Chuyên đề Công tác hạch toán nguyên liệu,vật liệu tại doanh ngiệp tư nhân Đông Giang

hoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán sẽ lập báo cáo kế toán. Quy trình ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ: Các chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 152, TK 153 Bảng phân bổ VL _CCDC Sổ cái TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê chi phí sản xuất Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.6.3. Hình thức sổ; chứng từ ghi sổ: Theo hình thức này, kế toán sử dụng các loại sau: chứng từ sổ, bảng tông rhợp chứng từ gốc, sổ chi tiết, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng tôgn rhợp chi tiết, bảng cân dối tài khoản, báo cáo kế toán. Quy trình ghi sổ theo hình thức sổ: Chứng từ ghi sổ được thực hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, xuất kho...) hay bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, kế toán sẽ lập các chưúng từ ghi sổ rồi vào đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 152. Trường hợp đơn vị tổ chức hạch toán chi tiết, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để phản ánh bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, kiểm tra đối chiếu sự khớp đúng các số liệu trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, và với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản, kế toán tiến hành lập bảng cân đối tài khoản. cuối cùng kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán. Quy trình ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Các chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) Sổ chi tiết TK 152 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Tài khoản Báo cáo Kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu. 1.6.4. Hình thức nhật ký chứng từ: Theo hình thứuc sổ này, kế toán sử dụng các loại sổ như sau: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, bảng kê, sổ chi tiết, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, nhật ký chứng từ, báo cáo kế toán. Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ được thực hiện như sau: Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho,...) hay bảng tôgn rhợp chưúgn từ gốc kế toán sẽ vào các sổ nhật ký chứng từ. Trong trường hợp đơn vị tổ chức hạch toán chi tiết thì kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc để vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Cuối tháng, quý, năm kế toán sẽ cộng số liệu trên sổ nhật ký chứng từ và vào sổ cái, đối chiếu sự khớp đúng số liệu và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán. Quy trình ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ: Các chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ gốc) Nhật ký chứng từ Số 1, số 2, số 5, số 6 Bảng kê số 3 Sổ chi tiết TK 152, 153 Nhật ký chứng Từ số 7 Bảng kê số 4, Số 5, số 6 Bảng TH Chi tiết Số cái TK 152 Báo cáo Kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ĐÔNG GIANG. 2.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Tên công ty: Doanh Nghiệp Tư Nhân Đông Giang. Địa chỉ: Số 31 - Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Thành Phố Hải Dương. Giám Đốc: Nguyễn Hải Đông Doanh Nghiệp Tư Nhân (DNTN) Đông Giang được thành lập ngày 07/05/2004 theo giấy phép ĐKKD số 0401000323. DN bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 15/05/2004, có con dấu riêng, mở tài khoản tại ngân hàng để giao dịch, hoạt động SXKD theo chế độ pháp luật hiện hành.Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. DN hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng. -Trong đầu tư DN có chức năng lập dự án đầu tư xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, nông nghiệp, khảo sát địa hình địa chất công trình. Bên cạnh đó DN còn tham gia tư vấn thầu, mua sắm máy móc, thiết bị xây dựng, mua bán khung nhôm kính. -Trong lĩnh vực xây dựng: DN tham gia xây đựng các công trình nhà ở, công trình giao thông thuỷ lợi, trang tri nội thất, san lấp mặt bằng,...Một số công trình mà công ty tham gia như: hệ thống cống bể công ty TNHH RichWay, khu dân cư Đại An. Tuy mới thành lập không được bao lâu (từ 2004 đến nay) nhưng ngay từ khi đến giờ DN đã thu được kết quả đáng kể. Với số vốn ban đầu chỉ có 500.000.000đ nhưng hàng năm DN thu được khoản doanh thu tương đối lớn, trung bình hơn 7.000.000.000đ . Dưới đây là một số thành quả mà DN đã đạt được trong một số năm gần đây năm 2008 so với năm 2007. Về mức tăng trưởng doanh thu đạt 6.816.476 đồng tăng 21,85% Lợi nhuận đạt 3.619.483.122 đồng tăng 52% - Thu nhập bình quân người lao động đạt: 948.000đồng/tháng. Tăng 13,2 %. Qua số liệu trên ta thấy DN đã có những thành công bước đầu và sẽ không ngừng phát triển. Mặc dù năm 2008 tình hình kinh tế đặc biệt là đối với nghành xây dựng nhưng DN vẫn đứng vững hoạt động và tiếp tục phát triển. 2.1.2 Đặc điểm hoạt động SX KD của đơn vị: DNTN Đông Giang là doanh nghiệp có quy mô vừa nhưng địa bàn hoạt động tương đối rộng, phân tán nhiều ở nhiều tỉnh, thành phố, nên việc tổ chức lao động thành các đội đã giúp cho trung tâm quản lý lao động tổ chức một cách có hiệu quả ở nhiều địa điểm thi công khác nhau. Về việc tổ chức sản xuất thì phương thức nhận thầu đã trở thành chủ yếu. Khi DN nhận xây dựng một công trình, hạng mục công trình thì DN có thể tự tổ chức xây lắp hoặc giao khoán cho một trong các đội xây dựng theo hình thức khoán phí theo tỷ lệ nhất định so với toàn bộ giá trị sản lượng công trình. Các đội xây dựng được DN giao cho một phần tài sản, máy móc thiết bị. Còn vốn DN đầu tư một phần còn lại thì các đội phải tự huy động bằng cách lập khế ước vay DN hoặc nhờ DN vay ngân hàng (dù vốn của ngân hàng hay DN thì các đội đều phải chịu lãi suất theo khung lãi suất của ngân hàng.) 2.1.3 Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của DN. 2.1.3.1 Công tác tổ chức quản lý. DNTN Đông Giang là một đơn vị xây lắp nên việc tổ chức quản lý chịu sự ảnh hưởng trực tiếp bởi các đặc điểm chung của ngành xây lắp. Ngoài ra do các đặc điểm điều kiện riêng của DN nên bộ máy quản lý của DN được tổ chức như sau: - Giám đốc: Là người đứng đầu DN chịu trách nhiệm trước phấp luật và các tổ chức tài chính về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, chỉ đạo, giám sát hoạt động của các phòng ban bên dưói. Dưới giám đốc là các phòng ban tham mưu giúp việc được tổ chức theo yêu cầu quản lý. Mỗi phòng ban thực hiện một nhiệm vụ nhất định. - Phòng tổ chức - hành chính: có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức quản lý nhân lực và cán bộ trong công ty. Đồng thời có trách nhiệm phân phát các tài liệu cho các phòng ban khác, đôn đốc các đội xây dựng thực hiện các chế độ về an toàn lao động. - Phòng Kế toán tài chính: có nhiệm vụ quản lý vốn, ghi chép và lữu trữ tổng hợp các số liệu phát sinh để cung cấp các thôgn tin kinh tế chính xác, kịp thời cho giám đốc để có các quyết định nhanh chóng, kịp thời, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả kinh doanh của DN. - Phòng dự án đầu tư: có chức năng khảo sát, thiết kế, lập các dự án đầu tư, xây dựng các công trình xây dựng, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợ, xây dựng các biện pháp kỹ thuật thi công, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, chất lượng công trình. - Phòng tư vấn xây dựng: có chức năng tư vấn về xây dựng, về dự thầu cho các đối tác có nhu cầu. - Các đội xây dựng: có nhiệm vụ tiến hành triển khai sản xuát, xây dựng các công trình. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của DN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG DỰ ÁN ĐẦU TƯ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐỘI XÂY DỰNG SỐ3 ĐỘI XÂY DỰNG SỐ2 ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1 2.1.3.2 Quy trình sản xuất. Do đặc diểm của nghành xây dựng và sản phẩm của xây dựng nên quy trình sản xuất của đơn vị có đặc điểm sản xuất liên tục, phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán riêng, có thiết kê riêng được thi công ở nhiều địa điểm khác nhau. Nhìn chung thì quy trình sản xuất của các công trình như sau: tìm đối tác làm ăn, khảo sát thiết kế, nhận mặt bằng, san lấp mặt bằng, tập kết vật liệu, thi công, bàn giao. ở mỗi mức độ tiêu hao về nguyên vật liệu, về nhân công, máy thi công là khác nhau. Sơ đồ cơ cấu tổ chức từng công trình xây dựng Ban chØ huy c«ng tr×nh KÕ ho¹ch kü thuËt Thñ kho B¶o vÖ C¸c c«ng nh©n 2.1.3.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại DN. * Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Căn cứ vào quy mô, đặc điểm xản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán tại trung tâm bao gồm: - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trưởng công ty giúp giáp đốc chấp hành các chính sách, chế dộ quy định. - Kế toán vật tư, TSCĐ: có nhiệm vụ thực hiện các bước nhập, xuất vật tư , phân bổ và hạch toán vật tư cho từng hạng mục công trình giúp DN theo dõi và quản lý thu mua, xuất dùng cho từng bộ phận, từng công trình. - Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm thanh toán bằng tiền cho tất cả các khoản chi của DN với các đối tượng. - Thủ quỹ: có trách nhiệm quản lý tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu phiếu chi và chứng từ hợp lệ để đưa tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và chứng từ hợp lệ để đưâ tiền mặt xuất hay nhập quỹ. - Kế toán tổng hợp giá thành: có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mà kế toán các độ xây dựng gửi lên. Đông thời căn cứ vào các chứng từ đó để tông hợp tính giá thành sản phẩm xây lắp. - Kế toán đội: có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp các khoản chi phí phát sinh ở tổ đội sản xuất, lập các chứng từ rồi gửi lên cho kế toán ở DN để tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại DN. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP GIÁ THÀNH THỦ QUỸ KẾ TOÁN VẬT TƯ TSCĐ KẾ TOÁN THANH TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN CÁC ĐỘI XÂY DỰNG 2.1.4 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại DN. Hình thức tổ chức kế toán hiện nay ở DN là “kế toán tập trung” toàn bộ công việc kế toán tại đơn vị được tập trung tại phòng kế toán tài vụ trung tâm ở các bộ phân trực thuộc, không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ làm nhiệm vụ hướng dẫn, hạch toán bộ phận kế ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi lên phòng kế toán trung tâm. Tổ chức hạch toán ban đầu: “Luân chuyển chứng từ” mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN đều phải lập chứng từ theo đúng quy định. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận một cách hợp lý. Hình thức sổ kế toán mà DN đang áp dụng hiện nay là: “ chứng từ ghi sổ’. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sịnh phản ánh ở các chứng từ gốc, đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ kế toán tổng hợp. Trong hình thức này, việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian, tách rời việc ghi sổ kế toán trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ các tài khoản. Hệ thống sổ của DN bao gồm: - Sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ các tài khoản. - Sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Sổ chi tiết tiềm vay dài hạn ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay các đối tượng khác, sổ chi tiét thanh toán với người mua và sổ chi tiết các tài khoản khác. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ: Sổ quỹ chứng từ gốc thẻ hạch toán chi tiết (Bảng tổng hợp chứng từ) Sổ đăng ký chứng chứng từ ghi sổ Từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu Trình tự ghi sổ kế toán: - Định kỳ, hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán các bộ phận chi tiết phân loại chứng từ, lập bảng tổng hợp chứng từ, rồi lập chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu chi tièn mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối tháng chuyển cho kế toán. - Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán tổng hợp kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của chứng từ và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó sẽ ghi vào sổ cái các tài khoản. - Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết, lập bản tổng số liệu chi tiết. Kế toán căn cứ vào sổ tổng hợp để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Cuối cùng, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu giữ số tổng hợp và bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các tài khoản với số đăng ký chứng từ ghi sổ. - Cuối quý: căn cứ vào bảng số liệu cân đối số phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo kế toán. 2.2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NLVL TẠI DNTN ĐÔNG GIANG. 2.2.1 Đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu tại DN: Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu sủ dụng trong mỗi doanh nghiệp thường có những đặc điểm riêng. Nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh tại DN rất phong phú và đa dạng, được sử dụng trong sản xuất kinh doanh với khối lượng lớn nhỏ khác nhau tuỳ theo từng công trình như: thép (06, 08,012...) xi măng (Hoàng Thạch, Hoàng Mai, PC 30,....) cát đen, cát vàng...và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Nhập từ đại lý (xi măng, thép...) nhập tại nơi sản xuất (gạch, cát...). Do vậy, để tránh hao hụt mất mát hư hỏng về nguyên vật liệu thì việc dảm bảo an toàn đối với nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất là việc làm quan trọng. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do vậy việc quản lý chặt chẽ vật liệu trong quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm cho phí, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp. 2.2.2. Phân lọai nguyên liêu, vật liệu tại DN. - Vật liệu chính: Là loại vật chủ yếu cấu thành cơ sở vật chất của sản phẩm, chủ lưu tại công ty: xi măng, cát, thép, sỏi, gạch. - Vật liệu phụ: vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng công trình, hạng mục công tình: sơn,.. - Nhiên liệu: là lọai vật liệu dùng để cung cấp nhiệt năng: xăng dầu...dùng cho máy thi công công trình. - Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị: vòng bi,..... - Phế liệu và vật liệu khác: bao gồm những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất nhưng vẫn thu hồi và có giá trị sử dụng nhằm giảm chi phí sản xuất như: bao xi măng, thùng sơn,..... Để việc quản lý vật liệu được chặt chẽ, tránh mất mát, hao hụt, lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, DN đã mở sổ danh điểm vật liệu để phản ánh các loại vật liệu theo từng nhóm, từng thứ điểm vật liệu để phản ánh các loại vật liệu theo từng nhóm, từng thứ. ví dụ SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU (Trích) DNTN Đông Giang MÃ SỐ LO¹I VËT LIÖU §VT Mã 1: Mã TK cấp 2 Mã 2: Nhóm VL Mã 3: Tên VL 1521 01 0001 Xi măng PC 30 Kg (tấn) 1521 01 0002 Xi măng PC 40 Kg (tấn) 1521 02 0001 Đá 1 x 2 m3 1521 02 0002 Đá 2 x4 m3 1521 02 0003 Đá 4 x6 m3 1521 03 0001 Cát vàng m3 1521 03 0002 Cát đen m3 1521 04 0001 Thép 06 – 0 10 Kg 1521 04 0002 Thép 012 Kg 1521 04 0003 Thép 018 Kg 1521 04 0004 Thép 0 20 – 022 Kg 1521 05 0001 Gạch đặc nhỏ Viên .... ..... ...... ...... .... 2.2.3. Kế toán chi tiết NLVL tại công ty: 2.2.3.1: Chứng từ sử dụng: Tại DNTN Đông Giang kế toán chi tiết nhập - xuất NLVL được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT(01GTKT-3LL) -Thẻ kho - Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT) - Bảng tổng nhập - xuất - tồn vật tư - Phiếu xuất kho(Mẫu 02 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03 - VT) 2.2.3.2 Đánh giâ NLVL tại DN: Đánh giá NLVL là dùng tiền để biểu thị giá trị của NLVL theo nguyên tắc nhất định. Tại DNTN Đông Giang sử dụng phương pháp: giá thực tế đích danh để đánh giá NLVL, xuất kho và doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT để tính giá thực tế của nguyên vậy liệu xuất kho. * Giá thực tế của NLVL nhập kho: Tại DN, nguồn cung ứng vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, giá vật liệu nhập kho mua ngoài được tính theo giá mua không có thuế GTGT của người bán, Trường hợp 1: Giá thực tế VL Nhập kho = Giá gốc + phí thuế + thuế nhập khẩu (giá trên hoá đơn) vận chuyển (nếu có) Trường hợp 2: nguyên vật liệu nhập kho do bên bán vận chuyển đến: Giá thực tế NLVL Nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn - Ngoài ra, tại DN nguồn cung ứng nguyên vật liêu do cấp trên cấp. Giá thực tế NLVL Nhập kho = Giá ghi ở hoá đơn + các chi phí Của cấp trên khác - Các chi phí khác bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hao hụt cho phép, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, thuế nhập khẩu, thuế kho, thuế bãi,.... * Giá thực tế của NLVL xuất kho: Đối với các loại vật tư xuất dùng cho thi công công trình, hạng mục công trình thì giá thực tế xuất dùng của các loại vật tư này được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này thì khi xuất kho NLVL nào thì sẽ xác định theo giá thực tế nhập kho của NLVL đó. Căn cứ vào các chứng từ gốc về NLVL tại DN, theo phương pháp giá thực tế đích danh, giá trị NLVL xuất dùng được xác định như sau: Ví dụ: (vật liệu: thép 06) + Ngày 1/11: Tồn kho: 400kg. đơn giá 6600đ/ kg + Ngày 2/11: Xuất kho: 300Kg để sản xuất sản phẩm + Ngày 3/11: Nhập kho: 4141,5kg đơn giá 6900 đ/kg + Ngày 3/11: Xuất kho: 4141,5kg Vậy giá thực tế của thép 06 xuất kho + Ngày 2/11: 300 x 6600 = 1.980.000đ + Ngày 3/11: 4141,5 x 6900 = 28.576.350đ Tổng giá xuất dùng: 1.980.000 + 288.414.060 = 30.556.350 đ 2.2.3.3 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: * Thủ tục nhập kho: Sơ đồ nghiệp vụ nhập kho Nghiệp vụ nhập kho Cán bộ kỹ thuật Dự toán nguyên vật liệu Đội trưởng Duyệt Kế toán đội mua NVL, viết phiếu nhập kho Thủ kho Kiểm tra, viết vào phiếu nhập kho Lập thẻ kho - Diễn giải nghiệp vụ nhập kho: Khi nhận được công trình, DN thường giao khoán cho một đội xây dựng thuộc DN chịu trách nhiệm về công trình đó. Tuỳ theo công trình, hạng mục công trình mà cán bộ kỹ thuật tính mức dự toán về nguyên vật liệu sau đó trình lên đội trưởng. Đội trưởng xem xét và duyệt mức dự toán nguyên vật liệu đó sau đó giao cho kế toán đội đi mua nguyên vật liệu. Nếu nhu cầu nguyên vật liệu cho công trình, hạng mục công trình thì công mà lớn, giá trị nhiều, thì kế toán tiến hành ký kết hợp đồng mua bán vật tư với bên B (bên cung ứng vật tư), sau khi vật tư đã được chuyển đến cho công trình, kế toán tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu số vật tư đảm bảo số lượng, chất lượng quy cách...vật tư, kế toán viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập 3 liên. Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập kho vào thẻ kho rồi mới giao 3 liên phiếu cho người nhập hàng. Thủ kho giữ 2 liên để ghi vào thẻ kho. Người nhập hàng mang hoá đơn bán hàng và liên phiếu nhập kho tới kho để nhập kho, thủ kho kiểm tra số lượng và chất lượng ghi vào cột thực nhập. Cuối mỗi tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ gốc gửi lên cho kế toán trưởng ở trung tâm để lập các sổ. VD: Sau đây là một số nghiệp vụ phát sinh phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu của DN trong tháng 11năm 2008. Biểu số 01: Mẫu số 01: GTKT /3LL GY/2004B HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 03 thán 11 năm 2008 No0000808 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phương Nga Địa chỉ: 23 Nguyễn Văn Cừ – thị xã Bắc Giang Số tài khoản: 2313211000413014 Điện thoại: MST:2400281711 Họ tên người mua hàng: Đặng Văn Thanh. Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Đông Giạng Địa chỉ: Số 31- Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương. Số tài khoản:102010000576080 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0800287760 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG Thành tiền 1 Cát đen m3 968 52.000 50.336.000 2 Cát vàng m3 231 102.000 23.562.000 3 Đá 2x4 m3 47 240.000 11.280.000 4 Xi măng PC30 Tấn 11 890.000 9.790.000 Cộng tiền hàng 94.968.000 Thuế xuất thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT 4.748.400 99.716.400 Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền bằng chữ: Chín mươi chín, triệu bảy trăm mười sáu nghìn, bốn trăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 02: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu 03 /VT Ngày 03/11/2008 Căn cứ hoá đơn GTGT ngày03/11/2008 công TNHH Phương Nga. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Hà Anh: Trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Tiến: Thủ kho Ông: Lê Quốc Tuấn: Kỹ thuật Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Mã số PT kiểm nghiệm ĐVT SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Cát đen m3 968 968 0 2 Cát vàng m3 231 231 0 3 Đá 2x4 m3 47 47 0 4 XimăngPC30 Tấn 11 11 0 Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm só lượng: Cát đen, cát vàng,đá 2x4 và xi măng PC30 do ông Đặng Văn Thanh mua của công ty TNHH Phương Nga về nhập kho đủ số lượng, đúng chúng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 03: Đơn vị: Doanh Nghiệp Tư Nhân Đông Giang. Mẫu số 01 / VT Địa chỉ: 31 Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương TheoQĐ48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 09 năm 2006 PHIẾU NHẬP KHO của Bộ Tài chính Ngày 03 tháng 11 năm 2008 Nợ: TK152 Có: TK141 Họ tên người giao hàng: Vũ Thị Hằng. Địa chỉ: Công ty TNHH Phương Nga. Theo HĐ.số..ngày 03 tháng 11năm 2008 của công ty TNHH Phương Nga. Nhập tại kho: công trình khu dân cư Đại An. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số DVT Số lượng ĐG Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Cát đen m3 968 968 52.000 50.336.000 2 Cát vàng m3 231 231 102.000 23.562.000 3 Đá 2x4 m3 47 47 240.000 11.280.000 4 Xi măng PC30 Tấn 11 11 890.000 9.790.000 Cộng X X X X X 94.968.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín mươi tư triệu, chín trăm sáu mươi tám nghìn đồng chẵn. Ngày 03 tháng 11 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 04: Mẫu số 01: GTKT /3LL GY/2004B HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 12 thán 11 năm 2008 No0000808 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phương Nga Địa chỉ: 23 Nguyễn Văn Cừ - thị xã Bắc Giang Số tài khoản: 2313211000413014 Điện thoại: MST:2400281711 Họ tên người mua hàng: Đặng Văn Thanh. Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Đông Giạng Địa chỉ: Số 31- Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương. Số tài khoản:102010000576080 Hình thức thanh toán: chuyển khoản MST: 0800287760 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG Thành tiền 1 Cát đen m3 500 52.000 26.000.000 2 Thép 014 kg 3000 11.000 33.000.000 3 Đá 2x4 m3 19 240.000 4.560.000 4 Xi măng PC40 Tấn 20 892.000 17.840.000 Cộng tiền hàng 81.400.000 Thuế xuất thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT 4.070.000 85.470.000 Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền bằng chữ: Tám mươi năm triệu, bốn trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 05: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu 03 –VT Ngày 12/11/2008 Căn cứ hoá đơn GTGT ngày12/11/2008 công TNHH Phương Nga. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Hà Anh: Trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Tiến: Thủ kho Ông: Lê Quốc Tuấn: Kỹ thuật Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Mã số PT kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Cát đen m3 500 500 0 2 Thép 014 kg 300 3000 0 3 Đá 2x4 m3 19 19 0 4 XimăngPC40 Tấn 20 20 0 Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm só lượng: Cát đen, thép 014,đá 2x4 và xi măng PC40 do ông Đặng Văn Thanh mua của công ty TNHH Phương Nga về nhập kho đủ số lượng, đúng chúng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 06: Đơn vị: Doanh Nghiệp Tư Nhân Đông Giang. Mẫu số 01 /VT Địa chỉ: 31 Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương TheoQĐ48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 09 năm 2006 PHIẾU NHẬP KHO của Bộ Tài chính Ngày 12tháng 11 năm 2008 Nợ: TK152 Có: TK141 Họ tên người giao hàng: Đặng Thế Hiển. Địa chỉ: Công ty TNHH Phương Nga. TheoHĐ.số...ngày 12 tháng 11năm 2008 của công ty TNHH Phương Nga. Nhập tại kho: công trình khu dân cư Đại An. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số DVT Số lượng ĐG Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Cát đen m3 500 500 52.000 26.000.000 2 Thép 014 kg 3000 3000 11.000 33.000.000 3 Đá 2x4 m3 19 19 240.000 4.560.000 4 Xi măng PC40 Tấn 20 20 892.000 17.840.000 Cộng X X X X X 81.400.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi một, triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 12 tháng 11 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Thủ tục xuất kho: - Nghiệp vụ xuất kho vật tư được tién hành theo sơ đồ sau; Công trình A Đội trưởng Kế toán đội Thủ kho Nghiệp vụ Xuất yêu cầu Duyệt Lập phiếu xuất VL vật liệu yêu cầu xuất kho Do đặc điểm của đơn vị xây dựng cơ bản, tại DNTN Đông Giang nguyên vật liệu tại DN được xuất kho chủ yếu cho công trình, hạng mục công