Cách áp dụng iso vào quản lý dự án

Kỳ 2 cách áp dụng iso vào quản lý dự án phần 1! Có hai loại iso là trung ương và iso địa phương. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình riêng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp mình. - Trước hết tại sao phân biệt hai loại iso trung ương và iso địa phương? Ở nước ta thời kỳ đổi mới mọi người thường hay có khái niệm hàng trung ương và hàng địa phương. Hàng trung ương lúc nào cũng tốt, bền, chất lượng ví như cái quạt điện cơ ngày xưa ai cũng mê vì nó tốt và bền thật. Còn hàng địa phương tuy chất lượng có kém hơn chút nhưng lại rẻ, phù hợp túi tiền, dễ mua, chỗ nào cũng có, tuy chất lượng hơi kém nhưng thời gian dùng chúng cũng không phải là ngắn, suy cho cùng hàng địa phương cũng có điểm mạnh riêng mà còn bán được nhiều hơn so với hàng trung ương kia. Thì việc áp dụng iso cũng vậy, tôi đặt ra hai loại là iso trung ương và iso địa phương cũng là bởi lý do này. + Iso trung ương để mô tả một quy trình chặt chẽ, được đầu tư về tất cả các mặt từ con người, thiết bị và công cụ (tool), hệ thống (các mối liên hệ trong các tổ chức) + Iso địa phương mô tả một quy trình mở, áp dụng từng công đoạn và cải tiến dần. Và cả hai cách áp dụng này đều có hiệu quả, đặc biệt là các doanh nghiệp có khối quản lý bao gồm số lượng người lớn hơn hoặc bằng 100 người, khi đó các bạn sẽ nhìn thấy một hiệu quả thay đổi chất lượng rõ rệt. * Áp dụng iso địa phương vào quản lý dự án 1. Yếu tố quyết định cho áp dụng iso - Iso địa phương đánh vào hai yếu tố căn bản đó là yếu tố “con người” và yếu tố “làm hài lòng khách hàng”. - Con người Theo quan niệm của người phương đông. Con người (nguồn nhân lực) là quan trọng nhất, và thấy rõ điển hình là đất nước Trung Quốc, họ lấy con người là trọng tâm của mọi vấn đề, và tất cả quy trình, hàng hóa đầu vào, sản phẩm đầu ra. . . đều lấy con người làm yếu tố quyết định. Tôi may mắn cũng được tiếp xúc, làm việc nhiều với người trung hoa, và luôn nhận thấy rõ sự mô tả biểu hiện ở hình thái này. Ví dụ 1: Trong một hợp đồng cung cấp thiết bị nhà máy xi măng, tôi bất ngờ thấy giá hợp đồng cung cấp vật tư của người Trung Quốc là rất rẻ, riêng về sản phẩm họ rẻ bằng một nửa so với một sản phẩm của châu âu cùng loại. Tôi toát mồ hôi hột đối với gói thầu tư vấn thiết kế và tư vấn chuyển giao công nghệ. + Đối với các nước phương tây, đặc biệt là tây âu các gói thầu này được tính dựa trên tổng chi phí tổn thất thực (chi phí nhân công) cộng với chi phí chất xám, thương hiệu. Thông thường nó rơi vào khoảng từ 5% đến 8.5% tổng giá trị sản phẩm. Tức là thiết bị, nhà xưởng cho dự án cỡ 100 tỷ thì gói thầu tư vấn là 5 tỷ đến 8.5 tỷ. + Ở Việt Nam việc tính giá thầu tư vấn dựa trên tổng mức dự toán công trình và thiết bị. rẻ hơn rất nhiều so với Châu Âu hay Mỹ. Trung bình sau khi cắt gọt, khấu trừ. . . vẫn còn được 3.5% tổng dự toán công trình tức là cứ 100 tỷ tiền thiết bị, xây lắp thì tư vấn thiết kế được khoảng 3.5 tỷ. Tưởng như vậy là đã quá rẻ và cạnh tranh, nhưng thật bất ngờ với nhà thầu trung quốc. + Họ chào giá tư vấn thiết kế là giá trọn gói. Cũng chẳng biết chữ trọn gói đó bao gồm những phí gì nhưng chỉ khoảng từ 0.95% đến 2.2% thậm chí nếu nhận được gói thầu cung cấp thiết bị họ còn cho không thiết kế (thế mới hay) Vậy câu hỏi đặt ra tại sao Trung Quốc rẻ như vậy vẫn có lãi. Thì câu trả lời cũng ngay ở bên trên thôi. Đó là yếu tố con người. Hãy phân tích: Nhìn vào góc độ kinh tế nước ta đứng giữa Châu Âu và Trung Quốc tức là 3.5% kia. Nhưng trên thực tế chúng ta bị lạc hậu nhất. Vì đã áp dụng chính sách giá dựa trên mức hao phí thực của quá trình làm ra sản phẩm. Nhưng người trung quốc làm sao họ có lãi từ gói thầu tư vấn. Qua tìm hiểu rất kỹ tôi nhận thấy điểu này đúng, vẫn có lãi. Lãi trên cả mức bình thường là đằng khác. Bản vẽ thiết kế của trung quốc rất sơ sài, tất cả đều là các biểu trưng và tuân thủ một cuốn đó là “quy định thiết kế” cho từng loại hạng mục. Nếu Việt Nam thiết kế một ngôi nhà 15 tầng hết 50 đến 150 trang giấy thì Trung Quốc chỉ hết 10 trang giấy. Hỏi tại sao lại sơ sài thế thì làm sao Anh triển khai thi công được? Họ trả lời vì có cuốn “quy định thiết kế”. Có bản vẽ này với cuốn quy định thiết kế của họ thì làm được. Nhưng thực tình, chúng ta cũng không thể kiểm tra được hết tính đúng đắn của cuốn quy định đó cả, và cũng không thể có thời gian vừa mày mò cái cuốn quy định đó để mà ra triển khai thi công được. Hỏi các nhà tư vấn Trung Quốc thì họ nói, hãy làm thêm một hợp đồng nữa, gọi là hợp đồng thuê chuyên gia, họ sẽ cung cấp các chuyên gia hàng đầu về công nghệ sang để lắp dựng thành công các sản phẩm của họ bán. Vậy là chủ đầu tư đành cắn răng bỏ thêm một khoản gọi là phí chuyên gia, không phải một chuyên gia mà mỗi chi tiết, mỗi thiết bị lại phải có một chuyên gia riêng mới làm được. Thế là cái hợp đồng chuyên gia đánh đổi hầu hết cho phí thiết kế bản vẽ của họ. Đó là một trong những mẹo về con người của người Trung Quốc mà tôi từng gặp phải. Trên công trường của họ cũng luôn như vậy. Luôn có một cậu thanh niên mới tốt nghiệp chuyên chè nước phục vụ các chuyên gia Trung Quốc và suốt ngày lẽo đẽo đi theo sau. Đó là để họ đào tạo anh thanh niên này trở thành các chuyên gia tương tự để có thể bắt tay vào công việc độc lập của chính anh ta. Qua ví dụ trên để nói lên người Trung Quốc đặt con người làm trọng tâm của mọi vấn đề. Tất cả đều có thể giải quyết một cách êm đẹp nhờ con người. Một ví dụ khác: Trong những sản phẩm của Trung Quốc thì hầu hết là những sản phẩm rẻ, tuy không bền nhưng cũng đẹp, cũng sang trọng không kém. Và luôn được thị trường đón nhận. - Vậy yếu tố con người trong việc áp dụng iso ở đây bạn phải làm gì? + Tuyển dụng và đào tạo: Đây là khâu trọng yếu, mất thời gian và không có lợi nhận. Mục tiêu bạn chỉ nghĩ được rằng lợi nhuận của bạn chính là con người mà thôi. Nhưng bạn lại nghĩ rằng đào tạo họ rồi họ lại bỏ mà ra đi khi đó có phải là công cốc không? Quan điểm sai thuộc về bạn. Bởi nếu không đặt niềm tin vào bạn chắc gì bạn đã có cơ hội mà đào tạo họ. Mặt khác trong quá trình đào tạo nếu họ không nhận thấy được những lý do dể họ gắn bó lâu dài thì tất nhiên họ bỏ bạn ra đi là hợp lý hơn cả. Một câu hỏi khác: Giả sử đặt vấn đề ngược lại. Có đào tạo được họ thì mới có cơ sở đi tìm kiếm các hợp đồng và phát triển doanh nghiệp dần dần được chứ. Đằng này vừa đào tạo họ biết tí tẹo trong nghề họ đã bỏ chạy mất rồi thì làm thế nào? Câu trả lời: Điểm sai vẫn thuộc về bạn. Bởi lẽ, đào tạo phải đi liền với khuyến khích phát triển. Nếu quả thực sự đào tạo của bạn thực sự có hiệu quả với họ, thì chắc chắn bạn cũng sẽ là người có một định hướng tốt, giúp họ tin tưởng. Còn không, nghỉ là hợp lý. Bạn hãy xem một thống kê về tuyển dụng và đào tạo của hai ông chủ doanh nghiệp dưới đây sẽ rõ. Người thứ nhất: Là những doanh nghiệp nhỏ, vốn ít, nhưng lại có tham vọng nên họ đặt vấn đề đào tạo là khâu then chốt. Qua một loạt phỏng vấn họ tuyển được 10 nhân viên gồm 4 đại học, 2 cao đẳng, và 4 trung cấp. Sau đào tạo 2 tháng kết quả. Còn lại được 4 người gồm 1 cao đẳng và 3 trung cấp (thật là thất vọng). Nhưng không nản, tiếp tục tuyển thêm 3 đợt nữa tương tự. Kết quả cũng có một anh chàng tốt nghiệp đại học ở lại nhưng học lực và khả năng rất kém nên ở lại. Cuối cùng kế hoạch tuyển người đào tạo phá sản. Người thứ hai: Doanh nghiệp cũng tầm cỡ, có tên tuổi tiếng tăm. Số lượng nhân viên đại học ở lại đông hơn hẳn, lại còn sàng lọc đuổi bớt mới hết chứ. Nhưng cuối cùng sau 1.5 năm hoăc 2.5 năm thì họ cũng bỏ để tìm kiếm cho mình một cơ hội lớn hơn. Câu trả lời đúng cho những lỗi này là, quyết sách của hai anh bạn kia chưa hợp lý. Một cách hợp lý hay được áp dụng hơn cả đó là một kế hoach đào tạo lâu dài và dần dần. Trước hết để thực hiện được khối lượng công việc trước mắt cần phải có người làm ngay được công việc đó (không cần đào tạo). Tiếp theo sau khi học thuộc quy chế và các công việc để một người mới vào làm có thể bắt tay vào việc từ dễ đến khó dần. Điều quan trọng lúc này ở họ không dồn tất cả ở chữ “đồng lương” mà dồn vào chữ “văn hóa công ty” nếu văn hóa công ty bạn đủ xóa hết nỗi buồn của họ để họ chuyên tâm làm việc thì việc gắn bó với công ty là hoàn toàn có thể. Nhưng theo một thống kê mới nhất thì cứ 10 người có khả năng gắn bó như thế thì cũng chỉ còn 4 người ở lại thực sự (như thế cũng là may mắn lắm rồi) + Gắn công việc vào cuộc sống từng người: Chính sách khoán 10 mở ra thành công như thế nào các bạn cũng đã thấy rõ. Mô hình giao khoán trong công ty hiện đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Thế là nước nổi bèo nổi, công ty làm ăn tốt thì nhân viên no, công ty làm ăn kém thì nhân viên đói. Một sự thật mà ta luôn phải chấp nhận. Bạn hãy suy nghĩ xem, tại sao nhân viên họ lại ở lại làm với bạn khi công ty gặp khó khăn. Một lý do căn bản đó là họ vẫn còn sống được nhờ vào đồng lương của công ty và vẫn còn hy vọng cho một cơ hội tượng lai. Vậy bạn hãy cho họ một cơ hội thực sự trong tương lai bằng nhiều cách trong chính sách thực hiện văn hóa công ty. Đó là: Mở các lớp tập huấn, nâng cao trình độ trong những lúc còn thưa việc để có thể bắt kịp khi gặp một hợp đồng cỡ bự. Các buổi giao lưu nhẹ như buổi trao đổi kinh nghiệm, buổi liên hoan văn nghệ công ty, giao lưu với các tổ chức bạn như bóng đá, câu lạc bộ ngoại ngữ. . . Trong đó xen kẽ những nhận định và kiểm soát tình hình tinh thần các thành viên trong công ty có tham gia hưởng ứng tích cực với các hoạt động bề nổi này không. Tuy nó không mang lợi nhuận cho công ty cũng như nhân viên nhưng cũng đem lại một sự gắn kết tập thể và là nơi mà người ta chia sẻ niềm vui, nỗi buồn với nhau. Và cuối cùng là chính sách giao quyền như bài viết giao quyền đã đăng trong mục “quản lý nhân lực các bạn tìm đọc + Đổi mới liên tục Đổi mới liên tục ở đây không phải là việc thay đổi chính sách liên tục của công ty về quy chế và quyết định thay đổi con người. . . Đổi mới liên tục ở đây muốn nói đến việc cải tiến liên tục các quy trình trong quá trình làm việc. Bạn viết ra một quy trình, sau một chu kỳ lại phải điều chỉnh để tiết kiệm hơn, sản phẩm tốt hơn, rẻ hơn. . . Tóm lại là sản phẩm tốt hơn. Đề tài về nguồn nhân lực đã được đăng rất nhiều để bạn có thể có các phương sách hợp lý. - Tiếp theo là yếu tố làm hài lòng khách hàng. Nếu bạn luôn nghĩ, sản phẩm này mình làm ra chắc chắn là họ sẽ thích nó, bởi các tính năng ưu việt, nhưng trên thực tế lại ít mới có người dùng tới sản phẩm của bạn. Thì đánh giá của bạn là sai lầm. Khi đó nên đi hỏi, tham khảo ý kiến cố vấn, bạn bè, điều tra thị trường để có những thay đổi phù hơp. Quan điểm của tôi về việc đáp ứng, làm hài lòng khách hàng suy cho cùng gồm 2 quan điểm chính. + Bạn đang chọn loại thị trường nào: Cho khách thượng lưu, người bình dân, hay cho các nhà sản xuất khác. . . Nếu sản phẩm đáp ứng được các thị trường mục tiêu đó thì bạn đã có một phần thành công. + Tiếp theo là tính tiện lợi và phổ dụng: Tiện lợi trong việc sử dụng sản phẩm, nơi mua hàng, thời gian và tiến độ cung cấp sản phẩm cũng rất quan trọng. Còn tính phổ dụng đó là sản phẩm của bạn phải dần biến đổi để trinh phục các thị trường tiềm năng khác nhằm tăng tính cạnh tranh. 2. Các quy tắc, quy trình và tính nhất quán trong lao động sản xuất - Khi bạn đặt ra một quy tắc trong hệ thống hoạt động kinh doanh của bạn, nó như hiến pháp đặt ra cho một đất nước. Bạn đừng nên tự tiện thay đổi quy tắc một cách thường xuyên. Quy tắc chỉ được thay đổi khi chính sách nhà nước thay đổi, và khi doanh nghiệp của bạn đi xuống do quy tắc đó chưa hợp l ý hay đã lạc hậu. - Quy trình: Bạn vạch ra mỗi một đơn vị, mỗi một phòng ban một quy trình làm việc riêng, đảm bảo tính thống nhất hợp lý giữa các quy trình với nhau để mọi người có thể hoạt động trên quy trình đó. Và nó càng đơn giản càng tốt, dễ hiểu, dễ nhớ. Sau đó đề nghị mỗi người lập riêng cho mình những chu trình làm việc rõ ràng để có thể phù hợp với quy trình chung và ứng sử với mọi người xung quanh được tốt hơn. Chốt quy trình cho từng người một. Cải tiến liên tuc, Cải tiến bắt nguồn từ sản phẩm bị lạc hậu trên thị trường. Từ việc bất hợp lý trong một quy trình cũ nội tại, và một sáng kiến từ các thành viên. Ai là người đề xuất và thực hiện việc cải tiến này? Câu trả lời là tất cả các thành viên tham gia vào quy trình đó và cả chủ doanh nghiệp nữa. Bạn hãy luôn nghĩ và chỉ cho người khác biết rằng việc cải tiến quy trình này là nhằm tiết kiệm chính sức lao động của họ nên họ phải luôn biết cách cải tiến các quy trình đó, nó vừa giúp cho họ vừa giúp cho công ty cùng phát triển và cải thiện cuộc sống. Cuối cùng bài viết này chỉ nêu lên những cách áp dụng một cách hợp lý nhất iso vào doanh nghiệp của bạn. Việc áp dụng kiểu iso địa phương này là đơn giản hóa các yếu tố trong iso và chỉ tận dụng một phần của iso để áp dụng cho phù hợp. Để tìm hiểu rõ về iso bạn cần đọc hết các hướng dẫn về iso. Ví dụ iso 9000 bạn cũng biết hơn ví dụ các quy trình lưu hồ sơ, quy trình cung cấp thông tin. . . Tôi thấy một trường phổ thông ở miền núi áp dụng iso 9000 vào trường theo phương cách này rất có hiệu quả. Và liệu nó có hiệu quả cho bạn không thì bạn nên suy nghĩ thêm. Kỳ tiếp theo sẽ nói về các áp dụng iso theo phương pháp hiện đại hơn, iso trung ương.