Cấu trúc máy tính và bảo trì

ợng trên thanh công cụ. II .Các khái niệm cơ bản. Để làm việc tốt với Excel ta phải biết một số khái niệm cơ bản. 2.1. khái niệm về Worsbook- Wors sheet _Cell. WorsBook: là một danh sách, sổ sách làm việc trong Excel. WorkSheet: Là bảng công tác, phiếu công tác. Trong các chương trình bảng tính đây là một ma trận hai chiều gồm các hàng và các cột mà ta sẽ nhập các đầu đề các con số, và các công thức vào đó. Bảng này giống như một trang số cái dùng trong công tác kế toán. Đồng thời với Spreadsheet Cell: Đây là ô, ngăn hay khối. .Trong bảng tính điện tử, đây là một khuôn hình chữ nhật tạo thành do sự giao nhau của một hàng và một cột. Ta có thể nhập vào đó những thông tin dưới dạng văn bản (nhãn) hoặc các số (giá trị). 2.2.Khái niệm về các dạng địa chỉ. Địa chỉ tương đối: là các địa chỉ cột và hàng sẽ được thay đổi khi chứa công thức được sao chép đến vị trí khác. Địa chỉ tuyệt đối: các địa chỉ hàng và cột được cố định không thay đổi. Địa chỉ cố định hàng: là địa chỉ mà các địa chỉ cột thay đổi, địa chỉ hàng cố định. Địa chỉ cố định cột: là các địa chỉ mà các địa chỉ hàng thay đổi, địa chi cột không thay đổi. Cách tạo địa chỉ: trước hết ta gõ địa chỉ, nếu ấn F4 một lần thì ta được điạ chỉ tuyệt đối. Nếu ấn F4 hai lần thì ta được địa chỉ cố định hàng. Nếu ấn F4 ba lần thì ta được địa chỉ cố định hàng. Nếu ấn F4 bốn lần thì ta được địa chỉ cố đinh cột. Các thao tác trên bảng tính. Khi đã nắm rõ các khái niệm cơ bản trên bảng tính thì ta đi sâu vào thực hiện các thao tác trên bảng tính. Các dạng dữ liệu nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Trong Excel có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau nên khi làm việc ta phải chọn kiểu dữ liệu phù hợp với công việc của mình để Excel dễ tính toán . * Gồm các kiểu dữ liệu sau ; dữ liệu kiểu chuỗi ( text): bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z (từ A đến Z) kể cả chữ hoa và chữ thường. Những dữ liệu kiểu chuỗi số như: mã tài khoản, số điện thoại,.. theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi được căn sang phía bên trái ô. Dữ liệu dạng số (Number): bắt đầu từ các số từ 0 đến 9, dấu +, -, *,$,... theo mặc định khi nhập dữ liệu vào bảng tính thì dữ liệu sẽ ở bên phải ô. Dạng công thức(Formular): bắt đầu bởi dấu (=) bằng hoặc dấu cộng (+). Công thức nhập vào chỉ thể hiện ở thanh công thức, kết quả của nó sẽ thể hiện trong ô. Dạng ngày gìơ (Date Time): muốn chèn vào trang tínhta vào Insert\ Date Time xuất hiện hộp thoại lúc này ta lựa chọn ngày giờ rồi ấn OK. Nhập dữ liệu: trước khi làm bài thì ta phải nhập dữ liệu vàobảngtính. - Nhập dữ liệu bất kỳ: đưa con trỏ về ô cần nhập dữ liệu, nhập dữ liệu theo đúng dạng thức, dùng phím Enter, Tab, hay mũi tên 4 chiều( để dịch chuyển con trỏ. Nhập dữ liệu trong các ô giống nhau: trước hết bôi đen vùng cần nhập dữ liệu giống nhau, nhập dữ liệu cho ô đầu tiên, sao đó ấn tổ hợp phím (Alt +Enter). Nhập dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật: nhập dữ liệu cho ô đầu, nhập dữ liệu cho ô thứ 2, đặt con trỏ ở mốc điền rồi kéo chuột ( trước khi đặt trỏ chuột ở mức điền thì ta bôi đen hai ô đã nhập dữ liệu). Đặt con trỏ ở mức điền sao cho con trỏ có hình dấu cộng (+) rồi kéo chuột đến ô cần thiết. Chỉnh sưả dữ kiệu: Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn bôi đen khu vực cần tạo khung, sau đó nhấp vào tam giác của nút . Bạn muốn nhấp chọn đường viền theo ý muốn của mình trong khung chọn. Để tạo đường viền đẹp hơn bạn vào thực đơn Format Cell\ Border. nhấp kiểu nét trong khung Style, rồi nhấp vào vị trí càn tạo viền trong khung Border. Muốn chọn màu cho đường viền cho khung Border. Muốn tạo màu cho đường viền, nhấp vào khung Color để chọn màu. bôi đen vùng cần căn chỉnh, vào Format \Cell\Alignment. 3.2. Định dạng dữ liệu: trong một bảng tính chứa nhiều dữ liệu có những lúc bạn muốn cho nổi bất những con số nào đó thoả mãn điều kiện để thuận tiện cho việc quan sát và mô phỏng so sánh. Bạn có thể chọn những ô có giá trị đó được biểu thị dưới dạng đặc biệt nào đó. Để định dạng những ô dữ liệu thoả mãn điều kiện bạn làm như sau: chọn khối cần định dạng. Vào thực đơn Format |Conditional Formating. Để sử dụngcác giá trị trong khối ô được chọn làm tiêu chuẩn định dạng, bạn chọn CellValueis trong Condition1 và chọn kiểu so sánh sau đó xác định các giá trị ( hay công thức nhưng bắt đầu bằng dấu (=)) trong các hộp khai báo tương ứng. Để đánh giá dữ liệuhoặc xác định các điều kiện khác với giá trị trong ô chọn bạn chọn Formulaliss trong khung Condition1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo các công thức trong hộp bên phải. Nhấp Format và lựa chọn các định dạng quy định cho các ô thoả mãn điều kiện tiêu chuẩn. Để khai báo cho các định dạng khác, nhấp Add và thực hiện các bước như trên. Bạn có thể xác định 3 định dạng. Định dạng dữ liệu: Bôi đen vùng dữ liệu, vào thực đơn Format Cell\ Number chức năng này dùng để thay đổi định dạng số liệu. vào trong hộp thoại này bạn có các kiểu tuỳ chọn để định dạng kiểu dữ liệu theo yêu cầu bài toán. Sau đó nhấp Ok. + Mục Horizontal: cho phép xác định vị trí dữ liệu trong ô theo chiều ngang. + General: trở về vị trí mặc định, nằm ở phía bên trái ô phía bên phải ô. + Left: căn dữ liệu sát cạnh bên trái ô, bạn có thể tạo khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái trong mục Indent. + Center: căn dữ kiệu vào giữa ô. +Right: căn dữ liệu sát cạnh bên phải ô. +Fill: lặp lại dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô. + Mục Vetical: cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều dọc (trục tung). + Mục Text Control. + Wrap Tễt : dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng. + Mergecells: Gộp các ô khối bôi đen thành một ô. + Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay của dữ liệu. 3.3. Thao tác chèn, xoá, đổi tên. 3.3.1. Chèn hàng, cột, ô. nhấp chuột vào ô thuộc dòng cần chèn vào vị trí đó, vào thực đơn Insert \Rows. Hàng mới chèn vào sẽ đẩy hàng đang đặt con trỏ xuống dưới hoặc nhấp chuột phải vào điạ chỉ hàng trong các hàng được bôi đen và nhấp Insert. + Để chèn cột : vào Insert\ Colums hoặc nhấp chuột vào tên địa chỉ các cột trong các cột được bôi đen và chọn Insert. Cột mới được chèn vào sẽ đẩy cột đang đặt con trỏ sang bên phải. + chèn ô: chọn phạm vi các ô cần chèn thêm các ô trống mới. Số ô được chèn vào sẽ đúng bằng số ô được bôi đen. Vào Insert\Cell. chọn Shift Cell Right: chèn các ô mới vào bên trái các ô được bôi đen và di các ô bôi đendang bên phải. Chọn Shift Cells Down: chèn và di các ô bôi đen xuống phía dưới 3.3.2 Xoá ô, hàng và cột. Xoá ô: nhấp ô hoặc bôi đen số ô cần xoá vào Edit\ Delete. Xoá hàng và cột: nhấp ô hoặc bôi đen khối ô chứa các ô có địa chỉ hàng và cột cần xoá. Vào Edit\Delete. EntireRow: xoá hàng, EntireColumn: xoá cột . Bạn có thể nhấp chuột phải vào các địa chỉ hàng hay cột đã bôi đen và nhấp Delete. Xoá Sheet: chọn Sheet cần xoá ấn và dữ Ctrl và nhấp chuột vào từng tên Sheet. Hoặc vào Edit\ Delete Sheet hay là nhấp chuột phải vàp các tên Sheet Delete. 3.3.3 Đổi tên Sheet: Nhấp chuột phải trái vào Rename đánh tên mới vào sau đó ấn Enter. Chế độ hiển thị bảng tính: ẩn hiện dòng cột, ô, Sheet, File. ẩn File: mở File, vào thực đơnWindow \Hide. Hiện File: vào thực đơn Window\Unhide. Trong hộp thoại UnhideSheet nhấp đúp trên tên của Sheet bị ẩn, nhấp OK để hiện lại. ẩn hàng hoặc ẩn cột: bôi đen các hàng, các cột muốn ẩn, vào thực đơn Fomat\ Rown hoặc Columnvà chọn Hide. Hiện thị các hàng hoặc các cột: bôi đen các ô trên hàng phía trên và các ô trên hàng phía dưới của các hàng bị ẩn, rồi vào thực đơn Format\Row\Unhide để cho hiện lại các hàng bị ẩn. Hiển thị nhiều cửa sổ: để hiện thị đồng thời nhiều Sheet hay nhiều File hiện hành, vào thực đơn Window\NewWindow. Để chuyển tới cửa sổ mới, kế tiếp nhấp chọn Sheet, cuối cùng vào thực đơn Window\Arrange. Tiled: hiển thị kiểu tiêu đề. Horizontal: hiển thị cửa sổ các File trên, dưới. Vertical: hiển thị cửa sổ File xếp từ trái sang phải. Cassade: hiển thị các cửa sổ File theo lớp, chồng. Để hiển thị các Sheet chỉ trong File hiện hành, chọn đánh dấu Window ò Active Workbook. Các hàm trong Excel. Khi thực hiện các hàm bạn phải nhớ đặt dấu bằng (=) trước hàm đó. Định dạng chữ trong hàm thường để trong ngoặc kép, còn định dạng số thì không để trong ngoặc kép. Trong hàm các ký tự không viết cách, mở bao nhiêu ngoặc thì đóng bấy nhiêu ngoặc, viết hoa hay viết thường đều được. Ký hiệu mũi tên (đ) nghĩa là cho kết quả. 5.1. hàm thống kê. Hàm thống kê bao gồm: Hàm max (vùng cơ sở dữ liệu): giá trị lớn nhẩttong vùng cơ sở dữ liệu. =Max(n1,n2,...): giá trị lớn nhất trong các số n1,n1... Hàm Min (Vùng cơ sở dữ liệu): giá trị nhỏ nhất trong vùng cơ sở dữ liệu. =Min(n1,n1,...): giá trị nhỏ nhất trong các số n1,n2,... Hàm Rank (số, danh sách,tuỳ chọn): xác định thứ hạng của số so với chuỗi các số trong danh sách. Nếu sắp xếp giảm thì không có tuỳ chọn hoặc tuỳ chọn bằng 0. Nếu sắp xếp tăng thì tuỳ chọn là là một số khác 0 (có thể là 1). 5.2. Các hàm Logic - And (logic1, locgic2): Cho lại giá trị TRUE, nếu các đói số đều đúng. - Not (logical): Phủ định logic. - If (Logical, value – If – False): Cho lại giá trị đúng nếu kết quả đúng. Ngược lại cho giá trị sai nếu cho kết quả sai. Các hàm số học. - ABS (Number): Trả về giá trị tuyệt đối của một số. - Log (Number): Logarit của một số. - Int (Number): Trả lại phần nguyên của một số. - Cos (Number): Cosin của một số. Exp (Number): Luỹ thừa cơ số E của một số. 5.4. Các hàm thời gian. - Date (year, month, day): Trả về ngày tháng dạng chuỗi. - Day (Number): Đổi một số sang ngày. - Month (Number): Đổi một số sang tháng. - Year (Number): Đổi một số sang năm. - Time (Hour, minute, second): Số của Value (Text): Đổi chuỗi văn bản thành giờ phút giây. 5.5. Các hàm ký tự. - Left (Text, số kí tự): lấy số kí tự từ bên trái xâu. - Lower (Text): Đổi chuỗi văn bản thành chữ thường. - Upper (Text): Đổi văn bản thành chữ hoa. Len (Text): Tính độ dài của chuỗi số. Sắp xếp và lọc dữ liệu. 6.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu: sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, rút trích những dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó. Để thực hiện thao tác này ta phải tạo ra các CSDL, vùng điều kiện, vùng kết xuất thông tin. - Vùng CSDL (Database): Là một bảng có it Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc để lưu trữ và sẵn sàng cung ứng theo một cơ chế nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu về dữ liệu cho một hoặc một số đối tượng. Cơ sở dữ liệu cũng có thể được hiểu là một hoặc một số đối tượng. Cơ sở dữ liệu cũng có thể được hiểu là một tập hợp dữ liệu có liên quan nội tại được tổ chức theo một sơ đồ nhất định nhằm phục vụ cho một hoặc nhiều ứng dụng. Trong các hệ thống thông tin, nguồn tài nguyên dữ liệu phải được tổ chức và cấu trúc từ những thành phần Logic căn bản để có thể khai thác và quản lý dễ dàng ,có hiệu quả. 6.2. Sắp xếp dữ liệu. . Sắp xếp dữ liệu (Sort). a) Sắp xếp danh sách dựa trên nội dung hai hay nhiều cột. Nhấp một ô bất kỳ trong danh sách cần sắp xếp. Vào thực đơn Data chọn Sort, xuất hiện hộp thoại: Trong đó: - Sor By: là chọn tiêu đề của cột sắp xếp chính và chọn thứ tự sắp xếp. +Ascendinh: Sắp xếp tăng dần. +escending: Sắp xếp giảm dần. Then By: Để chọn tiêu đề cột cần sắp xếp phụ và chọn thứ tự cần sắp xếp tương ứng. Nhấp OK, ta sẽ được một danh sách sắp xếp theo lớp rồi đến xếp loại. Lưu ý: Nếu hàng đầu tiên trong danh sách có chứa các tiêu đề cột thì trong phần My Data Range Has chọn mục Hearder Row, khi đó cột sẽ được cố định và không tham gia vào quá trình sắp xếp các dòng dữ liệu bên dưới. Ngược lại chọn No Header Row nếu danh sách (hay cơ sở dữ liệu) không có các tiêu đề cột. b). Sắp xếp các cột của danh sách. Sắp xếp các cột của danh sách là hoán đổi vị trí các cột sao cho dữ liệu ít nhất trên một dòng nào đó được sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Vào thực đơn Data chọn Sort. Nhấp vào Options sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Trong khung Orientatio ta chọn mục Sort Left To Right và nhấp OK. Trở lại phần Sort By và Then By để khai bao các dòng cần sắp xếp và nhấp OK c). Sắp xếp danh sách theo tháng, tuần hoặc theo một thứ tự do người sử dụng quy định. Bôi đen một ô hay vùng ô chứa danh sách cấn sắp xếp. Vào thực đơn Data chọn Sort chọn tiếp Options. Trong phần Fist Key Sort Order, nhấp dòng quy định trật tự sắp xếp mà ta muốn và nhấp OK. Thực hiện lần lượt các thao tác tiếp theo như các trường hợp sắp xếp danh sách dữ liệu. 6.3. Lọc dữ liệu Việc quản lý một danh sách hay một cơ sở dữ liệu của Excel, ngoài việc sắp xếp ra, chúng ta còn có nhu cầu tạo hoặc hiển thị những danh sachs trích học từ danh sách ban đầu. Chẳng hạn để quản lý các hợp đồng bán hàng của công ty, ta phải thường xuyên theo dõi tìm hình mua bán hàng của công ty, ta phải thông qua việc hiển thị danh sách các khách hàng mua sản phẩm A, sau đó đến sản phẩm B.. Hoặc từ bảng kết quả thi tuyển sinh chúng ta cần tạo các danh sách học sinh giỏi, học sinh khác Chức năng AutoFilter hoặc AutoFilter ta sẽ thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác những nội dung mong muốn. Lọc dữ liệu bằng AutoFilter có các bước như sau: Bước 1: Bôi đen dòng tiêu đề. Bước 2: Vào thực đơn Data chọn Filter chọn tiếp AutoFileter, xuất hiện các nút trong những ô chứa các tiêu đề cột. Bước 3: Nhấp chuột vào nút mũi tên trên tiêu đề của cột cần lọc, thấy xuất hiện một khung chứa danh sách nội dung của cột đó và nhấp chọn nội dung lọc. Lúc đó Excel sẽ lọc ra một danh sách gồm các gía trị thoả mãn yêu cầu lọc. Lọc dữ liệu bằng Advaned Filter. Các bước như sau: Bước 1: Tạo bảng điều kiện . +Bảng điều kiện phải ở ngoài phạm vi của danh sách +Dòng đầu tiên phải chứa các tiêu đề cột cần đặt điều kiện thông thường ta nên tao ra bằng cách sao chép các tiêu đề này từ danh sách ban đầu nếu nhập vào không chính xác thì Excel có thể hiểu nhầm và sẽ không cho ra kết quả. +Trong trường hợp phải thoả mãn tiêu đề cột sẽ chứa các điều kiện đồng thời thì các điều kiện đó phải được đặt trên cùng một dòng. +Ngược lại, nếu chỉ cần thoả mãn một trong các điều kiện đưa ra các điều kiện đó phải được đặt khác dòng nhưng không được có dòng trống. Bước 2: Nhấp một ô bất kỳ trong danh sách hoặc bôi đen khu vực chọn. Bước 3: Vào thực đơn Data chọn Filter chọn tiếp Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại: Trong hộp thoại trên gồm những tuỳ chọn khác nhau. Tuỳ vào yêu cầu bài toán mà ta lựa chọn. Sau đó ấn OK. Tổng hợp dữ liệu. 7.1. Sử dụng SubTo Trong danh sách dữ liệu, chức năng Subtotals giúp ta thực hiện việc thống kê theo từng nhóm dữ liệu. Thực hiện các chức năng Subtotals theo các bước như sau: Bước 1: Sắp xếp thứ tự các dòng của danh sách theo vùng khoá cần tính thống kê bằng chức năng sắp xếp, cụ thể là sắp xếp tên người nhập bằng cách vào thực đơn Data chọn Sort. Bước 2: Vào thực đơn Data chọn Subtotals xuất hiện hộp thoại: Trong hộp thoại Subtotal quy đinh các khai báo sau: At each change in: Chọn tiêu đề cột (trường) cần thống kê theo nội dung của nó. ở đây ta chỉ được phép chọn một tên tiêu đề cột mà thôi và đó cũng chính là cột làm khoá sắp xếp chính đã được thực hiện trong bước 1. Chú ý, trước khi thực hiện ngắt nhóm theo nội dung của cột kiểm soát nào đó thì trước tên danh sách phải được sắp xếp thứ tự theo khoá định bởi cột này. Use function: Chọn hàm dùng để tính toán thống kê theo nhóm dữ liệu. + Sum: Tính tổng cộng. + Count: Đếm số ô có dữ liệu. + Max: Tìm giá trị lớn nhất. + Min: Tìm giá trị nhỏ nhất. + Average: Tính trung bình + Product: Tính tích số. + Count nums to: Đếm số ô chứa dữ kiện số học. Add subtotal to : Đánh dấu chọn tiên tiêu đề cột (hoặc tên trường) chứa dữ liệu cần tính toán theo nhóm. Ta có thể chọn nhiều tên cột chứa dữ liệu cần tính toán. Replace Current subtotals: Đánh dấu chọn mục này để thay thế các vị trí thông kê hiện thời. Nếu như ta muốn chèn thêm các dòng chứa kết quả thông kê mới và vẫn giữ lại những dòng chứa kết quả thông kê trước thì ta phải bỏ đánh dấu mục này. Trường hợp này được sử dụng khi ta muốn có nhiều kết quả thống kê khác nhau. Page brèk between groups: Nếu ta đánh dấu mục này thì dấu ngắt trang sẽ được chèn vào giữa mỗi nhóm để in mỗi nhóm ở một trang riêng. Summary Below Data: Nếu ta đánh dấu chọn mục này thì dòng chứa kết quả thống kê sẽ được chèn ngay phía dưới của mỗi nhóm (mỗi nhóm có dữ liệu giống nhau theo nội dung của vùng làm khoá sắp xếp trong bước 1 hoặc được chọn trong mục At Each Change In). Nếu không đánh dấu mục này thì các dòng chứa kết quả thống kê sẽ được chèn ngay đầu mỗi nhóm. Remove Alll: Loại bỏ tất cả những dòng thống kê và phục hồi về trạng thái ban đầu. Summary Below Data: Chọn dòng tính tính tổng được chèn phía dưới mỗi nhóm được chèn theo người nhap. Consliodate. a) Tổng kết theo vị trí Từ bảng dữ liệu có cấu trúc giống hệt nhau (số dòng, số cột và thứ tự các hạng mục giống nhau) có thể tổng kết theo vị trí (Con Consliodate By Positions) để được một bảng tổng hợp. b)Tổng kết theo loại: Khi các bảng dữ liệu nguồn có cấu trúc khác nhau ta không thể sử dụng tổng kết theo vị trí để tổng hợp dữ liệu. Lúc này phải tiến hành tổng kết theo loại (Consolidate By Categories) 7.3. Pivot Table... Bảng Pivot là một chức năng mạnh mà Excel cung cấp cho người dùng để có thể tạo ra các báo cáo theo tiêu thức khác nhau từ những dữ liệu phát sinh nhập vàp thủ công. Để công việc trở nên đơn giản, ta dùng bảng Pivot thực hiện. VIII. Biểu đồ. 8.1. Tạo biểu đồ. Biểu đồ là đồ thị biểu diễn của bảng tính. Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỉ lệ tương ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính. Có hai dạng tạo biểu đồ thông thường đó là: Tạo biểu đồ nhúng và tạo biểu đồ trên một bảng tính khác. Tạo biểu đồ nhúng Các bước tạo biểu đồ nhúng như sau: Bước 1: Chọn dữ liệu muốn dùng để vẽ biểu đồ. Bước 2: Bấm chuột vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn, hộp thoại Chart Wizard xuất hiện. (Office 95: Đưa con trỏ đến nơi muốn đặt góc bên trái của bỉểu đồ. GIữ chuột, rê để xác định kích thước của biểu đồ. Hộp thoại xuất hiện:) Bước 3: Bấm chọn loại biểu đồ. Bước 4: Bấm Next, hộp thoại Chart Wizard Step 2 of 4 xuất hiện: + Chart Title: Gõ tiêu đề cho biểu đồ. + Category (x) Axis: Đặt tiêu đề trục y. + Value (y) Axis: Gõ tiêu đề trục y. Bước 6: Bấm Next, hộp thoại Chart Wizard Step 3 of 4 xuất hiện: Chọn As Object In. Bước 4: Chọn Finish. b). Tạo biểu đồ trên một bảng tính khác. Nếu không muốn cho hiện đồ thị trên cùng một bảng tính với dữ liệu biểu đồ, ta có thể tạo biểu đồ trên một bảng tính khác. Làm như sau: Bước 1: Tương tự tạo biểu đồ nhúng chỉ khác ở bước 3 là nhảy chọn As New Sheet. Bước 2: Chọn Finish. Chỉnh sửa biểu đồ. Chọn: Nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh. Di chuyển: Dùng trỏ chuột kéo phạm vi biểu đồ đến vịt trí mới. Thay đổi kích thước: Dùng chuột rê các nút trên khung viền. Để hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ: Nháy chuột trong phạm vi, lúc đó Excel sẽ cho phép can thiệp vào từng thành phần của biểu đồ. + Muốn chọn thành phần nào, nháy chuột vào thành phần đó. + Muốn thay đổi kích thước, vị trí của từng thành phần được thao tác như trên. + Muốn định dạng thành phần nào đó, nháy đôi chuột tại thành phần đó. + Xoá tiêu đề của biểu đồ: Nháy chuột vào tiêu đề, bấm phím Del. Thực hiện tương tự để xoá tiêu đề cột của trục X, Z và chú giải. + Để hiệu chỉnh tiêu đề cột của biểu đồ và các trục ta cần làm xuất hiện tiêu đề biểu đồ và các trục rồi tiến hành hiệu chỉnh. Excel là một chương trình vô cùng quan trọng. Giúp ta ta giải quyết được những tình huống nhanh chóng và chính xác. Trên dây là những một số công dụng của Excel được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như: kế toán tài chính, quản lý nhân sự, quản lý các dự án đầu tư,... và còn nhiều lĩnh vực khác nữa. Phần II: cấu trúc máy tính và bảo trì. Máy tính có nhiều ứng dụng quan trọng, hệ thống máy tính gồm 2 phần chính đó là phần cứng và phần mềm. - Phần cứng : là là tất cả các bộ phận cấu tạo nên máy tính, các thiết bị có thể sờ, thấy được, các thiết bị ngoại vi, thiết bị xuất nhập dữ liệu, các thiết bị bên trong như ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng, và các con vin xử lý , bộ nhớ... - Phần mềm: là các chương trình ứng dụng mà giúp ta thực hiện được công việc của mình. Một máy tính hoạt động ta phải có chế độ bảo trì (các công việc với phần cứng) như các công việc sửa chữa lắp ráp và nâng cấp máy tính... muốn vậy trước hết ta phải hiểu rõ cấu trúc máy tính. Trong phần này ta chỉ ngiên cứu về cả 2 phần của máy tính Gồm các chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung về máy tính. Chương2: Hệ điều hành Chương 3: bảo vệ thông tin và virut máy tính Chương1: giới thiệu chung về máy tính. Lịch sử hình thành máy tính và phân loại máy tính. Máy tính ra đời vào năm 1946 tại Hoa Kỳ từ đó đã phát triển rất nhanh và mạnh, đến nay đã trải qua các thế hệ như sau: Thế hệ 1 (thập niên 50): dùng bóng điện tử chân không, thụ năng lượng lớn. Kích thước máy tính lớn (khoảng 250m2 tốc độ xử lý chậm, giá thành đắt. Thế hệ 2( Thập niên 60): các bóng điện tử dùng bằng chất bán dẫn, năng lượng tiêu thụ ít, kích thước nhỏ, tốc độ xử lý vài chục ngìn phép tính trên 1 giây. Thế hệ 3 ( Thập niên70): Thời này đánh dấu một công nghệ mới làm nền tảng cho sự phát triển của máy tính. Sử dụng công nghệ vi mạch tích hợp IC. Thế hệ 4 (Thập niên 80): cũng dùng vi mạch tích hợp nhưng nhỏ gọn hơn mà tốc độ tính toán lại cao hơn nhờ các các công nghệ ép vi mạch tiên tiến. Có nhiều loại máy cùng tồn tại, để phục vụ cho nhiều mục đích, trong đó chia ra làm 3 loại: ở thế hệ này thì có 3 loại máy tính sau: + Siêu máy tính: (Main Frame Computer): kích thước rất lớn và có rất nhiều tính năng đặc biệt, thường được sử dụng trong chính phủ, quân đội hay viện ngiên cứu ,... giá rất đắt. + Máy mini (Mini Computer): là loại máy tính cỡ vừa, sử dụng cho các công ty, cơ quan, trụ sở,... giá đắt. + Máy vi tính (Micro Computer): Ra đời vào năm 1982, giá rẻ và giảm giá rất nhanh, kích thước lớn, dễ dàng di chuyển, tiêu thụ năng lượng ít và ít hư hỏng. Thế hệ 5: là thế hệ đang phổ biến hiện nay, tốc độ xử lý nhanh, loại máy tính náy có tính năng hoạt động nhanh và mạnh. Các thành phần chính trong máy tính. Các thiêt bị phần cứng của máy tính: Thiết bị nhập: + bàn phím (Key board): có tác dụng nhập dữ liệu và câu lệnh vào máy tính. + Chuột (Mouse): Có tác dụng nhập các lệnh vào máy tính. + Máy quýet ảnh (Scanner): Có tác dụng biến đổi tín hiệu ảnh thành tiến hiệu số. + Máy ảnh số và Camera số: là máy làm anh và quýet ảnh. Thiết bị xử lý: được gọi tắt là CPU (Central Processing Unit): là trung tâm xử lý dữ liệu và câu lệnh của máy tính. Một máy tính chạy nhanh hay chậm chủ yếu phụ thuộc vào thiết bị này. * Các thế hệ của của con vi xử lý: thế hệ máy 80286 có tốc độ xử lý là 13 MHz, thế hệ máy 80386 có tốc độ xử lý là 33 MHz. Thế hệ máy 80486 có tốc độ xử lý là 100 MHz. Thế hệ máy 80586 có tốc độ xử lý là 233 MHz. Thế hệ máy 80686 có tốc độ xử lý lớn, được đưa ra thị trường hiện nay có tốc độ lớn từ 333 MHz đến 2,7 GHz. * Chú ý: khi bật máy tính, máy tính thực hiện nhiệm vụ kiểm tra cấu hình của máy và hiện nội dung lên màn hình, khi đó ta có thể đọc được cấu hình của máy. - Thiết bị xuất (Đưa ra): + Màn hình(Monitor): có tác dụng hiển thị dữ liệu ra màn hình. +Máy in (Printer): có tác dụng đưa dữ liệu ra giấy in + Bộ nguồn: cung cấp điện cho toàn bộ hệ thống máy tính, có hai loại tiêu chuẩn cho bộ nguồn đó là: chuẩn AT và chuẩn ATX. Chuẩn AT: có công suất lớn hơn 250W dùng cho bộ xử lý 80386 và bộ xử ký 80486, có công tắc bật mở, nằm rời ra trong hệ thống. Đặc biệt là khi tắt máy nguồn điện không tự tắt. Chuẩn ATX: có công suất lớn hơn 300 W, dùng cho bộ xử lý 80568 và bộ xử lý 80686, bộ điều khiển nằm trên Main Board. Khi tắt máy thì máy tự tắtt nguồn điện. + Bản mạch chính (Main Board): Được gọi là hệ thần kinh của máy tính. Nhiệm vụ là tạo sự liên lạc giữa CPU và các thành phần khác của máy tính. Trên Main board có gắn BIOS, có các khe cắm CPU, khe cắm Card như Card màn hình, Card âm thanh và các loại Card khác có các chuẩn là PCI và chuẩn ISA. Khe cắm RAM đó là DIMM và SIMM, khe cắm ổ đĩa, khe cắm ổ đĩa mềm gồm 34 chân, còn khe cắm ổ đĩa cứng gồm 40 chân. . + Bộ vi xử lý (CPU) được định sẵn trên MainBoard có thể tháo ra để nâng cấp. . + BIOS: ((Basic Input Output Opertion System) dùng để kiểm tra các thiết bi của hệ thống, khi khởi động máy lên, các lệnh của hệ thống được nạp vào trong BIOS. .+ RAM (Random Ascess Memory): bộ nhớ truy cập ngỗng nhiên, với dung lượng cho phần hệ thống là 640 Kbyte, cũng có hai khe cắm đó là DIMM và SIMM. Có các con chíp RAM, có hai loại RAM đó là DDRAM và SDRAM có dung lượng từ từ 128 Mbyte trở lên lý tưởng nhất là 256 Mbyte. + DMA (Direct Memory Ascess : là bộ truy nhập trực tiếp. Cho phép truy nhập truyền thông tin trực tiếp từ thiết bị ngoại vi vào hệ thống mà không cần đến bộ vi xử lý. DMA gắn liền trên MainBoard. .+ BUS: đường truyền thông tin. Nối bộ vi xử lý với bộ nhớ ROM và RAM cùng tất cả Card, PCI với bộ vi xử lý. + Swich And Jump: là công thức bật tắtvà khe cắm có hai chân. Đây là các thiết bị dùng để diề