Cải tiến hoạt động may gia công xuất khẩu của Công ty cổ phần may Nam Hà

ng của Công ty là quần soóc và quần thể thao. Đây là hàng đi kèm với hàng quần áo thể thao và thị trường chủ yếu của loại hàng này là thị trường Mỹ. Hiện nay, với mục tiêu đẩy mạnh xuất khẩu vào thị trường Mỹ, Công ty đang tập trung nâng cao số lượng cũng như chất lượng, nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường Mỹ, nâng cao giá trị xuất khẩu đạt được của mặt hàng này. Các mặt hàng khác chiếm tỷ lệ không lớn trong tổng kim ngạch gia công của Công ty và thường là hàng gia công trong nước và có tính thời vụ, thường tập trung vào mùa thu, đông. Như vậy, nhìn chung, các mặt hàng gia công của Công ty có chủng loại còn ít và chất lượng mới chỉ đáp ứng tốt với các mặt hàng quen thuộc của Công ty mà chủ yếu là áo Jacket, áo Jiles và hàng thể thao. Trong điều kiện hiện nay, đối với các mặt hàng cao cấp, Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của khách hàng quốc tế, nhất là khách hàng từ Mỹ, Nhật. Đây là một điểm yếu của Công ty, làm giảm sự chủ động của Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh, điều này có thể tạo nên sự lệ thuộc của Công ty vào khách hàng, nhất là các khách hàng đã quen thuộc của Công ty. Các mặt hàng gia công không đa dạng còn là một khó khăn cho Công ty khi Công ty muốn mở rộng sản xuất kinh doanh sang các mặt hàng khác. Ngoài ra, các kinh nghiệm cũng như kiến thức về các mặt hàng xuất khẩu thu được cũng bị hạn chế. Đây là một hạn chế mà Công ty nên có biện pháp để điều chỉnh để có thể thực hiện chiến lược nâng cao giá trị hàng gia công theo phương thức FOB. Hiện nay, Công ty đã đưa vào sử dụng hai khu nhà sản xuất mới với trang bị thiết bị sản xuất khá hiện đại, công tác nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên được chú trọng, Công ty đang phấn đấu để xin cấp chứng chỉ ISO 9000 - 2000 trong quí II - 2003. Đây là những tiền đề quan trọng đối với Công ty để từ đó có thể thực hiện chiến lược đa dạng hoá các mặt hàng gia công, tiến tới nâng cao tỷ trọng xuất FOB và tạo sự chủ động cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Là một doanh nghiệp còn trẻ trong ngành dệt may Việt Nam, do vậy, đối với Công ty cổ phần may Nam Hà, mở rộng sản xuất theo chiều rộng là một hướng đi đúng, giúp cho Công ty có thể từng bước tiếp cận mặt hàng mới, thị trường mới, đưa Công ty từng bước phát triển, đi lên. 2. Thị trường và khách hàng gia công chính của Công ty : Trong những năm qua, thị trường may gia công của Công ty chủ yếu là thị trường EU, đây là thị trường quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu xuất khẩu của Công ty. EU là thị trường may gia công chủ yếu của các mặt hàng áo Jacket, quần áo thể thao của công ty, đây là hai mặt hàng có giá trị gia công tương đối cao và lại là mặt hàng gia công quen thuộc của Công ty. Thị trường Đông á là thị trường lớn thứ hai của Công ty, đây là thị trường truyền thống và có các khách hàng trung gian chỉ định họ giao sản phẩm tới các khách hàng ở thị trường EU. Thị trường may gia công của Công ty được thể hiện ở bảng 4 sau : Bảng 7 : Một số thị trường gia công chính của Công ty cổ phần may Nam Hà Năm Thị trường 1999 2000 2001 2002 Giá trị (Trđ) Tỷ trọng Giá trị (Trđ) Tỷ trọng Giá trị (Trđ) Tỷ trọng Giá trị (Trđ) Tỷ trọng Đức 1337.7 25.85 1557.8 25.31 1714 22.21 1781.6 19.24 Nhật 449.7 8.69 600 9.75 600.5 7.78 798.2 8.62 Hàn Quốc 915.6 17.77 814.3 13.23 1226.5 15.89 1319.6 14.25 Đài Loan 557.8 10.78 814.9 13.24 - - - - Pháp 111.2 2.15 277 4.5 813.6 10.54 1047.3 11.31 Canada 890.6 17.21 915.2 14.87 1208.8 15.66 1482.5 16.01 Mỹ - - - - 412.2 5.34 1801 19.45 Nga - - 307.8 5 810.5 10.5 - - Thị trường khác 912.4 17.55 868 14.1 923.9 12.08 1029.8 11.12 Nguồn : Báo cáo xuất khẩu của Công ty cổ phần may Nam Hà Qua số liệu Bảng 4, ta thấy, Đức là thị trường lớn nhất của Công ty trong các năm qua, hàng năm thị trường này có kim ngạch đạt vào khoảng 1,6 tỷ đồng và chiếm tỷ trọng khoảng 20-25% trong tổng giá trị kim ngạch gia công của Công ty. Năm 1999, Đức là thị trường đặt hàng gia công lớn nhất của Công ty với kim ngạch đạt 1337,7 triệu đồng, chiếm tới 25,85 % tổng kim ngạch gia công của Công ty. Trong những năm tiếp theo, tuy tỷ trọng của hàng xuất khẩu sang thị trường Đức có giảm trong tổng doanh thu của Công ty nhưng lại tăng về số tuyệt đối. Năm 2002, giá trị xuất khẩu của Công ty sang thị trường Đức đạt 1781.6 triệu đồng, chiếm 19,24% tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Như vậy, đây là một thị trường quan trọng của Công ty. Trong những năm tới, Công ty cần có biện pháp thích hợp để tiếp tục duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài. Thị trường lớn thứ hai của Công ty là thị trường Canada và thị trường Hàn Quốc. Đây là hai thị trường có kim ngạch nhập khẩu hàng may mặc rất lớn. Hai thị trường này là hai thị trường quan trọng của Công ty, đóng góp phần không nhỏ vào tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Thị trường Hàn Quốc là thị trường tương đối khó tính, đòi hỏi kiểu dáng, chất lượng hàng hoá cao. Trong những năm qua, giá trị kim ngạch hàng gia công xuất khẩu đạt được của Công ty sang thị trường Hàn Quốc ngày càng cao, năm 1999, Công ty đã ký kết được các hợp đồng gia công đạt kim ngạch 915,6 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 17.77 % tổng kim ngạch gia công. Đến các năm 2001 và 2002, giá trị này đã tăng lên trên 1,3 tỷ đồng, đạt mức độ tăng trưởng của thị trường này của Công ty vào khoảng 133% so với năm 1999. Cùng với thị trường Hàn Quốc, thị trường Canada cũng là thị trường lớn của Công ty. Trong những năm gần đây, thị trường này luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu của Công ty, thường là khoảng 15%. Năm 2002 đạt 1482,5 triệu đồng vào. Mức tăng trưởng của thị trường này vào khoảng 122%/năm. Thị trường Nhật Bản và Pháp cũng là hai thị trường quan trọng của Công ty, đây là hai thị trường truyền thống mà Công ty có quan hệ làm ăn lâu dài. Thị trường Nhật là thị trường mà Công ty xuất khẩu chủ yếu về các mặt hàng cao cấp. Thị trường này chiếm tỷ trọng ổn định trong các năm qua, chỉ dao động trong khoảng 7-9% và thường đạt kim ngạch xuất khẩu ở mức 600 tới 700 triệu đồng. Đây là thị trường nhập khẩu các mặt hàng đòi hỏi chất lượng cao, do đó, mặc dù chiếm giá trị xuất khẩu và tỷ trọng không cao nhưng đây là một thị trường quan trọng của Công ty. Thông qua các mặt hàng gia công cho thị trường này mà Công ty có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm cũng như kiến thức về các mặt hàng đòi hỏi chất lượng cao – một trong những hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. Bên cạnh thị trường Nhật Bản, thị trường Pháp cũng là thị trường truyền thống của Công ty. Đây là thị trường chủ yếu của Công ty về mặt hàng quần áo thể thao và quần áo trượt tuyết. Trong những năm trước đây, hàng gia công của thị trường Pháp thường không đều và chiếm tỷ trọng cũng như giá trị không cao. Tuy nhiên, trong năm 2001, và đặc biệt là năm 2002, thị trường này của Công ty tăng trưởng một cách mạnh mẽ đạt 1047,3 triệu đồng, chiếm 11,31% tổng giá trị gia công của Công ty. Các thị trường khác của Công ty, mặc dù có giá trị đặt hàng gia công tương đối cao nhưng không ổn định qua các năm. Cùng với chiến lược mở rộng sản xuất của mình, hiện nay Công ty tiếp tục tiến hành các bước thâm nhập vào các thị trường mới và đã đạt được những thành công bước đầu như các thị trường Mexico, argentina, Braxin,... Trong chiến lược phát triển của mình những năm sắp tới, Công ty cổ phần may Nam Hà sẽ tập trung nguồn lực để xuất khẩu hàng sang thị trường Mỹ. Đây là thị trường đầy triển vọng sau khi Hiệp định thương mại Việt – Mỹ được ký kết. Trong năm 2001, tỷ trọng hàng xuất khẩu sang Mỹ của Công ty chỉ chiếm 5,34%, tương ứng với 142,2 triệu đồng nhưng sang đến năm 2002, tỷ trọng hàng may mặc của Công ty xuất sang thị trường Mỹ đã chiếm tỷ trọng đáng kể là 19,45%, tương ứng với 1801 triệu đồng. Trong năm 2003, mục tiêu xuất khẩu của Công ty là hàng xuất khẩu sang thị trường Mỹ chiếm tỷ trọng từ 40 tới 60%, tương ứng với khoảng 5 - 7 tỷ đồng. Trong những năm gần đây, Công ty đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều khách hàng có tiềm năng lớn. Một số khách hàng chính và có nhu cầu đặt hàng thường xuyên đối với Công ty được thể hiện qua bảng sau : Bảng 8: Các khách hàng chính của Công ty cổ phần may Nam Hà STT Khách hàng SL mã hàng SL sản phẩm (Chiếc) Tổng trị giá (USD) 1 Youngshin 30 68.318 153.710 2 Flexcon 22 22.174 67.962 3 Lelong 01 74.100 126.094 4 Pan-pacific 03 48.415 101.328 5 Enter B 01 12.600 21.020 6 Serim 02 2.583 9.092 7 Seyang 04 6.218 11.814 Cộng 63 234.408 491.020 Nguồn : Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần may Nam Hà các năm 2000 - 2002. 3. Hình thức gia công : Hiện nay, hình thức gia công chủ yếu của Công ty là hình thức gia công đơn thuần : “nhận nguyên vật liệu và giao lại thành phẩm”. Khi thực hiện gia công theo hình thức này, bên đặt gia công giao đầy đủ nguyên vật liệu như vải, cúc, khoá, túi PE,... cho Công ty để Công ty sản xuất hàng gia công. Trong một vài trường hợp, Công ty cần chuẩn bị nguyên vật liệu phụ và bên đặt gia công giao nguyên vật liệu chính nhưng trường hợp này là không đáng kể. Trong những năm gần đây, Công ty vẫn chủ trương thực hiện cả hai hình thức : Gia công đơn thuần và gia công theo phương thức mua đứt bán đoạn (FOB). Mặc dù gia công đơn thuần là hoạt động gia công còn mang nhiều điểm hạn chế nhưng hoạt động này vẫn cần thiết đối với Công ty trong giai đoạn hiện nay. Điều này thể hiện qua bảng sau : Bảng 9 : Giá trị gia công hàng may mặc Công ty cổ phần may Nam Hà Hình thức gia công Đơn vị 1999 2000 2001 2002 Gia công đơn thuần Trđ 4.920 5.775 6.720 8.076 FOB - 115 223 680 736 Tổng doanh thu - 5.157 6.159 7.719 9.260 Tỷ trọng gia công đơn thuần % 95.43 93.76 87.06 87.21 Nguồn: Báo cáo xuất khẩu Công ty cổ phần may Nam Hà Qua bảng 6, ta có thể khẳng định được vai trò và vị trí của gia công đơn thuần tại Công ty cổ phần may Nam Hà. Năm 1999, kim ngạch đạt được từ gia công đơn thuần chiếm tới 95.43% trị giá gia công, đến năm 2001 tỷ trọng giảm xuống chỉ còn 87.06% và năm 2002 là 87.21%. Tuy tỷ trọng của phương thức gia công đơn thuần có giảm xuống nhưng vẫn chiếm tỷ lệ rất lớn trong trị giá gia công của Công ty. Điều này giúp chúng ta có thể khẳng định rằng trong tương lai gần thì gia công đơn thuần vẫn là hoạt động chủ yếu của Công ty. Nguyên nhân của vấn đề này là do Công ty chưa có bộ phận thiết kế mẫu mã sản phẩm để chủ động trong việc chào hàng, mặt khác, các nguyên phụ liệu dùng trong sản xuất gia công phần lớn đều phải nhập khẩu. Cũng như các doanh nghiệp khác trong ngành dệt may, khi thâm nhập vào thị trường thế giới, bước di đầu tiên thường là từ sản xuất gia công. Tuy nhiên, đây chỉ là những bước đi ban đầu để tích luỹ kinh nghiệm và thâm nhập thị trường quốc tế, về lâu dài Công ty cần phải tiến tới xuất khẩu trực tiếp các sản phẩm của mình. Do chưa có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế, mặt khác, Công ty chưa chú trọng đúng mức đến các hoạt động marketing quảng bá nhãn hiệu thương mại của mình cho nên hình thức gia công đơn thuần vẫn chiếm tỷ trọng lớn còn hình thức gia công mua nguyên liệu bán thành phẩm chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ. Đây là những tồn tại mà Công ty nên nghiên cứu và tìm biện pháp hiệu quả để khắc phục, góp phần làm cho hoạt động sản xuất của Công ty đạt hiệu quả cao hơn. 4. Quy trình thực hiện hợp đồng may gia công : Quy trình thực hiện hợp đồng may gia công của Công ty cổ phần may Nam Hà được thể hiện qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2 : Quy trình thực hiện hợp đồng may gia công xuất khẩu của Công ty cổ phần may Nam Hà. Nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch Lựa chọn đối tác và ký kết hợp đồng Triển khai thực hiện hợp đồng Giai đoạn sau khi thực hiện hợp đồng Hoàn thành hợp đồng và giao hàng xuất khẩu 4.1. Nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch : Khi tiến hành một hợp đồng may gia công, Công ty thường nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch cho thị trường đó. Công tác nghiên cứu thị trường giúp cho Công ty nắm vững được các thông tin cần thiết về thị trường đó. Việc nghiên cứu thị trường sẽ cho thấy thị trường đó là phi hạn ngạch hay có hạn ngạch. Nếu đó là thị trường có hạn ngạch thì Công ty phải xin Bộ Thương mại cấp hạn ngạch. Nếu hạn ngạch không đủ thì Công ty có thể thực hiện xuất khẩu uỷ thác qua một Công ty khác. Khi nghiên cứu thị trường, Công ty thường tập trung nghiên cứu về dung lượng thị trường, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dáng sản phẩm,... Công ty cũng đồng thời nghiên cứu loại sản phẩm mà Công ty sắp tiến hành gia công, nguyên phụ liệu sản xuất và chi phí định mức cho một sản phẩm để tránh bị đối tác ép giá khi ký hợp đồng. Để công tác nghiên cứu thị trường đạt hiệu quả cao, Công ty phải thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết và có tính xác thực cao. Hoạt động tìm kiếm thông tin tại Công ty cổ phần may Nam Hà, thông tin thường được Công ty tìm hiểu thông qua các nguồn sau : - Các phương tiện thông tin đại chúng : Báo chí, đài truyền hình,... - Các chương trình quảng cáo, triển lãm, hội chợ,... - Các trang Web. - Các bạn hàng, khách hàng truyền thống của Công ty. 4.2. Lựa chọn đối tác ký kết hợp đồng : 4.2.1. Nghiên cứu và lựa chọn đối tác : Công tác nghiên cứu đối tác được Công ty ty thực hiện nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định, đáng tin cậy và hợp pháp. Hoạt động nghiên cứu đối tác cũng là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt : thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng tài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc nghiên cứu và lựa chọn đối tác cũng sẽ giúp cho Công ty có những phương thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro. Chẳng hạn, đối với các khách hàng mới, chưa có uy tín thì Công ty sẽ áp dụng phương thức thanh toán an toàn bằng thư tín dụng không huỷ ngang. * Các phương thức giao dịch : Công ty sử dụng cả hai phương thức giao dịch là phương thức gián tiếp (thông qua các phương tiện thông tin liên lạc như thư, điện thoại, fax, email,...) và phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi (tổ chức các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng). * Đơn đặt hàng : Đơn đặt hàng là đề nghị của phía nước ngoài với Công ty về thuê gia công với các điều kiện thoả thuận. Đối với hàng gia công may mặc, đơn đặt hàng thường gồm hai phần : - Các điều khoản chủ yếu : Bao gồm các điều khoản về tên hàng, khối lượng, phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói,... - Mẫu vẽ phác thảo và các chỉ số : Đây là bản phác thảo về mẫu hàng kèm với các số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm. Ví dụ, các số đo của áo như : ngang vạt, ngang ngực, độ rộng,... * Đàm phán và ký kết hợp đồng : Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phía đối tác nước ngoài, Công ty sẽ nghiên cứu, tìm hiểu về các điều khoản trong đơn đặt hàng, thoả thuận lại các điều khoản chưa hợp lý trong hợp đồng. Hai bên xác nhận những điều kiện đã thoả thuận bằng việc ký vào bản hợp đồng. Hợp đồng gia công bao gồm các điều khoản mà hai bên đã thoả thuận. Sau đây là các điều khoản chủ yếu của các điều khoản chủ yếu của hợp đồng gia công hàng may mặc : Số lượng và ngày giao hàng. Tên và giá gia công từng sản phẩm. Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu. Điều khoản về giao hàng. Ví dụ: giao thành phẩm tại Hải Phòng hoặc Nội Bài theo điều kiện FOB. Điều khoản thanh toán : Hai bên sẽ thanh toán theo điều kiện chuyển tiền hoặc có thể bằng thư tín dụng (L/C). Trách nhiệm của các bên. 4.2.2. Xem xét và ký kết hợp đồng gia công : Việc xem xét hợp đồng nhằm mục đích đảm bảo những yêu cầu của khách hàng được xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả năng đáp ứng của Công ty thoả mãn yêu cầu khách hàng và mang lại hiệu quả cao nhất cho Công ty, việc xem xét hợp đồng được tiến hành tại phòng Kế hoạch - nghiệp vụ. Việc soạn thảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được soạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã được hai bên thống nhất. Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng thì Công ty sẽ kiểm tra lại dựa trên cơ sở nội dung của những điều khoản mà hai bên đã thống nhất, nếu không chấp nhận thì Công ty sẽ thoả thuận lại với khách hàng. Hợp đồng, phụ lục của hợp đồng sau khi đã được soạn thảo phải được Trưởng phòng Kế hoạch - nghiệp vụ kiểm tra lại ký tên và trình lên Giám đốc. 4.3. Quy trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công : 4.3.1. Chuẩn bị sản xuất : Chuẩn bị sản xuất là một khâu quan trọng, có tính quyết định của quá trình sản xuất, bảo đảm cho quá trình sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất. Chuẩn bị sản xuất liên quan đến nhiều khâu, nhiều bộ phận. Đối tượng liên quan bao gồm : * Tài liệu kỹ thuật : Bao gồm một hệ thống những yêu cầu của khách hàng, trong đó nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, các thông số kích thước và tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá, hướng dẫn gắn mác, mẫu giấy, mẫu hiện vật,... Hệ thống tài liệu kỹ thuật đòi hỏi Công ty phải tuân thủ nghiêm túc những yêu cầu, chỉ dẫn của khách hàng, có như vậy mới bảo đảm thoả mãn những thoả thuận của hai bên trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Tài liệu kỹ thuật sẽ được khách hàng chuyển tới phòng Kế hoạch - nghiệp vụ và được phòng Kế hoạch - nghiệp vụ chuyển từng phần có liên quan đến các bộ phận có liên quan. * Chuẩn bị vật tư : Trong trường hợp vật tư do Công ty chuẩn bị, phòng Kế hoạch – nghiệp vụ sẽ triển khai chuẩn bị vật tư. Nếu vật tư do khách hàng chuẩn bị, phòng Kế hoạch – nghiệp vụ có trách nhiệm cử cán bộ xuất nhập khẩu làm thủ tục giao nhận vật tư. Khi nhập kho, cán bộ Xuất nhập khẩu kết hợp với thủ kho và bộ phận KCS kiểm tra số lượng, chất lượng,.. và tiến hành nhập kho. * Lập kế hoạch sản xuất : Căn cứ vào tình hình sản xuất của các tổ sản xuất, tình hình nguyên phụ liệu,... cán bộ điều độ tiến hành lập kế hoạch sản xuất, bao gồm kế hoạch cắt, kế hoạch sản xuất mã hàng của mã hàng đã ký kết, chuyển tới các bộ phận có liên quan chuẩn bị thực hiện kế hoạch sản xuất. 4.3.2. Triển khai lệnh sản xuất : * Theo dõi tiến độ sản xuất : Công tác theo dõi tiến độ sản xuất được Công ty giao cho các cán bộ điều độ thuộc phòng Kế hoạch – nghiệp vụ. Trong quá trình sản xuất, các cán bộ điều độ thường xuyên lấy số liệu vào chuyền may và ra chuyền may. Công tác theo dõi tiến độ sản xuất được thực hiện bằng văn bản theo từng mã hàng. Trong trường hợp tiến độ sản xuất chậm, các cán bộ điều độ cần tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất cho trưởng phòng Kế hoạch - nghiệp vụ để có hướng giải quyết kịp thời. Cán bộ Thống kê - kế hoạch, khi hàng vào chuyền, có nhiệm vụ nắm tiến độ thực hiện báo cáo trưởng phòng và Ban giám đốc xem xét, chỉ đạo, điều chỉnh khi cần thiết, đảm bảo năng suất, chất lượng cao. * Phối hợp với khách hàng : Trong quá trình sản xuất, các cán bộ điều độ có trách nhiệm phối hợp với khách hàng để giải quyết những vướng mắc không những trong quá trình sản xuất mà cả trong quá trình thực hiện hợp đồng. * Phối hợp trong nội bộ (với các bộ phận khác có liên quan) : + Với Bộ phận phục vụ sản xuất : Khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì. Cán bộ điều độ cung cấp những thông tin về loại bao bì, in ấn cho bộ phận phục vụ sản xuất để cùng phối hợp thực hiện. + Với Phòng kỹ thuật : về định mức, thông số kỹ thuật, mẫu mã,... + Với Bộ phận kho thành phẩm : chuyển các yêu cầu về đóng gói và vệ sinh công nghiệp cùng chi tiết đóng gói thành phẩm (P/L). 4.4. Hoàn thành hợp đồng và giao hàng xuất khẩu : 4.4.1. Làm thủ tục xuất khẩu : Quá trình làm thủ tục xuất khẩu được Công ty giao cho các cán bộ xuất nhập khẩu thuộc phòng Kế hoạch – nghiệp vụ. Bộ phận xuất nhập khẩu cần thực hiện các thủ tục hải quan như đăng ký định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, tờ khai xuất khẩu, P/L, chỉ định giao hàng (nếu có), nộp lệ phí hải quan, thủ tục kiểm hàng,... Ngoài ra, bộ phận xuất nhập khẩu còn cần liên hệ với hãng vận tải (hàng không hoặc tàu biển) để định ngày giao hàng, phối hợp giao nhận container. Các thủ tục cần thực hiện trong công tác này gồm thủ tục chứng từ nhận hàng, chứng từ thanh toán như : E/L, C/O, B/L, INV,... những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của hợp đồng, của khách hàng, của qui định L/C, của ngân hàng thanh toán, và các yêu cầu khác (nếu cần). 4.4.2. Giao hàng xuất khẩu : Căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian hàng của khách hàng, cán bộ điều độ lập danh sách các đơn hàng giao trong tuần (hoặc trong tháng) và yêu cầu khách hàng gửi “Hướng dẫn giao hàng” (shipping instruction). Cán bộ điều độ lập bản kê chi tiết (Packing list) - lệnh đóng gói sơ bộ cho các đơn hàng và chuyển lệnh này cho bộ phận kho thành phẩm. Sau khi đóng gói xong cán bộ điều độ làm Packing list thực tế và chuyển cho chuyên gia của phía đối tác để tiến hành kiểm hàng. Trên cơ sở Shipping instruction , cán bộ điều độ trao đổi (trực tiếp hoặc bằng tellex hoặc fax) cho hãng tàu (hay đại lý vận tải) chi tiết về các đơn hàng xuất : tên hàng, số lượng, số kiện, số khối (thể tích), thời gian xuất và địa điểm dự kiến xuất hàng và yêu cầu hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) xác nhận bằng văn bản (Booking note - xác nhận đóng hàng). Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm : Đánh máy một bộ tờ khai hải quan ( 3 tờ ). Bộ tờ khai hải quan bao gồm : phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất), 3 Packing list, chỉ định giao hàng (Shipping intruction), một bản định mức của đơn hàng cần xuất. Bộ hồ sơ trên được trình hải quan, sau khi hải quan cho mở tờ khai xuất, bộ phận xuất nhập khẩu căn cứ vào yêu cầu của cán bộ mặt hàng, đăng ký ngày giờ kiểm và thông báo lại cho cán bộ điều độ. Sau khi hàng đã lên tàu, cán bộ điều độ lập bộ chứng từ hàng xuất theo yêu cầu của khách hàng, thông thường bộ hồ sơ gồm có : Giấy phép xuất khẩu (E/L - export licence). Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - certificate of origin). Vận đơn (B/L - bill of lading ). Hoá đơn thương mại (INV - commercial invoice). Bản kê chi tiết đóng gói (P/L - packing list). 01 bộ gửi cho khách hàng. Cán bộ mặt hàng lưu bộ copy. 01 bộ gốc gửi ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng). 4.4.3. Thực hiện quyết toán hợp đồng với khách hàng theo các điều khoản đã nêu trong hợp đồng : Trong quá trình sản xuất gia công, sau khi gia công xong, nếu có nguyên liệu thừa thì tuỳ thuộc vào từng trường hợp mà Công ty xử lý như sau : Trường hợp thừa so với hợp đồng, nếu khối lượng lớn, Công ty sẽ xuất trả lại chủ hàng, hoặc mua lại của họ với sự đồng ý của Hải quan. Nếu nguyên phụ liệu thừa với khối lượng nhỏ mà chủ hàng không muốn nhận thì họ có thể tặng lại cho Công ty. Trường hợp thừa do tiết kiệm được từ sản xuất gia công, Công ty tận dụng sản xuất ra thành phẩm, thường thì các sản phẩm này được bán ra thị trường nội địa. 4.4.4. Thực hiện quyết toán với hải quan : Đây là thủ tục cuối của quá trình xuất hàng của Công ty. 4.5. Giai đoạn sau khi thực hiện hợp đồng : Sau khi đã giao hàng, phòng Kế hoạch - nghiệp vụ chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng để nắm các kết quả giao nhận, dựa vào các điều khoản đã ký (thời gian, số lượng, chất lượng,...). Ghi nhận (nếu có) các ý kiến phản hồi từ phía khách hàng vào phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng và đề nghị Giám đốc xem xét. Giám đốc sau khi xem xét ý kiến của khách hàng, nếu cần thiết, Giám đốc có thể đề nghị các bộ phận liên quan phối hợp để giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng với khách hàng. Sau khi xem xét, cán bộ hay bộ phận được phân công trình lên Giám đốc Bản trả lời kiến nghị của khách hàng. 4.6. Một số nhận xét về công tác thực hiện hợp đồng may gia công của Công ty cổ phần may Nam Hà : Nhìn chung, công tác thực hiện hợp đồng may gia công xuất khẩu đã được Công ty thực hiện tốt. Các hợp đồng may gia công xuất khẩu được Công ty ký kết và hoàn thành, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng đề ra, khẳng định được năng lực và uy tín của Công ty trong việc đảm bảo hợp đồng gia công. Kết quả này đạt được một phần là do trong những năm gần đây, Công ty đã tập trung vào hoạt động gia công hàng áo Jacket của các bạn hàng quen thuộc của mình. Vì vậy, các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất của Công ty đã phối hợp và tổ chức tốt hoạt động gia công xuất khẩu của Công ty. Hoạt động sản xuất của Công ty đã được phòng Kế hoạch - nghiệp vụ triển khai thực hiện tốt từ công tác đảm bảo nguyên phụ liệu, công tác lập kế hoạch sản xuất, công tác triển khai sản xuất, phối hợp sản xuất đến công tác giao hàng xuất khẩu. Tuy nhiên, trong công tác thực hiện hợp đồng may gia công của Công ty, một điểm đáng chú ý là công tác nghiên cứu thị trường của Công ty chưc được chú trọng đúng mức. Công ty chưa có một đội ngũ cán bộ chuyên trách thực hiện công tác này, công tác nghiên cứu thị trường được thực hiện chủ yếu do các cán bộ thuộc phòng Kế hoạch - nghiệp vụ của Công ty. Vì vậy, các hợp đồng may gia công của Công ty chủ yếu vẫn đến từ các bạn hàng quen thuộc của Công ty. Ngoài ra, do nguyên phụ liệu phục vụ cho hoạt động gia công của Công ty chủ yếu được nhập khẩu nên trong công tác đảm bảo nguyên phụ liệu, mặc dù các cán bộ xuất khẩu thuộc phòng Kế hoạch - nghiệp vụ của Công ty đã có nhiều cố gắng nhưng cũng không tránh kh