Chuyên đề Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng HBN Việt Nam

phần quan trọng vào sự phát triển mạnh mẽ của công nghiệp xây dựng - đã đang và sẽ làm thay đổi hình ảnh của một quốc gia, dân tộc nhờ những toà nhà cao tầng, những con đường cao tốc trải dài theo chiều dài đất nước. Chúng ta trân trọng và tự hào về những điều kỳ diệu mà ngành công nghiệp xây dựng mang lại. Không thể phủ nhận sự đóng góp của các Tổng công ty, công ty xây dựng và công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở cũng đã đóng góp một phần nhỏ bé của mình vào công cuộc chung này. Trong giai đoạn hoạt động của mình cong ty đã tham gia xây dựng nhiều công trình trọng điểm tại nhiều nơi, từ đồng bằng đến miền ngược, từ vùng sâu xa cho đến các hải đảo, và qua hồ sơ, năng lực của công ty, chúng ta sẽ càng biết rõ hơn những kết quả mà công ty đã đạt được. HỒ SƠ NĂNG LỰC CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG HẠ TẦNG CƠ SỞ STT Tên hợp đồng Địa điểm xây dựng Tổng giá trị Giá trị do Nhà thầu chịu trách nhiệm Thời hạn hợp đồng Tên và địa chỉ của cơ quan ký hợp đồng Khởi công Hoàn thành theo hợp đồng Hoàn thành thực tế 1 PTCS xã Phú Thịnh - Huyện Yên Sơn Tỉnh Tuyên Quang Tuyên Quang 2,000 2,000 2003 2004 2004 UBND Huyện Yên Sơn 2 PTCS Tân Trào Ninh Thanh - H. Sơn Dương - Tỉnh Tuyên Quang Tuyên Quang 2,100 2,100 2003 2004 2004 UBND Huyện Sơn Lương 3 PTCS Đạo Viện - H. Yên Sơn -T. Tuyên Quang Tuyên Quang 1,910 1,910 2005 2006 2006 UBND Huyện Yên Sơn 4 Đường - Hè - Thoát nước - Cấp nước Dự án khu đô thị mới Trung Yên Hà Nội 4,686 4,686 2001 2004 2004 Cty Đầu tư PTHT đô thị 5 Nhà hội họp phường Nhân Chính - Q. Thanh Xuân - Hà Nội Hà Nội 1,200 1,200 2005 2005 2005 UBND Phường NHân Chính-Thanh Xuân -HN 6 Chi nhánh Ngân hàng ĐTPT Nghệ an Nghệ An 5,738 5,738 2003 2003 2003 Ngân hàng ĐTPT Nghệ An 7 Xưởng thựchành Trường đào tạo nghề giấy Phú Thọ Phú Thọ 1,262 1,262 2003 2004 2004 Trường đào tạo nghề giấy Phú Thọ 8 Nhà máy sản xuất gỗ nhân tạo khu Công nghiệp Quang Minh Vĩnh Phúc 2,500 2,500 2004 2005 2005 Nhà máy SX gỗ nhân tạo khu CN Quang Minh 9 Thuỷ lợi Mường Hung-Sơn La Sơn La 1,300 1,300 2002 2002 2002 UBND Tỉnh Sơn La 10 San lấp tạo bãi đường vào bãi dự án ĐT cơ sở hạ tầng phục vụ XK hàng hoá của FALCON tại Quảng Ninh. Quảng Ninh 2,100 2,100 2002 2003 2003 Công ty vận tải dầu khí Viẹt Nam 11 Đường đỉnh đèo Nhọt-Suối Dinh - Sơn La Sơn La 1,633 1,633 2005 2005 2005 BQLDA giảm nghèo Sơn La 12 Đường giao thông liên tuyến Tà Hộc-Phiêng Ban-Bắc Yên-Sơn La Sơn La 10,500 10,500 2005 2006 2006 Ban công tác Sông Đà 13 Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện Thanh Miện-Hải Dương Hải Dương 0,700 0,701 2005 2006 2006 UBND huyện Thanh Miện ……… . . . . . . . . 25 Trụ sở tỉnh uỷ-UBND-HĐND tỉnh Nam ĐỊnh Nam ĐỊnh 2,600 2,600 2006 2007 2007 UBND tỉnh Nam Định 2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở. 2.1 Bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở là công ty TNHH gồm 2 thành viên sáng lập và điều hành quản lý vì vậy bộ máy quản lý gọn nhẹ năng động. Là công ty TNHH nên công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, được mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng thành viên họp mỗi năm một lần và có các quyền và nghĩa vụ sau: Quyết định phương hướng phát triển của công ty. Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn. Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm chủ tịch Hội đồng thành viên, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng.. Quyết định mức lương, lợi íc khác đối với Giám đốc, phó giám đóc và kết toán trưởng. Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty. Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Sửa đổi bổ sung điều lệ công ty. Quyết định tổ chức lại công ty. Quyết định giải thể công ty. Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể kiêm giám đốc công ty, có nhiệm kỳ không quá 3 năm và có quyền được bầu lại. Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động – kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên và công nhân. Giám đốc công ty là người đại diện hợp pháp của công ty trước các cơ quan Nhà nước và tài phán, điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty. Giám đốc có quyền quyết định mua cổ phiếu, trái phiếu, các loại chứng khoán và đồng góp vốn để thành lập doanh nghiệp mới hoặc để góp vào các doanh nghiệp đã được thành lập sau khi được sự nhất trí của các sáng lập viên công ty. Phó giám đốc công ty do Hội đồng thành viên (chủ tịch hội đòng thành viên) công ty cử ra hoặc thuê người khác làm. Nếu xảy ra vi phạm pháp luật, điều lệ hoặc kinh doanh thua lỗ, phó giám đốc có thể bị Hội đồng thành viên (chủ tịch) bãi chức khi có sự nhất trí của các sáng lập viên công ty. Phó giám đốc công ty có quyền điều hành những hoạt động kinh doanh thuộc trách nhiệm của mình hoặc những hoạt động được giám đốc uỷ quyền. Phó giám đốc công ty có quyền đại diện cho công ty trước các cơ quan nhà nước và tài phán khi được uỷ quyền, phó giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước giám đốc công ty và chủ tịch hội đòng thành viên. Kế toán trưởng do Hội đồng thành viên bổ nhiệm hoặc thuê người có trình độ chuyên môn về kế toán làm, kết toán trưỏng chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách kết toán và quyết toán theo qui định của pháp luật về kết toán, thống kê và chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính, kết toán trưởng chịu trách nhiệm giao dịch với các cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động của mình. 2.2.2 Tổ chức hoạt động của công ty. Do là công ty chuyên về xây dựng, sửa chữa và lắp đặt nên sản phẩm chủ yếu của công ty là các công trình xây dựng. Mỗi công trình có những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật hoàn toàn khác nhau. Vì vậy các yếu tốt sản xuất như dự toán công trình, bản thiết k, chi phí… của mỗi công trình là khác nhau. Vì vậy việc tổ chức thi công các công trình và hàng mục công trình đều có sự khác nhau. Tuy nhiên, các công trình xây dựng đều phải tuân thủ theo 1 nguyên tắc và qui trình sản xuát nhát định. Các sản phẩm mang tính đơn chiếc nên có sự khác nhau trong thi công và quản lý nhưng chứng đều phải tuân thủ theo một qui trình sản xuất chung. Quy trình sản xuất của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ qui trình sản xuất sản phẩm xây lắp. Nhận hồ sơ nghiên cứu Hợp đồng giao nhận thầu với chủ đầu tư Chuẩn bị nhân lực, vật liệu máy thi công Khởi công phần thô của công trình Hoàn thiện công trình Tổng nghiệm thu, bàn giao công trình cho chủ đầu tư. Trong cơ cấu của công ty, việc tổ chức thực hiện thi công công trình giữa công ty và chủ đầu tư được tiến hành với sự kết hợp của cán bộ, công nhân viên trong công ty. Cụ thể: * Cán bộ kỹ thuật hiện trường: - Bố trí nhân lực thi công cho từng phần việc cụ thể. - Giám sát thi công trực tiếp, đảm bảo chất lượng kĩ thuật. - Kiểm tra chất lượng vật liệu đưa vào công trình. - Chủ động phối hợp với giám sát bên A để quản lý công trình, lắp đặt và nghiệm thu công tác thực hiện. - Có sổ nhật ký ghi chép công việc thi công hàng ngày. - Chịu trách nhiệm về chất lượng công trình, an toàn lao động trong quá trình thi công. * Cán bộ vật tư. - Đưa vào tiến độ thi công chủ động mua bán vật tư phục vụ thi công, kiểm tra chất lượng từng loại vật tư nhập vào công trình. * Kế toán công trình. - Theo dõi việc xuất nhập vật tư vào công trình. - Theo dõi việc chi tiêu của công trình. - Lo vốn và thanh quyết toán công trình. - Thanh toán lương và các chế độ baả hiểm cho cán bộ công nhân viên trong công trình. * Cán bộ y tế và thủ kho. - Chăm lo sức khoẻ cho cán bộ cong nhân viên. - Thường xuyên kiểm tra sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên - Có kế hoạc vệ sinh công trường và vệ sinh nơi ở. - Xuất nhập vật tư hàng ngày cho công trình. * Bảo vệ công trình. - Bảo vệ tài sản đưa vào sử dụng trong thi công cả ngày lẫn đêm. - Theo dõi công nhân viên ra vào thi công tại công trình. * Các đội thi công. - Thi công xây lắp công trình theo đúng bản vẽ thiết kế. - Đảm bảo an toàn lao động khi thi công. - Chịu sự giám sát của cán bộ kỹ thuật chỉ đạo khi thi công. - Bố trí nhân lực thi công đầy đủ theo yêu cầu kỹ thuật. Khi nhận hợp đồng thi công, Giám đốc giao trách nhiệm thi công công trình cho chủ nhiệm dự án. Giúp việc cho chủ nhiệm dự án có cán bộ kỹ thuật hiện trường, cán bộ vật tư, kế toán công trình… Để đảm bảo an toàn lao động và tránh mất mát vật liệu, dụng cụ còn có đội bảo vệ công trình và đội thi công công trình. Sơ đồ tổ chức hiện trường thi công tại công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở: Giám đốc công ty Chủ nhiệm dự án Cán bộ kỹ thuật hiện trường Cán bộ vật tư Kế toán công trình Cán bộ y tế và thủ kho Bảo vệ công trình Các đội thi công 2.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Công ty TNHH Xây dựng hạ tầng cơ sở luôn áp dụng đúng chế độ kế toán hiện hành dành cho khối doanh nghiệp xây lắp ban hàn theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính. Trong nền kinh tế thị trường, xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, Ban Giám đốc cùng mỗi thành viên trong công ty luôn năng động, chủ động sáng tạo, tích cực mở rộng và tìm kiếm thị trường nên công tác kế toán thực hiện sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty với đặc thù là một công ty TNHH nên qui mô của công ty không lớn nhưng công tác tổ chức kế toán vẫn rất được chú trọng và củng cố. Hiện nay phòng tài chính kế toán của công ty gồm 4 nhân viên kết toán đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau. Sơ đồ tổ chức bộ máy kết toán tại công ty TNHH xây dựng HTCS: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán và vốn bằng tiền Kế toán tập hợp tính giá thành, kế toán NVL, kế toán tiêu thụ và xác định kqkd Kế toán tiền lương và thủ quỹ Nhân viên kế toán tại công trình thi công 2.2.3.1 Nhiệm vụ phòng kế toán. * Trong công tác tài chính: Phòng Tài chính kế toán giúp Giám đốc trong cong tác quản lý và sử dụng vốn, đất đai và Tài sản của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc thự hiện công tác đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn… theo qui định của pháp luật. Quản lý và sử dụng vốn, quỹ trong cơ quan phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn vốn có hiệu quả. * Trong công tác kế toán. - Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện và quản lý công tác hạch toán kế toán trong công ty. - Hạch toán kế toán và phản ánh chính xác, đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn. - Thực hiện công tác kiểm kê đột suất và định kỳ. - Thực hiện chế độ báo cáo kế toán thống kê, báo cáo Tài chính của công ty theo qui định. - Tổ chức cấp phát, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Thanh toán các khoản tiền vay, khoản công nợ phải thu, phải trả. - Thực hiện các khoản nộp Ngân sách, chịu trách nhiệm bảo quản, lưu giữ chứng từ tài liệu kế toán theo yêu cầu của nhà nước. - Tổ chức phổ biến hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời các chế độ tài chính kế toán của nhà nước. - Hướng dẫn bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 2.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận kế toán. * Kế toán trưởng: Là người được đào tạo về chuyên môn kế toán tài chính, có thâm niên công tác và được bồi dưỡng nghiệp vụ kết toán trưởng, kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán, ghi chép tình hình hoạt động của công ty trên cơ sở chế độ, chính sách kế toán tài chính đã qui định. Ngoài ra kế toán trưởng có trách nhiệm cập nhật thông tin mới về kế toán tài chính cho các bộ phận kế toán trong công ty, chú ý nâng cao trình độ cho cán bộ và nhân viên kế toán. Kế toán trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của các số liệu báo cáo, phân tích các hoạt động và đề xuất ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo cùng các bộ phận chức năng của công ty về công tác tài chính kế toán, các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra kế toán trưỏng còn là người giao dịch chính xác với các cơ quan bên ngoài trong lĩnh vực tài chính. * Kế toán thanh toán và kế toán vốn bằng tiền: Chịu trách nhiệm về các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền và phản ánh chính xác, đầy đủ các dòng tiền vào, ra, sự biến động của TSCĐ. Thanh toán các khoản phải trả, phải thu, kiểm tra các khoản cấp phát cho đơn vị thi công. * Kế toán NVL, công cụ dụng cụ, tập hợp chi phí, tính giá thành: có trách nhiệm phản ánh tình hình hiện có của NVL, CCDC đầu kỳ của từng đơn vị trong công ty, phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình biến động về NVL, CCDC thực tế xuất dùng cho các công trình, hạng mục công trình. Theo dõi chi tiết số lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao và quyết toám sản phẩm tiêu thụ. Có trách nhiệm tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ theo từng đối tượng: công trình, hạng mục công trình đơn vị sản xuất, kiểm tra việc phân bổ chi phí so với định mức đựơc duyệt và tính giá thành sản phẩm làm ra. * Kế toán tiền lương và thủ quĩ: Quản lý quĩ tiền mặt, căn cứ và chế độ, chính sách hiện hành, các lệnh thu, chi tiền mặt, các chứng từ hợp pháp theo qui định của pháp luật để tiến hành nhập xuất quĩ tiền mặt theo yêu cầu của nhà quản lý. Lưu giữ chứng từ thu chi và ghi sổ xuất nhập quĩ tiền mặt đồng thời thanh toán lương và các khoản trích theo lương cho toàn bộ CBCNV trong công ty. 2.2.4 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở: Kế toán công ty áp dụng mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Kế toán trưởng có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính với mỗi kỳ kế toán. Các kế toán viên công trình có nhiệm vụ thu thập, tính toán, ghi chép và tổng hợp chứng từ, lập sổ chi tiết và các bảng phân bổ gửi lên phòng kế toán. Mỗi niên độ kế toán được tính bắt đầu từ ngày 01/01/N đến kết thúc ngày 31/12/N. Đơn vị giá trị đo lường sử dụng là VNĐ. Báo cáo tài chính 6 tháng một lần và nộp cho ban Giám đốc Công ty, sổ kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội và các cơ quan chức năng. Thông thường, kết toán lập 3 báo cáo tài chính bắt buộc là bảng cân đối kết toán (Mẫu biểu số B01/DN), báo cáo kết quả hoạt đọng kinh doanh (Mẫu biểu B02/DN) và thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu biểu số B09/DN). Các mẫu biểu này được ban hành theo qui định số 167/2000/BT ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hiện nay công ty đang áp dụng: Hình thức Nhật ký chung để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh. Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Hạch toán kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở: Chứng từ gốc Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Sơ đồ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.3 Thực trạng công tác tổ chức kế toán Nguyên vật liệu tại công ty TNHH Xây dựng hạ tầng cơ sở. 2.3.1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá NVL. 2.3.1.1 Đặc điểm NVL. Công ty TNHH Xây dựng hạ tầng cơ sở hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực xây lắp, sản phẩm tạo ra là công trình, hạng mục công trình trong tổng chi phí cấu thành sản phẩm, NVL chiếm tỉ trọng lớn (75 ÷85%) quá trìnhh hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng NVL với số lượng lớn và nhiều chủng loại khác nhau. NVL được cung cấp từ nhiều nguồn, nhiều ngành kinh tế như: ngành công nghiệp chế biến xi măng (xi măng trắng, xi măng thường), ngành công nghiệp luyện kim, (sắt φ 6, φ 8, φ 12, thép). Đối với mỗi chủng loại NVL khác nhau, tuỳ theo công trình, hạng mục công trình, đơn vị thi công sử dụng với khối lưọng khác nhau. Trong hoạt động xây lắp, không nhất thiết phải sử dụng 1 loại NVL nhất định cho mọi công trình, hạng mục công trình. Tuỳ thuộc kiến trúc công trình và yêu cầu của chủ đầu tư mà đơn vị thi công sử dụng các loại NVL riêng biệt. Hiện nay mạng lưới cung cấp NVL trải rộng trên thị trường. Các đơn vị thi công không còn phải dự trữ NVL với số lượng lớn như trước đây, khâu thu mua được kết toán công ty lên kế hoạch ở mỗi kỳ kế toán (hoặc đầu giai đợn thực hiện công tình và giao cho đơn vị thi công đảm nhiệm. NVL được chuyển trở đến tận chân công trình và được bảo quản tại các kho tạm trên công trường để giảm thiểu các chi phí vận chuyển khi cần sử dụng. Thông thường số lượng NVL mua về đủ sử dụng trong vòng một kỳ kế toán hoặc giai đoạn thi công công trình. Việc bảo quản được giao trách nhiệm cho thủ kho thi công quản lý. Một số loại NVL như sắt, thép xi măng phải được bảo quản trong nhà kho, một số loại NVL như cát, sỏi đá được bảo quản bằng hệ thống kho bãi ngoài trời. Số này rất dễ bị thất thoát do ảnh hưỏng của điều kiện ngoại cảnh như thiên tai, hoả hoạn. Trong khâu khai thác sử dụng số lượng NVL trên hạn mức được tính theo những thông số kỹ thuật chung của ngành. Do đó hoạt động khai thác sử dụng NVL phải đảm bảo sử dụng hiệu quả, hợp lý, tiết kiệm mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Đây là chủ trương trọng yếu của ngành xây dựng từ nhiều năm qua và hiện nay vẫn là một câu hỏi còn bỏ ngỏ. 2.3.1.2 Phân loại nguyên vật liệu Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo từng chủng loại, qui cách khác nhau, kế toán đơn vị tiến hành phân loại NVL theo công dụng và nội dung kinh tế của chúng. Theo cách phân loại này, NVL bao gồm: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty bao gồm hầu hết các loại vật tư mà công ty sử dụng để thi công như: ximăng, sắt thép, gạch ngói, cát sỏi, đá… đối với mỗi loại vật liệu khác nhau có nhiều nhóm vật liệu khác nhau. Vật liệu phụ: là vật liệu tham gia quá trình xây dựng không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà giúp cho công trình có chất lượng, làm thay đổi màu sắc hình dáng bên ngoài của sản phẩm như vôi ve, màu sắc. Ngoài ra những chất tạo điều kiện cho quá trình thi công xây lắp được diễn ra thuận lợi cũng được xếp vào NVL phụ (chất xúc tác). Nhiên liệu: là những vật chất cung cấp năng lượng, nhiệt lượng phục vụ cho quá trình thi công công trình, cho máy móc, phương tiện vận chuyển thi công như dầu mỡ, than, ga và khí đốt. Phụ tùng thay thế: là những chi tiết hay những phụ tùng đưa sử dụng để thay thế cho máy moc, thiết bị vận tải khi hỏng hóc như: côn, phanh, săm, lốp… Thiết bị xây dựng cơ bản: là những đồi dung mang tính đặc thì được sử dụng trong quá trình thi công xây lắp như thước, bàn xoa, dao xây. Các NVL khác: là những NVL đặc chủng mà công ty trực tiếp nhập khẩu từ nước ngoài rồi sau đó giao lại cho các đội thi công. Phế liệu: Là loại vật liệu được loại ra trong quá trình thi công xây lắp như: gỗ, sắt, thép vụn. Ngoài ra NVL còn được phân loại theo nguồn gốc hình thành. Theo đó vật liệu bao gồm vật liệu do công ty trực tiếp thu mua và NVL do bên chủ đầu tư cung cấp. Đối với vật liệu do công ty thu mua, chi phí NVL được tính vào giá thành sản phẩm. Đối với NVL do bên chủ đầu tư cung cấp giá trị NVL được tính vào khoản phải trả và được quyết toán ngay sau khi hoàn thành công việc xây lắp có sử dụng đến chúng. 2.3.1.3 Đánh giá NVL Đánh giá NVL là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Tại công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở, nguyên vật liệu được hạch toán theo nguyên tắc giá phí, kế toán xác định được giá trị mua thực tế của vật liệu, các khoản giảm trừ và các chi phí có liên quan để có đựơc vật liệu tại thời điểm đánh gá. Đối với NVL nhập kho, giá gốc là giá mua thực tế phải trả chưa tính thuế GTGT, trong vận chuyển bốc dỡ và các khoản giảm trừ. Đối với NVL xuất kho, giá vốn thực tế của NVL xuất kho tính theo phương pháp đích danh. Theo đó trị giá thực tế NVL xuất kho chính bằng đơn giá của NVL nhập kho và khối lượng NVL nhập kho thông thường. NVL nhập về lô nào thì xuất luôn lô đó, nhập giá nào thì xuất luôn giá đó. Cuối mỗi kỳ kết toán, kế toán viên thu thập tài liệu và lập báo cáo nhập-xuất-tồn vật liệu trong kỳ. Kế toán xác định trị giá NVL theo trị giá NVL tại thời điểm đánh giá. 2.3.2 Tổ chức công tác kế toán chi tiết NVL tại công ty TNHH Xây dựng hạ tầng cơ sở. 2.3.2.1 Tổ chức công tác thu mua và nhập kho NVL. Do tính chất đa dạng, phong phú và phức tạp của NVL sử dụng trong hoạt động xây lắp, việc quản lý chi tiết từng chủng loại, từng nhóm NVL cho toàn bộ hoạt động của công ty gặp rất nhiều khó khăn. Bộ phận thủ kho là cán bộ kết toán không thể quản lý việc thu mua NVL cho từng công trình. Đơn vị thi công là đơn vị chịu trách nhiệm thực thi khối lượng xây lắp, thực hiện hợp đồng như đã thoả thuận và chịu trách nhiệm hoàn toàn với công ty về trách nhiệm và tiến độ thi công công trình. Đơn vị kết toán cấp trên chỉ có trách nhiệm cung cấp những khoản chi phí NVL và chi phí nhân công cho công trình. Để tối đa hoá hiệu quả sử dụng vật liệu, tránh thất thoát ở mức có thể, công ty đã thực hiện tính toán, nghiên cứu về mức tiêu hao NVL trong dự kiến. Công việc này được giao cho phòng Kế hoạch Tổng hợp thực hiện và hoàn thành trước khi khởi công mỗi công trình. Sau khi tính toán cụ thể và chính xác, cán bộ vật tư lập phiếu hạn mức vật tư, trong đó liệt kê các loại NVL cần thiết sử dụng và khối lượng sử dụng để đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư. Phiếu này được lập thành 3 bản. Bản thức nhất được lưu tại phòng kế toán trưởng, 1 bản giữ cho kế toán công trình và 1 bản gửi cho Giám đốc công ty. Căn cứ vào hạn mức vật tư mà phòng Tài chính kế toán có thể kiểm tra đối chiếu tình hình thu mua và sử dụng NVL của đơn vị thi công có đúng với hạn mức vật tư mà công ty đưa ra hay không. Đồng thời kế toán tại công trình còn quản lý trực tiếp đội thi công cùng phối hợp với cán bộ tại công trình để thu mua NVL thật hợp lý. Trong quá trình thi công, vì một nguyên nhân nào đó mà đội thi công sử dụng vật liệu thi công qua hạn mức quy định thì phòng Tài chính kế toán không hạch toán chi phí NVL vượt hạn mức. Phần vượt hạn mức đó đội thi công phải tự thanh toán và trừ vào phần lợi nhuận thu được. Tại đơn vị thi công, đầu giai đoạn thi công công trình, kế toán công trình lập kế hoạch và giao cho nhân viên tiếp liệu quản lý việc thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành nhiều lần trong quá trình thi công NVL mua về được đưa luôn vào công trình và đặt tại kho ở đó. Kho này do thủ kho của đơn vị thi công quản lý, có sự giám sát của xí nghiệp quả lý trực thuộc, khi hàng và hoá đơn mua hàng (hoá đơn thường hoặc hoá đơn GTGT) cùng về, kế toán kiểm nhận về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại. Khi chấp nhận thanh toán, kế toán lập phiếu nhập kho số hàng đó. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Một liên do người nhận vật liệu giữ, một liên do kế toán lập và giữ, liên còn lại lưu tại bộ phận thủ kho khi vật liệu nhập kho. Nhân viên tiếp liệu gửi hoá đơn kèm theo giấy đề nghị thanh toán lên phòng Tài chính kế toán. Phòng này sau khi đối chiếu lượng vật tư mua về với hạn mức qui định trong phiếu hạn mức vật tư nếu thấy hợp lý sẽ chấp nhận chi trả. Mẫu biểu 01: PHIIẾU HẠN MỨC VẬT TƯ CHO CÔNG TRÌNH Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện Thanh Miện CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG HẠ TẦNG CƠ SỞ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU HẠN MỨC VẬT TƯ Công trình: Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện Thanh Miện Đơn vị thi công: Công ty TNHH Xây dựng hạn tầng cơ sở STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Cát vàng m3 45.000 2 Đá 1 x 2 m3 25.000 3 Xi măng bỉm sơn tấn 950 4 Xi măng trắng tấn 15 5 Cát mịn 0.7-1.4 m3 800 6 Gạch men sứ 30x30cm viên 54000 7 Gạch men sứ 20x20 viên 85000 8 Gạch Granit nhân tạo viên 48000 9 Gạch Ceramit viên 42000 10 Ventonit kg 30000 11 Thép phi 6 kg 1000 Người duyệt Ngày 30 tháng 10 năm 2007 (Đã ký) Giám đốc (Đã ký, đóng dấu) Mẫu biểu 02: Giấy xin Séc, ngân phiếu hoặc tiền mặt GIẤY XIN SÉC, NGÂN PHIẾU HOẶC TIỀN MẶT Đơn vị xin séc: Đội thi công công trình: Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện Thanh Miện. Tên người xin séc: Trần Đức Minh. Xin cắt số tiền: 30.800.000 đồng. (Ba mươi triệu tám trăm nghìn đồng chẵn) Để trả cho: ông Phạm Đăng Vương. Mục đích: Mua xi măng, sắt thép. Địa chỉ: Đội 3 khu 5 Thị trấn Thanh Miện. Tài khoản: …… Tại Ngân hàng Ngày 25 tháng 10 năm 2007 Người xin séc Đội thi công công trình Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (ký, đóng dấu) Mẫu 03: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN(GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 02 tháng 11 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL KY/2006 017612 Đơn vị bán hàng: Ông Phạm Đăng Vương Địa chỉ: Đội 3 – Khu 5 Thị trấn Thanh Miện - Hải Dương Số tài khoản: Điện thoại: 0320 712 836 Họ tên người mua hàng: Anh Trần Đức Ninh Tên Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng hạ tầng cơ sở Địa chỉ: Số 15 Khương Trung – Thanh xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán TM MS 0101389871 STT Tên hàng hoá, dịch v