Chuyên đề Chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện tại chi nhánh công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội

nghị, hội thảo thì lựa chọn ở khách sạn lại là một giải pháp khá tối ưu, nó thích hợp vì tính tiện nghi của dịch vụ, vì có các cuộc hội thảo mà khách tham dự sẽ ở lại luôn trong khách sạn, họ sẽ sử dụng các dịch vụ của khách sạn một cách tiện nghi như ăn uống, lưu trú,… ngoài ra còn thuận tiện cho việc di chuyển tới địa điểm tổ chức hội thảo. Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường: việc tổ chức này sẽ rất có thuận lợi cho việc thực hiện các ý tưởng sáng tạo, không gian tổ chức không bị bó hẹp ở một vị trí, và không có không gian lặp lại như trong hội trường. Người tham gia có thể nhìn thấy, cảm thấy và hình dung được. Hơn nữa tổ chức ngoài hội trường còn tạo cơ chế năng động cho quy mô tổ chức sự kiện. Thông thường Nhà tổ chức dựa vào bảng nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó. Nhà tổ chức sẽ gửi bản yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau xem nơi nào có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Tuy nhiên không nhất thiết các nội dung hoạt động sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từng hoạt động sự kiện nêu trên. Nhũng yêu cầu đối với từng sự kiện luôn thật cụ thể và được ghi chú vào bảng yêu cầu. 31 Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian. Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không gian cần cho các hoạt động diễn tập. Có nhiều hoạt động sự kiện phải diễn tập một cách thuần thục mới được thực hiện trong sự kiện như dẫn chương trình, các chương trình và các thiết bị nghe nhìn, hoạt động của một số khách mời, lắp đặt thiết bị. Địa điểm tổ chức phải phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng đến yêu cầu địa điểm do đó cần phải biết trước chi phí cần thiết để có thể ra những quyết sách phù hợp. Phải bắt đầu từ khả năng tài chính và cân đối với bảng chi phí. Khả năng tài chính và chi phí là yếu tố đầu tiên và cuối cùng xác định yêu cầu về địa điểm cho tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch lưu trú và ăn uống. * Kế hoạch lưu trú cho khách tham dự. Đối với các cuộc hội thảo dài ngày hay các sự kiện lớn mang tính quốc tế thì khách mời đa số sẽ phải nghỉ qua đêm vì thế các nhà tổ chức cũng phải rất quan tâm đến vấn đề lưu trú của khách, đặc biệt là đối với những khách mời quan trọng, nhân viên phụ trách về việc đặt phòng nghỉ cho các khách mời phải có kiến thức chuyên môn, có óc tổ chức, đặc biệt là các hội thảo quốc tế khi khách mời của nhà tổ chức thường đi cùng vợ hoặc gia đình, vì thế nhân viên đặt phòng phải nắm rõ được những thông tin này trước khi đặt phòng cho khách, và trước đó nhân viên chịu trách nhiệm công việc này phải có trong tay danh sách khách sẽ tham dự, danh sách khách nghỉ tại khách sạn, thời gian khách đến và đặc biệt là thời gian khách đi, tránh để xảy ra tình trạng trả phòng sớm hơn thời gian kết thúc buổi họp: ví dụ như cuộc họp kéo dài hai ngày thì chắc chắn đến ngày thứ 3 khách sẽ bay 32 về nước, vì thế người đặt phòng khách sạn phải chú ý cho khách trả phòng vào ngày thứ 3 chứ không thể trả vào ngày thứ 2 được. * Kế hoạch phục vụ ăn uống cho khách tham dự Ăn uống trong các buổi hội thảo, các chương trình sự kiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện, hay các bữa ăn nhẹ giải lao giữa giờ ( Tea break) và các bữa ăn hàng ngày của khách tham dự. Nhà tổ chức phải phân biệt với các bữa ăn hàng ngày của khách tại khách sạn hay nhà hàng. * Đồ ăn. Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mức độ và mục đich bữa ăn cần phải đạt tới. Chẳng hạn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu, kết thúc hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng,…nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện. Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi. Cần bàn bạc cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu trong phạm vi giới hạn của ngân sách. Chú ý tới màu sắc món ăn, hương vị có những nét gì đặc trưng, gợi sự quan tâm của mọi người, mang lại hiệu quả cao, chi phí hạn chế, sao cho thể hiện sự tinh tế, khả năng sáng tạo và phong cách riêng biệt. Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực phẩm. Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm cho người ăn kiêng, đặc biệt chú ý đồ ăn cho những người theo đạo. Quan trọng hơn thực phẩm phải đảm bảo an toàn từ nguồn gốc và chế biến phục vụ. Căn cứ vào tiệc đứng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và cơ cấu món ăn cho phù hợp. 33 Ngoài ra , Nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn cho các bữa tiệc và báo trước cho nhà cung cấp thực phẩm. Vấn đề này cần lưu ý tới số khách tăng thêm do có những người đi kèm. Tuy nhiên những khách đi kèm này nhà tổ chức cũng cố gắng biết trước để đảm bảo cung cấp đủ suất ăn, tránh để thừa lãng phí. Cần có mốc thời gian cuối cùng để chốt số suất ăn sau khi đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự. Một vấn đề quan trọng đó là bố trí đội ngũ nhân viên phục vụ, nhân viên âm thanh ánh sáng, sân khấu, giải trí,…Tùy vào lực lượng này có được dự với khách mời hay sắp xếp riêng cho họ, thông thường nhà tổ chức sẽ phải bố trí riêng cho họ, như vậy thì ngân sách sẽ phải tăng thêm. * Đồ uống. - Đồ uống thích hợp: Căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, Nhà tổ chức cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạnh, sâm panh, vang,…Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hưởng lớn tới ngân sách. Để giải quyết vấn đề này, có thể giới hạn một số loại đồ uống mà sự kiện cung cấp. Ngoài ra cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với khách sạn để dùng rượu quý và phải trả chi phí. Cần làm việc về giá cả các loại đồ uồng trước, một giá thống nhất của khách sạn trước đó hay theo mức giá ưu tiên nào đó cho sự kiện hay hội thảo. - Rượu và quầy bar: Phải luôn bảo đảm đủ người phục vụ trong quầy bar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu cho khách. Nhân viên phục vụ phải biết rõ công việc của mình. Phải biết mình ở vị trí nào và thời gian bao lâu. 34 - Kết thúc chiêu đãi: Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý không nên kết thúc trước khi nhân viên dọn dẹp xong. Nhà tổ chức phải rất linh hoạt. Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách không muốn tiệc kết thúc và có thể muốn kéo dài phục vụ. Như vậy nhà tổ chức phải xác định chi phí phục vụ thêm giờ. Một vấn đề quan trọng cần chú ý khi Nhà tổ chức đặt ăn ở các khách sạn hay nhà hàng, đặc biệt là ăn đứng, nhà tố chức cần kiểm tra kỹ cách trang trí, sắp xếp bàn ghế trong phòng ăn (đối với phục vụ khách Tây) trước khi diễn ra tiệc chiêu đãi, tránh gây tình trạng lộn xộn, không đủ thời gian để sắp xếp lại. Một điều chú ý trong cách sắp xếp chỗ ngôi đối với các tiệc ngồi đó là chỗ ngồi của các thành viên quan trọng tham dự cuộc họp hay sự kiện, và chố ngồi của chủ tiệc,… Tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyếch trương và tiến hành bán chố tham dự cuộc họp. Đối với những cuộc hội nghi, hội thảo hay những sự kiện lớn có sự tham gia của các diễn giả là những người hết sức quan trọng và tài giỏi thì Nhà tổ chức có thể bán vé, bánn chỗ và thu tiền, cách làm này tạo ra những mặt tích cực cho cuộc hội thảo thành công hơn, vì các thành viên tham gia nghĩ là phải mất tiền nên sẽ có thái độ tham gia tích cực hơn. Sau khi đã hoàn thành hết các khâu chuẩn bị, trước khi hội thảo hay sự kiện diễn ra Nhà tổ chức có thể tiến hành các hoạt động khuyếch trương, quảng cáo đến công chúng. Hoạt động quảng cáo có quy mô như thế nào và ở những nơi nào còn phụ thuộc vào mục đích của Nhà tổ chức.Nhưng Nhà tổ chức cũng cần nắm rõ luật treo các biển hiệu quảng cáo ở đường phố ví dụ như: chỉ được treo biển quảng cáo cho hội nghị, hội thảo hay sự kiện không 35 quá 5 ngày trước khi diễn ra sự kiện và không được treo quá 20 điểm trên cả thành phố nơi tổ chức sự kiện, hay hội nghị, hội thảo. Tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo hay sự kiện. Tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo được thể hiện qua nhân viên tổ chức, cách thức tổ chức, và trang thiết bị tiện nghi phục vụ cho sự kiện, hội nghị, hội thảo. Góc độ con người. Dưới góc độ con người tính chuyên nghiệp được thể hiện qua: * Trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, hiểu biết của Nhà tổ chức, nhân viên phục vụ. Tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, sự kiện trước hết được thể hiện ở trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, mức độ hiểu biết và khả năng tổ chức của Ban tổ chức hội nghị hay sự kiện. Nó thể hiện ở việc hiểu biết trên các lĩnh vực riêng biệt trong tổ chức, nền tảng kiến thức sâu và rộng, từ cách bố trí, sắp xếp nhân viên, công việc một cách khoa học, hợp lý cho đến cách giải quyết đối với các tình huống phát sinh trong sự kiện. Mỗi một lĩnh vực chuyên môn trong tổ chức đòi hỏi Nhà tổ chức phải biết cách bố trí đúng nhân lực, đúng việc, không thể xảy ra tình trạng nhân viên chịu trách nhiệm công việc này mà lại không hề biết mình phải làm những gì. Tính chuyên nghiệp còn thể hiện ở việc nhận thấy khả năng của từng nhân viên và trao quyền cho họ, biết cách trao đúng quyền hạn cho nhân viên. Nhà tổ chức phải trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra 36 quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc, về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban. Để làm được những nhiệm vụ trên đòi hỏi ban tổ chức phải có kỹ năng chuyên môn sâu, óc tổ chức tốt. Tiếp theo đó tính chuyên nghiệp được thể hiện ở trình độ chuyên môn của từng nhân viên phục vụ trong hội thảo và sự kiện. Nhân viên phục vụ phải được huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phải hiểu việc và thành thạo công việc trong tất cả các khâu. Cần có sự phân biệt nhân viên phục vụ ăn uống và nhân viên quán bar để khách dễ giao tiếp. Tính chuyên nghiệp không chỉ được xem xét, đánh giá hay huấn luyện đối với nhân viên phục vụ của nhà tổ chức mà còn cả ở những người cung cấp, những người tình nguyện viên tham gia trong hội thảo hay sự kiện. * Thái độ ứng xử của Nhà tổ chức, nhân viên điều hành. Có thể nói thái độ ứng xử là vấn đề luôn được đặt ra hàng đầu đối với những ai làm ngành dịch vụ. Thái độ ứng xử ở đây được hiểu là thái độ trong công việc và thái độ ứng xử với các vị khách mời. Và tính chuyên nghiệp trong thái độ ứng xử cũng được xem xét từ nhân viên phục vụ cho đến những thành viên trong ban tổ chức. Đối với nhân viên phục vụ phải có hành vi ứng xử văn hóa, nói năng lịch thiệp và luôn tôn trọng khách, sẵn sàng giúp đỡ bất cứ khi nào khách cần. Hành vi này cũng thể hiện trong lối ăn mặc , cách giao tiếp của tất cả nhân viên từ nhân viên phục vụ của nhà tổ chức, cho đến nhân viên của nhà cung cấp và lực lượng tình nguyện viên. Luôn tin tưởng và tôn trọng khách, tôn trọng những phong tục tập quán, những tín ngưỡng tôn giáo. Tất cả nhân 37 viên đều phải luôn tìm hiểu kỹ về phong tục tập quán và đức tin những điều kiêng kỵ của người khác (đặc biệt là nhân viên phục vụ trong các hội thảo hay sự kiện quốc tế). Trên cơ sở đó mà điều chỉnh hành vi phục vụ trong hoạt động sư kiện. Đây là vấn đề cơ bản trong giao tiếp giữa các nền văn hóa khác nhau. Ngưỡng văn hóa của các nền văn hóa quy định suy nghĩ, tình cảm, cách cư xử hành vi của từng con người trong nền văn hóa đó. Ở đây tôn trọng khách, ứng xử văn hóa không có nghĩa là tuân thủ mọi yêu cầu của khách. Trước hết phải xem khách là những người nào, trong tình trạng nào và yêu cầu của họ là gì? Có phù hợp với sự kiện không. Chẳng hạn trường hợp khách mời quá say gây lộn xộn hoặc muốn đem đồ uống về phòng,..những trường hợp như vậy thật khó chấp nhận và cách giải quyết của nhân viên trong những trường hợp này là dựa trên những quy tắc , quy chế đã có và phải nhờ đến nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hay cảnh sát thực hiện. Những nguyên tắc ứng xử như trên yêu cầu đối với nhân viên phục vụ bao nhiêu thì đối với những người trong ban tổ chức lại càng khắt khe bấy nhiêu, những thành viên trong ban tổ chức phải là tấm gương về thái độ ứng xử trong công việc và với khách mời cho nhân viên. Luôn luôn chủ động thực hiên công việc, luôn tích cực, tươi cười trong việc giải quyết những tình huống phát sinh trong công việc và đối với khách mời. * Tính đúng thời gian: Xã hội ngày càng phát triển, thời gian ngày càng trở lên quý giá hơn, và ngày nay thời gian đã được xem như một tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của một cá nhân hay một tổ chức. Luôn luôn tuân thủ quy tắc đúng giờ, thâm chí là sớm hơn thời gian đã định trước được xem là một con người chuyên nghiệp. Tổ chức cũng vậy, với những kế 38 hoạch đã định ra về thời gian như: thời gian trong lịch trình tổ chức, thời gian đã hẹn trước trong các bản hợp đồng với các nhà cung cấp hay thời gian bắt đầu tổ chức hội thảo, sự kiện. Không ít cuộc hội thảo đã phải lùi thời gian tổ chức xuống vì lý do các khách mời đến muộn, thời gian tổ chức bị kéo lùi lại nảy sinh ra rất nhiều vấn đề liên quan đến các dịch vụ đã đặt trước đó của nhà tổ chức, vì vậy việc tuân thủ đúng thời gian ngày càng phải được đề cao đặc biệt là đối với các cuộc hội thảo trong nước. Góc độ tổ chức Một cuộc hội thảo hay sự kiện muốn thành công thì vấn đề về tổ chức và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất. Nhà tổ chức không chỉ có óc tổ chức tốt mà phải biết bố trí, sắp xếp công việc, nhân viên sao cho khoa học và hợp lý nhất, phát huy được hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Một nhà tổ chức chuyên nghiệp phải làm tốt ngay từ khi lập bản kế hoạch cho tổ chức sự kiện hay hội thảo, lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, lựa chọn nhà cung cấp cho đến những chương trình, hoạt động trong hội thảo, sự kiện, sắp xếp bố trí nhân viên một cách hợp lý nhất theo từng nhóm mỗi nhóm gồm bao nhiêu thành viên và đảm nhận những nhiệm vụ gì, ai là nhóm trưởng trong từng nhóm, và ai chịu trách nhiệm trước ban tổ chức về công việc mình đảm nhận hay lựa chọn, bố trí sắp đặt phòng sự kiện hay hội thảo một cách khoa học và nghệ thuật. Tất cả các vấn đề từ nhỏ nhất đều phải được nhà tổ chức quan tâm và sát sao đến chúng từ trước khi sự kiện diễn ra, trong khi tổ chức sự kiện và ngay sau khi sự kiện đã kết thúc. * Tính kế hoạch của công tác tổ chức 39 Như đã đề cập ở trên thì việc đầu tiên nhà tổ chức cần làm tốt đó chính là bản kế hoạch tổ chức, tính kế hoạch ở đây đề cập đến việc nhà tổ chức luôn phải làm việc có kế hoạch với các nhà cung cấp, các dịch vụ đã được đặt trước, từ việc ký hợp đồng, thay đổi số lượng hay yêu cầu về việc tổ chức, tất cả đều phải được lên kế hoạch và có thông báo cho các nhà cung cấp như khách sạn, nhà hàng hay thiết bị ánh sáng, âm thanh, còn việc thông báo trước bao lâu là do tính chất, loại hình và quy mô của cuộc họp hay sự kiện chi phối. Trang thiết bị tiện nghi. Đây là vấn đề khó kiểm soát đối với nhà tổ chức, vì thông thường đây là các trang thiết bị thuê ngoài. Việc lựa chọn cùng một nhà cung cấp cho hệ thống âm thanh, ánh sáng hay lựa chọn các nhà cung cấp khác nhau cũng phải được nhà tổ chức đặc biệt chú ý. Nếu sử dụng cùng một nhà cung cấp sẽ đảm bảo được tính đồng bộ về mặt chất lượng, quản lý xong khó có thể đảm bảo các dịch vụ được làm đúng tiến độ. Xong dù lựa chọn phương án cung cấp nào đi chăng nữa thì nhà cung cấp cũng phải đặt ra những yêu cầu riêng biệt cho các thiết bị đặc thù về tính tiện nghi, tính gọn nhẹ, đặc biệt là tính an toàn và tính thẩm mỹ, làm sao để các dây điện hay các ổ điện được dùng trong buổi hội thảo, hay sự kiện được bố trí một cảnh gọn gàng nhất mà lại không làm mất cảnh quan của phòng họp. Muốn làm được điều này thì yêu cầu Nhà tổ chức trước tiên phải nắm rõ về cách bố trí cũng như sử dụng chúng sau đó phải có kỹ năng đàm phán, thương thuyết với các nhà cung cấp các dịch vụ này sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ và an toàn tuyệt đối trong những ngày diễn ra hội thảo và sự kiện. 40 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN SAIGONTOURIST TẠI HÀ NỘI. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CN CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN SAIGONTOURIST TẠI HÀ NỘI Qúa trình hình thành và phát triển của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội. Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist đã đi vào hoạt động được hơn 30 năm, thời gian đầu công ty chủ yếu khai thác dịch vụ vận chuyển, đây được coi là thế mạnh lớn nhất của công ty. Sau gần 20 năm hoạt động công ty đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, kết hợp với dịch vụ cho thuê xe chủ lực công ty đã kinh doanh vào lĩnh vực du lịch. Trong suốt quá trình kinh doanh dài công ty đã luôn cố gắng tạo lập một chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung và kinh doanh vận chuyển, lữ hành nói riêng. Với vốn điều lệ là 40 tỷ đồng và là thành viên duy nhất của tập đoàn du lịch lớn thứ 3 thế giới Radius tại Việt Nam, công ty đã thu hút một lượng khách du lịch rất lớn trong nước và quốc tế. Trước sự phát triển mạnh mẽ của ngành du lịch Việt Nam, Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist cần phải mở rộng thị trường quốc tế, chiếm lĩnh thị trường khách du lịch nội địa trên toàn đất nước. Chính vì vậy, ngoài việc xây dựng lên rất nhiều các đơn vị trực thuộc công ty đã quyết định thành lập thêm CN công ty cổ phần vận chuyến Saigontourist tại Hà Nội. Được sự cho phép của UBND thành phố Hà Nội về việc lập thêm chi nhánh 41 tại Hà Nội, tháng 12 năm 2004 CN cũng được sở du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh. CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội là một bộ phận cấu thành của công ty cổ phần vận chuyến Saigontourist – thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh từng phần trong khuôn khổ kế hoạch, hạch toán và thống nhất trực tiếp của Giám đốc Công ty, CN sử dụng con dấu riêng để hoạt động, có quyền mở tài khoản riêng tại ngân hàng Exim Bank bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ. Sau một thời gian ngắn hoạt động có hiệu quả, do yêu cầu mở rộng quy mô và thuận tiện cho công việc giao dịch CN Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội đã chuyển văn phòng làm việc từ số 6 Vọng Đức, Hoàn Kiếm, Hà Nội sang số 3 Phan Huy Ích, Ba Đình, Hà Nội vào ngày 15/6/2007. Sau này, theo quá trình hoạt động CN đã tìm thấy vị trí thích hợp, lâu dài, thuận lợi cho việc quảng bá hình ảnh và kinh doanh lên đã quyết định chuyển văn phòng về phòng 703, tầng 7 tòa nhà Thành Đông, 132- 138 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội từ tháng 11/2007 cho đến nay. Hiện nay CN Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội là một trong những đơn vị hoạt động năng động trong Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, CN đã tổ chức thành công các chương trình du lịch trong nước và quốc tế, hội nghị, hội thảo cho các bộ, ngành, các tổ chức phi chính phủ và để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng sau mỗi chuyến đi. 2.1.1.1 Địa vị pháp lý của CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội. 42 Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist là một doanh nghiệp nhà nước có đủ tư cách pháp lý để tham gia vào các hoạt động kinh doanh. Công ty được cấp giấy phép kinh doanh đầy đủ. CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội là một bộ phận cấu thành của Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist, vì vậy nó cũng có đầy đủ tư cách pháp lý như trên. 2.1.1.2 Chức năng kinh doanh - Dịch vụ cho thuê xe du lịch từ 4 đến 45 chỗ - Bán vé máy bay ( là đại lý bán vé máy bay cho các hãng hàng không nổi tiếng) - Tổ chức các tours du lịch trong nước và quốc tế - Tổ chức hội nghị, hội thảo 2.1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức lao động cùng nhiệm vụ của các bộ phận tại CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist CN tại Hà Nội thực hiện chế độ quản lý doanh nghiệp theo nguyên tắc trực tuyến chức năng . Mô hình cơ cấu tổ chức nhân sự của CN được biểu diễn theo sơ đồ sau: Bảng số 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội 43 GIÁM ĐỐC Bộ phận nghiệp vụ du lịch Bộ phận bổ trợ Phòng vé Phòng kinh doanh Phòng điều hành Phòng kế toán ( Nguồn: CN Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist tại Hà Nội) Số lượng nhân viên trong chi nhánh bao gồm 6 nhân viên trong đó có: 1 Gíam đốc chi nhánh ( chủ yếu làm lĩnh vực kinh doanh ) 2 nhân viên phòng vé 1 nhân viên phòng kinh doanh 1 nhân viên điều hành 1 nhân viên phòng kế toán 44 Đội ngũ nhân viên trong CN ngoài có kiến thức chuyên ngành, kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực du lịch khá lâu năm, còn có trình độ ngoại ngữ thành thạo đã tạo ra lợi thế rất lớn cho quá trình làm việc. Nhiệm vụ của từng bộ phận: 2.1.2.1 Phòng vé Trong CN Công Ty Cổ Phần Vận Chuyển Saigontourist phòng vé làm các nhiệm vụ sau: Nghe và nhận các cuộc gọi điện của khách hàng đến phòng vé Theo dõi tình hình đặt, giữ chỗ của các hãng hàng không qua phần mềm Abacus Nhận đặt, giữ chỗ máy bay cho khách hàng Ký các hợp đồng cung cấp dịch vụ vận chuyển (chỗ ngồi trên máy bay) với khách hàng Giao vé tận nơi cho khách và thu tiền vé máy bay Thanh toán tiền vé máy bay với bộ phận kế toán Phòng kinh doanh ( thị trường ) Đây là bộ phận quyết định tới khả năng thu hút khách của Công Ty. Vì Công Ty mới đi vào hoạt động chưa lâu lên phòng kinh doanh (thị trường) chủ yếu tổ chức theo đối tượng khách ( nội địa, quốc tế, công vụ hay du lịch trọn gói). Bộ phận này thực hiện các hoạt động tổ chức kinh doanh, marketing như nghiên cứu thị trường, tuyên truyền quảng cáo, đặt quan hệ với các công ty lữ hành gửi khách và nhận khách (chủ yếu là nhận khách) , quan hệ với các khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi giải trí, đặc biệt là các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, các điểm tham quan… . Nhiệm vụ chính của phòng thị trường như sau: 45 Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động xúc tiến, không ngừng giới thiệu các chương trình du lịch đến với khách hàng hiện tại và tiềm năng của công ty, thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty. Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, thiết lập hệ thống đặt phòng với mức giá hợp lý, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Ký kết hợp đồng của công ty với các hãng, các công ty du lịch, các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, khách sạn, nhà hàng, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các nguồn khách nội địa và quốc tế. Điều xe theo yêu cầu của khách hàng Tổ chức các tours du lịch ngắn ngày và dài ngày, tham quan du lịch, cắm trại cho các cá nhân, đoàn thể trong và ngoài nước, tổ chức các tour riêng theo yêu cầu của khách Tổ chức các hội nghị, hội thảo trong nước và quốc tế, những buổi họp mặt khách hàng, tiệc cuối năm, kết hợp tổ chức tham quan du lịch sau hội nghị Thiết lập và duy trì mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, chăm sóc khách hàng theo kế hoạch định kỳ của công ty. Đảm bảo các hoạt động thông tin thông suốt giữa công ty với các nguồn khách và các nhà cung cấp. Thông tin thường xuyên, kịp thời, đầy đủ và chính xác cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch của các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp với bộ phận kế toán theo dõi việc thanh toán, thanh lý hợp đồng và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách. 46 Phòng kinh doanh (thị trường) phải thực sự trở thành chiếc cầu nối giữa thị trường với công ty, là bộ phận chủ yếu trong việc xây dựng các chiến lược, sách lược hoạt động chiếm lĩnh thị trường và phát triển thị trường của công ty Phòng điều hành Phòng điều hành đóng vai trò tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của doanh nghiệp. Nó tổ chức các chương trình du lịch. Phòng điều hành là cầu nối giữa các doanh nghiệp lữ hành với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch. Phòng điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính như sau: Triển khai các hoạt động liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch thông báo về khách do phòng thị trường gửi tới Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, làm visa, mua vé vận chuyển, … đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng . Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan ( Ngoại giao, Nội vụ, Hải quan). Ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch ( khách sạn, nhà hàng, đường sắt…). Lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý . Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các doanh nghiệp gửi khách và nhà cung cấp dịch vụ du lịch. Nhanh chóng xử lý các 47 trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phòng kế toán Phòng này thực hiện tất cả các công việc như tất cả các công ty khác theo đúng tên gọi của nó. Phòng này thực hiện những nhiệm vụ như sau: Thực hiện tất cả các công việc như theo dõi tài chính, kế toán của công ty , theo dõi, ghi chép chi tiêu c