Mỗi khi có những thay đổi liên quan đến phương pháp tính toán giá cước, các khoản thuế, phí phải thu hộ, Tổng Công ty phải triển khai hướng dẫn đối với toàn bộ hệ thống đại lý bán vé để thực hiện thu đúng, thu đủ. Việc triển khai, cập nhật quá thường xuyên các thay đổi đã làm cho các đơn vị bán và các đơn vị kiểm soát luôn trong tình trạng quá tải về thông tin, tạo áp lực trong các hoạt động tác nghiệp hàng ngày. 49 Việc những quy định, chính sách thường xuyên thay đổi này là một trong những nguyên nhân gây sai sót trong khâu xuất bán và công tác kiểm soát chứng từ thiếu chính xác. Thứ hai: Tốc độ tăng trưởng của ngành hàng không gắn liền với việc gia tăng số lượng chứng từ phải kiểm soát, xử lý Tốc độ tăng trưởng của HKVN vào loại cao( khoảng trên 15%/năm), là kết quả của việc gia tăng khối lượng bán chứng từ và vận chuyển hành khách. Như vậy, tất yếu số lượng chứng từ vận tải phả