Chuyên đề Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản trị tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Phát hành sách Hà Nội

anh nghiệp. Qua đó doanh nghiệp có thể nắm bắt tốt hơn nhu cầu thị trường, tổ chức hàng hoá có hiệu quả hơn, thoả mãn tối ưu nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó đạt được mục tiêu đề ra. Phần II Thực trạng công tác quản trị tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Phát hành sách Hà Nội I. Khái quát về Công ty Phát hành sách Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển ,cơ cấu tổ chức ,chức năng và nhiệm vụ của Công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển a. Tên và địa chỉ Công ty Tên đơn vị :CÔNG TY PHáT HàNH SáCH Hà NộI Tên giao dịch :FAHASA HANOI Tên tiếng anh :HANOI BOOK DISTRIBUTION Trụ sở giao dịch :34 Tràng Tiền-17 Ngô Quyền-Hoàn Kiếm-Hà Nội Giấy phép hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh xuất bản phẩm Số tài khoản :7301-0433H-Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội Mã thuế 010019723-1 Số đăng ký kinh doanh 105951 cấp ngày 25/3/1993 b. Các mốc phát triển của công ty Công ty Phát hành sách Hà Nội được thành lập từ năm 1954.Tiền thân là Chi sở Phát hành sách Hà Nội thuộc Chi sở Phát hành sách trung ương. Ngày 14/06/1960 được chuyển về thành phố Hà Nội thuộc sở văn hoá thông tin thành phố với tên gọi Quốc doanh Phát hành sách Hà Nội Năm 1980 đổi tên thành Công ty Phát hành sách Hà Nội Ngày 02/03/1993 Thành phố ra quyết định số 877/QĐ-UB quyết định thành lập lại Công ty Phát hành sách Hà Nội. 1.2. Cơ cấu tổ chức a. Tổ chức bộ máy Công ty Ban Giám đốc ( Giám đốc và các phó Giám đốc ) Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Kế hoạch -Tài vụ Phòng Kho Xuất bản phẩm Hệ thống các cửa hàng và hiệu sách nhân dân nội ngoại thành Giám đốc Phó Phó Giám đốc Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Tổ chức Kế hoạch Nghiệp vụ Kho XBP Hành chính Tài vụ Kinh doanh Hệ thống các Cửa hàng-Hiệu sách Hình 1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Qua sơ đồ trên ta thấy đứng đầu là Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh, với sự trợ giúp của hai phó Giám đốc có chức năng giúp việc, cộng sự, cố vấn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và cấp trên về những phần việc được phân công hoặc uỷ nhiệm ban hành. Bên dưới là các phòng và hệ thống các cửa hàng hiệu sách có chức năng tham mưu giúp việc và thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc trong quá trình hoạt động của Công ty b. Nhiệm vụ của các phòng Phòng Tổ chức-Hành chính : là phòng tham mưu giúp việc và nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức, kiện toàn quy chế, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên đồng thời hướng dẫn, tổng hợp tình hình hoạt động của công ty. Phòng Kế hoạch-Tài vụ : là phòng tham mưu giúp việc và nghiên cứu xây dựng kế hoạch. Tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chính và thống kê trong công ty. Tham gia xét duyệt hoàn thành kế hoạch, quyết toán tài chính phân tích các hoạt động kinh tế và tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh để báo cáo thường xuyên cho Giám đốc. Phòng Nghiệp vụ-Kinh doanh : là phòng tham mưu giúp việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể sau: tìm hiểu nắm bắt nhu cầu thị trường về xuất bản phẩm, tổ chức khai thác, liên kết sản xuất, in ấn, mua bán các mặt hàng xuất bản phẩm. Nắm vững tình hình xuất nhập hàng hoá, tình hình tiêu thụ và hàng tồn kho để có thể bổ khuyết kịp thời các biện pháp tiêu thụ. Đây cũng là phòng thực hiện công tác tuyên truyền quảng cáo giới thiệu hoạt động và các mặt hàng của Công ty. Phòng kho xuất bản phẩm : là phòng giúp việc chịu trách nhiệm quản lý theo dõi việc xuất nhập hàng hoá. Bảo quản giữ gìn và phân loại xuất bản phẩm một cách khoa học để đảm bảo xuất bản phẩm sử dụng được tốt. Hệ thống các cửa hàng và hiệu sách nhân dân nội và ngoại thành: Gồm 12 cửa hàng nội thành và 7 cửa hàng ngoại thành. Là nơi trực tiếp tiêu thụ những hàng hoá, xuất bản phẩm của Công ty. Đây cũng là nơi cung cấp thông tin về nhu cầu của khách hàng trên thị trường và sự chênh lệch của "giá" của xuất bản phẩm giữa Công ty với các tổ chức, cá nhân kinh doanh xuất bản phẩm cùng cạch tranh trên thị trường Hà Nội. 1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Thực hiện nghị quyết của đảng, chính phủ, sở văn hoá thông tin, Công ty Phát hành sách Hà Nội đã xác định mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu của mình đó là, kinh doanh và làm đại lý phát hành các mặt hàng như: sách, báo, tạp chí, văn hoá phẩm trong và ngoài nước thông qua bán buôn, bán lẻ hoặc trao đổi với các tổ chức ,cá nhân trong nước và nước ngoài. Văn phòng phẩm, dụng cụ học tập, băng đĩa nhạc phục vụ giải trí, các ấn phẩm phục vụ thiếu nhi, thủ công mỹ nghệ, mỹ thuật và những vật phẩm văn hoá thông tin khác. Liên kết xuất bản với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, xuất nhập khẩu sách, hoạt động cho thuê văn phòng. Sản phẩm chủ yếu : sách, xuất bản phẩm, văn hoá phẩm, văn phòng phẩm và một số dịch vụ khác như : xuất nhập khẩu sách, cho thuê văn phòng... 2. Môi trường kinh doanh của Công ty 2.1. Môi trường kinh tế Các nhân tố về mặt kinh tế có tác động rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các nhóm nhân tố thuộc môi trường kinh tế bao gồm: - Tổng thu nhập trong xã hội tăng nhanh làm cho thu nhập của người dân tăng, do đó làm tăng tiêu dùng sức mua hàng hoá và dịch vụ tăng nhanh trong đó có nhu cầu dành cho xuất bản phẩm. Nắm bắt được điều này Công ty đã và đang mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dân. - Tỷ lệ lạm phát: luôn giữ ở mức ổnđịnh do đó đảm bảo an toàn trong kinh doanh đối với các doanh nghiệp. - Lãi suất vay ngân hàng: đây là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng lớn việc vay vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh của Công ty. 2.2. Môi trường chính trị và pháp luật Với một thể chế chính trị và luật pháp rõ ràng rộng mở và ổn định thêm vào đó là tốc độ tăng trưởng nhanh của nền kinh tế đã tạo điều kiện để các Công ty phát triển các mối quan hệ về liên doanh liên kết. Đây cũng là cơ sở đảm bảo cho sự bình đẳng thuận lợi để các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia vào thị trường Việt Nam. 2.3. Môi trường khoa học công nghệ Hiện nay Công ty đã áp dụng những thành tưụ của khoa học kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh như xây dựng các siêu thị sách hiện đại, lập webside trên mạng internet... 2.4. Môi trường văn hoá xã hội Phong tục, tập quán, lối sống, thị hiếu của người dân có ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh xuất bản phẩm của Công ty. Sách, báo, tạp chí là những loại hàng hoá đặc biệt mang tính chất xã hội cao, có giá trị cả về đạo đức lẫn giá trị tinh thần, do đó phụ thuộc nhiều vào lối sống, trình độ của mỗi người. 3. Nguồn lực của Công ty 3.1. Mặt hàng kinh doanh Công ty Phát hành sách kinh doanh các mặt hàng như: - Sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm, văn hoá phẩm, các loại giấy tờ, chứng từ phục vụ công tác quản lý hành chính, kinh tế xã hội - Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, mỹ thuật, vật phẩm, dụng cụ thể thao, dụng cụ học tập - Làm đại lý tiêu thụ các sản phẩm văn hoá cho các cá nhân có nhu cầu - Liên kết xuất bản phẩm với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước - Xuất nhập khẩu sách - Hoạt động cho thuê văn phòng 3.2. Thị trường kinh doanh của Công ty Công ty đã có quan hệ hợp tác và trao đổi hàng hoá với hơn 700 tổ chức và cá nhân tham gia vào ngành kinh doanh Xuất bản phẩm. Hằng năm Công ty thường xuyên cung cấp hàng hoá theo các đơn đặt hàng cho hầu hết các thư viện của 61tỉnh thành trên toàn quốc và các thư viện nội ngoại thành. Đặc biệt Công ty đã ký kết hợp đồng cung cấp sách ngoại văn cho hàng trăm các trung tâm nghiên cứu, vụ, viện và các trường trung học, đại học Ngoài ra Công ty còn có hệ thống các cửa hàng, hiệu sách bán lẻ rất hữu hiệu ở nội ngoại thành nhằm góp phần nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho nhân dân thủ đô. Thêm vào đó là mạng lưới tiêu thị trường rộng lớn ở các tỉnh thành như: Hải Phòng, Thanh Hóa, Đà Nẵng, Hà Tây, Vĩnh Phú, Nghệ An... Tuy mới được bổ sung chức năng xuất nhập sách 2 năm trở lại đây kinh nghiệm và trình độ còn hạn chế song Công ty đã nhập khẩu một số lượng đáng kể sách ngoại văn từ Thái Lan, Trung Quốc, úc, Pháp, ấn Độ với 8139 tựa sách số lượng 54.042 cuốn trị giá 5 tỷ 675 triệu đồng. Xuất sang thị trường Mỹ 1200 tựa sách với 3500 cuốn trị giá 189 triệu đồng. Đây là bước đột phá tạo hướng đi mới của Công ty trong những năm tiếp theo. 3.3. Lao động trong Công ty Đến ngày 30/01/2003 tổng số đội ngũ CBCNV trong Công ty là 230 người, trong đó có 60% có trình độ đại học và trên đại học, 30% có trình độ cao đẳng, trung cấp và10% là trình độ phổ thông trung học. Trong đó có 190 CNV đang làm việc tại 19 cửa hàng trực thuộc Công ty, còn lại 40 CB làm việc tại các phòng ban. Các cán bộ nghiệp vụ ngoài kinh nghiệm thông tin về kinh doanh phát hành sách, hầu hết thông thạo từ 1 đến 2 ngoại ngữ và tin học. Có khả năng giao dịch ngoại ngữ, sử dụng vi tính thành thạo và sử lý thông tin nhanh nhậy chính xác. Bảng 1: cơ cấu lao động theo trình độ (năm 2002) đơn vị: người Trình độ Phòng, Ban Đai học Cao đẳng Trung cấp Phổ thông trung học Tổng số Ban giám đốc 3 - - 3 Tổ chức - Hành chính 3 3 1 7 Kế hoạch - Tài vụ 7 2 - 9 Nghiệp vụ - Kinh doanh 14 8 2 24 Kho xuất bản phẩm 3 4 - 7 Cửa hàng - Hiệu sách 84 66 26 176 Tổng số 114 81 31 226 Với đội ngũ CBCNV năng động, sáng tạo có trình độ chuyên môn cao thêm vào đó là một tập thể đoàn kết nhất trí cao tạo thành một thể thống nhất đang là một yếu tố vô cùng thuận lợi cho hoạt động của Công ty. 3.4. Vốn kinh doanh Công ty gặp khó khăn rất trầm trọng trong việc huy động vốn, không được ngân sách cấp bổ sung và không được hưởng ưu đãi về vốn. Bảng 2. Tình hình vốn của Công ty năm ( 2000 - 2001 - 2002 ) đơn vị : triệu đồng Chỉ tiêu 2000 2001 2002 Số tiền TL(%) Số tiền TL(%) Số tiền TL(%) I.Theo cơ cấu vốn - Vốn cố định - Vốn lưu động 1.073,62 524,10 66,78 33,22 1.367,04 570,61 70,55 29,45 1.636,32 838,58 66,11 33,89 Tổng 1.607,72 100,00 1.937,65 100,00 2.474,90 100,00 II. Theo nguồn vốn - Ngân sách cấp - Vốn tự có bổ sung 1.107,84 494,88 68,90 31,10 1.407,84 529,81 72,65 27,35 1.407,84 1.067,06 56,88 43,12 Tổng 1.607,72 100,00 1.937,65 100,00 2.474,90 100,00 Vốn là yếu tố rất quan trọng không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn kinh doanh thì phải có vốn, vốn là nguồn lực để trang trải cho các khoản chi phí phát sinh, là điều kiện tiên quyết để hiện thực hoá tương lai của mọi doanh nghiệp. Vậy để đảm bảo kinh doanh đạt hiệu quả, Công ty đã rất chú trọng trong việc huy động các nguồn vốn. Qua bảng ta thấy, mặc dù nguồn vốn kinh doanh của Công ty đều tăng qua các năm nhưng còn rất chậm, nguồn vốn do ngân sách cấp còn rất hạn chế năm 2002 so với năm 2001 là không tăng. Trong khi đó, nhu cầu về vốn của Công ty cần rất nhiều điều này gây khó khăn lớn cho Công ty trong kế hoạch mở rộng quy mô phát triển nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. II. Phân tích hoạt động tiêu thụ hàng hoá của Công ty 1. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2000-2001-2002 ) Bảng 3 : Kết quả kinh doanh của Công ty đơn vị : triệu đồng Các chỉ tiêu Thực hiện So sánh tăng giảm 2000 2001 2002 2001/2000 2002/2001 CL TL(%) CL TL(%) 1. Tổng doanh thu 35205,3 35365 30697,9 159,7 0,45 -4667 -13,2 2. Tổng nộp ngân sách 412 421,12 422 9,12 2,21 0,88 0,209 3. Bình quân 1 người nộp ngân sách 0,58 0,62 0,54 0,04 6,9 -0,08 -12,9 4. Tổng vốn kinh doanh 1601,72 1957,65 2474,9 355,93 22,2 517,25 26,42 5. Lợi nhuận thực hiện 165 205 500 40 24,2 295 143,9 6. Lợi nhuận thực hiện trên tổng vốn kinh doanh 0,1 0,1 0,12 0 0 0,02 20 7. Thu nhập bình quân người/tháng 0,95 1 1,05 0,05 5,26 0,05 5 Từ bảng ta thấy Tổng doanh thu Năm 2001 tăng0,45% tương ứng 159,7 triệu đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -13,19% tương ứng -4667,1 triệu đồng so với năm 2001 Tổng nộp ngân sách Năm 2001 tăng 2,21% tương ứng 9,12 triệu đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 0,21% tương ứng 0,88 triệu đồng so với năm 2001 Tổng vốn kinh doanh Năm 2001 tăng 20,52% tương ứng 329,93 triệu đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 27,72% tương ứng 537,25 triệu đồng so với năm 2001 Lợi nhuận thực hiện Năm 2001 tăng 24,54% tương ứng 40 triệu đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 47,78% tương ứng 97 triệu đồng so với năm 2001 Thu nhập bình quân người/tháng Năm 2001 tăng 5,26% tương ứng 0,05 triệu đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 5% tương ứng 0,05 triệu đồng so với năm 2001 2. Phân tích tình hình tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán (2000 -2001-2002) Bảng 4: Tình hình tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán đơn vị: đồng Các chỉ tiêu Thực hiện So sánh tăng giảm 2001/2000 2002/2001 2000 2001 2002 CL TL(%) CL TL(%) 1. Bán buôn 9889116779 9873378744 8951468050 -15738035 -0,16 -921910694 -9,33 2. Bán lẻ 24240843552 24244327641 19654451094 3484119 0,015 -4589816547 -18,93 Tổng 34129990301 34117706385 28605919144 -12253916 -0,036 -5511787241 -16,15 Qua bảng ta thấy: Tổng doanh thu bán hàng Năm 2001 giảm 0,036% tương ứng -12253916 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -16,15% tương ứng -5511787241 đồng so với năm 2001 Trong đó: Bán lẻ Năm 2001 tăng 0,015% tương ứng 3484119 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -18,93% tương ứng -4589876547 đồng so với năm 2001 Bán buôn Năm 2001 giảm -0,16% tương ứng-15738035 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm 9,33% tương ứng -921910694 đồng so với năm 2000 Doanh thu bán lẻ chiếm tỷ trọng chủ yếu qua các năm điều này phản ánh đúng tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty đó là doanh thu do Công ty thực hiện là chính. Nhìn chung doanh thu bán buôn và bán lẻ đều giảm vào năm 2002 có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc giảm doanh thu này điển hình là thị trường tiêu thụ ở các tỉnh bị thu hẹp, một số cửa hàng bán lẻ hoạt động không hiệu quả ... 3. Phân tích tình hình tiêu thụ hàng hoá theo các đơn vị (2000-2001-2002) Các chỉ tiêu Thực hiện So sánh tăng giảm 2000 2001 2002 2001/2000 2002/2001 CL TL(%) CL TL(%) 1.HS Hà Nội 5541770601 4428261212 3148190317 -1113509389 -20.1 -1280070895 -28.9 2.HS Thăng Long 10728949348 10118168800 9086617800 -610780548 -5.69 -1031551000 -10.2 3.HS Tràng Tiền 2252847224 2342160315 1894351280 89313091 3.964 -447809035 -19.1 4.HS Việt Pháp 1524133200 1281741700 1526661220 -242391500 -15.9 244919520 19.11 5.HS Bờ Hồ 917254501 931334504 884888376 14080003 1.535 -46446128 -4.99 6.HS Cửa Nam 453951487 340502810 346172692 -113448677 -25 5669882 1.665 7.HS Hàng Buồm 2727300 12272700 4090909 9545400 350 -8181791 -66.7 8.HS Ba Đình 618355800 689183200 634213100 70827400 11.45 -54970100 -7.98 9.HS Giảng Võ 775794730 836761400 697435700 60966670 7.859 -139325700 -16.7 10.HS Bắc Thanh Xuân 303351731 355197000 334241000 51845269 17.09 -20956000 -5.9 11.HS Bạch Mai 69293000 44777000 59233000 -24516000 -35.4 14456000 32.28 12.HS Phố Huế 305338600 284520400 267008500 -20818200 -6.82 -17511900 -6.15 13.HS Thanh Trì 77077100 - 1781000 -77077100 -100 1781000 0 14.HS Tây Sơn 37846500 - - -37846500 -100 -37846500 -100 15.HS Văn Hiến 444456100 2576409600 543114300 2131953500 479.7 -2033295300 -78.9 16.Q Thanh Niên 187696300 3037000 226451900 -184659300 -98.4 223414900 7356 Tổng 24240843522 24244327641 19654451094 3484119 0.014 -4589876547 -18.9 Qua bảng ta thấy: Tổng doanh thu bán hàng của các đơn vị là: Năm 2001 tăng 0,014% tương ứng 3484119 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -18,9% tương ứng -4589876547 đồng so với năm 2001 Trong đó doanh thu của các đơn vị là: HS Hà Nội Năm 2001 giảm -20,1% tương ứng -1113509389 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -28,9% tương ứng -1280070895đồng so với năm 2001 HS Thăng Long Năm 2001 giảm -5,7% tương ứng -61078058 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm-10,2% tương ứng -1031511000 đồng so với năm 2001 HS Tràng Tiền Năm 2001 tăng 3,9% tương ứng 89313091 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -19,1% tương ứng-447809035 đồng so với năm 2001 HS Việt Pháp Năm 2001 giảm -16% tương ứng -242391500 đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 19,1% tương ứng 242919520 đồng so với năm 2001 HS Bờ Hồ Năm 2001 tăng 1,5% tương ứng14080003 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -5% tương ứng -46446128 đồng so với năm 2001 HS Cửa Nam Năm 2001 giảm -24,9% tương ứng -113448677 đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 1,6% tương ứng 5669882 đồng so với năm 2001 HS Hàng Buồm Năm 2001 tăng 350% tương ứng 9545000 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -66% tương ứng-8181791 đồng so với năm 2001 HS Ba Đình Năm 2001 tăng 11,5% tương ứng 70827400 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -7,9% tương ứng -54970100 đồng so với năm 2001 HS Giảng Võ Năm 2001 tăng 7,8% tương ứng 60966670 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -16,6% tương ứng -139325100 đồng so với năm 2001 HS Bắc Thanh Xuân Năm 2001 tăng 17,1% tương ứng 51845269 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -5,9% tương ứng -20956000 đồng so với năm 2001 HS Bạch Mai Năm 2001 giảm -35,3% tương ứng -24516000 đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 32,3% tương ứng 14456000 đồng so với năm 2001 HS Phố Huế Năm 2001 giảm -6,8% tương ứng -20818200 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -6,1% tương ứng -17511900 đồng so với năm 2001 HS Văn Hiến Năm 2001 tăng 479,6% tương ứng 2131953500 đồng so với năm 2000 Năm 2002 giảm -78,9% tương ứng -2033295300 đồng so với năm 2001 Q. Thanh Niên Năm 2001 giảm -98,3% tương ứng-184659300 đồng so với năm 2000 Năm 2002 tăng 7356% tương ứng 223414900 đồng so với năm 2001 Nhìn chung tình hình tiêu thụ hàng hoá của các đơn vị năm sau so với năm trước giảm. Doanh thu năm 2002 giảm mạnh làm ảnh hưởng đến tổng doanh thu từ 24240843522 đồng năm 2000, 24244327641 đồng năm 2001 xuống còn 19654451094 đồng năm 2002. Qua phân tích tình hình hoạt động tiêu thụ của Công ty ta thấy rằng mặc dù doanh thu giảm nhưng lợi nhuận, thu nhập bình quân người lao động và nộp ngân sách nhà nước vẫn tăng. Điều đó là do Công ty đã sử dụng hợp lý các yếu tố đầu vào và việc giảm thiểu các chi phí phát sinh. Doanh thu giảm nguyên nhân khách quan chủ yếu là do có sự cạnh tranh ngày càng bất bình đẳng trên thị trường xuất bản phẩm của các cá nhân và tổ chức cùng kinh doanh ngành hàng này.Nguyên nhân chủ quan có thể do chất lượng xuất bản phẩm chưa hợp lý, chưa đáp ứng được nhu cầu khách hàng, chưa xác định được tập khách hàng trọng tâm. Khâu quản lý và khâu bán hàng chưa được phối hợp chặt chẽ. Các chính sách Marketing, tìm kiếm thị trường, lực chọn mặt hàng kinh doanh chưa phù hợp, cơ sở vật chất kỹ thuật còn hạn chế... III. Phân tích hoạt động công tác quản trị tiêu thụ hàng hoá ở Công ty 1. Phân tích hoạt động quản trị tiêu thụ hàng hoá theo chức năng 1.1. Công tác hoạch định Căn cứ vào những số liệu, kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá kỳ kinh doanh này mà Công ty có kế hoạch chuẩn bị khai thác hàng cho kỳ kinh doanh tới. Trên cơ sở đó tổ chức nghiên cứu thị trường và xây dựng các kế hoạch, chính sách tiêu thụ hàng hoá, mục tiêu của hoạt động tiêu thụ đó là tăng doanh số, tạo lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh, sử dụng hiệu quả nhất mọi nguồn lực của Công ty. Từ những mục tiêu đề ra, Công ty tiến hành nghiên cứu và khai thác hàng hoá. Xác định loại hàng hoá nào đang có nhu cầu cao, loại nào có nhu cầu thấp hoặc không có nhu cầu, để từ đó Công ty sẽ xác định được đâu là mặt hàng chủ lực, đâu là mặt hàng thứ yếu mà có hình thức và biện pháp khai thác. Trong quá trình khai thác Công ty nắm vững được chu kỳ sống của các xuất bản phẩm. Biết được xuất bản phẩm đó đang ở giai đoạn nào để tìm thời cơ khai thác có hiệu quả. Trên cơ sở đó Công ty đưa ra những xuất bản phẩm chủ lực, cùng đó là sử dụng chính sách phân phối qua các mạng lưới bán buôn và bán lẻ nhằm đưa sản phẩm ra thị trường một cách nhanh nhất để chủ động trong việc chiếm lĩnh thị trường, điều tiết thị trường tạo thế độc quyền hòng đạt được lợi nhuận cao. Nhìn chung công tác hoạch định tiêu thụ hàng hoá của Công ty đã đề ra và thực hiện tương đối tốt, tính khả thi cao. Tuy nhiên việc thực hiện vẫn còn một số nhược điểm như: việc nghiên cứu mặt hàng còn sơ sài do đó sản phẩm tung ra chưa thiết thực, chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, chính sách giá chưa phù hợp... 1.2. Công tác tổ chức Công tác tổ chức mạng lưới tiêu thụ của Công ty do phòng nghiệp vụ kinh doanh điều phối. Phòng này chuyên trách chủ yếu giao hàng và nhận hàngvới các đối tác kinh doanh, bán buôn cho các đại lý trực thuộc Hà Nội và các tỉnh thành trong cả nước. Hoạt động bán lẻ được thực hiện tại các cửa hàng, hiệu sách ở nội ngoại thành được phân bố rải rác trong các quận, huyện nhằm phục vụ tối đa nhu cầu khách hàng. Việc bố trí các phương tiện phục vụ cho hoạt bán hàng nhằm tăng năng suất lao động nâng cao chất lượng phục vụ như các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, các trang thiết bị bố trí tại các cửa hàng, quầy hàng được trang bị tốt. Như vậy mới có thể tránh được những mất mát trong quá trình vận chuyểnvà quá trình bán hàng. Nhìn chung công tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá của Công ty đã thực hiện tốt các vị trí hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên trong công tác tổ chức còn tồn tại một số mặt như: khu vực thị trường trải rộng, địa bàn phân tán đôi khi khâu quản lý tỏ ra khó khăn trong việc bố trí nhân sự. Tại các cửa hàng vẫn còn xẩy ra tình trạng thất thoát hàng hoá... 1.3. Công tác lãnh đạo Việc khuyến khích nhân viên làm việc luôn được thực hiện trong Công ty. Ngoài mức lương được hưởng theo chế độ tiền lương đã quy định, Công ty còn đưa ra chế độ tiền thưởng đối với những CBCNV thực hiện tốt công việc được giao. Hàng tháng, hàng quý Công ty tổ chức việc thực hiện theo dõi bình bầu khen thưởng nhằm khuyến khích tạo động cơ cho nhân viên. Để tạo được sự chủ động trong công việc và nâng cao hiệu quả của việc lãnh đạo điều hành, Công ty đã áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ trong sinh hoạt làm việc. Thường các quyết định trước khi đưa ra đều được tham khảo ý kiến của các thành viên không đòi hỏi họ tuân thủ một cách tuyệt đối mà lôi kéo họ tham gia vào quá trình ra quyết định. Nhà quản trị Nhân viên bán hàng Hành vi lãnh đạo - Trực tiếp Tìm hiểu Nhu cầu- Động cơ - Hỗ trợ động cơ Trạng thái- Mong muốn - Tham gia Kết quả Hình 2: Mô hình lãnh đạo của Công ty 1.4. Công tác kiểm soát Công ty thực hiện hoạt động kiểm soát khá chặt chẽ, các hoạt động được kiểm soát như đối với hoạt động bán hàng, hoạt động mua hàng, hoạt động trao đổi hàng, hoạt động dự trữ, hàng tồn kho, kiểm tra kiểm soát tình hình nhân sự đối với từng phòng ban chức năng và hệ thống các cửa hàng. Công ty thường tiến hành các hoạt động kiểm tra kiểm soát liên tục về tình hình hàng tồn kho, các báo cáo định kỳ hàng quý về doanh thu, chi phí, tình hình bán hàng để Giám đốc Công ty và các phòng ban chức năng liên quan kịp thời có biện pháp tiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm đảm bảo quá trình tiêu thụ hàng hoá đạt được mục tiêu đã đề ra. Mặt khác, Công ty có những biện pháp kiểm tra về tình hình chủng loại, cơ cấu mặt hàng, thu chi tài chính để từ đó phát hiện ra những sai sót xảy ra trong các hoạt động nói trên cũng như tác phong làm việc, thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên trong Công ty. Một số tồn tại trong công tác kiểm soát như: do sự xa cách về địa lý nên việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động tác nghiệp của nhân viên còn phụ thuộc vào ý thức tự giác, tự nguyện của nhân viên. 2. Phân tích quản trị tiêu thụ hàng hoá theo thương vụ 2.1. Công tác quản trị trước khi tiến hành thương vụ Việc đầu tiên Công ty thường làm là xác định mục tiêu của việc bán lô hàng cho khách hàng. Thường là bán hàng để tăng doanh số từ đó tăng lợi nhuận, cạnh tranh hoặc mở rộng thị trường. Kế hoạch thực hiện thương vụ được Công ty xây dựng chi tiết, cụ thể, đồng thời Công ty cũng tiến hành giao trách nhiệm phân công các bộ phận tham gia vào thực hiện thương vụ. Phòng Nghiệp vụ kinh doanh có kế hoạch trao đổi với khách hàng về giá cả, khối lượng, thời gian thanh giao hàng , thời điểm thanh toán, các dịch vụ vận chuyển. Khi hai bên đã thoả thuận xong thì các đơn đặt hàng được thực hiêne và tiến hành giao hàng cho khách theo sự thoả thuận. Việc xác lập kênh thông tin để thực hiện hoạt động bán hàng được Công ty chú trọng nhằm tạo lập mối quan hệ với khách hàng và việc thực hiện thương vụ được tiến hành thuận lợi. Như vậy việc xây dựng kế hoạch triển khai thương vụ giúp Công ty thực hiện tốt các hoạt động bán hàng. Tuy nhiên còn một số hạn chế như việc nhập hàng, xác định số lượng chưa hợp lý, vì vậy còn có tình trạng ứ đọng hoặc thiếu hàng khi thực hiện thương vụ 2.2. Công tác quản trị trong khi thực hiện thương vụ Sau khi đã ký kết hợp đồng, Công ty tiến hành giao hàng theo những điều khoản đã ký kết. Công ty thường xuyên theo dõi sản phẩm hàng hoá về chất lượng và số lượng. Nếu có sai lệch thì có kế hoạch khắc phục kịp thời và thông tin thường xuyên cho khách hàng về tình trạng hàng hoá trong thời gian xuất hàng và những thông tin cần thiết khác. 2.3. Công tác quản trị sau khi thực hiện thương vụ Sau mỗi thương vụ được tiến hành kiểm soát số lượng mặt hàng nào kinh doanh có nhiều th