Chuyên đề Chu trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH kiểm toán và dịch vụ tin học TP.HCM chi nhánh tại Hà Nội thực hiện

iềm tàng ở mức khá cao, rủi ro kiểm soát ở mức trung bình. Vì vậy, kiểm toán viên sẽ thực hiện ít các thủ tục rà soát mà tập trung vào thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết trong phần kiểm toán khoản mục hàng tồn kho. 3.1.4 Thực hiện kiểm toán 3.1.4.1 Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho Mục đích của kiểm toán viên khi thực hiện thủ tục này là để đạt được các mục tiêu về: tính hiệu lực, tính đầy đủ, ghi chép, khóa sổ và đánh giá hàng tồn kho. Kiểm toán viên kiểm tra xem công ty ABC có thực hiện ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hợp lý và đáng tin cậy như đã mô tả trong giấy làm việc số 5420 – “Ghi chú hệ thống – Hàng tồn kho” hay không, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ có còn hợp lý vào thời điểm kiểm kê không, có hàng tồn kho thuộc sở hữu của ABC nhưng không nằm trong kho mà được giữ hộ ở bên thứ ba hay không? Trước ngày kiểm kê, kiểm toán viên thu thập các hướng dẫn của khách hàng về kế hoạch và thủ tục kiểm kê hàng tồn kho (nếu có), trường hợp khách hàng có hướng dẫn kiểm kê thì phải đánh giá việc hướng dẫn kiểm kê của khách hàng có chặt chẽ không. Tại AISC xây dựng mẫu chuẩn để đánh giá tổ chức kiểm kê của khách hàng, bao gồm đánh giá sự phù hợp, hữu hiệu của các quy định và thủ tục hướng dẫn kiểm kê của khách hàng. Thực tế tại công ty ABC không có hướng dẫn kiểm kê cũng như không phân công cụ thể ai làm công việc này. Trước khi kiểm kê, kiểm toán viên đi một vòng kho để có được cái nhìn tổng thể về vị trí và trình trạng hàng tồn kho sẽ được kiểm kê, sau đó xác định khu vực chứa nhiều hàng hóa và thảo luận với khách hàng về thời gian, cách thức kiểm kê. Trường hợp có nhiều khu vực chứa hàng tồn, phải xác định khu vực cụ thể mà kiểm toán viên sẽ chứng kiến và thực hiện kiểm mẫu. Căn cứ vào việc phỏng vấn trực tiếp kết hợp với quan sát kiểm kê, kiểm toán viên thường lưu ý: hàng tồn kho có bị hư hỏng, lỗi thời hay không bán được không?.. v..v.. Khi thực hiện kiểm mẫu, kiểm toán viên lựa chọn một số tài liệu kiểm kê của khách hàng như sổ sách ghi chép thường xuyên, phiếu kiểm kê và thực hiện kiểm mẫu, tìm ra chênh lệch dựa vào các tài liệu có lien quan, đếm lại những mã hàng có chênh lệch, đồng thời ghi chú chung về các chênh lệch này. Sau khi kiểm kê hoàn tất, kiểm toán viên lập báo cáo tổng hợp hàng tồn kho. Trong báo cáo này, kiểm toán viên mô tả sơ lược về hàng tồn kho tại ngày kiểm kê, cách thức kiểm kê của nhân viên khách hàng, cách thức chọn mẫu kiểm kê của kiểm toán viên và đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu kiểm mẫu và nêu đánh giá của kiểm toán viên đối với công tác kiểm kê, kết quả kiểm kê. Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu được trình bày tại Giấy tờ làm việc số 5441 ABC - Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu. Biểu 3.2: Giấy làm việc số 5441 ABC – Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiều: 5441 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu Ngày thực hiện: BÁO CÁO KIỂM KÊ KHO NGUYÊN LIỆU THÔNG TIN CHUNG Khách hàng: Công ty ABC Thời điểm kiểm kê: 31/12/2008 Thời gian: 9h sáng Thành phần tham dự: - Nhân viên khách hàng công ty ABC - Nhân viên AISC MÔ TẢ - Nguyên liệu của ABC gồm: Nguyên liệu để sản xuất sợi bông gòn và nguyên liệu dung sản xuất vải mộc. Do vải mộc không còn được sản xuất nữa nên nguyên liệu vải mộc hiện để kho riêng. Năm 2007 đã lập dự phòng cho toàn bộ nguyên liệu này nên không tiến hành kiểm kê, kiểm toán viên chỉ kiểm kê nguyên liệu dung sản xuất sợi bông gòn. - Cách thức xếp kho và chuẩn bị kiểm kê: Nguyên liệu có nhiều mã nhưng không sắp xếp theo từng mã mà để mỗi nơi một ít. Nguyên liệu được bỏ vào trong từng bao có trọng lượng xác định như 450 kg, 30 kg. Chỉ có nhân viên kho mới phân biệt được nguyên liệu trong từng bao chính xác là mã nào vì không có thẻ kho dán lên từng bao. - Khi tiến hành kiểm kê: Công ty ABC không sử dụng phiếu kiểm cũng không có hướng dẫn kiểm kê và phân công cụ thể ai có trách nhiệm kiểm kê. Trên thực tế, hàng tháng ông K – Phó giám đốc phụ trách sản xuất đều trực tiếp đi kiểm kê để đối chiếu lại với sổ sách (không phải nhân viên kho). Cách thức kiểm kê của ABC và chọn mẫu kiểm kê của kiểm toán viên Tại ngày kiểm kê, kế toán chưa lập được báo cáo tồn kho nên kiểm toán viên sử dụng báo cáo của bộ phận kho do ông K cung cấp để chọn mã kiểm toán mẫu. Nhân viên kiểm kê của ABC cùng với kiểm toán viên đi một vòng quanh kho để kiểm, đếm và cân lại những mã nguyên liệu đa được chọn bơi kiểm toán viên. Đối với những nguyên liệu nào có trọng lượng chuẩn là 450 kg/bao, kiểm toán viên chỉ chọn mẫu một số bao để cân thử. Sau đó đếm bao và nhân lên số lượng. Căn cứ vào báo cáo của kho, kiểm toán viên đối chiếu và xác định chênh lệch. Trường hợp chênh lệch lớn thì sẽ kiểm lại. Nhận xét Cách thức quản lý kho của ABC không chặt chẽ, việc xuất nhập kho nguyên vật liệu cho sản xuất đều không có phiếu xuất nhập mà chỉ được ghi chú trên sổ sách của bộ phận kho (có chữ ký và đóng dấu của ông K). Việc không sử dụng thẻ kho cũng làm cho việc kiểm soát khó khăn do nhiều khi nhân viên kho không nắm được hàng nào đang để ở đâu, mỗi khi muốn biết chính xác phải mở bao để nhìn hàng, đồng thời không xác định chỗ cụ thể để đặt hàngmà mỗi loại có thể để ở nhiều nơi nên khi kiểm kê không nhớ nổi để kiểm dứt điểm một mã hàng được. Sau khi kiểm mẫu một số loại nguyên vật liệu có số chênh lệch lớn so với sổ kế toán, chênh lệch phát sinh do sai sót trong ghi chép kế toán và đã được điều chỉnh theo số liệu kiểm đếm. Do đó, kiểm toán viên chốt theo số kiểm tại ngày 31/12/2008 đã thực tế tham gia kiểm kê cùng toàn bộ nhân viên ABC có mặt ở trên và điều chỉnh lại chênh lệch. Kết quả kiểm kê Tên nguyên vật liệu Đơn vị Lô Số kiểm kê thực tế Chênh lệch Số biên bản kiểm kê Chênh lệch Tại kho NVL Kết quả ước tính (a) (b) (c) (1) (2) (1)-(2) (3) (3)-(2) Extruted Yarn – Hard Yarn Kg 9+11 164.543 163.528 1.015 163.528,23 0,23 Pet Bottle Kg 17+23 12.484 12.497 5 12.478,86 (0,14) Pet Film Kg 5 3.101 3.086 15 3.085,99 (0,01) Polyester Chip - Transparent Kg 24 6.000 6.000 6.000,12 0,12 Sợi PE 42/1 SH Kg 10 48.021 48.126 (105) 48.126,34 0,34 Polyester Yarn (Heavy) Kg 22 13.155 13.175 (20) 13.174,69 (0,31) Polyester Yarn (nonstretched) Kg 19 2.525 2.525 2.525,05 0,05 Sợi PE 30/1 (PP) Kg 1 25 40 (15) 40,00 0,00 Sợi PE 52/1 HL3 Kg 12 24 24 24,47 0,47 Water Jet Loom Yarn Kg 4 11.976 11.976 11.976,50 0,50 Ghi chú Chênh lệch giữa số liệu kiểm mẫu và số báo cáo không đáng kể => chấp nhận số khách hàng. Số chênh lệch lớn đã phát hiện nguyên nhân và điều chỉnh theo số liệu kiểm kê. Kết luận Số lượng hàng tồn kho tại ngày 31/12/2008 của Công ty ABC phản ánh trung thực. 3.1.4.2. Tổng hợp hàng tồn kho cuối năm Thủ tục này nhằm kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm có hiện hữu trên thực tế và đảm bảo giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng, đạt được các mục tiêu về: Tính hiệu lực, đầy đủ, sự ghi chép, khóa sổ hàng tồn kho. Kiểm toán viên thu thập danh mục hàng tồn kho chi tiết cuối kì( gồm cả đơn giá hàng tồn kho, trong danh mục phải phản ánh đúng số lượng hàng tồn kho đã được kiểm kê), kiểm tra tổng quát và đối chiếu số tổng với sổ cái tổng hợp, đối chiếu khoản mục lớn với các chứng từ có liên quan, đối chiếu khối lượng được phản ánh trên danh mục hàng tồn kho. Nếu có chênh lệch lớn thì phải tìm ra nguyên nhân và đối chiếu với chứng từ phát sinh liên quan. Kiểm toán viên sử dụng các loại chứng từ phát sinh tại thời điểm chia cắt niên độ thu thập được qua quá trình kiểm kê( như: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, các ghi nợ để xác định rằng các mặt hàng nhập trước khi kiểu kê đã được ghi chép trước hoặc vào ngày kiểm kê, các mặt hàng xuất ra ngay sau khi kiểm kê đã được ghi chép sau ngày kiểm kê. Kết quả thực hiện được phản ánh trên giấy tờ làm việc số 5442 ABC – “ Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm”. Biểu 3.3: Giấy làm việc số 5442 ABC – Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiều: 5442 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện: Thực hiện - Kiểm toán viên chọn mẫu 10 loại nguyên vật liệu để kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm có thực sự hiện hữu và đảm bảo giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng hay không - So sánh số lượng hàng tồn kho đếm bởi kiểm toán viên với số lượng được ghi nhận trên sổ sách kế toán tại ngày 31/12/2008 - Dùng đơn giá tồn kho hợp lý để đánh giá hàng tồn kho ngày 31/12/2008. Kết quả thực hiện Tên nguyên vật liệu DVT SL trên sổ sách SL kiểm toán viên đếm Chênh lệch Đơn giá (đồng/kg) Extruted Yarn-Hard Yarn kg 164.543 163.528 (a)1.015 10.253 Pet Bottle kg 12.484 12.497 5 10.774 Pet Film kg 3.101 3.086 15 9.359 Polyester Chip-Transparent kg 6.000 6.000 10.102 Sợi PE 42/1 SH kg 48.021 48.126 (b)(105) 8.985 Polyester Yarn(Heavy) kg 13.255 13.175 (20) 8.832 Polyester Yarn(nonstertched) kg 2.525 2.525 6.055 Sợi PE 30/1 (PP) kg 25 40 (15) 26.121 Sợi PE 52/1 HL3 kg 24 24 45.588 Water Jet Loom Yarn kg 11.976 11.976 3.931 Giải thích (a): Đây là hàng mua nhập kho ngày 02/01/2009 nhưng tại thời điểm ngày 31/12/2008 đã có trên báo cáo tồn kho. Kế toán đã điều chỉnh theo số liệu của kiểm toán viên. (b): Nguyên vật liệu được nhập kho sai khi sản xuất nhưng kế toán chưa ghi sổ. Kế toán đã điều chỉnh số liệu theo số lượng nhập kho khớp với số liệu của kiểm toán viên. - Các chênh lệch còn lại không đáng kể nên được kiểm toán viên chấp nhận không điều chỉnh. Kết luận Số lượng và giá trị nguyên vật liệu cuối năm được phản ánh trung thực và hợp lý. 3.1.4.3. Tổng hợp nguyên vật liệu, sản phảm dở dang, thành phẩm hỏng, chậm luân chuyển, không bán được. Kiểm toán viên đánh giá mức độ trọng yếu của hàng tồn kho hỏng, chậm luân chuyển tại thời điểm 31/12/2008 với mục đích lập dự phòng cho hàng tồn kho. Kiểm toán viên thực hiện thủ tục này dực trên kết quả kiểm kê, liệt kê ra số lượng hàng hỏng, đồng thời theo dõi trên bảng nhập-xuất- tồn 12 tháng để liệt kê ra hàng chậm luân chuyển trên một năm và đánh giá mức độ hư hỏng, khả năng tiêu thụ trong tương lai để làm căn cứ lập dự phòng. Sau khi đánh giá hàng tồn kho hỏng, chậm luân chuyển, kiểm toán viên lập Bảng tổng hợp nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm hỏng, chậm luân chuyển, không bán được – chi tiết cho từng loại theo số lượng và đơn giá và nêu cách lập dự phòng. Nếu trọng yếu thì kiểm toán viên sẽ lập dự phòng cho hàng tồn kho. Kết quả được thể hiện tại Giấy làm việc 5449 – “Dánh giá hàng tồn kho chậm luân chuyển – Nuyên vật liệu” . Biểu 3.4: Giấy làm việc 5449 ABC - Đánh giá hàng tồn kho chậm luân chuyển - Nguyên vật liệu CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiều: 5449 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện: Thực hiện Vải mộc tồn tại ngày 31/12/2008 là : 1.281.541.282 (VNĐ). Số tiền bán được trong năm thường là 5.000(VNĐ/m ) ( căn cứ trên các hóa đơn bán hàng trong năm), tương đương 4.500 (VNĐ/yard ) ( 1 yard = 0,9144 m ) cho tất cả các loại vải. Như vậy, kiểm toán viên ước tính giá trị vải tồn kho theo giá bán được tối đa trong năm như sau: Số lượng vải tồn(đơn vị tính: yard) : 130.097 Giá bán trên thị trường năm sau (ước tình) (VNĐ/yard) : 4.500 Giá trị thu được (VNĐ) : 585.436.500 Giá trị tồn kho tại ngày 31/12/2007 : 1.281.541.292 Dự phòng cho năm 2008 : 696.104.792 Số đã dự phòng năm 2007 : 662.131.707 Bút toán điều chỉnh Nợ tài khoản 632 33.973.085 Có tài khoản 159 33.973.085 Đối với nguyên vật liệu dùng để sản xuất vải: Lập bảng kê chi tiết nguyên vât liệu tồn: Bảng kê chi tiết nguyên vật liệu tồn Mã nguyên vật liệu DVT Số lượng Đơn giá (VNĐ/kg) Giá trị (VNĐ) Sợi PE 30/1 (PP) kg 40 26.121 1.044.840 Sợi PE 40/1 SH TSSN kg 17,67 29.186 515.717 Sợi PE 52/1 HL3 kg 24 45.588 1.094.122 Tổng 2.654.679 Đây là số nguyên vật liệu tồn từ năm 2007 đển nay vẫn dùng không bán được, năm 2007 đã lập dự phòng cho toàn bộ số nguyên vật liệu dùng sản xuất vải với số dự phòng là 10 % nhưng các mã khác đã được bán hết trong năm 2008, chỉ còn 3 mã trên là không thay đổi. Dự phòng cho năm 2008 : 2.654.679 Số đã dự phòng năm 2007 : 61.204.424 Bút toán điều chỉnh Nợ tài khoản 159 58.549.745 Có tài khoản 632 58.549.745 3.1.4.4. Kiểm tra việc tính giá nhập hàng tồn kho Kiểm tra việc tính toán ghi nhận nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ nhằm đảm bảo giá trị hàng nhập kho được ghi nhận chính xác. Kiểm toán viên chọn mẫu một số bộ chứng từ nhập kho nguyên vật liệu trong tháng 12 để kiểm tra. Trong tháng 12, tại công ty ABC không phát sinh nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu từ ngước ngoài mà chỉ mua từ nhà cung cấp trong nước, do đó tổng giá trị mua trong kỳ bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển hàng mua…Trường hợp phát sinh hàng nhập khẩu, kiểm toán viên sẽ kiểm tra thêm việc ghi nhận thuế thu nhập và tỷ giá hạch toán. Từ đó kết luận việc ghi giá trị nguyên vật liệu nhập là phù hợp và được phản ánh đày đủ trên sổ sách. 3.1.4.5. So sánh giá trị thành phẩm tòn kho với giá trị thị trường Đánh giá lại giá trị của thành phẩm tồn kho tại ngay 31/12/2008 là chính xác nhằm đặt được mục tiêu “ Đánh giá”. Kiểm toán viên thu thập bảng tổng hợp đánh giá hàng tồn kho theo giá trị thị trường, phản ánh số dư đầu kỳ và cuối kỳ, số đã thanh lý và số dự phòng. Kiểm tra số tổng của bảng tổng hợp và đối chiếu số dư cuối kỳ, số dự phòng với sổ cái. Kiểm toán viên đánh giá tính thích hợp của phương pháp và dự đoán của Ban Giám Đốc khách hàng đã sử dụng để tính toán số dự phòng. Nếu phương pháp tính toán không hợp lí, kiểm toán viên sẽ tính toán lại khoản dự phòng theo phương pháp độc lập của kiểm toán và xem xét số dự phòng của khách hàng có nằm trong khoản dự phòng đó không. Khi tính dự phòng, kiểm toán viên xem xét đến: Giá trị thị trường của những hàng tồn kho bị lỗi thời, hư hỏng các mặt hàng dự trữ lớn hơn nhu cầu của thị trường. Doanh số mua hàng tồn kho, khuynh hướng về lãi gộp, doanh thu, về lượng hàng có sẵn trong kho, hàng chậm luân chuyển năm trước, tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản. Xem xét các mặt hàng tồn kho lỗi thời, hỏng hóc, chậm luân chuyển được phát hiện trong quá trình kiểm kê có được liệt kê trong phần tính dự phòng không. Kết quả thực hiện tại giấy làm việc số 5448. Biểu 3.5: Giấy làm việc sô 5448 ABC - So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiều: 5448 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường Ngày thực hiện: Thực hiện ABC có 3 loại thành phẩm: Vải mộc, Sợi bông gòn, Vải thành phẩm. -Đối với Vải mộc: Do hàng bán chậm nên không sản xuất nữa, từ cuối năm 2007 đến nay chỉ bán ra cho hết số tồn. Tại ngày 31/12/2008 , kiểm toán viên tiếp tục lập dự phòng cho số Vải mộc và nguyên vật liệu để sản xuất ra Vải mộc và đối chiếu với số đã dự phòng năm 2007. Do tồn kho tại ngày 31/12/2008 chỉ có 5 mã thành phẩm nên kiểm toán viên sẽ kiểm tra toàn bộ giá trị tồn của các mã này và so sánh với giá thị trường. Kết quả kiểm tra được trình bầy tại giấy làm việc số 5450 – so sánh giá trị thành phẩm tồn kho với giá thị trường – Sợi bong gòn ( biểu 6) Đối với Vải thành phẩm: do sản xuất ra để may đồng phục trong công ty( không bán ra ngoài ) nên không lập dự phòng Kết luận Ngoại trừ mức điều chỉnh dự phòng tại giấy làm việc số 5450, 5449, thành phẩm tồn kho của ABC đã phản ánh hợp lý giá trị tại ngày 31/12/2008. Chú ý Số đã lập dự phòng năm 2007 Cho Vải mộc : 662.131.707 Cho nguyên vật liệu sản xuất Vải mộc : 61.204.424 Sợi bông gòn : 31.336.400 Cộng : 754.762.531 Biểu 3.6: Giấy làm việc sô 5450 ABC - So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường – Sợi bông gòn CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiều: 5450 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường - Ngày thực hiện: Sợi bông gòn Thực hiện Bảng kê chi tiết thành phẩm Sợi bông gòn Mã thành phẩm ĐVT Tại thời điểm 31/12/2008 Đơn giá bán ra trong năm Dự phòng Số lượng Giá trị Đơn giá vốn (VNĐ) USD VNĐ tương đương Hóa đơn Ngày ghi hóa đơn Sợi bông 15D/64 MM(R) kg 6.250 91.822.671 14.691 1,00 15.875 48537 03/01/09 - Sợi bông 15D/64 MM (S) Kg 25.438 389.811.046 15.324 1,04 16.510 48550 13/01/09 - Sợi bông 7D/32 MM(S) Kg 13.778 187.549.749 13.612 1,05 16.669 48539 03/01/09 - Sợi bông 7D/51MM (R) Kg 30.464 351.104.561 11.525 1,05 16.669 48538 03/01/09 - Sợi bông 7D/64 MM (R) kg 8.750 94.442.858 10.793 1 15.875 48540 04/01/09 - Cộng 84.680 1.114.730.885 - Số đã lập dự phòng năm 2007 : 31.336.400 Số lập dự phòng năm 2008 : 0 Điều chỉnh dự phòng Nợ tài khoản 159 31.336.400 Có tài khoản 632 31.336.400 Kết luận Do không lập dự phòng tiếp cho năm 2008 nên không kiểm tra và lập dự phòng cho nguyên vật liệu dùng sản xuất sợi bông gòn. 3.1.4.6. Kiểm tra việc tính giá xuất và đơn giá tồn kho Mục tiêu của thủ tục này là kiểm tra việc áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu, thành phẩm ( theo phương pháp bình quân gia quyền) có thống nhất với những mô tả tại phần ghi chú tại giấy làm việc số 5420 ABC hay không; và xác định đơn giá nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho. Để thực hiện thủ tục này, kiểm toán viên sử dụng báo cáo xuất nhập thành phẩm trong tháng 12 và chọn mẫu một số loại thành phẩm để tính lại đơn giá xuất theo chính sách của Công ty ABC và so với ghi nhận trên sổ sách. Căn cứ vào đơn giá xuất vừa tính được để xác định số tồn cuối kỳ và đưa ra kết luận. 3.1.4.7. Kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận hàng tồn kho Mục tiêu của thủ tục này là để kiểm tra việc ghi nhận nghiệp vụ mua hàng có đúng thời điểm hay không. Nguyên vật liệu thường được nhà cung cấp chở và giao hàng tại Công ty ABC, khi nhận hàng, các nhân viên kho của Công ty ABC mới lập phiếu cân xe, phiếu nhập kho và nhận hóa đơn. Thông thường thời gian nhận hàng và thời gian nhận hóa đơn không chênh lệch nhau nhiều, trừ khi hàng chua làm nhiều đợt nhận, hóa đơn xuất 1 lần kèm theo với lô hàng cuối cùng. Kiểm toán viên kiểm tra mẫu 5 phiếu nhập kho trước ngày 31/12/2008 và 5 phiếu nhập kho sau ngày 31/12/2008, đối chiếu các nghiệp vụ ghi chép này với hóa đơn mua hàng để xác định rằng việc ghi chép này là đúng kỳ hạch toán, từ đó đánh giá kết quả kiểm tra và kết luận. 3.1.5. Tổng hợp và báo cáo Hoàn thành kiểm toán là giai đoan kiểm toán viên tổng hợp và rà soát lại các bằng chứng đã thu thập được để làm cơ sở đưa ra ý kiến nhận xét và kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán của đơn vị trên báo cáo kiểm toán và thư quản lý. Đối với khoản mục hàng tồn kho, ý kiến nhận xét cảu kiểm toán viên tập trung vào công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, xem xét việc doanh nghiệp có thực hiện theo đúng các quy định tài chính hiện hành cũng như các quy đinh do bản thân doanh nghiệp ban hành hay không, như các chứng từ có đầy đủ chữ ký hay không, các giấy tờ có được phê chuẩn hay không và có đúng người đủ thẩm quyền phê duyệt hay không,… Bên cạnh ý kiến nhận xét về công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, kiểm toán viên còn phải đề xuất các bút toán điều chỉnh hoặc phân loại lại nếu cần thiết, đặc biệt là khi kế toán đơn vị khách hàng hạch toán không đúng bản chất hoặc áp dụng sai phương pháp hách toán,… 3.2. Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại khách hàng XYZ 3.2.1. Tìm hiểu chung về Nhà máy XYZ Nhà máy XYZ là một chi nhánh trực thuộc Công ty PDN. Công ty PDN là Công ty liên doanh. Nhà máy XYZ được thành lập và hoạt động từ năm 1999 tại thành phố Quảng Ninh theo giấy phép đầu tư diều chỉnh số…ngày…/…/1999 được cấp bởi Bộ Kế hoạch – Đầu tư, Nhà máy XYZ chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 6. Thời gian hoạt đọng của Nhà máy bằng thời gian hoạt động của Công ty kể từ ngày được cấp Giấy phép đầu tứ số…Thời gian hoạt động còn lại của Công ty PDN là 50 năm kể từ ngày được cấp giấy phép điều chỉnh. Như vậy thời gian hoạt động của Nhà máy là 40 năm. Hoạt động chính của Nhà máy là sản xuất và kinh doanh thức ăn giàu đạm chất lượng tinh khiết, bột cá cao đạm cho chăn nuôi, thực hiện các dịch vụ chăn nuôi thú y như cung cấp con giống, trang thiết bị chuồng trại, công cụ chăn nuôi, thuốc thú y phòng và chữa bệnh cho gia súc, gia cầm. Nhà máy bán hàng thông qua hệ thống đại lý và trang trại chăn nuôi, trong đó, bán hàng qua đại lý là chủ yếu, chiếm khoảng 90%. Thị trường chủ yếu ở phía Bắc là các tỉnh từ tỉnh Hà Tĩnh đổ ra, thị trường còn lại do Công ty PDN quản lý. Sản phẩm của Nhà máy được tiêu thụ 100% trong nước. Khách hàng của Nhà máy chủ yếu được chia lại từ Công ty , do đó 90% là khách hàng cũ( khách hàng đã có giao dịch với Công ty PDN trên 5 năm) và chỉ có khoảng 10% là khách hàng mới. Nhà máy không bán lẻ cho người tiêu dùng hay cho các nàh buôn mà chưa ký hợp đồng đại lý. Báo cáo tài chính của Nhà máy được trình bày bằng VNĐ phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam được Bộ Tài chính chấp thuận tại công văn phê duyệt số…ngày…đối với Công ty liên doanh PDN. Theo đó, Nhà máy XYZ sẽ hạch toán độc lập và báo cáo trực tiếp về Công ty. Nhà máy áp dụng hình thức kế toán là nhật ký chung. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp giá bình quân giá quyền. Nhà máy có nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng, thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu( nếu có) phát sinh tại Nhà máy cho Cục thuế Thành phố Hạ Long. Thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh tại Nhà máy sẽ do Công ty PDN chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế cho Cục thuế tỉnh Quảng Ninh, thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp của Nhà máy là 15%. Nhà máy sử dụng tỷ giá cuối tháng( dựa trên bảng quy đổi tỷ giá do kế toán Công ty PDN lập cho toàn Công ty) để hạch toán giá trị hàng nhập khẩu nhập kho. Nhà máy bán hàng 100% trong nước nên chênh lệch tỷ giá chỉ xuất hiện ở khâu nhập khẩu nguyên vật liệu. Nhà máy XYZ là khách hàng lâu năm của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội. Năm 2008 là năm thứ 5 Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội cung cấp dịch vụ kiểm toán cho Nhà máy. Do đó kiểm toán viên nghiên cứu hồ sơ những năm trước để hiểu rõ hơn về khách hàng XYZ, đông thời, một số thủ tục kiểm toán không quan trọng sẽ được lược bớt( không cần thiết thực hiện) hoặc trình bày sơ lược. Vì vậy, trong Chuyên đề cũng chỉ trình bày quy trình kiểm toán thực tế hàng tồn kho tại Nhà máy XYZ với những thủ tục quan trọng đã được các kiểm toán viên của Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện. 3.2.2. Tìm hiểu chung về quy trình kế toán hàng tồn kho tại Nhà máy XYZ Năm 2008 là năm thứ 5 Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính cho Nhà máy XYZ nên nhóm kiểm toán nghiên cứu lại các thông tin về quy trình kế toán hàng tồn kho và cập nhật thông tin mới có liên quan. Nội dung tìm hiểu được mô tả trong giấy làm việc số 5425 XYZ – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho. Biểu 3.7: Giấy làm việc số 5425 XYZ – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiều: 5425 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Ghi chú hệ thống hàng tồn kho Ngày thực hiện: I.TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO Hàng tồn kho được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu: chủ yếu là bắp, cám, tấm, bột cá, thuốc,… - Vật liệu: Bao bì các loại. - Công cụ dụng cụ: là những vật tư, phụ tùng thay thế có giá trị, còn lại đưa hết vào chi phí trong kỳ. - Hàng đang đi đường. - Thành phẩm: có 4 nhóm thành phẩm ( hỗn hợp, đậm đặc, dạng viên, bột). - Sản phẩm dở dang: không có. Kế toán hàng tồn kho sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, giá bình quân gia quyền và tính giá thành theo tháng. Cuối mỗi tháng, sau khi có kết quả kiểm kê, kế toán nhập số lượng kiểm kê thực tế vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động điều chỉnh số tồn sổ sách để khớp với số lượng kiểm kê thực tế. II. CHI TIẾT NỘI DUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO 1. Nguyên vật liệu Nhà máy mua nguyên vật liệu từ 2 nguồn: Mua trong nước( mua nội bộ trong Công ty và mua của nhà cung cấp trong nước khác) và nhập khẩu. Giá trị nguyên vật liệu bao gồm: Giá ghi trên hóa đơn và các chi phí như vận chuyển, bốc xếp, kiểm định, thuế nhập khẩu,…Các chi phí thu mua được hạch toán vào tài khoản chi phí thu mua ( Tài khoản 6113), tách với giá mua nguyên vật liệu hạch toán vào tài khoản 6111 nhưng được chi tiết cho từng mã nguyên vật liệu cụ thể. * Quy trình mua, nhập kho nguyên vật liệu Việc mua hàng do bộ phận thu mua thực hiện Mua nguyên vật liệu trong nước: Dựa vào kế hoạch kinh doanh theo tháng của bộ phận kinh doanh, phòng sản xuất tính toán công thức cho từng mặt hàng để biết nhu cầu nguyên vật liệu. Bộ phận thu mua căn cứ vào các báo cáo tồn kho của từng kho và nhu cầu nguyên vật liệu để lập bảng