Chuẩn bị chuyến đi công tác xa

Tổ chức công việc chuẩn bị chuyến đi công tác xa (P1) Với các nhà quản lý, việc đi công tác xa chiếm khá nhiều thời gian làm việc của họ. Vì vậy, người thư ký văn phòng phải biết cách hỗ trợ để chuyến đi dài ngày có được nhiều thuận lợi. Việc chuẩn bị được chia làm hai tình huống: có thư ký đi tháp tùng và không có thư ký đi cùng. Chuẩn bị cho chuyến đi công tác Người thư ký phải nắm được kế hoạch những chuyến đi công tác của giám đốc: công tác định ký, công tác đột xuất. Lên kế hoạch yểm trợ cho chuyến đi công tác của giám đốc và các bộ phận đi cùng. Có thư ký đi tháp tùng Khi giám đốc đi công tác có thư ký đi tháp tùng, thường công việc của thư ký là tiếp khách, phiên dịch, chuẩn bị hồ sơ cho các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp thông tin. Người thư ký cần chuẩn bị cho đợt đi công tác xa theo các bước như sau:Lập một danh sách những việc cần phải làm (To Do List) và đánh dấu vào những việc đã thực hiện xong. Lên một danh sách các vật dụng cần phải mang theo (đặc biệt hộ chiếu, visa, vé máy bay, tài liệu cần thiết cho chuyến công tác). Đánh dấu sau khi kiểm tra. Nắm rõ ngày giờ khởi hành, nơi đến và ngày giờ trở về.Liên hệ trước ở nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế hoạch xe đưa đón. Người thư ký cần hiểu được sở thích riêng của giám đốc về chỗ ở, về các món ăn và cân đối thích hợp với chế độ sinh hoạt phí.Cần chuẩn bị đầy đủ: giấy giới thiệu, thuốc men, các bản hướng dẫn, bản đồ, các thiết bị văn phòng, hồ sơ liên quan.Các dữ liệu liên quan nếu được sao chép trong đĩa CD-ROM, hoặc lưu trong các ổ dĩa di động với dung lượng cao và mang theo máy vi tính xách tay (notebook). Chú ý, các dĩa mềm dung lượng thấp (1.4Mb floppy disk) thường không đáng tin cậy, nên Bạn cần copy các file dự phòng (back up). Nếu có thể được thì mang theo điện thoại di động có kết nối mạng qua máy vi tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, trò chuyện (chat), hội thoại (news) với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ đơn vị chuyển đến.Nên có máy chụp hình kỹ thuật số có giao tiếp với máy vi tính xách tay (thường qua cổng USB), Bạn nên chuẩn bị. Như vậy, có thể chụp ngay những hình ảnh cần thiết, nhập vào máy vi tính và có thể gửi hình qua đường e-mail về ngay đơn vị hoặc trình diễn ngay trên màn hình thông qua projector.Lên kế hoạch hợp lý và chi tiết cho từng ngày làm việc ở bên ngoài cơ quan.Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng gồm có các loại như: Visa card, Master card. Chuẩn bị danh sách địa chỉ và điện thoại các nơi cần liên hệ công tác. Lập ngay một danh sách các địa chỉ cần liên hệ để nhanh chóng có số điện thoại khi cần.Chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho đối tác (nếu có). Cần chú ý các loại đặc sản địa phương mà nơi ở của đối tác không có. Ví dụ nếu đi làm việc tại Singapore, bạn nên mua vài bức sơn mài mang đậm màu sắc quê hương Việt Nam để tặng mới có ý nghĩa. CNTK In văn bản này Đóng cửa sổ Bạn thường xuyên phải đi công tác cả trong và ngoài nước để kiểm tra, nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng, hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc công ty bạn. Những chuyến công cán như vậy luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ khó lường, nhất là khi bạn ra nước ngoài. Mặc dù bạn có thể đã “thạo lắm rồi” công việc chuẩn bị cho các chuyến đi, song những tính toán và dự trù này thường ít khi được tiến hành một cách chuyên nghiệp. Bạn chỉ có thể hiểu biết phần nào về tình hình kinh tế, xã hội tại nơi đến, nhưng có lẽ bạn khó mà dự liệu trước những bất ổn và rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Vậy bạn hãy học cách phòng tránh rủi ro cho những chuyến công tác tiếp theo. Đây cũng là một kỹ năng hữu ích đối với tất cả các nhà quản lý chuyên nghiệp. Liệu bạn có quên gì trước chuyến đi? - Ngay khi có kế hoạch đi công tác trong hay ngoài nước, bạn hãy đánh giá tính cần thiết của chuyến đi đó về mọi mặt. Xem xét liệu bạn có thể thay thế chuyến đi này bằng việc điều hành công việc qua điện thoại, Internet hay hội thảo video không?- Yêu cầu thư ký rà soát địa điểm cần đến về tình hình an ninh, giao thông, truyền thông, liên lạc và điều kiện ăn ở… từ đó dự trù kinh phí cũng như các phương án ứng phó khi xảy ra sự cố.- Đảm bảo là mọi giấy tờ bạn mang theo đầy đủ và còn hiệu lực, như hộ chiếu, bằng lái xe... Đừng để chuyến công tác của mình lâm vào tình thế dở khóc, dở cười vì chuyện giấy tờ cá nhân.- Quét và lưu toàn bộ các tài liệu quan trọng vào máy tính hoặc chính e-mail của bạn. Trong trường hợp thất lạc tài liệu, bạn sẽ có ngay bản sao của chúng qua Internet.- Cất ở nhà hoặc ở văn phòng bản sao hộ chiếu và lịch trình công tác bạn đã vạch ra. Trong trường hợp bạn bị mất tích hoặc kẻ xấu tấn công, bắt cóc, cơ quan an ninh trong nước và quốc tế sẽ có cơ hội tìm được bạn.- Hãy chuẩn bị một tấm thẻ đặc biệt có lưu các thông tin cá nhân của bạn như địa chỉ, tên công ty, thông tin nhóm máu và các dữ liệu cá nhân quan trọng khác của bạn. Tốt nhất là nên chuẩn bị tấm thẻ này bằng ngôn ngữ quốc tế như tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của đất nước nơi bạn công tác.- Mang theo bên mình hoặc lưu trữ vào điện thoại di động, máy tính các số điện thoại, fax quan trọng và cần thiết như sứ quán, khách sạn, các địa chỉ cho thuê xe, bảng mã vùng điện thoại và các dịch vụ khẩn cấp như y tế, công an... để bạn có thể liên lạc bất kỳ lúc nào. Điện thoại của bạn nên đăng ký dịch vụ gọi quốc tế để bạn có thể liên lạc bất kỳ ở đâu khi bạn muốn.- Theo dõi thời tiết tại nơi bạn đến để chuẩn bị tốt hơn cho công việc họp hành, đi lại... cũng như tránh được các rủi ro khi thiên tai, lũ lụt xảy ra. Bên cạnh đó, thời tiết cũng là yếu tố quan trọng khi bạn sắp xếp vật dụng cho chuyến công tác của mình.Soạn hành lý — không đơn giản chút nào! - Nên phân biệt rõ giữa hai tiêu chí “gọn nhẹ nhất” và “cần thiết nhất”. Nếu như chỉ vì mục đích soạn hành lý thật gọn nhẹ mà bạn bỏ lại nhà những thứ quan trọng, thì có khi bạn sẽ phải hối tiếc đấy!- Thông thường, bạn chỉ lên danh sách những vật dụng cần thiết mà bạn mang theo. Đó là một thói quen tốt, nhưng bạn sẽ còn sắp xếp hành lý hiệu quả hơn khi kiểm tra lịch làm việc hàng ngày, dự trù xem có bao nhiêu cuộc họp, gặp gỡ, thời gian rảnh có nhiều không. Từ đó bạn mới tính toán cụ thể nên mang theo bao nhiêu bộ quần áo cho phù hợp với không khí họp hành hay các buổi dự tiệc, đi tham quan, cũng như các vật dụng và thiết bị cần thiết liên quan. Một cách linh động hơn, bạn có thể chọn những mẫu quần áo, giày dép có thể kết hợp kể cả khi làm việc cũng như khi đi dạo chơi.- Sức khỏe là trên hết! Vậy nên bạn hãy chuẩn bị một túi nhỏ đựng các loại thuốc bạn thường sử dụng và cả một số loại thuốc cấp cứu (cảm sốt, tiêu chảy, chống dị ứng, giảm đau…), kèm theo đó là toa thuốc đã được kê khai trong những lần khám bệnh gần đây.- Có những vật dụng mà bạn đã chuẩn bị nhưng không thể nhớ ra chúng nằm ở đâu trong đống hành lý của mình. Vậy nên hãy gói gém những thứ bạn hay quên vào cùng một chỗ.Lên đường thôi! - Nếu bạn đến những đất nước đang ở trong tình trạng bất ổn, tốt nhất là bạn nên báo với sứ quán hoặc các cơ quan ngoại giao gần nơi bạn đến nhất.- “Nhập gia tùy tục” luôn là bài học vỡ lòng đối với một người xuất ngoại như bạn. Hãy học hỏi và làm quen với các phong tục địa phương hoặc luật pháp quốc gia nơi bạn đến để thích nghi và hòa nhập vào cộng đồng, đồng thời tạo ấn tượng tốt đẹp cho đối tác của bạn.- Hãy luôn để trong ví tấm danh thiếp của khách sạn nơi bạn ở. Như vậy, khi muốn taxi đưa về, bạn chỉ việc rút thẻ ra cho lái xe xem địa chỉ. Bạn cũng có thể may mắn nhận lại chiếc ví bị đánh rơi hay bị mất cắp từ một người dân địa phương tốt bụng nào đó.- Nhớ đem theo các thứ thuốc quan trọng đối với sức khỏe của bạn mọi lúc mọi nơi. Nói cho những người trong đoàn biết thông tin về bệnh tình của bạn để họ yêu cầu dịch vụ y tế khi bạn gặp sự cố ảnh hưởng đến sức khỏe.- Trong trường hợp xảy ra thảm họa, thiên tai nào đó, nếu bạn còn an toàn thì hãy tìm mọi cách liên lạc với người thân để thông tin cho họ.- Duy trì liên lạc qua e-mail, điện thoại với người thân hay với công ty để nếu xảy ra trường hợp bạn mất liên lạc một cách bất thường, những người này sẽ tìm cách báo cho cơ quan an ninh hay cơ quan ngoại giao nơi bạn đến.- Hãy nêu cao tinh thần đoàn kết trong đoàn công tác. Tại một địa điểm hoàn toàn xa lạ, bạn nên dự trù tình huống thất lạc khi ra ngoài, vậy nên mọi người trong đoàn hãy hẹn nhau tại một địa điểm nhất định và vào một giờ chính xác.- Rắc rối cũng thường xuyên xảy ra với chuyện tiền nong. Nếu bạn ở nước ngoài, thẻ tín dụng của bạn phải là thẻ quốc tế để bạn có thể sử dụng trong tình huống bị mất trộm đồ đạc hoặc cần đến lượng tiền mặt lớn. Ngoài ra, bạn không nên để quá nhiều tiền mặt trong người.Có thể bạn sẽ cho rằng chỉ là lo quá xa khi phải chuẩn bị những công việc trên. Thế nhưng người Trung Quốc có câu: “Cẩn tắc vô ưu”, còn người Nga cũng thường nói: “Thượng Đế luôn che chở người cẩn thận”. Vậy thì là một nhà quản lý chuyên nghiệp, bạn nên dự trù và chuẩn bị sẵn tâm lý cho những tình huống xấu nhất. Luyện tập và hình thành thói quen chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn an tâm hơn, hạn chế tối đa rủi ro và thu được nhiều ích lợi hơn trong các chuyến công tác của mình. Chúc bạn thượng lộ bình an! . CHỦ ĐỀ CỦA HỘI NGHỊ 'Nâng cao chất lượng chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, đẩy mạnh công tác Đoàn trong Cán bộ trẻ Trường Đại học Sư phạm Hà Nội' II. MỤC ĐÍCH CỦA HỘI NGHỊ - Nâng cao ý thức trách nhiệm của đoàn viên cán bộ về tự học tập, bồi dưỡng, phát huy năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong điều kiện công tác mới. - Tạo sự liên hệ chặt chẽ thường xuyên giữa cán bộ trẻ với các tổ chức cơ sở Đoàn, phát huy tinh thần đoàn kết, hợp tác xây dựng Nhà trường. - Trên cơ sở kết quả Hội nghị, Đoàn trường đề xuất với lãnh đạo Nhà trường và các đơn vị có những biện pháp hữu hiệu để phát huy hơn nữa năng lực của đội ngũ cán bộ trẻ ở mọi lĩnh vực công tác trong điều kiện phát triển mới của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội. III. NỘI DUNG CỦA HỘI NGHỊ Hội nghị tập trung tham luận, thảo luận các nội dung cơ bản sau: 1. Nâng cao chất lượng chuyên môn của cán bộ trẻ - Các biện pháp hữu hiệu thúc đẩy hoạt động học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học trong cán bộ trẻ. - Các biện pháp cụ thể, khả thi để tăng cường bồi dưỡng về ngoại ngữ, tin học và phương pháp tổ chức sinh hoạt chuyên đề chuyên sâu cho cán bộ trẻ. - Các biện pháp cụ thể nâng cao chất lượng đổi mới dạy học ở Trường ĐHSP Hà Nội. - Đề xuất thực hiện cuộc vận động 'Xây dựng phong cách dạy học sáng tạo' với đoàn viên cán bộ giảng dạy; 'Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp' với đoàn viên cán bộ giáo dục 2. Nâng cao đạo đức nghề nghiệp trong cán bộ trẻ thông qua cuộc vận động Rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà giáo và cán bộ giáo dụcccc - Những phẩm chất đạo đức cơ bản của nhà giáo, cán bộ giáo dục trong thời đại mới. - Những biện pháp cơ bản để rèn luyện và nâng cao phẩm chất đạo đức nhà giáo, cán bộ giáo dục. 3. Đẩy mạnh công tác Đoàn trong cán bộ trẻ thông qua việc Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ trẻ đối với công tác Đoàn và phong trào thanh niên, sinh viênnnn - Vai trò, trách nhiệm và lợi ích của cán bộ trẻ đối với công tác Đoàn, phong trào thanh niên, sinh viên và đối với sự phát triển của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội trong thời kỳ hội nhập quốc tế. - Những biện pháp cơ bản để phát huy vai trò và trách nhiệm của cán bộ trẻ đối với công tác Đoàn, phong trào thanh niên, sinh viên và đối với sự phát triển của Nhà trường trong thời kỳ hội nhập quốc tế. - Đề xuất ý tưởng xây dựng các mô hình hoạt động hiệu quả của các Chi đoàn cán bộ trong toàn trường. - Đề xuất ý kiến đối với tổ chức Đoàn Thanh niên và các cấp lãnh đạo Nhà trường để phát triển đội ngũ cán bộ trẻ, đáp ứng yêu cầu của Nhà trường. IV. THÀNH PHẦN THAM GIA HỘI NGHỊ - Toàn thể đoàn viên là cán bộ giảng viên, giáo viên, chuyên viên hoặc tương đương hiện đang công tác và đang sinh hoạt Đoàn tại các đơn vị thuộc Trường Đại học Sư phạm Hà Nội. - Mời đại diện lãnh đạo Đảng ủy, Ban Giám hiệu, Trưởng các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Sư phạm Hà Nội. - Mời đại biểu lãnh đạo Trung ương Đoàn, Thành Đoàn Hà Nội, các trường Đại học Cụm Đoàn Cầu Giấy - Từ Liêm và các trường kết nghĩa. V. CÁCH THỨC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ -         Ban chấp hành Đoàn trường đã chỉ đạo các cơ sở Đoàn trực thuộc tổ chức Hội nghị chuyên đề cấp Chi đoàn với mục đích và nội dung nêu trên. Các báo cáo được tập hợp thành văn bản dưới dạng Báo cáo tổng quan và các bản tham luận (và kèm theo phiếu thu thập ý kiến), nêu rõ nội dung thảo luận (cả thuận lợi và khó khăn trong quá trình phấn đấu hiện nay của cán bộ trẻ), các kết quả đạt được cùng với những kiến nghị, đề xuất với Nhà trường và Đoàn trường về các vấn đề có liên quan. Báo cáo phải được gửi về Văn phòng đoàn trường chậm nhất là 1 tuần ngay sau khi tổ chức thảo luận (hạn cuối cùng là trước 10 tháng 11 năm 2007). -         Ban tổ chức Hội nghị cấp trường phân công các tiểu ban phụ trách các công tác: Tổ chức, tuyên truyền, nội dung. -         Tiến hành khảo sát về đội ngũ cán bộ trẻ hiện nay (thông qua phiếu điều tra tương ứng với từng đối tượng cán bộ). Trên cơ sở đó, xây dựng các báo cáo khảo sát về từng nội dung cụ thể. -         Tập hợp tất cả các báo cáo từ các đơn vị, kết hợp báo cáo khảo sát để tổng hợp lại thành các báo cáo theo từng chủ điểm nội dung chính của Hội nghị. -         Tại Hội nghị cấp trường: + Ban tổ chức báo cáo tổng quan về kết quả Hội nghị cấp cơ sở và kết quả khảo sát thực tế. + Ban tổ chức lựa chọn một số báo cáo tiêu biểu của các đơn vị (theo từng chủ đề) để trình bày trước Hội nghị dưới dạng bài phát biểu ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm. + Hội nghị tập trung thảo luận về mục tiêu, phương hướng phấn đấu của đội ngũ Cán bộ trẻ về mặt chuyên môn - nghiệp vụ, đạo đức - tác phong, tham gia phong trào tập thể và thống nhất xây dựng các mô hình hoạt động phù hợp với đặc điểm chung của toàn trường và với đặc điểm riêng của từng đơn vị. + Kết luận của Hội nghị sẽ được tổng hợp để báo cáo với lãnh đạo Nhà trường nhằm phát triển đội ngũ Cán bộ trẻ một cách đồng bộ với chiến lược phát triển bền vững của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội. VI. BAN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1. Trưởng Ban Th.S Nguyễn Bá Cường - Bí thư Đoàn trường. 2.      Phó Trưởng Ban Th.S Nguyễn Việt Hùng - UVTV Đoàn trường, phụ trách nội dung Hội nghị. 3. Các ủy viên - Các đồng chí trong Ban Thường vụ Đoàn trường. - Th.S Lê Thị Thu - UVBCH Đoàn trường. - Th.S. Lê Thùy Linh - UVBCH Đoàn trường. - CN. Lê Xuân Quang - UVBCH Đoàn trường. - CN. Phan Ngọc Huyền - UVBCH Đoàn trường. - CN. Trần Văn Thức - Bí thư LCĐ khoa Tâm lý GD. - Th.S Lê Hiến Chương - Chi đoàn Cán bộ Khoa Lịch sử. - ThS. Nguyễn Quốc Trị - Bí thư CĐ Cán bộ khoa Quản lý GD. - Th.S Nguyễn Tiến Trung - Bí thư Chi đoàn Nhà xuất bản. -CN Nguyễn Trọng Hiếu - Bí thư Chi đoàn TTTT Thư viện. - Th.S Kim Văn Chiến - Phó Bí thư Chi đoàn Cán bộ Khoa GD Chính trị. - ThS. Trần Văn Kiên - - Chi đoàn Cán bộ Khoa Việt Nam học. - CN. Vũ Thị Phương Hạnh - Cán bộ Văn phòng Đoàn trường. VII. THỜI GIAN TIẾN HÀNH Thời gian tổ chức Hội nghị dự kiến trong ngày Chủ nhật (25/11/2007). Thông tin về Hội nghị được đăng tải trên website của Đoàn trường: Mọi ý kiến xin liên hệ: Văn phòng Đoàn trường, Phòng 315 nhà Hành chính Hiệu bộ, điện thoại: 04.754.7287 hoặc theo địa chỉ e-mail: doantn@hnue.edu.vn; bithudoantruong@gmail.com. Một số vấn đề về lập hồ sơ trong công tác văn thư hiện nay Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. Hồ sơ được lập khoa học góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác tại các cơ quan, tổ chức; đồng thời tiết kiệm và tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Điều đó cũng có nghĩa là: lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai (1). Bài viết xin được đề cập đến một số vấn đề về công tác lập hồ sơ trong thực tiễn công tác văn thư hiện nay. 1.  Lập hồ sơ là nội dung công việc của công tác văn thư, nhưng hiện nay đang có hai cách hiểu là “lập hồ sơ hiện hành” và “lập hồ sơ lưu trữ”. Việc lập hồ sơ phải do các các bộ thừa hành thực hiện trong quá trình giải quyết công việc mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết và kết thúc công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể (lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư); bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập nếu cần thiết (khôi phục, phục hồi hồ sơ ở giai đoạn lưu trữ). 2.Việc áp dụng ISO (Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng quốc tế) trong công tác quản lý có ảnh hưởng quan trọng đến công tác lập hồ sơ. Bởi theo quy định của ISO, quá trình giải quyết một công việc đều thể hiện bằng quy trình và tất cả những bước giải quyết công việc trong quy trình đó đều được thể hiện thông qua văn bản và các tài liệu có liên quan, do đó, việc lập hồ sơ được kiểm soát theo quy trình giải quyết công việc sẽ đảm bảo chất lượng. 3. Để lập hồ sơ một cách chính xác, là cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu, cần chú ý đến tính thống nhất và mối quan hệ chặt chẽ trong quy trình giải quyết công việc đó. Nghĩa là hồ sơ phải phản ánh toàn diện quá trình giải quyết công việc của các cơ quan một cách có hệ thống và hoàn chỉnh. Hồ sơ, tài liệu có thể được hình thành từ nhiều cơ quan có liên quan trong quá trình giải quyết công việc và được lưu giữ ở những cơ quan đã sản sinh ra tài liệu đó. Nhưng cơ quan nào chịu trách nhiệm chính hoặc có chức năng chính về việc giải quyết công việc đó thì phải lưu giữ toàn bộ hồ sơ đầy đủ, từ những tài liệu ban đầu do cá nhân hoặc cơ quan cấp dưới gửi lên đến văn bản góp ý, tham mưu hoặc văn bản trả lời của các cơ quan liên quan có thẩm quyền giải quyết. Nếu hồ sơ đó nhiều văn bản thì có thể được chia thành nhiều đơn vị bảo quản. Ví dụ: Lập hồ sơ về thôi, nhập quốc tịch tại Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tư pháp, UBND tỉnh (sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. (những cơ quan có chức năng về nhập, thôi quốc tịch cho công dân). Theo trình tự, thủ tục giải quyết về cho nhập và thôi quốc tịch Việt Nam, tài liệu đầu tiên của hồ sơ phải là những bản đăng ký của cá nhân kèm sơ yếu lý lịch, các văn bản thẩm tra  về các công dân đó được hình thành từ các cơ quan giúp Chủ tịch nước thụ lý giải quyết như: UBND cấp tỉnh (Sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam và sau đó những hồ sơ này được chuyển cho Bộ Tư pháp thụ lý và chuyển cho Văn phòng Chính phủ xem xét, thẩm định và trình Chủ tịch nước ký quyết định công nhận hoặc cho thôi quốc tịch Việt Nam. Như vậy, tất các các cơ quan có liên quan trong quá trình thụ lý việc này đều hình thành hồ sơ về việc nhập, thôi quốc tịch Việt Nam. Vấn đề đặt ra là: hồ sơ tại cơ quan nào sẽ phản ánh đầy đủ nhất quá trình giải quyết công vệc này? Câu trả lời sẽ là: hồ sơ thụ lý công việc tại Văn phòng Chủ tịch nước, đơn vị có chức năng giúp Chủ tịch nước thực hiện nhiệm vụ này là đầy đủ nhất (hồ sơ tài liệu của cấp dưới lên cấp trên phải kèm theo các văn bản có liên quan) bao gồm: Đơn xin nhập, thôi quốc tịch của các cá nhân, sơ yếu lý lịch có liên quan, văn bản thẩm tra của UBND cấp tỉnh (sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam, Bộ Tư pháp, Thủ tướng Chính phủ và cuối cùng là Quyết định về việc đồng ý cho nhập hoặc thôi quốc tịch của Chủ tịch nước. Nếu tại cơ quan này, khi lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ quốc gia mà chỉ giữ những văn bản của các cơ quan có liên quan, loại bỏ các đơn đề nghị, sơ yếu lý lịch của những người xin nhập, thôi quốc tịch thì hồ sơ sẽ chưa đầy đủ và chưa thể hiện hết quá trình giải quyết nội dung công việc này. 4. Hiện nay, theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, do vậy, văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức sẽ được ban hành dưới hình thức văn bản hành chính (công văn hướng dẫn). Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 1 Điều 58 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002  thì văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý ngành được ban hành để “quy định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề được Chính phủ giao”.  Công tác lập hồ sơ là hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật nhằm quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ do Bộ Nội vụ phụ trách và đối tượng áp dụng nội dung này là: “các cơ quan tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân” (Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP), do đó nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nên được ban hành dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật như quyết định hoặc thông tư của Bộ Nội vụ để đảm bảo đúng các quy định của nhà nước, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng, xử phạt và triển khai thực hiện trong các cơ quan, tổ chức.