Chuyên đề Biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không ở công ty Xuất nhập khẩu hàng không (AIRIME)

lưạ chọn bạn chào hàng thích hợp nhất. Nội dung của các thư hỏi chào hàng là AIRIMEX thông báo cho các chủ hàng biết công ty đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi cho catalogue, mẫu hàng ... đồng thời cho biết giá cả, chất lượng thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán ... Tuy nhiên trong thư gửi chào đi của AIRIMEX hiện nay vẫn còn một số sai sót. Trang thiết bị hàng không đòi hỏi thông số kỹ thuật cao, có sự đồng bộ mà ở Việt Nam hiện nay chưa có nhiều chuyên gia trong lĩnh vực này nên đòi hỏi một bản gửi chào hàng đi phải có các yêu cầu về bảo hành, đào tạo huấn luyện hay lắp đặt ra sao...Nhưng do nhiều khi quá quan tâm về vấn đề giá cả, điều kiện thanh toán mà các thư chào hàng còn thiếu nhiều yêu cầu đặt ra do vậy sẽ ảnh hưởng đến quá trình đàm phán ký kết hợp đồng. b) Đặt hàng Là lời đề nghị ký kết hợp đồng nhập khẩu xuất phát từ phía AIRIMEX được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng AIRIMEX nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Là một công ty xuất nhập khẩu chuyên ngành do đó công ty AIRIMEX thường đặt hàng với các đối tác có quan hệ thường xuyên như ART của Pháp, VIT của Nga ... Nội dung của đặt hàng chỉ nêu các điều kiện thông thường và điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Về những điều kiện khác, hai bên thường áp dụng điều kiện chung đã thoả thuận. Khi AIRIMEX không chấp nhận một số điều khoản trong bản chào hàng, AIRIMEX sẽ đưa ra một đề nghị mới cho điều khoản đó bằng Telex hoặc Fax cho nhà cung ứng. c) Đàm phán (1) Các hình thức giao dịch đàm phán được thực hiện ở công ty Trong quá trình giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng, công ty tiến hành bằng nhiều hình thức giao dịch: qua thư tín, điện thoại, fax và đàm phán trực tiếp Thư từ và điện tín là phương tiện giao dịch thông dụng trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Kinh doanh nhiều mặt hàng và quan hệ với nhiều khách hàng, công ty thường xuyên sử dụng hình thức giao dịch bằng thư từ và điện tín nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh, có thể quan hệ với nhiều đối tác. Khi sử dụng thư từ và điện tín, công ty có thể mô tả rõ các yêu cầu như về thông số kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ ... mà các yêu cầu này nếu mô tả qua điện thoại thì rất tốn kém. Nhờ sử dụng hình thức này công ty có thể cân nhắc kỹ các điều khoản và chọn được các giao dịch có thuận lợi nhất. Công ty thường sử dụng hình thức này với các bạn hàng có quan hệ lần đầu như: Phần Lan, Thụy Sĩ, Philipin, Bỉ,... -Điện thoại: Việc trao đổi, giao dịch qua điện thoại nhanh chóng giúp công ty đàm phán khẩn trương, đúng thời cơ. Nhưng vì công ty có quan hệ với rất nhiều nước mà cước phí điện thoại giưã Việt Nam và các nước đó tương đối cao ngoài ra trình độ ngoại ngữ còn hạn chế, đặc điểm mặt hàng nhập khẩu rất phức tạp mà việc mô tả qua điện thoại không thể rõ ràng chính xác được. Bởi vậy công ty chỉ sử dụng điện thoại khi thật cần thiết, thật khẩn trương, và chỉ giới hạn ở một số nước xung quanh, với bạn hàng truyền thống có quan hệ lâu năm như Singapore, Thái Lan, Trung Quốc ... Giao dịch đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp: Đây là hình thức giao dịch đàm phán khó khăn phức tạp nhất trong các hình thức đàm phán.Mỗi lần gặp gỡ đàm phán thường tốn kém chi phí đi lại, tiếp đón, quà cáp. Do vậy để tiết kiệm chi phí công ty thường thoả thuận đàm phán tại Việt Nam. Việc giao dich đàm phán này tăng nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những cuộc đàm phán bằng thư từ, Telex hay fax đã kéo dài quá lâu mà không có hiệu quả. (2) Công việc chuẩn bị cho giao dịch, đàm phán Trước khi tiến hành đàm phán công ty AIRIMEX tiến hành công tác chuẩn bị cho đàm phán. Đây là một khẩu hết sức quan trọng, nó giữ vai trò như chìa khoá của sự thành công hay thất bại trong đàm phán. Do vậy việc chuẩn bị phải tiến hành chu đáo, cẩn thận và nhanh chóng. Tuy nhiên ở khâu này do nhiều yếu tố tác động đến nội lực bản thân của công ty mà AIRIMEX cũng đạt được một số vấn đề nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều yếu tố bất cập. Để hiểu rõ được vấn đề này chúng ta hãy cùng đi sâu vào công tác chuẩn bị đàm phán của AIRIMEX . -Công việc đầu tiên của việc chuẩn bị đàm phán là tìm kiếm thông tin về đội ngũ đàm phán của đối tác và nghiên cứu bạn hàng. Ngành hàng không là một ngành độc tôn và các trang thiết bị vật tư hàng không là những thiết bị đòi hỏi những thông số kỹ thuật cao, chúng thường được sản xuất bởi các nhà sản xuất có tiếng trên thế giới. Mạng lưới nhà phân phối của các công ty này luôn có một uy tín như các công ty mẹ của chúng, do vậy việc tìm hiểu về tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, uy tín kinh doanh của đối tác không phải là vấn đề khó khăn với AIRIMEX . Và thực tế thông qua các thông tin của các hiệp hội hàng không, từ các trung tâm ngoại thương, phòng thương mại Việt Nam, hoặc qua các thông tin do chính AIRIMEX thu thập được đã giúp công ty có một bức tranh tổng thể về các đối tác tham gia giao dịch, đàm phán với mình. Bên cạnh việc nghiên cứu bạn hàng thì một điều quan trọng là phải tìm hiểu đội ngũ tham gia giao dịch, đàm phán của đối tác. Trong thời đại phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay thì việc tìm hiểu về đất nước, ngôn ngữ, văn hoá, hay tập quán của từng đối tác là điều khá dễ dàng. Nhưng thực tế công việc này hiện nay AIRIMEX làm chưa được tốt. Các cán bộ nghiệp vụ của công ty chưa chịu khó tìm tòi về đối tác mà họ sẽ giao dịch, không tìm hiểu về cá tính, sở thích, thói quen, con người đối tác ra sao gây nhiều khó khăn cho việc dự đoán các yêu cầu, dự định của họ. Trong khi các bạn hàng của công ty đều là những công ty lớn trên thế giới, những người tham gia giao dịch, đàm phán đều là những người có kinh nghiệm, nếu chỉ dựa vào năng lực của mình thì công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc đạt được những thoả thuận có lợi trong những thương vụ lớn. -Sau khi nghiên cứu bạn hàng và đối tác công ty thường tiến hành xác định mục tiêu và lập kế hoạch giao dịch đàm phán. Từ các mục tiêu tổng quát công ty phân chia thành các mục tiêu bộ phận, xác định thứ bậc ưu tiên, đề ra phương án kinh doanh cho từng mục tiêu qua đó có thể biết rằng nội dung hay mục tiêu nào có thể nhân nhượng, sự nhân nhượng như thế nào là cần thiết mà không ảnh hưởng đến thương vụ. Đối với các hợp đồng có giá trị lớn công ty còn thực hiện các công việc này một cách chu đáo và kỹ lưỡng. Tuy nhiên đối với các hợp đồng nhỏ công ty thường làm rất qua quýt, không xây dựng những phương án cụ thể cho từng mục tiêu mà chỉ áp dụng một phương án chung nhất cho các mục tiêu khác nhau. Điều này đang là một hạn chế của AIRIMEX. -Tiếp theo, với tư cách là nhà nhập khẩu AIRIMEX tiến hành phân tích giá cả lô hàng, phân tích cơ cấu chi phí của người bán, tuy nhiên việc phân tích cơ cấu chi phí của người bán là tương đối khó và hầu như AIRIMEX chưa thực hiện được. Vì vậy để thu thập các thông tin về chi phí nguyên vật liệu, tiền lương ... của các nhà sản xuất là tương đối khó với AIRIMEX hiện nay, một công ty chưa thật đủ lớn để có nhân lực và chi phí cho hoạt động này. Do vậy để nhập khẩu các mặt hàng với những giá cả hợp lý hiện nay AIRIMEX chỉ thực hiện bằng cách so sánh các báo giá của người bán với mức giá của các hợp đồng đã được ký kết trước đó hoặc với các đơn chào hàng khác. Do đó AIRIMEX sẽ xác định được mức giá sẽ định đàm phán trong hợp đồng. Và giá là vấn đề thường được thương lượng nhiều nhất trong các cuộc đàm phán, hơn nữa AIRIMEX áp dụng được cách tính này như hiện nay là bởi vì trang thiết bị hàng không là nhiệm vụ chính của AIRIMEX từ khi thành lập đến nay do vậy việc AIRIMEX nhập khẩu những mặt hàng này không phải là mới mẻ gì đối vơí công ty. Một công việc quan trọng không thể thiếu trong công tác chuẩn bị giao dịch, đàm phán là việc chuẩn bị nhân sự cho đoàn đàm phán. Việc lựa chọn thành viên trước hết căn cứ vào trình độ nghiệp vụ ngoại thương, thứ hai là phụ thuộc vào đặc điểm của hàng hoá và thị trường giao dịch. Thông thường đoàn đàm phán gồm có: -Một phó giám đốc phụ trách. -Một trưởng phòng nghiệp vụ. -01-02 chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương. -Một chuyên viên tài chính -Cán bộ kỹ thuật của đơn vị ủy thác. Hầu hết những người tham gia giao dịch đàm phán của AIRIMEX tuy chắc về nghiệp vụ ngoại thương nhưng họ không phải là những chuyên gia kỹ thuật về hàng không. Vì vậy trong đoàn giao dịch, đàm phán thường có một số cán bộ kỹ thuật của bên ủy thác cùng tham gia. Mặt khác các chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương của công ty lại kiêm luôn các vấn đề về luật pháp, mà luật pháp lại không phải là vấn đề nhỏ trong đàm phán ký kết, nếu không thận trọng thì sẽ sảy ra những tranh chấp đáng tiếc sau này. -Việc cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong công tác chuẩn bị là kiểm tra công tác chuẩn bị và diễn tập lại bằng suy nghĩ, bằng lời. Cách luyện tập này rất có ích cho các cuộc đàm phán, nó tạo nên sự phối hợp giữa các thành viên để tạo được hiệu quả chung. Nhưng trên thực tế, hiện nay trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào dù lớn hay nhỏ, AIRIMEX cũng đều bỏ qua khâu này, mặc dù công ty có đủ khả năng để làm việc đó, do vậy hiệu quả của công tác chuẩn bị chưa cao. (3) Tiến hành giao dịch đàm phán Một khi các bên đối tác đã bước vào giao dịch đàm phán, bên nào cũng muốn giành và duy trì quyền chủ động trong cuộc đàm phán sao cho có lợi cho mình nhất. Thông thường AIRIMEX thường giành được thế chủ động trong đàm phán. Đó là do ngay từ khâu tiếp xúc ban đầu AIRIMEX thường gây được thiện cảm với các đối tác. Vì hầu hết các cuộc đàm phán đều diễn ra tại trụ sở của công ty do vậy với tư cách là nước chủ nhà AIRIMEX luôn có một sự khởi đầu tốt đẹp.Trong các cuộc đàm phán, AIRIMEX thường để giai đoạn mở đầu khoảng từ 5 - 15 phút. Đây là khoảng thời gian rất phù hợp, tuỳ từng bạn hàng đã gặp rồi hay mới gặp, hay từng tính cách bạn hàng mà AIRIMEX mở đầu bằng hai phương pháp sau: Phương pháp mở đầu trực tiếp: Trưởng đoàn đàm phán của AIRIMEX thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức thương lượng, giới thiệu các thành viên tham gia, nêu các vấn đề đàm phán đi vào nội dung cụ thể ngay. Phương pháp mở đầu gián tiếp: AIRIMEX sẽ nêu các vấn đề, các sự kiện một cách ngắn gọn làm cớ để liên hệ thương lượng. Giai đoạn mở đầu được coi là khai vị, là món ăn mở màn trong các cuộc đàm phán tại công ty. Nhận thức được điều này các cán bộ nghiệp vụ của AIRIMEX luôn kết hợp sự mở đầu với phong cách lịch sự nhã nhặn nhưng không quá vồ vập các đối tác của mình và luôn tạo được không khí thoải mái khiến hai bên đều dễ chịu. Tiếp đến giai đoạn AIRIMEX và các bên đối tác bàn bạc các vấn đề liên quan đến giao dịch. Tuỳ tính chất của từng thương vụ mà một số vấn đề nào đó được đề cập đến nhiều hay ít, được đề cập đến đầu tiên hoặc sau cùng. Tuy nhiên, tại AIRIMEX cuộc đàm phán thường thì giá cả, điều kiện thanh toán và điều kiện bảo hành, hướng dẫn sử dụng là những vấn đề được trao đổi nhiều nhất. Ví dụ các điều khoản của hàng hoá về tên, số lượng chất lượng, quy cách phẩm chất ... việc thảo luận nó là tương đối dễ dàng vì chủ yếu dựa vào hợp đồng nơi mà AIRIMEX đưa ra các yêu cầu của mình. Trong lĩnh vực đàm phán thương mại của các nhà doanh nghiệp Việt Nam nói chung và cán bộ AIRIMEX nói riêng luôn có sự kế thừa những thành tựu bất khả chiến bại trong đàm phán ngoại giao trên thị trường quốc tế cùng với sự kế thừa quý báu của dân tộc Việt Nam cần cù sáng tạo và nhạy bén đóng góp một phần không nhỏ trong các cuộc đàm phán tại công ty AIRIMEX. Đây là có thể là những nét rất đẹp trong mỗi con người thuộc thành phần đàm phán của AIRIMEX, đã tạo ra những thế mạnh của mình trong thương lượng đàm phán cho công ty. Tuy nhiên, cái gì cũng có tính chất hai mặt của nó và không có gì là hoàn hảo hết. ảnh hưởng văn hoá nước nhà làm cho con người Việt Nam nói chung và cán bộ AIRIMEX nói riêng thường không có thói quen đi thẳng vào vấn đề ngay mà hay vòng vo. Đó chính là lối giao tiếp tế nhị, ý tứ, là sản phẩm của lối sống trọng tịnh và lối tư duy coi trọng các mối quan hệ. Nó tạo nên một thói quen đắn đo cân nhắc kỹ càng khi nói năng và đó cũng là một đặc điểm cần trong thương lượng nhưng đôi khi chính sự đắn đo cân nhắc này khiến cho cán bộ công ty AIRIMEX nhiều khi thiếu tính quyết đoán, dẫn đến làm lỡ dở nhiều hợp đồng ký được. Một điều này nữa rất đặc thù trong văn hoá Việt Nam, đó là sự trọng tình người đã dẫn đến các cán bộ của AIRIMEX tới chỗ lấy tình cảm làm nguyên tắc. Điều này đã làm cho nhiều khi các đối tác nghiên cứu được và lấy đặc điểm này để lấn tới trong quá trình thương lượng đàm phán. Trong quá trình thương lượng giá cả được quan tâm nhất. Thường trong khâu chuẩn bị, AIRIMEX đã có một dự tính về mức giá của hàng hoá đó nhưng trong quá trình đàm phán thường có tốc độ thương lượng chậm và các cán bộ của AIRIMEX thường rất thích mặc cả. Điều này trong quá trình đàm phán đôi khi sẽ gây nhiều bất tiện. Vì nếu ta thấy mức giá đó phù hợp rồi thì có thể chấp nhận để thoả thuận các điều khoản khác, sẽ làm cho cuộc đàm phán tốt đẹp. Nhưng đôi khi sự mặc cả quá nhiều sẽ làm cho cuộc đàm phán kéo dài gây cho đối tác mệt mỏi, khó chịu, gây ra ảnh hưởng không nhỏ cho các cuộc đàm phán tiếp theo. Kết thúc đàm phán, mục đích của AIRIMEX đặt ra là đạt được thoả thuận và ký kết hợp đồng, tuy nhiên không phải lúc nào AIRIMEX cũng đạt được mục đích của mình. Một số cuộc đàm phán sau nhiều ngày thương lượng vẫn không có kết quả gì và hai bên rút khỏi bàn đàm phán. d) ký kết hợp đồng nhập khẩu Sau khi thương lượng xong hai bên cùng dẫn tới ký kết hợp đồng. Nội dung của bản hợp đồng gồm các vấn đề cần chú ý sau: Điều khoản hàng hoá và chất lượng Trong các hợp đồng AIRIMEX thường nêu tên các loại hàng hoá bằng những danh từ thông dụng nhất để đàm phán chính xác tên hàng. Ví dụ: động cơ máy bay, cánh quạt ... Thông thường các trang thiết bị hàng không phải đúng theo tiêu chuẩn quốc tế. Chi tiết về quy cách kỹ thuật xuất xứ ... của hãng nhập về như trong catalogue và phụ lục đi kèm. Các tiêu chuẩn quốc tế mà công ty áp dụng như: Tiêu chuẩn Châu Âu JAA Form, tiêu chuẩn của Mỹ FAA, tài liệu hướng dẫn của IATA, ICAO. Điều khoản số lượng Trong từng hợp đồng cụ thể hai bên sẽ thoả thuận giao hàng là bao nhiêu. Các điều kiện về số lượng khi hàng hoá được nhập về sẽ đúng như mời thầu hay thư gọi hàng do AIRIMEX đính kèm theo. Ví dụ trong hợp đồng mua phụ tùng ATR-72 của Singapore chúng ta yêu cầu 10 chiếc thì khi nhận được hàng phải đủ 10 chiếc. Điều khoản giá cả Giá mà AIRIMEX ký kết với người cung ứng thường là giá cố định tại thời điểm ký kết hợp đồng. Vì trang thiết bị hàng không là những mặt hàng không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố thời vụ, hạn hán,...để làm giá mặt hàng đó tăng hay giảm thất thường trên thị trường. Điều này cũng làm cho quá trình thương lượng đàm phán đơn giản hơn. Tuy nhiên vấn đề phát sinh ở đây là AIRIMEX thường yêu cầu người bán giảm giá ở phần chuyển giao công nghệ chủ yếu là hướng dẫn sử dụng hay đào tạo miễn phí. Ví dụ: trong hợp đồng mua xe nâng người tàn tật của Pháp, trong cuộc đàm phán ký kết hợp đồng ta yêu cầu khi mua xe của họ thì phải kèm theo việc hướng dẫn sử dụng miễn phí. Công ty AIRIMEX nhập khẩu theo giá CIF hay CFR tuỳ thuộc hàng cung cấp nhiên liệu. Nếu tính hợp đồng theo giá CIF người bán phải ký kết hợp đồng chuyên chở bằng đường biển đến cảng đích, trả cước phí bốc hàng ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá(CIF*10%), cung cấp đầy đủ cho công ty vận đơn hoàn hảo, chứng từ bảo hiểm còn AIRIMEX sẽ chịu rủi ro và tổn thất hàng hoá kể từ khi hàng hoá đã qua lan can tầu. Ví dụ: Hợp đồng mua phụ tung Rada của Mỹ, đơn gía là 406.000 USD, tổng giá trị hợp đồng 406 USD (giá trên được hiểu là giá CIF cảng biển Việt Nam ( Incoterms 1990) bằng đôla Mỹ. Điều khoản về thanh toán Để tránh rủi ro công ty thường chọn đồng USD thanh toán cho bạn hàng nước ngoài. Đối với những nhà cung cấp đã có quá trình làm ăn lâu dài (ATR của Pháp, VIT của Nga ) hai bên thực sự tin tưởng nhau và đối với một số thương vụ có giá trị thấp, ít phức tạp thì hai bên thường áp dụng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T). Còn đối với nhà cung cấp lần đầu, hoặc đối với thương vụ lớn (trong trường hợp nhập khẩu ủy thác những lô hàng có giá trị lớn mà chưa có đủ điều kiện để trả ngay theo hình thức T/T), để an toàn cho mình công ty thường thoả thuận thanh toán bằng hình thức thư tín dụng (L/C). Công ty mở L/C tại VietcomBank và thanh toán theo các bước sau: -90% tổng giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán từ L/C căn cứ vào các chứng từ sau, mỗi thứ ba bộ. +2/3 bộ vận đơn đường biển gốc, sạch, đã xếp hàng lên tàu, có đóng dấu “Cước phí trả trước” theo lệnh của AIRIMEX +Hoá đơn thương mại đã ký +Phiếu đóng gói chi tiết +Chứng chỉ chất lượng kiểm tra do người sản xuất cấp +Chứng chỉ xuất xứ do phòng Thương mại nước người bán cấp (một bản gốc, hai bản coppy đã ký) +Hợp đồng, chứng chỉ bảo hiểm với điều kiện “mọi rủi ro”, “rủi ro có chiến tranh” cho 110% giá trị hoá đơn Chứng nhậnDHL hoặc của công ty chuyển phát nhanh khác đã nhận được ba bộ sao chứng từ và 1/3 bộ vận đơn gốc để gửi trực tiếp cho AIRIMEX -Trị giá 10% còn lại của hợp đồng sẽ được trả từ L/C căn cứ vào các chứng từ sau: Chứng chỉ chấp nhận do người mua, người bán, người sử dụng xác nhận rằng tất cả các dịch vụ của người bán đã hoàn thành và thiết bị trong tình trạng sử dụng tốt. Người mua và người bán sẽ tự chịu chi phí ngân hàng tại nước mình, nhưng phí để sửa đổi hoặc gia hạn L/C do bên có yêu cầu chịu. Điều khoản bao bì đóng gói và ký mã hiệu Trong quá trình thương lượng đàm phán các hợp đồng nhập khẩu tại AIRIMEX, các điều kiện mà AIRIMEX đưa ra trong điều khoản bao bì đóng gói và ký mã hiệu thường được người bán chấp nhận và không có vướng mắc gì. Tuy nhiên, đây cũng là một điều khoản không thể thiếu được trong hợp đồng. -Đóng gói: Hàng hoá phải được đóng gói trong bao bì mới phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu đảm bảo giữ nguyên vẹn trạng thái của chúng trên đường vận chuyển bốc xếp cũng như trong quá trình bảo quản tại kho. Thời hạn bảo quản hàng hoá phải phù hợp với quy định kỹ thuật của hàng hoá (trong tài liệu kỹ thuật kèm theo hàng hoá ) tính từ ngày giao hàng. -Ký mã hiệu. Mỗi kiện, mỗi thiết bị phải in ký mã hiệu theo tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế chỉ các tính chất đặc biệt của vận chuyển bốc xếp hàng và các yêu cầu đối với hàng hoá : số hợp đồng, người vận chuyển, người nhận hàng, trọng lượng, kích thước... Ví dụ: khi mua cầu thuỷ lực bánh xích IHI của Nhật, ta yêu cầu hàng hoá phải đóng gói trong container hoặc tàu biển theo tiêu chuẩn xuất khẩu, phù hợp với việc vận chuyển đường dài trên biển. Nhãn mác phải được ghi SIX-AIR/Việt Nam . 100 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội. Hợp đồng số: C000228/SIX-AIR Điều khoản giao hàng và thông báo giao hàng Trong hợp đồng AIRIMEX luôn quy định cụ thể về thời gian bàn giao hàng, cảng bốc, cảng dỡ, giao hàng mấy chuyến, có cho phép chuyển tải hay không. Trong giai đoạn ít nhất là 7 ngày trước khi tàu đến, người bán sẽ thông báo bằng Fax hoặc Telex về đặc trưng của hàng hoá tới AIRIMEX. Trong thời gian 3 ngày, 2 ngày và nửa ngày trước khi tàu đến, người bán phải thông báo liên tục cho AIRIMEX và đại lý tàu biển bằng Fax, Telex những thông tin có liên quan. Người bán phải gửi cho AIRIMEX: tên tàu, số và trọng lượng hàng hoá, trị giá hoá đơn, số vận đơn, ngày tàu khởi hành và các thông tin khác có liên quan. Ví dụ :Trong hợp đồng số 991122/SIX-AIR , 22-09-2000, khi mua phụ tùng Vi SAT của Mỹ, số lượng là 5 tấn trong hợp đồng yêu cầu giao hàng như sau: Cảng xếp hàng: Cảng Mỹ Cảng dỡ hàng: cảng biển Hồ Chí Minh, Việt Nam Chuyển tàu : Được phép Giao hàng từng phần: Không được phép Thời gian xếp hàng: Trong vòng 45 ngày kể từ khi người bán nhận được L/C có hiệu lực. Điều khoản về kiểm tra -Kiểm tra tại nhà máy do người sản xuất tiến hành trước khi xếp hàng và biên bản kiểm tra sẽ được trình ra cho ngân hàng như là một bộ phận của chứng từ nhận hàng như đã quy định ở điều khoản thanh toán. -Kiểm tra tại cảng dỡ hàng: AIRIMEX sử dụng cơ quan giám định Vinacontrol hoặc Công ty bảo hiểm Việt Nam giám định hàng hoá tại cảng đến. Nếu có tổn thất sảy ra cho số lượng, chất lượng hàng hoá thì AIRIMEX sẽ gửi đơn khiếu nại bằng Telex hoặc Fax cho người bán và trong vòng 30 ngày kể từ ngày dỡ hàng, AIRIMEX sẽ làm đơn khiếu nại chính thức. Ví dụ:Tại hợp đồng mua máy quan trắc khí tượng của Phần Lan, trong điều giám định hàng hoá : Người bán phải thực hiện giám định của nhà sản xuất tại nhà máy Phần Lan trước khi giao hàng. Tuy nhiên, chứng thư giám định của Vinacontrol tại cảng dỡ hàng sẽ là cuối cùng nếu có hỏng hóc, thiếu hụt nào về số lượng, chất lượng thì kết quả của Vinacontrol sẽ là bằng chứng trong khiếu nại nếu sảy ra. Đây cũng là một yếu tố thuận lợi của ta vì như thế ta sẽ không bị tốn kém trong việc kiểm tra tại nước xuất khẩu mà vẫn đảm bảo mua hàng hoá đúng theo yêu cầu. Điều khoản về chuyên gia kỹ thuật đào tạo Người bán có trách nhiệm theo như chào hàng và phụ lục kèm theo hợp đồng, gửi chuyên gia sang Việt Nam huấn luyện cho các kỹ thuật viên của người sử dụng việc vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa trong cùng thời gian với việc vận hành thử. Ngoài ra, người bán sẽ cung cấp miễn phí cho AIRIMEX hai bộ tài liệu kỹ thuật bao gồm tài liệu về vận hành và baỏ dưỡng hàng năm bằng tiềng Anh. Chúng sẽ được gửi trực tiếp đến AIRIMEX trước thời gian giao hàng. Điều khoản cung cấp các phần thiết bị, các phụ tùng thay thế, bổ sung hoặc bị mất Trường hợp các thiết bị máy móc của hợp đồng trong tình trạng không hoàn thiện hoặc hoạt động không hoàn hảo do thiếu các bộ phận hoặc do tổn thất bộ phận, người bán phải gửi cho AIRIMEX bằng đường hàng không các bộ phận bổ sung mất đó, hoặc các bộ phận thay thế với chi phí do người bán chịu gồm giá trị bộ phận thiết bị, cước máy bay và mọi chi phí tại cảng bốc hàng trong vòng 10 ngày hoặc sớm hơn kể từ khi nhận được thông báo của AIRIMEX . Điều khoản bảo hành -Người bán đảm bảo rằng thiết bị là hàng mới và sẽ đáp ứng được những thành tựu kỹ thuật cao nhất hiện nay của thế giới cho thiết bị vào thời điểm hợp đồng . -Các vật liệu thích hợp với chất liệu cao sẽ được dùng để sản xuất thiết bị và đảm bảo kỹ thuật sản xuất, máy móc và phụ tùng chất lượng cao. -Người bán đảm bảo rằng thiết bị được cung cấp và chất lượng của nó phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và phạm vi cung cấp như đã nêu ra trong phụ lục đính kèm. -Người bán sẽ bảo hành cho thiết bị trong khoảng 12 tháng sau khi có chứng chỉ chấp nhận phát hành sau khi hoàn thành việc ngiệm thu. -Tất cả mọi khiếu nại mà người bán có trách nhiệm, nghĩa vụ đối với AIRIMEX trong hợp đồng có thể là sự thoả thuận giữa hai bên hoặc là sự phán quyết cuối cùng của trọng tài. Điều khoản phạt do giao hàng chậm Trong trường hợp người bán không giao hàng đúng thời hạn quy định trong hợp đồng thì AIRIMEX sẽ có quyền phạt đối với số tiền tương đương là 0,5% trị giá phần hàng giao chậm mỗi tuần nhưng không quá 5% tổng giá trị hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế chỉ những lô hàng về quá chậm thì công ty mới đòi tiền phạt để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác của mình. Điều khoản về khiếu nại, trọng tài Trường hợp khi có khiếu nại của bất kỳ bên nào, mọi tranh chấp của hai bên sẽ giải quyết bằng thương lượng. Nếu không thể thương lượng được các bên sẽ đưa tranh chấp đó ra trọng tài. Trước đây khiếu nại, tranh chấp phát sinh từ hợp đồng nhập khẩu của AIRIMEX thường được đưa ra hội đồng trọng tài của phòng thương mại Pari giải quyết. Nhưng hiện nay trong các hợp đồng được ký kết AIRIMEX thường quy định trọng tài Hồng Kông vì đó là tài phán gần nhất thuận tiện cho việc giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, đối với một số bạn hàng khó tính như Mỹ, AIRIMEX thường rất khó khăn để có thể quy định trọng tài ở nước thứ ba. Bởi vì các thương nhân Mỹ thường rất cứng nhắc, kiên quyết trong việc lựa chọn luật áp dụng mà khác với luật của liên bang họ. Bên cạnh những điều khoản trên một số điều khoản khác như các điều khoản về bao bì, đóng gói, về hiệu lực của hợp đồng ... đều được AIRIMEX và bên đối tác thoả thuận kỹ càng chi tiết. Theo quan điểm của AIRIMEX một sự thực hiện tốt của các bên trong hợp đồng sẽ là cơ sở để duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài. Để tránh hẳn việc tranh chấp tốt nhất cả hai bên phải cùng nhau phối hợp thực hiện theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình, đồng thời tạo mọi điều kiện cho đối tác hoàn thành nghĩa vụ. Chính vì vậy trong thời gian qua, công ty đã thiết lập được nhiều mối quan hệ làm ăn vững chắc và ổn định đảm bảo cho việc kinh doanh lâu dài của công ty Điều khoản hiệu lực của hợp đồng Hợp đồng sẽ thực hiện có hiệu lực nếu các điều kiện sau đây được hoàn tất: Hợp đồng đã được người bán của AIRIMEX ký. Hợp đồng được các tổ chức chính phủ Việt Nam phê chuẩn Người bán nhận được L/C. Người bán sẽ thông báo cho AIRIMEX ngày hiệu lực của hợp đồng . Điều khoản về tài liệu của hợp đồng . Các tài liệu sau đây là các phụ lục và là các bộ phận không thể tách rời của hợp đồng : Các catalogue và các tài liệu kỹ thuật của mỗi loại thiết bị. Các phụ lục và bảng kê giá của mỗi loại thiết bị. Văn bản sửa đổi bổ sun