Chuyên đề Các giải pháp Marketing nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu lắp đặt máy phát điện của công ty trách nhiệm hữu hạn Cát Lâm

hát triển đầu tư công nghệ – fpt, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội 725.000.000 29 4 Nguyễn hùng sơn P202, b5 khu tt Mai Động, phường Mai Động, quận Hai Bà Trưng Hà Nội 375.000.000 15 5 Nguyễn thanh P105 c2 khu tt Tân Mai, phường Tân Mai quận Hai Bà Trưng Hà Nội 25.000.000 1 6 Hoàng hải vân P3 a14 phường Thịnh Quang quận Đống Đa Hà Nội 25.000.000 1 Nguồn: Đăng ký kinh doanh của công ty - Địa chỉ trụ sở chính hiện nay: số 89 Thái Hà phường Trung Liệt quận Đống Đa thành phố Hà Nội. Điện thoại: 5371792/5371793 Fax: 5371823 Email: catlam@fpt.vn - Tên, địa chỉ chi nhánh: địa chỉ: số 45 Hoàng Sa, phường Đakao, quận 1 thành phố Hồ Chí Minh. - Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức Danh: chủ tịch hội đồnh thành viên kiêm giám đốc Họ và Tên: nguyễn việt hùng Giới tính: nam Ngày Sinh:11/04/1967 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu số: 011326223 Ngày cấp: 26/09/2001 nơi cấp: công an Hà Nội Nơi dăng kí hộ khẩu thường trú: P28, k3b khu tt công ty phát triển đầu tư công nghệ – fpt, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Chỗ ở hiện tại: P28, k3b khu tt công ty phát triển đầu tư công nghệ – fpt, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội. 1.2 Mốc phát triển và những thay đổi trong quá trình hoạt động: Từ năm 1998 đến nay, công ty không ngừng phát triển. Điều đó thể hiện thông qua một số lần thay đổi ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và trụ sở giao dịch như sau: + Thay đổi lần một: Ngành nghề kinh doanh được bổ sung như sau: Bổ sung buôn bán, lắp đặt thiết bị y tế, thiết bị viễn thông hàng điện lạnh. Trụ sở kinh doanh được chuyển đến: Số 6 nhà B3b đường Kim Mã, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội (các thay đổi trên có thông báo thay đổi số 00307/02 ngày07/03/2000 của công ty) + Thay đổi lần hai: Ngành nghề kinh doanh được bổ sung: Bổ sung buôn bán hàng nông, lâm sản(có thông báo số 19/cl ngày 07/06/2000 của Công ty). + Thay đổi lần ba: Trụ sở giao dịch chuyển đến số 89 Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội(có thông báo số 34/CL ngày 30/12/2000 của Công ty). +Thay đổi lần bốn: Bổ xung thêm ba thành viên vào Công ty: Vốn điều lệ tăng thêm: 1.990.000.000 đồng Nâng tổng số vốn điều lệ của công ty thành 2.500.000.000 đồng (các thay đổi trên có thông báo số 56/CL ngày 02/04/2001 của Công ty) + Thay đổi lần năm: Thay đổi điều lệ công ty theo lụât doanh nghiệp được hội đồng thành viên thông qua ngày20/06/2002 Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Bổ sung thêm buôn bán máy phát điện, máy công cụ, thang my, máy công cụ và các thiết bị khoa học kĩ thuật. (các thay đổi trên có thông báo số 199 ngày 26/06/2002 của công ty). 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Trước tình hình kinh tế đất nước hiện nay, khi mà chủ trương trong chính sách kinh tế của Chính phủ là khuyến khích sự tham gia hoạt động của các thành phần kinh tế tư nhân, bởi tính linh hoạt và khả năng thích nghi cao của loại hình công ty này rất phù hợp với cơ chế thị trường mới, thì sự thành lập của công ty là thích hợp. Với vai trò như là một đại lý, một trung gian giữa các nhà sản xuất máy phát điện nổi tiếng trên thế giới với người tiêu dùng Việt Nam. Công ty thường đứng ra nhận thầu lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng các máy phát điện có công suất từ 5 – 3000kva cho tất cả các công trình trên khắp cả nước. Ngoài chức năng chính là cung cấp máy phát điện mới 100% công ty còn thực hiện các nghiệp vụ như mua lại các máy phát điện cũ đã qua sử dụng và bán lại cho đơn vị khác khi họ có nhu cầu, đồng thời thực hiện các hoạt động như bảo trì bảo dưỡng cho khách hàng. 3. Đặc điểm về sản xuất kinh doanh: Là công ty TNHH, có quy mô nhỏ cả về vốn và nhân sự nên lĩnh vực công ty lựa chọn là hoạt động thương mại và dịch vụ. Hiện tại công ty kinh doanh về máy phát điện là chủ yếu, không có nhà máy sản xuất chế tạo, công ty chủ yếu hợp tác làm ăn với các đối tác nước ngoài là những nhà sản xuất có tên tuổi để mua máy của họ sau đó về bán cho các khách hàng trong nước theo các dự án. Đây là đặc điểm cơ bản về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 4. Đặc điểm về bộ máy tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh trong công ty: Trong bối cảnh chung của nền kinh tế Việt Nam còn nhiều khó khăn và thử thách đối với các lĩnh vực kinh doanh song công ty Cát Lâm đã thu được những kết quả đáng khích lệ. Điều này đã khẳng định sự lựa chọn đúng đắn về phương hướng chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh của mình với phương châm “không ngừng đổỉ mới để phát triển” công ty đã có những cải cách mạnh mẽ về cơ cấu tổ chức, về chất lượng phục vụ và nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng thành viên trong công ty. Bên cạnh đó việc đầu tư mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị văn phòng cũng được quan tâm đáng kể. 4.1 Cơ cấu tổ chức trong công ty: Tổng giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng hànhchính Phòng tài chính-kế toán Phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật Phòng dự án Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức công ty 4.2 Đặc điểm về vốn và tài chính: + Tổng số vốn thời điểm bắt đầu hoạt động: 2.500.000.000 đồng (hai tỷ năm trăm triệu đồng) + Cơ cấu tài sản: Cơ cấu tài sản của công ty 3 năm gần đây Đơn vị: đồng Stt Danh mục 2000 2001 2002 1 Tổng tài sản có 4.507.704.519 6.092.933.068 10.568.744.515 2 Tài sản lưu động 4.172.382.987 5.639.744.146 8.974.516.478 3 Tổng tài sản nợ 4.567.704.519 6.092.993.068 10.568.744.515 Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo tài chính - Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm trở lại đây: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2000 Đơn vị: đồng Chi tiêu Mã số Năm trước Năm nay Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 - Tổng doạnh thu Trong đó: Doanh thu hàng xuất khẩu - Các khoản giảm trừ(03=05+06+07 +Giảm giá hàng bán +Hàng bán bị trả lại +Thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế xuất khẩu phải nộp 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Lợi nhuận gộp(20=10-11) 4.Chi phí bán hàng 5.Chi phí quản lí doanh nghiệp 6.Lợi nhuận thuần từ hoật động kinh doanh (30=20-(21+22)) 7.Thu nhập từ hoạt động tài chính 8.Chi phí hoạt động tài chính 9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính(40=31-32) 10.Các khoản thu nhập bất thường 11.Chi phí bất thường 12.Lợi nhuận bất thường(50=41-42) 13.Tổng lợi nhuận trước thuế (60=30+40+50) 14.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 15.Lợi nhuận sau thuế 01 02 03 05 06 07 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 70 80 8.879.339.519 8.879.339.519 8.105.201.926 774.128.593 781.754.761 -7.626.168 4.374.822 4.374.822 12.741.748 12.741.748 9.492.402 3.037.568 6.454.834 8.879.339.519 8.879.339.519 8.105.201.926 774.128.593 781.754.761 -7.626.168 4.374.822 4.374.822 12.741.748 12.741.748 9.492.402 3.037.568 6.454.834 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2000 Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2001 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã Số Năm trước Năm nay Lữy kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 - Tổng doạnh thu Trong đó:doanh thu hàng xuất khẩu - Các khoản giảm trừ(03=05+06+07) +Giảm giá hàng bán +Hàng bán bị trả lại +Thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế xuất khẩu phải nộp 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Lợi nhuận gộp(20=10-11) 4.Chi phí bán hàng 5.Chi phí quản lí doanh nghiệp 6.Lợi nhuận thuần từ hoật động kinh doanh (30=20-(21+22)) 7.Thu nhập từ hộat động tài chính 8.Chi phí hoạt động tài chính 9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính(40=31-32) 10.Các khoản thu nhập bất thường 11.Chi phí bất thường 12.Lợi nhuận bất thường(50=41-42) 13.Tổng lợi nhuận trước thuế (60=30+40+50) 14.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 15.Lợi nhuận sau thuế 01 02 03 05 06 07 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 70 80 14.787.351.766 14.787.351.766 13.709.755.279 1.077.596.487 1.033.651.236 43.945.251 12.164.586 12.164.586 56.109.837 17.955.147 38.154.690 14.787.351.766 14.787.351.766 13.709.755.279 1.077.596.487 1.033.651.236 43.945.251 12.164.586 12.164.586 56.109.837 17.955.147 38.154.690 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2001 Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước 1 2 3 4 1.Doanh số 2.Giá vốn hànghóa 3.Chi phí quản lí kịnh doanh 4.Chi phí tài chính 5.Lợi nhuận từ hoạt động tài chính(20=11-12-13-14) 6.Lãi khác 7.Lỗ khác 8.Tổng lợi nhuận kế toán 9.Các khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm lợi nhuận để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN 10.Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN(50=30-40) 11.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 12.Lợi nhuận sau thuế(70=50-60) 11 12 13 14 20 21 22 30 40 50 60 70 25.203.809.974 23.048.468.541 1.889.672.917 163.828.434 65.840.082 5.766.963 71.607.045 71.706.045 22.914.254 48.692.791 14.787.351.766 13.709.755.279 1.033.651.236 43.945.251 12.164.586 56.109.837 56.109.837 17.955.147 38.154.690 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2002 Nhận xét: Theo kết quả thống kê trên về tình hình tài chính của công ty trong ba năm gần đây nhất ta thấy doanh thu hàng năm liên tục tăng, điều này cũng có nghĩa là lợi nhuận sau thuế của công ty cũng liên tục tăng, cụ thể như sau: Tỉ trọng lợi nhuận hàng năm Năm 2000 2001 2002 Lợi nhuận(đồng) 6454834 38154690 48692791 Tỉ trọng 7% 41% 52% Bảng tổng kết đánh giá kết quả kinh doanh trong 3 năm Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 tăng so với 2002 Năm 2002 tăng so với 2001 Doanh thu 8879339519 5908012247(66.5%) 10416458208(70.4% Lợi nhuận sau thuế 6454834 31699856(491.1%) 10538101(27.6%) Nguồn: Tổng hợp từ 3 bảng trên Như vậy doanh thu của công ty tăng đều hàng năm, còn lợi nhuận sau thuế tăng mạnh vào năm 2001(491.1%) nhưng lượng tăng giảm dần trong năm 2002(27.6%). Điều này cho thấy công ty đã có những nỗ lực rất lớn và luôn hoàn thiện hơn chiến lược kinh doanh của mình nhằm thoả mãn tốt nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên, trước tình hình kinh doanh hiện nay, khi mà trên thị trường ngày càng xuất hiện thêm nhiều đối thủ mới, cũng có nghĩa là sức ép cạnh tranh ngày càng lớn và tinh vi hơn. Ngoài ra, cùng với sự phát triển của xã hội là sự tăng lên về mặt tri thức trong nhân dân, ngày càng có nhiều yêu cầu, đòi hỏi lớn hơn về sự hoàn thiện, hoàn hảo của công nghệ, về mặt tác động, ảnh hưởng đối với xã hội đặc biệt là môi trường sống xung quanh chúng ta. Tất cả những điều này đã gây nên những khó khăn không nhỏ đối với hoạt động kinh doanh của công ty. 4.3 Cơ sở vật chất kĩ thuật: + Nhà xưởng, máy móc thiết bị, công cụ kĩ thuật: Danh sách máy móc thiết bị, công cụ kỹ thuật: Tên thiết bị Số lượng Sở hữu Máy ép thuỷ lựcYH41-100C Máy cuốn tôn W11-6x 2000 Máy xọc B504D Máy tiện vạn năng CW6136B/3000 Máy phay vạn năngXA6132 Máy khoan cần Z3040 Máy khoan bàn Z4016 Pa lăng xích 3,5 tấn Máy cắt hơi Máy hàn điện Máy khoan kim loại kiểu đứng Máy khoan bê tông Thước thăng bằng Máy mài cầm tay Máy nén khí Máy rút tán đinh Bộ cờ lê chòng 10-30 Bộ cờ lê tuýp 10-26 Bộ chòng 2-10 Bộ cờ lê lục giác Tô vít đóng Búa nhựa Thước cặp Kìm tháo phanh Kìm kẹp đầu cốt thuỷ lực Kìm kẹp đầu cốt cơ khí Kìm điện vạn năng Kìm cách điện Đồng hồ am pe kìm Đồng hồ mêgô mét Ocilo scope kenwood 100mhz Máy đo xung sintron doner Máy đo siêu âm branson Máy đo độ ồn 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 2 chiếc 1 bộ 1bộ 1 chiếc 5 chiếc 5 chiếc 1 chiếc 2 chiếc 1 chiếc 2 bộ 4 bộ 2 bộ 2bộ 2 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1chiếc 2 chiếc 8 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Nguồn: Báo cáo tài sản + Phương tiện vận chuyển: Danh sách phương tiện vận chuyển Bộ bánh tháo lắp động cơ Thanh ray thép chữ U120 Xe cẩu Xe chở hàng Con lăn sắt Xe tải 4,5-5 tấn Xe nâng đặt thiết bị Bộ tó dùng để nâng kích 4 bộ 6 thanh 1 xe 2 xe 8 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1 bộ Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Thuê Sở hữu Sở hữu Nguồn: Báo cáo tài sản 4.4 Tình hình lao động: + Số lượng lao động: Hiên tại, công ty có tổng số tất cả 36 cán bộ công nhân viên. + Cơ cấu tổ chức và trình độ học vấn: Lĩnh vực Tên Tuổi Học vấn Chức vụ Quản lý chung Nguyễn Việt Hùng 35 ĐH Tổng giám đốc Phụ trách dự án Nguyễn Hùng Sơn Vũ Tiến Cường Ngô Hồng Vân 39 30 39 ĐH ĐH ĐH Giám đốc P.giám đốc P.giám đốc Kỹ thuật Phan Văn Sáu Trần Hải Sơn Triệu Thế Sơn Đào Xuân Chính Dương TrườngGiang 30 30 50 50 30 ĐH ĐH ĐH ĐH ĐH TP. kỹ thuật CV. kỹ thuật CV. kỹ thuật CV. kỹ thuật CV. kỹ thuật Kinh doanh Nguyễn Tích Hiển Đinh Duy Long Lê Nhân Đức Nguyến Thành Long Bùi Văn Việt 27 28 27 25 25 ĐH ĐH ĐH ĐH ĐH TP. Kinh doanh CB.Kinh doanh CB.Kinh doanh CB.Kinh doanh CB.Kinh doanh Kế toán tài chính Trần Thị Hương Nguyễn Đình Phong Vũ Thị Vân Anh Nguyễn Thị Huyền 29 28 25 24 ĐH ĐH ĐH CĐ Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên Nhân viên Hành chính Nguyễn Hữu Dũng Lê Anh Tuấn Hoàng Hải Vân Nguyễn Thị Ngọc Hoàng Thu Huyền 32 24 24 31 24 PTTH ĐH ĐH ĐH PTTH Lái xe Hành chính Hành chính Hành chính Hành chính Kế hoạch về tuyển mộ và phát triển lao động: Trong chính sách phát triển của mình, Công ty cũng rất trú trọng đến vấn đề phát triển nguồn lao động, không ngừng bổ sung thêm nguồn lao động có chuyên môn mới. Với đội ngũ cán bộ kỹ sư công nhân có kĩ thuật cao chuyên đảm nhận các công việc như lắp đặt, vận hành các thiết bị, máy móc. Do đặc điểm nguồn gốc của sản phẩm chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài nên công ty tìm đến các nhà sản xuất có tên tuổi, uy tín và đánh giá được thị trường của nhà cung cấp. Đầu tư kinh phí cho cán bộ kĩ thuật đến tận nơi sản xuất thiết bị nghiên cứu nắm bắt về kĩ thuật, công nghệ của thiết bị, tham quan những thiết bị đang hoạt động ở những nơi khác nhau. Từ đó công ty tiến tới làm chủ về kĩ thuật đảm bảo cho việc lắp đặt, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng về sau. Lãnh đạo công ty cũng thường xuyên tổ chức những chuyến viếng thăm để không ngừng nâng cao mối quan hệ với nhà sản xuất, làm tốt các tiêu chuẩn về thương mại, cử cán bộ sang đàm phán để đạt những điều kiện tối ưu về phía mình, nắm bắt được các thủ tục tiến trình các bước về thương mại, đảm bảo tốt các điều kiện về bảo hành, cung cấp phụ tùng thay thế… 4.5 Đặc điểm tổ chức kinh doanh: * Cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh: Hiện tại, phòng kinh doanh của công ty có quy mô còn rất nhỏ, số cán bộ nhân viên của phòng còn ít (5 người) trong đó một người là trưởng phòng và bốn người còn lại là cán bộ. Trưởng phòng Cán bộ kinh doanh Cán bộ kinh doanh Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh Trưởng phòng là người có chức vụ cao nhất trong phòng nên cũng là người đại diện duy nhất trong phòng trước toàn thể công ty. Nhiệm vụ của trưởng phòng là xây dựng kế hoạch kinh doanh chung dựa trên cơ sở tình hình kinh doanh của các năm và thông tin báo cáo từ các cán bộ kinh doanh cấp dưới. Từ đó đưa ra chỉ tiêu doanh số cần phải đạt được hàng tháng, hàng quý hay hàng năm, đồng thời phân phối chỉ tiêu đó cho từng cán bộ kinh doanh. Cuối mỗi giai đoạn kinh doanh, trưởng phòng phải tiến hành công tác đánh giá kết quả của từng thành viên trong phòng và của chung cả phòng, từ đó có các chế độ thưởng, phạt cụ thể đối với từng thành viên, đồng thời có các đánh giá chung nếu đã tốt thì cần phải phát huy còn nếu chưa tốt thì cần phải rút ra kinh nghiệm và đề ra các biện pháp khắc phục. Các cán bộ kinh doanh là những người cấp dưới trực tiếp thực hiện các kế hoạch chỉ tiêu mà trưởng phòng đưa ra, chuẩn bị báo giá và cách thức trao đổi về giá trước khi đi chào hàng, chuẩn bị kỹ thuật và phương pháp làm thầu, thường xuyên phải đi công tác, tiến hành gặp gỡ tiếp xúc với khách hàng và bán hàng. Qua đó phải thường kì báo cáo kết quả và tình hình thị trường, tiến độ thực hiện kế hoạch đề ra, đưa ra những nhận xét chung về tình hình thực hiện, những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện, đề xuất những kiến nghị yêu cầu giúp đỡ… cùng trưởng phòng đề xuất các giải pháp các chiến lược kinh doanh mới, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất, mang lại uy tín và lợi nhuận cho công ty, đưa công ty ngày càng phát triển. Tuy nhiên, không chỉ riêng gì phòng kinh doanh mà ngay cả ban giám đốc của công ty cũng là những cán bộ rất tích cực tham gia vào công việc kinh doanh, vừa trực tiếp kinh doanh vừa tạo điều kiện cho các cán bộ kinh doanh. Như ta thấy, phòng kinh doanh có thể được coi là bộ mặt của công ty, bởi lẽ phòng này là cầu nối để đưa sản phẩm của công ty đến được với khách hàng, trong đó mỗi cán bộ kinh doanh phải thương xuyên nắm bắt thông tin về khách hàng, liên hệ tiếp xúc trức tiếp với khách hàng, chào hàng giới thiệu với khách hàng về sản phẩm của mình, tư vấn thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình. Khi khách hàng có quyết định mua sản phẩm của mình thì đàm phán với khách hàng về các điều khoản cần phải có trong hợp đồng kinh tế để hai bên đi đến thống nhất chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Ngoài ra còn phải thường xuyên liên hệ, phối hợp với các phòng khác như đã nói ở trên. Trong tương lai, do nhu cầu ngày càng tăng của thị trường và nhu cầu mở rộng quy mô của công ty, phòng kinh doanh nói riêng, toàn công ty nói chung đang có nhu cầu tuyển thêm cán bộ. * Quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác trong công ty được thể hiện thông qua chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban: + Phòng dự án: Chức năng chính của phòng này là xây dựng lên các dự án cụ thể trên cơ sở thông tin tổng hợp hàng năm về kế hoạch mua hàng của các khách hàng, hợp tác chặt chẽ với phòng kinh doanh để lập nên các chương trình hành động nhằm tăng tính hiệu quả trong thiết lập mối quan hệ với khách hàng, đặc biệt là những khách hàng truyền thống, hỗ trợ hoạt động bán hàng bằng việc duy trì thường xuyên liên lạc với khách hàng. + Phòng xuất nhập khẩu: Chức năng chính của phòng này là tạo mối quan hệ mật thiết và thường xuyên trao đổi hợp tác với đối tác là doanh nghiệp nước ngoài, có thề cả doanh nghiêp trong nước, nhằm thực hiện các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, mua bán vận chuyển hàng hoá. Nghiệp vụ này chỉ được tiến hành khi phòng kinh doanh và phòng dự án hoàn thành xong công việc chính là giao dịch với khách hàng và bán được hàng. Điều này hơi trái với quy luật thông thường là phải nhập hàng trước rồi mới bán hàng, sở dĩ như vậy là do công ty chưa có khả năng nhập khẩu hàng hoá về trước, một mặt là do công ty chưa đủ năng lực về tài chính, mặt khác công ty chưa có kho bảo quản hàng dự trữ. + Phòng kĩ thuật: Nhiệm vụ chính của phòng này là thực hiện các thao tác về kĩ thuật như tư vấn thiết kế cho chủ đầu tư về vị trí đặt máy, lựa chọn nguyên vật liệu, hướng dẫn về sử dụng, ngoài ra còn thực hiện các dịch vụ sau bán hàng như bảo trì, sửa chữa… Bởi vì tất cả các công việc này chỉ có những người có chuyên môn mới thực hiện được. Công việc của phòng này chỉ được tiến hành khi phòng kinh doanh đã kí hợp đồng kinh tế và giao máy đến cho chủ đầu tư, đôi khi trong quá trình chào hàng, đàm phán, thương lượng với khách hàng nếu như có nhu cầu, cán bộ kinh doanh vẫn có thể yêu cầu cán bộ kĩ thuật cùng tham gia. + Phòng tài chính kế toán: Chức năng chính của phòng kế toán là thực hiện các nghiệp vụ kế toán như phối hợp cùng phòng kinh doanh để tiến hành thu tiền từ các hợp đồng đã kí với khách hàng sau khi phòng kĩ thuật đã tiến hành xong thao tác kĩ thuật bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra còn thực hiện chiết khấu cho khách hàng, liên hệ với ngân hàng thực hiện các giao dịch với đối tác, các bảo lãnh khi tham gia nộp hồ sơ dự thầu, kế toán về các khoản chi tiêu của doanh nghiệp, các bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo tài chính, lưu chiểu tiền tệ, nói chung là các hoạt động có liên quan đến tiền. II. Thực trạng về hoạt động đấu thầu của công ty TNHH Cát Lâm: Công ty TNHH Cát Lâm là một doanh nghiệp tư nhân, tuy mới tham gia hoạt động trên thị trường máy phát điện chưa lâu, nhưng cũng đã tham gia và thành công rất nhiều cuộc đấu thầu, đã cung cấp một số lượng lớn máy phát điện, với đủ loại khác nhau, đa dạng cả về công suất lẫn nguồn gốc xuất xứ. Sở dĩ có được kết quả như vậy là bởi công ty luôn coi trọng công tác đấu thầu bao gồm mua hồ sơ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng. 1. Công tác mua hồ sơ dự thầu: Trước khi có hoạt động đấu thầu, cán bộ kinh doanh của công ty thường rất trú trọng đến việc thu thập thông tin có liên quan đến các dự án, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu xem những đơn vị thuộc ngành nào đang chuẩn bị có kế hoạch mua máy phát điện. Để từ đó thường xuyên liên hệ, đồng thời gửi tới đơn vị đó bản năng lực công ty. Hoạt động này rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu của công ty sau này. Khi có thông báo mời thầu công ty sẽ cử cán bộ đến tận nơi để mua hồ sơ thầu, nếu không có điều kiện đến tận nơi công ty có thể mua thông qua đường bưu điện. Giá của một bộ hồ sơ thường từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng. Tất cả những chi phí có liên quan đến công tác mua hồ sơ thầu thường được tính vào phí công tác của cán bộ và sẽ được công ty thanh toán sau khi làm giấy thanh toán. 2. Công tác lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng. Song song với việc mua hồ sơ dự thầu, công ty đồng thời tiến hành nghiên cứu thu thập những thông tin liên quan đến dự án như: - Chủ đầu tư, chủ quản đầu tư, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng như tiến hành lắp đặt, kể cả về kỹ thuật và tài chính. - Nguồn vốn và quy mô dự án. Điều này là rất cần thiết đối với công ty khi tham gia thầu dự án. Nó có liên quan đến mức giá, đến loại thiết bị mà công ty sẽ dự thầu. - Các đối thủ sẽ tham gia vào dự án để từ đó có những đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của họ. Tất cả đều nhằm phục vụ cho việc khai thác thế mạnh của công ty hơn so với các đối thủ khác cùng tham gia đấu thầu, tăng khả năng thắng thầu của công ty. 2.1 Lập hồ sơ dự thầu. Sau khi mua được hồ sơ dự thầu, công ty sẽ xem xét các điều kiện của gói thầu được nói rõ trong nội dung của hồ sơ thầu. Có thể gồm: Khả năng công ty, hồ sơ kỹ thuật, khả năng tài chính, catalogue, các chứng chỉ liên quan, bảo đảm về pháp lý, điều kiện thanh toán, bảo hành, biện pháp thi công, tiến độ thi công, có thể kèm theo danh sách một số khách hàng… Nói chung là phải bảo đảm đầy đủ. Thông thường để hoàn thành một bộ hồ sơ dự thầu vấn đề đầu tiên và quan trọng là cán bộ công ty sẽ nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu để có những quyết định đúng đắn khi lập hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu xem xét đánh giá lựa chọn nhà thầu. Do vậy đòi hỏi ở công ty phải đầu tư kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều, nói chung là cả chi phí về vật chất và chi phí về tinh thần. Ngoài những chi phí cần phải bỏ ra khi tham gia đấu thầu, công ty có thể gặp phải những rủi ro không thể tránh khỏi trong đấu thầu. Do vậy khi lập hồ sơ thầu, ban lãnh đạo công ty thường phân tích rất kĩ những rủi ro có thể gặp phải đồng thời tìm ra giải pháp để khắc phục nó. 2.2 Nộp hồ sơ dự thầu Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong sẽ được cán bộ công ty gửi đến hội đồng xét thầu đúng thời gian quy định. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp hoặc gián tiếp qua đường bưu điện, miễn là bảo đảm về mặt thời gian. Thông thường các dự án quy định mở xét thầu cách ngày đóng thầu là một đến hai ngày, đặc biệt là các dự án ở các tỉnh ngoài Hà Nội nên cán bộ của công ty thường trực tiếp đưa hồ sơ dự thầu đến tận nơi, sau đó nghỉ trọ lại để chờ ngày mở thầu. 2.3 Thời gian đánh giá Thời gian và thời điểm mở thầu được ghi rõ trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu sẽ được mở công khai trước sự chứng kiến của các bên tham gia dự thầu, cán bộ của công ty cũng luôn có mặt trong buổi mở thầu để chứng kiến, ghi lại toàn bộ những chi tiết có liên quan đến công tác mở thầu, các thông tin về hồ sơ của các bên tham gia dự thầu như mức giá dự thầu của đối thủ, loại máy mà đối thủ dự thầu, chế độ bảo hành, các dịch vụ kèm theo… từ đó tập hợp thành những tài liệu hỗ trợ cho công ty trong việc đánh giá về đối thủ, để có những chính sách đối phó thích hợp hơn sau này. 2.4 Ký kết hợp đồng Khi có thông báo trúng thầu của chủ đầu tư, đại diện của công ty Cát Lâm sẽ cùng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung của hợp đồng sẽ phản ánh đúng và đầy đủ những cam kết giữa hai bên trong quá trình đấu thầu. Nội dung bao gồm: + Các tài liệu kèm theo (là một phần) của hợp đồng kinh tế. + Đối tượng của hợp đồng + Yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, của thiết bị + Biên bản nghiệm thu + Phương thức và điều kiện thanh toán + Bảo hành thiết bị Ngoài ra, nội dung của hợp đồng còn có các điều khoản trách nhiệm và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm ký nhận hợp đồng, phạm vi hợp đồng, xử lý hợp đồng, những bổ sung, điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng, cam kết của chủ