Chuyên đề Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 (nay là 9001:2008) nghiên cứu tình huống Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh

thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức. Ban lãnh đạo TCT xem HTQLCL là điều kiện quan trọng để TCT đứng vững trên thị trường và mở rộng thị trường, đặc biệt là thị trường mới. Khi TCT lựa chọn mô hình xây dựng và áp dụng HTQLCL thì TCT lần lượt xem xét: Sơ đồ mô hình lựa chọn HTQLCL: Đánh giá nhu cầu TCTcần quản lý chất lượng tốt hơn Sưu tầm bộ ISO 9001:2000 Làm theo ISO 9001:2000 Áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 Chọn mô hình đảm bảo theo ISO Đánh giá nhu cầu: Nhu cầu Thị Trường: Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường thế giới, khu vực và trong nước, yêu cầu đặt ra đối với sự tồn tại đứng vững trong thị trường cạnh tranh và phát triển của Tổng công ty là cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng ổn định và giá cả hợp lý, không ngừng cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm thoả mãn tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Với trọng sản phẩm chủ yếu xuất khẩu sang các nước thì đòi hỏi nay càng cấp thiết hơn, buộc công ty phải có những bước đi thích hợp mang tầm chiến lược để kịp thời thích nghi với sự thay đổi của môi trường. Trước tiên, Tổng công ty phải thay đổi căn bản cách thức, lề lối quản lý chất lượng để đảm bảo sản phẩm cung cấp cho khách hàng luôn ổn định và tạo niềm tin cho khách hàng, từ đó mà giữ vị thế cạnh tranh và từng bước phát triển. Yêu cầu của Khách Hàng: Sản phẩm của công ty chủ yếu xuất khẩu sang Nhật Bản, Mỹ, Thụy Điển, Australia, ... Đây là những thị trường rất cao và yêu cầu khắt khe về tiêu chí chất lượng sản phẩm và các tiêu chí khác của Tổng công ty để có thể tiếp tục duy trì sản phẩm tiêu thị tại các thị trường hiện có thì sản phẩm Tổng công ty cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu chất lượng sản phẩm mà thị trường đó chấp nhận cũng như các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng của cộng đồng các nước. Để đảm bảo điều đó, TCT phải xây dựng và áp dụng mô hình quản lý chất lượng được các nước nhập khẩu và thế giới thừa nhận để làm tiêu chuẩn đánh giá và đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất ra. Yêu cầu điều chỉnh của Tổng công ty: Để cạnh tranh thành công trong môi trường hiện nay và nhất là sự hội nhập kinh tế thế giới của nền kinh tế thế giới và nền kinh tế Việt Nam, phù hợp với xu thế toàn cầu hoá. Tổng công ty đã nghiêm túc đánh giá lại khả năng hiện có của mình về công tác quản lý chất lượng sản phẩm để xác định đúng tiềm lực, thế mạnh và những điểm yếu. Từ đó có thể tận dụng các cơ hội cho sự phát triển của Tổng công ty. Với tinh thần nghiêm túc và khẩn trương Tổng công ty đã đánh giá xà xác định cần phải tiến hành cuôc cách mạng để tiến hành điều chỉnh, thay đổi căn bản cách thức quản lý để phù hợp với tình hình mới. Một số vấn đề cần điều chỉnh được tập hợp phân tích và đánh giá lại như sau: - Xuất phát từ điều kiện thực tế của mình với dây chuyền công nghệ tiên tiến mới được đầu tư, đồng bộ khép kín, có lực lượng lao động sáng tạo cùng với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất có sẵn được thăm dò, khai thác trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh đầy đủ về số lượng và chất lượng. TCT có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng với chất lượng và giá cả phù hợp, nhưng đây chưa phải là điều kiện tiên quyết đảm bảo chất lượng ổn định và chi phí sản xuất thấp tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Chất lượng sản phẩm hiện tại của Tổng công ty: Mặc dù TCT có điều kiện vật chất kỹ thuật và nguồn lực phục vụ cho sản xuất, cho phép TCT sản xuất sản phẩm có chất lượng cao nhưng thực tế sản phẩm của TCT sản xuất ra chưa có tính cạnh tranh cao và gặp nhiều khó khăn trong khâu tiêu thụ đặc biệt là các sản phẩm sau chế biến tại các đơn vị. Do vậy, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của các đơn vị không hoàn thành kế hoạch do TCT đề ra. - Cơ cấu tổ chức: Do quy mô sản xuất được mở rộng sang nhiều lĩnh vực nên cơ cấu tổ chức của TCT cũng được mở rộng cho phù hợp với sự tăng lên của đối tượng quản lý. Tuy nhiên do quy mô tăng trong một thời gian ngắn nên vấn đề chất lượng và quy mô của cơ cấu tổ chức chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến tình trạng bộ máy quản lý cồng kềnh và hoạt động kém hiệu quả. Chi phí sản xuất gián tiếp cao không tạo điều kiện cho việc giảm giá thành sản xuất, nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm và uy tín của Tổng công ty. Trước yêu cầu đó việc điều chỉnh về cơ cấu tổ chức theo hướng chất lượng hiệu quả hướng gọn nhẹ và năng động. Để giải bài toán chất lượng thành công, Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh đã giải quyết các yêu cầu trên một cách đồng bộ, phù hợp với điều kiện thực tế của Tổng công ty. Điều đó chỉ được thực hiện thông qua xây dựng và áp dụng HTQLCL phù hợp.Tổng công ty đã nghiên cứu và lựa chọn mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 để triển khai và áp dụng trong toàn Tổng công ty. Kết quả quá trình nghiên cứu các mô hình quản lý là quyết định của ban lãnh đạo Công ty lựa chọn tiêu chuẩn ISO 9001:2008 làm mục tiêu phấn đấu nhằm đạt được chất lượng trong quản lý và giải quyết mọi yêu cầu đặt ra đối với công ty. Điều đó chỉ thực hiện được thông qua xây dựng và áp dụng mô hình quản lý chất lượng phù hợp. Trong các HTQLCL như: ISO 9000, TQM, 5S, Q-Base...Tổng công ty đã nghiên cứu và lựa chọn mô hình quản lý ISO 9001 phù hợp với điều kiện hiện tại, có thể thoả mãn các yêu cầu nêu trên và Tổng công ty có thuận lợi để áp dụng hệ thống này. Kết quả của quá trình nghiên cứu các mô hình quản lý đã đưa đến quyết định của Ban lãnh đạo lựa chọn mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 làm mục tiêu phấn đấu để xây dựng và áp dụng nhằm đạt được chất lượng trong quản lý và giải quyết mọi yêu cầu đối với Tổng công ty. Việc xây dựng HTQLCL theo mô hình ISO 9001 phụ thuộc vào một số yếu tố như tính chất kinh doanh, tình trạng kiểm soát chất lượng hiện hành tại doanh nghiệp và yêu cầu của thị trường. Yếu tố quyết định đến sự thành công của việc áp dụng là Ban lãnh đạo Tổng công phải tin tưởng rằng việc áp dụng ISO 9001 sẽ đem lại cho Công ty nhiều lợi ích trong hoạt động kinh doanh. Việc xây dựng hệ thống cũng tương tự như tiến hành một dự án. Đây là một quá trình phức tạp đồi hỏi sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể TCT. 2.2 Tình hình vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001. 2.1 Tình hình thực hiện: Trên cơ sở những kết quả đạt được, những tồn tại, khó khăn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nói riêng. * Duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chứng chỉ ISO 9001 chỉ có hiệu lực trong 3 năm, sau 3 năm HTQLCL đó sẽ được xem xét đánh giá lại bởi tổ chức chứng nhận. Nếu vẫn đảm bảo được sự phù hợp với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 thì TCT sẽ được cấp lại chứng chỉ và nếu không đảm bảo được sư phù hợp thì chứng chỉ đó bị thu hồi, túc là HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO tại TCT không được chứng nhận. Ngoài ra, còn có các cuộc đánh giá định ký 6 tháng 1 lần của tổ chức chứng nhận (đánh giá bên ngoài). Do đó, việc duy trì sự phù hợp của HTQLCL với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là công việc thường nhật, coi như hoạt động sản xuất kinh doanh và phải được sự chỉ đạo thực hiện thống nhất trong toàn Tổng công ty. Tập chung vào đánh giá nội bộ, phát hiện sự không phù hợp và truy tìm nguyên nhân chính để khắc phục sự không phù hợp đó, tăng cường sự phòng ngừa các nguyên nhân, không để lặp lại, xảy ra một lần nữa. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001, TCT chỉ thành lập Hội đồng chất lượng ISO 9001 mà thành viên của nó là đại diện về chất lượng của các phòng ban, các xí nghiệp thành viên để chỉ đạo và xây dựng HTQLCL, mà chưa có bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện duy trì Hẹ thống quản lý chất lượng thống nhất trong toàn TCT cũng như quyết định các vấn đề liên quan đến chất lượng và HTQLCL, đại diện cho Tổng công ty, đơn vị giao dịch với bên ngoài liên quan đến vấn đề quản lý chất lượng, chất lượng sản phẩm và làm công tác tham mưu giúp cho lãnh đạo các đơn vị theo dõi đôn đốc mọi hoạt động của HTQLCL. Việc thực hiện duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 được chứng nhận, TCT đều phó mặc cho các phòng ban, đơn vị tự quyết định lấy, không có sự thống nhất giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy trình, thủ tục đã được xây dựng, thậm chí không được thực hiện. Để giải quyết vấn các vấn đề trên một cách lâu dài, TCT vẫn chưa thành lập một phòng quản lý chất lượng với đầy đủ chức năg, nhiệm vụ và quyền hạn để tiến hành chỉ đạo, đôn đốc thực hiện thống nhất HTQLCL trong toàn Tổng công ty. trong thực tế TCT đã thanh lập một ban chuyên trách về ISO nhằm không để thả nỗi cho các đơn vị, các xí nghiệp tự quyết định chất lượng sản phẩm với khách hàng đồng thời duy trì vận hành thường xuyên phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và tìm cơ hội cải tiến HTQLCL ở các đơn vị. Tình hình tuân thủ: Từ năm 2001, TCT đã xây dựng, dần mở rộng diện áp dụng và chứng nhận HTQLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại tất cả các đơn vị cơ sở khai thác, chế biến kinh doanh. Đây có thể xem là một yếu tố giúp MITRACO khai thác chế biến, tiêu thụ trong nước và xuất khẩu được hàng trục vạn tấn sản phẩm cho các tập đoàn lớn của Nhật Bản, MỸ, Pháp, Nga, Australia ... sản phẩm của Công ty đang dần tạo được thương hiệu trên thị trường quốc tế, được tất cả bạn hàng tín nhiệm không chỉ về chất lượng, giá cả mà cả việc đảm bảo khối lượng, tiến độ giao hàng. Do sản phẩm của các Xí nghiệp khai thác, chế biến chủ yếu là được tiêu thụ trên thị trường quốc tế nên các Xí nghiệp chủ động xây dựng và áp dụng HTQLC ngay từ đầu. Trong quá trình đó các đơn vị vừa áp dụng vừa học, tự kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ, phát hiện sự không phù hợp để hoàn thiện dần với sự giúp đỡ của Ban điều hành ISO của Tổng công ty. Từ lúc các đơn vị áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, thì ngoài việc tự đánh giá để nâng cao chất lượng cho hệ thống thì TCT được tổ chức BVQI vào đánh giá 5 lần: Lần một vào ngày 14/11/2001, để cấp chứng chỉ cho Tổng công ty; các lần sau vào các năm 2003, 2005, 2007, 2009 đánh giá theo định kỳ nhằm duy trì chứng chỉ và gần đây nhất là ngày 25/03/2009 Qua 2 lần đánh giá CLNB năm 2009, các xí nghiệp đã duy trì và thực hiện HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Đơn vị luôn chú trọng vào các hành động phòng ngừa do đó qua 2 lần đánh giá xí nghiệp trong thời gian qua sự không phù hợp đã không xảy ra, bên cạnh đó vẫn còn các nhận xét, nhắc nhở trong việc cập nhập hồ sơ về MMTB, cập nhập và bảo quản sổ điện thoại đi - đến được khắc phục tại chỗ. Các hạng mục tiêu chuẩn, sổ tay chất lượng, nội dung quy trình, hướng dẫn liên quan được thực hiện đúng quy định. Ngoài ra hàng tháng đơn vị tổ chức kiểm tra thực hiện HTQLCL ở tất cả các bộ phận, cá nhân qua kiểm tra nhận thấy rằng các bộ phận, các nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trợng và lợi ích thiết thực của việc áp dụng HTQLCL đang còn coi nhẹ, ít chịu khó nghiên cứu tài liệu, quy trình, hướng dẫn liên quan, nên khi thực hiện còn mắc lỗi, cụ thể như bộ phận cơ khí, lưu trữ hồ sơ tài liệu đã mắc lỗi nhẹ trong đợt ĐGNB cấp TCT ngày 25/03/2009. Một vài trưởng bộ phận thời gian đọc nghiên cứu còn chưa nhiều nên khi thực hiện nội dung các tài liệu chưa thuần thục. Chính sách chất lượng của TCT được ban hành từ khi áp dụng và vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, qua các hội nghị XX LĐ lần I,II,III,IV,V tại TCT đã có bổ sung sữa đổi nhằm phù hợp với lộ trình phát triển mới của Tổng công ty, nhưng về cơ bản thì nội dung của chính sách chất lượng của TCT không thay đổi. Chính sách chất lượng được toàn thể CBCNV trong TCT tiếp thu, thấu hiểu và cam kết thực hiện. Toàn thể người lao động ở mọi vị trí công tác khi thực hiện công việc của mình đều hướng đến các nội dung của chính sách chất lượng. Các đơn vị khai thác chế biến khoáng sản căn cứ vào mục tiêu của TCT và để sát thực phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của từng xí nghiệp, Giám đốc các xí nghiệp đã ban hành mục tiêu chất lượng của các xí nghiệp năm 2009. Về sự phản hồi của khách hàng: Sản phẩm chính của các xí nghiệp khoáng sản là Ilmenite, Zircon, Rutile được xuất bán cho các khách hàng truyền thống lâu năm. Trong quá trình sản xuất được các kỹ thuật, ca trưởng cùng phòng KCS lấy mẫu kiểm soát theo quá trình nên các sản phẩm được xuất bán trong năm 2009 đều phù hợp với quy định của TCT và thoả mãn khách hàng. Các sản phẩm là nguyên liệu cho quá trình chuỷân hoá thí chất lượng, số lượng sản phẩm luôn bảo đảm quy định cho công đoạn chế biến tiếp theo. Để đạt được kết quả trên tại các đơn vị, các bộ phận các khâu trong quá trình sản xuất đã bán sát chính sách chất lượng, mụa tiêu chất lượng của TCT và các xí nghiệp để đảm vảo sự phối hợp cần thiết nhằm tạo ra sản phẩm thoả mãn nhu cầu của khách hàng và các công đoạn tiếp theo đặc biệt là kiểm soát chặt chẻ đến khi sản phẩm nhập kho 100% phải đạt tiêu chuẩn quy định. -Về hành động khắc phục phòng ngừa: Qua kiểm tra thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa của các bộ phận đã thực hiện hành động phòng ngừa nhằm đón đầu những sự cố tiềm ẩn có thể xảy ra. Các bộ phận đã có những hành động khắc phục để loại bỏ những sự không phù hợp trong quá trình sản xuất. Các hành động khắc phục phòng ngừa tại các đơn vị đã thực hiện theo đúng quy trình, hướng dẫn. -Về sự phù hợp của sản phẩm: Các đơn vị đặc biệt chú trợng công tác chất lượng các loại sản phẩm, nếu sản phẩm khi kiểm tra sơ bộ tại các đơn vi có hiện tượng không phù hợp theo quy định của TCT- đơn vị thì kỹ thuật, trưởng bộ phận, ca trưởng trực tiếp báo cáo cho giám đốc các đơn vị đề xuất hành động khắc phục - phòng ngừa, mấu chốt cuối cùng là khi sản phẩm nhập kho, xuất đi cảng hoặc trục tiếp cho khách hàng chất lượng 100% đẩm bảo quy định -Về thực hiện các quy trình chất lượng: TCT đã ban hành một sổ tay chất lượng 30 quy trình quản lý chất lượng và hàng trăm hướng dẫn công việc, công nghệ… tại môi đơn vị chế biến khoáng sản dã áp dụng 22 quy trình và 28 hướng dẫn đang thực hiện nghiêm túc. Chưa có một quy trình hướng dẫn nào biểu hiện không phù hợp trong quá trình áp dụng thực hiện sản xuất của các đơn vị. Bên cạnh vẫn còn một số khó khăn như: việc áp dụng các quy trình hướng dẫn vào trong công tác quản lý điều hành sản xuất chưa thực sự nhuần nhuyễn. một số ít cán bộ công nhân viên chưa chịu khó nghiên cứu học tập các nội dung của tài liệu của HTQLCL do đó xảy ra tình trạnh biết có quy trình, hướng dẫn xong chưa nắm rõ nội dung quy trình, hướng dẫn đó quy định những vấn đề gì? cụ thể ra sao? nên trong thực tế áp dụng còn có những sai xót thể hiện sự hạn chế trong việc nâng cao năng lưc con người. -Về hiệu quả thiết thực của HTQLCL: Thực tế đưa HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào áp dụng và vận hành trong toàn TCT cho đến nay phải khẳng định rằng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là một công cụ quản lý quan trợng đối vơi TCT tạo ra sự năng động toàn diện, dân chủ hoá trong mọi hoạt động, tất cả lĩnh vực được cụ thể hoá bằng các văn bản nên mọi người đều biết và thực hiện tốt. -Cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 Duy trì chứng chỉ ISO 9001 là một công việc quan trợng và thường xuyên nhưng cả tiến HTQLCL hiện có để tăng hiệu lưc và hiệu quả thực hiện hệ thống đó cũng không kém phần quan trong hơn và đã trở thành một trong những yêu cầu của của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Do đó, công việc cải tiến liên tục HTQLCL vừa để duy trì sự phù hợp với các tiêu chuẩn cao hơn, vừa nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, của thị trường. Như vậy, yêu cầu cải tiến HTQLCL có thể là yêu cầu bên trong Tổng công ty, có thể là yêu cầu bên ngoài. Trên cơ sở việc cải tiến này là các kết quả đánh giá chất lượng nội bộ, đánh giá chứng nhận, đánh giá của bên thứ 3 về sự không phù hợp và các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đó cũng như các hành động khắc phục mà chưa thoả mãn các yêu cầu. Trên cơ sở đó tìm kiếm cơ hội cải tiến HTQLCL, khắc phục sự yếu kém trong thực hiện ISO 9001 mà công việc quan trợng không thể thiếu đó là các công cụ thống kế để tìm ra nguyên nhân đúng, chính và phạm vi cần cải tiến. Sự yếu kém của HTQLCl sẽ được phán ánh qua các cuộc đánh giá chất lượng tại Tổng công ty, ảnh hưởng rất lớn đến duy trì chứng chỉ và nếu không được khắc phục cải tiến kịp thời, có định hướng phát triển nhất định thì TCT khó lòng đáp ứng được các yêu cầu của HTQLCL như việc cấp chứng chỉ ISO tại Tổng công ty. Nguyên nhân chính của sự yếu kém trong vận hành HTQLCL , cơ bản nhất là do CBCNV chưa hiểu rõ về quy trình công nghệ để vận hành nên đã gây ra những sự cố đáng tiếc, không đáng có. CBCNV nhận thức vê ISO 9001 chưa đúng, chưa đầy đủ dẫn đến tình trạng thực hiện không đúng thậm chí không thực hiện theo các thủ tục yêu cầu đã xây dựng, nhất là không ghi lại những điều mà họ đã làm để minh chứng cho việc thực hiện các yêu cầu của quy trình, thủ tục. Do đó trong quá trình thực hiện Tổng công ty: - Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo và đào tạo lại CBCNV về các vấn đề liên quan đến chất lượng, hệ thống chất lượng như nhận thức về ISO 9001, các quy trình công nghệ. Các hoạt động khắc phục tại Tổng công ty, các đơn vị chủ yếu mang tính chất đối phó mà chưa chú trọng vào việc tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Đa số sự không phù hợp là do con người thực hiện không đúng, do đó để thực hiện theo nguyên tắc ISO " Phòng ngừa là chính" thì TCT đã và đang xây dựng kế hoạch đào tạo mới và đào tạo lại. CBCNV theo đúng yêu cầu ISO 9001 đối vơi một số cán bộ, một số đơn vị để đảm bảo sự không phù hợp được phòng ngừa và đạt hiệu quả cao. Xây dựng kế hoạch đào tạo được dựa trên nhu cầu đào tạo của các đơn vị, các phòng ban chức năng, phòng tổ chức cùng với các đơn vị xem xét nhu cầu đào tạo CBCNV, xác định nhu cầu đào tạo thực tế, vì nếu không đào tạo se không giải quyết được các tồn tại, phòng ngừa được sự không phù hợp. Từ đó phòng tổ chức xây dựng kế hoạch chung cho toàn Tổng công ty. Tổ chức triển khai đào tạo, TCT tổ chức các lớp học tại văn phòng TCT do các chuyên gia đánh giá nội bộ giảng dạy và mời các giáo viên của các trường về giảng cho CBCNV TCT cả về nhận thức và trình độ tay nghề. Ngoài các lớp học được tổ chức tập trung, TCT thường xuyên đào tạo công nhân qua làm việc và đột xuất tiến hành đào tạo tại chỗ. - Tăng cường công tác đánh giá nội bộ, để kiêm soát sự không phù hợp, tiến hành khắc phục phòng ngừa không để nó xảy ra và tìm cơ hội cải tiến HTQLCL ở các đơn vị, Xí nghiệp - Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý chất lượng. Trong quá trình xây dựng hệ thống văn bản của TCT đã có sự chuẩn bị đầy đủ và cụ thể, nhưng sau một thời gian đi vào sử dụng đã bộc lộ nhiều thiếu sót, chưa sát với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT và các đơn vị. Có nhiều biểu mẫu không được sử dụng và nhiều hoạt động rất cần thiết nhưng lại chưa có hướng dẫn cụ thể để thể hiện. Khối lượng văn bản lưu hồ sơ quá nhiều dẫn đến cồng kềnh, khó truy tìm văn bản cần thiết khi cần. Thêm vào đó có một vài thủ tục chưa phản ánh hết các hoạt động ở các phòng ban, bộ phận. Để hệ thống văn bản thực sự gọn nhẹ và hướng dẫn thực hiện công việc không thừa thiếu để quá trình thực hiện có hiệu lực và hiệu quả, các thủ tục chất lượng phản ánh sát với các quá trình và để đánh giá hiệu lực và ihệu quả thì ban chuyên trách ISO sẽ tiến hành rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản hiện có để loại bỏ những mẫu biểu không được sử dụng hoặc sử dụng chồng chéo với các hướng dẫn, các thủ tục, các biểu mẫu khác. Kết hợp với các phòng ban, đơn vị thống kế kiểm tra lại những hoạt động nào còn bị sót mà chưa có hướng dẫn kịp thời đưa vào quản lý chặt chẻ và bổ sung sửa đổi một số các thủ tục cho đầy đủ, phẩn ánh tính logic và thống nhất, khẳng định cái làm được, cái không làm được và cái không làm. 3. KẾT LUẬN 3.1 Thành tựu: Thông qua báo cáo tổng hợp do đại diện lãnh đạo trình bày, các báo cáo và tham luận góp ý của các đơn vị về tình hình thực hiện và áp dụng các hệ thống quản lý. Đã tiếp tục khẳng định việc áp dụng và thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại TCT đã đem lại hiệu quả thiết thực, toàn diện trên mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, là một trong những cơ sở quan trọng để thực hiện chiến lược phát triển an toàn, bền vững của Tổng công ty: - Hiệu quả: Đã góp phần không nhỏ làm thay đổi sự lãnh đạo và quản lý các doanh nghiệp, thay đổi tư duy quản lý, kinh doanh của Ban lãnh đạo của Tổng công ty, họ có tầm nhìn chiến lược trong kinh doanh, làm ăn có bài bản, không theo kiểu trước mắt. Đã khơi dậy được tính tự giác, tính chủ động, sáng tạo trong công việc của CBCNV, phát huy truyền thống đoàn kết nội bộ, thục hiện tốt dân chủ hoá, công khai hoá trong mọi hoạt động, thể hiện rõ “Văn hoá doanh nghiệp, văn minh công sở” Khắc phục đựơc tối thiểu những tác động của hoạt động sản xuất kinh doanh đến môi trường bên ngoài Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao sức cạnh tranh của các đơn vị cơ sở, từng bước khẳng định vị thế và thương hiệu của MITRACO HATINH. HTQLCL: Hệ thống tài liệu: Văn bản của HTQLCL đã ban hành xong và được đưa vào áp dụng tại tất cả các đơn vị có liên quan, Hệ thống này bao gồm: - Sổ tay chất lượng: bao gồm mục tiêu, chính sách chất lượng của TCT và giải pháp thực hiện thành công chính sách đó. Cùng với các chính sách và các biện pháp thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001. - Các thủ tục chất lượng: Bao gồm phạm vi áp dụng các thu tục, phân công trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, bộ phận và các nhân có liện quan. Mục đích áp dụng thủ tục và quá trình thực hiện thủ tục đó. - Các hướng dẫn công việc: Quy định chi tiết các công việc, hướng dẫn công việc và chuẩn mực chấp nhận. - Các hồ sơ chất lượng: được duy trì để chứng minh áp dụng có hiệu quả và hiệu lực của HTQLCL đã được lập thành văn bản. - Sau 5 năm áp dụng và triển khai HTQLCL TCT khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh đã được những kết quả sau: Hệ thống tài liệu: mọi hướng dẫn, chỉ dẫn chất lượng được đặt trực tiếp tại nơi làm việc của các đơn vị, phòng ban có liên quan, mọi thông số kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật, quy định sử dụng trang thiết bị… đều được văn bản hoá và cập nhập hàng ngày, tháng, quý, năm. - Tại nơi làm việc hồ sơ chất lượng đều được trang bi đầy đủ và ngăn nắp theo quy định đã ban hàng. Mọi tài liệu, hồ sơ chất lượng đều được đóng dấu tài liệu được kiểm soát. Những hồ sơ không phù hợp, lỗi thời đều được thu hồi và huỷ bỏ. - Hệ thống nhà xưởng, kho tàng được phân định từng khu, từng lô rõ ràng và có biển báo cụ thể tránh nhầm lẫn. - Quy trình sản xuất từ nguyên liệu đầu vào đến bán thành phẩm, thành phẩm đều được kiểm soát chặt chẻ tại mỗi công đoạn chất lượng sản phẩm đều được nâng cao. - Đã nâng cao được nhận thức và trách nhiệm quản lý của mỗi thành viên trong toàn Công ty, khuyến khích CBCNV không ngừng nâng cao trình độ, kỹ năng công tác để tham gia vào chương trình đảm bảo và cải tiến liên tục về chất lượng sản phẩm cũng như hệ thống quản lý. - Công ty đã có đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ đủ năng lực và am hiểu những công việc trong từng đơn vị để tiến hành đánh giá việc áp dụng các thủ tục được Công ty ban hành cho các đơn vị liên quan nhằm phát hiện sự không phù hợp và tìm cơ hội để cải tiến chất lượng. 3.2 Tồn tại và nguyên nhân - Tồn tại - Công tác kiểm soát Đo lường: Cho đến nay một số thiết bị đo vẫn chưa hoàn thành được kiểm định, việc bốc hàng Ilmenite xuống tàu không qua cân, chỉ xác định qua mớn nước, đã làm thất thoát một khối lượng hàng hoá đáng kể, diễn ra nhiều năm liền tới nay mới được khắc phục. - Nhiều mục tiêu, chỉ tiêu đưa ra còn quá cao chưa lường trước được khó khăn trở ngại trong quá trình thực hiện, vì vậy có những chỉ tiêu không thực hiện được. - Kiểm soát hồ sơ chất lượng: Vẫn còn lỗi trong việc cập nhật hồ sơ ở một số đơn vị, tập trung chủ yếu là hồ sơ máy móc thiết bị, công văn đi đến; các đơn vị chưa thực hiện kịp thời quy trình huỷ hồ sơ lỗi thời. - Kiểm soát tài liệu: Nhiều đơn vị còn sử dụng biểu mẫu lỗi thời; một số hướng dẫn không còn phù hợp với thực tế ở đơn vị nhưng chưa được sữa đổi kịp thời. - Thông tin nội bộ: Các công văn đi đến cập nhật chưa kịp thời và không đầy đủ. Các công văn xuống đơn vị thường chậm hơn so với thời gian yêu cầu. - Mục tiêu chất lượng: Tại thời điểm đánh giá lần 2: Các đơn vị chưa đánh giá việc thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2008. Một số mục tiêu chất lượng đưa ra nhưng khó thực hiện được như: Mục tiêu tiết kiệm điện dầu, vì thực tế điều kiện khai thác mỏ ngày một khó khăn, thường làm tăng chi phí dầu điện so với định mức. - Kiểm soát máy móc thiết bị: Cập nhật sữa chữa, bảo dưỡng MMTB chưa đầy đủ, có những sữa chữa lớn nhưng không cập nhật trong lý lịch MMTB. Tình trạng MMTB hỏng nhiều, việc sữa chữa chậm ảnh hưởng đến sản xuất của đơn vị, nhất là ở xí nghiệp Kỳ Anh. Một số dự toán sữa chữa lớn, việc kiểm tra của các phòng ban chậm, ảnh hưởng đến tiến độ sữa chữa thiết bị. Chất lượng một số phụ tùng chưa đảm bảo, nhất là Tyô, bi, phu tùng bơm cát… thời gian sử dụng ngắn, phải thường xuyên thay thế, ảnh hưởng đến thời gian tác nghiệp sản xuất và năng suất lao động. Nguyên nhân: HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đựơc áp dụng thành công tại TCT đã thu nhiều lợi