Chuyên đề Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Vật tư Vận tải Xi măng

của công ty như sau: * Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm 1 lần. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được pháp luật và điều lệ công ty quy định. Đặc biệt, đại hội đồng cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, sẽ bầu hoặc bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát của công ty. * Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mụ đích, quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luật Nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trừ những vấn đề thuộc quyền của đại hội đồng cổ đông. Hiện tại hội đồng quản trị của công ty có 5 thành viên. Người đại diện của công ty là Giám đốc công ty (Kiêm chủ tịch hội đồng quản trị). * Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm 01 Giám đốc (Kiêm chủ tịch hội đồng quản trị) và 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm về tổng hợp các nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh của công ty. Là nơi ra quyết định đến các phòng, ban trực thuộc và nhận được báo cáo trực tiếp kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. * Ban kiểm soát: Ban kiểm soát của công ty là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do đại hội đồng cổ đông bầu ra, chức năng là tiến hành kiểm soát hoạt động tài chính của doanh nghiệp, giám sát các hành vi của hội đồng quản trị và giám đốc điều hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. * Các phòng, ban của công ty: Chịu sự giám sát của ban giám đốc bao gồm: - Phòng kế hoạch: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch về sản xuất kinh doanh, phương án giá cả để trình giám đốc ký giao cho các đơn vị thực hiện, tổ chức quýêt toán vật tư, hàng hoá, quản lý công tác hợp đồng kinh tế. - Phòng thông tin điều độ: Tổng hợp số liệu sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp, lập báo cáo nhanh, tham gia phối hợp điều hành vận tải, thông tin sản xuất giữa các công ty và các nhà máy sản xuất giữa các công ty và các nhà máy sản xuất xi măng, các cơ quan kinh tế có liên quan, đảm bảo công tác tổng đài, thông tin liên lạc toàn công ty. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Xây dựng kế hoạch các bộ, giải quyết các vấn đề về chế độ, tiếp nhận, đào tạo, sa thải, điều động cán bộ, chính sách của người lao động, lập kế hoạch lao động tiền lương, thưởng theo từng thời kỳ cho toàn công ty, chỉ đạo kế hoạch phòng hộ, an toàn lao động. - Phòng đầu tư xây dựng: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch đầu tư, xây dựng mua sắm trang thiết bị để phục vụ công tác sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng kinh doanh vận tải: Chịu trách nhiệm lập các phương án kinh doanh vận tải. Cân đối các điều kiện hàng hoá, phương án vận tải, tổ chức sự vận động hợp lý của hàng hoá từ đầu nguồn tới nơi tiêu thụ, đảm bảo hiệu quả kinh doanh trong cơ chế thị trường. - Phòng kinh doanh phụ gia xi măng: Chịu trách nhiệm về phương án kinh doanh các loại phụ gia cung cấp cho các nhà máy xi măng. - Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm quản lý về kỹ thuật, chất lượng, sản phẩm hàng hoá. - Phòng Tài chính – kế toán: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, tổ chức công tác hạch toán theo đúng qui định của pháp luật, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tổ chức khai thác, sử dụng, quản lý mọi nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Văn phòng công ty: Có trách nhiệm đảm bảo điều kiện vật chất, an ninh, hậu cần, an toàn trong công ty và quản lý tài sản của công ty. - Phòng Clinker xi măng: Chịu trách nhiệm về phương án kinh doanh vận chuyển clinker xi măng từ Bắc vào Nam cho nhà máy xi măng Hà Tiên I tại Thành phố Hồ Chí Minh. * Các chi nhánh trực thuộc công ty: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh mình, khai thác, quản lý, vận tải, tiếp nhận, bảo quản và cung ứng các loại hàng hoá phục vụ cho sản xuất xi măng; giao dịch, tổ chức thực hiện hoạt động kinh tế đựơc công ty giao, kiểm hàng hoá trứơc khi xuất nhập hàng; đôn đốc các vấn đề phát sinh trong vận tải bốc xếp, đảm bảo việc giao nhận hàng hoá theo hợp đồng kinh tế, thực hiện việc quản và luân chuyển hàng hoá hợp lý, có hiệu quả. - Chi nhánh Quảng Ninh: Là chi nhánh đầu nguồn, làm mặt hàng than, làm cả công tác chuyển tải than xuất khẩu, xi măng, clinker, phụ gia… - Chi nhánh Hải Phòng: Là chi nhánh cuối nguồn giữ quan hệ mua bán với nhà máy xi măng Hải Phòng. - Chi nhánh Phả Lại: Quản lý xưởng quyển xỉ, làm ra xỉ phụ gia có chật lượng cao cho các nhà máy xi măng, cung ứng và vận chuyển xỉ về các nhà máy xi măng hay công trình thuỷ lợi, giao thông. - Chi nhánh Hoàng Thạch: Là chi nhánh cuối nguồn giữ quan hệ mua bán với nhà máy xi măng Hoàng Thạch và làm nhiệm vụ vận tải. - Chi nhánh Bỉm Sơn: Là chi nhánh cuối nguồn quan hệ mua bán với nhà máy xi măng Bỉm Sơn, tiếp nhận toàn bộ lượng than của chi nhánh Quảng Ninh gửi về bãi Ninh Bình để vận chuyển bằng đường bộ vào nhà máy xi măng. - Chi nhánh Hà Nam: Là chi nhánh cuối nguồn giữ quan hệ mua bán với nhà máy xi măng Bút Sơn và làm dịch vụ vận tải. - Chi nhánh Phú Thọ: Là chi nhánh đầu nguồn mua xỉ của nhà máy Supe phốt phát Lâm Thao và tổ chức vận chuyển về nhà máy xi măng. - Chi nhánh Hoàng Mai: Là chi nhánh cuối nguồn giữ quan hệ mua bán với nhà máy xi măng Hoàng Mai và làm dịch vụ vận tải. - Đoàn vận tải: Có chức năng vận tải hàng hoá theo kế hoạch của công ty, ngoài ra còn làm hợp đồng vận tải cho các nhà máy xi măng. - Văn phòng đại diện Thành Phố Hồ Chí Minh: Làm vận tải đường biển, tiếp nhận xi măng cung cấp các thị trường miềm Man tiếp nhận và vận chuyển clinker cho nhà máy xi măng Hà Tiên I. Sơ đồ tổ chức quản lý Đại hội đồng cổ đông hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Ban kiểm soát Phòng kế hoạch Phòng thông tin điều độ P. Tổ chức lao động t.lương P đầu tư xây dựng Phòng kinh doanh vận tải P.kinh doanh phụ gia XM Phòng kỹ thuật P Tài chính kế toán Phòng clinker Văn phòng công ty Chi nhánh Quảng Ninh Chi nhánh Hoàng Thạch Chi nhánh Phả Lại Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hà Nam Chi nhánh Ninh Bình Chi nhánh Bỉm Sơn Chi nhánh Hoàng Mai Chi nhánh Phú Thọ VP đại diện TP.HCM Đoàn vận tải Sơ đồ tổ chức quản lý của Chi nhánh trực thuộc của công ty: TRưởng chi nhánh Phó chi nhánh Văn phòng Tổ điều độ Tổ giao nhận Tổ kế toán Tổ bảo vệ - Trưởng chi nhánh: Là người lãnh đạo chung, quảnlý nhân viên mình phụ trách, điều hành quá trình sản xuất kinh doanh của chi nhánh, thực hiện nhiệm vụ ngoại giao, đối nội đối ngoại với các đối tác trong lĩnh vực hàng hoá vận tải. - Phó chi nhánh: Thực hiện theo sự phân công của trưởng chi nhánh trong lĩnh vực điều hành sản xuất kinh doanh khi trưởng chi nhánh đi vắng. - Văn phòng: Có tổ chức nội vụ, đời sống, vật chất, tinh thần chế độ bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên trong chi nhánh. - Tổ điều độ: Có nhiệm vụ nhận thông tin, chỉ thị của công ty, nắm bắt thông tin. - Tổ giao nhận: Đón nhận và giao nhận các mặt hàng vào các nhà máy sau mỗi ca, mỗi ngày báo số lượng, phẩm chất hàng hoá cho tổ điều độ chi nhánh. - Tổ kế toán: Tập hợp, phân loại phiếu Nhập – xuất, tổng hợp lương tháng, quý, thực hiện chế độ chia lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên chi nhánh, BHXH, BHYT, chế độ khác. - Tổ bảo vệ: Thực hiện chức năng bảo vệ tài sản chung cho chi nhánh, áp tải hàng hoá nếu có, bảo vệ hàng hoá trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh Không phải là một đơn vị sản xuất, cũng không phải là 1 đơn vị thương mại đơn thuần, công ty Cổ phần đầu tư vận tải xi măng là 1 đơn vị kinh doanh thương mại, dịch vụ., làm nhiệm vụ trung gian giữa người sản xuất với người tiêu dùng. Với đặc điểm hoạt động vừa mang tính chất kinh doanh, vừa mang tính cung cấp vật tư đầu vào cho các nhà máy sản xuất xi măng và dịch vụ vận tải. Vì vậy, cơ cấu doanh thu của công ty chủ yếu từ kinh doanh vật tư đầu vào cho các nhà máy xi măng và doanh thu dịch vụ vận tải. 2.1.4.2. Lĩnh lực kinh doanh: Kinh doanh các loại vật tư dùng cho ngành xi măng Kinh doanh vật liệu xây dựng Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải Kinh doanh phụ tùng ô tô và bảo dưỡng, sửa chữa ô tô. Kinh doanh khai thác, chế biến các loại phụ gia và xỉ thải phục vụ cho sản xuất xi măng và các nhu cầu khác của xã hội. 2.1.5. Tình hình kinh doanh chủ yếu và kết quả hoạt động của công ty Cổ phần vận tư vận tải xi măng. Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng mặc dù mới hoạt động dưới loại hình công ty cổ phần từ tháng 4 năm 2006 nhưng cũng gặt hái được những thành công nhất định. Chứng minh được việc chuyển đổi loại hình công ty hoàn toàn đúng đắn. Điều này có thể thấy rõ nét qua việc so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2 năm 2005 và 2006. Bảng: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng trong những năm vừa qua: Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1. Vốn kinh doanh 82779,31 84336,63 2. Lợi nhuận thuần 557178,25 539219,45 3. Lợi nhuận trước thuế 1800,00 3969.14 4. Lợi nhuận sau thuế 1296,00 2857,78 5. Các khoản phải nộp nhà nước 148,00 184,00 6. Tổng số lao động (người) 312,00 286,00 7. Thu nhập bình quân (tháng/ người) 3,10 3,60 Qua số liệu bảng trên ta thấy: Vốn kinh doanh của doanh nghiệp không ngừng tăng lên qua các năm. Điều đó chứng tỏ quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, kéo theo nó là lợi nhuận sau thuế cũng tăng: Từ 1396trđ năm 2005 tăng lên 2857,78 trđ năm 2006. Đồng thời ta cũng thấy doanh thu thuần năm 2006 giảm so với năm 2005. Điều này cho thấy trong năm 2006 doanh nghiệp chú trọng đầu tư kinh doanh những mặt hàng chất lượng cao, có tỷ suất lợi nhuận lớn. Năm 2006 tổng số lao động của công ty giảm do doanh nghiệp sắp xếp lại cơ cấu tổ chức nhân sự, giảm bớt số lượng lao động không cần thiết, những lao động có trình độ tay nghề kém. Nhờ đó mà năng suất lao động của nhân viên ngày càng tăng, giúp cho thu nhập bình quân mỗi lao động tăng qua các năm: từ 3,1 trđ năm 2005 lên 3,6 trđ năm 2006. Việc tổ chức kinh doanh có hiệu quả giúp cho công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, góp phần làm tăng nguồn thu vào ngân sách Nhà nước. 2.1.6. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 2.1.6.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Tổ chức bộ máy công tác kế toán phù hợp, khoa học với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với giám đốc và kế toán trưởng. Là một đơn vị kinh doanh thương nghiệp với các cửa hàng, các chi nhánh nằm rải rác trên khắp địa bàn phân công. Do vậy, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Thực vậy, để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của công tác kế toán, công ty đã cố gắng tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, phù hợp với đơn vị hạch toán độc lập và thích hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty. Nhiệm vụ của các phòng kế toán cụ thể: - Kế toán trưởng: Là người phụ trách duy nhất chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện, tổ chức lập báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý và phân công trách nhiệm cho từng người, từng bộ phận có liên quan, chịu trách nhiệm về các thông tin báo cáo trước giám đốc và Tổng công ty. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp các số liệu của các nhân viên đem lại, làm lại các bảng biểu kế toán, sau đó trình lên kế toán trưởng ký. - Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ lập bảng phân phối hoặc theo dõi tiền lương, thưởng thực tế. - Kế toán tài sản cố định, vật tư hàng hoá: Hàng tháng kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập, xuất để lên chứng từ hàng hoá nhập xuất. Đồng thời, căn cứ vào tình hình thực tế tăng, giảm TSCĐ qua các biên bản bàn giao, ngượng bán…TSCĐ để ghi chép sổ sách có liên quan. - Kế toán chi nhánh: Có nhiệm vụ tập hợp số liệu, chứng từ phát sinh lên công ty theo định kỳ. - Kế toán mua bán hàng: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ mua bán các mặt hàng trước khi ghi chép các sổ sách có liên quan và làm thủ tục thanh toán (thu) cho khách hàng. - Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay: Định kỳ kế toán ghi chép, tập hợp, phân loại các hoá đơn, chứng từ có liên quan để ghi sổ kế toán. - Kế toán theo dõi cước vận chuyển: Tập hợp các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, thành phẩm… để ghi sổ kế toán có liên quan. * Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần vật tư Vận tải Xi măng Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần vật tư Vận tải Xi măng Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán các chi nhánh Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán thuế GTGT Kế toán bán hàng Kế toán mua hàng Kế toán tiền mặt Kế toán TGNH Kế toán tiền vay Kế toán thoe dõi cước VC Kế toán tại các ĐV chi nhánh 2.2. Tình hình thực tế về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng. 2.2.1. Công tác quản lý lao động của đơn vị 2.2.1.1. Số lượng lao động Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty năm 2006 là 286 người. Trong đó, khối văn phòng công ty là 117 người, bao gồm 08 phòng ban như: phòng kinh tế kế hoạch, phòng kỹ thuật, văn phòng công ty, phòng tổ chức lao động công đoàn, phòng đầu tư phát triển, phòng kinh doanh phụ gia, phòng kế toán thống kế tài chính. Các chi nhánh trực thuộc công ty là 169 người trực tiếp làm công tác vận chuyển, giao nhận hàng hoá như: xi măng, clinker từ các nhà máy xi măng vào miền trung, miền nam, lực lượng này rất hùng hậu cung cấp kịp thời vật tư cho các nhà máy xi măng. 2.2.1.2. Chất lượng lao động Chất lượng lao đông là chỉ tiêu phản ánh rõ nét nhất tình hình sử dụng lao động, năng suất lao động tăng lên không ngừng là mục tiêu phấn đấu của các doanh nghiệp, là điều kiện để tăng tích luỹ và đảm bảo thu nhập cho người lao động. Công ty có lực lượng công nhân viên hùng hậu, được đào tạo trong các trường Đại học trong và ngoài nước, các trường Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp…. Hiện nay, công ty thường xuyên tổ chức tập huấn đào tạo, bồi dưỡng hội thảo, phân tích các hoạt động kinh tế, đánh giá rút kinh nghiệm để cho cán bộ công nhân viên có thể nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài ra, công ty còn có chính sách ưu tiên đối với những cán bộ công nhân viên có trình độ, có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác tiếp thị, giao nhận,có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, năng động với cơ chế thị trường. Các cán bộ công nhân viên có sức khoẻ kém không phù hợp với công việc thì sẽ bố trí làm công việc thích hợp hoặc giải quyết theo chế độ của công ty và theo chế độ của Đảng va nhà nước. 2.2.2. Hình thức trả lương và quỹ tiền lương ở công ty Cổ phần vật tư vận tải Xi măng 2.2.2.1. Hình thức trả lương áp dụng tại đơn vị Tiền lương là biểu hiện bằng tiền, là phần sản phẩm xã hội dùng để bù đắp cho lượng lao động cần thiết đã hao phí mà nhà nước và chủ doanh nghiệp trả cho người lao động phù hợp với chất lượng của từng người lao động. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mà mỗi doanh nghiệp áp dụng lương phải trả khác nhau, tuy nhiên phải đảm bảo các nguyên tắc tổ chức tiền lương đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cũng như hầu hết các đơn vị kinh doanh khác, công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng đang áp dụng phương pháp trả lương cho người lao động theo sản phẩm. Đối tượng áp dụng: cho tất cả cán bộ công nhân viên đang công tác và được hưởng lương sản phẩm tại công ty theo nguyên tắc phân phối tiền lương như sau: - Thực hiện phân phối theo lao động, trả lương gần với kết quả hoàn thành công việc cuả từng bộ phận, từng cá nhân. Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào kết quả sản xuất kinh doanh của công ty thì được trả lương cao và ngược lại. - Riêng một số đơn vị có thể áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp ca nhân hoặc hình thức trả lương khoán sản phẩm tập thể, tuỳ thuộc vào từng đối tượng lao động cụ thể của đơn vị, hàng tháng các đơn vị báo cáo công ty tình hình phân phối quỹ tiền lương đã được phê duyệt của tháng trước liền kề. Công tác tổ chức lao động tiền lương được giao cho phòng tổ chức lao động tiền lương thực hiện. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận này là nghiên cứu, tham mưu giúp Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ còn phải nghiên cứu chính sách của Đảng và Nhà nước, các quy định của cấp trên về tiền lương, bảo hiểm… để từ đó xây dựng cơ chế chính sách tiền lương trong công ty phù hợp với tình hình kinh doanh từng thời kỳ, bộ phận này có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiền lương hàng tháng, quý, năm, tổ chức kiểm tra thực hiện đối với người lao động ở cơ sở, tổng hợp làm báo cáo về lao động và tiền lượng hàng tháng để trình lên công ty. 2.2.2.2. Quỹ tiền lương và quản lý quỹ tiền lương. 2.2.2.2.1 Quỹ tiền lương sản phẩm bao gồm: 2.2.2.21.1. Quỹ tiền lương giám đốc Căn cứ thông tư số 08/2005/TT-LĐTBXH ngày 05/01/2005 của Bộ Lao động Thương binh xã hội hướng dẫn thực hiện nghị định 207/2004/NĐ-CPB ngày 14/12/2005 của chính phủ quy định chế độ tiền lương, thưởng và chế độ trách nhiệm của Tổng giám đốc công ty Nhà nước. Hàng năm công ty xây dựng quỹ tiền lương giám đốc với các chỉ tiêu kế hoạch tài chính và sản lượng năm, quỹ lương giám đốc được quyết toán theo lợi nhuận thực hiện và năng suất lao động bình quân của toàn công ty. 2.2.2.2.1.2. Quỹ lương sản phẩm của toàn công ty - Nguồn hình thành quỹ tiền lương sản phẩm của công ty. Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, theo đơn giá tiền lương sản phẩm của công ty. Quỹ tiền lương theo chế độ của cán bộ chuyên trách làm công tác đoàn thể do cơ quan có thẩm quyền cấp. Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. Quỹ tiền lương được trích bổ sung do thực hiện lợi nhuận năm trước vượt mức kế hoạch. - Sử dụng tổng quỹ tiền lương của công ty: Tổng tièn lương của công ty được chia làm 2 phần. Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động hàng tháng chiếm từ 90% - 95% tổng quỹ lương sản phẩm của công ty. Quỹ lương còn lại chiếm từ 5% - 10% tổng quỹ tiền lương của công ty, dùng để chi cho người lao động trong công ty vào những dịp lễ tết giải quyết theo quy định những trường hợp phát sinh và dùng để thưởng theo hình thức trả lương cho các tập thể, cá nhân của công ty có thành tích xuất sắc, mang lại hiệu quả cao cho công ty. 2.2.2.2.1.3. Quỹ tiền lương sản phẩm của đơn vị trực thuộc công ty. - Nguồn hình thành quỹ tiền lương của các đơn vị: Quỹ tiền lương của những mặt hàng, công việc do công ty giao đơn giá tiền lương. Căn cứ vào kế hoạch lợi nhuận và đơn giá tiền lương đã được hội đồng quản trị công ty phê duyệt, công ty giao đơn giá tiền lương sản phẩm của các đơn vị gắn với kế hoạch sản xuất kinh doanh và đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng của từng đơn vị. Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ khác được giao cho đơn vị thực hiện và đươc duyệt. Những khoản tiền lương từ các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ khác được giao cho đơn vị thưc hiện và được duyệt. Những khoản tiền lương bổ sung từ quỹ tiền lương dự phòng - Sử dụng quỹ tiền lương tại các đơn vị Các đơn vị thực hiện chi trả tiền lương cho người lao động theo nguyên tắc làm công việc gì, giữ chức vụ gì hưởng lương theo hệ số chức danh công việc chức vụ đó. Và có thể áp dụng các hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân hoặc hình thức trả lương khoán sản phẩm tập thể tuỳ vào từng đối tượng lao động cụ thể của đơn vị, hàng tháng các đơn vị báo cáo công ty tình hình phân phối qũy lương đã được phê duyệt của tháng trước liền kề, hàng tháng các đơn vị quyết toán quỹ tiền lương và các khoản thu nhập khác với công ty vào tháng đầu tiên của quý tiếp theo. 2.2.2.2.2. Công thức tính lương và chia lương. * Qũy lương sản phẩm tính theo công thức: Lsp = Lđg x Hđv Trong đó: Lsp: quỹ tiền lương sản phẩm được chia trong tháng của đơn vị. Lđg: Quỹ tiền lương sản phẩm theo đơn giá và các khoản tiền lương từ các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác ngoài đơn giá do đơn vị thực hiện được duyệt Hđv: Hệ số thi đua tháng của đơn vị. Riêng khối văn phòng công ty hệ số thi đua được coi bằng 1. * Phân phối quỹ tiền lương: Tiền lương sản phẩm được phân phối dựa trên hệ số chức danh công việc đảm nhận, ngày công thực tế làm việc, hệ số thi đua của từng cán bộ công nhân viên (nếu có) và được tính theo công thức: Ti = Đqi x Đg Trong đó: Ti: tiền lương sản phẩm của người lao động thứ i thuộc đơn vị Điểm quy đổi của người thứ i thuộc đơn vị và được tính theo công thức: Đqi = hệ số công việc x ngày công thực tế làm việc x hệ số thi đua Đg: đơn gía 1 điểm quy đổi của người lao động trong đơn vị được tính bằng công thức: Đg = Qsp / Đqi Qsp: Tổng số người lao động thuộc đối tượng phân phối sản phẩm trong tháng của đơn vị. 2.2.3. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.2.3.1 Chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm XH * Các chứng từ sử dụng ban đầu gồm có: Bảng chấm công Giấy chứng nhận nghỉ việc việc hưởng BHXH Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Phiếu báo làm thêm giờ Hợp đồng giao khoán Biên bản điều tra tai nạn lao động * Kế toán các bảng thanh toán Bảng thanh toán tiền lương Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng phân bổ lương và BHXH 2.2.3.2. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ cái TK 334, 338 2.2.3.3. Trình tự ghi sổ kế toán: Được phản ánh thông qua sơ đồ luân chuyển chứng từ như sau: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành Bảng thanh toán lương theo phòng ban Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn công ty Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối sổ phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Báo cáo tài chính Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Kiểm tra đối chiếu Giải thích sơ đồ: Cuối tháng kế toán tiền lương căn cứ vào các bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành …. Của các bộ phận phòng ban gửi đến và các giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy nghỉ ốm, nghỉ việc không hưởng lương…. để tiến hành tính lương cho các bộ phận, từ các bảng tính lương cho của các phòng ban, kế toán tiền lương tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương cho toàn công ty và vào sổ chi tiết tài khoản 334, 338, tính số lương thực tế của công nhân viên, tính BHXH và các khoản giảm trừ vào các sổ liên quan và vào sổ cái, lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH… Cụ thể: hàng ngày, căn cứ vào tình hình thực tế công nhân viên đi làm các phòng ban, người phụ trách phòng ban chấm công vào bảng chấm công, nếu có người nghỉ việc vì lý do ốm đau, hội họp, thai sản… thì người chấm công phải đánh dấu theo ký hiệu bảng chấm công tương ứng từ cột 1 đến cột 31. Cuối tháng, người chấm công ký và giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán đối chiếu, kiểm tra quy ra công để thanh toán. Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người, tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột tương ứng trong bảng. Mỗi phòng ban có bảng chấm công riêng và khi tính và chia lương kế toán sẽ căn cứ vào bảng chấm công để tính lương cho mọi người, riêng tổ sản xuất ngoài bảng chấm công ra còn các giấy tờ khác liên quan nếu như tính lương theo sản phẩm còn có giấy chứng nhận công việc hoàn thành. VD: trong tháng 05/2007 Phòng kế toán tài chính thống kế có tình hình thực tế cán bộ đi làm thông qua bảng chấm công như sau: Đi kèm với bảng chấm công là đơn xin nghỉ việc riêng không hưởng lương của nhân viên Vũ Thị Quỳnh Anh và quyết định của ban giám đốc. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đơn xin nghỉ việc riêng không hưởng lương Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần vật tư vận tải Xi măng Kế toán trưởng Trưởng phòng tổ chức lao động Tên tôi là: Vũ Thị Quỳnh Anh Là nhân viên phòng kế toán của công ty. Tôi xin trình bày lý do sau: Tôi mới sinh cháu được 4 tháng tuổi nhưng vì gia đình không có người để chăm sóc cháu vì cháu còn quá nhỏ. Bởi vậy, tôi rất mong được sự giúp đỡ của Giám đốc công ty, Kế toán trưởng, trưởng phòng tổ chức lao động tạo điều kiện cho tôi được nghỉ không lương 3 tháng kể từ ngày 1/5/2007 đến ngày 1/8/2007. Trong thời gian nghỉ không lương tôi tự túc đóng BHXH theo quy định hiện hành. Rất mong Giám đốc công ty xem xét giải quyết/. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Phòng TCLĐ (ký, họ tên) Người viết đơn (ký, họ tên) Nguyễn Thị Thuý Huỳnh Trung Hiếu Vũ T Quỳnh Anh Căn cứ vào bảng chấm công của của phòng kế toán tài chính và đơn xin nghỉ việc riêng không hưởng lương, quyết định của ban giám đốc công ty và tổng quỹ lương sản phẩm của công ty theo đơn giá của tháng đó, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tháng 5 cho phòng kế toán thống kê tài chính. Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để