Chuyên đề Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI

t động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. TK 911 được mở chi tiết theo từng hoạt động (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác) và từng loại hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm, lao vụ. Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Chi phí tài chính và chi phí khác. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. - Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Bên Có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. - Doanh thu hoạt động tài chính và các thu nhập khác. - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 cuối kỳ không có số dư. * Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh TK 632, 635 Kết chuyển giá vốn hàng bán TK 911 Kết chuyển doanh thu TK 511, 512, 515 thuần về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá TK 641, 642 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 142 Kết chuyển Chi phí chờ kết chuyển TK 421 Kết chuyển lỗ c. Hệ thống sổ tổng hợp về kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng: - Hình thức Nhật ký - Sổ cái. - Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký - Chứng từ. PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TỰ ĐỘNG HOÁ ADI 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TỰ ĐỘNG HÓA ADI 2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ,con dấu riêng do Sở kế hoạch và đầu tư quản lý. Công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI là công ty chuyên trong lĩnh vực phát triển công nghệ tự động hoá và thương mại có giấy đăng ký kinh doanh số 0103006056 do Sở kế hoạch và đầu tư cấp. Đăng ký lần đầu ngày 01/12/2004. Đăng ký thay đổi lần 2 ngày 25/07/2008. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 17A, tập thể 361, phường Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội. Điện thoại : +84 - 4.39723761, +84 - 4.39726051 Fax: +84 - 4.39723350 Website: Email: adi.jsc@vnn.vn Mã số thuế : 0101580766 Vốn kinh doanh: 10,000,000,000 VNĐ 2.1.2 . Chức năng và nhiệm vụ * Chức năng : Công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI hoạt động trong lĩnh vực điện - điện tử - đo lường - tự động hoá. - Lĩnh vực thương mại: Công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI hiện đang là nhà phân phối độc quyền các sản phẩm tự động hoá của tập đoàn Delta khu vực phía Bắc, bên cạnh đó công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI là đại lý phân phối các thiết bị tự động hoá của các hãng nổi tiếng như :Simens, Omron, Schneider, Autonics, LG, Hitachi, Furi, Panasonic, ABB, Toshiba, Mitsubishi,… - Lĩnh vực tự động hoá : Với đội ngũ thạc sĩ, kỹ sư, công nhân nhiều năm kinh nghiệm và đặc biệt có sự trợ giúp của giáo sư tiến sĩ ,thạc sĩ và giảng viên các trường đại học như : ĐH Bách Khoa Hà nội, Học viện kỹ thuật quân sự, ĐH Công nghiệp Hà nội , ĐH Công nghiệp Thái Nguyên, ĐH Xây dựng, Viện khoa học công nghệ …đã thực hiện thành công các dự án lớn trong các ngành công nghiệp như : sản xuất bia, xử lý nước, sản xuất thép, khai thác than, sản xuất giấy, xi măng, nhựa, cơ khí chế tạo máy… - Lĩnh vực tiết giảm năng lượng : Công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI là phương án của chương trình tiết kiệm năng lượng thí điểm CEEP do cục điều tiết điện lực phụ trách được hỗ trợ kinh phí từ Ngân hàng thế giới ( Word Bank) và Quỹ bảo vệ môi trường toàn cầu . * Nhiệm vụ : Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh theo luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ để thực hiện các nội dung và mục đích kinh doanh . Nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của thị trường trong nước để xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả.Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả kinh tế cao. Tự tạo nguồn vốn và bảo quản vốn, đảm bảo tự trang trải về tài chính . Chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ luật pháp của Nhà nước và các quy định của Bộ thương mại . Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, hợp đồng liên doanh, hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế quốc doanh và các thành phần kinh tế khác. Với chức năng và nhiệm vụ trên, công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI không ngừng tìm tòi hướng đi và đề ra các mục đích hoạt động của công ty là : Thông qua kinh doanh, khai thác có hiệu quả để đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 2.2.1. Phương thức tổ chức bộ máy công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty phụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, phụ thuộc vào điều kiện khách hàng, khả năng và cơ chế kinh tế trong cơ chế thị trường. Cơ cấu tổ chức của công ty được bố trí gọn nhẹ các bộ phận chức năng hoạt động rất năng động, hiệu quả. Bộ máy công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI được bố trí theo cơ cấu chức năng Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về hiệu quả hoạt động của công ty . Giữa các phòng ban của công ty có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, mỗi phòng phải thực hiện tuỳ theo chức năng và nhiệm vụ phải đảm nhiệm những công việc chung trong công ty như : tham mưu giúp việc cho ban giám đốc và phải chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc. Ngoài ra, các phòng ban còn phải đảm nhiệm tốt các nhiệm vụ riêng của phòng ban mình. Các công việc đã làm phải đảm bảo nhanh gọn, kịp thời, chính xác, không để tồn đọng. Chất lượng trình độ của các cán bộ ở mỗi phòng ban cũng đòi hỏi phải có trình độ tay nghề cao, vững vàng trong chuyên môn nghiệp vụ, không để xảy ra những sai sót đáng kể làm thiệt hại đến lợi ích của công ty. Để đảm bảo được điều này, công ty đã làm tốt ngay từ khâu tuyển dụng, lựa chọn những người có kinh nghiệm và trình độ, phân công việc phù hợp cho mỗi người, thực hiện chuyên môn hoá ngay từ giai đoạn đầu tiên. Mỗi phòng ban đều phải chủ động sáng tạo trong công việc tạo được uy tín cho khách hàng và đem lại lợi nhuận cao cho công ty. Hiện nay, công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như sau: Ban Giám đốc, Phòng tổ chức hành chính, Phòng kinh doanh, Phòng kỹ thuật, Phòng tài chính - kế toán, các đại lý và cửa hàng bán lẻ. Sơ đồ 4: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Các đại lý và cửa hàng bán lẻ Phòng kỹ thuật, sản xuất Phòng tài chính kế toán Giám đốc 2.2. Chức năng của từng bộ phận và phòng ban quản lý trong công ty * Ban Giám đốc: là người đứng đầu điều hành công ty, là người đại diện pháp nhân cho công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty * Phòng tổ chức hành chính : Trưởng phòng tham mưu giúp việc cho giám đốc, và chịu sự chỉ đạo của giám đốc về sắp xếp và sử dụng lao động, giải quyết các chế độ chính sách và tiền lương, BHXH đối với người lao động, thực hiện công tác đối nội đối ngoại của công ty. * Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh, nắm bắt các thông tin nhu cầu thị trường từ đó có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kịp thời, xác định khối lượng dự trữ, tiêu thụ sản phẩm nghiên cứu thị trường, tìm đối tác, xác định nhu cầu thị trường, thành lập các kênh phân phối sản phẩm, gửi các kế hoạch lên cho giám đốc xét duyệt và có trách nhiệm thi hành các kế hoạch đó. Thực hiện ký kết hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Thực hiện các hoạt động tiếp đón, hỗ trợ khách hàng. Thường xuyên báo cáo tình hình kinh doanh cho giám đốc, phối hợp với các phòng ban trong công ty. * Phòng kỹ thuật sản xuất : Chịu trách nhiệm trong kỹ thuật sản xuất cài đặt và kiểm tra với các yêu cầu của khách hàng. Phối hợp với phòng kinh doanh, các đại lý và cửa hàng bán lẻ để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. * Phòng kế toán : Tổ chức quản lý thu, chi, xuất - nhập - tồn hàng hoá ở công ty. Khai thác, sử dụng vốn có hiệu quả, xây dựng các kế hoạch tài chính, thông qua các số liệu lập báo các tham mưu cho giám đốc trong công tác và sử dụng vốn, lập quyết toán theo chế độ kế toán Nhà nước quy định . * Các đại lý, cửa hàng bán lẻ : Là cầu nối trực tiếp mang sản phẩm, phân phối sản phẩm tới tận tay khách hàng, có mối quan hệ mật thiết với khách hàng. Chức năng chính là bán hàng và quảng bá sản phẩm. 2.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.3.1. Phương thức tổ chức bộ máy : Căn cứ vào mô hình kinh doanh, tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung chuyên sâu. Mỗi người trong phòng kế toán được phân công chịu trách nhiệm một công việc nhất định. Phòng kế toán công ty trực tiếp lập kế hoạch, cuối kỳ kế toán tiến hành xác định KQKD, lập báo cáo tài chính. Hiện nay, phòng tài chính kế toán đã thực hiện chế độ kế toán, báo cáo tài chính áp dụng theo chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính. Phòng tài chính kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty. Định kỳ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, bộ phận kinh doanh, hệ thống bán hàng đều cung cấp đầy đủ số liệu phát sinh về hàng hoá, doanh thu bán hàng, tình hình tiêu thụ hàng hoá và công nợ… cho phòng tài chính kế toán để từ đó số liệu được xử lý, đối chiếu qua các kế toán viên thực hiện phần hành có liên quan. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ cũng như quản lý chứng từ hợp lý giúp cho mô hình tổ chức bộ máy kế toán thuận lợi cho việc hạch toán và bảo quản hiệu quả và khoa học. Phòng kế toán của công ty đã xây dựng được 1 bộ máy gọn nhẹ và hiệu quả. Mối liên hệ giữa các thành viên với nhau chặt chẽ nhịp nhàng tạo hiệu quả trong công việc và góp phần tham mưu cho giám đốc ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh. 2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán * Trưởng phòng kế toán : Chịu trách nhiệm chung trước ban giám đốc về công tác kế toán tài chính toàn công ty, chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty theo chế độ hiên hành. Chỉ đạo xây kế hoạch kinh tế tài chính hàng năm, thực hiện giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị phụ thuộc. Phối hợp tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế của công ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá, các định mức chi phí thuộc thẩm quyền công ty. Phụ trách công tác thi đua khen thưởng. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt báo cáo kế toán thống kê, báo cáo quyết toán của đơn vị phụ thuộc. * Kế toán tổng hợp văn phòng: Tổng hợp quyết toán kế hoạch khối văn phòng toàn công ty, tổng hợp kiểm kê toàn công ty, tổng hợp các sổ sách chứng từ, tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản công ty, trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, hàng hoá kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển toàn công ty, kế toán nguồn vốn kinh doanh. * Kế toán mua hàng: Chịu trách nhiệm về kế hoạch khối luợng và chất lượng hàng hoá mua vào, lập bảng kê hàng hoá mua vào, giá mua, theo dõi và phối hợp với kế toán bán hàng để đề ra phương án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm bảo dự trữ hàng tồn kho hợp lý. * Kế toán tiêu thụ hàng hoá và kho hàng : Trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho hàng của công ty. Chịu trách nhiệm về hàng tồn kho, giá vốn, lập bảng kê xuất bán đối với các đại lý thành viên. * Kế toán công nợ và bán hàng: Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về công nợ bán hàng đối với khách hàng ngoài và nợ trực tiếp trong công ty, công nợ bán hàng của các loại hàng, xây dựng các quy chế quản lý cửa hàng phù hợp với thực tế, đôn đốc, đối chiếu công nợ, theo dõi tiến độ nộp và kiểm tra thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu. * Kế toán thanh toán: Cân đối tiền gửi Ngân hàng, theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng. Đối chiếu với kế toán kho hàng và kế toán bán hàng lập kế hoạch thanh toán đảm bảo đủ vốn để thanh toán tiền hàng. Phối hợp với thủ quỹ cân đối tiền mặt để thu chi có kế hoạch. * Kế toán thuế và chi phí Có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ đầu vào, đầu ra của các khoản thuế khấu trừ. Kiểm tra số lượng các loại hoá đơn phát hành và chịu trách nhiệm kê khai các khoản thuế theo chức năng quy định, tập hợp chi phí và kiểm soát chi phí kinh doanh, các định mức, điều khoản của công ty. Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán công nợ Kế toán chi phí và giá thành Kế toán tiền lương Thủ quỹ 2.3.3. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán * Khái quát chung : Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành. Công ty thực hiện hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 loại chỉ tiêu với 46 mẫu cụ thể trong đó gồm hệ thống chứng từ kế toán thống nhất và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. * Những đặc thù vận dụng : - Danh mục chứng từ gồm 5 loại: Chứng từ hạch toán về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho , phiếu kiểm nghiệm hàng hoá Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu báo giá… Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng… Chứng từ về TSCĐ: Biên bản kiểm nghiệm về TSCĐ, biên bản giao nhận về TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ - Quy định chung của doanh nghiệp về lập và luân chuyển chứng từ: Nhân viên kế toán thực hiện ghi chép nội dung các thông tin nghiệp vụ kế toán phát sinh cho từng loại chứng từ kế toán có tính chính xác đầy đủ kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp được kế toán trưởng hướng dẫn cụ thể và tăng cường kiểm tra, kiểm soát nhằm đảm bảo hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách ,ngăn ngừa những sai sót trong ghi chép ban đầu. Chứng từ lập xong được chuyển giao lần lượt tới các bộ phận có liên quan để nắm bắt được những thông tin, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán và bảo quản lưu trữ chứng từ. - Quy trình luân chuyển chứng từ: + Phiếu thu: Được lập thành 2 liên, liên 1 kế toán quỹ giữ, liên 2 giao cho người nộp tiền và giữ. + Phiếu chi : Được lập thành 2 liên, liên 1 kế toán giữ, liên 2 giao cho khách hàng. +Phiếu nhập kho : Do phòng kế toán tài chính lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 do phòng kế toán tài chính giữ cùng với hoá đơn GTGT cho kế toán thanh toán, liên 3 do người giao hàng giữ làm thủ tục nhập kho, ghi sổ kho và cuối ngày chuyển cho kế toán kho vào sổ và lưu giữ bảo quản. + Phiếu xuất kho : Được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán nội bộ . + Hoá đơn GTGT (Hoá đơn bán hàng) của công ty là do cục thuế phát hành, phòng kế toán tài chính lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng, ghi sổ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán . Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán thanh toán tập hợp, sau đó chuyển chứng từ liên quan đến tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ và lưu trữ, riêng chứng từ liên quan đến ngân hàng do kế toán tài chính giữ. Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh hàng ngày nhận được từ kho chuyển lên, kế toán tiêu thụ vào sổ và lưu giữ chứng từ. Định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng hoá nhập - xuất - tồn kho . 2.3.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI chọn hình thức sổ Nhật ký chung ban hành theo QĐ 15/TC/CĐKT - 2006 của Bộ tài chính. Tại các đại lý việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng tháng và lập báo cáo quyết toán của đơn bị về phòng kế toán của công ty để tổng hợp. Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật Ký chung Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Công ty hiện đang ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức công tác kế toán giúp cho công việc cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời, chính xác giảm bớt công việc kế toán thủ công. Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty là phần mềm được lập riêng cho công ty. Quá trình hạch toán khi áp dụng máy tính: Kế toán viên từ các chứng từ kế toán và dựa vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ tiến hành cập nhật ban đầu vào máy, máy sẽ tự xử lý và cho thông tin đầu ra (khi cần) gồm các sổ kế toán, báo cáo kế toán. 2.4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG & XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TỰ ĐỘNG HÓA ADI 2.4.1. Đặc điểm kế toán bán hàng & xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI ADI là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Hình thức bán hàng gồm bán lẻ và bán buôn các loại vật tư tự động hoá theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của khách hàng. Kết quả kinh doanh được xác định vào cuối mỗi tháng. Nội dung và phương pháp xác định kế toán bán hàng & KQKD của công ty như sau: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được xác định như sau: KQKD trước thuế TNDN của hoạt động kinh doanh = Lãi gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ + Doanh thu tài chính - Chi phí của họat động tài chính - Chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ - Chi phí quản lý doanh nghiệp LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cáp dịch vụ - Trị giá vốn hàng bán Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ = DTT bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế - Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại - Chiết khấu thương mại Trong đó các khoản liên quan để xác định KQKD của công ty: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ khoản tiền bán hàng, cung ứng dịch vụ. ADI áp dụng phương pháp khấu trừ thuế cho nên doanh thu được ghi nhận là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT. Hiện nay công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI đang áp dụng ghi nhận doanh thu khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Các khoản giảm trừ doanh thu : Nhờ chính sách giá mềm dẻo linh hoạt lại có hình thức bảo hành tận nơi cho khách hàng nên công ty không bị giảm trừ doanh thu vì không có bất cứ mặt hàng nào bị trả lại. Mặt khác, công ty không áp dụng bất cứ một hình thức bán hàng nào liên quan đến chiết khấu thanh toán. Công ty rất ít áp dụng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá cho khách hàng. Nếu phát sinh hai khoản mục này kế toán hạch toán chung trên tài khoản 521 – Chiết khấu bán hàng Giá vốn hàng bán : Tại công ty giá vốn hàng bán được xác định để tính vào KQKD bao gồm: - Trị giá gốc của hàng hoá đơn vị bán ra trong kỳ - Các khoản hao hụt của hàng tồn kho sau khi đã trừ đi phần bồi thường do trách nhiệm các nhân gây ra. Giá vốn hàng bán của công ty không bao gồm : - Chi phí mua hàng hoá bởi công ty mua hàng theo hình thức trọn gói, tức là bên bán sẽ chịu trách nhiệm về hàng bán của mình cho tới khi đem hàng hoá đến giao cho công ty. Nếu có phát sinh khoản này chỉ là những chi phí rất nhỏ như phí chuyển phát nhanh thì công ty hạch toán vào TK 642. - Khoản trích lập dự phòng cho hàng tồn kho trong kỳ Trị giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp thực tế đích danh. Kế toán sử dung phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Chi phí bán hàng: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, chi phí này tại công ty bao gồm: - Chi phí tiền lương, tiền ăn giữa ca… - Chi phí vật liệu, bao bì : chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản sản phẩm, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ …dùng cho bộ phận bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng như : nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, phương tiện tính toán… - Chi phí bảo hành - Chi phí bằng tiền khác : tiền thuê đăng ký quảng cáo, tiền thuê gian hàng hội chợ . Chi phí quản lý doanh nghiệp : - Chi phí nhân viên quản lý : tiền lương, phụ cấp - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, nước, điện thoại - Chi phí bằng tiền khác: cước VMS, phí ngân hàng, phí bảo lãnh…Chi phí tài chính của doanh nghiệp : chỉ bao gồm chi phí lãi vay và chi phí do chênh lệch tỷ giá. Doanh thu hoạt động tài chính: do công ty hầu như không tham gia vào các hoạt động tài chính nên doanh thu tài chính phát sinh không lớn và thường bao gồm lãi tiền gửi Ngân hàng và chênh lệch lãi tiền gửi ngân hàng. * Kết quả hoạt động khác: Kết quả hoạt động khác = Thu nhập khác – chi phí khác Trong đó các khoản liên quan để xác định kết quả hoạt động khác của công ty : + Thu nhập hoạt động khác, bao gồm: - Thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ - Thu tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng - Thu từ hàng hoá dư thừa trong kiểm kê, khách hàng trả tiền thừa + Chi phí hoạt động khác, bao gồm: - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ bao gồm cả giá trị còn lại - Số tiền do bi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế - Các khoản chi khác Trong năm 2008 công ty không phát sinh thu nhập khác cũng như chi hoạt động khác vì vậy không phát sinh kết quả hoạt động khác. Như vậy, KQKD của công ty trong năm 2008 chỉ bao gồm kết quả từ hoạt động kinh doanh. 2.4.2. Thực trạng kế toán xác định chi phí & kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI * Hạch toán ban đầu Kế toán bán hàng & xđ kết quả kinh doanh được thực hiện trên cơ sở kế thừa các nghiệp vụ kế toán trước đó là chủ yếu cho nên chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng & xđ KQKD chủ yếu là các chứng từ tự lập. Chứng từ tự lập dùng trong kế toán bán hàng & xđ KQKD của công ty được sử dụng theo đúng các quy định chuẩn mực kế toán về nội dung, biểu mẫu, trình tự lập, luân chuyển. - Các chứng từ tự lập để xác định, kết chuyển doanh thu, chi phí, thu nhập, xác định KQKD - Bảng tính kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả hoạt động khác - Ngoài ra kế toán còn sử dụng các chứng từ: hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có, chứng từ khác liên quan đến quá trình bán hàng & xác định kết quả kinh doanh của công ty. Mẫu số : 01 GTKT-3LL QC/2008B 0057546 HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại và tự động hoá ADI… Địa chỉ : 17A, tập thể 361, phường Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội. Số tài khoản:…………………………………………… Điện thoại: ………………… MS: 0101580766 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị : Công ty TNHH Hoàng Quốc………………………… Địa chỉ : Số 509 Kim Mã - Ba Đình – Hà Nội…………………… Số tài khoản: ………………………………………………………… Hình thức thanh toán: TM/ CK ….MS: 0101606238 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá bán Thành tiền 1 VFD 075F43B Cái 1 10,325,630 10,325,630 2 Encorder ENB–2000-3-1 Cái 1 2,576,950 2,576,950 3 Động cơ 3 pha 0,75 KW Cái 1 2,756,445 2,756,445 4 Bộ đếm CT6 Cái 1 6,713,269 6,713,269 Cộng tiền hàng 22,372,294 Thuế suất GTGT 5%. Tiền thuế GTGT : 1,118,614 Tổng cộng tiền thanh toán 23,490,909 Số tiền viết bằng chữ : Hai ba triệu bốn trăm chín mươi ngìn chín trăm lẻ chín đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký,ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký,ghi rõ họ tên) Đơn vị : Công ty CPTM và tự động hóa ADI Mẫu số 02- VT Địa chỉ : …....... Ban hành theo QĐ15/2006/ QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 03/12/2008 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Thịnh Địa chỉ : Công ty TNHH Hoàng Quốc Lý do xuất : Xuất bán Số TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 VFD 075F43B Cái 1 1 8,776,785 8,776,785 2 Encorder ENB – 2000-3-1 Cái 1 1 2,190,407 2,190,407 3 Động cơ 3 pha 0,75 KW Cái 1 1 2,342,978 2,342,978 4 Bộ đếm CT6 Cái 1 1 5,706,279 5,706,279 Cộng 4 4 19,016,449 19,016,449 Tổng số tiền bằng chữ: Hai hai triệu ba trăm bảy hai ngìn hai trăm chín tư đồng. Xuất, ngày 03/12/2008 Người nhận hàng Người giao hàng Thủ kho Kế toán (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên ) Biểu số 02 Đơn vị:…………. Địa chỉ:…………. Quyển số:…….. Số: 198 Nợ: 111 Có: 511, 3331 Mẫu số 01 – TT (Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006) Của bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU THU Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Họ tên người nộp tiền: Chị Dương Lý do nộp: Thu tiền hàng công ty Hoàng Quốc Số tiền : 23,490,909 ( Viết bằng chữ ) : Hai ba triệu bốn trăm chín mươi ngìn chín trăm lẻ chín đồng. …………………… Kèm theo : 01 … Chứng từ gốc : HĐ GTGT số 0057546.. Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ) : Hai ba triệu bốn trăm chín mươi ngìn chín trăm lẻ chín đồng. …………………… Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Ngưòi nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ ( ký, họ tên ,đóng dấu) (ký,họ tên) (ký,họ tên) ( ký,họ tên) ( ký,họ tên) + Tỷ giá(vàng bạc,đá quý):…………………………………………… + Số tiền quy đổi: ………………………… Biểu số 02 Đơn vị:…………. Địa chỉ:…………. Quyển số:…….. Số: 198 Nợ: 642, 133 Có: 111 Mẫu số 01 – TT (Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006) Của bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU CHI Ngày 12 tháng 12 năm 2008 Họ tên ngưòi nhận tiền: Anh Thanh Lý do nộp : Nộp tiền điện thoại tháng 11 Số tiền: 6,415,889 ( viết bằng chữ ): Sáu triệu bốn trăm mười lăm ngìn tám trăm tám chín đồng………………………………………………… Kèm theo ..