Chuyên đề Cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hơp tác lao động( OLECO)

Xí nghiệp XLI Xí nghiệp XD4 - Phòng XKLĐ I, Phòng XKLĐ II Trung tâm ĐT&BD LĐXK Trung tâm du lịch TM Sau khi tiến hành cổ phần hoá, cơ cấu tổ chức bộ máy công ty đã có nhiều cải tiến so với mô hình cũ. Đó là sự có mặt của các phòng ban mới: hội đồng quản trị, ban kiểm soát , ngoài ra là sự sát nhập hai phòng là phòng tổ chức cán bộ và phòng hành chính quản trị thành phòng tổ chức hành chính Công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động ( OLECO) là một công ty cổ phần có quy mô vừa, với số lao động hiện tại là 260 lao động. Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban giám đốc, các phòng ban chức năng như: phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính. Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty là mô hình trực tuyến chức năng. Sơ đồ 6: Mô hình bộ máy tổ chức công ty cổ phần Xây dựng dịch vị và hợp tác lao động hiện nay. (Nguồn: hồ sơ thông tin năng lực pháp lý công ty) HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT Phó tổng giám đốc phụ trách XDCB Phó tổng giám đốc phụ trách XKLĐ Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính các đơn vị thi công xí nghiệp xây lắp I Xí nghiệp XD4 XNTM, dịch vụ, đầu tư phòng XKLĐ1 Phòng XKLD222ii Trung tâm ĐT& BD LĐXK Trung tâm du lịch và Tmại Theo mô hình này tổng giám đốc là người có toàn quyền điều hành mọi hoạt động của công ty , chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật. Tổng giám đốc có quyền hạn trực tuyến. Các phòng tổ chức hành chính, kỹ thuật, tài chính kế toán là các phòng chức năng của công ty, đây là các phòng ban vừa có nhiệm vụ tư vấn giúp tổng giám đốc ra các quyết định nghiệp vụ đồng thời cũng trực tiếp quản lý các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc công ty về các vấn đề liên quan đến chức năng của phòng mình được tổng giám đốc uỷ quyền. Hai phó tổng giám đốc được tổng giám đốc uỷ quyền trực tiếp quản lý các đơn vị xí nghiệp. Một phó tổng giám đốc phụ trách mảng Xuất khẩu lao động, một phó tổng giám đốc phụ trách mảng xây dựng. 2.2.2 Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban 1. Hội đồng quản trị *Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông *Hội đồng cổ đông có quyền và nhiệm vụ như sau: - Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty - Kiến nghị loại cổ phần, tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại - Quyết định chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty - Quyết định phương án đầu tư và các dự án trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của luật doanh nghiệp - Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay cho vay và hợp đồng khác có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty - Bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm , cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng của công ty, giám đốc các xí nghiệp, trung tâm và các trưởng phòng ban. Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó - Giám sát Tổng giám đốc và người quản lý khác điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty 2. Ban kiểm soát * Quyền và nghĩa vụ của ban kiểm soát Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao Kiểm tra tính pháp lý , hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn thận trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính Thẩm định báo cáo tài chính kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị Kiến nghị hội đồng quản trị họp Đại hội cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung , cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý , điều hành hoạt động kinh doanh của công ty 3. Ban giám đốc điều hành * Tổng giám đốc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Có quyền và nghĩa vụ: - Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của hội đồng quản trị - Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty - Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế nôi bộ doanh nghiệp - Tuyển dụng lao động... *Các phó tổng giám đốc : là người giúp việc cho tổng giám đốc, được phân công uỷ quyền giải quyết một số công việc của tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về những lĩnh vực được giao Trong qúa trình điều hành phần việc được giao, nếu phát sinh các vấn đề liên quan đến chủ trương chính sách, tổ chức, nhân sự phải báo cáo cho tổng giám đốc và chỉ thực hiện sau khi có chủ trương của tổng giám đốc 4. Các phòng ban chức năng Các phòng ban chức năng làm nhiệm vụ tham mưu nghiệp vụ giúp việc cho tổng giám đốc, có nhiệm vụ nghiên cứu, tuân thủ chế độ chính sách, pháp luật của nhà nước, thực hiện đúng điều lệ của tổ chức và hoạt động của công ty được hội đồng quản trị phê chuẩn Trưởng phòng: là người điều hành mọi hoạt động của phòng mình theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm mọi mặt trước tổng giám đốc Phó phòng: là người giúp việc, chịu trách nhiệm những phần việc được trưởng phòng giao Mọi cán bộ nhân viên trong phòng, theo trách nhiệm chuyên môn, nghề nghiệp được giao, chịu trách nhiệm trực tiếp về tính chính xác trung thực của số liệu , thông tin mà mình tổng hợp báo cáo. Khi được lãnh đạo công ty trực tiếp giao nhiệm vụ vẫn nghiêm chỉnh châp hành. 4.1 Mối quan hệ giữa các phòng ban Các phòng ban xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, tổ chức hệ thống quản lý có hiệu quả, cung cấp thông tin kinh tế nội bộ theo định kỳ quý, 6 tháng, năm tạo điều kiện để các phòng chức năng thực hiện tốt chức năng tham mưu cho tổng giám đốc 4.2 Chức năng của phòng kỹ thuật Đây là phòng nghiệp vụ của công ty, giúp Tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý trên các lĩnh vực công tác sản xuất kinh doanh, tiếp thị đấu thầu.Tổ chức quản lý và giám sát kỹ thuật, sử lý kỹ thuật, tiến độ thi công và xác định chi phí sản xuất, giá thành xây dựng công trình, các dự án; quản lý xe máy thiết bị thi công Nhiệm vụ của phòng: + Tham mưu cho tổng giám đốc Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn theo định hướng phát triển của ngành và của nhà nước + Lập kế hoạch SX -KD chi tiết trên các mặt, lập báo cáo thống kê định kỳ để tổng giám đốc có đủ lượng thông tin cần thiết điều hành quản lý hiệu quả trong SX KD theo tháng, quý năm +Giúp các xí nghiệp trực thuộc trong việc quản lý , giám sát kỹ thuật.Lập và đôn đốc tiến độ thi công, quản lý giá, định mức và công nghệ trên các công trường + Đề xuất các giải pháp khoán, xác nhận các chi phí hợp lý làm cơ sở cho việc thanh toán, quyết toán các công trình + Đối với các công trình công ty trực tiếp thi công , phòng kế hoạch kỹ thuật kết hợp với công trường, chủ đầu tư lập biên bản nghiệm thu phần xây dựng cơ bản hoàn thành, hoàn chỉnh thủ tục thu hồi vốn, lập hồ sơ hoàn công khi công trình hoàn thành và bảo vệ kết quả kiểm toán, bàn giao... 4.3 Phòng tổ chức hành chính Sau khi tiến hành cổ phần, công ty sát nhập hai bộ phận là phòng tổ chức cán bộ và phòng hành chính quản trị thành phòng tổ chức hành chính * Chức năng của phòng: - Chức năng tổ chức: giúp tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý và chức năng phục vụ trên lĩnh vực: tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác quản lý lao động và thực hiện chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động của công ty Nhiêm vụ: +Lập kế hoạch xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ trong đó có cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và đội ngũ kế cận trong quy hoạch cán bộ đảm bảo đủ số lượng và chất lượng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn công ty( bố trí, sắp xếp, đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động, đào tạo và bồi dưỡng, đánh giá và nhận xét...) + Tổ chức bộ máy các phòng ban nghiệp vụ và quản lý sản xuất trong công ty. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chức năng và nhiệm vụ các phòng ban , xí nghiệp đơn vị trực thuộc + Tuyển chọn và hợp đồng lao động cho sản xuất và đảm bảo chất lượng, đúng chế độ chính sách như bộ luật lao động mà nhà nước quy định. Bố trí sắp xếp, sử dụng hợp lý đối với người lao động trong công ty + Thực hiện tốt các chế độ chính sách của Đảng và nhà nước đã ban hành đối với người lao động, phổ biến kịp thời những chế độ chính sách mới để mọi người biết và thực hiện + Quản lý hồ sơ, lý lịch, sổ Lao động, sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động đảm bảo đầy đủ theo quy định để làm cơ sở giải quyết chế độ cho người lao động + Theo dõi và hướng dẫn các đơn vị quản lý lao động, ngày công, giờ công trrực tiếp sản xuất và công tác nhằm nâng cao năng suất lao độngvà hiệu quả công tác của người lao động đồng thời làm cơ sở để tính lương + Tham mưu cho hội đồng lương cuả công ty để xét duyệt, nâng bậc lương hàng năm cho công nhân trực tiếp sản xuất( qua thi nâng bậc hàng năm) và cán bộ nhân viên gián tiếp theo đúng chế độ, đối tượng, tiêu chủân của nhà nước ban hành +Kết hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng tài chính kế toán xây dựng bản chi phí tiền lương trên một đơn vị sản phẩm trình duyệt bộ để làm cơ sở xây dựng tổng quỹ lương hàng năm + Tập hợp và làm tham mưu cho tổng giám đốc, hội đồng thi đua, khen thưởng và kỷ luật của công ty để xét thi đua cho cá nhân, tập thể... - Chức năng hành chính Giúp tổng giám đốc quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ, hồ sơ tài liệu đi, đến; quản lý về mặt tài sản như: trụ sở làm việc, nhà ở đất đai của các khu tập thể thuộc công ty Đảm bảo các điều kiện thông tin liên lạc cho mọi hoạt động của cơ quan; Bảo vệ giữ gìn an ninh trật tự, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động trong công ty 4.4 Phòng tài chính kế toán Là phòng nghiệp vụ trong bộ máy quản lý của công ty, giúp Tổng giám đốc thực hiện công tác quản lý về công tác tài chính kế toán * Nhiệm vụ của phòng: Quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn hiện có của công ty. Mở sổ sách ghi chép đầy đủ hoạt động tăng giảm tài sản, tiền vốn hiện có và chế độ báo cáo hàng năm trên lĩnh vực này Thực hiện chế độ hạch toán kế hoạch tập trung của công ty, có phân cấp hạch toán cho các xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc theo tính chất quy mô Tham mưu trong việc sử dụng các nguồn vốn hợp lý, đúng mục đich nhằm bảo toàn và phát triển vốn, có phương án sử lý những tài sản thừa Trích nộp đầy đủ nghĩa vụ của công ty và người lao động cho nhà nước như thuế, bảo hiểm xã hội và các loại thuế khác theo quy định Tổ chức công tác hạch toán, kế toán đầy đủ và chính xác trên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty để biết kết quả lãi, lỗ, rút ra những bài học kinh nghiệm trong công tác quản lý Cùng với phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng tổ chức hành chính xây dựng định mức chi phí cho một đơn vị sản phẩm Lập các kế hoạch tài chính tháng, quý, năm trình tổng giám đốc, tìm các nguồn vốn nhằm chủ động về vốn phục vụ hoạt động công ty 2.2.3 Bố trí lao động ở các phòng ban 1. Hội đồng quản trị Gồm 5 thành viên ( 01 chủ tịch hội đồng quản trị và 4 uỷ viên hội đồng quản trị kiêm nhiệm) tt Chức danh Trình độ Học vấn Thâm niên 1 Chủ tịch HĐQT ĐH cử nhân KTế 28 2 UVHĐQT- tổng giám đốc ĐH cử nhân Ktế, cử nhân luật 21 3 UVHĐQT-phó tổng giám đốc ĐH kỹ sư thuỷ lợi 32 4 UVHĐQT- giám đốc XN4 ĐH kỹ sư thuỷ lợi 18 5 UVHĐQT- trưởng phòng XKLĐ ĐH cử nhân Ktế 25 ( Nguồn : Hồ sơ thông tin năng lực pháp lý) Đánh giá số lượng: Số lượng các thành viên trong hội đồng quản trị là phù hợp với quy mô vừa của công ty, đảm bảo đúng yêu cầu là số lượng thành viên là số lẻ thuận lợi cho việc ra các quyết định Đánh giá chuyên môn nghiệp vụ: Hội đồng quản trị gồm các thành viên có trình độ đại học có thâm niên công tác cao, kinh nghiệm làm việc thực tiễn chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, có kỹ năng quản lý kinh tế chính vì vậy phù hợp với vai trò ra các quyết định chiến lược phát triển công ty. Ở công ty, hội đồng quản trị gồm 2 thành viên đại diện cho cổ phần của nhà nước, có kinh nghiệm quản lý thì tất cả các thành viên còn lại đều là các cá nhân gắn bó lâu năm với công ty, được sự tín nhiệm của người lao động vì vậy việc đưa ra đường lối phát triển công ty đạt được sự nhất trí cao của người lao động. Tuy nhiên các thành viên trong hội đồng quản trị đồng thời cũng kiêm nhiệm các chức danh quản lý khác trong công ty, một mặt tạo ra thuận lợi là các thành viên này định hướng bộ phận hoạt động theo chủ trương của hội đồng quản trị, nhưng hạn chế việc kiêm nhiệm này cũng tạo cho chức năng điều hành thiếu tính khách quan. 2. Ban kiểm soát Gồm 3 thành viên : 01 trưởng ban 02 uỷ viên đều hoạt động kiêm nhiệm Đánh giá về số lượng: Số lượng các thành viên trong ban kiểm soát phù hợp với quy mô và khối lượng công việc, đảm bảo là số lẻ thuận lợi cho việc ra các quyết định. Đánh giá về chất lượng: Ban kiểm soát đáp ứng được yêu cầu theo quy định có một thành viên là kế toán. 01 trưởng ban: là kế toáncó trình độ đại học - 16 năm kinh nghiệm 01 uỷ viên có trình độ đại học 01 uỷ viên còn lại có trình độ cao đẳng Nhìn chung các thành viên đáp ứng được yêu cầu công việc, hơn nữa trưởng ban kiểm soát còn là thành viên phòng tài chính kế toán công ty, hai thành viên còn lại ở phòng kế toán xí nghiệp nên nắm rõ được tình hình, số liệu tài chính, thuận lợi cho việc kiểm soát 3. Ban giám đốc điều hành Gồm 3 thành viên: 01 tổng giám đốc và 02 phó tổng giám đốc Đánh giá về số lượng: Phù hợp với quy mô cũng như mô hình tổ chức cơ cấu của công ty. Là công ty có quy mô vừa nhưng lại hoạt động trong hai lĩnh vực chính, bố trí hai phó tổng giám đốc phụ trách hai mảng hoạt động của công ty là xuất khẩu lao động và xây dựng cơ bản sẽ làm bớt được gánh nặng cho tổng giám đốc và giúp tổng giám đốc quản lý được sát sao hơn hoạt động của công ty. Đánh giá về chuyên môn * Tổng giám đốc Yêu cầu của công ty đối với vị trí tổng giám đốc: Trình độ: - Có trình độ đại học về kinh tế phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Có trình độ cử nhân lý luận chính trị - Đã qua ít nhất một khoá huấn luyện về quản lý kinh tế, thời gian từ một tháng trở lên - Trình độ ngoại ngữ : tiếng Anh C Năng lực: - Hiểu biết về quản lý kinh tế vĩ mô, luật kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty - Có năng lực chỉ đạo điều hành Kinh nghiệm - Có thâm niên công tác từ 10 năm trở lên - Có thực tiễn về quản lý sản xuất kinh doanh tại các đơn vị trực thuộc công ty ít nhất 3 năm Tổng giám đốc công ty: Lê Xuân Luyện có thâm niên công tác 21 năm, đã tốt nghiệp đại học tài chính kế toán và là cử nhân luật. Tổng giám đốc đã đáp ứng yêu cầu công việc. * Phó tổng giám đốc phụ trách xây dựng cơ bản Yêu cầu đối với vị trí: Trình độ - Có trình độ đại học trở nên về xây dựng - Có trình độ lý luận chính trị - Đã qua ít nhất một khoá huấn luyện về quản lý kinh tế Năng lực - Nắm chắc đường lối , chủ trương , chính sách của nhà nước và của bộ về phương hướng, chiến lược phát triển ngành xây dựng - Có hiểu biết về quản lý kinh tế - Có năng lực điều hành, chỉ đạo tổ chức thực hiện và năng động sáng tạo trong công việc Kinh nghiệm - Có thâm niên công tác trong lĩnh vực xây dựng 8 năm - Có kinh nghiện thực tiễn về hoạt động xây dưng, có thời gian công tác tại các công trường xây dựng ít nhất là 5 năm Ở công ty phó tổng giám đốc Nguyễn Văn Hiển là người có thâm niên 25 năm gắn bó với công ty, là kỹ sư xây dựng , hoàn toàn phù hợp với tiêu chuẩn vị trí công việc. Nhìn chung thực hiện và đáp ứng tốt yêu cầu công việc. * Phó giám đốc phụ trách xuất khẩu lao động Yêu cầu đối với vị trí: Trình độ: - Có trình độ đại học trở nên về chuyên ngành kinh tế đối ngoại - Có trình độ lý luận chính trị từ trung cấp trở nên - Đã qua ít nhất một khoá huấn luyện về quản lý kinh tế - Trình độ ngoại ngữ: tiếng Anh C trở nên Năng lực: - Nắm vững đường lối chính sách của nhà nước về phương hướng chiến lược đưa người lao động đi lao động ra nước ngoài làm việc - Có năng lực điều hành, chỉ đạo Kinh nghiệm - Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực xuất khẩu lao động 5 năm trở lên Ở công ty: Phó tổng giám đốc Nguyễn Viết Tâm là người có trình độ đại học, cử nhân ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu công việc Tóm lại: Ban giám đốc công ty có chuyên môn đáp ứng được yêu cầu công việc 4. Phòng kỹ thuật Phòng có 7 nhân viên bao gồm: 1 trưởng phòng là chuyên viên lập kế hoạch kỹ thuật, 1 phó phòng làm quản lý kỹ thuật xây dựng, 02 chuyên viên kỹ thuật công trình, 01 chuyên viên là kỹ sư máy xây dựng, 01 cán bộ thống kê, 01 kỹ sư làm dự toán công trình *Trưởng phòng và phó phòng Yêu cầu của trưởng phòng là phải công tác ít nhất 10 năm trong lĩnh vực xây dựng, có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trên các đơn vị xây dựng trực thuộc công ty, có kinh nghiệm làm việc thực tế trên các công trường xây dựng Yêu cầu phó phòng: phải công tác ít nhất 5 năm trong lĩnh vực xây dựng, có ít nhất 3 năm làm việc trên các công trường xây dựng của công ty Đánh giá về số lượng lao động của phòng: Với quy mô 7 người trên phòng là còn khá cao so với yêu cầu công việc. Căn cứ vào đòi hỏi và chức năng quyền hạn của phòng thì số lượng lao động chỉ cần 5 người . Cần tinh giảm đội ngũ của phòng để rút gọn bộ máy cơ cấu quản lý Đánh giá về năng lực: Các thành viên trong phòng hầu hết đều có trình độ đại học trừ chuyên viên thống kê ( Tốt nghiệp trung cấp thống kê) , nhìn chung đều thích hợp với yêu cầu chức vụ mà họ nắm giữ Tuy nhiên , hạn chế của phòng là một số cán bộ lâu năm có kinh nghiệm lập kế hoạch, quản lý kỹ thuật nhưng chưa áp dụng đựơc công nghệ thông tin vào vẽ kỹ thuật, còn một số cán bộ trẻ có khả năng áp dụng công nghệ thì thiếu kinh nghiệm làm việc 5. Phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán có 7 người trong đó có 01 trưởng phòng phụ trách chung, 01 phó phòng kế toán tổng hợp, 01 kế toán thanh toán, 01 kế toán tài sản vật tư và theo dõi công nợ, 01 kế toán theo dõi bảo hiểm ytế,BHXH,KPCĐ và các khoản phải nộp khác, 01 kế toán ngân hàng theo dõi thanh toán khối lượng, 01 kế toán kiêm thủ kho Trình độ : 3 nhân viên trình độ đại học 2 nhân viên trình độ cao đẳng 2 nhân viên trình độ trung cấp Trưởng phòng và phó phòng đều có trình độ đại học, tốt nghiệp chuyên ngành tài chính kế toán. Trưởng phòng và phó phòng nắm vững luật kế toán, hiểu rõ đặc điểm hạch toán tổ chức sản xuất, nguyên tắc hạch toán công ty. Trưởng phòng phải có kinh nghiệm làm việc 5 năm và trên 3 năm làm việc ở các đơn vị trực thuộc. Phó phòng phải có kinh nghiệm làm việc 4 năm và trên 2 năm ở các đơn vị trực thuộc công ty Đánh giá về số lượng Số lượng nhân viên trong phòng còn nhiều so với yêu cầu công việc. Trên thực tế ở công ty các hoạt động sản xuất kinh doanh đưa về các xí nghiệp, ở đó các hoạt động tài chính được hạch toán riêng, phòng tài chính kế toán công ty chỉ thực hiện chức năng tổng hợp kiểm tra. Thực tế công việc chỉ cần 4 người vì thế nếu có thể tinh giảm sẽ làm bộ máy phòng cũng như cơ cấu tổ chức công ty gọn nhẹ hơn Đánh giá về năng lực Cán bộ nhân viên trong phòng tài chính kế toán có trình độ tương ứng yêu cầu công việc, năng lực và trình độ của mỗi cá nhân đều có đủ đảm bảo hoàn thành công việc 6. Phòng tổ chức hành chính Do thực hiện 2 chức năng là tổ chức và hành chính nên số lượng lao động của phòng là 19 người Sơ đồ 7 : Cơ cấu phòng tổ chức hành chính ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Trưởng phòng phó phòng p Văn thư đội xe bảo vệ bác sỹ cơ quạn tạp vụ tổ pháp lý soạn thảo,qlý lao động, an toàn LĐ Tổ lao động tiền lương, BHYT, BHXH Thường trực thi đua Phòng có 2 cán bộ quản lý là trưởng phòng phụ trách chung còn phó phòng quản lý bộ phận hành chính Đánh giá về bố trí lao động Bố trí lao động của phòng tổ chức hành chính là chưa phù hợp, đặc biệt là chức năng tổ chức Ở phòng: - tổ phát lý và soạn thảo, quản lý lao động và an toàn lao động 3 chuyên viên - Tổ lao động, tiền lương, BHYT,BHXH : 03 chuyên viên - 01 chuyên viên trực Đảng và theo dõi thi đua Có thể thấy rằng các chức danh của từng cá nhân không rõ ràng. Bố trí lao động nhiều so với thực tế yêu cầu công việc. Trên thực tế có hơn một người đảm nhiệm chức danh công việc trong khi yêu cầu công việc không nhiều. Chẳng hạn khi bố trí tổ tiền lương, BHYT,BHXH 3 người: 1 chuyên viên trình độ đại học, 2 chuyên viên trình độ cao đẳng . Trên thực tế công tác tiền lương của công ty rất đơn giản vì thực tế ở phòng chỉ tính mức lương lao động quản lý và lao động ở phòng ban công ty, dưới các xí nghiệp đã có phòng ban chuyên trách tiền lương riêng, mức lương được áp dụng lao động phòng ban được tính dựa vào hệ thống thang bảng lương của nhà nước với mức lương tối thiểu áp dụng cho địa bàn công ty. Công tác BHYT, BHXH được các xí nghiệp ở dưới trích nộp theo lương vì thế phòng chỉ tiến hành chức năng tổng hợp vì vậy không cần thiết bố trí 3 lao động Vì vậy bố trí phân công lao động của phòng chưa hợp lý, vừa thừa lại vừa thiếu Đánh giá về chuyên môn trình độ Trưởng phòng có trình độ đại học chuyên ngành tài chính kế toán, có thâm niên 25 năm gắn bó với công ty, từng làm việc ở các xí nghiệp trực thuộc công ty, có kinh nghiệm quản lý. Tuy nhiên do hoạt động của phòng là quản lý các vấn đề liên quan tới người lao động, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi công tác quản lý nhân sự phải được áp dụng các thành tựu tiên tiến chính vì thế cần phải được trang bị các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Các thành viên khác trong phòng hầu hết có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp chức năng nhiệm vụ công việc. Tuy nhiên cũng cần trang bị thêm kiến thức về tin học để sử dụng công nghệ quản lý tin học thành thạo. Đánh giá về số lượng Cơ cấu của phòng còn cồng kềnh, theo yêu cầu công việc thì có thể biên giảm đi 5- 6 lao động cả ở chức năng hành chính và chức năng tổ chức .Như vậy sẽ giảm bớt lao động cho cơ cấu tổ chức phòng ban công ty. 2.2.4 Đánh giá các yếu tố hình thành nên cơ cấu tổ chưc bộ máy quản lý 2.2.4.1 Đánh giá mức độ chuyên môn hoá công việc Mức độ chuyên môn hoá công việc ở công ty chưa sâu. Việc phân công bố trí lao động ở các phòng ban , các đơn vị của công ty vẫn còn chưa phù hợp, chưa đáp ứng được yêu cầu cũng như đòi hỏi công việc. Ở một số phòng ban , bố trí chưa đúng người đúng việc, chưa rõ ràng phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ. Giữa các nhân viên chưa có sự phân biệt rõ ràng về nhiệm vụ, chưa xác định được nhiệm vụ cụ thể, chưa có bản mô tả công việc và bảng yêu cầu công việc, dẫn tới sự chồng chéo trong công việc làm ảnh hưởng năng suất và hiệu quả công việc. Ngoài ra còn chồng chéo các cấp quản lý 2.2.4.2 Đánh giá mức độ bộ phận hoá Công ty thực hiện bộ phận hoá công việc theo chức năng, hình thành nên các phòng ban chức năng như tài chính kế toán, tổ chức hành chính, kỹ thuật. Các phòng ban này tập hợp những người lao động cùng làm công việc tương tự như nhau, do đó tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm làm việc Nhìn chung bộ phận hoá theo chức năng ở công ty là phù hợp. Tuy nhiên tồn tại hạn chế là sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng ở công ty chưa cao. Một số công việc đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban một cách nhanh chóng song trên thực tế việc trao đổi thông tin, hợp tác giữa các phòng ban còn chậm, thiếu tính linh hoạt. Chẳng hạn ở công ty hoạt động đấu thầu đòi hỏi các phòng ban phải có sự phối hợp để đưa ra phương án và mức giá thầu nhất định, và để thắng thầu nhiều khi đòi hỏi phải giảm giá so với mức giá của các công ty khác. Nhưng giữa các phòng ban không có sự linh hoạt nên làm hạn chế lớn tới công tác dự thầu và thắng thầu. 2.2.4.3 Đánh giá phạm vi quản lý Ở công ty, phạm vi quản lý của cán bộ quản lý còn hẹp, số nhân viên ở các cấp mà một người quản lý và điều hành còn nhỏ. Trên thực tế đây là công ty có quy mô vừa nên số lượng lao động không nhiều, quy mô quản lý hẹp, người quản lý kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên dưới quyền. Phạm vi quản lý hẹp thì số cấp quản lý trong công ty tăng lên làm bộ máy quản lý cồng kềnh theo, làm tăng chi phí ở công ty nói chung và các đơn vị trực thuộc nói riêng 2.2.4.4 Hệ thống điều hành Công ty xây dựng một hệ thống quyền lực liên tục từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất trong tổ chức , xác định rõ ràng các cấp quản lý và vị trí quản lý từ chủ tịch hội đồng quản trị, trưởng ban kiểm soát, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, các trưởng phó phòng ban chức năng, giám đốc, phó giám đốc xí nghiệp. Các vị trí quyền hạn này được thể hiện trong sơ đồ cơ cấu tổ chức và cơ cấu phòng ban. Mọi vị trí được gắn với mức độ quyền lực nhất định và họ quản lý một số lượng nhân viên nhất định. Tuy nhiên do phạm vi quản lý ở công ty còn hẹp nên trong công ty tồn tại nhiều cấp điều hành và xu hướng này