Chuyên đề Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt

iệp đó. 1.4.1.1. Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng). Đây là kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đơn giản nhất. Đặc điểm cơ bản của loại cơ cấu này là mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng. Người cấp dưới chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. Trong đó, người lãnh đạo phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Nói cách khác là mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng. Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm và nhược điểm sau: *Ưu điểm: - Mệnh lệnh từ cấp trên đưa xuống được thực hiện thi hành nhanh do lãnh đạo tập trung, thống nhất, không chồng chéo. - Đảm bảo việc thự hiện chế độ một thủ trưởng. - Tăng cường trách nhiệm cá nhân vì mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. *Nhược điểm: - Người quản lý phải có kiến thức toàn diện và có khả nnăng bao quát rộng khắp. - Khối lượng của công việc quản lý khá lớn, dồn vào một đầu mối và không được chuyên môn hóa. - Kết quả công việc phụ thuộc khá nhiều vào năng lực quản lý của người quản lý, sự vắng mặt của người quản lý có thể dẫn đến tình trạng công việc bị ngừng trệ. - Chưa tận dụng được những chuyên gia trong việc ra quyết định nhhững vấn đề quan trọng. Cơ cấu này đơn giản và phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, có tính chất sản xuất liên tục và sản phẩm không phức tạp. 1.4.1.2. Cơ cấu chức năng. Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của mình cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Thực chất của mô hình này là cơ cấu tổ chức được tổ chức dựa trên sự chuyên môn hóa theo chức năng, tính chất công việc. Những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó hình thành nên các cán bộ lãnh đạo đảm nhiệm một chức năng nhất định. Mô hình này có những ưu – nhược điểm sau: *Ưu điểm: - Có sự chuyên môn hóa về mặt quản lý. - Thu hút được nhiều ý kiến của các chuyên gia trên nhiều lĩnh vực nên quyết định quản trị đưa ra sáng suốt hơn. - Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp. * Nhược điểm: - Vi phạm chế độ một thủ trưởng. - Mỗi cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiếp nên trách nhiệm cá nhân không rõ ràng. Tại một thời điểm có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau để thực hiện, thậm chí các mệnh lệnh có thể trái ngược nhau. - Dễ gây ra tình trạng hỗn loạn nếu trách nhiệm và quyền hạn của cấp lãnh đạo chức năng không rõ ràng, cụ thể hóa. - Khi có sai sót khó quy trách nhiệm cho các cấp quản trị. Cơ cấu này cũng khá đơn giản nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ có cơ cấu tổ chức đơn giản hoặc với những đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.4.1.3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng. Cơ cấu trực tuyến – chức năng là kiểu cơ cấu kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Theo cơ cấu này, các cá nhân, đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh từ thủ trưởng cấp quản lý trực tiếp. Các ý kiến của lãnh đạo phòng chức năng chỉ mang tính chất tư vấn, tham mưu về nghiệp vụ. Đặc biệt, các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh trực tiếp cho các phân xưởng hay bộ phận sản xuất. Mô hình này đã phát huy được ưu điểm và hạn chế được khuyết điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng. Tuy nhiên nó cũng phát sinh một số nhược điểm là: - Nếu các phòng chức năng không được tổ chức tốt thì bộ máy quản lý sẽ trở nên cồng kềnh, phức tạp, gây lãng phí, tốn kém trong quá trình trả lương cho cán bộ. - Các quyết định đưa ra thường chậm vì phải cân nhắc những ý kiến của các phòng chức năng. Trong một số trường hợp, điều này sẽ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh. - Cần thời gian họp hành nhiều. - Thông tin trong tổ chức phải trải qua nhiều cấp khác nhau gây mất thời gian và có thể bị sai lệch thông tin. Cơ cấu trực tuyến - chức năng đã khắc phục được những hạn chế và phát huy những điểm tích cực trong hai mô hình trên nên nó được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. 1.4.1.4. Cơ cấu trực tuyến - tham mưu. Bản chất của cơ cấu này cũng giống với cơ cấu trực tuyến – chức năng, chỉ khác ở điểm các phòng chức năng được thay thế bằng một nhóm cán bộ tham mưu gọn nhẹ hơn và không tổ chức thành phòng ban cồng kềnh. Chính bởi vì vậy mà mô hình này thường được áp dụng cho các công ty nhỏ, khối lượng công việc chức năng nhỏ nhưng có đội ngũ chuyên gia tham mưu cao. 1.4.1.5. Cơ cấu tổ chức theo ma trận. Cơ cấu tổ chức theo ma trận là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo hình vuông do hai hệ thống quản lý ngang và dọc tạo nên. Ví dụ, khi cần thực hiện một dự an O, Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án. Các đơn vị chức năng F cử ra các cán bộ, bộ phận tham gia thực hiện dự án. Khi dự án kết thúc, người nào sẽ quay trở về vị trí của người đó. * Ưu điểm: - Có tính năng động cao, dễ di chuyển cán bộcó năng lực để thực hiện các dự án khác nhau. - Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao sẵn có trong doanh nghiệp. - Giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý của các dự án. * Nhược điểm: - Thường xảy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án với người lãnh đạo bộ phận chức năng nên đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao. Nhìn chung mô hình cơ cấu theo ma trận thích hợp với các ban quản lý dự án, các công trình xây dựng hay các tổ nghiên cứu. 1.4.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nên trước hết nó phải phù hợp với cơ cấu tổ chức đó. Để tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý và lấy đó làm tiền đề để bộ máy quản trị doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, chúng ta không thể bỏ qua các nhân tố ảnh hưởng tới nó. Dưới đây là các nhân tố có tác động đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.4.2.1. Những nhân tố thuộc môi trường kinh doanh. Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, điều kiện có tác động khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kdcủa doanh nghiệp không chỉ bao gồm môi trường vĩ mô của nền kinh tế, môi trường ngành mà còn bao gồm cả môi trường nội bộ của doanh nghiệp. *Môi trường vĩ mô của nền kinh tế: là môi trường khách quan, ở bên ngoài doanh nghiệp. Nó bao gồm các yếu tố: - Môi trường tự nhiên: là những đặc điểm tự nhiên cảu một vùng, một đất nước như là vị trí địa lý, khí hậu, địa hình, tài nguyên… - Môi trường kinh tế: Tình hình phát triển kinh tế, các chính sách kinh tế như chính sách thuế, lãi suất, tỷ giá hối đoái… - Môi trường công nghệ: Trình độ công nghệ cũng như việc áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ vào trong sản xuất kinh doanh. - Môi trường chính trị: Là thể chế chính trị, tình hình chính trị, an ninh xã hội của một quốc gia. - Môi trường pháp lý: Đó là hệ thông luật pháp và ý thức tuân thủ luật pháp của người dân. - Môi trường xã hội: Tình trạng việc làm, dân số, mức sống dân cư… - Môi trường văn hóa: Phong tục tập quán, thói quen sinh hoạt, văn hóa, truyền thống… - Môi trường sinh thái: Là mức độ ô nhiễm môi trường. - Môi trường quốc tế: Là sự mở của nền kinh tế, giao lưu, thông thương với quốc tế. * Môi trường kinh doanh ngành: Cũng là môi trường khách quan ở bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm: - Khách hàng. - Nhà cung ứng. - Sức ép của đối thủ cạnh tranh. - Sức ép của sản phẩm thay thế. * Môi trường nội bộ doanh nghiệp: Là môi trường chủ quan, ở bên trong doanh nghiệp. Nó bao gồm tất cả các yếu tố, các nguồn lực của doanh nghiệp như là: nguồn nhân lực, vốn, trình độ tổ chức quản lý, trình độ công nghệ, máy móc thiết bị… Mỗi doanh nghiệp có một môi trường kinh doanh khác nhau. Môi trường đó có thể đưa đến cho doanh nghiệp những tác động tích cực hoặc tiêu cực, tạo nên những cơ hội thuận lợi hoặc những nguy cơ tiềm tàng. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, môi trường kinh doanh thường xuyên biến đổi phức tạp và chức đựng nhiều rủi ro. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp cần phải hết sức linh hoạt để thích nghi với môi trường kinh doanh. 1.4.2.2. Mục đích, chức năng của doanh nghiệp. Mục đích,chức năng của doanh nghiệp sẽ quy định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó. Đơn cử, tại các doanh nghiệp sản xuất, chức năng sản xuất là quan trọng nhất. Do đó, bộ máy tổ chức phải hướng mạnh vào việc phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Còn tại các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, bộ phận tiếp xúc, phục vụ khách hàng lại là bộ phận rất quan trọng. Như vậy, nhiệm vụ sản xuất hay cung cấp dịch vụ, hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nên nó ảnh hưởng tới kiểu hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bao gồm cả các cấp và bộ phận quản trị cũng như mối liên hệ giữa chúng. 1.4.2.3. Quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều lao động, nhiều nơi làm việc thì cơ cấu bộ máy càng phức tạp. Theo đó, cơ cấu sẽ càng nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn và quan hệ giữa chúng càng phức tạp. Ngược lại, với các doanh nghiệp nhỏ thì cơ cấu quản lý lại rất đơn giản. Vậy quy mô của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 1.4.2.4. Yếu tố kỹ thuật. Yếu tố kỹ thuật công nghệ ở một doanh nghiệp bao hàm chủng loại và kết cấu sản phẩm, dịch vụ, công nghệ chế tạo sản phẩm, loại hình sản xuất…Đây chính là cơ sở xây dựng cơ cấu sản xuất và từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trình độ kỹ thuật công nghệ càng hiện đại bao nhiêu, tính chất tự động hóa càng cao thì lao đông bên trong càng ít bấy nhiêu, kết quả lao động càng ít chịu ảnh hưởng của tính chủ quan của nhân tố con người. Do đó, hoạt động quản trị càng tập trung vào mối quan hệ với môi trường kinh doanh, giải quyết các vấn đề phù hợp giữa con người và công nghệ, kỹ thuật. 1.4.2.5. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị. Trong thời đại kinh tế tri thức như hiện nay, trình độ của các nhà quản trị doanh nghiệp là vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm. Đội ngũ các nhà quản trị có trình độ cao sẽ giải quyết tốt cá nhiệm vụ quản trị với năng suất cao nên đòi hỏi ít người, giảm bớt được các đầu mối. Các nhà quản trị được đào tạo theo hướng có kiến thức chuyên môn hóa sâu và hiểu biết xã hội rộng sẽ tạo được những ảnh hưởng trực tiếp tới cách tổ chức ở các cấp, các bộ phận bên dưới. Bên cạnh đó, trang thiết bị quản trị sẽ giúp cho các nhà quản trị nâng cao được năng suất lao động cũng như chất lượng công việc. Khoa học công nghệ thông tin càng phát triển càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý thông tin của nhà quản trị nên nó cũng sẽ tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . 1.4.2.6. Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp. Cơ sở pháp lý đòi hỏi một số loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định nhất định trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong các doanh nghiệp nhà nước, vấn đề được đặt ra trong xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là phải giải quyết thỏa đáng mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản trị doanh nghiệp và tổ chức Công Đoàn. Bộ máy tổ chức tại doanh nghiệp này được tổ chức riêng theo quy định đối với doanh nghiệp nhà nước. Còn đối với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh hiện nay, vấn đề giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động lại là vấn đề lớn nhất được đặt ra khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở doanh nghiệp đó. 1.5. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 1.5.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Có thể nói, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu khách quan giúp cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Muốn vậy, nó phải phát triển theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ, linh hoạt và có hiệu quả. Tức là: - Chuyên tinh: Thường xuyên, chuyên sâu, có chọn lọc và chuyên môn hóa cao. - Gọn nhẹ: Không thừa, không thiếu bộ phận nào, không chồng chéo,, không cồng kềnh. - Linh hoạt: Có thể thích ứng được với sự biến động của môi kinh doanh và sự thay đổi của sản xuất kinh doanh. - Hiệu quả: Chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng hiệu quả thu về là cao nhất. Tóm lại, công tác quản lý là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý để đảm bảo thực hiện có hiệu quả công việc sản xuất kinh doanh là một tất yếu khách quan. 1.5.2. Nội dung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 1.5.2.1. Hoàn thiện trong việc phân công trong bộ máy quản trị điều hành doanh nghiệp. Bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào cũng đòi hỏi phải có một sự điều hành sản xuất kinh doanh thống nhất tuyệt đối, chấp hành, tuân thủ kỷ luật hết sức chặt chẽ, cũng như thống nhất vận hành theo những quy tắc từ trên xuống dưới. Tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp mà tiến hành sắp xếp, bố trí vị trí các phòng ban và cán bộ phụ trách. Đặc biệt nên phân công một hoặc một số người, bộ phận làm nhiệm vụ chuyên trách để tham mưu, cố vấn giúp ban giám đốc trong việc chỉ đạo và điều hành doanh nghiệp. Khi phân công phụ trách cần giới hạn tối đa số lượng các phòng chức năng, số lượng bộ phận, hoặc nhân viên thuộc một chức danh quản lý. Vì khi số lượng bộ phận, hoặc nhân viên thuộc một chức danh quản lý nào đó tăng vượt quá khả năng quản lý, kiểm soát thì mối quan hệ cũng tăng gấp bội dễ dẫn đến không bao quát hết để điều hành một cách sát sao, có hiệu quả. 1.5.2.2. Hoàn thiện bộ máy tổ chức các phòng chức năng. Các phòng chức năng là tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kỹ thuật, hành chính được phân công chuyên môn hóa theo chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp đỡ Ban giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất cũng như các cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúnh đắn, kịp thời những quyết định quản lý. Trách nhiệm chung của phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến hành đồng bộ nhịp nhàng. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức các phòng chức năng được tiến hành theo các bước sau: - Bước 1: Rà soát lại chức năng, nhiệm vụ của từng phòng loại bỏ những chức năng chồng chéo. - Bước 2: Xác định số lượng các cán bộ cần có trong từng phòng chức năng cụ thể. - Bước 3: Xác định nhiệm vụ của từng người trong phòng. - Bước 4: Bố trí, sắp xếp người cho phù hợp. - Bước 5: Giải quyết cho những lao động chưa được sắp xếp. 1.5.2.3. Hoàn thiện việc phân công trong các phân xưởng. Các phân xưởng là nơi trực tiếp diễn ra quá trình sản xuất của doanh nghiệp, do đó cơ cấu tổ chức trong các phân xưởng rất quan trọng. Chức năng cũng như nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng là sản xuất. Hơn nữa, phân xưởng là một dơn vị nhỏ, trong có các chức năng nhiệm vụ của từng phân xưởng khá rõ ràng. Do vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại phân xưởng phải đơn giản, gọn nhẹ hơn bộ máy tổ chức cua doanh nghiệp. Cụ thể, nó không chia thành các phòng ban chức năng mà chỉ đơn giản gồm có: quản đốc, các phó quản đốc, và có thể có người giúp việc cho quản đốc. Phần 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. 2.1. Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. - Thành lập ngày 3 tháng 2 năm 1994,công ty cổ phần tin học LẠC VIỆT là nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin với các lĩnh vực hoạt động chính: thiết kế và phát triển phần mềm ứng dụng; dịch vụ kỹ thuật tích hợp hệ thống, các giải pháp tổng thể; thiết kế, lắp đặt và quản trị mạng. - Các sản phẩm của công ty được báo PCWorld Việt Nam và Hội Tin Học bình chọn là các sản phẩm được ưa chuộng nhất trong các năm liên tục từ 1997 đến nay. - Được BVQI (Anh Quốc) cấp chứng nhận ISO 9001 vào tháng 08 năm 2000. LẠC VIỆT đang tiếp cận với các phương pháp quản trị chất lượng hiện đại CMM, BPR nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng ở mức cao nhất. - 90% thu nhập trong nước đạt được nhờ đội ngũ kinh doanh trực tiếp với sự hậu thuẫn của đội ngũ chuyên viên bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật lên đến hơn 100 người. - Có hơn 350 nhân viên trên toàn quốc. - Có văn phòng và chi nhánh chuyên về phát triển phần mềm, kinh doanh và hỗ trợ kỹ thuật ở TP.HCM, TP. Hà Nội, TP. Đà Nẵng, TP. Cần Thơ. Các chi nhánh toàn quốc Thành Phố Hồ Chí Minh: Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh St., Phu Nhuan Dist., HCMC Điện thoại: (84-8) 842 333 – 847 8373 – 842 0246 Fax: (84-8) 842 2370 E-mail: lacviet@lacviet.com.vn Hà Nội: Chi Nhánh Hà Nội Phòng 803 – 185 Giảng Võ, Quận Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: (84 – 4)5121846/5121847/5121849 Fax: (84 – 4) 5121848 E-mail: hanoi@lacviet.com.vn Đà Nẵng: Chi Nhánh Đà Nẵng 253 Nguyễn Văn Linh, Q. Thanh Khê, Tp Đà Nẵng Điện thoại: (84-511) 653747 -653848-653949 Số fax: (84-511) 652567 E-mail: lacvietdn@dng.vnn.vn 2.1.2. Những đặc điểm về kinh tế kỹ thuật của công ty. 2.1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm nhiệm vụ. - Kinh doanh sản phẩm,dịch vụ Tin Học và viễn thông - Thiết kế, xây dựng, cung cấp dịch vụ và lắp đặt các hệ thống tự động hoá văn phòng, các thiết bị và vật liệu dùng trong văn phòng. - Dịch vụ gia công phần mềm Giấy phép thành lập công ty: Số 150/GP-UB. Cấp ngày 03/02/1994 Chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 059096. Cấp ngày 02/03/1994 Các trung tâm trực thuộc - Trung tâm tích hợp hệ thống – System Integration ( SIC Center) - Trung tâm giải pháp số hoá – Digital& Content Solutions (DCS Center) - Trung tâm giải pháp tri thức – Knowledge Management Solutions (KMS Center) - Trung tâm giải pháp doanh nghiệp - (ERP Center) - Trung tâm giải pháp thương mại điện tử – E-commerce Solutions (ECS) - Trung tâm hệ thống thông tin hợp nhất – Unified Information System ( Unix – Linux – Java). 2.1.2.2. Đặc điểm về lao động. Lĩnh vực hoạt động của công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt là công nghệ thông tin nên lao động trong công ty phải có những trình độ nhất định trong lĩnh vực tin học, tùy thuộc vào đòi hỏi của từng vị trí cụ thể. Đặc biệt, trong phòng Kỹ thuật, lao động ít nhất là có trình độ đại học về ngành công nghệ thông tin. Lạc Việt cũng đã có những chính sách phù hợp để thu hút lao động có trình độ chuyên môn, tốt nghiệp tại các trường đại học danh tiếng trong và ngoài nước. Cụ thể, tình hình cơ cấu lao động trong công ty được thể hiện dưới bảng sau: STT Trình độ Số lượng Chính thức(Full time) Không chính thức(Part time) 1. Trên Đại học Trong đó: 3 3 - Thạc sỹ CNTT 2 2 - Thạc sỹ QTKD 1 1 - 2. Đại họcTrong đó: 16 12 4 Kỹ sư CNTT 9 7 2 Cử nhân kinh tế 3 2 1 Ngành khác 2 1 1 3. Cao đẳng 2 2 - 4. Trung cấp 2 2 - Bảng thống kê lao động tại Hà Nội (Tính đến ngày 25/12/2008). Theo thống kê tính đến ngày 25/12/2008 thì tổng số lao động tại doanh nghiệp là 23 người. Trong đó, tỷ lệ nam – nữ trong công ty khá cân bằng, nhưng lại phân bố không đều tại các phòng. Cụ thể, tại phòng dữ liệu, tài chính kế toán và hành chính tổng hợp thì nữ chiếm đa số, nhưng ngược lại, tại phòng Kỹ thuật nam giới chiếm tuyệt đối. Trong thời gian đầu hoạt động, Lạc Việt cũng đã nhiều lần gặp khó khăn vì thiếu lao động, cả về số lượng lẫn trình độ chuyên môn. Vì vậy, công ty đã nhận thức được rằng có ổn định về lao động thì mới có thể yên tâm để sản xuất và kinh doanh. Vì vậy, Ban giám đốc công ty đã tiến hành tổ chức cơ cấu bộ máy hoạt động tại các phòng ban bộ phận sao cho đơn giản, gọn nhẹ và có hiệu quả. Trong chiến lược phát triển đến năm 2010, công ty đã chú trọng tới việc phát triển nguồn lao động theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu, tức là phát triển cả về số lượng lẫn trình độ chuyên môn. 2.1.2.3. Đặc điểm về quy trình sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, công ty đã bố trí quy trình sản xuất kinh doanh như sau: Giao dịch, tìm kiếm đối tác Ký kết hợp đồng nhận thiết kế Tiến hành thiết kế sản phẩm Giao sản phẩm cho bên đặt hàng Sửa chữa (nếu có) Kết thúc hợp đồng Trên cơ sở nắm chắc quy trình sản xuất, kinh doanh của công ty sẽ giúp cho việc tổ chức quản lý lao động, quản lý các nguồn lực trong công ty một cách tối ưu nhất. Từ đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. 2.2.1. Mô hình cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Cổ phần tin học Lạc Việt. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là việc tổ chức các cán bộ, phân công quản lý lao động trong toàn công ty. Các bộ phận này được chuyên môn hóa và có mối quan hệ phụ thuộc vào nhau. Tất cả đều tham gia quá trình quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt được xây dựng như sau: Phó giám đốc R&D + Giải pháp Outsource Phòng Kỹ thuật Phòng Hành chính nhân sự Phòng Văn hóa Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh doanh Giám đốc Thiết kế Marketing PR Sales Phòng Dự án Phòng Dữ liệu 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. 2.2.2.1. Giám đốc: * Chức năng: - Phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban trong công ty. - Chụi trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, đồng thời cũng là đại diện quyền lợi cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. * Nhiệm vụ và quyền hạn: - Quyết định phương hướng, kế hoạch kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty. - Quyết định về các vấn đề tổ chức bộ máy điều hành để đạt được hiệu quả cao. - Tổ chức nhân sự, đề bạt cán bộ, quyết định tiền lương, tiền thưởng, sử dụng quỹ công ty. - Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng thị trường tiêu thụ, mạng lưới kinh doanh. - Quản lý xây dựng cơ bản, đổi mới điều kiện làm việc, kinh doanh. - Ký kết các hợp đồng kinh tế. - Ký duyệt phiếu thu, chi, thanh toán, quyết toán theo định kỳ. - Ký văn bản, công văn gửi đi các cơ quan hữu quan, cơ quan cấp trên. - Quyết định về kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. - Tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm điều lệ công ty. - Có quyền ủy quyền cho Phó giám đốc xử lý các vấn đề khi Giám đốc vắng mặt. - Báo cáo kết quả kinh doanh và thực hiện nộp ngân sách hàng năm theo quy định. 2.2.2.2. Phó giám đốc. * Chức năng: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc ủy quyền phụ trách các hoạt động kinh doanh, điều hành các hoạt động của công ty. * Nhiệm vụ và quyền hạn: - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc chỉ đạo các hoạt động động kinh doanh trong công ty. - Giúp Giám đốc chỉ đạo và xây dựng các phương án kinh doanh, tìm kiếm các đối tác. - Thay mặt Giám đốc thực hiện các công việc do Giám đốc phân công hoặc ủy quyền khi cần thiết. - Thường xuyên tiến hành kiểm tra tiến độ thực hiện và chất lượng của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Được quyền đại diện công ty trong quan hệ đối ngoại với các cơ quan, tổ chức, các bạn hành và đối tác kinh doanh. 2.2.2.3. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong công ty. 2.2.2.3.1. Phòng Kinh doanh. *Chức năng: - Xây dựng thương hiệu. - Tìm kiếm khách hàng. - Phát triển thị trường nội địa và quốc tế dựa theo chiến lược phát triển của công ty. - Lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của công ty - Tham mưu, đề xuất cho Ban giám đốc về chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ… - Hỗ trợ cho các bộ phận khác, tìm kiếm thị trường, lập kế hoạch, tham gia xúc tiến các hoạt động của công ty. - Tham gia xây dựng hệ thống quản lí chất lượng và trách nhiệm xã hội. * Nhiệm vụ: - Quảng bá thương hiệu. - Gặp gỡ khách hàng, phân tích và tìm kiếm thị trường, khách hàng cho công ty. - Phân tích yêu cầu khách hàng, lập định mức dự án trên cơ sở đó định giá hợp đồng …trình Giám đốc duyệt. - Tiếp nhận các dự án từ phòng Dự án chuyển sang, lên hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước trình Giám đốc ký. Đối với các dự án, hợp đồng vượt quá năng lực của công ty thì trực tiếp đưa khách hàng đi đối tác ngoài. - Lập kế hoạch kinh doanh theo tháng, quí, năm. - Theo dõi tiến độ dự án, thanh lý hợp đồng với đơn vị đối tác. - Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật, tài liệu kế hoạch từ khách hàng. Chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho phòng Kỹ thuật. - Yêu cầu phòng Kỹ thuật chuẩn bị các tài liệu kỹ thuật cần thiết, sau đó chuyển cho khách hàng duyệt. - Đánh giá nhà cung ứng, đặt hàng theo qui định, theo dõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng đúng hạn, đáp ứng nhu cầu theo kế hoạch. - Nhận và giải quyết những thông tin sản xuất có liên quan trong quá trình kinh doanh. - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng cho Giám đốc. - Tham gia xây dựng các hệ thống quản lý trong toàn công ty. 2.2.2.3.2. Phòng Dữ liệu. * Chức năng: - Cung cấp dữ liệu cho các sản phẩm của công ty. - Cung cấp dữ liệu cho các phòng ban khi cần thiết, đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời. * Nhiệm vụ: - Nhập dữ liệu phục vụ c