Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong

ứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hoá đơn cớc vận chuyển, phiếu báo vật tư… hoặc căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ Cái TK 152, 153 .Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của TK 152, 153 trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái TK 152, 153 ta lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152, 153 Sơ đồ 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ dăng ký CTGS Bảng cân đối SPS Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.4./ Hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng liên quan, sổ chi tiết TK 331…và bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá trị NVL, CCDC xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị NVL, CCDC xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152, 153; Từ bảng phân bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 Sơ đồ 3.4 sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc NKCT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152, 153 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Chương II: hình thức tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại thành phong I/ Đặc điểm tình hình chung tại doanh nghiệp tư nhân sản xuất& kinh doanh thương mại thành phong 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động hạch toán độc lập, thuộc khu Công nghiệp tự phát Trại Gà ở Phú Diễn- Từ Liêm - Hà Nội. Phía Bắc giáp đương 32 Hà Nội - Sơn Tây, phía Tây giáp với công ty Trường Thành, phía Nam giáp với công ty Nhật Quang. Tổng diện tích của DN trên 5000m2 đất sử dụng cho việc sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được thành lập ngày 02/01/2001 theo giấy chứng nhận ĐKKD số 0101000754 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Tên giao dịch của doanh nghiệp là :Thành Phong COMMERCIAL PRODUCTION and OPERTION PRIVATE ENTERPRISE. Tên viết tắt là : Thanh Phong PTE *Ngành nghề kinh doanh chính của DN là : - sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc nội thất. - lắp đặt các công trình điện công nghiệp, điện dân dụng, điện gia dụng - sản xuất các sản phẩm phục vụ cho ngành điện gia dụng - đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. *Mặt hàng chủ yếu của DN DN chú trọng sản xuất các loại bàn ghế bằng sắt, gỗ, tủ sắt văn phòng, tủ đựng tài liệu, giường tầng sinh viên, giá sắt đựng hàng, đựng tài liệu .... 2. Những mặt thuận lợi, khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 2.1/. Những mặt thuận lợi : Do vị trí địa lý nơi DN đóng ở gần đường 32 nằm trong khu Công nghiệp tập trung nên thuận lợi cho việc vận chuyển NVL vào DN và chuyển hàng hoá đi bán, thuận tiện cho việc giao dịch. Mặt hàng của DN là sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc thất nên nguồn NVL rất phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu cung ứng cho quá trình sản xuất. Về mặt cơ sở kỹ thuật, cơ sở hạ tầng được xây dựng đồng bộ , hoàn thiện khép kín nên thuận lợi trong việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2/ . Những mặt khó khăn Trước những mặt thuận lợi như trên, tuy nhiên trong quá trình hoạt động , DN cũng gặp phải một số trở ngại : - vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là cơ khí nội thất, mộc nội thất nên NVL là các sản phẩm công nghiệp. Do đó có sự biến động trên thị trường cao dẫn đến sự biến động về giá cả lớn . - quy trình sản xuất chế biến của DN kéo dài, tốn nhiều khoản chi phí về điện và chi phí nhân công. - mặt hàng của DN chủ yếu là xuất dùng trong nước ( tại khu vực và các tỉnh lẻ ). Nên có nhiều sự cạnh tranh gay gắt, nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ hàng hoá. II- Tổ chức sản xuất kinh doanh của DN 1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của DN Tài sản cố định gồm cóvăn phòng làm việc, văn phòng giao dịch và hệ thống nhà xưởng, kho tàng chiếm 4500m2 trong tổng diện tích. Bao gồm : - 01 để chứa đựng hàng hoá với dung lượng 1000 tấn/kho - 01 kho chứa đựng hàng hoá , vật tư và vận chuyển hàng hoá để xuất bán. - máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với công tác SXKD. Các loại máy như : máy cắt tôn, máy nhấc, máy hàn dây, máy mài, máy khoan, máy gấp tay, máy dập, bảo hộ lao động ... Doanh nghiệp có 03 dây chuyền sản xuất. Trong đó 2 dây chuyền sản xuất cơ khí nội thất, 1 dây chuyền sản xuất gỗ nội thất. 2. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh * Cơ cấu tổ chức bộ máy của DN : Hiện nay công ty có 300 cán bộ công nhân viên.Trong đó bao gồm : +25 cán bộ TN ở trình độ ĐH +15 cán bộ TN ở trình độ CĐ +10 cán bộ TN ở trình độ TC +5 kỹ sư thiết kế +125 công nhân hầu hết đều học qua các trường Công nhân kỹ thuật Bộ máy của doanh nghiệp hoạt động theo chế độ một giám đốc, một phó đốc để trực tiếp giúp việc cho giám đốc. Tại các phòng ban đều có trưởng phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình tại các phân xưởng có quản đốc và phụ trách điều hành sản xuất trong phân xưởng mình. DN có 04 phòng ban chức năng và 2 phân xưởng. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Giám đốc: là người đại diện của nhà nước, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của DN theo chính sách, pháp luật cuả nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cấp trên về kết qủa hoạt động sản xuất của DN. - Phó giám đốc là người giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng. - Phòng thiết kế kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuất của DN. - Phòng hành chính quản trị: Thảo công văn, nhận, gửi , lưu trữ các giấy tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính như bàn ghế..., trông giữ xe cho cán bộ công nhân viên, vệ sinh công cộng trong đồng thời quản lý trạm y tế. - Phòng tài vụ: Hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng. - Phân xưởng sản xuất kinh doanh : còn gọi là phòng cung tiêu. Có chức năng cung ứng NVL và tiêu thụ sản phẩm. Gồm các tổ sản xuất : + tổ đột, dập, cắt + tổ hàn + tổ tẩy rửa + tổ sơn + tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm *phương pháp tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh Về mặt tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh của DN theo chương trình kế hoạch đã lập trước đó do giám đốc và phó giám đốc lên kế hoạch. Sau đó giám đốc sẽ phân chia, chỉ đạo công việc theo từng nội dung cho các phòng ban và các phân xưởng tiến hành công việc. 3. Hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của DN là cơ khí nội thất và mộc nội thất, bàn, tủ, ghế văn phòng ... để xuất bán ra thị trường trong khu vực và các vùng lân cận. Số lượng sản phẩm hàng hoá của DN là 100% tiêu dùng nội địa. Hàng năm DN có thể sản xuất tới hơn 10.000 sản phẩm tủ sắt, bàn ghế các loại... Doanh nghiệp là đơn vị hạch toán độc lập do DN là đơn vị tư nhân nên phần lớn vốn của DN là của chủ DN đầu tư. Do đó các nhân viên và công nhân đều làm việc trên tinh thần và trách nhiệm được giao. Điều này đã giúp cho DN làm ăn ngày một có lãi và phát triển hiệu quả kinh tế rất cao. Nó đã tạo thuận lơị cho DN có chỗ đứng trên thị trường và ngày càng chứng tỏ được khả năng của mình. Sau đây là một số dẫn chứng những năm gần đây của DN : Stt Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 14.000.000.000 2 Nộp ngân sách 2.000.000.000 2.800.000.000 3.500.000.000 3 Vốn kinh doanh 4.000.000.000 6.000.000.000 7.500.000.000 4 Thu nhập bình quân đầu người/tháng 900.000 1.200.000 1.500.000 ( Nguồn : Sổ theo dõi tổng hợp - kế toán trưởng ) III/ Tình hình hoạt động thực tế của DN 1.Tổ chức bộ máy kế toán của DN Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các tổ chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN Thành Phong được tóm tắt theo sơ đồ sau:  Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau: * Kế toán trưởng : chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của DN, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tài chính, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho DN, tham mưu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của DN. * Kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạch toán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cần thiết đúng chế độ, đúng phương pháp. * Kế toán vật tư, TSCĐ: Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Hàng tháng, kế toán vật liệu báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dự trữ, quản lý vật tư rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và hiệu năng quản lý. Kế toán có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ trong DN, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúng nguyên tắc chế độ hướng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộp ngân sách, số phải trả nợ ngân hàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tình hình thu nộp và thanh toán đó. * Kế toán thành phẩm, doanh thu: Có trách nhiệm tổ chức ghi chép phản ánh, hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quản lý kho thành phẩm và kho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. * Kế toán thanh toán với người bán: Có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn, chứng từ rồi tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đối tượng thanh toán vào các loại sổ sách chi tiết liên quan. Theo định kì, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thuế GTGT đầu vào để đưa cho kế toán tiêu thụ lên báo cáo thuế GTGT. * Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ thu chi của kế toán thanh toán chuyển sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp, tính chuẩn xác con số sủa chúng trước khi thực hiện nghiệp vụ thu chi. *Kế toán tổng hợp :phụ trách việc tổng hợp các số liệu từ các kế toán của các bộ phận, sau đó trình kế toán trưởng. * Thủ kho : có trách nhiệm quản lý kho và theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm, CCDC, vật liệu vào thẻ kho để theo dõi số lượng. * Các nhân viên kinh tế phân xưởng: Hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải đối chiếu phân ngang với nhau và đối chiếu với phân xưởng để lên tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại DN. Ngoài ra, nhân viên kinh tế phân xưởng còn nhiệm vụ quản lý nhân viên lao động của phân xưởng. Nhân viên kinh tế phân xưởng chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng, có nhiệm vụ thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. 2. Hình thức hạch toán mà DN đang áp dụng Với điều kiện sản xuất kinh doanh thực tế về quy mô hoạt động, trình độ quản lý, DN đã áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh ở các chứng từ gốc, sau đó sẽ được tập hợp và phân loại để lập chứng từ ghi sổ, ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Các chứng từ liên quan đến tiền còn được tập hợp riêng để vào sổ quỹ. Đối với các chứng từ liên quan đến các sổ thẻ kế toán chi tiết cũng được phản ánh vào các sổ thẻ kế toán chi tiết , cuối tháng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản, định kỳ lập các báo cáo tài chính. Để phục vụ công tác kế toán phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại DN, DN đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính. Các sổ, thẻ chi tiết DNsử dụng bao gồm : - sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - sổ cái TK - sổ tổng hợp - các sổ chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại DN Thành Phong có thể tóm tắt như sau :  3. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ được phản ánh trên TK 133. Khi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên TK 133. - thuế GTGT đầu ra phải thu được phản ánh trên TK 3331. Khi bán sản phẩn, hàng hoá kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu ra phải thu trên TK 3331. Đến cuối tháng căn cứ dòng tổng cộng trên TK 133 và 3331 để quyết toán thuế GTGT. IV. Tình hình hạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở doanh nghiệp Vật liệu, công cụ dung cụ gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau có quy cách, kích cỡ, chất lượng khác nhau và số lượng vật liệu được sử dụng dùng để chế tạo ra sản phẩm cũng khác nhau. Mặt khác, với nhu cầu sản xuất và nhu cầu sử dụng vật liệu, CCDC sao cho thuận lợi về hiệu quả sử dụng nên trong quá trình sản xuất kinh doanh thì NVL, CCDC được mua về từ nhiều nguồn khác nhau. Trong quá trình thu mua diễn ra nhiều quan hệ thanh toán. VL, CCDC khi xuất kho cho sản xuất lại liên quan đến địng mức. Bởi vậy nên việc hạch toán chi tiết và tổng hợp VL, CCDC là một vấn đề quan tâm hàng đầu. Từ việc hạch toán đó nó phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời về thông tin của sản xuất cho giám đốc của đơn vị và qua thông tin đó, lãnh đạo đơn vị biết được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tình hình hạch táon cụ thể hiện nay ở DN nó tuỳ thuộc vào nhiều khía cạnh khác nhau. Dựa trên cơ sở nhập xuất vật tư, số lượng, chứng từ, hoá đơn, quy mô sản xuất rộng hay hẹp mà mỗi đơn vị có thể chọn cho mình một phương pháp hạch toán cụ thể mang tính chất toàn diện, phù hợp với tình hình sản xuất của DN mình. Vậy với nền kinh tế thị trường hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòi hỏi một hệ thống, chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của DN. Các DN kinh doanh phải có lãi, có nghĩa là những mặt hàng mình sản xuất ra phải có sức cạnh tranh lớn trên thị trường. Như vậy công việc tổ chức, hạch toán VL, CCDC ở mỗi đơn vị sản xuất là công việc thiết yếu cần thiết. 1.Tình hình chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp 1.1 Đặc điểm vật liệu, CCDCvà kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, CCDC. Nguyên vật liệu, CCDC là yếu tố cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ có thể diễn ra khi có NVL, . Tại DN NVL chủ yếu là tôn, sắt, thép lá, gỗ ... Với nhu cầu của thị trường và tình hình sản xuất kinh doanh của DN nên VL nhập kho là chủ yếu mua của các đơn vị khác. Trong quá trình cung cấp NVL, CCDC kế toán phải lập các chứng từ về nhập NVL, CCDC, phải tuân thủ chính xác, trung thực về cả mặt giấ trị cũng như số lượng, quy cách của NVL, CCDC. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu. Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất... Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số lưuợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó được xây dựng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. 1.2 Phân loại, đánh giá vật liệu : * Phân loại: Với sự đưa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Theo cách này vật liệu được chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB, phế liệu thu hồi. - NVL chính: Là các đối tượng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép, tôn, sắt, hợp kim. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: que hàn, đá mài, hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (như bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai ... -Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như: gỗ than, xăng, dầu ... -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng điện... - Phế liệu: Là những vật liệu thu lại được sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài. - CCDC dùng để cắt như máy cắt, máy khoan, máy hàn ... * Đánh giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán. Do là một DN tư nhân nên việc sản xuất sản phẩm chủ yếu là từ các hợp đông đã được ký kết. Khi có nhu cầu về vật tư, căn cứ vào lệnh sản xuất , nếu kho không có vật tư thì nhân viên kế toán phòng vật tư mua vật tư cung cấp cho quá trình sản xuất. Đánh giá VL, CCDC là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Tức là tất cả các loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn kho đều phải phản ánh theo giá thực tế. Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ về ci phí thu mua phòng kế hoạch vật tư viết phiếu nhập kho. Sau khi vật liệu nhập kho theo kế hoạch DN phải thanh toán tiền đã mua vật tư. Khi có nhu cầu sản xuất thì kế toán viết phiếu xuất kho cho bộ phận sử dụng. Người chịu sự phân công sổ mang phiếu xuất lên phòng kế hoạch vật tư để lĩnh vật tư. Chính vì vậy mà vấn đề lãng phí NVL là rất ít xảy ra hay nói cách khác là phế liệu thu hồi là rất ít. Cũng như các doanh nghiệp khác công ty Thành Phong vật liệu được tính như sau: - Đối với vật liệu nhập trong kì: Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau. + Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho. Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bãi... Thông thường chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu. - Đối với vật liệu xuất trong kì: Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Số lượng VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thực tế = Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp đơn giá bình quân để tính giá đối với vật liệu xuất trong GTT xuất trong kỳ = Số lượng x Đơn giá vật liệu xuất trong kỳ 2. Hạch toán chi tiết vật liệu tại DNTN SX- KD T Thành Phong Để có thể giảm bớt khối lượng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL, CCDC tại DN được thực hiện theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC. 2.1./ Thủ tục nhập NVL, CCDC nhập kho chủ yếu là từ các nguồn mua ngoài, từ các hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp. Căn cứ vào các hợp đồng đó, phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất và có trách nhiệm theo dõi tình hình vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của DN được diễn ra liên tục. Do đặc thù sản xuất khép kín nên nếu vật liệu về chậm sẽ dẫn đến sản xuất bị ngưng trệ, điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của sản phẩm. Khi mua NVL, CCDC có các chứng từ gốc sau: - hoá đơn GTGT của bên bán - phiếu nhập kho - Chứng từ thanh toán Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng đã được bộ phận cung tiêu, phòng kế toán kiểm tra, tính toán , đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế. VD : Ngày 06/02/2004 Doanh nghiệp mua vật liệu của công ty TNHH Thương Mại Thanh Tuấn. Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, thủ kho tiến hành lập Biên bản kiểm nhận hàng hoá NVL : Biểu số 1 : Doanh nghiệp tư nhân SX-KDTM Thành Phong biên bản kiểm nhận hàng hoá, nguyên vật liệu Ngày 06/02/2004 Căn cứ vào hợp đồng mua Nguyên vật liệu với công ty TNHH TM Thanh Tuấn Hôm nay chúng tôi gồm có : - Ông Đỗ Thế Phong - GĐ công ty Thành Phong làm trưởng ban - Ông Trần Thanh Tùng - Phòng vật tư Đã kiểm nhận những mặt hàng ghi dưới đây : Stt Tên hàng và quy cách phẩm chất Đvt Thực tế kiểm nghiệm Ghi chú SL TT 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 3.000 Tất cả còn tốt 100% 2 Thép lá 1,8 ly kg 5.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5.000 4 Que hàn kg 1.000 Người nhận Người giao ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 2 : Mẫu số : 01GTKT - 3LL hoá đơn (gtgt) Ký hiệu: EK/ 2003B Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 02/02/2004 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM Thanh Tuấn Địa chỉ : 84 La Thành - Hà Nội Điện thoại : 8.513.901 Họ tên người mua hàng : Trần Thanh Tùng Đơn vị : DNTN sản xuất và kinh doanh TM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Hình thức thanh toán : Mua hàng . Trả chậm Mã số thuế : 0101294483 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 2000 20.000 60.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 5000 10.000 50.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5000 8.000 40.000.000 4 Que hàn kg 1000 8.000 8.000.000 Cộng tiền hàng 158.000.000 Thuế suất GTGT 5% 7.900.000 Tổng cộng tiền thanh toán 165.900.000 Số tiền viết bằng chữ : Một trăm sáu mươi năm triệu chín trăm nghìn đồng chẵn/ Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra, tính toán về số lượng, quy cách, chất lượng sản phẩm, đơn giá..Sau đó xác nhận xong tiền hàng, kế toán tiến hành thủ tục nhập kho theo giá thực tế trên hoá đơn. Biểu số 3 : phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ngày 06/02/2004 QD số 1141TK/CĐKT Ngày 01/01/1995 của BTC Số 8 Nợ TK 152 Có TK 111 Đơn vị mua hàng : DN TN SXKD TM Thành Phong Người nhận : Trần Thanh Tùng Địa chỉ mua : Công ty TNHH Thanh Tuấn Nhập tại kho vật tư. Stt Tên vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2x3 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 3.000 20.000 60.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 5.000 10.000 50.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5.000 8.000 40.000.000 4 Que hàn kg 1.000 8.000 8.000.000 Cộng 158.000.000 Cộng viết bằng chữ : Một trăm năm mươi tám triệu đồng chẵn/. Người nhập Thủ kho Kế toán Giám đốc Sau khi hàng đã được nhập kho đầy đủ, công ty chấp nhận thanh toán với người bán số tiền que hàn bằng tiền mặt, số còn lại chưa thanh toán. Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho của kế toán để thanh toán với người bán. Kế toán thanh toán với ngườ bán viết phiếu chi như sau: Biểu số 4 : Phiếu chi Mẫu số 01-TT Đơn vị : DNTN SX-KDTM Ban hành theo QĐ 186 - TC/CĐ Thành Phong Ngày 14/3/95 của BTC Ngày 06/02/04 Quyển số 83 Địa chỉ: Láng Thượng Số 05/1 Đống Đa- Hà Nội. Nợ TK 152 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền : Lê Thanh Tuấn Địa chỉ : Cty TNHH TM Thanh Tuấn Lý do chi : Chi thanh toán tiền mua NVL phục vụ sản xuất Số tiền : 8.000.000đ Thuế VAT đầu vào : 400.000đ Viết bằng chữ : Tám triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn/. Kèm theo chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 8 Ngày 06 tháng 02 năm2004 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó kế toán tiến hành định khoản trên Phiếu chi : Nợ TK 152 8.000.000 Nợ TK 133(1) 400.000 Có TK 111 8.400.000 VD 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 10/02/04 mua hàng của công ty Cơ kim khí Việt Dũng, kế toán không cần lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá do số lượng ít mà kiểm tra thực tế rồi viết phiếu nhập kho ngay: Biểu số 5 : Hoá đơn (gtgt ) Đơn vị giao hàng : Cty Cơ- kim khí Việt Dũng Địa chỉ : Từ Liêm - Hà Nội Tên người mua : Trần Thanh Tùng Đơn vị : DNTN SXKD Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng- Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán : Trả chậm Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bản lề chiếc 500